25/ Marzo/ 2020

ICA Fluor Daniel, S. de R. L. de C. V. NO. IE1-01

REV. 12
CUENTAS POR PAGAR FECHA: 23-MAR-2020
HOJA: 2 DE 10

1.0 OBJETIVO
Establecer los lineamientos y responsabilidades para el control y registro de los compromisos de
pagos contraídos por ICA Fluor Daniel con proveedores, acreedores y prestadores de servicios.

2.0 ALCANCE
Aplica a toda la facturación, por la adquisición de bienes y/o servicios, recibida a revisión en
Oficina Matriz.

3.0 DEFINICIONES
N/A

4.0 ANEXOS

4.1 Horario y requisitos de recepción de Facturas

4.2 Flujo recepción, revisión, registro del pasivo y custodia de facturas

4.3 Flujo programa y registro contable de pagos

4.4 Sellos

5.0 FORMATOS

IE101F01 Facturas Pendientes de Pago (Total por Proveedor y Parcial por Obra, por tipo de
moneda).

IE101F02 Integración y Análisis de Anticipos Otorgados.

IE101F03 Integración y Análisis de Proveedores (o Acreedores) en M.N. (o M.E.).

IE101F04 Reporte de Pagos.

IE101F05 Control de Facturas Rechazadas.

IE101F06 Integración de cuenta de IVA no exigible.

IE101F07 Reporte de pagos de Materiales, Equipos y Servicios Proveedores Extranjeros.

IE101F08 Importación de pólizas a GL.

IE101F09 Arqueo de Facturas.

6.0 RESPONSABILIDADES
6.1 PERSONAL DE LA GERENCIA DE PROCURACIÓN
6.1.1 Verificar que las requisiciones de materiales y/o equipo contengan la firma de
Autorización, de acuerdo a las políticas vigentes de la Gerencia de Procuración.

Este documento es propiedad de ICA Fluor. No debe ser reproducido total o AQ101F01 Rev. 2
parcialmente por personal ajeno a la empresa sin la autorización expresa
por parte de las áreas responsables de su control.
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6.1.2 Elaborar el reporte del Purchase Order Invoice Transmittal y recabar las firmas de
autorización correspondientes.
6.1.3 El comprador deberá Informar vía mail al Coordinador de Egresos y al Jefe de Área
de Cuentas por Pagar, suspensiones, descuentos y retenciones de pago aplicables al
proveedor, indicando el motivo. Una vez liberado el pago confirmar de la misma forma
a las personas mencionadas, en caso de ausencia o baja del comprador, la persona
que deberá autorizar la liberación del pago es el Gerente de Procuración.
6.1.4 Cuando las condiciones originales de la orden de compra sufran algún cambio se
deberá elaborar (orden de cambio) la cual deberá ser entregada al proveedor para ser
presentada anexa a la facturación correspondiente.
6.1.5 Indicar al proveedor requisitos (anexo 4.1) para presentar su facturación a revisión.
6.2 JEFE ADMINISTRATIVO /JEFE DE ALMACÉN DE PROYECTOS
6.2.1 El comprador deberá Informar vía mail al Coordinador de Egresos y al Jefe de Área
de Cuentas por Pagar, suspensiones, descuentos y retenciones de pago aplicables al
proveedor, indicando el motivo. Una vez liberado el pago confirmar de la misma forma
a las personas mencionadas
6.2.2 Informar al proveedor que deberá entregar la Nota de Crédito que ampare cualquier
faltante, rechazo o diferencia entre lo entregado en el Almacén y lo facturado.
6.3 CONTADOR DE CUENTAS POR PAGAR
6.3.1 Efectuar la recepción de las facturas y realizar revisión básica en cuanto a Razón
Social, Dirección, RFC y Número de proveedor, sus documentos soporte deberán ser
en original y copia (anexo 4.1).
6.3.2 Si la documentación del proveedor es completa y correcta, sellar (anexo 4.4) y
entregar al proveedor una copia de la factura como contra-recibo.
6.3.3 Ordenar la facturación por proyecto y moneda, separando las copias de toda la
documentación
6.3.4 Elaborar memorándum relacionando las facturas originales (pesos) para ser enviadas
a los proyectos que así lo hayan solicitado, para su proceso de registro y pago.
6.3.5 Revisar que la facturación cumpla con los requisitos de acuerdo con el anexo 4.1.
6.3.6 Si la facturación no está correcta se devolverá al proveedor, indicando el motivo
(anexo 4.4 B). Registrándola previamente en el control (IE101F05).
6.3.7 En caso de que exista rechazo de facturas para el proveedor entregarlas recabando
firma de Recibida (s) la (s) factura (s) (nombre, fecha y firma).
6.3.8 Las facturas recibidas de proveedores y acreedores, así como las facturas pagadas
se registrarán en el módulo contable de AP para actualizar el reporte de Facturas
Pendientes de Pago (IE101F01).
6.3.9 Custodiar (archivar) y controlar toda la facturación, incluyendo la que corresponde a
los Programas Extraordinarios.
6.3.10 Correr proceso para la actualización del programa de pagos (Facturas Pendientes de
Pago IE101F01), asegurándose de que esté disponible en la Intranet para su revisión
y autorización.
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Nota: En caso de que el proyecto no tenga acceso a la Intranet se enviará mediante

