Republica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria Fundación Misión Sucre Aldea: I.U.T.P.

C Cátedra: Organización y Sistemas Programa Nacional de Formación de Administradores Puerto Cabello-Estado Carabobo

Profesor:

Bachilleres: 5to Trimestre Admón. Noviembre 2.010

INDICE pág 3 4 4 4 Diseño del Formulario…………………………………... Consideraciones para la elaboración de formulario… Sistema de control de formularios…………………….. MANUALES ADMINISTRATIVOS…………………………… Ventajas y Desventajas …………………………………. Clasificación…………………………………………… … Tipos……………………………………………………… CONCLUSIÓN………………………………………………………… BIBLIOGRAFÍA ………………………………………………………… 28 29 9 9 12 15 6 7

INTRODUCCIÓN………………………………………………………. FORMULARIOS………………………………………………… Objetivos………………………………………………… .

INTRODUCCIÓN Cuando se diseñan formularios es esencial seguir un proceso que a través de sus diferentes pasos nos guíe en la construcción de sistemas usables y accesibles. Antes que nada, es necesario incluir una fase de análisis que nos ayude a determinar lo que necesitamos y cuales son los medios que se utilizarán para lograr nuestros objetivos. Conociendo básicamente cual es el objetivo del formulario, a quién está dirigido y cómo quieren que se les devuelva la información, tendremos un panorama acerca del diseño funcional del formulario, los campos necesarios, la programación a utilizar, la forma de almacenamiento y de entrega de la información a los encargados de recopilarla y analizarla. Este documento en primer lugar establece el concepto de formularios, de control. En segundo lugar establece el concepto y características de los manuales administrativos en el contexto actual, luego detalla los tipos más frecuentes de manuales y su contenido básico y establece las características de los procesos de desarrollo de los sistemas de manuales. designando sus objetivos, fase del diseño y consideraciones para la elaboración de los formularios y su sistema

También es útil para entregar adjunta documentación o información a la Administración. se emplean los formularios. según el tipo de información y el grado de dificultad para su llenado. OBJETIVOS • • • Eliminar esfuerzo Facilitar el trabajo Reducir costos duplicidad de • Proveer uniformidad de los datos que se registran. con ligeras variantes. denunciar o como sustituto de algún impreso.FORMULARIOS En la actualidad. . Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. puede acompañarse de un instructivo. éstos son documento impreso que contiene información estructurada "fija" sobre un determinado aspecto. solicitar. un interesado utilizar para reclamar. informa o se analiza en una agencia. la mayoría de las labores realizadas por el hombre. En la Administración Pública los formularios son modelos básicos de comunicación que. para ser complementada con información "variable" según cada aplicación y para satisfacer un objetivo específico. Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y.

procedimiento en el que se utilizara. Una vez realizado el diseño. numero de copias. se debe hacer o preparar las instrucciones de impresión. tipos de impresión por una o ambas caras. al igual que el nombre del departamento de origen. El instructivo esta divido en: ∗ Titulo del formulario ∗ Características de impresión: ∗ ∗ Número de copias Papel (color. Fases para el diseño Fase prediseño Se debe realizar una lista de comprobación y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer.DISEÑO DEL FORMULARIO El proceso de elaboración del diseño del formulario. numero de ejemplares. dirección de datos. perforaciones. se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseño y proceder a realizar la fase del diseño. Para cumplir con los requerimientos de esta fase. Fase del Post-diseño Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo. el cual agiliza la implementación de forma eficaz. numeración. usuarios y resultados esperados. para el archivo. origen. diseño y post-diseño. Partes de un instructivo Todo formulario debe ir acompañado de su respectivo instructivo. fecha de entrega e impresión continua. Debe estar elaborado en un lenguaje claro y preciso. márgenes. Es necesario hacer consideraciones en cuanto al llenado. marca y base del original y Objetivos (razón de la . color de la tinta. peso y color del papel. papel carbón total o parcial. En un formulario usado por personas ajenas externa no debe aparecer el nombre de la empresa. método de llenado. tipo de información que contendrá. se deben cumplir la fase del pre-diseño. Fase del diseño Preparación de una forma según su objeto. de ser el caso.

