Republica Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria

Fundación Misión Sucre
Aldea: I.U.T.P.C
Cátedra: Organización y Sistemas
Programa Nacional de Formación de Administradores
Puerto Cabello-Estado Carabobo

Profesor: Bachilleres:

5to Trimestre
Admón.

Noviembre 2.010
 INDICE

pág
INTRODUCCIÓN………………………………………………………. 3

FORMULARIOS………………………………………………… 4
Objetivos………………………………………………… 4
. 4
Diseño del 6
Formulario…………………………………... 7
Consideraciones para la elaboración de
formulario… 9
Sistema de control de 9
formularios…………………….. 12
15
MANUALES ADMINISTRATIVOS……………………………
Ventajas y Desventajas
………………………………….
Clasificación……………………………………………
…
Tipos………………………………………………………

CONCLUSIÓN………………………………………………………… 28
BIBLIOGRAFÍA ………………………………………………………… 29
 INTRODUCCIÓN

Cuando se diseñan formularios es esencial seguir un proceso

que a través de sus diferentes pasos nos guíe en la construcción de
sistemas usables y accesibles. Antes que nada, es necesario incluir
una fase de análisis que nos ayude a determinar lo que
necesitamos y cuales son los medios que se utilizarán para lograr
nuestros objetivos.

Conociendo básicamente cual es el objetivo del formulario, a

quién está dirigido y cómo quieren que se les devuelva la
información, tendremos un panorama acerca del diseño funcional
del formulario, los campos necesarios, la programación a utilizar, la
forma de almacenamiento y de entrega de la información a los
encargados de recopilarla y analizarla.

Este documento en primer lugar establece el concepto de

formularios, designando sus objetivos, fase del diseño y
consideraciones para la elaboración de los formularios y su sistema
de control.

En segundo lugar establece el concepto y características de

los manuales administrativos en el contexto actual, luego detalla los
tipos más frecuentes de manuales y su contenido básico y
establece las características de los procesos de desarrollo de los
sistemas de manuales.
 FORMULARIOS

En la actualidad, la mayoría de las labores realizadas por el

hombre, se emplean los formularios, éstos son documento impreso
que contiene información estructurada "fija" sobre un determinado
aspecto, para ser complementada con información "variable" según
cada aplicación y para satisfacer un objetivo específico. Puede
considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo
es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de
los procedimientos administrativos.

Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y,

según el tipo de información y el grado de dificultad para su
llenado, puede acompañarse de un instructivo.

En la Administración Pública los formularios son modelos

básicos de comunicación que, con ligeras variantes, un interesado
utilizar para reclamar, solicitar, denunciar o como sustituto de algún
impreso. También es útil para entregar adjunta documentación o
información a la Administración.

OBJETIVOS

• Eliminar duplicidad de • Proveer uniformidad de los

esfuerzo datos que se registran,
• Facilitar el trabajo informa o se analiza en una

• Reducir costos agencia.

 DISEÑO DEL FORMULARIO

El proceso de elaboración del diseño del formulario, se deben

cumplir la fase del pre-diseño, diseño y post-diseño.

Fases para el diseño

Fase prediseño Fase del diseño Fase del Post-diseño

Se debe realizar una lista Preparación de una Para completar esta fase
de comprobación y forma según su objeto, se debe tener en cuenta
determinar con detalles tipo de información que tipo, peso y color del
las necesidades que se contendrá, origen, papel, color de la tinta,
han de satisfacer. Para método de llenado, papel carbón total o
cumplir con los procedimiento en el que parcial, perforaciones,
requerimientos de esta se utilizara, numero de para el archivo, tipos de
fase, se realiza una serie copias, usuarios y impresión por una o
de preguntas para resultados esperados. Es ambas caras; de ser el
comprobar la efectividad necesario hacer caso, dirección de datos,
del pre-diseño y proceder consideraciones en márgenes, numeración,
a realizar la fase del cuanto al llenado. numero de ejemplares,
diseño. fecha de entrega e
Una vez realizado el
impresión continua.
diseño, se debe hacer o
preparar las
instrucciones de
impresión.
En un formulario usado
por personas ajenas
externa no debe
aparecer el nombre de la
empresa, al igual que el
nombre del
departamento de origen.

Partes de un instructivo

Todo formulario debe ir acompañado de su respectivo

instructivo, el cual agiliza la implementación de forma eficaz. Debe
estar elaborado en un lenguaje claro y preciso.

