Republica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria Fundación Misión Sucre Aldea: I.U.T.P.

C Cátedra: Organización y Sistemas Programa Nacional de Formación de Administradores Puerto Cabello-Estado Carabobo

Profesor:

Bachilleres: 5to Trimestre Admón. Noviembre 2.010

INDICE pág 3 4 4 4 Diseño del Formulario…………………………………... Consideraciones para la elaboración de formulario… Sistema de control de formularios…………………….. MANUALES ADMINISTRATIVOS…………………………… Ventajas y Desventajas …………………………………. Clasificación…………………………………………… … Tipos……………………………………………………… CONCLUSIÓN………………………………………………………… BIBLIOGRAFÍA ………………………………………………………… 28 29 9 9 12 15 6 7

INTRODUCCIÓN………………………………………………………. FORMULARIOS………………………………………………… Objetivos………………………………………………… .

INTRODUCCIÓN Cuando se diseñan formularios es esencial seguir un proceso que a través de sus diferentes pasos nos guíe en la construcción de sistemas usables y accesibles. Antes que nada, es necesario incluir una fase de análisis que nos ayude a determinar lo que necesitamos y cuales son los medios que se utilizarán para lograr nuestros objetivos. Conociendo básicamente cual es el objetivo del formulario, a quién está dirigido y cómo quieren que se les devuelva la información, tendremos un panorama acerca del diseño funcional del formulario, los campos necesarios, la programación a utilizar, la forma de almacenamiento y de entrega de la información a los encargados de recopilarla y analizarla. Este documento en primer lugar establece el concepto de formularios, de control. En segundo lugar establece el concepto y características de los manuales administrativos en el contexto actual, luego detalla los tipos más frecuentes de manuales y su contenido básico y establece las características de los procesos de desarrollo de los sistemas de manuales. designando sus objetivos, fase del diseño y consideraciones para la elaboración de los formularios y su sistema

según el tipo de información y el grado de dificultad para su llenado. informa o se analiza en una agencia. Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y. En la Administración Pública los formularios son modelos básicos de comunicación que.FORMULARIOS En la actualidad. . puede acompañarse de un instructivo. éstos son documento impreso que contiene información estructurada "fija" sobre un determinado aspecto. se emplean los formularios. con ligeras variantes. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. un interesado utilizar para reclamar. la mayoría de las labores realizadas por el hombre. solicitar. OBJETIVOS • • • Eliminar esfuerzo Facilitar el trabajo Reducir costos duplicidad de • Proveer uniformidad de los datos que se registran. También es útil para entregar adjunta documentación o información a la Administración. para ser complementada con información "variable" según cada aplicación y para satisfacer un objetivo específico. denunciar o como sustituto de algún impreso.

Fases para el diseño Fase prediseño Se debe realizar una lista de comprobación y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Una vez realizado el diseño. dirección de datos. el cual agiliza la implementación de forma eficaz. papel carbón total o parcial. tipo de información que contendrá. Es necesario hacer consideraciones en cuanto al llenado. numero de copias. márgenes. numero de ejemplares. de ser el caso. se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseño y proceder a realizar la fase del diseño. En un formulario usado por personas ajenas externa no debe aparecer el nombre de la empresa. método de llenado. diseño y post-diseño. Para cumplir con los requerimientos de esta fase. perforaciones. al igual que el nombre del departamento de origen. Partes de un instructivo Todo formulario debe ir acompañado de su respectivo instructivo. peso y color del papel. El instructivo esta divido en: ∗ Titulo del formulario ∗ Características de impresión: ∗ ∗ Número de copias Papel (color. usuarios y resultados esperados. tipos de impresión por una o ambas caras. para el archivo.DISEÑO DEL FORMULARIO El proceso de elaboración del diseño del formulario. marca y base del original y Objetivos (razón de la . color de la tinta. se deben cumplir la fase del pre-diseño. procedimiento en el que se utilizara. Fase del diseño Preparación de una forma según su objeto. Debe estar elaborado en un lenguaje claro y preciso. origen. se debe hacer o preparar las instrucciones de impresión. Fase del Post-diseño Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo. fecha de entrega e impresión continua. numeración.

