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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE COMPRAS

Indudablemente el principal objetivo del proceso de compras es gestionar la compra


de bienes o servicios que cumplan con los requisitos y especificaciones solicitadas
para el desarrollo de las actividades de la Fundación. Teniendo como responsable
directo de este proceso al Líder de compras.

1.1 PRINCIPALES TÉRMINOS Y DEFINICIONES DEL PROCESO:

o Cotización: es el accionar y las consecuencias de cotizar (establecer


un precio, realizar una estimación de algo, abonar una cuota). Esta
palabra es usada para referirse a la documentación que indica el valor real
de un bien o de una servicio

Proveedor: Persona natural o jurídica que suministra bienes o servicios


de manera esporádica.
o Proveedor permanente: es la Persona natural o jurídica que ha sido
aprobada para un espacio de tiempo definido.
o Proveedor único: Es aquella persona natural o jurídica que posee la
exclusividad para proveer un bien o servicio determinado por ser un
representante autorizado en el país o porque es fabricante.
o Especificación Técnica: es la información básica que debe suministrar la
empresa a los proveedores, para que con base en esta, formulen sus
ofrecimientos.
o Comprador: se refiere al papel que juega el empleado que gestiona la
adquisición (estudio de mercado, cotización, cuadro comparativo, orden de
compra entre otros) de bienes o servicios en la organización.
o Cuadro Comparativo de Ofertas: Es el documento que muestra las
diferentes ofertas económicas posibles para aprobar un proveedor para la
compra.
o Concepto técnico: este hace referencia a los lineamientos utilizados de
ser el caso en la toma de decisión para la compra de un bien o
contratación de un servicio y que proviene de un profesional que posee los
conocimientos técnicos.
o Orden de Compra: es el documento legal que confirma el pedido a un
proveedor.
o Contrato: Es un acuerdo de voluntades verbal o escrito, que genera
derechos y obligaciones entre las partes que lo suscriben.
o Proceso de aprobación: hace referencia a las actividades que busca
seleccionar el proveedor que ofrece las mejores condiciones comerciales.
o Fraude: Una práctica fraudulenta es una tergiversación de los hechos
para influir en la adquisición, enajenación o celebración de un contrato.
o Corrupción: Una práctica corrupta consiste en ofrecer, dar, recibir o
solicitar cualquier cosa de valor para influir en la acción del personal que
participa en los procesos de compras o celebración de un contrato.
o Coerción/coacción: Una práctica coercitiva consiste en perjudicar, dañar
o amenazar con perjudicar o causar daño, directa o indirectamente, a un
proveedor, contratista o subcontratista o a sus bienes con el fin de influir
en las acciones del personal de adquisiciones.
POLITICAS DEL PROCESO DE COMPRAS

(Documento pendiente por aprobación por parte de la asamblea de socios de la


fundación Misión Ambiente)

 Políticas para Proveedores

 El personal de compras establecerá y mantendrá una base de datos de


proveedores registrados y precalificados. Encargándose además de archivar los
documentos resultantes de los procesos de compras, posteriores a la recepción
de la factura.
 Debe existir una lista de niveles de autorización, en la cual se especifique los
montos que el correspondiente colaborador puede autorizar, esta lista debe ser
actualizada y aprobada por el gerente y la asamblea de socios.
 Se podrá extender un contrato con un proveedor que haya prestado un servicio
anteriormente con calidad, cumplimiento y mantenga vigentes los precios más
óptimos del mercado y condiciones requeridas por la fundación; aunque existan
otros proveedores que también suministren el producto o servicio requerido. La
aprobación se regirá conforme a los niveles de aprobación que se definan.
 Un proveedor podrá ser permanente por un periodo máximo de un año.
 Se dará por entendido que un proveedor es único, cuando posterior a una
investigación de mercado no exista ningún otro proveedor que fabrique o
suministre el bien o servicio con las condiciones requeridas. Un proveedor podrá
ser único por un periodo máximo de un año.
 En los casos anteriores, para que un proveedor pueda ser seleccionado
nuevamente como único o permanente, adicional al proceso de aprobación se
deberá elaborar la evaluación del proveedor por parte del equipo de copras de la
fundación.
 El comprador debe asegurar para todos los proveedores la documentación
correspondiente y validación de su objeto social.
 Cotizaciones

