Republica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria Fundación Misión Sucre Aldea: I.U.T.P.

C Cátedra: Organización y Sistemas Programa Nacional de Formación de Administradores Puerto Cabello-Estado Carabobo

Profesor:

Bachilleres: 5to Trimestre Admón. Noviembre 2.010

INDICE pág 3 4 4 4 Diseño del Formulario…………………………………... Consideraciones para la elaboración de formulario… Sistema de control de formularios…………………….. MANUALES ADMINISTRATIVOS…………………………… Ventajas y Desventajas …………………………………. Clasificación…………………………………………… … Tipos……………………………………………………… CONCLUSIÓN………………………………………………………… BIBLIOGRAFÍA ………………………………………………………… 28 29 9 9 12 15 6 7

INTRODUCCIÓN………………………………………………………. FORMULARIOS………………………………………………… Objetivos………………………………………………… .

INTRODUCCIÓN Cuando se diseñan formularios es esencial seguir un proceso que a través de sus diferentes pasos nos guíe en la construcción de sistemas usables y accesibles. Antes que nada, es necesario incluir una fase de análisis que nos ayude a determinar lo que necesitamos y cuales son los medios que se utilizarán para lograr nuestros objetivos. Conociendo básicamente cual es el objetivo del formulario, a quién está dirigido y cómo quieren que se les devuelva la información, tendremos un panorama acerca del diseño funcional del formulario, los campos necesarios, la programación a utilizar, la forma de almacenamiento y de entrega de la información a los encargados de recopilarla y analizarla. Este documento en primer lugar establece el concepto de formularios, de control. En segundo lugar establece el concepto y características de los manuales administrativos en el contexto actual, luego detalla los tipos más frecuentes de manuales y su contenido básico y establece las características de los procesos de desarrollo de los sistemas de manuales. designando sus objetivos, fase del diseño y consideraciones para la elaboración de los formularios y su sistema

se emplean los formularios.FORMULARIOS En la actualidad. la mayoría de las labores realizadas por el hombre. con ligeras variantes. solicitar. OBJETIVOS • • • Eliminar esfuerzo Facilitar el trabajo Reducir costos duplicidad de • Proveer uniformidad de los datos que se registran. . Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y. En la Administración Pública los formularios son modelos básicos de comunicación que. según el tipo de información y el grado de dificultad para su llenado. para ser complementada con información "variable" según cada aplicación y para satisfacer un objetivo específico. informa o se analiza en una agencia. un interesado utilizar para reclamar. puede acompañarse de un instructivo. denunciar o como sustituto de algún impreso. También es útil para entregar adjunta documentación o información a la Administración. éstos son documento impreso que contiene información estructurada "fija" sobre un determinado aspecto.

método de llenado. tipos de impresión por una o ambas caras. peso y color del papel. Una vez realizado el diseño. En un formulario usado por personas ajenas externa no debe aparecer el nombre de la empresa. marca y base del original y Objetivos (razón de la . origen. se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseño y proceder a realizar la fase del diseño. el cual agiliza la implementación de forma eficaz. para el archivo. Debe estar elaborado en un lenguaje claro y preciso. color de la tinta. dirección de datos. Es necesario hacer consideraciones en cuanto al llenado. papel carbón total o parcial. perforaciones. El instructivo esta divido en: ∗ Titulo del formulario ∗ Características de impresión: ∗ ∗ Número de copias Papel (color. diseño y post-diseño. Para cumplir con los requerimientos de esta fase. se debe hacer o preparar las instrucciones de impresión. Fases para el diseño Fase prediseño Se debe realizar una lista de comprobación y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. de ser el caso. al igual que el nombre del departamento de origen. se deben cumplir la fase del pre-diseño. procedimiento en el que se utilizara. Partes de un instructivo Todo formulario debe ir acompañado de su respectivo instructivo. usuarios y resultados esperados. márgenes. numeración. Fase del diseño Preparación de una forma según su objeto. numero de copias. tipo de información que contendrá.DISEÑO DEL FORMULARIO El proceso de elaboración del diseño del formulario. fecha de entrega e impresión continua. numero de ejemplares. Fase del Post-diseño Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo.