correo electrónico dirigido a los Jefes Administrativos.
6.3.11 Todas las facturas incluidas en la integración de facturas para pago (IE101F01) que
no cumplan con los requisitos de acuerdo al anexo 4.1, no sean contabilizadas o
entregadas al área de Cuentas por Pagar serán rechazadas para el pago, por lo que
se tendrá que informar vía correo electrónico al Jefe Administrativo de acuerdo al
proyecto que corresponda.
6.3.12 Generar la integración de facturas para pago con base en los programas autorizados.
6.4 JEFE DE ÁREA DE BANCOS OPERATIVOS
6.4.1 Supervisar que se realice de forma correcta el proceso de pagos
6.4.2 Asegurarse de que sean impresos los comprobantes y se anexen a los pagos
correspondientes.
6.4.3 Dar mantenimiento a la banca electrónica (alta, baja y cambios) de las cuentas de
proveedores, acreedores y empleados.
6.5 CONTADOR DE BANCOS OPERATIVOS
6.5.1 Coordinarse con el contador de Cuentas por Pagar para recibir el Layout
correspondiente al pago de proveedores, informar al mismo en caso de que exista
error en el proceso, para su modificación.
6.5.2 Generar comprobantes de pago y anexar a los documentos soporte.
6.6 JEFE DE ÁREA DE CUENTAS POR PAGAR
6.6.1 Revisar las facturas y soportes enviadas por los proyectos en la integración de
facturas para pago (IE101F01)
6.6.2 Verificar que se realice el registro correspondiente Subsistema AP e importación al
Sistema OGL (IE101F08).
6.6.3 Supervisar la actualización del reporte de Facturas Pendientes de Pago (IE101F01) y
que esté disponible en Intranet y sea enviado vía correo a quien corresponda para su
autorización.
6.6.4 Aclarar con el personal de Procuración y/o Jefes Administrativos las situaciones
adversas que presenten los soportes en la facturación entregada para el proceso de
pago (entrega de equipo, garantías vencidas, tipos de moneda, rechazo de
materiales, etc.)
6.6.5 Verificar que la facturación programada para pago cumpla con todos los requisitos
(anexo 4.1), cuenta con pasivos y la autorización para pago correspondiente.
6.6.6 Dar seguimiento al programa de pagos autorizado.
6.6.7 Supervisar que se realicen los pagos conforme al programa, y reprogramar aquellos
que no fueron realizados informando a quien corresponda.
6.6.8 Atender las modificaciones fiscales emitidas por el área Fiscal que afecten este
procedimiento.
6.6.9 Atención a proveedores.

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6.6.10 Supervisar el cumplimiento de este procedimiento.