 La cotización deberá tener la siguiente información:


o Nombre, teléfono y domicilio del proveedor.
o Identificación tributaria (NIT).
o Fecha de emisión
o Validez de la oferta
o Entidad destinataria.
o Nombre del solicitante
o Descripción detallada del bien o servicio
o Unidad de medida
o Impuesto detallado
o Valor unitario y total
o Condiciones comerciales (forma de pago, descuentos financieros, tiempo
de entrega, donaciones, flete, aspectos logísticos para la entrega).
o Detalle de los bienes o servicios a adquirir. Deben ser lo suficientemente
claros, detallados y completos.
 No se debe procesar ninguna cotización que presente tachones o
enmendaduras.
 Toda cotización impresa o electrónica deberá adjuntarse al cuadro comparativo
correspondiente.
 En caso de que una cotización ya procesada requiera soportar una nueva
compra del(los) mismo(s) producto(s); las condiciones comerciales deberán
mantenerse y ser avaladas por el proveedor y confirmadas al empleado que
gestiona la compra. Las cotizaciones pueden tener una validez de seis meses si
el proveedor sostiene las condiciones comerciales durante ese tiempo.
 La aprobación de un proveedor podrá ser extendida con los mismos productos,
siempre y cuando mantenga las condiciones comerciales pactadas inicialmente y
siempre y cuando no supere los seis meses de la aprobación inicial.
 Se debe evaluar anualmente los proveedores con los cuales se tuvo una relación
comercial activa, dejando constancia por escrito de este proceso.
 Cuadro comparativo de ofertas.

 Es responsabilidad del empleado comprador (líder de compras, auxiliar de


compras, entre otros empleados que participen en el proceso) la elaboración
del cuadro comparativo.
 Es responsabilidad del gerente o líder administrativo y del líder de compras, la
aprobación del cuadro comparativo.

 Orden de compra u orden de servicio

 En todos los casos se requiere los soportes del proceso de compra de acuerdo
con lo estipulado en las presentes políticas: cotizaciones, cuadro comparativo y
orden de compra/servicios.
 Las compras deben realizarse conforme a los lineamientos de la legislación
colombiana y teniendo en cuenta las políticas del proceso y los estatutos de la
FUNDACIÓN VIVIR MEJOR.
 Toda orden de compra o servicio debe especificar claramente:
o Nombre, dirección y teléfono de la FUNDACIÓN VIVIR MEJOR nombre del
empleado solicitante de la compra
o Número de la orden de compra
o Nombre, dirección, teléfono y RUT del proveedor
o Fecha
o Términos para la entrega y pago
o Cantidad y detalle de los productos o servicios
o Precio Unitario, precio total
o Firma de quien elabora y firma de quien aprueba la orden de compra.
 Disposiciones generales

 Es responsabilidad del comprador realizar la impresión de los documentos del


proceso de compras posterior a la validación de la recepción de la factura y
archivarlos de manera organizada conforme a lo estipulado por el líder de
compras.
 Los documentos del proceso de compras son: Cotizaciones, cuadro
comparativo, orden de compra/servicio, contrato o su equivalente.
 Para el pago de servicios públicos (Agua, aseo público, alcantarillado, Energía,
Gas, Telefonía fija, televisión por cable y arriendo), no se realizara proceso de
compras, su pago se gestionara mediante orden de pago aprobada por el
gerente o líder administrativo de la fundación.