a partir del original se hace un negativo. Offset Mediante este proceso se prepara un negativo fotográfico de los originales que después se pasa a una placa metálica. Encuadernación (hojas sueltas o cosidas) Juego (desglosables o sueltos) Encolados Indicar lado Lomo abierto o cubierto Tapas de papel o cartulina. sujetas con tornillo u otro Instrucciones de cómo llenar los espacios en blanco. Cada lámina soporta hasta 300 mil impresiones. impresora o a mano. permite reproducir de 100 a 500 ejemplares. que es revelado por la acción de la luz y tintas especiales y después queda grabado en una placa metálica plana. Márgenes (lado y ancho para archivar) Indicar si lleva perforaciones.situación) ∗ Generalidades ∗ Modo de llenado (maquina o a mano) ∗ Medio de obtención ∗ Tiempo estimado ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ copias) Tinta. Se utiliza la fotografía. CONSIDERACIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL FORMULARIO A continuación se presentan diversas alternativas para la elaboración de formularios. la cual imprime por medio de una prensa. Consiste en la formación de líneas con letras de tipos y tamaños distintos hasta completar textos para su impresión. Es análoga al fotograbado. Se emplean esténciles o plantillas hechas a maquina. pero para el grabado se Mimeógrafo Linotipo Fotograbad o Rotograbad . color de tinta.

resulta adecuada cuando la impresión supera el millón de ejemplares.o A maquina emplean rodillos de cobre. formularios que se complementen. Computador Implica el desarrollo de programas específicos o el a uso de software especializado. disketes o cintas. Mantener cantidades adecuadas de formularios en existencia. • Revisar muestras de los formularios antes de su impresión final a fin de lograr del impresor lo que se quiere. . Trabajar en coordinación con el departamento de compras para evitar la adquisición de formularios no autorizados. • Eliminar consolidar • • • formularios innecesarios y evitar su creación. Nivel de organización. rediseñar formularios para aumentar la eficiencia y disminuir lo errores. donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado. Es un trabajo de mecanografiado preparada con maquina de escribir eléctrica o mecánica. Establecer un procedimiento adecuado para suministrar formularios a los usuarios. Consideraciones generales de los sistemas de control. SISTEMAS DE CONTROL DE FORMULARIOS Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina. ya sea por medio de impresión en papel o en discos ópticos. mediante la normalización del flujo de papeles. puede usarse como modelo de cualquier alternativa de presentación.

Los componentes básicos de este programa deben ser la función que efectúa la forma. Control de formularios. facturar. los sistemas y procedimientos. el tema principal de la forma y el tema secundario. En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como política de la empresa y la comprensión de los factores que componen el problema. registrar. instruir.El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organización como para dar una visión amplia. Para las necesidades de nuestras empresas. Debe existir relación entre el control y. reportar y requerir. Los formularios destinados a propósitos similares pueden ser analizados para determinar cuál puede ser eliminado y cuál puede ser más ampliamente usado. ya que el analista es quien decide cómo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cuáles son los datos necesarios. contiene los formularios agrupados de acuerdo con el propósito a que sirven. . El índice funcional es para uso exclusivo de quienes son responsables del control de formularios. notificar. El Índice Funcional Es la principal herramienta en la unidad de control. es suficiente con los propósitos de acordar autorizar. Se debe tomar en cuenta la opinión del analista y de los usuarios. coordinación y mejora de la instalación de los formularios. necesaria para la revisión.

Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma. MANUALES ADMINISTRATIVOS “Los Manuales son documentos que sirven como medios forma ordenada y de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en sistemática. . así como las subdivisiones de esos temas. hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento. haciendo referencia a su estructura organizacional. y codificar por temas. etc. políticas. preparar carpetas para archivar las muestras. Así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.Pasos para elaborar el índice funcional Tomar muestra de todos los formularios. y el número de índice funcional que le corresponde. preparar una lista tabulada con la información del número y nombre del formulario. sistemas. a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. evitando la duplicidad de funciones. agrupar por función. posteriormente agrupar los formularios por los que se hayan escogido. objetivos.).” Franklin F (2004) La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organización. información de una organización (antecedentes. procedimientos. legislación. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad. codificar por función. estructura. desde su reseña histórica.

Facilita el estudio de los problemas de organización. 7. clasificación y compensación del personal clave.VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. . Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización. las siguientes ventajas: 1. 5. lo cual de ninguna manera le restan importancia. tienen ciertas limitaciones. aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización. 6. Sirve como una guía eficaz para la preparación. Logra y mantiene un sólido plan de organización. 3. Sin embargo. 2. entre otras. 8. 4. Sistematiza la iniciación. Ventajas: Un manual tiene. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.

Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar. de las operaciones. Posibilitan una delegación efectiva. . las normas. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal. el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción. etc. 2. 16. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos. Evitan discusiones y mal entendidos. las funciones. Algunas consideran que es demasiado caro. las políticas. 14. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos. 12. limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo. 13. 11. Desventajas: Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los siguientes: 1. 10. 15. los procedimientos. Incrementan la coordinación en la realización del trabajo. 18. ya que al existir instrucciones escritas.9. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos. 17.

Depende de la información de las necesidades de cada institución o empresa privada. pierde efectividad. El costo de producción y actualización puede ser alto. . y por la otra. pues son una fuente de información en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado. 7. fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución. por una parte. 6. para saber con qué tipo de manuales se debe contar. para lograr la realización de las tareas que se le han encomendado. Si no se actualiza periódicamente. destacan el relativo a los manuales administrativos. Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. Incluye solo aspectos formales de la organización. 5. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez. ya que facilitan el aprendizaje de la organización. CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración. 4. dejando de lado los informales. 8. proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en las unidades administrativas.3. cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.

logros. un puesto. Expone en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos. una mesa. Por su Contenido . Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. administración y posición actual. crecimiento. a los que se designa los nombres diversos. Existen diversas clasificaciones de los manuales. de personal o simplicidad de la estructura organizacional. y las relaciones Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. funciones. una oficina. un departamento. se logran varios objetivos. sección. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización. autoridad y responsabilidad de los distintos puestos.Se hace la aclaración de que pueden abarcar dichos manuales a toda la empresa: una dirección. etcétera. En ciertos casos. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. El tipo de manual se determina dando respuesta al propósito que se han de lograr. no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales. El conocer a la organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. solo sirve a un objetivo: y en otros. Manual de Historia Manual de organización Manual de políticas Manual de procedimiento s Manual de contenido múltiple Proporciona información histórica sobre la organización: sus comienzos. Cuando el volumen de actividades. pero que pueden resumirse de la siguiente manera: Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de manuales diferentes.

uso de servicios. Señala los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas. consiste en definir el alcance de compras. lineamientos para el manejo de conflictos personales. control de la elaboración de información financiera. inspección. administración de personal. Asenta por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración. entre otros. Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas. Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. contiene numerosas instrucciones específicas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero. control de producción). etc. manejo de registros. control y cobro de las operaciones.). prestaciones. políticas de personal. controles. los métodos a utilizar que afectan sus actividades. Entre los aspectos más importantes que puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y cobranzas. La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación. Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a Por su función específica . que en las operaciones de fabricación. El proceso de comprar debe estar por escrito. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección. definir la función de comprar.Manual de producción Manual de compras: Manual de ventas Manual de Finanzas Manual de contabilidad Manual de crédito y cobranzas Manual de personal Manual técnico Abarca la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución. y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos". Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. procedimientos. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoria administrativa". protección de bienes y suministro de información financiera. entre otros. ingeniería industrial. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en esa función. operaciones internas del personal. Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del departamento. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. los manuales se aceptan y usan ampliamente. capacitación. es tan reconocida. descripción del sistema contable.

