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trabajo formularios y manuales

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Republica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria Fundación Misión Sucre Aldea: I.U.T.P.

C Cátedra: Organización y Sistemas Programa Nacional de Formación de Administradores Puerto Cabello-Estado Carabobo

Profesor:

Bachilleres: 5to Trimestre Admón. Noviembre 2.010

INDICE pág 3 4 4 4 Diseño del Formulario…………………………………... Consideraciones para la elaboración de formulario… Sistema de control de formularios…………………….. MANUALES ADMINISTRATIVOS…………………………… Ventajas y Desventajas …………………………………. Clasificación…………………………………………… … Tipos……………………………………………………… CONCLUSIÓN………………………………………………………… BIBLIOGRAFÍA ………………………………………………………… 28 29 9 9 12 15 6 7

INTRODUCCIÓN………………………………………………………. FORMULARIOS………………………………………………… Objetivos………………………………………………… .

INTRODUCCIÓN Cuando se diseñan formularios es esencial seguir un proceso que a través de sus diferentes pasos nos guíe en la construcción de sistemas usables y accesibles. Antes que nada, es necesario incluir una fase de análisis que nos ayude a determinar lo que necesitamos y cuales son los medios que se utilizarán para lograr nuestros objetivos. Conociendo básicamente cual es el objetivo del formulario, a quién está dirigido y cómo quieren que se les devuelva la información, tendremos un panorama acerca del diseño funcional del formulario, los campos necesarios, la programación a utilizar, la forma de almacenamiento y de entrega de la información a los encargados de recopilarla y analizarla. Este documento en primer lugar establece el concepto de formularios, de control. En segundo lugar establece el concepto y características de los manuales administrativos en el contexto actual, luego detalla los tipos más frecuentes de manuales y su contenido básico y establece las características de los procesos de desarrollo de los sistemas de manuales. designando sus objetivos, fase del diseño y consideraciones para la elaboración de los formularios y su sistema

FORMULARIOS En la actualidad. También es útil para entregar adjunta documentación o información a la Administración. puede acompañarse de un instructivo. Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y. En la Administración Pública los formularios son modelos básicos de comunicación que. según el tipo de información y el grado de dificultad para su llenado. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. un interesado utilizar para reclamar. solicitar. informa o se analiza en una agencia. para ser complementada con información "variable" según cada aplicación y para satisfacer un objetivo específico. denunciar o como sustituto de algún impreso. . la mayoría de las labores realizadas por el hombre. con ligeras variantes. OBJETIVOS • • • Eliminar esfuerzo Facilitar el trabajo Reducir costos duplicidad de • Proveer uniformidad de los datos que se registran. éstos son documento impreso que contiene información estructurada "fija" sobre un determinado aspecto. se emplean los formularios.

se debe hacer o preparar las instrucciones de impresión.DISEÑO DEL FORMULARIO El proceso de elaboración del diseño del formulario. dirección de datos. Fase del Post-diseño Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo. se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseño y proceder a realizar la fase del diseño. En un formulario usado por personas ajenas externa no debe aparecer el nombre de la empresa. color de la tinta. Es necesario hacer consideraciones en cuanto al llenado. El instructivo esta divido en: ∗ Titulo del formulario ∗ Características de impresión: ∗ ∗ Número de copias Papel (color. procedimiento en el que se utilizara. de ser el caso. peso y color del papel. el cual agiliza la implementación de forma eficaz. numero de copias. usuarios y resultados esperados. diseño y post-diseño. fecha de entrega e impresión continua. numeración. se deben cumplir la fase del pre-diseño. papel carbón total o parcial. al igual que el nombre del departamento de origen. para el archivo. Debe estar elaborado en un lenguaje claro y preciso. tipos de impresión por una o ambas caras. Fases para el diseño Fase prediseño Se debe realizar una lista de comprobación y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los requerimientos de esta fase. Partes de un instructivo Todo formulario debe ir acompañado de su respectivo instructivo. Una vez realizado el diseño. marca y base del original y Objetivos (razón de la . tipo de información que contendrá. numero de ejemplares. Fase del diseño Preparación de una forma según su objeto. perforaciones. origen. método de llenado. márgenes.