situación) ∗ Generalidades ∗ Modo de llenado (maquina o a mano) ∗ Medio de obtención ∗ Tiempo estimado ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ copias) Tinta. CONSIDERACIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL FORMULARIO A continuación se presentan diversas alternativas para la elaboración de formularios. Se utiliza la fotografía. Consiste en la formación de líneas con letras de tipos y tamaños distintos hasta completar textos para su impresión. Encuadernación (hojas sueltas o cosidas) Juego (desglosables o sueltos) Encolados Indicar lado Lomo abierto o cubierto Tapas de papel o cartulina. impresora o a mano. Offset Mediante este proceso se prepara un negativo fotográfico de los originales que después se pasa a una placa metálica. permite reproducir de 100 a 500 ejemplares. la cual imprime por medio de una prensa. Es análoga al fotograbado. Se emplean esténciles o plantillas hechas a maquina. que es revelado por la acción de la luz y tintas especiales y después queda grabado en una placa metálica plana. color de tinta. pero para el grabado se Mimeógrafo Linotipo Fotograbad o Rotograbad . a partir del original se hace un negativo. Márgenes (lado y ancho para archivar) Indicar si lleva perforaciones. Cada lámina soporta hasta 300 mil impresiones. sujetas con tornillo u otro Instrucciones de cómo llenar los espacios en blanco.

Trabajar en coordinación con el departamento de compras para evitar la adquisición de formularios no autorizados. Establecer un procedimiento adecuado para suministrar formularios a los usuarios. Computador Implica el desarrollo de programas específicos o el a uso de software especializado. puede usarse como modelo de cualquier alternativa de presentación. Es un trabajo de mecanografiado preparada con maquina de escribir eléctrica o mecánica. . • Revisar muestras de los formularios antes de su impresión final a fin de lograr del impresor lo que se quiere. formularios que se complementen. disketes o cintas. Nivel de organización. resulta adecuada cuando la impresión supera el millón de ejemplares. Consideraciones generales de los sistemas de control.o A maquina emplean rodillos de cobre. donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado. • Eliminar consolidar • • • formularios innecesarios y evitar su creación. SISTEMAS DE CONTROL DE FORMULARIOS Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina. rediseñar formularios para aumentar la eficiencia y disminuir lo errores. Mantener cantidades adecuadas de formularios en existencia. ya sea por medio de impresión en papel o en discos ópticos. mediante la normalización del flujo de papeles.

Los formularios destinados a propósitos similares pueden ser analizados para determinar cuál puede ser eliminado y cuál puede ser más ampliamente usado. el tema principal de la forma y el tema secundario. Control de formularios. El Índice Funcional Es la principal herramienta en la unidad de control. instruir. Se debe tomar en cuenta la opinión del analista y de los usuarios. . En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como política de la empresa y la comprensión de los factores que componen el problema. notificar. facturar. registrar. Para las necesidades de nuestras empresas. necesaria para la revisión. El índice funcional es para uso exclusivo de quienes son responsables del control de formularios. Debe existir relación entre el control y.El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organización como para dar una visión amplia. Los componentes básicos de este programa deben ser la función que efectúa la forma. es suficiente con los propósitos de acordar autorizar. ya que el analista es quien decide cómo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cuáles son los datos necesarios. coordinación y mejora de la instalación de los formularios. los sistemas y procedimientos. reportar y requerir. contiene los formularios agrupados de acuerdo con el propósito a que sirven.

posteriormente agrupar los formularios por los que se hayan escogido. MANUALES ADMINISTRATIVOS “Los Manuales son documentos que sirven como medios forma ordenada y de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en sistemática. a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. haciendo referencia a su estructura organizacional.). estructura. información de una organización (antecedentes. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma. legislación.Pasos para elaborar el índice funcional Tomar muestra de todos los formularios. y codificar por temas. y el número de índice funcional que le corresponde. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad. . objetivos. preparar carpetas para archivar las muestras. etc. procedimientos.” Franklin F (2004) La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organización. preparar una lista tabulada con la información del número y nombre del formulario. políticas. codificar por función. hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento. Así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas. así como las subdivisiones de esos temas. evitando la duplicidad de funciones. sistemas. desde su reseña histórica. agrupar por función.

entre otras. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones. 6. 7. Sin embargo. 8. Sirve como una guía eficaz para la preparación. lo cual de ninguna manera le restan importancia. Facilita el estudio de los problemas de organización. Sistematiza la iniciación.VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización. 4. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles. Ventajas: Un manual tiene. clasificación y compensación del personal clave. 3. aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización. tienen ciertas limitaciones. las siguientes ventajas: 1. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. . 5. Logra y mantiene un sólido plan de organización. 2.

el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.9. ya que al existir instrucciones escritas. 18. las políticas. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien. Incrementan la coordinación en la realización del trabajo. 2. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal. los procedimientos. Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar. 13. de las operaciones. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos. Posibilitan una delegación efectiva. 11. 10. limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día. 12. 17. 16. . las normas. las funciones. etc. 15. Evitan discusiones y mal entendidos. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos. Desventajas: Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los siguientes: 1. Algunas consideran que es demasiado caro. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos. 14.

Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados. . Depende de la información de las necesidades de cada institución o empresa privada. Si no se actualiza periódicamente. pierde efectividad. 8. destacan el relativo a los manuales administrativos. 7. cuya vigencia e importancia es notorio para la misma. El costo de producción y actualización puede ser alto. por una parte. ya que facilitan el aprendizaje de la organización. para saber con qué tipo de manuales se debe contar. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. 5. para lograr la realización de las tareas que se le han encomendado. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez. dejando de lado los informales.3. y por la otra. proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en las unidades administrativas. 6. CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración. Incluye solo aspectos formales de la organización. pues son una fuente de información en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado. fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución. 4.

a los que se designa los nombres diversos. un puesto. sección. El tipo de manual se determina dando respuesta al propósito que se han de lograr. autoridad y responsabilidad de los distintos puestos. El conocer a la organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. un departamento. Cuando el volumen de actividades. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. crecimiento. y las relaciones Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. Expone en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos. no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales.Se hace la aclaración de que pueden abarcar dichos manuales a toda la empresa: una dirección. Existen diversas clasificaciones de los manuales. de personal o simplicidad de la estructura organizacional. se logran varios objetivos. etcétera. pero que pueden resumirse de la siguiente manera: Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de manuales diferentes. una mesa. administración y posición actual. una oficina. funciones. logros. En ciertos casos. Por su Contenido . solo sirve a un objetivo: y en otros. Manual de Historia Manual de organización Manual de políticas Manual de procedimiento s Manual de contenido múltiple Proporciona información histórica sobre la organización: sus comienzos.

protección de bienes y suministro de información financiera. operaciones internas del personal. contiene numerosas instrucciones específicas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero.Manual de producción Manual de compras: Manual de ventas Manual de Finanzas Manual de contabilidad Manual de crédito y cobranzas Manual de personal Manual técnico Abarca la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución. Señala los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas. los métodos a utilizar que afectan sus actividades. control y cobro de las operaciones. consiste en definir el alcance de compras. Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. los manuales se aceptan y usan ampliamente. Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. controles. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad.). uso de servicios. entre otros. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoria administrativa". ingeniería industrial. Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a Por su función específica . Asenta por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración. Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. control de la elaboración de información financiera. control de producción). es tan reconocida. Entre los aspectos más importantes que puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y cobranzas. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección. manejo de registros. definir la función de comprar. entre otros. y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos". Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas. La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en esa función. que en las operaciones de fabricación. capacitación. prestaciones. políticas de personal. lineamientos para el manejo de conflictos personales. El proceso de comprar debe estar por escrito. descripción del sistema contable. etc. inspección. procedimientos. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del departamento. administración de personal. Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada.

tales como: contratación. las labores. Consiste en agrupar lineamientos. un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales. pero de un área especifica de la organización. los procesos y las rutinas de un puesto en particular. etc. Manuales de Organización 2. Manuales de Políticas 3. Especifico TIPOS DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Entre encuentran: 1. permisos. estas políticas generales establecen líneas de guía. Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un área específica. etc. son comúnmente mas detallados que un manual de procedimientos. señalando las guías u orientación respecto a cuestiones de personal.General Manual de adiestramiento o instructivo Manuales generales de organización Manual general de procedimiento s Manual general de políticas Manual específico de reclutamiento y selección Manual especifico de auditoria interna Manual específico de políticas de personal Manual específico de procedimiento s de tesorería los nuevos miembros del personal de asesoría. a fin de uniformar la forma de operar. instrucciones de aplicación especifica a determinados tipos de actividad. contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un organismo social. Estos manuales explican. Este es también resultado de la planeación. indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional. Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la dirección superior. Se refiere a una parte de una área específica (personal). Manuales de Normas y Procedimientos los tipos de manuales más utilizados se . pago a proveedores. prestaciones. promociones. Este es producto de la planeación organizacional y abarca todo el organismo. Y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y selección personal en una organización. para toda la empresa. a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo. aquí se refiere a la auditoria interna en forma particular. Este se enfoca a definir "políticas". por ejemplo: ingresos a caja.