Se emplean esténciles o plantillas hechas a maquina. Consiste en la formación de líneas con letras de tipos y tamaños distintos hasta completar textos para su impresión. permite reproducir de 100 a 500 ejemplares. Encuadernación (hojas sueltas o cosidas) Juego (desglosables o sueltos) Encolados Indicar lado Lomo abierto o cubierto Tapas de papel o cartulina. Se utiliza la fotografía. Offset Mediante este proceso se prepara un negativo fotográfico de los originales que después se pasa a una placa metálica. la cual imprime por medio de una prensa. sujetas con tornillo u otro Instrucciones de cómo llenar los espacios en blanco. Márgenes (lado y ancho para archivar) Indicar si lleva perforaciones. Es análoga al fotograbado. pero para el grabado se Mimeógrafo Linotipo Fotograbad o Rotograbad . impresora o a mano.situación) ∗ Generalidades ∗ Modo de llenado (maquina o a mano) ∗ Medio de obtención ∗ Tiempo estimado ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ copias) Tinta. que es revelado por la acción de la luz y tintas especiales y después queda grabado en una placa metálica plana. a partir del original se hace un negativo. color de tinta. CONSIDERACIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL FORMULARIO A continuación se presentan diversas alternativas para la elaboración de formularios. Cada lámina soporta hasta 300 mil impresiones.

Es un trabajo de mecanografiado preparada con maquina de escribir eléctrica o mecánica. formularios que se complementen. • Eliminar consolidar • • • formularios innecesarios y evitar su creación. disketes o cintas. puede usarse como modelo de cualquier alternativa de presentación. Establecer un procedimiento adecuado para suministrar formularios a los usuarios. Mantener cantidades adecuadas de formularios en existencia. Consideraciones generales de los sistemas de control. ya sea por medio de impresión en papel o en discos ópticos. resulta adecuada cuando la impresión supera el millón de ejemplares. rediseñar formularios para aumentar la eficiencia y disminuir lo errores. SISTEMAS DE CONTROL DE FORMULARIOS Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina. . Computador Implica el desarrollo de programas específicos o el a uso de software especializado. Nivel de organización. mediante la normalización del flujo de papeles. Trabajar en coordinación con el departamento de compras para evitar la adquisición de formularios no autorizados.o A maquina emplean rodillos de cobre. donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado. • Revisar muestras de los formularios antes de su impresión final a fin de lograr del impresor lo que se quiere.

Los componentes básicos de este programa deben ser la función que efectúa la forma. reportar y requerir. es suficiente con los propósitos de acordar autorizar. facturar. Para las necesidades de nuestras empresas. Los formularios destinados a propósitos similares pueden ser analizados para determinar cuál puede ser eliminado y cuál puede ser más ampliamente usado. Debe existir relación entre el control y. El Índice Funcional Es la principal herramienta en la unidad de control. registrar. necesaria para la revisión. coordinación y mejora de la instalación de los formularios. contiene los formularios agrupados de acuerdo con el propósito a que sirven. El índice funcional es para uso exclusivo de quienes son responsables del control de formularios. instruir. Control de formularios. En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como política de la empresa y la comprensión de los factores que componen el problema. . el tema principal de la forma y el tema secundario. Se debe tomar en cuenta la opinión del analista y de los usuarios. notificar. ya que el analista es quien decide cómo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cuáles son los datos necesarios.El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organización como para dar una visión amplia. los sistemas y procedimientos.

estructura. . hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento. información de una organización (antecedentes. codificar por función. preparar una lista tabulada con la información del número y nombre del formulario. MANUALES ADMINISTRATIVOS “Los Manuales son documentos que sirven como medios forma ordenada y de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en sistemática. y el número de índice funcional que le corresponde. procedimientos. preparar carpetas para archivar las muestras. legislación. agrupar por función. haciendo referencia a su estructura organizacional.” Franklin F (2004) La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organización.Pasos para elaborar el índice funcional Tomar muestra de todos los formularios. políticas. y codificar por temas. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma. así como las subdivisiones de esos temas. desde su reseña histórica. Así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.). evitando la duplicidad de funciones. posteriormente agrupar los formularios por los que se hayan escogido. sistemas. a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. etc. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad. objetivos.

