APUNTES: SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Parte 2

M.B.A. Ing. Luis H. Vidal V.

Licenciado en Ciencias Jurídicas
Diplomado en Big Data para la toma de decisiones
Profesor Certificado en Emprendimiento, Universidad de Salamanca.
IIBA - Membership ID 137679

E-Mail: lvidal@uach.cl

Año 2022

Versión 3

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Este documento es de uso exclusivo para docencia, se incluyen referencias a fuentes
empleadas, cualquier omisión y/o rectificación se solicita indicar al correo lvidal@uach.cl

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Unidad 2: Modelado de Procesos de Negocios
(BPM)

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La importancia de Modelar

Todas las organizaciones se encuentran en un recorrido, un viaje sin fin donde la atención
se centra en mejorar la manera en que las cosas se hacen (como quiera que sea medido)
para beneficio de los accionistas, las partes interesadas y/o ganancias. Este concepto se
encuentra en el corazón de las Gestión de Procesos de Negocio.

Hoy las empresas se cuestionan:

• Qué pasos son realmente necesario en sus procesos de negocio.

• Quién debería realizarlos

• Deben quedarse en la empresa o pueden ser subcontratados.

• Cómo deben ser realizados

• Qué resultados se esperan y cómo deben ser monitoreados.

Los procesos ayudan a la Comunicación

Los competidores sacan al mercado nuevos productos, los clientes demandan cambios más
rápidos y precios más bajos, las reglamentaciones cambian. Cada vez que un programa
organizacional pone en marcha este tipo de desafíos, las personas se encuentran
construyendo modelos de procesos de negocio para mostrar el flujo de trabajo y las
actividades asociadas.

Las personas generalmente usan estos modelos para respaldar sus conversaciones,
ayudando a la comunicación y comprensión, actuando como respaldo para prácticamente
todos los programas de mejora. Tales modelos forman la base de una referencia global del
negocio, detallando cómo la operación se integra. Forman parte del material de
capacitación y actúan como base para compartir las buenas prácticas dentro de la Empresa.

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 Figura 1. Organización Tradicional.

Los modelos de procesos son importantes en todas las etapas del cambio organizacional
(figura 2)

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 Figura 2. Modelo de Procesos

Importante

Sin una forma rigurosa de describir los procesos de negocio, la interpretación de un

modelo dado siempre queda en manos del lector (no del modelador), lo cual puede
frustrar el propósito.

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Modelos de procesos que orientan el trabajo

Una vez que se cuenta con modelos, es posible usarlos para orientar el trabajo.

Importante

La realidad es que, cuando se trata de modelar el polifacético mundo del trabajo, todos
los procesos de negocio necesitan un cierto grado de rigor. De otra forma, no tienen
sentido. Esto es especialmente cierto cuando el modelo está diseñado para ser
interpretado por una computadora.

Y de eso es lo que la Notación de Modelado de Procesos de Negocio (BPMN) se trata.

Proporciona una forma estándar de representar procesos de negocio tanto para propósitos
descriptivos de alto nivel y para destallados y rigurosos entornos de software orientados a
procesos.

Figura 3. Ejemplo de un proceso BPMN

En BPMN, los “Procesos de Negocio” involucran la captura de una secuencia ordenada de

las actividades e información de apoyo. Modelas un Proceso de Negocio implica
representar cómo una empresa realiza sus objetivos centrales; los objetivos por si mismos
son importantes, pero por el momento no son capturado por la notación.

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Procesos de Negocios

Existe una gran cantidad de definiciones de Proceso de Negocio.

“Un proceso representa lo que una organización realiza – su trabajo – para lograr
cumplir su propósito u objetivo”.

La mayoría de los Procesos requieren algún tipo de entrada (electrónica o física), utilizar
y/o consumir recursos, y producir algún tipo de salida (electrónica o física).

Algunos procesos son formales, repetibles, bien estructurados, y hasta pueden estar
automatizados. Usualmente a estos procesos se los llama “Procedimientos”.

Otros, procesos son informales, muy flexibles, impredecibles (altamente variables), y

difíciles de definir o repetir. Usualmente se refiere a estos procesos como “Prácticas”.

Importante

En relación con los procesos podemos distinguir entre prácticas y procedimientos

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BMPN utiliza un conjunto de elementos gráficos especializados para describir un Proceso
y de qué manera es realizado. Los elementos principales de un Proceso BPMN son los
Objetos de Flujo:

• Contenedores,
• Actividad
• Flujo de Secuencia
• Compuertas
• Eventos

Figura 4. Ejemplo BPMN

Tarea (opcional)
Presente un ejemplo donde pueda identificar un contenedor, una actividad, un flujo de
secuencia, compuerta y evento.

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CASO BPMN – Ejemplo

Nombre: Everis Center Chile Ltda.

