República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria

Universidad Politécnica Territorial “Andrés Eloy Blanco”
Aldea Universitaria “Ciudad de Maturín”
Barquisimeto-Estado Lara

Formularios y
Manuales

Triunfadoras:
Isabel Perozo
Yennifer Aguirre
Naymir Sánchez
Alexandra Pérez
Sección: 1901 A
U.C.: Organización y Sistema
Prof.: Simón Bravo
 Formulario

Los formularios son documentos que pueden ser físicos o digitales que son
realizados para que registrar datos importantes y puntuales tales como nombres,
apellidos, direcciones, etc., para ser guardados y ser encontrados fácilmente a la
hora de la necesidad de esa información. Los espacios en blanco que se
encuentran en esos formularios deben ser llenados solamente con la información
que se pide en dicho espacio, por ejemplo si el espacio dice NOMBRE, se espera
que sea llenado con un nombre de alguien o algo, y así sucesivamente. Es una
herramienta muy importante para las organizaciones ya que permite transportar
información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos
administrativos.

Características

 Sencillez en su diseño.
 Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento específico.
 El orden en el cual se solicita la información debe ser realizado en la misma
secuencia en la cual se generan los datos. 
 Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de
control interno, sean compatibles. Por ejemplo, la persona que conforma un
informe de recepción no puede aprobar la orden de pago o el cheque con él
se cancele una obligación.
 Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos
departamentos que manejan que manejan la información que contienen los
mismos.
 En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de
costo/beneficio, se deben establecer formularios prenumerados.
 Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones
y/o autorizaciones.
  Todo formulario debe estar codificado bajo algún esquema, de tal forma
que se pueda lograr una identificación o asociación del formato a una
función o área específica y se indique la última fecha de revisión.

Clasificación

De acuerdo a su presentación pueden ser:

 Formularios simples: documentos que están representados por una sola

forma y que no poseen copias anexas.
 Formularios compuestos: poseen más de una hoja, son elaborados bajo un
formato predefinido y se almacenan en archivos especiales.

Dentro de este reglón, podemos distinguir los siguientes tipos:

 De bloques 
 Talonarios 
 Juego listo o snap out
 Formas continuas

De acuerdo a su uso pueden ser:

 Formularios para originar una acción inician el proceso o procedimiento de

un grupo de tareas con cierto objetivo.
 Formularios para registrar una acción guardan información que pueden ser
requeridas posteriormente.
 Formularios para informar resultados muestran cifras o análisis de
procesos.

De acuerdo a su elaboración pueden ser:

 Formularios manuales son llenados en forma totalmente manual.

  Formularios semimecanizados se llevan en parte manualmente y en parte,
a través de un elemento maquina.
 Formularios mecanizados su elaboración es llevada a cabo totalmente por
una computadora

Todo formulario debe cumplir al menos con los siguientes principios: 

 Facilidad para su relleno. 

 Reducción de las posibilidades de error. 
 Estética.
 Reducción de costos.

Para diseñar un adecuado sistema de formulario, debemos contemplar las

siguientes etapas:

 Inventario de formularios. 
 Análisis de formulario.
 Clasificación de formularios. 
 Codificación de formularios. 
 Sistema de formularios comprende todos los formatos, sus prácticas,
normas y reglas que rigen el manejo de información escrita.
 
Para realizar este inventario, se pueden considerar los siguientes
parámetros de clasificación:

 Por aéreas o secciones: Para efectuar un inventario bajo este criterio,

debe tomarse en cuenta en principio la estructura general del organigrama
y empezar a clasificar los formularios con base a la estructura de la
organización.
  Por tamaños: En este caso la clasificación corresponde a una
característica física de los documentos, en cuyo caso deberán clasificarse
por sus dimensiones.

 Por cualquier característica física: En general, se consideran

características físicas el tipo de papel, los colores, o si poseen o no partes
desprendibles.

 Formales e informales: Bajo este esquema, los formularios que hayan

estado en uso, posean algún tipo de código, y al menos sean preimpresos,
se cosideraran formales: por el contrario, todos aquellos que fueron hechos
en papel y lápiz deben ser clasificados como informales.

Un formulario consta de dos partes desde el punto de vista de la información

que posee

 Información impresa o fija.

 Información variable o para rellenar. 

 
La clasificación de los formularios puede ser hecha con base en diferentes
criterios
Algunos de estos pueden ser:

 Organigrama de la empresa.
 Grado de intervención de un computador.
 Su tamaño. 
 Su propósito. 
 El número de copias.
 Combinación de los anteriores. 
Métodos más utilizados para codificar los formularios

 Método nemotécnico.
 Métodos de bloques.
 Métodos alfanuméricos.

Diseño del Formulario

El proceso de elaboración del diseño del formulario, se deben cumplir la fase del
pre-diseño, diseño y post-diseño.