 Disposiciones anticorrupción

Todos aquellos empleados que intervengan en el proceso de compras deben


asegurar que las prácticas comerciales de ofertantes, proveedores y contratistas
sean coherentes con los principales objetivos y valores de la FUNDACIÓN VIVIR
MEJOR, evitando incurrir en prácticas fraudulentas entendiéndose estas como:
Fraude, corrupción, etc.

Es responsabilidad de todos los empleados de la fundación informar al encargado


de la compra, cualquier posibilidad de conflicto de interés que se presente en
acuerdos comerciales con familiares y amigos, tanto del empleado como de su
cónyuge.

Ningún empleado podrá divulgar externamente información correspondiente al


proceso de compras, esto incluye, información del proveedor, condiciones
comerciales, criterios de evaluación, precios y cualquier otra que pueda afectar al
proveedor y los intereses de la FUNDACIÓN VIVIR MEJOR.
DECRETO 410 DE 1971 Por el cual se expide el código de comercio.
Por el cual se expide el estatuto tributario de los
LEY 1111 DE 2006 impuestos administrados por la dirección general de
impuestos nacionales.
Para el control sanitario de los usos del agua se
tendrán en cuenta las siguientes opciones, sin que su
enunciación indique orden de prioridad.
1. Consumo humano;
ARTÍCULO 3 DE LA LEY 9 DE 2. Doméstico;
3. Preservación de la flora y fauna;
1979 4. Agrícola y pecuario;
5. Recreativo;
6. Industrial;
7. Transporte
Antes de instalar cualquier establecimiento industria, la
ARTÍCULO 11º DE LA LEY 9 persona interesada deberá solicitar y obtener del
ministerio de salud o de la entidad en quien éste
DE 1979 delegue, autorización para verter los residuos líquidos.
Cuando por almacenamiento de materias primas o
ARTÍCULO 13º DE LA LEY 9
procesadas existe la posibilidad de que éstas alcancen
DE 1979
los sistemas de alcantarillado o aguas
Para preservar, conservar y mejorar la salud de los
individuos en sus ocupaciones la presente ley
establece normas tendientes a:
A. Prevenir todo daño para la salud de las personas,
derivado de las condiciones de trabajo;
B. Proteger a la persona contra los riesgos
relacionados con agentes físicos, químicos,
biológicos, orgánicos, mecánicos y otros que
pueden afectar la salud individual o colectiva en los
ARTÍCULO 80º DE LA LEY 9
lugares de trabajo;
DE 1979 C. Eliminar o controlar los agentes nocivos para la
salud en los lugares de trabajo;
D. Proteger la salud de los trabajadores y de la
población contra los riesgos causados por las
radiaciones;
E. Proteger a los trabajadores y a la población contra
los riesgos para la salud provenientes de la
producción, almacenamiento, transporte, expendio,
uso o disposición de sustancias peligrosas para la
salud pública.
COMPRAS, CERTIFICADO ISO
sistema de gestión de calidad
9001, ISO 9001
DECRETO REGLAMENTARIO
define costo en su artículo 39 y 40
2649 DE 1993
ARTÍCULO 64° DECRETO
REGLAMENTARIO 2649 DE propiedades, planta y equipo
1993
CAPITULO V DEL CODIGO DE
Obligaciones del comprador
COMERCIO
ART. 956. DEL CODIGO DE
Actos que debe notificar el comprador al vendedor
COMERCIO
ART. 1696. DEL CODIGO DE
Obligaciones del comprador en la compra fob
COMERCIO
ARTÍCULO 19. ESTATUTO
TRIBUTARIO
Contribuyentes con un régimen tributario especial

Tratamiento especial para algunos contribuyentes. Los


contribuyentes a que se refiere el artículo 19, están
TITULO VI DEL ESTATUTO
sometidos al impuesto de renta y complementarios
TRIBUTARIO
sobre el beneficio neto o excedente a la tarifa única del
veinte por ciento (20%).

MAPA DE PROCESO DE COMPRA

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