Facilita el estudio de los problemas de organización. Ventajas: Un manual tiene. Logra y mantiene un sólido plan de organización. . aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización. Sirve como una guía eficaz para la preparación. Sistematiza la iniciación. 3. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. clasificación y compensación del personal clave. 8. 4. lo cual de ninguna manera le restan importancia. las siguientes ventajas: 1. 7. 6.VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones. 2. tienen ciertas limitaciones. entre otras. Sin embargo. 5.

limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día. Algunas consideran que es demasiado caro. las políticas.9. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. 2. 10. 14. Evitan discusiones y mal entendidos. el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien. 17. los procedimientos. 11. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo. 12. . las funciones. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos. ya que al existir instrucciones escritas. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos. 13. 15. Desventajas: Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los siguientes: 1. de las operaciones. 16. etc. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos. Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar. Incrementan la coordinación en la realización del trabajo. Posibilitan una delegación efectiva. 18. las normas.

ya que facilitan el aprendizaje de la organización. 4.3. Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados. para saber con qué tipo de manuales se debe contar. por una parte. 5. pierde efectividad. Depende de la información de las necesidades de cada institución o empresa privada. y por la otra. para lograr la realización de las tareas que se le han encomendado. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. cuya vigencia e importancia es notorio para la misma. fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución. dejando de lado los informales. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez. Si no se actualiza periódicamente. 6. destacan el relativo a los manuales administrativos. pues son una fuente de información en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado. . 7. proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en las unidades administrativas. Incluye solo aspectos formales de la organización. 8. El costo de producción y actualización puede ser alto. CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración.

se logran varios objetivos. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. autoridad y responsabilidad de los distintos puestos. administración y posición actual. etcétera. a los que se designa los nombres diversos. y las relaciones Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales. una oficina.Se hace la aclaración de que pueden abarcar dichos manuales a toda la empresa: una dirección. Manual de Historia Manual de organización Manual de políticas Manual de procedimiento s Manual de contenido múltiple Proporciona información histórica sobre la organización: sus comienzos. de personal o simplicidad de la estructura organizacional. una mesa. Expone en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos. El conocer a la organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. un departamento. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. funciones. Cuando el volumen de actividades. sección. solo sirve a un objetivo: y en otros. un puesto. logros. El tipo de manual se determina dando respuesta al propósito que se han de lograr. Por su Contenido . Existen diversas clasificaciones de los manuales. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización. crecimiento. En ciertos casos. pero que pueden resumirse de la siguiente manera: Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de manuales diferentes.

uso de servicios. Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. administración de personal. El proceso de comprar debe estar por escrito.). es tan reconocida. que en las operaciones de fabricación. etc. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del departamento. Entre los aspectos más importantes que puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y cobranzas. La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación. operaciones internas del personal. definir la función de comprar. contiene numerosas instrucciones específicas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en esa función. entre otros. descripción del sistema contable. entre otros. Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a Por su función específica . inspección. prestaciones. protección de bienes y suministro de información financiera. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección. control de la elaboración de información financiera. Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad.Manual de producción Manual de compras: Manual de ventas Manual de Finanzas Manual de contabilidad Manual de crédito y cobranzas Manual de personal Manual técnico Abarca la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución. control y cobro de las operaciones. los métodos a utilizar que afectan sus actividades. Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. procedimientos. y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos". ingeniería industrial. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoria administrativa". los manuales se aceptan y usan ampliamente. lineamientos para el manejo de conflictos personales. capacitación. Asenta por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración. control de producción). Señala los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas. manejo de registros. controles. Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas. políticas de personal. consiste en definir el alcance de compras. Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal.