Consiste en la formación de líneas con letras de tipos y tamaños distintos hasta completar textos para su impresión.situación) ∗ Generalidades ∗ Modo de llenado (maquina o a mano) ∗ Medio de obtención ∗ Tiempo estimado ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ copias) Tinta. Offset Mediante este proceso se prepara un negativo fotográfico de los originales que después se pasa a una placa metálica. a partir del original se hace un negativo. Es análoga al fotograbado. impresora o a mano. Cada lámina soporta hasta 300 mil impresiones. Se emplean esténciles o plantillas hechas a maquina. Se utiliza la fotografía. permite reproducir de 100 a 500 ejemplares. la cual imprime por medio de una prensa. sujetas con tornillo u otro Instrucciones de cómo llenar los espacios en blanco. que es revelado por la acción de la luz y tintas especiales y después queda grabado en una placa metálica plana. Márgenes (lado y ancho para archivar) Indicar si lleva perforaciones. color de tinta. pero para el grabado se Mimeógrafo Linotipo Fotograbad o Rotograbad . CONSIDERACIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL FORMULARIO A continuación se presentan diversas alternativas para la elaboración de formularios. Encuadernación (hojas sueltas o cosidas) Juego (desglosables o sueltos) Encolados Indicar lado Lomo abierto o cubierto Tapas de papel o cartulina.

SISTEMAS DE CONTROL DE FORMULARIOS Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina. Nivel de organización. • Revisar muestras de los formularios antes de su impresión final a fin de lograr del impresor lo que se quiere. • Eliminar consolidar • • • formularios innecesarios y evitar su creación. ya sea por medio de impresión en papel o en discos ópticos. . Es un trabajo de mecanografiado preparada con maquina de escribir eléctrica o mecánica. resulta adecuada cuando la impresión supera el millón de ejemplares. Trabajar en coordinación con el departamento de compras para evitar la adquisición de formularios no autorizados. puede usarse como modelo de cualquier alternativa de presentación.o A maquina emplean rodillos de cobre. Mantener cantidades adecuadas de formularios en existencia. Consideraciones generales de los sistemas de control. formularios que se complementen. disketes o cintas. rediseñar formularios para aumentar la eficiencia y disminuir lo errores. Computador Implica el desarrollo de programas específicos o el a uso de software especializado. Establecer un procedimiento adecuado para suministrar formularios a los usuarios. donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado. mediante la normalización del flujo de papeles.

Control de formularios. los sistemas y procedimientos. reportar y requerir. necesaria para la revisión. facturar. Para las necesidades de nuestras empresas. . es suficiente con los propósitos de acordar autorizar. coordinación y mejora de la instalación de los formularios. Los formularios destinados a propósitos similares pueden ser analizados para determinar cuál puede ser eliminado y cuál puede ser más ampliamente usado. Se debe tomar en cuenta la opinión del analista y de los usuarios.El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organización como para dar una visión amplia. Los componentes básicos de este programa deben ser la función que efectúa la forma. El índice funcional es para uso exclusivo de quienes son responsables del control de formularios. notificar. ya que el analista es quien decide cómo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cuáles son los datos necesarios. contiene los formularios agrupados de acuerdo con el propósito a que sirven. Debe existir relación entre el control y. El Índice Funcional Es la principal herramienta en la unidad de control. instruir. registrar. el tema principal de la forma y el tema secundario. En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como política de la empresa y la comprensión de los factores que componen el problema.

. políticas. desde su reseña histórica.). hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento. Así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas. haciendo referencia a su estructura organizacional. preparar carpetas para archivar las muestras. legislación. así como las subdivisiones de esos temas. evitando la duplicidad de funciones. preparar una lista tabulada con la información del número y nombre del formulario. codificar por función. y el número de índice funcional que le corresponde. estructura. procedimientos. MANUALES ADMINISTRATIVOS “Los Manuales son documentos que sirven como medios forma ordenada y de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en sistemática. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma. sistemas.Pasos para elaborar el índice funcional Tomar muestra de todos los formularios. y codificar por temas. objetivos. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad. etc.” Franklin F (2004) La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organización. agrupar por función. posteriormente agrupar los formularios por los que se hayan escogido. información de una organización (antecedentes. a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa.

2. 5. Facilita el estudio de los problemas de organización. Logra y mantiene un sólido plan de organización. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles. 4. Sirve como una guía eficaz para la preparación. . Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones. tienen ciertas limitaciones.VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. 7. 3. Sistematiza la iniciación. entre otras. lo cual de ninguna manera le restan importancia. Ventajas: Un manual tiene. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. 6. 8. las siguientes ventajas: 1. clasificación y compensación del personal clave. aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización. Sin embargo.

Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos. Algunas consideran que es demasiado caro. Evitan discusiones y mal entendidos. limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día. Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar. . Posibilitan una delegación efectiva. 10. 14. ya que al existir instrucciones escritas. el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.9. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien. Desventajas: Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los siguientes: 1. 17. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo. 2. 15. 12. las funciones. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos. las políticas. las normas. los procedimientos. 13. de las operaciones. 18. etc. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos. 11. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. 16. Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.

Incluye solo aspectos formales de la organización. Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados. cuya vigencia e importancia es notorio para la misma. para lograr la realización de las tareas que se le han encomendado. destacan el relativo a los manuales administrativos. pierde efectividad. proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en las unidades administrativas. . 6. CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración. El costo de producción y actualización puede ser alto.3. para saber con qué tipo de manuales se debe contar. Si no se actualiza periódicamente. y por la otra. 5. pues son una fuente de información en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado. 8. dejando de lado los informales. ya que facilitan el aprendizaje de la organización. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez. por una parte. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución. 7. Depende de la información de las necesidades de cada institución o empresa privada. 4.

un departamento. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales. se logran varios objetivos.Se hace la aclaración de que pueden abarcar dichos manuales a toda la empresa: una dirección. pero que pueden resumirse de la siguiente manera: Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de manuales diferentes. un puesto. En ciertos casos. El conocer a la organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización. una mesa. logros. una oficina. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. sección. administración y posición actual. de personal o simplicidad de la estructura organizacional. autoridad y responsabilidad de los distintos puestos. Manual de Historia Manual de organización Manual de políticas Manual de procedimiento s Manual de contenido múltiple Proporciona información histórica sobre la organización: sus comienzos. Expone en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos. El tipo de manual se determina dando respuesta al propósito que se han de lograr. Cuando el volumen de actividades. Existen diversas clasificaciones de los manuales. funciones. a los que se designa los nombres diversos. solo sirve a un objetivo: y en otros. crecimiento. y las relaciones Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. etcétera. Por su Contenido .

contiene numerosas instrucciones específicas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero. control de la elaboración de información financiera. control y cobro de las operaciones. que en las operaciones de fabricación. Asenta por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración. operaciones internas del personal. prestaciones. etc. los métodos a utilizar que afectan sus actividades. y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos".). ingeniería industrial. Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a Por su función específica . Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del departamento. Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en esa función. capacitación. políticas de personal. Señala los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección. uso de servicios. procedimientos. manejo de registros. lineamientos para el manejo de conflictos personales. descripción del sistema contable. entre otros. Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. administración de personal. definir la función de comprar. El proceso de comprar debe estar por escrito.Manual de producción Manual de compras: Manual de ventas Manual de Finanzas Manual de contabilidad Manual de crédito y cobranzas Manual de personal Manual técnico Abarca la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución. Entre los aspectos más importantes que puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y cobranzas. controles. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. control de producción). Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas. La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación. los manuales se aceptan y usan ampliamente. protección de bienes y suministro de información financiera. inspección. entre otros. Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. es tan reconocida. consiste en definir el alcance de compras. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoria administrativa".

por ejemplo: ingresos a caja. instrucciones de aplicación especifica a determinados tipos de actividad. tales como: contratación. Estos manuales explican. Este es también resultado de la planeación. promociones. a fin de uniformar la forma de operar. un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales. Este se enfoca a definir "políticas". Y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y selección personal en una organización. Consiste en agrupar lineamientos. contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un organismo social. Se refiere a una parte de una área específica (personal). señalando las guías u orientación respecto a cuestiones de personal. son comúnmente mas detallados que un manual de procedimientos. los procesos y las rutinas de un puesto en particular. estas políticas generales establecen líneas de guía. a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo. las labores. Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un área específica. Este es producto de la planeación organizacional y abarca todo el organismo. Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la dirección superior. prestaciones. pago a proveedores.General Manual de adiestramiento o instructivo Manuales generales de organización Manual general de procedimiento s Manual general de políticas Manual específico de reclutamiento y selección Manual especifico de auditoria interna Manual específico de políticas de personal Manual específico de procedimiento s de tesorería los nuevos miembros del personal de asesoría. aquí se refiere a la auditoria interna en forma particular. para toda la empresa. permisos. etc. Manuales de Normas y Procedimientos los tipos de manuales más utilizados se . Manuales de Organización 2. Especifico TIPOS DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Entre encuentran: 1. indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional. etc. pero de un área especifica de la organización. Manuales de Políticas 3.

