Gestión de la comunicación de la información en XXX

XX es una organización dedicada a la razón social de completar

La comunicación organizacional se entiende como la emisión y recepción de toda la
información que se produce dentro de una empresa, compañía u organización, con el fin,
de llevar a cabo sus actividades, y así poder desarrollar los objetivos planteados en ésta.
Para XXX, la manera de comunicar su información es muy importante, debido a que, por
medio de estos canales, se establece y se afianza las diversas relaciones con los clientes,
ya sean internos o externos; para esto se han implementado diversos canales oficiales y
no oficiales de comunicación los cuales se describen a continuación:
● Formal escrito Documentos con hojas membretadas
E-mail
Formatos codificados dentro de nuestro sistema documental
Contratos
Chat empresarial (Microsoft Teams)
Página web

● Formal Verbal Teléfono

Llamadas por celulares corporativos
Pantallas corporativas dentro de la organización
Reuniones virtuales
Comités corporativos

● Informal escrito WhatsApp

Mensajes de texto
Correos no institucionales

● Informal verbal Llamadas por celulares corporativos o personales

Reuniones no organizadas a través del calendario institucional
Al evaluar las diversas maneras de comunicación que se encuentran implementadas en la
organización, es importante determinar ¿Cuál es la problemática más importante de
comunicación dentro de los diferentes procesos de la organización?, con el fin exponer
una propuesta de mejora a la gerencia.
Para identificar la problemática más importante dentro de los diferentes procesos de la
organización, se realizó una matriz por procesos, con el fin de identificar como es la
comunicación de estos hacía arriba (ascendente) (presidencia y gerencias) y hacia abajo
(descendente) (ejecutadores de las actividades planteadas a nivel contractual),
evidenciando que, dentro del proceso de Maquila (prestación de servicios de fabricación y
acondicionamientos de medicamentos estériles a otros laboratorios farmacéuticos) no se
contempla la entrega de información contractual a las áreas involucradas en la ejecución
de las actividades, es decir, deficiencias en la entrega de información descendente,
permitiendo errores como: No entrega de muestras de análisis a tiempo, entrega de
documentación incompleta a los clientes, demora en la liberación y entrega de los
medicamentos a los clientes, errores en el diligenciamiento de la documentación de los
clientes, entre otros; concluyendo que en este proceso la recopilación, distribución,
almacenamiento, gestión, monitoreo y disposición final de la información no son
oportunos, ni adecuados, conllevando a muchos reprocesos, que impactan a otros
procesos.
Y es que, para el proceso de Maquila, la información depositada en los contratos
implementados con otros laboratorios farmacéuticos es muy confidencial, para permitir el
acceso o para comunicar a los diferentes procesos, lo estipulado en estos; pero tampoco
han gestionado la manera compartir esta información.
Con el fin de solucionar esta problemática, se recomienda al área de Maquila, realizar
reuniones de gestión con los diversos procesos a los cuales se está impactando de una u
otra manera, con el incremento de reprocesos, esto con el fin de crear planes de acción,
que logren mitigar la problemática aquí evidenciada, como por ejemplo, la implementación
del acompañamiento del cliente al momento de la fabricación de los primeros tres lotes
como máximo, con el fin de que le explique al área pertinente como debe ser el
diligenciamiento de la documentación del proceso. También se propone que el proceso de
maquila cree un formato en donde se incluya de acuerdo con lo establecido a nivel
contractual, cuales son los documentos que deben entregarse al cliente durante la
liberación y entrega de los productos. A este formato o documento se le debe permitir el
acceso los procesos que se encargan de la Manufactura, alistamiento de la
documentación (Aseguramiento de Calidad) y del análisis del producto (Control de
Calidad).
Por último, se recomienda implementar análisis de tendencia, realizando un informe
mensual, en donde se comparta la retroalimentación de los clientes al momento de recibir
la documentación perteneciente a la fabricación y entrega de sus productos, con el fin de
evaluar si los planes anteriormente sugeridos han representado una mejora significativa a
nivel organizacional.
Al implementar las recomendaciones sugeridas anteriormente en esta consultoría, se
establece que el proceso de Maquila era el proceso que tenía la principal problemática de
comunicación hacia los procesos que iban a ejecutar las actividades planteadas a nivel
contractual, pero se recomienda revisar la matriz por procesos, y evaluar cuales son las
principales falencias de los otros procesos, con el fin de optimizar la comunicación
organizacional en todos los niveles y procesos.
También, se recomienda realizar reuniones de gestión con el fin de informar planificación,
ejecución y resultados de las actividades planteadas en la organización, con el fin de
satisfacer las necesidades de nuestros clientes, y de disminuir los posibles errores
presentados en los otros procesos, que por motivos del cuestionamiento en el presente
análisis realizado no se les da el alcance.
Por último, se recomienda realizar revisiones periódicas a toda la documentación
contractual con los clientes, con el fin de mantener este formato actualizado con las
modificaciones contractuales que pueden surgir de acuerdo con las modificaciones en los
registros sanitarios y en locativos de la planta de manufactura.