Se refiere a una parte de una área específica (personal). un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales. permisos. Consiste en agrupar lineamientos. las labores. Especifico TIPOS DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Entre encuentran: 1. Y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y selección personal en una organización. pero de un área especifica de la organización. pago a proveedores. por ejemplo: ingresos a caja.General Manual de adiestramiento o instructivo Manuales generales de organización Manual general de procedimiento s Manual general de políticas Manual específico de reclutamiento y selección Manual especifico de auditoria interna Manual específico de políticas de personal Manual específico de procedimiento s de tesorería los nuevos miembros del personal de asesoría. indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional. contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un organismo social. etc. Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la dirección superior. Manuales de Normas y Procedimientos los tipos de manuales más utilizados se . son comúnmente mas detallados que un manual de procedimientos. promociones. aquí se refiere a la auditoria interna en forma particular. para toda la empresa. Estos manuales explican. Este es producto de la planeación organizacional y abarca todo el organismo. tales como: contratación. a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo. etc. a fin de uniformar la forma de operar. Manuales de Políticas 3. Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un área específica. Manuales de Organización 2. Este es también resultado de la planeación. prestaciones. señalando las guías u orientación respecto a cuestiones de personal. instrucciones de aplicación especifica a determinados tipos de actividad. estas políticas generales establecen líneas de guía. Este se enfoca a definir "políticas". los procesos y las rutinas de un puesto en particular.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Es la versión detallada por escrito de la organización formal a través de la descripción de los objetivos. estructura orgánica. Nombre oficial de la organización. legislación. así como canales de comunicación y coordinación de una organización. Debe contener: 1. Manuales del sistema 9.. Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes. También incluyen una descripción de puestos cuando el manual se refiere a una unidad administrativa en particular. funciones.Identificación Logotipo de la organización. atribuciones. Manuales de finanzas 8. 7. Manual de calidad 1. niveles jerárquicos. autoridad. grados de autoridad y responsabilidad. responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen su estructura. . Manual de contenido múltiple. funciones organigramas.4. Título y extensión (general o específico. Si es específico debe indicarse el nombre de la unidad a que se refiere). Manuales para Especialistas 5. Manual del empleado 6.

4. convenios. Número de revisión (en su caso). 5. ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente.Índice o Contenido: Relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento... las siglas administrativa donde se utiliza la forma y por último el número de la forma.- Lugar y fecha de elaboración. organización. su estructura.Legislación o Base Legal: Este apartado. revisión y Clave de la forma: en primer término las siglas de la de la unidad autorización.. Es recomendable que las disposiciones legales sigan éste orden jerárquico: constitución. 2. evolución y cambios significativos registrados. . en segundo lugar. en la que se indica su origen. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal. preferentemente del más alto nivel jerárquico.Antecedentes Históricos: Descripción de la génesis de la organización o del área descrita en el manual. de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades. reglamentos. tratados. Unidades responsables de su elaboración. 3. Puede contener un mensaje de alguna autoridad de la organización. propósitos.Prólogo y/o Introducción: Sección en donde se explica qué es el manual. leyes.. contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización.

de acuerdo con las disposiciones jurídicas que fundamentan sus actividades. Asimismo.Atribuciones: Transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la organización.. 9. necesario para cumplir con las atribuciones de la organización.. como a su nivel jerárquico. debe corresponder con la representación gráfica en el organigrama.Funciones: Especificación de las tareas inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades administrativas que forman parte de la estructura orgánica. en cada caso debe respetarse la secuencia cronológica de su expedición (fecha de publicación en el Diario Oficial). niveles jerárquicos.Organigrama: Es la representación gráfica de la estructura orgánica que muestra la composición de las unidades administrativas que la integran y sus respectivas relaciones. . Además. es conveniente codificarla en forma tal que sea posible visualizar claramente los niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia. artículo o inciso (la cita debe hacerse entre comillas). capítulo. 6. acuerdos y circulares.Estructura Orgánica: Descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización. Para este efecto. Ésta descripción de la estructura orgánica. tanto en lo referente al título de las unidades administrativas.. canales formales d comunicación. 8.decretos. debe señalarse el título completo del ordenamiento. 7. líneas de autoridad. en función de sus relaciones de jerarquía. supervisión y asesoría.

) autoridad. . indican ámbito los de operación. . experiencia. .Identificación .Que sigan el orden establecido en la estructura.Es conveniente que en la presentación de las funciones se tomen en cuenta los siguientes aspectos: . .Relaciones de comunicación con otras unidades de puestos dentro de la organización. así como las que debe establecer externamente.Relaciones de del Puesto (nombre. . así como las relaciones de línea y asesoría. donde se ubicación.Que los títulos de las unidades correspondan a los utilizados en la estructura orgánica. .Especificaciones del puesto en cuanto a conocimiento. iniciativa y personalidad. Instructivo de Uso. el cual incluye la siguiente información: .Que la redacción se inicie con el verbo en tiempo infinitivo. Tabla de contenido.Responsabilidades o deberes.Funciones Generales y Específicas. . 10.. ESTRUCTURA MANUAL ORGANIZACIÓN DEL DE Contenido: Introducción.Descripción de Puestos: Reseña del contenido básico de los puestos que componen cada unidad administrativa. puestos subordinados y las facultades de decisión. etc.