Debe contener: 1. atribuciones. Nombre oficial de la organización. legislación. Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes. . estructura orgánica. grados de autoridad y responsabilidad.Identificación Logotipo de la organización. También incluyen una descripción de puestos cuando el manual se refiere a una unidad administrativa en particular. 7. funciones organigramas. responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen su estructura. Manuales para Especialistas 5. Manuales de finanzas 8. Manuales del sistema 9. Manual de calidad 1. Si es específico debe indicarse el nombre de la unidad a que se refiere). autoridad.. niveles jerárquicos. funciones. Título y extensión (general o específico. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Es la versión detallada por escrito de la organización formal a través de la descripción de los objetivos. Manual de contenido múltiple.4. Manual del empleado 6. así como canales de comunicación y coordinación de una organización.

Unidades responsables de su elaboración. en segundo lugar. 5. preferentemente del más alto nivel jerárquico.Legislación o Base Legal: Este apartado.. las siglas administrativa donde se utiliza la forma y por último el número de la forma. convenios. Número de revisión (en su caso). Puede contener un mensaje de alguna autoridad de la organización. 2. en la que se indica su origen. su estructura. evolución y cambios significativos registrados. de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades. revisión y Clave de la forma: en primer término las siglas de la de la unidad autorización. leyes. tratados. 3.. . Es recomendable que las disposiciones legales sigan éste orden jerárquico: constitución.- Lugar y fecha de elaboración. ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente.Prólogo y/o Introducción: Sección en donde se explica qué es el manual.. 4.Antecedentes Históricos: Descripción de la génesis de la organización o del área descrita en el manual. reglamentos..Índice o Contenido: Relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento. organización. contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal. propósitos.

supervisión y asesoría. debe señalarse el título completo del ordenamiento. es conveniente codificarla en forma tal que sea posible visualizar claramente los niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia.Atribuciones: Transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la organización. líneas de autoridad. artículo o inciso (la cita debe hacerse entre comillas). de acuerdo con las disposiciones jurídicas que fundamentan sus actividades. Asimismo. Además. Para este efecto. 7. 8. . acuerdos y circulares. necesario para cumplir con las atribuciones de la organización.Organigrama: Es la representación gráfica de la estructura orgánica que muestra la composición de las unidades administrativas que la integran y sus respectivas relaciones.Funciones: Especificación de las tareas inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades administrativas que forman parte de la estructura orgánica. capítulo.Estructura Orgánica: Descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización.. debe corresponder con la representación gráfica en el organigrama.. niveles jerárquicos. Ésta descripción de la estructura orgánica. en cada caso debe respetarse la secuencia cronológica de su expedición (fecha de publicación en el Diario Oficial). 6. canales formales d comunicación. en función de sus relaciones de jerarquía. como a su nivel jerárquico.decretos. tanto en lo referente al título de las unidades administrativas. 9..

Relaciones de del Puesto (nombre. . experiencia. el cual incluye la siguiente información: . . .Descripción de Puestos: Reseña del contenido básico de los puestos que componen cada unidad administrativa.Especificaciones del puesto en cuanto a conocimiento. ESTRUCTURA MANUAL ORGANIZACIÓN DEL DE Contenido: Introducción. donde se ubicación.Que sigan el orden establecido en la estructura.Es conveniente que en la presentación de las funciones se tomen en cuenta los siguientes aspectos: . Instructivo de Uso. etc.Funciones Generales y Específicas.Identificación .Que la redacción se inicie con el verbo en tiempo infinitivo.Que los títulos de las unidades correspondan a los utilizados en la estructura orgánica.Relaciones de comunicación con otras unidades de puestos dentro de la organización. así como las que debe establecer externamente. . . Tabla de contenido. indican ámbito los de operación. iniciativa y personalidad..Responsabilidades o deberes.) autoridad. 10. así como las relaciones de línea y asesoría. . puestos subordinados y las facultades de decisión. .