6.7 COORDINADOR DE EGRESOS
6.7.1 Supervisar que efectivamente se realice la retención de facturas o cancelaciones de
pago que le sean solicitadas.
6.7.2 Asegurarse que se dio cumplimento al programa de pagos autorizado (reporte de:
Facturas Pendientes de Pago (IE101F01).
6.7.3 Confirmar que los importes registrados en la banca electrónica correspondan al
programa autorizado.
6.7.4 Supervisar el pago correcto y oportuno (ver IE1-06).
6.7.5 Promover que todos los pagos a los proveedores y acreedores se hagan de forma
electrónica.
6.7.6 Atención a proveedores.
6.8 JEFE ADMINISTRATIVO / GERENTE DE PROYECTO
6.8.1 Enviar a Tesorería (vía correo) el Reporte de Facturas Pendientes de pago a más
tardar el lunes de cada semana, así como la integración de facturas para pago, para
autorización
6.8.2 En caso de que la persona que mande el correo tenga puesto inferior al jefe
administrativo deberá de poner copia a éste y al Gerente de proyecto para efectos de
autorización.
6.8.3 Una vez autorizado el programa de pagos enviar al área de cuentas por pagar el
reporte de facturas autorizadas.
6.8.4 Verificar y asegurar que los documentos soportes de la integración de facturas
pendientes de pago que envíen a Oficina Matriz, cumplan con los requerimientos para
su registro y pago.
6.9 TESORERÍA
6.9.1 Solicitar al Gerente de Contabilidad y Finanzas la autorización correspondiente para
el programa de pagos.
6.9.2 Una vez obtenida dicha autorización enviar al área de Cuentas por Pagar el reporte
del importe autorizado.

7.0 PROCESO
7.1 Para los pagos electrónicos a proveedores y acreedores la gerencia de procuración o
gerencia funcional que corresponda deberá haber realizado el trámite de alta en el padrón de
proveedores y asegurarse de que se cuenta con los datos bancarios de acuerdo con la
moneda que corresponda al pago.
7.2 Las pólizas generadas por el registro contable de las operaciones realizadas con
proveedores y acreedores deberán contener lo siguiente:
FIRMAS:
Elaborada por: Contador de Cuentas por Pagar.

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Revisada por: Jefe de Área de Cuentas por Pagar (en su ausencia, por el Jefe de Área de
Bancos Operativos)
Autorizada por: Coordinador de Egresos. En su ausencia por el Jefe de Área de Bancos
Operativos para las pólizas generadas por el área de Cuentas por Pagar o por el Jefe de
Área Cuentas por Pagar para las pólizas generadas por el área de Bancos.
7.3 DOCUMENTOS SOPORTES Y AUTORIZACIONES: (ver punto 7.1).
7.3.1 Registro del Pasivo: Copia de la factura y documentos detallados en el 4.1.
7.3.2 Pago a Proveedores: Acreedores o Anticipos: Original de la factura, documentos
detallados en el anexo 4.1. y comprobante de la transferencia.
7.3.3 En el caso de mobiliario, equipo de oficina, computo y/o transporte la factura original
queda bajo resguardo de la gerencia responsable del control de dichos activos, en
tanto que la póliza contable se soportara con copia, el registro se realizara de acuerdo
a la codificación indicada por el receptor de la factura. (Control de activo fijos KS1-01
inciso 7.2.3).
7.3.4 Fluctuación Cambiaria: Verificar el registro contable de la Fluctuación Pagada en la
póliza de pagos que genera el Subsistema
7.4 TIPO DE CAMBIO:
7.4.1 Para el registro contable de las operaciones en moneda extranjera
Pasivo en moneda dólares
PARA EL ACTUALIZACIÓN PARA EL REGISTRO
REGISTRO PASIVO MENSUAL PAGO
Tipo de cambio del Tipo de cambio para Tipo de cambio del Diario
Diario Oficial de la cierre contable el cual Oficial de la Federación
Federación publicado envía la Subgerencia publicado por el área de
por el área de Fiscal Contable. finanzas
finanzas

FECHA DE FACTURA FECHA DE PAGO

7.4.2 Tabla de firmas que deben incluir los anexos indicados.
ANEXO ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ VO.BO.

Solicitud de
Trabajos por Responsable de
Interesado NA NA
Servicios C.C.
Profesionales

Solicitud para Aux. en

Coordinador del
Pago de Compras
NA NA Área de Tráfico y
Transportistas (área
Logística
de Trafico Tráfico)

Arqueo de Jefe de
Coordinador de
Facturas Contador Cuentas por NA
área de Egresos
Pagar
NA = No Aplica.