Estos manuales explican. las labores. Y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y selección personal en una organización. permisos. un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales. pago a proveedores. Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un área específica. etc. Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la dirección superior. Manuales de Organización 2. por ejemplo: ingresos a caja. estas políticas generales establecen líneas de guía. Se refiere a una parte de una área específica (personal). pero de un área especifica de la organización. señalando las guías u orientación respecto a cuestiones de personal. Consiste en agrupar lineamientos. son comúnmente mas detallados que un manual de procedimientos. promociones. prestaciones. etc. Este se enfoca a definir "políticas". a fin de uniformar la forma de operar. a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo. indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional. instrucciones de aplicación especifica a determinados tipos de actividad. para toda la empresa. Especifico TIPOS DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Entre encuentran: 1. Manuales de Normas y Procedimientos los tipos de manuales más utilizados se . contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un organismo social. Manuales de Políticas 3. tales como: contratación. Este es también resultado de la planeación.General Manual de adiestramiento o instructivo Manuales generales de organización Manual general de procedimiento s Manual general de políticas Manual específico de reclutamiento y selección Manual especifico de auditoria interna Manual específico de políticas de personal Manual específico de procedimiento s de tesorería los nuevos miembros del personal de asesoría. Este es producto de la planeación organizacional y abarca todo el organismo. aquí se refiere a la auditoria interna en forma particular. los procesos y las rutinas de un puesto en particular.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Es la versión detallada por escrito de la organización formal a través de la descripción de los objetivos. Manuales de finanzas 8. 7. así como canales de comunicación y coordinación de una organización. Manual de calidad 1. Manuales del sistema 9. . Manual del empleado 6. Debe contener: 1. Título y extensión (general o específico. atribuciones.Identificación Logotipo de la organización. También incluyen una descripción de puestos cuando el manual se refiere a una unidad administrativa en particular. grados de autoridad y responsabilidad. funciones organigramas. responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen su estructura. Si es específico debe indicarse el nombre de la unidad a que se refiere). Nombre oficial de la organización. Manuales para Especialistas 5..4. niveles jerárquicos. Manual de contenido múltiple. autoridad. Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes. legislación. estructura orgánica. funciones.

Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal. Unidades responsables de su elaboración. evolución y cambios significativos registrados. 5. Número de revisión (en su caso). en segundo lugar.- Lugar y fecha de elaboración. preferentemente del más alto nivel jerárquico. reglamentos. 3. propósitos.Índice o Contenido: Relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento. leyes.. de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades. su estructura. 4..Legislación o Base Legal: Este apartado. convenios.. Es recomendable que las disposiciones legales sigan éste orden jerárquico: constitución. en la que se indica su origen. contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización. revisión y Clave de la forma: en primer término las siglas de la de la unidad autorización.Prólogo y/o Introducción: Sección en donde se explica qué es el manual. Puede contener un mensaje de alguna autoridad de la organización..Antecedentes Históricos: Descripción de la génesis de la organización o del área descrita en el manual. . tratados. las siglas administrativa donde se utiliza la forma y por último el número de la forma. 2. organización. ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente.

..Organigrama: Es la representación gráfica de la estructura orgánica que muestra la composición de las unidades administrativas que la integran y sus respectivas relaciones. Para este efecto. supervisión y asesoría. en función de sus relaciones de jerarquía. 7.Atribuciones: Transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la organización. en cada caso debe respetarse la secuencia cronológica de su expedición (fecha de publicación en el Diario Oficial). como a su nivel jerárquico.. líneas de autoridad. artículo o inciso (la cita debe hacerse entre comillas). debe corresponder con la representación gráfica en el organigrama.Estructura Orgánica: Descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización. capítulo.decretos. necesario para cumplir con las atribuciones de la organización. tanto en lo referente al título de las unidades administrativas. acuerdos y circulares. debe señalarse el título completo del ordenamiento. es conveniente codificarla en forma tal que sea posible visualizar claramente los niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia. 6.Funciones: Especificación de las tareas inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades administrativas que forman parte de la estructura orgánica. 8. . niveles jerárquicos. Ésta descripción de la estructura orgánica. Asimismo. canales formales d comunicación. Además. de acuerdo con las disposiciones jurídicas que fundamentan sus actividades. 9.

iniciativa y personalidad.Que los títulos de las unidades correspondan a los utilizados en la estructura orgánica. .Responsabilidades o deberes.Que la redacción se inicie con el verbo en tiempo infinitivo. donde se ubicación.Especificaciones del puesto en cuanto a conocimiento. así como las que debe establecer externamente. puestos subordinados y las facultades de decisión.Descripción de Puestos: Reseña del contenido básico de los puestos que componen cada unidad administrativa. .Es conveniente que en la presentación de las funciones se tomen en cuenta los siguientes aspectos: .Que sigan el orden establecido en la estructura. 10. el cual incluye la siguiente información: . . Tabla de contenido. etc. . así como las relaciones de línea y asesoría. .Identificación . indican ámbito los de operación.) autoridad. experiencia. ESTRUCTURA MANUAL ORGANIZACIÓN DEL DE Contenido: Introducción.Relaciones de del Puesto (nombre. Instructivo de Uso.. .Funciones Generales y Específicas. .Relaciones de comunicación con otras unidades de puestos dentro de la organización.