Objetivos generales y específicos de la empresa. RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura. Organigrama general. los lineamientos claros a ser seguidos en la . facilitando la descentralización. MANUAL DE POLÍTICAS Es la descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos por los ejecutivos en la forma de decisiones para el logro de los objetivos. Misión. BIBLIOGRAFÍA. Valores. Reseña Histórica. Actividad Económica. Visión. ANEXOS. 2. Funciones de las unidades organizativas. al suministrar a los niveles intermedios toma de decisiones. Tecnología).CAPÍTULO I: Identificación de la Empresa (Razón Social. Dirección. Descripciones de cargos. CAPÍTULO II: CAPÍTULO III: GLOSARIO.

Tecnología). SECCIÓN B: SECCIÓN C: SECCIÓN D: CAPÍTULO II: SECCIÓN A: Objetivos del área. Organigrama específico del área del manual. Visión. Reseña Histórica. Misión. Objetivos generales y específicos de la empresa. Descripciones de cargos. Política del área. Objetivos del manual. Instructivo de Uso. Política de calidad de la empresa. Dirección.ESTRUCTURA DEL MANUAL DE POLÍTICAS Contenido: Introducción. Valores. Funciones de las unidades organizativas. Tabla de contenido. SECCIÓN B: . CAPÍTULO I: SECCIÓN A: Identificación de la Empresa (Razón Social. Actividad Económica. Organigrama general.

. como la enunciación de normas de funcionamiento básicas a los cuales deberá ajustarse los miembros de la misma. Se detallan a continuación los elementos constitutivos de un manual de estas características: a) Normas de procedimientos: es la relación por escrito de la secuencia de los procedimientos que constituyen la base de la organización. Normas técnicas. Objetivos del procedimiento. 3. Playscript. RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura. ANEXOS. con la indicación de los distintos sectores a través de los cuales los mismos se desenvuelven. Flujogramas. Procedimientos. Normas del procedimiento.- Normas Generales. BIBLIOGRAFÍA. MANUAL Es la NORMAS PROCEDIMIENTOS analítica de los procedimientos DE Y expresión administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa de la empresa. CAPÍTULO III: GLOSARIO DE TÉRMINOS.

• Aumentar la eficiencia de los empleados. que circulan dentro de los circuitos c) Flujogramas: son los procedimientos descritos de manera grafica. secuencial y detallada las operaciones a cargo de la organización. que se conocen también como diagramas de procedimientos. Instructivo de Uso. . precisando su participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de las actividades institucionales agregadas en procedimientos. Los manuales de normas y procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos. indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo. tienen por objeto: • Compilar en forma adecuada. • Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración. ESTRUCTURA DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Contenido: Introducción.b) Formularios: son todos aquellos documentos y comprobantes administrativos. • Ayudar a la coordinación del trabajo y evitar la duplicidad de funciones. los puestos o unidades administrativas que intervienen.

Objetivos del manual. Organigrama específico del área del manual.- Tabla de contenido. Flujograma. Visión. Misión. Procedimiento (Playscript). Objetivos generales y específicos de la empresa. CAPÍTULO I: SECCIÓN A: Identificación de la Empresa (Razón Social. Normas técnicas del manual. Política de calidad de la empresa. Objetivo del procedimiento. Normas generales del manual. SECCIÓN B: SECCIÓN C: SECCIÓN D: CAPÍTULO II: CAPÍTULO III: GLOSARIO. Funciones de las unidades organizativas. Descripciones de cargos. Actividad Económica. ANEXOS. Dirección. . Norma técnica del procedimiento. Organigrama general. Tecnología). Valores. Reseña Histórica.

como así servir también de elemento de consulta para la realización de las tareas asignadas. Breve reseña histórica. este manual es especialmente útil para niveles intermedios u operativos. . MANUAL DEL EMPLEADO Su objetivo es lograr una rápida asimilación de personal nuevo (inducción) así como también para posterior entrenamiento. BIBLIOGRAFÍA. El objetivo básico perseguido con su preparación. Se enuncian a continuación algunas informaciones que un manual de estas características debe contener: • • • Actividades desarrolladas por la empresa. La preparación de este tipo de manuales por parte de la misma empresa es recomendable cuando el número de empleados que los utiliza es lo suficientemente grande como para justificarlo. es el de entrenamiento y capacitación de empleados. 4. MANUAL ESPECIALISTAS PARA Es aquel que agrupa normas.RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura. 5. Objetivos generales que se persiguen. pautas e instrucciones de aplicación en forma específica a determinado tipo de actividades o tareas como por ejemplo: manual del vendedor o compendio de la secretaria.

