Material recopilado para la

Asignatura Contabilidad II

CONTROLES INTERNOS DEL

EFECTIVO

Ilustración 1. Extraída el 23 de mayo de 2017

https://www.google.com.do/search?q=EFECTIVO&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwjq4sqW4IbUAhVKBs
AKHb7eDfYQ_AUICigB&biw=1366&bih=613#tbm=isch&q=CONTROLES+INTERNOS&imgrc=592Ivk_U49TCYM:

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Documento elaborado por Katiuska Cassó Placencia, apoyada enlas referencias

siguientes:
1. Fundamentos de la Contabilidad General, de Víctor Naut y José Caravallo.
Tomo I. 4ª edición 2009.
2. Javier Romero, Principios de Contabilidad 4ta Edición, Mc-Graw Hill,
página 60.
3. Arqueo de caja. Recuperado el 29 de mayo de 2017
de:http://contabilidadparati.blogspot.com/2011/02/arqueo-de-caja.html
4. NIC 7 Estados de Flujos de Efectivo. Recuperado el 29 de mayo de 2017
de: http://www.ifrs.org/Documents/IAS07.pdf

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CONTROLES INTERNOS DEL EFECTIVO

Podemos definir los Controles Internos como los medios y medidas de

aseguramiento que las empresas aplican a los fines de resguardar y proteger sus
recursos. Estos deben operar
en un ambiente que promueva
la certeza de que las políticas
de manejo interno y externo se
lleven a cabo de manera
adecuada. Los objetivos de las
organizaciones, regularmente
están orientadas en las
siguientes categorías:

Ilustración 2 Extraída el 23 de mayo del 2017 de

https://www.google.com.do/search?q=EFECTIVO&source=lnms&tbm=isch&sa=
X&ved=0ahUKEwjq4sqW4IbUAhVKBsAKHb7eDfYQ_AUICigB&biw=1366&bih=61
3#tbm=isch&q=EFECTIVo+en+caja+chica,+vector&imgrc=xbXVrEnwHGlEgM:

CATEGORIAS

Efectividad y eficiencia en las operaciones.

Confiabilidad de la información financiera.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

Estas medidas de controles internos pueden estar estructuradas de acuerdo al

tamaño y nivel de riesgo que tolera la entidad.

Ajustando el concepto al manejo del efectivo, podemos destacar que el dinero

líquido es la partida más susceptible de presentar errores de madera voluntaria o
involuntaria dentro de cualquier tipo de organización. Es por esto que resulta tan
importante que para resguardar la integridad tanto de la empresa como la del
empleado o custodio del efectivo, la misma gestione y aplique las medidas de
controles internos necesarios.

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Recomendaciones de controles internos aplicados al

manejo del fondo de caja chica.

Ilustración 2 Extraída el 23 de mayo del 2017 de: http://riskconsultingcolombia.co/?page_id=26

El efectivo en caja chica es un fondo reponible creado por la administración con la

finalidad de suplir efectivo a los fines de satisfacer necesidades de gastos
misceláneos que, por su urgencia, su naturaleza y su monto no ameritan agotar el
procedimiento burocrático para la realización de una orden de compra y un pago a
través de cheque o transferencia bancaria.

En una misma institución pueden existir tantos fondos de caja chica como lo
amerite la estructura de la organización.

Para garantizar un buen manejo de estos recursos, es imprescindible que la

gerencia disponga de las medidas de controles internos con los que se pueda
garantizar que estos, son utilizados para los fines determinados. A continuación,
nombramos algunas medidas:

1. El manejo y responsabilidad del control de cada fondo recae sobre la

persona que lo custodia.
2. La solicitud de reposición del fondo de caja chica deberá realizarse
cuando se haya consumido del 60% al 80% del total del mismo. Es
decir, el custodio debe asegurarse de que en caja chica siempre haya
un mínimo de efectivo que le permita atender las necesidades
inmediatas sin necesidad de demorar algún proceso y sin tener que
violentar los procedimientos.

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Para la reposición, el custodio deberá realizar un reporte detallado

donde explique y justifique con facturas, de manera clara y precisa cómo
fue utilizado cada centavo; el monto total de esas facturas más el monto
total de recibos provisionales, más el monto disponible deben ser igual
al total del fondo de caja chica.
3. Periódicamente el supervisor responsable deberá realizar un Arqueo de
Caja a los fines de garantizar el cumplimiento de los procedimientos.
4. En el procedimiento para el manejo de caja chica se debe prohibir el uso
del efectivo para cambiar cheques, para hacer préstamos, para uso y
beneficio personal de cualquier persona.
5. Cuando exista la necesidad de realizar la compra de algo que se
desconoce su valor real, entonces se entrega un monto estimado y se
llena un comprobante provisional. Una vez se ejecute la transacción, se
realiza el comprobante definitivo.
6. Las facturas y/o recibos que soportan los comprobantes de desembolso
se anularan con un sello de pagado a los fines de evitar su duplicidad de
pago.
7. El custodio debe disponer de un listado de conceptos u objetos de
gastos a cubrir con el fondo de caja chica, así como los funcionarios
autorizados sobre el mismo.
8. Las facturas deben contener los números de comprobantes fiscales
emitidos por el suplidor. En su defecto, solo se admiten facturas sin
valor fiscal para compras mínimas en el colmado (por ejemplo, agua u
otro artículo menor).
9. Al cierre mensual, debe realizarse un corte de reposición, esto permitirá
que los gastos queden registrados dentro del mes en que fueron
ejecutados.
10. Los desembolsos parciales realizados por caja chica no deben superar
el 10% de su valor total.