estructura orgánica. Título y extensión (general o específico. así como canales de comunicación y coordinación de una organización. Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes. Manual de calidad 1. Manuales para Especialistas 5. autoridad. Manuales del sistema 9.. legislación. . 7. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Es la versión detallada por escrito de la organización formal a través de la descripción de los objetivos. niveles jerárquicos. Si es específico debe indicarse el nombre de la unidad a que se refiere). También incluyen una descripción de puestos cuando el manual se refiere a una unidad administrativa en particular. funciones. Manual de contenido múltiple. Nombre oficial de la organización. funciones organigramas. Debe contener: 1. grados de autoridad y responsabilidad. Manuales de finanzas 8. responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen su estructura. Manual del empleado 6.Identificación Logotipo de la organización. atribuciones.4.

preferentemente del más alto nivel jerárquico. Unidades responsables de su elaboración. evolución y cambios significativos registrados.Índice o Contenido: Relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento. revisión y Clave de la forma: en primer término las siglas de la de la unidad autorización.. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.. Puede contener un mensaje de alguna autoridad de la organización. 4.- Lugar y fecha de elaboración. 2. de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades. en segundo lugar. Es recomendable que las disposiciones legales sigan éste orden jerárquico: constitución. las siglas administrativa donde se utiliza la forma y por último el número de la forma.. su estructura.Prólogo y/o Introducción: Sección en donde se explica qué es el manual. propósitos. Número de revisión (en su caso). contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización.Antecedentes Históricos: Descripción de la génesis de la organización o del área descrita en el manual. reglamentos. en la que se indica su origen. 5. leyes. ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente. convenios. tratados. 3.Legislación o Base Legal: Este apartado. organización.. .

en cada caso debe respetarse la secuencia cronológica de su expedición (fecha de publicación en el Diario Oficial). 6. Además. líneas de autoridad. capítulo. es conveniente codificarla en forma tal que sea posible visualizar claramente los niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia. de acuerdo con las disposiciones jurídicas que fundamentan sus actividades. Asimismo. tanto en lo referente al título de las unidades administrativas. canales formales d comunicación.. Ésta descripción de la estructura orgánica.Estructura Orgánica: Descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización. artículo o inciso (la cita debe hacerse entre comillas).Funciones: Especificación de las tareas inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades administrativas que forman parte de la estructura orgánica. como a su nivel jerárquico. Para este efecto. debe señalarse el título completo del ordenamiento. en función de sus relaciones de jerarquía. 8.Organigrama: Es la representación gráfica de la estructura orgánica que muestra la composición de las unidades administrativas que la integran y sus respectivas relaciones.. necesario para cumplir con las atribuciones de la organización. 9..Atribuciones: Transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la organización. debe corresponder con la representación gráfica en el organigrama.decretos. niveles jerárquicos. 7. supervisión y asesoría. . acuerdos y circulares.

. donde se ubicación.) autoridad. . ESTRUCTURA MANUAL ORGANIZACIÓN DEL DE Contenido: Introducción. experiencia. así como las que debe establecer externamente.Relaciones de comunicación con otras unidades de puestos dentro de la organización. indican ámbito los de operación. . .Que sigan el orden establecido en la estructura. . iniciativa y personalidad. Tabla de contenido.Funciones Generales y Específicas. Instructivo de Uso. así como las relaciones de línea y asesoría.Que la redacción se inicie con el verbo en tiempo infinitivo. .Identificación .Que los títulos de las unidades correspondan a los utilizados en la estructura orgánica. etc.Especificaciones del puesto en cuanto a conocimiento. . puestos subordinados y las facultades de decisión.Descripción de Puestos: Reseña del contenido básico de los puestos que componen cada unidad administrativa.Es conveniente que en la presentación de las funciones se tomen en cuenta los siguientes aspectos: .Relaciones de del Puesto (nombre.. el cual incluye la siguiente información: . 10.Responsabilidades o deberes.