Dirección. Reseña Histórica. CAPÍTULO II: CAPÍTULO III: GLOSARIO. MANUAL DE POLÍTICAS Es la descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos por los ejecutivos en la forma de decisiones para el logro de los objetivos. Visión. BIBLIOGRAFÍA. Tecnología). Descripciones de cargos. Organigrama general. Funciones de las unidades organizativas. Valores. facilitando la descentralización. Actividad Económica. 2. RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura. los lineamientos claros a ser seguidos en la . ANEXOS. al suministrar a los niveles intermedios toma de decisiones. Objetivos generales y específicos de la empresa. Misión.CAPÍTULO I: Identificación de la Empresa (Razón Social.

Organigrama específico del área del manual. Política de calidad de la empresa. Valores. Misión. Objetivos generales y específicos de la empresa. Organigrama general. Objetivos del manual. Instructivo de Uso. CAPÍTULO I: SECCIÓN A: Identificación de la Empresa (Razón Social.ESTRUCTURA DEL MANUAL DE POLÍTICAS Contenido: Introducción. SECCIÓN B: . Funciones de las unidades organizativas. Actividad Económica. Tabla de contenido. Política del área. Tecnología). SECCIÓN B: SECCIÓN C: SECCIÓN D: CAPÍTULO II: SECCIÓN A: Objetivos del área. Descripciones de cargos. Reseña Histórica. Visión. Dirección.

CAPÍTULO III: GLOSARIO DE TÉRMINOS. Playscript. con la indicación de los distintos sectores a través de los cuales los mismos se desenvuelven. ANEXOS. BIBLIOGRAFÍA. Procedimientos. como la enunciación de normas de funcionamiento básicas a los cuales deberá ajustarse los miembros de la misma. . Objetivos del procedimiento. 3. RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura. Normas técnicas. Normas del procedimiento. Flujogramas. Se detallan a continuación los elementos constitutivos de un manual de estas características: a) Normas de procedimientos: es la relación por escrito de la secuencia de los procedimientos que constituyen la base de la organización.- Normas Generales. MANUAL Es la NORMAS PROCEDIMIENTOS analítica de los procedimientos DE Y expresión administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa de la empresa.

precisando su participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de las actividades institucionales agregadas en procedimientos. • Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración.b) Formularios: son todos aquellos documentos y comprobantes administrativos. Los manuales de normas y procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos. . tienen por objeto: • Compilar en forma adecuada. que se conocen también como diagramas de procedimientos. • Ayudar a la coordinación del trabajo y evitar la duplicidad de funciones. los puestos o unidades administrativas que intervienen. secuencial y detallada las operaciones a cargo de la organización. • Aumentar la eficiencia de los empleados. que circulan dentro de los circuitos c) Flujogramas: son los procedimientos descritos de manera grafica. ESTRUCTURA DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Contenido: Introducción. indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo. Instructivo de Uso.

Objetivos generales y específicos de la empresa. Dirección. Flujograma. Normas técnicas del manual. Procedimiento (Playscript). Reseña Histórica. Normas generales del manual. Actividad Económica. Tecnología).- Tabla de contenido. Política de calidad de la empresa. Organigrama específico del área del manual. Objetivo del procedimiento. Objetivos del manual. SECCIÓN B: SECCIÓN C: SECCIÓN D: CAPÍTULO II: CAPÍTULO III: GLOSARIO. ANEXOS. Organigrama general. Misión. Norma técnica del procedimiento. CAPÍTULO I: SECCIÓN A: Identificación de la Empresa (Razón Social. Visión. Descripciones de cargos. Valores. Funciones de las unidades organizativas. .

. Objetivos generales que se persiguen. 5. MANUAL ESPECIALISTAS PARA Es aquel que agrupa normas. La preparación de este tipo de manuales por parte de la misma empresa es recomendable cuando el número de empleados que los utiliza es lo suficientemente grande como para justificarlo. Breve reseña histórica. es el de entrenamiento y capacitación de empleados. este manual es especialmente útil para niveles intermedios u operativos. como así servir también de elemento de consulta para la realización de las tareas asignadas. pautas e instrucciones de aplicación en forma específica a determinado tipo de actividades o tareas como por ejemplo: manual del vendedor o compendio de la secretaria. Se enuncian a continuación algunas informaciones que un manual de estas características debe contener: • • • Actividades desarrolladas por la empresa.RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura. 4. BIBLIOGRAFÍA. MANUAL DEL EMPLEADO Su objetivo es lograr una rápida asimilación de personal nuevo (inducción) así como también para posterior entrenamiento. El objetivo básico perseguido con su preparación.