Fases para el diseño

Fase Pre-diseño Fase del diseño Fase del Post-diseño

Se debe realizar una Preparación de una Para completar esta fase

lista de comprobación y forma según su objeto, se debe tener en
determinar con detalles tipo de información que cuenta tipo, peso y
las necesidades que se contendrá, origen, color del papel, color
han de satisfacer. Para método de llenado, de la tinta, papel
cumplir con los procedimiento en el que carbón total o parcial,
requerimientos de esta se utilizara, numero perforaciones, para el
fase, se realiza una de copias, usuarios y archivo, tipos de
serie de preguntas resultados esperados. Es impresión por una o
para comprobar la necesario hacer ambas caras; de ser el
efectividad del pre- consideraciones en caso, dirección de
diseño y proceder a cuanto al llenado. datos, márgenes,
realizar la fase del Una vez realizado el numeración, número de
diseño. diseño, se debe hacer ejemplares, fecha de
 o preparar las entrega e impresión
instrucciones de continua.
impresión. Partes de un instructivo
En un formulario Todo formulario debe ir
usado por personas acompañado de su
ajenas externa no debe respectivo instructivo, el
aparecer el nombre cual agiliza la
de la empresa, al igual implementación de forma
que el nombre del eficaz. Debe estar
departamento de origen. elaborado en un lenguaje
claro y preciso.

El instructivo esta divido en:

Características de impresión:

 Titulo del formulario

 Objetivos (razón de la situación)
 Generalidades
 Modo de llenado (maquina o a mano)
 Medio de obtención
 Tiempo estimado
 Número de copias
 Papel (color, marca y base del original y copias)
 Tinta, color de tinta.
 Márgenes (lado y ancho para archivar)
 Indicar si lleva perforaciones.
 Encuadernación (hojas sueltas o cosidas)
 Juego (desglosables o sueltos)
 Encolados
  Indicar lado
 Lomo abierto o cubierto
 Tapas de papel o cartulina, sujetas con tornillo u otro
 Instrucciones de cómo llenar los espacios en blanco.

Consideraciones para la elaboración del formulario

A continuación se presentan diversas alternativas para la elaboración

de formularios.

Offset: Mediante este proceso se prepara un negativo fotográfico de los originales

que después se pasa a una placa metálica, la cual imprime por medio
de una prensa. Cada lámina soporta hasta 300 mil impresiones.

Mimeógrafo: Se emplean esténcils o plantillas hechas a máquina, impresora o a

mano, permite reproducir de 100 a 500 ejemplares.

Linotipo: Consiste en la formación de líneas con letras de tipos y tamaños

distintos hasta completar textos para su impresión.

Fotograbado: Se utiliza la fotografía, a partir del original se hace un negativo, que

es revelado por la acción de la luz y tintas especiales y después queda grabado en
una placa metálica plana.

Rotograbado: Es análoga al fotograbado, pero para el grabado se

emplean rodillos de cobre, resulta adecuada cuando la impresión supera el millón
de ejemplares.

A máquina: Es un trabajo de mecanografiado preparada con máquina

de escribir eléctrica o mecánica.
Computadora: Implica el desarrollo de programas específicos o el uso
de software especializado, puede usarse como modelo de cualquier alternativa de
presentación, ya sea por medio de impresión en papel o en discos ópticos,
diskettes o cintas

Manuales Administrativos

Los manuales administrativos son una valiosa herramienta técnica que, coadyuva
a lograr una adecuada sistematización de los procedimientos administrativos de la
empresa.
El uso de los manuales, de que se tenga registro, data de los años de la segunda
guerra mundial, en virtud de que en el frente se contaba con personal no
capacitado en estrategias de guerra y fue mediante los manuales como se instruía
a los soldados en las actividades que deberían desarrollar en campaña.
Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de circulares,
memorándums, instrucciones internas, etc., mediante los cuales se establecían las
formas de operar de un organismo; ciertamente estos intentos carecían de un
perfil técnico, pero establecieron la base para los manuales administrativos.
  

Características

 Los Manuales son objeto de revisiones periódicas, y por lo tanto, deben ser
flexibles a los cambios que se produzcan en la Institución.
 Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han
ido estableciendo según como la empresa se encuentra organizada.
 Se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos
de la empresa.
 Tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes
áreas de la organización, en concordancia con la misión, visión y objetivos
de la dirección de la misma.
  Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de
decisiones en la administración.

Se clasifican por:

 Su contenido:

 Por su ámbito:

Tipos

 Manual de políticas: Es donde queda descrito y establecido todas las

políticas de una institución, y cada una de ellas debe estar orientada hacia
el objetivo primario de la organización. Son fundamentales para asegurar la
uniformidad de acción de las instituciones. Se clasifican en: 
 Manual general de políticas: Abarcan a toda la institución.

 Manual específico de políticas: se ocupan de una función operacional o

una unidad administrativa en particular.