CAPÍTULO I: Identificación de la Empresa (Razón Social. los lineamientos claros a ser seguidos en la . 2. Reseña Histórica. RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura. Valores. Tecnología). Funciones de las unidades organizativas. Dirección. Objetivos generales y específicos de la empresa. BIBLIOGRAFÍA. Actividad Económica. Descripciones de cargos. CAPÍTULO II: CAPÍTULO III: GLOSARIO. Organigrama general. al suministrar a los niveles intermedios toma de decisiones. MANUAL DE POLÍTICAS Es la descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos por los ejecutivos en la forma de decisiones para el logro de los objetivos. Visión. facilitando la descentralización. ANEXOS. Misión.

Funciones de las unidades organizativas. Misión. Actividad Económica. Política del área. Instructivo de Uso. SECCIÓN B: . Reseña Histórica. Política de calidad de la empresa. SECCIÓN B: SECCIÓN C: SECCIÓN D: CAPÍTULO II: SECCIÓN A: Objetivos del área. Descripciones de cargos. Objetivos generales y específicos de la empresa. Organigrama general. Objetivos del manual. Valores. Dirección. Visión.ESTRUCTURA DEL MANUAL DE POLÍTICAS Contenido: Introducción. CAPÍTULO I: SECCIÓN A: Identificación de la Empresa (Razón Social. Tecnología). Organigrama específico del área del manual. Tabla de contenido.

. RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura. Procedimientos. Se detallan a continuación los elementos constitutivos de un manual de estas características: a) Normas de procedimientos: es la relación por escrito de la secuencia de los procedimientos que constituyen la base de la organización. 3. como la enunciación de normas de funcionamiento básicas a los cuales deberá ajustarse los miembros de la misma.- Normas Generales. Playscript. Objetivos del procedimiento. MANUAL Es la NORMAS PROCEDIMIENTOS analítica de los procedimientos DE Y expresión administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa de la empresa. Normas del procedimiento. ANEXOS. Flujogramas. con la indicación de los distintos sectores a través de los cuales los mismos se desenvuelven. BIBLIOGRAFÍA. CAPÍTULO III: GLOSARIO DE TÉRMINOS. Normas técnicas.

tienen por objeto: • Compilar en forma adecuada. ESTRUCTURA DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Contenido: Introducción. precisando su participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de las actividades institucionales agregadas en procedimientos. indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo. los puestos o unidades administrativas que intervienen.b) Formularios: son todos aquellos documentos y comprobantes administrativos. • Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración. . que se conocen también como diagramas de procedimientos. secuencial y detallada las operaciones a cargo de la organización. Los manuales de normas y procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos. que circulan dentro de los circuitos c) Flujogramas: son los procedimientos descritos de manera grafica. • Aumentar la eficiencia de los empleados. Instructivo de Uso. • Ayudar a la coordinación del trabajo y evitar la duplicidad de funciones.

Objetivos generales y específicos de la empresa. Tecnología). Visión. Funciones de las unidades organizativas. Procedimiento (Playscript). . Organigrama específico del área del manual. Dirección. Actividad Económica. Norma técnica del procedimiento. Descripciones de cargos. Misión. SECCIÓN B: SECCIÓN C: SECCIÓN D: CAPÍTULO II: CAPÍTULO III: GLOSARIO. CAPÍTULO I: SECCIÓN A: Identificación de la Empresa (Razón Social. Reseña Histórica. Objetivos del manual. Política de calidad de la empresa. Normas técnicas del manual. Normas generales del manual. Flujograma. Organigrama general. ANEXOS.- Tabla de contenido. Objetivo del procedimiento. Valores.

RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura. Breve reseña histórica. Se enuncian a continuación algunas informaciones que un manual de estas características debe contener: • • • Actividades desarrolladas por la empresa. es el de entrenamiento y capacitación de empleados. 5. pautas e instrucciones de aplicación en forma específica a determinado tipo de actividades o tareas como por ejemplo: manual del vendedor o compendio de la secretaria. MANUAL DEL EMPLEADO Su objetivo es lograr una rápida asimilación de personal nuevo (inducción) así como también para posterior entrenamiento. Objetivos generales que se persiguen. . MANUAL ESPECIALISTAS PARA Es aquel que agrupa normas. 4. BIBLIOGRAFÍA. El objetivo básico perseguido con su preparación. La preparación de este tipo de manuales por parte de la misma empresa es recomendable cuando el número de empleados que los utiliza es lo suficientemente grande como para justificarlo. este manual es especialmente útil para niveles intermedios u operativos. como así servir también de elemento de consulta para la realización de las tareas asignadas.

CONTENIDO MÚLTIPLE 6. 7. Normas de comportamiento básicas y de cumplimiento obligatorio para todo el personal.• • • Derechos y obligaciones de los empleados en general. b) Comprensión total de la organización básica de la misma. de poco servirían las manifestaciones detalladas de procedimientos si al mismo tiempo la organización y las normas básicas no son. Es decir. MANUALES DE FINANZAS Las responsabilidades del contralor y tesorero exigen de ellos que den instrucciones numerosas y específicas a todos aquellos que deben proteger en alguna forma los bienes de la empresa. para . en la preparación de cualquier manual de procedimientos existen dos requisitos indispensables para asegurar su éxito: a) manifestación clara de las normas generales de la empresa. claramente firmes y comprensibles. por ejemplo. Servicios que la empresa presta a sus empleados. La inmensa mayoría de los manuales de oficina parecen estar diseñados intencionalmente para varios fines. MANUAL DE Ya se ha visto que un manual puede contener material de tipo diverso. lo que hace que los tipos mencionados no resulten siempre bien definidos.

MANUALES DEL SISTEMA El manual del sistema debe ser desarrollado a medida que se desarrolla el sistema. . y está constituido por un grupo de manuales o partes y estructurado de la siguiente manera: Objetivos del sistema. la cual se dedica a la creación de estándares internacionales voluntarios. actividades Este totales manual de una puede estar relacionado o con con las organización una parte seleccionada de estas. la tecnología y la economía.asegurar la comprensión de sus deberes en todos los niveles de la administración. Es importante que los requisitos y el contenido del sistema de la calidad y del manual de la calidad se estructuren de acuerdo con la norma que se intenta satisfacer. arquitectura física del sistema. 9. índice de componentes. la ciencia. etc. MANUAL DE CALIDAD Define un manual de calidad como un documento que enuncia la política de la calidad y que describe el sistema de calidad de una organización. en diversos ámbitos como son: la industria. 8. arquitectura de datos. Esta norma suministra los lineamientos para desarrollar dichos manuales de calidad ISO 9002 ISO son las siglas en inglés de la Organización Internacional de Estandarización.

. El ISO 9002 es una de las diferentes formas de estas reglas. Su importancia radica en que. se tiene la seguridad (alta probabilidad) de que la calidad que se está recibiendo será como se esperaba. debemos tener presente que esta se debe ajustar a los servicios o fines que esta preste. por escrito. debemos poseer una documentación en base a los criterios de las normas del ISO 9002. El ISO 9002 tiene una estrecha relación con los manuales. relativas a la calidad. Permite contar con la documentación de todas las actividades de la empresa. que son aceptadas alrededor del mundo.Las normas ISO 9000 son una serie de normas para el Aseguramiento de la Calidad. Para que al momento de establecerlas estas aseguren un beneficio a la organización. la cual esta descrita como el modelo para el aseguramiento de la calidad en producción. instalación y servicio. cuando se adquiere un producto o servicio de una empresa que está registrada en ISO 9000. ya que en el momento de establecer una norma o política en la organización.

facilitar el estudio de los problemas de organización y determinar la responsabilidad de cada puesto. . permite conocer el funcionamiento interno Unas de sus ventajas es lograr y mantener un sólido plan de organización.CONCLUSIÓN Los formularios son instrumentos de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos En la construcción del un formulario no hay ninguna ciencia oculta. si no se actualiza periódicamente. los formularios deben ser fácilmente completados por los usuarios Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática. servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingresos. se trata de sentido común. entre otros. información de una organización. aumenta la eficiencia de los empleados. sus desventajas. Por otro lado. Sus objetivos son: instruir al personal. pierde efectividad. su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez. simplemente como todo. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal. el costo de producción y actualización puede ser alto. precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa.

com/canales8/ger/importancia-de-los-manuales-administrativos.htm www.gestiopolis.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadministrativos/ www.php .com/maletin/articulos/formularios-usables-accesibles.html www.BIBLIOGRAFÍA es.wikipedia.org/wiki/Instancia_(formulario) html.com/manuales-administrativos.webtaller.elprisma.rincondelvago.

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