MANUAL DE Ya se ha visto que un manual puede contener material de tipo diverso. Es decir. claramente firmes y comprensibles. 7. en la preparación de cualquier manual de procedimientos existen dos requisitos indispensables para asegurar su éxito: a) manifestación clara de las normas generales de la empresa. Normas de comportamiento básicas y de cumplimiento obligatorio para todo el personal. La inmensa mayoría de los manuales de oficina parecen estar diseñados intencionalmente para varios fines. MANUALES DE FINANZAS Las responsabilidades del contralor y tesorero exigen de ellos que den instrucciones numerosas y específicas a todos aquellos que deben proteger en alguna forma los bienes de la empresa. Servicios que la empresa presta a sus empleados. CONTENIDO MÚLTIPLE 6. para . por ejemplo.• • • Derechos y obligaciones de los empleados en general. b) Comprensión total de la organización básica de la misma. lo que hace que los tipos mencionados no resulten siempre bien definidos. de poco servirían las manifestaciones detalladas de procedimientos si al mismo tiempo la organización y las normas básicas no son.

actividades Este totales manual de una puede estar relacionado o con con las organización una parte seleccionada de estas.asegurar la comprensión de sus deberes en todos los niveles de la administración. MANUAL DE CALIDAD Define un manual de calidad como un documento que enuncia la política de la calidad y que describe el sistema de calidad de una organización. arquitectura de datos. índice de componentes. la ciencia. MANUALES DEL SISTEMA El manual del sistema debe ser desarrollado a medida que se desarrolla el sistema. Esta norma suministra los lineamientos para desarrollar dichos manuales de calidad ISO 9002 ISO son las siglas en inglés de la Organización Internacional de Estandarización. la tecnología y la economía. en diversos ámbitos como son: la industria. . Es importante que los requisitos y el contenido del sistema de la calidad y del manual de la calidad se estructuren de acuerdo con la norma que se intenta satisfacer. la cual se dedica a la creación de estándares internacionales voluntarios. etc. y está constituido por un grupo de manuales o partes y estructurado de la siguiente manera: Objetivos del sistema. 8. arquitectura física del sistema. 9.

Permite contar con la documentación de todas las actividades de la empresa. debemos tener presente que esta se debe ajustar a los servicios o fines que esta preste. la cual esta descrita como el modelo para el aseguramiento de la calidad en producción. se tiene la seguridad (alta probabilidad) de que la calidad que se está recibiendo será como se esperaba. instalación y servicio. El ISO 9002 tiene una estrecha relación con los manuales. cuando se adquiere un producto o servicio de una empresa que está registrada en ISO 9000. que son aceptadas alrededor del mundo. debemos poseer una documentación en base a los criterios de las normas del ISO 9002. Para que al momento de establecerlas estas aseguren un beneficio a la organización. Su importancia radica en que.Las normas ISO 9000 son una serie de normas para el Aseguramiento de la Calidad. El ISO 9002 es una de las diferentes formas de estas reglas. por escrito. relativas a la calidad. . ya que en el momento de establecer una norma o política en la organización.

aumenta la eficiencia de los empleados. facilitar el estudio de los problemas de organización y determinar la responsabilidad de cada puesto. se trata de sentido común. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal. servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingresos. sus desventajas. el costo de producción y actualización puede ser alto. si no se actualiza periódicamente. Sus objetivos son: instruir al personal. pierde efectividad. información de una organización. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez. . su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. los formularios deben ser fácilmente completados por los usuarios Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática. permite conocer el funcionamiento interno Unas de sus ventajas es lograr y mantener un sólido plan de organización.CONCLUSIÓN Los formularios son instrumentos de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos En la construcción del un formulario no hay ninguna ciencia oculta. simplemente como todo. ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. entre otros. precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa. Por otro lado.

gestiopolis.rincondelvago.com/maletin/articulos/formularios-usables-accesibles.webtaller.elprisma.php .com/canales8/ger/importancia-de-los-manuales-administrativos.htm www.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadministrativos/ www.wikipedia.html www.org/wiki/Instancia_(formulario) html.BIBLIOGRAFÍA es.com/manuales-administrativos.

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