El instructivo esta divido en: Características de impresión:

∗ Titulo del formulario ∗ Número de copias

∗ Objetivos (razón de la ∗ Papel (color, marca y base del original y
 situación)
∗ Generalidades
∗ Modo de llenado
(maquina o a mano)
∗ Medio de obtención
∗ Tiempo estimado
copias)
∗ Tinta, color de tinta.
∗ Márgenes (lado y ancho para archivar)
∗ Indicar si lleva perforaciones.
∗ Encuadernación (hojas sueltas o cosidas)
∗ Juego (desglosables o sueltos)
∗ Encolados
∗ Indicar lado
∗ Lomo abierto o cubierto
∗ Tapas de papel o cartulina, sujetas con
tornillo u otro
∗ Instrucciones de cómo llenar los espacios
en blanco.

CONSIDERACIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL

FORMULARIO

A continuación se presentan diversas alternativas para la

elaboración de formularios.

Offset Mediante este proceso se prepara un negativo

fotográfico de los originales que después se pasa a
una placa metálica, la cual imprime por medio de
una prensa. Cada lámina soporta hasta 300 mil
impresiones.
Mimeógrafo Se emplean esténciles o plantillas hechas a maquina,
impresora o a mano, permite reproducir de 100 a
500 ejemplares.
Linotipo Consiste en la formación de líneas con letras de tipos
y tamaños distintos hasta completar textos para su
impresión.
Fotograbad Se utiliza la fotografía, a partir del original se hace un
o negativo, que es revelado por la acción de la luz y
tintas especiales y después queda grabado en una
placa metálica plana.
Rotograbad Es análoga al fotograbado, pero para el grabado se
o emplean rodillos de cobre, resulta adecuada cuando
la impresión supera el millón de ejemplares.
A maquina Es un trabajo de mecanografiado preparada con
maquina de escribir eléctrica o mecánica.
Computador Implica el desarrollo de programas específicos o el
a uso de software especializado, puede usarse como
modelo de cualquier alternativa de presentación, ya
sea por medio de impresión en papel o en discos
ópticos, disketes o cintas.

SISTEMAS DE CONTROL DE FORMULARIOS

Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y

regular las operaciones de oficina, mediante la normalización del
flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o
para utilizar los formularios en forma más eficiente y mantener el
seguimiento a cada formulario implantado.

Consideraciones generales de los sistemas de control.

• Eliminar formularios innecesarios y evitar su creación,

consolidar formularios que se complementen, rediseñar
formularios para aumentar la eficiencia y disminuir lo errores.
• Mantener cantidades adecuadas de formularios en existencia.
• Establecer un procedimiento adecuado para suministrar
formularios a los usuarios.
• Trabajar en coordinación con el departamento de compras
para evitar la adquisición de formularios no autorizados.
• Revisar muestras de los formularios antes de su impresión
final a fin de lograr del impresor lo que se quiere.

Nivel de organización.
 El control de formularios se debe centrar en un lugar
suficientemente alto dentro de la organización como para dar una
visión amplia, necesaria para la revisión, coordinación y mejora de
la instalación de los formularios. Se debe tomar en cuenta la
opinión del analista y de los usuarios, ya que el analista es quien
decide cómo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide
cuáles son los datos necesarios.

Control de formularios.

En la etapa del control de formularios se incluye el

establecimiento de un programa de control como política de la
empresa y la comprensión de los factores que componen el
problema. Debe existir relación entre el control y, los sistemas y
procedimientos. Los componentes básicos de este programa deben
ser la función que efectúa la forma, el tema principal de la forma y
el tema secundario.

El Índice Funcional

Es la principal herramienta en la unidad de control, contiene

los formularios agrupados de acuerdo con el propósito a que sirven.
El índice funcional es para uso exclusivo de quienes son
responsables del control de formularios. Los formularios destinados
a propósitos similares pueden ser analizados para determinar cuál
puede ser eliminado y cuál puede ser más ampliamente usado. Para
las necesidades de nuestras empresas, es suficiente con los
propósitos de acordar autorizar, facturar, instruir, notificar,
registrar, reportar y requerir.
 Pasos para elaborar el índice funcional

Tomar muestra de todos los formularios, posteriormente

agrupar los formularios por los que se hayan escogido, así como las
subdivisiones de esos temas, y codificar por temas, agrupar por
función, codificar por función, preparar carpetas para archivar las
muestras, preparar una lista tabulada con la información del
número y nombre del formulario, y el número de índice funcional
que le corresponde.