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Las conciliaciones bancarias como medida de control

interno del efectivo

Cada banco con los que la empresa

tiene relación comercial lleva para
cada cuenta, un registro detallado de
todas las transacciones de sus
clientes, donde incluye los débitos y
créditos que se generan. A la fecha de
corte de cada cuenta, el banco envía a
sus clientes un reporte con tales
movimientos denominado Estado de
Cuenta, el cual incluye:
Ilustración 3 Extraída el 23 de mayo del 2017 de
https://es.slideshare.net/vinasegovia/conciliacin-bancaria

a) Balance disponible al inicio del período.

b) Detalle con todos los cheques pagados (cheques cancelados) y depósitos.
c) Detalle con transferencias realizadas y pagos recibidos vía transferencia.
d) Detalle por cargos a la cuenta, estos pueden ser: servicios y comisiones
bancarias, retenciones de impuestos del Estado, otros.

Estas informaciones deben ser conciliadas, comparadas, verificadas, con las

informaciones que posee la empresa respecto a los renglones ya indicados.
Frecuentemente el balance del banco al corte de cada período no coincide con los
balances controlados desde la empresa, esto se debe a la existencia de uno,
varios o todos los puntos que detallamos a continuación:

Depósitos en Tránsito: son valores que han sido depositados por el cliente, pero
no registrados aún por el banco (depósitos nocturnos, en fines de semana, días
festivos, cierres de veriphone no realizados) los cuales se contabilizan al día
siguiente. Estos valores deben figurar diariamente en los libros de banco de la
empresa.

Cheques en tránsito: son cheques que fueron entregados como pago a terceras
personas y que, llegada la fecha de corte del período, estaban pendientes de
presentarse al banco para su cobro.

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Error del banco: son situaciones que ocasionalmente pudiera presentarse en los
Estados de Cuenta del banco, tales como; debitar un valor por otro, debitar un
cheque de otra empresa, un cheque fraudulento, otros.

Existen otros registros que el banco realiza que no necesariamente están

contabilizados en los libros a la fecha de corte, tales como:

Registros en el débito (notas de débito):

a. Monto y comisión por cheques devueltos

b. Cobros o cargos a tarjetas de créditos corporativas
c. Transacciones internacionales
d. Alquiler de caja de seguridad
e. Confección de chequeras
f. Compra de cheques certificados
g. Compra de cheques de administración
h. Cobro de impuestos por pago de cheques
i. Cartas y otros servicios
Registros en el crédito (notas de crédito):

a. Depósito por préstamos otorgados

b. Pago de intereses sobre inversiones
c. Pago de fideicomiso, otros

Para realizar la conciliación bancaria de cada cuenta, se debe disponer de los

siguientes libros contables de la organización:

a. Libro de ingresos o de depósitos

b. Libro de cheques o desembolsos
c. Movimiento del Mayor General

Nota: Frecuentemente las empresas utilizan para cada cuenta un libro

llamado LIBRO DE BANCO, donde se registra manual o automáticamente
todas las entradas y salidas de efectivo a la cuenta bancaria. Este es de
uso individual por y para cada cuenta, no se debe omitir ningún tipo de
información relacionada con la misma, inclusive los documentos
anulados.

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Arqueo de caja
Este se define como la
operación de recuento y
verificación del dinero y
valores que se encuentran en
ella, para comprobar si el
saldo que arrojan los libros
mayores de caja se
corresponde con dicho conteo.

Realizando un arqueo de caja

periódicamente, estaremos
haciendo uso de control
interno del efectivo.
Ilustración 4 Extraída el 23 de mayo del 2017 de
http://www.administracionmoderna.com/2013/10/el-arqueo-de-
caja.html
Con el cual este se protege de posibles fraudes e inconsistencias, así como
también permite controlar la adecuada contabilización de las partidas, verificar el
cumplimiento de las políticas de la organización y el desempeño eficiente de los
empleados. A continuación, esquema a seguir para la realización de un arqueo de
caja:

Balance inicial (anterior) 10.00

Más (+) : Valores Ingresados 90.00

Menos (-) : Valores Desembolsados 60.00

Igual (=) : Monto disponible 40.00

Durante la realización del arqueo se deben considerar algunos aspectos, tales

como:

a. Secuencia numérica correcta de los recibos o comprobantes de caja

b. Verificación de fechas, las cuales deben corresponderse
c. Detalle del efectivo por cada recibo
d. Verificación de los conceptos para asegurar el cumplimiento de las políticas
internas
e. Firmas de los responsables en cada recibo

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NORMATIVA QUE RIGE EL EFECTIVO

Ilustración 5 Extraída el 23 de mayo del 2017 de: http://www.canstockphoto.es/gr%C3%A1fico-flujo-efectivo-

ilustraci%C3%B3n-10752109.html

La Norma Internacional de Contabilidad (NIC 7) Estados de Flujo de Efectivo

Esta norma fue emitida el 01 de enero de 2012. Establece los procedimientos para
el suministro de información sobre los cambios históricos en el efectivo y
equivalentes al efectivo de una entidad mediante un estado de flujo de efectivos
en el que los flujos de fondos del periodo se clasifiquen según procedan de
actividades de operación, de inversión y de financiación.

La información acerca de los flujos de efectivo es útil porque suministra a los

usuarios de los estados financieros las bases para evaluar la capacidad que tiene
la entidad para generar efectivo y equivalentes al efectivo, así como las
necesidades de liquidez que ésta tiene.

Importante. Para tomar decisiones económicas, los usuarios deben evaluar

la capacidad que la entidad tiene de generar efectivo y equivalentes al
efectivo, así como las fechas en que se producen y el grado de certidumbre
relativa de su aparición.