ANEXOS. al suministrar a los niveles intermedios toma de decisiones. 2. Reseña Histórica. Misión. CAPÍTULO II: CAPÍTULO III: GLOSARIO. Descripciones de cargos. RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura. Tecnología). los lineamientos claros a ser seguidos en la . Funciones de las unidades organizativas. Visión. Actividad Económica. facilitando la descentralización. Dirección. Organigrama general.CAPÍTULO I: Identificación de la Empresa (Razón Social. Objetivos generales y específicos de la empresa. BIBLIOGRAFÍA. Valores. MANUAL DE POLÍTICAS Es la descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos por los ejecutivos en la forma de decisiones para el logro de los objetivos.

Política de calidad de la empresa. Misión. Política del área. Objetivos generales y específicos de la empresa. Visión. Reseña Histórica. Organigrama específico del área del manual. Dirección. SECCIÓN B: SECCIÓN C: SECCIÓN D: CAPÍTULO II: SECCIÓN A: Objetivos del área. Tecnología). Valores. Funciones de las unidades organizativas. SECCIÓN B: . Tabla de contenido. Instructivo de Uso.ESTRUCTURA DEL MANUAL DE POLÍTICAS Contenido: Introducción. Descripciones de cargos. Objetivos del manual. Actividad Económica. CAPÍTULO I: SECCIÓN A: Identificación de la Empresa (Razón Social. Organigrama general.

RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura. CAPÍTULO III: GLOSARIO DE TÉRMINOS. 3. Procedimientos. BIBLIOGRAFÍA. ANEXOS. MANUAL Es la NORMAS PROCEDIMIENTOS analítica de los procedimientos DE Y expresión administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa de la empresa. con la indicación de los distintos sectores a través de los cuales los mismos se desenvuelven. Playscript. Se detallan a continuación los elementos constitutivos de un manual de estas características: a) Normas de procedimientos: es la relación por escrito de la secuencia de los procedimientos que constituyen la base de la organización. como la enunciación de normas de funcionamiento básicas a los cuales deberá ajustarse los miembros de la misma. Objetivos del procedimiento.- Normas Generales. . Normas del procedimiento. Flujogramas. Normas técnicas.

tienen por objeto: • Compilar en forma adecuada. los puestos o unidades administrativas que intervienen. precisando su participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de las actividades institucionales agregadas en procedimientos. que se conocen también como diagramas de procedimientos. secuencial y detallada las operaciones a cargo de la organización. . que circulan dentro de los circuitos c) Flujogramas: son los procedimientos descritos de manera grafica. Los manuales de normas y procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos. • Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración. indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo.b) Formularios: son todos aquellos documentos y comprobantes administrativos. • Aumentar la eficiencia de los empleados. Instructivo de Uso. ESTRUCTURA DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Contenido: Introducción. • Ayudar a la coordinación del trabajo y evitar la duplicidad de funciones.

SECCIÓN B: SECCIÓN C: SECCIÓN D: CAPÍTULO II: CAPÍTULO III: GLOSARIO. CAPÍTULO I: SECCIÓN A: Identificación de la Empresa (Razón Social. Funciones de las unidades organizativas. ANEXOS. Política de calidad de la empresa. Tecnología). Misión. Valores. Reseña Histórica. Dirección. Visión. Normas generales del manual. Normas técnicas del manual. Objetivo del procedimiento. Objetivos generales y específicos de la empresa. Descripciones de cargos. . Actividad Económica.- Tabla de contenido. Norma técnica del procedimiento. Procedimiento (Playscript). Flujograma. Organigrama específico del área del manual. Organigrama general. Objetivos del manual.

pautas e instrucciones de aplicación en forma específica a determinado tipo de actividades o tareas como por ejemplo: manual del vendedor o compendio de la secretaria. este manual es especialmente útil para niveles intermedios u operativos. es el de entrenamiento y capacitación de empleados. Breve reseña histórica.RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura. 4. MANUAL DEL EMPLEADO Su objetivo es lograr una rápida asimilación de personal nuevo (inducción) así como también para posterior entrenamiento. Se enuncian a continuación algunas informaciones que un manual de estas características debe contener: • • • Actividades desarrolladas por la empresa. El objetivo básico perseguido con su preparación. como así servir también de elemento de consulta para la realización de las tareas asignadas. Objetivos generales que se persiguen. . 5. La preparación de este tipo de manuales por parte de la misma empresa es recomendable cuando el número de empleados que los utiliza es lo suficientemente grande como para justificarlo. MANUAL ESPECIALISTAS PARA Es aquel que agrupa normas. BIBLIOGRAFÍA.