MANUALES ADMINISTRATIVOS

“Los Manuales son documentos que sirven como medios de

comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en
forma ordenada y sistemática, información de una organización
(antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas,
procedimientos, etc.). Así como las instrucciones y lineamientos que
se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.”
Franklin F (2004)

La importancia de los manuales radica en que ellos explican

de manera detallada los procedimientos dentro de una
organización; a través de ellos logramos evitar grandes errores que
se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa.
Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad,
evitando la duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad
cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le
explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña
histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta
explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.
 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES
ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos ofrecen una serie de

posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Sin embargo,
tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan
importancia.

Ventajas:

Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas:

1. Logra y mantiene un sólido plan de organización.

2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada
comprensión del plan general y de sus propios papeles y
relaciones pertinentes.
3. Facilita el estudio de los problemas de organización.
4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las
modificaciones necesarias en la organización.
5. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y
compensación del personal clave.
6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación
con los demás de la organización.
7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de
funciones.
8. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de
autoridad de los diversos niveles.
 9. La información sobre funciones y puestos suele servir como
base para la evaluación de puestos y como medio de
comprobación del progreso de cada quien.
10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los
funcionarios más antiguos.
11. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.
12. Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a
ejecutar.
13. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las
políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc.
14. Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.
15. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y
normas a través del tiempo.
16. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
17. Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
18. Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir
instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede
circunscribir al control por excepción.

Desventajas:
Entre los inconvenientes que presentar los manuales se
encuentran los siguientes:

1. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas

para necesitar un manual que describa asuntos que son
conocidos por todos sus integrantes.
2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y
laborioso preparar un manual y conservarlo al día.
 3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta
reglamentación y rigidez.
4. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el
desarrollo de las operaciones.
5. El costo de producción y actualización puede ser alto.
6. Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.
7. Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de
lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio
para la misma.
8. Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte
en complicados.

CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones

en la administración, destacan el relativo a los manuales
administrativos, ya que facilitan el aprendizaje de la organización,
por una parte, y por la otra, proporcionan la orientación precisa que
requiere la acción humana en las unidades administrativas,
fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una
fuente de información en las cuales se trata de mejorar y orientar
los esfuerzos de un empleado, para lograr la realización de las
tareas que se le han encomendado.

Depende de la información de las necesidades de cada

institución o empresa privada, para saber con qué tipo de manuales
se debe contar.
 Se hace la aclaración de que pueden abarcar dichos manuales
a toda la empresa: una dirección, un departamento, una oficina,
sección, una mesa, un puesto, etcétera.

Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se

designa los nombres diversos, pero que pueden resumirse de la
siguiente manera:

Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen

necesidad de manuales diferentes. El tipo de manual se determina
dando respuesta al propósito que se han de lograr. En ciertos casos,
solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran varios objetivos.

Proporciona información histórica sobre la organización:

sus comienzos, crecimiento, logros, administración y
Manual de
posición actual. Bien elaborado y aplicado contribuye a
Historia una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que
pertenece y forma parte de la organización.
Expone en forma detallada la estructura organizacional
Por su Contenido

Manual de formal a través de la descripción de los objetivos,

organización funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos
puestos, y las relaciones
Consiste en una descripción detallada de los
lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones
Manual de
para el logro de los objetivos. El conocer a la
políticas organización proporciona el marco principal sobre el cual
se basan todas las acciones.
Este manual es una guía (como hacer las cosas) de
trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al
Manual de
personal de nuevo ingreso. La implementación de este
procedimiento manual sirve para aumentar la certeza de que el
s personal utiliza los sistemas y procedimientos
administrativos prescritos al realizar su trabajo.
Manual de Cuando el volumen de actividades, de personal o
contenido simplicidad de la estructura organizacional, no justifique
múltiple la elaboración y utilización de distintos manuales.
 Abarca la necesidad de interpretar las instrucciones en