Dirección: Av. Antonio Varas 989, cuarto piso, Temuco, Región de la Araucanía.

Rubro: Consultoría informática.

Productos y/o servicios que ofrece: Desarrollo, mantenimiento y control de calidad de

software.

Competencia directa: Consultoras informáticas del país

Descripción
El área en el que se sitúa el desarrollo del proyecto es la de Recursos Humanos denotado
por el nombre people dentro de la compañía.

Recursos Humanos tiene como objetivo la administración del personal de la empresa.

Actualmente, Everis Center Temuco cuenta con alrededor de 250 empleados, los que en
su mayoría corresponden a desarrolladores de software y personal de aseguramiento de la
calidad.

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Descripción de la problemática

El proceso de reclutamiento que se desarrolla en Everis no se ha definido en forma clara,

por lo que los participantes desconocen el flujo del proceso y las responsabilidades de cada
actor. Esto lleva a cometer errores en la entrega de la información, desconocimiento de la
etapa del proceso en que se encuentras los postulantes y los responsables de esta, no
pudiéndose determinar ni los responsables por dichos errores ni las demoras que estos
implican.
Actualmente el proceso de reclutamiento está a cargo del encargado de RR.HH. quien
coordina la toma de pruebas y entrevistas.
El flujo de información se realiza mediante correo electrónico, todas las solicitudes,
resultados de pruebas y entrevistas son entregadas al encargado de RR.HH., quien debe
gestionar y entregar de manera oportuna esa información a los actores del proceso
En la actualidad solo existe una persona en RR.HH. encargada del reclutamiento de
personal, quien tiene asignadas otras labores dentro del departamento, esto ha generado
que ante el ingreso masivo de solicitudes debido a los planes de expansión de la empresa,
esta área no pueda administrar de manera eficiente el proceso, generando pérdida de
información, esto se manifiesta en errores durante el proceso, lo que ha ocasionado, por
ejemplo, la contratación de personas que no han aprobado las pruebas de selección.
Debido a que solo se utiliza correo electrónico para enviar información, las entrevistas con
los postulantes se planifican por ese medio, lo que ha generado que lleguen a la empresa
postulantes y no se informe de su llegada a los responsables, generando reuniones
improvisadas, lo que disminuye la calidad del proceso de selección. Además, genera un
riesgo en la seguridad de la empresa, ya que circulan personas sin autorización por su
interior.
Según registro de RR.HH., durante el año 2014 se realizaban cinco solicitudes de personal
por mes, lo que genera en promedio 15 postulaciones a los cargos solicitados. En total se
desarrollaban 30 reuniones por mes, considerando las pruebas y entrevistas con el
encargado de celda. De acuerdo a la información proporcionada por el encargado de
seguridad de la empresa, se ha registrado un promedio de cinco ocasiones por mes, en las
cuales los postulantes a algún cargo llegan a la empresa y no son recibidos por el personal.
Durante el primer semestre del año 2015, se han realizado un promedio de siete solicitudes
de personal por mes, en promedio se realizaron 25 postulaciones a los cargos solicitados.
En el periodo señalado, el área de RR.HH. no tiene registro de las reuniones planificadas,
sin embargo, el encargado de seguridad manifiesta que la cantidad de postulantes que
llegan sin ser atendidos por personal pertinente es mayor a diez por cada mes.

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Objetivo General

Desarrollar un BAM que permita hacer seguimiento y controlar el proceso de reclutamiento

de personal para la empresa Everis Center Temuco, usando el BPMS
SemanticWebBuilder®.

BAM: Business activity monitoring

Descripción de la Metodología.
Para la elaboración del proyecto, se ha determinado usar una metodología de trabajo
basada en el ciclo de vida de BPM, figura 2. Así entonces, los objetivos estarán enmarcados
de la siguiente forma:

Figura. Ciclo de vida de la gestión del proceso de negocio.

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Análisis

Procesos de Negocios
El proceso de reclutamiento de personal tiene como objetivo encontrar a las
personas que posean las habilidades, experiencia y conocimientos necesarios para
llenar una vacante.
Este proceso comprende desde la creación de una nueva vacante hasta la
contratación de los nuevos empleados y es transversal en la empresa, involucrando
distintas áreas de está. Por lo cual, para definir el proceso se realizará una
descripción de los participantes de esté, para continuar con la descripción de cada
una de las etapas.

Participantes del proceso

Encargado de Celda: En Everis el Encargado de Celda (R.C.) es responsable de
uno o más proyectos, quien debe administrar los recursos del mismo.

Encargado de RR.HH.: responsable de la gestión del personal de la empresa. Su

misión es buscar, contratar y capacitar al personal.

Encargado de pruebas: Este rol envuelve a todos los encargados de realizar las
pruebas técnicas y sicológicas a los postulantes. Es realizado por el Experto en
Tecnologías del Centro, junto al encargado RR.HH.