• • • Derechos y obligaciones de los empleados en general. Servicios que la empresa presta a sus empleados. CONTENIDO MÚLTIPLE 6. Normas de comportamiento básicas y de cumplimiento obligatorio para todo el personal. lo que hace que los tipos mencionados no resulten siempre bien definidos. de poco servirían las manifestaciones detalladas de procedimientos si al mismo tiempo la organización y las normas básicas no son. MANUALES DE FINANZAS Las responsabilidades del contralor y tesorero exigen de ellos que den instrucciones numerosas y específicas a todos aquellos que deben proteger en alguna forma los bienes de la empresa. Es decir. por ejemplo. claramente firmes y comprensibles. La inmensa mayoría de los manuales de oficina parecen estar diseñados intencionalmente para varios fines. en la preparación de cualquier manual de procedimientos existen dos requisitos indispensables para asegurar su éxito: a) manifestación clara de las normas generales de la empresa. 7. para . MANUAL DE Ya se ha visto que un manual puede contener material de tipo diverso. b) Comprensión total de la organización básica de la misma.

la ciencia. Es importante que los requisitos y el contenido del sistema de la calidad y del manual de la calidad se estructuren de acuerdo con la norma que se intenta satisfacer. MANUALES DEL SISTEMA El manual del sistema debe ser desarrollado a medida que se desarrolla el sistema. la tecnología y la economía. . etc. y está constituido por un grupo de manuales o partes y estructurado de la siguiente manera: Objetivos del sistema. 9. arquitectura física del sistema. arquitectura de datos. índice de componentes. la cual se dedica a la creación de estándares internacionales voluntarios. actividades Este totales manual de una puede estar relacionado o con con las organización una parte seleccionada de estas. 8. Esta norma suministra los lineamientos para desarrollar dichos manuales de calidad ISO 9002 ISO son las siglas en inglés de la Organización Internacional de Estandarización.asegurar la comprensión de sus deberes en todos los niveles de la administración. en diversos ámbitos como son: la industria. MANUAL DE CALIDAD Define un manual de calidad como un documento que enuncia la política de la calidad y que describe el sistema de calidad de una organización.

relativas a la calidad. Permite contar con la documentación de todas las actividades de la empresa. debemos tener presente que esta se debe ajustar a los servicios o fines que esta preste. El ISO 9002 tiene una estrecha relación con los manuales. que son aceptadas alrededor del mundo. debemos poseer una documentación en base a los criterios de las normas del ISO 9002. por escrito. se tiene la seguridad (alta probabilidad) de que la calidad que se está recibiendo será como se esperaba. ya que en el momento de establecer una norma o política en la organización. instalación y servicio. . cuando se adquiere un producto o servicio de una empresa que está registrada en ISO 9000.Las normas ISO 9000 son una serie de normas para el Aseguramiento de la Calidad. la cual esta descrita como el modelo para el aseguramiento de la calidad en producción. Para que al momento de establecerlas estas aseguren un beneficio a la organización. El ISO 9002 es una de las diferentes formas de estas reglas. Su importancia radica en que.

si no se actualiza periódicamente. el costo de producción y actualización puede ser alto. pierde efectividad. entre otros. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal. facilitar el estudio de los problemas de organización y determinar la responsabilidad de cada puesto. Por otro lado.CONCLUSIÓN Los formularios son instrumentos de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos En la construcción del un formulario no hay ninguna ciencia oculta. ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. sus desventajas. permite conocer el funcionamiento interno Unas de sus ventajas es lograr y mantener un sólido plan de organización. . los formularios deben ser fácilmente completados por los usuarios Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática. servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingresos. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez. su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa. Sus objetivos son: instruir al personal. información de una organización. simplemente como todo. aumenta la eficiencia de los empleados. se trata de sentido común.

webtaller.html www.BIBLIOGRAFÍA es.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadministrativos/ www.com/canales8/ger/importancia-de-los-manuales-administrativos.php .rincondelvago.org/wiki/Instancia_(formulario) html.com/maletin/articulos/formularios-usables-accesibles.com/manuales-administrativos.wikipedia.elprisma.htm www.gestiopolis.