lo que hace que los tipos mencionados no resulten siempre bien definidos. MANUAL DE Ya se ha visto que un manual puede contener material de tipo diverso. de poco servirían las manifestaciones detalladas de procedimientos si al mismo tiempo la organización y las normas básicas no son. CONTENIDO MÚLTIPLE 6. claramente firmes y comprensibles. para . Servicios que la empresa presta a sus empleados. por ejemplo. Normas de comportamiento básicas y de cumplimiento obligatorio para todo el personal. MANUALES DE FINANZAS Las responsabilidades del contralor y tesorero exigen de ellos que den instrucciones numerosas y específicas a todos aquellos que deben proteger en alguna forma los bienes de la empresa. Es decir. b) Comprensión total de la organización básica de la misma. en la preparación de cualquier manual de procedimientos existen dos requisitos indispensables para asegurar su éxito: a) manifestación clara de las normas generales de la empresa. La inmensa mayoría de los manuales de oficina parecen estar diseñados intencionalmente para varios fines.• • • Derechos y obligaciones de los empleados en general. 7.

la ciencia. la tecnología y la economía. actividades Este totales manual de una puede estar relacionado o con con las organización una parte seleccionada de estas. MANUALES DEL SISTEMA El manual del sistema debe ser desarrollado a medida que se desarrolla el sistema. . 9. Esta norma suministra los lineamientos para desarrollar dichos manuales de calidad ISO 9002 ISO son las siglas en inglés de la Organización Internacional de Estandarización. la cual se dedica a la creación de estándares internacionales voluntarios. índice de componentes. y está constituido por un grupo de manuales o partes y estructurado de la siguiente manera: Objetivos del sistema.asegurar la comprensión de sus deberes en todos los niveles de la administración. en diversos ámbitos como son: la industria. Es importante que los requisitos y el contenido del sistema de la calidad y del manual de la calidad se estructuren de acuerdo con la norma que se intenta satisfacer. MANUAL DE CALIDAD Define un manual de calidad como un documento que enuncia la política de la calidad y que describe el sistema de calidad de una organización. etc. 8. arquitectura de datos. arquitectura física del sistema.

cuando se adquiere un producto o servicio de una empresa que está registrada en ISO 9000. ya que en el momento de establecer una norma o política en la organización. . debemos tener presente que esta se debe ajustar a los servicios o fines que esta preste. El ISO 9002 tiene una estrecha relación con los manuales. se tiene la seguridad (alta probabilidad) de que la calidad que se está recibiendo será como se esperaba.Las normas ISO 9000 son una serie de normas para el Aseguramiento de la Calidad. El ISO 9002 es una de las diferentes formas de estas reglas. instalación y servicio. debemos poseer una documentación en base a los criterios de las normas del ISO 9002. Para que al momento de establecerlas estas aseguren un beneficio a la organización. Su importancia radica en que. Permite contar con la documentación de todas las actividades de la empresa. la cual esta descrita como el modelo para el aseguramiento de la calidad en producción. relativas a la calidad. que son aceptadas alrededor del mundo. por escrito.

se trata de sentido común. sus desventajas. . el costo de producción y actualización puede ser alto. pierde efectividad. su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. los formularios deben ser fácilmente completados por los usuarios Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática. permite conocer el funcionamiento interno Unas de sus ventajas es lograr y mantener un sólido plan de organización. información de una organización. si no se actualiza periódicamente. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.CONCLUSIÓN Los formularios son instrumentos de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos En la construcción del un formulario no hay ninguna ciencia oculta. facilitar el estudio de los problemas de organización y determinar la responsabilidad de cada puesto. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal. Sus objetivos son: instruir al personal. simplemente como todo. ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa. aumenta la eficiencia de los empleados. Por otro lado. entre otros. servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingresos.

BIBLIOGRAFÍA es.php .wikipedia.com/canales8/ger/importancia-de-los-manuales-administrativos.com/maletin/articulos/formularios-usables-accesibles.htm www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadministrativos/ www.html www.gestiopolis.com/manuales-administrativos.rincondelvago.org/wiki/Instancia_(formulario) html.webtaller.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful