Republica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria Fundación Misión Sucre Aldea: I.U.T.P.

C Cátedra: Organización y Sistemas Programa Nacional de Formación de Administradores Puerto Cabello-Estado Carabobo

Profesor:

Bachilleres: 5to Trimestre Admón. Noviembre 2.010

INDICE pág 3 4 4 4 Diseño del Formulario…………………………………... Consideraciones para la elaboración de formulario… Sistema de control de formularios…………………….. MANUALES ADMINISTRATIVOS…………………………… Ventajas y Desventajas …………………………………. Clasificación…………………………………………… … Tipos……………………………………………………… CONCLUSIÓN………………………………………………………… BIBLIOGRAFÍA ………………………………………………………… 28 29 9 9 12 15 6 7

INTRODUCCIÓN………………………………………………………. FORMULARIOS………………………………………………… Objetivos………………………………………………… .

INTRODUCCIÓN Cuando se diseñan formularios es esencial seguir un proceso que a través de sus diferentes pasos nos guíe en la construcción de sistemas usables y accesibles. Antes que nada, es necesario incluir una fase de análisis que nos ayude a determinar lo que necesitamos y cuales son los medios que se utilizarán para lograr nuestros objetivos. Conociendo básicamente cual es el objetivo del formulario, a quién está dirigido y cómo quieren que se les devuelva la información, tendremos un panorama acerca del diseño funcional del formulario, los campos necesarios, la programación a utilizar, la forma de almacenamiento y de entrega de la información a los encargados de recopilarla y analizarla. Este documento en primer lugar establece el concepto de formularios, de control. En segundo lugar establece el concepto y características de los manuales administrativos en el contexto actual, luego detalla los tipos más frecuentes de manuales y su contenido básico y establece las características de los procesos de desarrollo de los sistemas de manuales. designando sus objetivos, fase del diseño y consideraciones para la elaboración de los formularios y su sistema

FORMULARIOS En la actualidad. denunciar o como sustituto de algún impreso. En la Administración Pública los formularios son modelos básicos de comunicación que. solicitar. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y. puede acompañarse de un instructivo. éstos son documento impreso que contiene información estructurada "fija" sobre un determinado aspecto. un interesado utilizar para reclamar. informa o se analiza en una agencia. con ligeras variantes. se emplean los formularios. la mayoría de las labores realizadas por el hombre. También es útil para entregar adjunta documentación o información a la Administración. para ser complementada con información "variable" según cada aplicación y para satisfacer un objetivo específico. . según el tipo de información y el grado de dificultad para su llenado. OBJETIVOS • • • Eliminar esfuerzo Facilitar el trabajo Reducir costos duplicidad de • Proveer uniformidad de los datos que se registran.

para el archivo. Partes de un instructivo Todo formulario debe ir acompañado de su respectivo instructivo. papel carbón total o parcial. perforaciones. método de llenado. peso y color del papel. tipo de información que contendrá. En un formulario usado por personas ajenas externa no debe aparecer el nombre de la empresa. origen. se deben cumplir la fase del pre-diseño. Es necesario hacer consideraciones en cuanto al llenado. Para cumplir con los requerimientos de esta fase. se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseño y proceder a realizar la fase del diseño. numero de ejemplares. fecha de entrega e impresión continua. dirección de datos. se debe hacer o preparar las instrucciones de impresión. márgenes. numero de copias. procedimiento en el que se utilizara. Fase del Post-diseño Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo. marca y base del original y Objetivos (razón de la . Una vez realizado el diseño. numeración. Fase del diseño Preparación de una forma según su objeto. Debe estar elaborado en un lenguaje claro y preciso. al igual que el nombre del departamento de origen. usuarios y resultados esperados. Fases para el diseño Fase prediseño Se debe realizar una lista de comprobación y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. de ser el caso. El instructivo esta divido en: ∗ Titulo del formulario ∗ Características de impresión: ∗ ∗ Número de copias Papel (color. diseño y post-diseño. tipos de impresión por una o ambas caras.DISEÑO DEL FORMULARIO El proceso de elaboración del diseño del formulario. el cual agiliza la implementación de forma eficaz. color de la tinta.

a partir del original se hace un negativo. Encuadernación (hojas sueltas o cosidas) Juego (desglosables o sueltos) Encolados Indicar lado Lomo abierto o cubierto Tapas de papel o cartulina. Consiste en la formación de líneas con letras de tipos y tamaños distintos hasta completar textos para su impresión. Cada lámina soporta hasta 300 mil impresiones. Se emplean esténciles o plantillas hechas a maquina. la cual imprime por medio de una prensa. Offset Mediante este proceso se prepara un negativo fotográfico de los originales que después se pasa a una placa metálica. CONSIDERACIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL FORMULARIO A continuación se presentan diversas alternativas para la elaboración de formularios. Se utiliza la fotografía. impresora o a mano.situación) ∗ Generalidades ∗ Modo de llenado (maquina o a mano) ∗ Medio de obtención ∗ Tiempo estimado ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ copias) Tinta. permite reproducir de 100 a 500 ejemplares. Es análoga al fotograbado. color de tinta. Márgenes (lado y ancho para archivar) Indicar si lleva perforaciones. pero para el grabado se Mimeógrafo Linotipo Fotograbad o Rotograbad . que es revelado por la acción de la luz y tintas especiales y después queda grabado en una placa metálica plana. sujetas con tornillo u otro Instrucciones de cómo llenar los espacios en blanco.

rediseñar formularios para aumentar la eficiencia y disminuir lo errores. • Revisar muestras de los formularios antes de su impresión final a fin de lograr del impresor lo que se quiere. resulta adecuada cuando la impresión supera el millón de ejemplares. Establecer un procedimiento adecuado para suministrar formularios a los usuarios. Nivel de organización.o A maquina emplean rodillos de cobre. . mediante la normalización del flujo de papeles. Computador Implica el desarrollo de programas específicos o el a uso de software especializado. Trabajar en coordinación con el departamento de compras para evitar la adquisición de formularios no autorizados. • Eliminar consolidar • • • formularios innecesarios y evitar su creación. puede usarse como modelo de cualquier alternativa de presentación. disketes o cintas. Mantener cantidades adecuadas de formularios en existencia. SISTEMAS DE CONTROL DE FORMULARIOS Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina. Es un trabajo de mecanografiado preparada con maquina de escribir eléctrica o mecánica. formularios que se complementen. Consideraciones generales de los sistemas de control. ya sea por medio de impresión en papel o en discos ópticos. donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado.

Para las necesidades de nuestras empresas. Debe existir relación entre el control y. El índice funcional es para uso exclusivo de quienes son responsables del control de formularios. El Índice Funcional Es la principal herramienta en la unidad de control. instruir. facturar. contiene los formularios agrupados de acuerdo con el propósito a que sirven. notificar. necesaria para la revisión. es suficiente con los propósitos de acordar autorizar. registrar. En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como política de la empresa y la comprensión de los factores que componen el problema. el tema principal de la forma y el tema secundario. Se debe tomar en cuenta la opinión del analista y de los usuarios. coordinación y mejora de la instalación de los formularios. ya que el analista es quien decide cómo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cuáles son los datos necesarios. . Los componentes básicos de este programa deben ser la función que efectúa la forma. Los formularios destinados a propósitos similares pueden ser analizados para determinar cuál puede ser eliminado y cuál puede ser más ampliamente usado. los sistemas y procedimientos.El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organización como para dar una visión amplia. Control de formularios. reportar y requerir.

desde su reseña histórica. Así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas. así como las subdivisiones de esos temas. evitando la duplicidad de funciones. legislación. procedimientos. políticas.” Franklin F (2004) La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organización. haciendo referencia a su estructura organizacional. MANUALES ADMINISTRATIVOS “Los Manuales son documentos que sirven como medios forma ordenada y de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en sistemática. etc. posteriormente agrupar los formularios por los que se hayan escogido. objetivos. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma. codificar por función. y codificar por temas. sistemas. y el número de índice funcional que le corresponde. información de una organización (antecedentes.). preparar carpetas para archivar las muestras. a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. . estructura. preparar una lista tabulada con la información del número y nombre del formulario. hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.Pasos para elaborar el índice funcional Tomar muestra de todos los formularios. agrupar por función.

Facilita el estudio de los problemas de organización. 8. aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización. . 6. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones. 7. tienen ciertas limitaciones. Sirve como una guía eficaz para la preparación. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización. Sin embargo. lo cual de ninguna manera le restan importancia. 3. Ventajas: Un manual tiene. 2. 4. 5.VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. las siguientes ventajas: 1. entre otras. Logra y mantiene un sólido plan de organización. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. Sistematiza la iniciación. clasificación y compensación del personal clave. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.

13. 2. las normas. Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar. 14.9. Incrementan la coordinación en la realización del trabajo. Evitan discusiones y mal entendidos. las funciones. de las operaciones. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos. 11. Algunas consideran que es demasiado caro. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. las políticas. los procedimientos. Desventajas: Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los siguientes: 1. el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo. Posibilitan una delegación efectiva. 17. 12. limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día. etc. 18. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien. ya que al existir instrucciones escritas. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos. 16. 15. 10. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos. .

4. pues son una fuente de información en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado. Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados. Si no se actualiza periódicamente. dejando de lado los informales. Depende de la información de las necesidades de cada institución o empresa privada. para saber con qué tipo de manuales se debe contar. por una parte. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez. pierde efectividad. fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución. cuya vigencia e importancia es notorio para la misma. y por la otra. CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración. . 6. El costo de producción y actualización puede ser alto.3. destacan el relativo a los manuales administrativos. Incluye solo aspectos formales de la organización. para lograr la realización de las tareas que se le han encomendado. 5. proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en las unidades administrativas. ya que facilitan el aprendizaje de la organización. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. 7. 8.

Cuando el volumen de actividades. Expone en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos. y las relaciones Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. un departamento. autoridad y responsabilidad de los distintos puestos. etcétera. un puesto. pero que pueden resumirse de la siguiente manera: Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de manuales diferentes. a los que se designa los nombres diversos. crecimiento. una mesa. logros. solo sirve a un objetivo: y en otros. Por su Contenido . funciones. El conocer a la organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. se logran varios objetivos. de personal o simplicidad de la estructura organizacional.Se hace la aclaración de que pueden abarcar dichos manuales a toda la empresa: una dirección. Manual de Historia Manual de organización Manual de políticas Manual de procedimiento s Manual de contenido múltiple Proporciona información histórica sobre la organización: sus comienzos. Existen diversas clasificaciones de los manuales. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización. una oficina. no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales. El tipo de manual se determina dando respuesta al propósito que se han de lograr. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. sección. administración y posición actual. En ciertos casos.

Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a Por su función específica . Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas. La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación. y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos". contiene numerosas instrucciones específicas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero. entre otros. ingeniería industrial. consiste en definir el alcance de compras. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoria administrativa". políticas de personal. que en las operaciones de fabricación. capacitación. los manuales se aceptan y usan ampliamente. controles. inspección. administración de personal. control de producción). es tan reconocida. entre otros. El proceso de comprar debe estar por escrito. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del departamento. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en esa función. Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. los métodos a utilizar que afectan sus actividades. control de la elaboración de información financiera. Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. protección de bienes y suministro de información financiera. Entre los aspectos más importantes que puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y cobranzas. uso de servicios.Manual de producción Manual de compras: Manual de ventas Manual de Finanzas Manual de contabilidad Manual de crédito y cobranzas Manual de personal Manual técnico Abarca la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución. prestaciones. lineamientos para el manejo de conflictos personales. Asenta por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración. manejo de registros. operaciones internas del personal. Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada. definir la función de comprar. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección. descripción del sistema contable. Señala los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas. control y cobro de las operaciones.). etc. procedimientos.

contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un organismo social. a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo. Este se enfoca a definir "políticas". Manuales de Normas y Procedimientos los tipos de manuales más utilizados se . instrucciones de aplicación especifica a determinados tipos de actividad. Manuales de Políticas 3. Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la dirección superior. aquí se refiere a la auditoria interna en forma particular. las labores. Y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y selección personal en una organización. los procesos y las rutinas de un puesto en particular. a fin de uniformar la forma de operar. promociones. Consiste en agrupar lineamientos. etc.General Manual de adiestramiento o instructivo Manuales generales de organización Manual general de procedimiento s Manual general de políticas Manual específico de reclutamiento y selección Manual especifico de auditoria interna Manual específico de políticas de personal Manual específico de procedimiento s de tesorería los nuevos miembros del personal de asesoría. para toda la empresa. pago a proveedores. indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional. prestaciones. Este es también resultado de la planeación. son comúnmente mas detallados que un manual de procedimientos. Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un área específica. pero de un área especifica de la organización. Manuales de Organización 2. Se refiere a una parte de una área específica (personal). tales como: contratación. estas políticas generales establecen líneas de guía. Este es producto de la planeación organizacional y abarca todo el organismo. un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales. Estos manuales explican. permisos. etc. por ejemplo: ingresos a caja. señalando las guías u orientación respecto a cuestiones de personal. Especifico TIPOS DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Entre encuentran: 1.

funciones. así como canales de comunicación y coordinación de una organización. Debe contener: 1. Nombre oficial de la organización. niveles jerárquicos. atribuciones.4. estructura orgánica. Manual de calidad 1. Si es específico debe indicarse el nombre de la unidad a que se refiere). Manual del empleado 6. Manuales para Especialistas 5. . Manuales de finanzas 8. También incluyen una descripción de puestos cuando el manual se refiere a una unidad administrativa en particular. Manual de contenido múltiple. funciones organigramas. grados de autoridad y responsabilidad. Manuales del sistema 9.. 7. responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen su estructura.Identificación Logotipo de la organización. legislación. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Es la versión detallada por escrito de la organización formal a través de la descripción de los objetivos. Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes. Título y extensión (general o específico. autoridad.

5.. ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente.- Lugar y fecha de elaboración.Índice o Contenido: Relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.. 2. propósitos. Unidades responsables de su elaboración. su estructura. preferentemente del más alto nivel jerárquico. tratados. reglamentos. en segundo lugar. 4.. Número de revisión (en su caso). en la que se indica su origen. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.. organización.Prólogo y/o Introducción: Sección en donde se explica qué es el manual. 3. las siglas administrativa donde se utiliza la forma y por último el número de la forma. convenios. Es recomendable que las disposiciones legales sigan éste orden jerárquico: constitución. . de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades. leyes. Puede contener un mensaje de alguna autoridad de la organización. revisión y Clave de la forma: en primer término las siglas de la de la unidad autorización.Legislación o Base Legal: Este apartado. contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización.Antecedentes Históricos: Descripción de la génesis de la organización o del área descrita en el manual. evolución y cambios significativos registrados.

debe corresponder con la representación gráfica en el organigrama.Atribuciones: Transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la organización... supervisión y asesoría. necesario para cumplir con las atribuciones de la organización. capítulo. en función de sus relaciones de jerarquía. 8. en cada caso debe respetarse la secuencia cronológica de su expedición (fecha de publicación en el Diario Oficial). tanto en lo referente al título de las unidades administrativas..Funciones: Especificación de las tareas inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades administrativas que forman parte de la estructura orgánica. es conveniente codificarla en forma tal que sea posible visualizar claramente los niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia. . Para este efecto. acuerdos y circulares. Además. 6. 9. líneas de autoridad. artículo o inciso (la cita debe hacerse entre comillas). Ésta descripción de la estructura orgánica.decretos. debe señalarse el título completo del ordenamiento.Organigrama: Es la representación gráfica de la estructura orgánica que muestra la composición de las unidades administrativas que la integran y sus respectivas relaciones. niveles jerárquicos. 7. de acuerdo con las disposiciones jurídicas que fundamentan sus actividades.Estructura Orgánica: Descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización. Asimismo. canales formales d comunicación. como a su nivel jerárquico.

el cual incluye la siguiente información: .Responsabilidades o deberes.Especificaciones del puesto en cuanto a conocimiento.Que la redacción se inicie con el verbo en tiempo infinitivo. etc.. puestos subordinados y las facultades de decisión. . . así como las relaciones de línea y asesoría. . ESTRUCTURA MANUAL ORGANIZACIÓN DEL DE Contenido: Introducción.Relaciones de comunicación con otras unidades de puestos dentro de la organización.Es conveniente que en la presentación de las funciones se tomen en cuenta los siguientes aspectos: .Relaciones de del Puesto (nombre.) autoridad.Que los títulos de las unidades correspondan a los utilizados en la estructura orgánica. . así como las que debe establecer externamente. indican ámbito los de operación.Identificación . Tabla de contenido. 10. donde se ubicación. iniciativa y personalidad. Instructivo de Uso. experiencia. . . .Funciones Generales y Específicas.Que sigan el orden establecido en la estructura.Descripción de Puestos: Reseña del contenido básico de los puestos que componen cada unidad administrativa.

CAPÍTULO I: Identificación de la Empresa (Razón Social. Visión. CAPÍTULO II: CAPÍTULO III: GLOSARIO. 2. Tecnología). Dirección. los lineamientos claros a ser seguidos en la . ANEXOS. BIBLIOGRAFÍA. Organigrama general. Funciones de las unidades organizativas. RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura. MANUAL DE POLÍTICAS Es la descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos por los ejecutivos en la forma de decisiones para el logro de los objetivos. Actividad Económica. Misión. Valores. al suministrar a los niveles intermedios toma de decisiones. Reseña Histórica. facilitando la descentralización. Objetivos generales y específicos de la empresa. Descripciones de cargos.

Organigrama específico del área del manual. Política de calidad de la empresa. Visión. Objetivos generales y específicos de la empresa. SECCIÓN B: . Misión. Actividad Económica.ESTRUCTURA DEL MANUAL DE POLÍTICAS Contenido: Introducción. Funciones de las unidades organizativas. Política del área. Descripciones de cargos. Instructivo de Uso. CAPÍTULO I: SECCIÓN A: Identificación de la Empresa (Razón Social. Objetivos del manual. Tabla de contenido. SECCIÓN B: SECCIÓN C: SECCIÓN D: CAPÍTULO II: SECCIÓN A: Objetivos del área. Tecnología). Organigrama general. Reseña Histórica. Dirección. Valores.

CAPÍTULO III: GLOSARIO DE TÉRMINOS. Objetivos del procedimiento. . Normas del procedimiento. con la indicación de los distintos sectores a través de los cuales los mismos se desenvuelven.- Normas Generales. MANUAL Es la NORMAS PROCEDIMIENTOS analítica de los procedimientos DE Y expresión administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa de la empresa. 3. Flujogramas. Procedimientos. como la enunciación de normas de funcionamiento básicas a los cuales deberá ajustarse los miembros de la misma. BIBLIOGRAFÍA. Playscript. ANEXOS. Se detallan a continuación los elementos constitutivos de un manual de estas características: a) Normas de procedimientos: es la relación por escrito de la secuencia de los procedimientos que constituyen la base de la organización. Normas técnicas. RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.

que circulan dentro de los circuitos c) Flujogramas: son los procedimientos descritos de manera grafica. precisando su participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de las actividades institucionales agregadas en procedimientos. • Ayudar a la coordinación del trabajo y evitar la duplicidad de funciones.b) Formularios: son todos aquellos documentos y comprobantes administrativos. indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo. • Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración. que se conocen también como diagramas de procedimientos. . tienen por objeto: • Compilar en forma adecuada. ESTRUCTURA DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Contenido: Introducción. Instructivo de Uso. secuencial y detallada las operaciones a cargo de la organización. los puestos o unidades administrativas que intervienen. Los manuales de normas y procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos. • Aumentar la eficiencia de los empleados.

CAPÍTULO I: SECCIÓN A: Identificación de la Empresa (Razón Social. Reseña Histórica. Dirección.- Tabla de contenido. Objetivos del manual. . Organigrama específico del área del manual. Norma técnica del procedimiento. Valores. Funciones de las unidades organizativas. Actividad Económica. Flujograma. ANEXOS. Normas generales del manual. SECCIÓN B: SECCIÓN C: SECCIÓN D: CAPÍTULO II: CAPÍTULO III: GLOSARIO. Tecnología). Organigrama general. Misión. Normas técnicas del manual. Objetivo del procedimiento. Objetivos generales y específicos de la empresa. Descripciones de cargos. Visión. Procedimiento (Playscript). Política de calidad de la empresa.

BIBLIOGRAFÍA. 5. este manual es especialmente útil para niveles intermedios u operativos. MANUAL DEL EMPLEADO Su objetivo es lograr una rápida asimilación de personal nuevo (inducción) así como también para posterior entrenamiento. MANUAL ESPECIALISTAS PARA Es aquel que agrupa normas.RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura. El objetivo básico perseguido con su preparación. es el de entrenamiento y capacitación de empleados. Breve reseña histórica. pautas e instrucciones de aplicación en forma específica a determinado tipo de actividades o tareas como por ejemplo: manual del vendedor o compendio de la secretaria. como así servir también de elemento de consulta para la realización de las tareas asignadas. . 4. Se enuncian a continuación algunas informaciones que un manual de estas características debe contener: • • • Actividades desarrolladas por la empresa. Objetivos generales que se persiguen. La preparación de este tipo de manuales por parte de la misma empresa es recomendable cuando el número de empleados que los utiliza es lo suficientemente grande como para justificarlo.

claramente firmes y comprensibles. MANUALES DE FINANZAS Las responsabilidades del contralor y tesorero exigen de ellos que den instrucciones numerosas y específicas a todos aquellos que deben proteger en alguna forma los bienes de la empresa. para . lo que hace que los tipos mencionados no resulten siempre bien definidos. b) Comprensión total de la organización básica de la misma. Servicios que la empresa presta a sus empleados. 7. CONTENIDO MÚLTIPLE 6. Normas de comportamiento básicas y de cumplimiento obligatorio para todo el personal. por ejemplo. en la preparación de cualquier manual de procedimientos existen dos requisitos indispensables para asegurar su éxito: a) manifestación clara de las normas generales de la empresa. de poco servirían las manifestaciones detalladas de procedimientos si al mismo tiempo la organización y las normas básicas no son. La inmensa mayoría de los manuales de oficina parecen estar diseñados intencionalmente para varios fines.• • • Derechos y obligaciones de los empleados en general. Es decir. MANUAL DE Ya se ha visto que un manual puede contener material de tipo diverso.

arquitectura física del sistema. la cual se dedica a la creación de estándares internacionales voluntarios. la ciencia. y está constituido por un grupo de manuales o partes y estructurado de la siguiente manera: Objetivos del sistema. MANUAL DE CALIDAD Define un manual de calidad como un documento que enuncia la política de la calidad y que describe el sistema de calidad de una organización. actividades Este totales manual de una puede estar relacionado o con con las organización una parte seleccionada de estas. la tecnología y la economía. MANUALES DEL SISTEMA El manual del sistema debe ser desarrollado a medida que se desarrolla el sistema. 9. en diversos ámbitos como son: la industria. etc. arquitectura de datos. índice de componentes. 8. Es importante que los requisitos y el contenido del sistema de la calidad y del manual de la calidad se estructuren de acuerdo con la norma que se intenta satisfacer.asegurar la comprensión de sus deberes en todos los niveles de la administración. . Esta norma suministra los lineamientos para desarrollar dichos manuales de calidad ISO 9002 ISO son las siglas en inglés de la Organización Internacional de Estandarización.

se tiene la seguridad (alta probabilidad) de que la calidad que se está recibiendo será como se esperaba. Permite contar con la documentación de todas las actividades de la empresa. por escrito. relativas a la calidad. debemos tener presente que esta se debe ajustar a los servicios o fines que esta preste. ya que en el momento de establecer una norma o política en la organización. . que son aceptadas alrededor del mundo. El ISO 9002 tiene una estrecha relación con los manuales. instalación y servicio. la cual esta descrita como el modelo para el aseguramiento de la calidad en producción. El ISO 9002 es una de las diferentes formas de estas reglas.Las normas ISO 9000 son una serie de normas para el Aseguramiento de la Calidad. debemos poseer una documentación en base a los criterios de las normas del ISO 9002. Su importancia radica en que. Para que al momento de establecerlas estas aseguren un beneficio a la organización. cuando se adquiere un producto o servicio de una empresa que está registrada en ISO 9000.

su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal. los formularios deben ser fácilmente completados por los usuarios Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.CONCLUSIÓN Los formularios son instrumentos de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos En la construcción del un formulario no hay ninguna ciencia oculta. Por otro lado. precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa. información de una organización. aumenta la eficiencia de los empleados. permite conocer el funcionamiento interno Unas de sus ventajas es lograr y mantener un sólido plan de organización. el costo de producción y actualización puede ser alto. facilitar el estudio de los problemas de organización y determinar la responsabilidad de cada puesto. servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingresos. pierde efectividad. simplemente como todo. se trata de sentido común. entre otros. . si no se actualiza periódicamente. Sus objetivos son: instruir al personal. sus desventajas. ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadministrativos/ www.com/canales8/ger/importancia-de-los-manuales-administrativos.wikipedia.rincondelvago.php .elprisma.org/wiki/Instancia_(formulario) html.com/maletin/articulos/formularios-usables-accesibles.htm www.BIBLIOGRAFÍA es.html www.gestiopolis.com/manuales-administrativos.webtaller.

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