 Manual de normas y procedimientos: Es aquel que describe de forma

detallada y lógica las actividades de una organización señalando como,
cuando, quien, donde y para que se realizan las actividades, Estos
manuales contienen un conjunto de definiciones operacionales, señalando
la secuencia lógica de las acciones o pasos a seguir para la consecución de
bienes o servicios determinados, teniendo incluidos ilustraciones como
flujogramas y diagramas para la representación gráfica de la secuencia de
actividades para hacerla más fácilmente comprensible.

 Manual para especialistas: Contiene normas o indicaciones referidas

exclusivamente a determinado tipo de actividades y oficios para orientar y
uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.

 Manual del empleado: Contiene información de interés para los

empleados nuevos que llegan a una empresa, sobre temas que hacen
relación con la misma, que es entregado cuando es ingresado. Dichos
temas pueden ser objetivos de la empresa, actividades que desarrollan,
planes de incentivación, etc.

 Manual de propósitos múltiples: Reemplaza total o parcialmente a los

mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de
la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y
mantenimiento.
Procedimientos generales para elaborar manuales administrativos

Para la elaboración de los manuales administrativos no existen normas

universales, ni metodologías pre establecidas, solamente existen procedimientos
lógicos para su conformación, los cuales pueden integrarse de la siguiente forma:

 Recopilar la información que estará planteada en el manual.

 Interpretar y diseñar la información.
 Elaborar el manual.
 Aprobación y actualización permanente del manual.

Proceso de elaboración

La primera etapa en la manualización de un organismo, empieza con una

adecuada planificación, por lo que será importante en ésta etapa considerar
factores como:

 Definición precisa de los objetivos de cada una de las áreas del organismo.
 Diagnóstico situacional de la empresa, en sus principales componentes;
personal, finanzas, organización y tecnología usada etc.

El conocimiento de estos puntos permitirá desarrollar un plan de manualización

adecuado y acorde a la situación que guarda el organismo; por lo que el siguiente
paso en la planeación será, el programa de trabajo, en el que se realizan
estimaciones en tiempo y el dinero del desarrollo del plan.
Existen dos técnicas de programación que pueden ser usadas en la elaboración
de manuales administrativos, las gráficas PERT y CPM, su uso puede ser por
separado aunque con la combinación de ambas se obtienen mejores resultados.
Las siglas PERT significan “técnica de evaluación y revisión de programas“, las
siglas CPM significan “método del camino crítico” otra técnica de programación útil
para la elaboración de manuales es la gráfica de barras ó de Gantl, al igual que la
gráfica PERT sirve para establecer gráficamente el proceso de elaboración de los
manuales, lo que permite supervisar los avances y la aplicación de recursos; así
pues, el primer paso en la elaboración de un manual administrativo, será la
programación básica para este fin, es recomendable seguir los siguientes pasos:
 Dividir la elaboración del manual en etapas bien definidas y en tramos
cortos de tiempo.
 Determinar la secuencia de dichas etapas.
 Estructurar en forma de flujo la secuencia.
 Estimar el tiempo necesario para cada etapa de la secuencia, así como la
unidad de medida de tiempo a usar (día, mes, bimestre, etc.).
 Estimar el tiempo total para la elaboración del manual.
La elaboración de cada manual administrativo (organización, procedimientos,
políticas y por función específica) es diferente, sin embargo en este capítulo
intentaremos esquematizar un proceso que abarque a todos los manuales y
proporcione al lector una base para elaborar manuales, ya que los mismos
manuales son de características diferentes para cada organismo.

Estructura de un Manual

Las partes principales de un manual pueden ser las siguientes:

 Tabla de contenido
 Introducción
 Instrucciones para el uso del manual
 Cuerpo del manual
 Flujogramas
 Glosario de términos
 Conclusiones
 Recomendaciones
 Anexos
Necesidad de los Manuales

 Muchas personas desempeñando actividades similares y complejas.

 Alta rotación de personal entre los puestos de trabajo.
 Trabajos muy especializados y no repetitivos en los cuales, grupos de
usuarios deben manejar diseños complejos y casi siempre desconocidos
para ellos (tal como es el análisis y diseños de sistemas).
 Grandes flujos de información entre unidades administrativas o funcionales,
lo cual puede determinar la necesidad de estandarizar la captación, proceso
y manejo de datos sobre todo cuando existen varios turnos de trabajo.
En la actualidad las organizaciones están adoptando el uso de manuales
administrativos como medios para la satisfacción de distintos tipos de
necesidades. Depende de estas necesidades cada empresa adopta el tipo de
manual que más se adapte a sus necesidades
 Bibliografía

es.wikipedia.org/wiki/Instancia_(formulario)

www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadministrativo
s/

www.gestiopolis.com/canales8/ger/importancia-de-los-manuales-
administrativos.htm

www.webtaller.com/maletin/articulos/formularios-usables-accesibles.php

html.rincondelvago.com/manuales-administrativos.html

 http://hamiltonborgesupta.blogspot.com/2016/03/normalizacion.html

http://organizacionymetodosananavarro.blogspot.com/2016/03/activida-4-
normalizacion.html

https://prezi.com/chrlnbi6wdwx/manuales-administrativos/