Por su función específica

base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su
mejor y pronta solución. La necesidad de coordinar el
Manual de
proceso de fabricación (fabricación, inspección,
producción ingeniería industrial, control de producción), es tan
reconocida, que en las operaciones de fabricación, los
manuales se aceptan y usan ampliamente.
El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste
Manual de en definir el alcance de compras, definir la función de
compras: comprar, los métodos a utilizar que afectan sus
actividades.
Señala los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas
de información comprendidas en el trabajo de ventas
Manual de
(políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.). Al
ventas personal de ventas es necesario darle un marco de
referencia para tomar decisiones cotidianas.
Asenta por escrito las responsabilidades financieras en
todos los niveles de la administración, contiene
Manual de numerosas instrucciones específicas a quienes en la
Finanzas organización están involucrados con el manejo de
dinero, protección de bienes y suministro de información
financiera.
Trata acerca de los principios y técnicas de la
contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para
todo el personal interesado en esta actividad. Este
Manual de manual puede contener aspectos tales como: estructura
contabilidad orgánica del departamento, descripción del sistema
contable, operaciones internas del personal, manejo de
registros, control de la elaboración de información
financiera.
Se refiere a la determinación por escrito de
procedimientos y normas de esta actividad. Entre los
Manual de
aspectos más importantes que puede contener este tipo
crédito y de manual están los siguientes: operaciones de crédito y
cobranzas cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre
otros.
Abarca una serie de consideraciones para ayudar a
comunicar las actividades y políticas de la dirección
superior en lo que se refiere a personal. Los manuales
Manual de de personal podrán contener aspectos como:
personal reclutamiento y selección, administración de personal,
lineamientos para el manejo de conflictos personales,
políticas de personal, uso de servicios, prestaciones,
capacitación, entre otros.
Manual técnico Trata acerca de los principios y técnicas de una función
operacional determinada. Se elabora como fuente básica
de referencia para la unidad administrativa responsable
de la actividad y como información general para el
personal interesado en esa función. Ejemplos de este
tipo de "Manual técnico de auditoria administrativa", y el
"Manual técnico de sistemas y procedimientos". Estos
sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a
 los nuevos miembros del personal de asesoría.
Manual de Estos manuales explican, las labores, los procesos y las
adiestramiento rutinas de un puesto en particular, son comúnmente
o instructivo mas detallados que un manual de procedimientos.
Manuales Este es producto de la planeación organizacional y
generales de abarca todo el organismo, indicando la organización
organización formal y definiendo su estructura funcional.
Manual Este es también resultado de la planeación, contiene los
General

general de procedimientos de todas las unidades orgánicas que

procedimiento conforman en un organismo social, a fin de uniformar la
s forma de operar.
Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de
Manual la dirección superior; para toda la empresa, estas
general de políticas generales establecen líneas de guía, un marco
políticas dentro del cual todo el personal puede actuar de
acuerdo a condiciones generales.
Manual Se refiere a una parte de una área específica (personal).
específico de Y contiene la definición uniforme respecto al
reclutamiento reclutamiento y selección personal en una organización.
y selección
Manual Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de
especifico de aplicación especifica a determinados tipos de actividad,
aquí se refiere a la auditoria interna en forma particular.
Especifico

auditoria
interna
Manual Este se enfoca a definir "políticas", pero de un área
especifica de la organización, señalando las guías u
específico de
orientación respecto a cuestiones de personal, tales
políticas de como: contratación, permisos, promociones,
personal prestaciones, etc.
Manual Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de
importancia de un área específica, a fin de capitalizar las
específico de
oportunidades naturales de secuencia de pasos en el
procedimiento trabajo, por ejemplo: ingresos a caja, pago a
s de tesorería proveedores, etc.

TIPOS DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

Entre los tipos de manuales más utilizados se

encuentran:

1. Manuales de Organización
2. Manuales de Políticas
3. Manuales de Normas y Procedimientos
 4. Manuales para Especialistas
5. Manual del empleado
6. Manual de contenido múltiple.
7. Manuales de finanzas
8. Manuales del sistema
9. Manual de calidad

1. MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Es la versión detallada por escrito de la organización formal a

través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad,
responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen
su estructura.

Estos manuales contienen información detallada referente a

los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica,
funciones organigramas, niveles jerárquicos, grados de autoridad y
responsabilidad, así como canales de comunicación y coordinación
de una organización.

También incluyen una descripción de puestos cuando el

manual se refiere a una unidad administrativa en particular.