Gerencia: Gerente del Centro, cuya labor es verificar y administrar los proyectos
realizados del centro.

Postulante: Aspirante a una vacante.

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Proceso de Reclutamiento
El proceso inicia cuando un R.C. envía una solicitud a RR.HH. para la contratación
de nuevos empleados para un proyecto determinado. RR.HH. se encarga de
generar y publicar la oferta laboral acorde al perfil requerido por el R.C.
Una vez finalizada la recepción de currículum, RR.HH. entrega esa información a
los encargados de pruebas para que los evalúen.
Una vez terminadas las pruebas, el R.C. debe realizar una entrevista con los
postulantes aprobados.
Finalmente, la información de los postulantes que fueron aprobados por el R.C. son
entregados a Gerencia para el procesamiento de su contratación.

Proceso de Reclutamiento de Personal BPMN

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Subproceso: Búsqueda de perfil
Este proceso es desarrollado por el encargado de RR.HH. Inicia cuando se recibe
una nueva solicitud de personal, acorde a lo pedido en la solicitud, RR.HH. publica
una oferta de trabajo para la vacante.
Por cada postulación recibida, se verificará la información del aspirante, de ser
correcta y cumplir con los requisitos de la vacante, se ingresará al sistema. Posterior
a ello, se evalúa si se posee la cantidad suficiente de postulantes y se tasa si el
tiempo para hallar postulantes no ha caducado, a continuación, se pasa a la
siguiente etapa sin importar la cantidad de postulantes aceptados.

Subproceso: pruebas
Esta etapa se ejecuta en forma paralela por cada evaluación que se deba realizar. El
proceso es iniciado por el empleado encargado de realizar las pruebas, RR.HH. y/o el
experto del centro, el día y hora de la prueba se debe coordinar con el postulante, ya que
las evaluaciones se realizan a cada postulante en forma individual, si el postulante no puede
asistir en la fecha propuesta, se puede re-agendar según el criterio del responsable de la
prueba.

Las pruebas consisten en test escritos y/o prácticos.

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Subprocesos: Entrevistas
Las entrevistas se realizan por el R.C. que solicitó personal, esta instancia se realiza para
cada postulante. El formato de la entrevista queda a cargo del responsable, de no asistir el
postulante queda a criterio del R.C. si se re-agenda la entrevista.
La entrevista debe llevar una calificación, además se realiza una recomendación, esta
puede ser: contratar (se debe contratar al postulante); y rechazar (el postulante no posee
el perfil requerido para el cargo).

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Diagrama de casos de uso

Se mostrará el diagrama de casos de uso, se iniciará con la descripción de los actores del
sistema, después se mostrará el diagrama de casos de uso y se hará una descripción de
cada uno.

Actores

Conocimiento técnico Privilegios y

Actor del Sistema Rol o función
requerido funciones

Debe tener
Encargado de un
conocimientos en Envió de solicitudes
Responsable de grupo de
creación de solicitudes y y evaluación de
celda proyectos dentro
evaluación de la entrevistas.
del centro
entrevista

Administra y Debe contar con los

Gerente del gestiona los conocimientos para Gestión de
centro recursos del aprobar o rechazar contratación
centro contrataciones

Responsable de
Debe ser capaz de
Encargado de realizar las Ingreso de
ingresar evaluaciones de
pruebas pruebas a los evoluciones
las pruebas
postulantes

Debe tener las

Responsable de
Encargado de habilidades para Ingreso de
buscar los
RR.HH ingresar postulantes al postulantes
postulantes
sistema

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Actor Uso del sistema

Puede iniciar sesión en el sistema con su usuario y contraseña lo

Responsable de que lo faculta para hacer solicitudes de personal y el sistema le
celda avisara cuando debe asistir a una entrevista con los postulantes
preseleccionados

Gerente del Puede iniciar sesión en el sistema y además tiene la

centro responsabilidad de decidir la contratación de postulantes.

Encargado de Puede iniciar sesión en el sistema y además tiene la

pruebas responsabilidad de registrar las notas de las evaluaciones.

Encargado de Puede iniciar sesión en el sistema y también es el responsable

RR.HH. de ingresar los postulantes al sistema.

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Preguntas del Capítulo

47. Cuál es la importancia de Modelar (modelos de proceso en una empresa)

48. Qué es BPMN.

49. Qué es un proceso.

50. Qué es un contenedor.

51. Qué es una actividad.

52. Qué es un flujo de secuencia.

53. Qué es una compuerta.

54. Qué es un evento

55. Que es UML

Referencias

Craig, L. 1998. Applying UML and patterns : An introduction to object - oriented analysis and
design. Biblioteca BM005.12 LAR 1998.

Bizagi - https://www.bizagi.com/es

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