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7.5 RECEPCIÓN Y REVISIÓN DE FACTURAS PARA PAGO

7.5.1 La factura que se presenten para Revisión y Pago debe cumplir con los requisitos
fiscales vigentes (IF6-01).
7.5.2 Al revisar el contador de cuentas por pagar deberá resaltar lo que se detalla a
continuación:
• Datos fiscales de ICA FLUOR DANIEL, S. DE RL DE CV
• Términos de pago de acuerdo con la orden de compra
• Costos unitarios en la orden de compra y WBS
• En la Orden de compra firmas de autorización
7.5.3 Una vez que se concluye la revisión el contador de cuentas por pagar deberá registrar
su antefirma a un costado del importe en señal de que la revisión fue completa y
correcta.
7.5.4 El contador de cuentas por pagar verificara en la bóveda electrónica o el portal del
SAT que el XML haya ingresado correctamente en caso afirmativo imprimir y anexar
el comprobante de validación.
7.5.5 Revisar que incluya los soportes de acuerdo con el anexo 4.1
7.5.6 El documento que soporte la compra de Material, Equipo o contratación de algún
servicio pudiendo ser:
• Contrato
• Orden de Compra
• Solicitud de Trabajos por Servicios Profesionales
• Solicitud Para Pago de Transportistas (ET1-05-01 anexo 5.2).
• Purchase Order Invoice Transmittal (EP1-01-12 anexo 5.3).
Adicional deberá entregar la documentación correspondiente de acuerdo al tipo de
producto o servicio que se haya proporcionado de acuerdo a lo siguiente:
MATERIALES deberá entregar Copia del MRR1 con precios o sello de Recibido en
Almacén del Proyecto.
PAPELERÍA, MOBILIARIO o SERVICIOS, la constancia de que el material y/o servicio que
ampara la factura se recibió de conformidad incluyendo, nombre y firma de quien
Recibió en Oficina Matriz, así como la clave del centro de costos al que afecta el
gasto (verificarlo en la requisición), en caso de mobiliario la requisición debe estar
autorizada por el Director de Operaciones.
EQUIPOS, deberá traer anexo el Purchase Order Invoice Transmittal (EP1-01-12 anexo
5.3) debidamente autorizado e incluir Fianza vigente, conforme lo indique la Orden
de Compra, copia firmada y sellada por el Departamento de Seguros y Fianzas.
FLETEROS, la factura deberá incluir el sello de Almacén, sello de Aduana, copia del
pedimento o la factura que marca ese dato, de no contar con esta evidencia, se
requiere de la autorización del Gerente de Proyecto en original o copia de la factura.
MATERIALES o PRODUCTOS DE IMPORTACIÓN, sello de la aduana cuando la entrega del
material sea en frontera, MRR cuando el material deba ser entregado en sitio.
FIANZA vigente, conforme lo indique la Orden de Compra, copia firmada y sellada por
el Departamento de Seguros y Fianzas.

1 MRR = Material Receiving Report (Reporte de Recepción de Material).

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7.6 AUTORIZACIONES:
7.6.1 Materiales y/o equipos adquiridos a través de la Gerencia de Procuración: la Orden
de Compra debe estar Autorizada como lo establece el procedimiento
correspondiente:
• Compra de materiales: ver procedimiento EP1-01-14.
• Compra de Equipos: ver procedimiento EP1-01-11.
• Bienes y/o Servicios con la Orden de Compra por Servicios ver procedimiento
ES1-08-05:
En Proyecto: ver procedimiento EP1-01-14, anexo 5.4.
En Oficina Matriz: autorizada por el responsable del centro de costos.
7.6.2 SUBCONTRATISTAS deben incluir:
La Estimación autorizada por el Gerente del Proyecto.
Además, deberá existir Contrato y fianza de cumplimiento vigente (sellada Anexo 4.4.
C y/o firmada por el área de Seguros y Fianzas, la cual queda en custodia del área de
subcontratos.
7.6.3 Anticipos a proveedores o subcontratistas, deben considerar además lo siguiente:
Anticipos menores de o hasta por $200,000.00 dólares: la factura debe estar
autorizada por:
12
Proyecto: el Director de Operaciones, el Director de Proyectos y Gerente de
Procuración.
Oficina Matriz: el Director de Operaciones y Gerente de Procuración.
Anticipos Mayores de $200,000.00 dólares: además de las firmas anteriores, deberá
incluir la firma del Director General de ICA Fluor.
7.6.4 Conforme lo establezca la Orden de Compra y/o Contrato, incluir copia de las fianzas
de anticipo y cumplimiento y/o carta de crédito selladas (anexo 4.4 C) de recibida por
el área de Seguros y Fianzas.
7.6.5 Incluir copia de la Orden de Compra, Contrato, convenio o adendum, según sea el
caso (carátula, condiciones de pago, garantías y precios unitarios).
7.6.6 Los precios facturados deben ser los establecidos en la Orden de Compra, Orden de
Trabajo o Solicitud de Trabajos por Servicios Profesionales autorizado(a).
7.6.7 Si la entrega del material no fue al 100%, o hubo material rechazado o devuelto, el
proveedor deberá presentar, junto con la factura, la Nota de Crédito con el monto
correspondiente al material no entregado o devuelto (rechazado) indicando el
concepto en la Nota de Crédito.
7.6.8 Si se le otorgó un anticipo al proveedor, se deberán indicar las amortizaciones en las
facturas subsecuentes.
7.7 RECHAZO DE FACTURAS:
7.7.1 Si la factura no cumple con los requisitos establecidos en el punto 7.5., según
corresponda, se sella la factura indicando el motivo del rechazo y se devuelve al
proveedor/acreedor para que la corrija. Recabar firma de Recibido.
7.7.2 En el caso de las Facturas de Anticipo rechazadas, se entregarán al Personal de
Procuración o Subcontratos para que sea complementada correctamente.
7.7.3 Las facturas rechazadas, deberán ser registradas para su control (IE101F05).

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7.8 REGISTRO DEL PASIVO:

7.8.1 El registro se realiza en el Subsistema AP, posteriormente se importan en el Sistema
OGL (IE101F08).
Nota: Dar prioridad al registro contable del pasivo de las facturas de los proyectos.
7.8.2 Los días jueves y/o viernes correr proceso para la actualización del reporte de
Facturas Pendientes de Pago (IE101F01)
7.8.3 Asegurarse de que el reporte de Facturas Pendientes de Pago (IE101F01) esté
disponible para autorización en la Intranet.
7.8.4 Enviar correo electrónico a los Jefes Administrativos de los proyectos que no cuenten
con acceso a Intranet.
7.8.5 El coordinador de egresos revisará el reporte de Facturas Pendientes de Pago
(IE101F01) directamente en la intranet y de existir alguna desviación lo indicará vía
correo al Jefe de Cuentas por Pagar.
7.9 CUSTODIA DE FACTURAS:
7.9.1 Una vez que las facturas pasan el proceso de revisión y registro, el área de cuentas
por pagar mantendrá dichas facturas (originales), así como sus soportes en el
expediente de cada proveedor o acreedor en espera de su autorización para pago.
7.9.2 Se deberá realizar un arqueo de las facturas físicas contra el reporte de facturas
pendientes de pago (IE101F09) una vez cada 3 meses, para verificar que se cuenta
físicamente con el total de facturas de Oficina Matriz pendientes de pago.
7.9.3 Al concluir el arqueo se manda correo de notificación al subgerente de Ingresos,
Egresos, Seguros y Fianzas, incluyendo el reporte firmado por quien elaboro, reviso
ya autorizó.
7.10 PROCESO DE PAGO:
7.10.1 El pago a proveedores/acreedores, y anticipos, se realizará de acuerdo al flujo
autorizado
7.10.2 Una vez que ha sido autorizado el programa de pagos, obtener de los expedientes
que correspondan, las facturas autorizadas y ordenarlas por proveedor.
7.10.3 Verificar, por proveedor, las facturas autorizadas y su cuenta bancaria para depósito.
7.10.4 Obtener el monto neto a pagar por proveedor, considerando las condiciones de pago
y los descuentos que procedan.
7.10.5 Armar el paquete de pagos: con la(s) factura(s) autorizadas y soportes (IE101F07)
entregando dicho paquete al área de bancos.
7.10.6 El contador de cuentas por pagar elaborara lote de pagos (layout), por moneda USD
o MN, los cuales deberán ser entregados al área de Bancos Operativos para ser
validado y programado en la banca electrónica.
7.10.7 Turnar al Coordinador de Egresos para su verificación en la banca electrónica el cual
dará seguimiento a la correcta aplicación (IE1-06).
7.10.8 El pago se registra en el Subsistema AP para su posterior transferencia al Sistema
OGL (IE101F08) tratándose de pagos en moneda extranjera (USD) se aplica el tipo
de cambio publicado en el Diario Oficial Federación en la fecha del pago. (D. O. F)
7.10.9 El Jefe de Área de Cuentas por Pagar verificará que el pago se efectúe
oportunamente.
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7.10.10 El de Área de Bancos Operativos entregará las facturas con el comprobante del pago
electrónico efectuado (ver IE1-06).
7.11 REGISTRO Y CONTROL DE ANTICIPOS A PROVEEDORES:
7.11.1 El pago de anticipos debe estar programado en el Flujo de Efectivo de 4 u 8 Semanas.
7.11.2 Las facturas y soportes deben ser entregadas al Departamento de Egresos para su
pago a más tardar los días lunes a las 17:00 hrs.
7.11.3 Al proveedor o acreedor que se le autorice el pago de alguna factura por anticipo, se
le indicará que en las subsecuentes facturas que presente deberá amortizar los
anticipos que le hayan sido otorgados.
7.11.4 Elaborar mensualmente la integración de los anticipos y saldos de proveedores y
acreedores entregar electrónicamente a las áreas de Sistema Contable Oracle, Fiscal
y Subgerencia (IE101F02 y IE101F03) copiando al Coordinador de Egresos.
7.12 PAGOS URGENTES:
7.12.1 En el caso de pagos urgentes, se deberá entregar la documentación con 24 horas de
anticipación, cerciorándose de que se cuenta con la información bancaria de acuerdo
a la moneda a la que corresponda el pago MN o USD.
7.12.2 El pago se realizará previa autorización del Gerente de Contabilidad y Finanzas.
7.13 CIERRE CONTABLE Y EMISIÓN DE REPORTES
7.13.1 Antes del cierre de impuestos, determinar y analizar los Saldos en Moneda Extranjera
sean correctos. (IE101F03)
7.13.2 Registrar en el Sistema OGL la fluctuación cambiaria de acuerdo al tipo de cambio
publicado en el diario oficial el último día de mes.
7.13.3 Al cierre de mes elaborar la Integración y Análisis de Saldos de los Proveedores y
Acreedores, tanto en $M.N. como en moneda extranjera (IE101F03) el cual se verifica
con el Subsistema AP.
7.13.4 Proporcionar, a las áreas de Contabilidad, Sistema Contable Oracle, Fiscal y
Finanzas, los reportes de Integración de Saldos en Moneda Nacional y Moneda
Extranjera (IE101F03).
7.13.5 Proporcionar al área contable mensualmente el reporte de la integración del IVA
acreditable no exigible (IE101F06). de las cuentas utilizadas en oficina matriz.
7.13.6 Informar al Sub Gerente de Contabilidad de proyectos y al Jefe Administrativo (vía
correo) la existencia de las facturas que tengan vencimiento superior a 180 días para
determinar si existe motivo para su cancelación.

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HORARIO Y REQUISITOS DE RECEPCIÓN DE FACTURAS ANEXO 4.1
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FLUJO RECEPCIÓN, REVISIÓN, REGISTRO DEL PASIVO Y CUSTODIA DE FACTURAS ANEXO 4.2
HOJA: 1 DE 1

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FLUJO PROGRAMA Y REGISTRO CONTABLE DE PAGOS ANEXO 4.3
HOJA: 1 DE 1

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SELLOS ANEXO 4.4
HOJA: 1 DE 1

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