Debe contener:
1.- Identificación
- Logotipo de la organización.
- Nombre oficial de la organización.
- Título y extensión (general o específico. Si es específico
debe indicarse el nombre de la unidad a que se refiere).
 - Lugar y fecha de elaboración.
- Número de revisión (en su caso).
- Unidades responsables de su elaboración, revisión y
autorización.
- Clave de la forma: en primer término las siglas de la
organización; en segundo lugar, las siglas de la unidad
administrativa donde se utiliza la forma y por último el
número de la forma. Entre las siglas y el número debe
colocarse un guión o diagonal.

2.- Índice o Contenido: Relación de los capítulos o apartados que

constituyen el cuerpo del documento.

3.- Prólogo y/o Introducción: Sección en donde se explica qué es

el manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y la
necesidad de mantenerlo vigente. Puede contener un mensaje de
alguna autoridad de la organización, preferentemente del más alto
nivel jerárquico.

4.- Antecedentes Históricos: Descripción de la génesis de la

organización o del área descrita en el manual, en la que se indica su
origen, evolución y cambios significativos registrados.

5.- Legislación o Base Legal: Este apartado, contiene una lista

de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que norman las
actividades de la organización, de los cuales se derivan sus
atribuciones o facultades.
Es recomendable que las disposiciones legales sigan éste orden
jerárquico: constitución, tratados, leyes, convenios, reglamentos,
decretos, acuerdos y circulares. Asimismo, en cada caso debe
respetarse la secuencia cronológica de su expedición (fecha de
publicación en el Diario Oficial).

6.- Atribuciones: Transcripción textual y completa de las

facultades conferidas a la organización, de acuerdo con las
disposiciones jurídicas que fundamentan sus actividades. Para este
efecto, debe señalarse el título completo del ordenamiento,
capítulo, artículo o inciso (la cita debe hacerse entre comillas).

7.- Estructura Orgánica: Descripción ordenada de las unidades

administrativas de una organización, en función de sus relaciones
de jerarquía. Ésta descripción de la estructura orgánica, debe
corresponder con la representación gráfica en el organigrama, tanto
en lo referente al título de las unidades administrativas, como a su
nivel jerárquico. Además, es conveniente codificarla en forma tal
que sea posible visualizar claramente los niveles de jerarquía y las
relaciones de dependencia.

8.- Organigrama: Es la representación gráfica de la estructura

orgánica que muestra la composición de las unidades
administrativas que la integran y sus respectivas relaciones, niveles
jerárquicos, canales formales d comunicación, líneas de autoridad,
supervisión y asesoría.

9.- Funciones: Especificación de las tareas inherentes a cada uno

de los cargos y/o unidades administrativas que forman parte de la
estructura orgánica, necesario para cumplir con las atribuciones de
la organización.
Es conveniente que en la presentación de las funciones se tomen en
cuenta los siguientes aspectos:
- Que los títulos de las unidades correspondan a los utilizados en
la estructura orgánica.
- Que sigan el orden establecido en la estructura.
- Que la redacción se inicie con el verbo en tiempo infinitivo.

10.- Descripción de Puestos: Reseña del contenido básico de los

puestos que componen cada unidad administrativa, el cual incluye
la siguiente información:
- Identificación del Puesto (nombre, ubicación, ámbito de
operación, etc.)
- Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos
subordinados y las facultades de decisión, así como las
relaciones de línea y asesoría.
- Funciones Generales y Específicas.
- Responsabilidades o deberes.
- Relaciones de comunicación con otras unidades de puestos
dentro de la organización, así como las que debe establecer
externamente.
- Especificaciones del puesto en cuanto a conocimiento,
experiencia, iniciativa y personalidad.

ESTRUCTURA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Contenido:
- Introducción.
- Instructivo de Uso.
- Tabla de contenido.
 CAPÍTULO I:
- Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad
Económica, Dirección, Tecnología).
- Reseña Histórica.
CAPÍTULO II:
- Objetivos generales y específicos de la empresa.
- Misión.
- Visión.
- Valores.
CAPÍTULO III:
- Organigrama general.
- Funciones de las unidades organizativas.
- Descripciones de cargos.
GLOSARIO.
ANEXOS.
RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.
BIBLIOGRAFÍA.

2. MANUAL DE POLÍTICAS

Es la descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos

por los ejecutivos en la forma de decisiones para el logro de los
objetivos, facilitando la descentralización, al suministrar a los
niveles intermedios los lineamientos claros a ser seguidos en la
toma de decisiones.
ESTRUCTURA DEL MANUAL DE POLÍTICAS

Contenido:
- Introducción.
- Instructivo de Uso.
- Tabla de contenido.
CAPÍTULO I:
SECCIÓN A:
- Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad
Económica, Dirección, Tecnología).
- Reseña Histórica.
SECCIÓN B:
- Objetivos generales y específicos de la empresa.
- Misión.
- Visión.
- Valores.
SECCIÓN C:
- Organigrama general.
- Funciones de las unidades organizativas.
- Organigrama específico del área del manual.
- Descripciones de cargos.
SECCIÓN D:
- Objetivos del manual.
- Política de calidad de la empresa.
CAPÍTULO II:
SECCIÓN A:
- Objetivos del área.
- Política del área.
SECCIÓN B:
 - Normas Generales.
CAPÍTULO III:
- Normas técnicas.
- Procedimientos.
- Flujogramas.
- Objetivos del procedimiento.
- Normas del procedimiento.
- Playscript.
GLOSARIO DE TÉRMINOS.
ANEXOS.
RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.
BIBLIOGRAFÍA.

3. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Es la expresión analítica de los procedimientos

administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad
operativa de la empresa, como la enunciación de normas de
funcionamiento básicas a los cuales deberá ajustarse los miembros
de la misma.

Se detallan a continuación los elementos constitutivos de un

manual de estas características:

a) Normas de procedimientos: es la relación por

escrito de la secuencia de los procedimientos que constituyen
la base de la organización, con la indicación de los distintos
sectores a través de los cuales los mismos se desenvuelven.
 b) Formularios: son todos aquellos documentos y
comprobantes que circulan dentro de los circuitos
administrativos.
c) Flujogramas: son los procedimientos descritos de
manera grafica, que se conocen también como diagramas de
procedimientos.

Los manuales de normas y procedimientos en su calidad de

instrumentos administrativos, tienen por objeto:

• Compilar en forma adecuada, secuencial y detallada las

operaciones a cargo de la organización, los puestos o
unidades administrativas que intervienen, precisando su
participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar
para la realización de las actividades institucionales
agregadas en procedimientos.

• Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de

trabajo y evitar su alteración.

• Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que

deben hacer y como deben hacerlo.

• Ayudar a la coordinación del trabajo y evitar la duplicidad de

funciones.

ESTRUCTURA DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Contenido:
- Introducción.
- Instructivo de Uso.
- Tabla de contenido.
CAPÍTULO I:
SECCIÓN A:
- Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad
Económica, Dirección, Tecnología).
- Reseña Histórica.
SECCIÓN B:
- Objetivos generales y específicos de la empresa.
- Misión.
- Visión.
- Valores.
SECCIÓN C:
- Organigrama general.
- Funciones de las unidades organizativas.
- Organigrama específico del área del manual.
- Descripciones de cargos.
SECCIÓN D:
- Objetivos del manual.
- Política de calidad de la empresa.
CAPÍTULO II:
- Normas generales del manual.
- Normas técnicas del manual.
CAPÍTULO III:
- Objetivo del procedimiento.
- Norma técnica del procedimiento.
- Procedimiento (Playscript).
- Flujograma.
GLOSARIO.
ANEXOS.
 RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.
BIBLIOGRAFÍA.

4. MANUAL PARA ESPECIALISTAS

Es aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de

aplicación en forma específica a determinado tipo de actividades o
tareas como por ejemplo: manual del vendedor o compendio de la
secretaria.

La preparación de este tipo de manuales por parte de la

misma empresa es recomendable cuando el número de empleados
que los utiliza es lo suficientemente grande como para justificarlo.

El objetivo básico perseguido con su preparación, es el de

entrenamiento y capacitación de empleados, como así servir
también de elemento de consulta para la realización de las tareas
asignadas.

5. MANUAL DEL EMPLEADO

Su objetivo es lograr una rápida asimilación de personal

nuevo (inducción) así como también para posterior entrenamiento,
este manual es especialmente útil para niveles intermedios u
operativos.

Se enuncian a continuación algunas informaciones que un

manual de estas características debe contener:

• Actividades desarrolladas por la empresa.

• Breve reseña histórica.
• Objetivos generales que se persiguen.
 • Derechos y obligaciones de los empleados en general.
• Normas de comportamiento básicas y de cumplimiento
obligatorio para todo el personal.
• Servicios que la empresa presta a sus empleados.

6. MANUAL DE CONTENIDO MÚLTIPLE

Ya se ha visto que un manual puede contener material de tipo

diverso, lo que hace que los tipos mencionados no resulten siempre
bien definidos. La inmensa mayoría de los manuales de oficina
parecen estar diseñados intencionalmente para varios fines, por
ejemplo, en la preparación de cualquier manual de procedimientos
existen dos requisitos indispensables para asegurar su éxito:

a) manifestación clara de las normas generales de la

empresa.
b) Comprensión total de la organización básica de la
misma.

Es decir, de poco servirían las manifestaciones detalladas de

procedimientos si al mismo tiempo la organización y las normas
básicas no son, claramente firmes y comprensibles.

7. MANUALES DE FINANZAS

Las responsabilidades del contralor y tesorero exigen de ellos

que den instrucciones numerosas y específicas a todos aquellos que
deben proteger en alguna forma los bienes de la empresa, para
asegurar la comprensión de sus deberes en todos los niveles de la
administración.

8. MANUALES DEL SISTEMA

El manual del sistema debe ser desarrollado a medida que se

desarrolla el sistema, y está constituido por un grupo de manuales
o partes y estructurado de la siguiente manera: Objetivos del
sistema, arquitectura de datos, arquitectura física del sistema,
índice de componentes, etc.

9. MANUAL DE CALIDAD

Define un manual de calidad como un documento que enuncia

la política de la calidad y que describe el sistema de calidad de una
organización. Este manual puede estar relacionado con las
actividades totales de una organización o con una parte
seleccionada de estas.

Es importante que los requisitos y el contenido del sistema de

la calidad y del manual de la calidad se estructuren de acuerdo con
la norma que se intenta satisfacer. Esta norma suministra los
lineamientos para desarrollar dichos manuales de calidad

ISO 9002

ISO son las siglas en inglés de la Organización Internacional

de Estandarización, la cual se dedica a la creación de estándares
internacionales voluntarios, en diversos ámbitos como son: la
industria, la ciencia, la tecnología y la economía.
 Las normas ISO 9000 son una serie de normas para el
Aseguramiento de la Calidad, que son aceptadas alrededor del
mundo. Su importancia radica en que, cuando se adquiere un
producto o servicio de una empresa que está registrada en ISO
9000, se tiene la seguridad (alta probabilidad) de que la calidad que
se está recibiendo será como se esperaba. Permite contar con la
documentación de todas las actividades de la empresa, relativas a
la calidad, por escrito.

El ISO 9002 es una de las diferentes formas de estas reglas, la

cual esta descrita como el modelo para el aseguramiento de la
calidad en producción, instalación y servicio.

El ISO 9002 tiene una estrecha relación con los manuales, ya

que en el momento de establecer una norma o política en la
organización, debemos tener presente que esta se debe ajustar a
los servicios o fines que esta preste, debemos poseer una
documentación en base a los criterios de las normas del ISO 9002.
Para que al momento de establecerlas estas aseguren un beneficio
a la organización.
 CONCLUSIÓN

Los formularios son instrumentos de trabajo cuyo objetivo es

trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los
procedimientos administrativos

En la construcción del un formulario no hay ninguna ciencia

oculta, simplemente como todo, se trata de sentido común, los
formularios deben ser fácilmente completados por los usuarios

Los manuales administrativos son documentos que sirven

como medios de comunicación y coordinación que permiten
registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información
de una organización. Sus objetivos son: instruir al personal,
precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa,
servir como medio de integración y orientación al personal de
nuevo ingresos, aumenta la eficiencia de los empleados, ayuda a la
coordinación de actividades y evitar duplicidades, permite conocer
el funcionamiento interno

Unas de sus ventajas es lograr y mantener un sólido plan de

organización, facilitar el estudio de los problemas de organización y
determinar la responsabilidad de cada puesto, entre otros. Son
instrumentos útiles en la capacitación del personal. Por otro lado,
sus desventajas, su deficiente elaboración provoca serios
inconvenientes en el desarrollo de las operaciones, el costo de
producción y actualización puede ser alto, si no se actualiza
periódicamente, pierde efectividad. Existe el temor de que pueda
conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
 BIBLIOGRAFÍA

es.wikipedia.org/wiki/Instancia_(formulario)
html.rincondelvago.com/manuales-administrativos.html
www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadministrativos/
www.gestiopolis.com/canales8/ger/importancia-de-los-manuales-administrativos.htm
www.webtaller.com/maletin/articulos/formularios-usables-accesibles.php