Republica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria Fundación Misión Sucre Aldea: I.U.T.P.

C Cátedra: Organización y Sistemas Programa Nacional de Formación de Administradores Puerto Cabello-Estado Carabobo

Profesor:

Bachilleres: 5to Trimestre Admón. Noviembre 2.010

INDICE pág 3 4 4 4 Diseño del Formulario…………………………………... Consideraciones para la elaboración de formulario… Sistema de control de formularios…………………….. MANUALES ADMINISTRATIVOS…………………………… Ventajas y Desventajas …………………………………. Clasificación…………………………………………… … Tipos……………………………………………………… CONCLUSIÓN………………………………………………………… BIBLIOGRAFÍA ………………………………………………………… 28 29 9 9 12 15 6 7

INTRODUCCIÓN………………………………………………………. FORMULARIOS………………………………………………… Objetivos………………………………………………… .

INTRODUCCIÓN Cuando se diseñan formularios es esencial seguir un proceso que a través de sus diferentes pasos nos guíe en la construcción de sistemas usables y accesibles. Antes que nada, es necesario incluir una fase de análisis que nos ayude a determinar lo que necesitamos y cuales son los medios que se utilizarán para lograr nuestros objetivos. Conociendo básicamente cual es el objetivo del formulario, a quién está dirigido y cómo quieren que se les devuelva la información, tendremos un panorama acerca del diseño funcional del formulario, los campos necesarios, la programación a utilizar, la forma de almacenamiento y de entrega de la información a los encargados de recopilarla y analizarla. Este documento en primer lugar establece el concepto de formularios, de control. En segundo lugar establece el concepto y características de los manuales administrativos en el contexto actual, luego detalla los tipos más frecuentes de manuales y su contenido básico y establece las características de los procesos de desarrollo de los sistemas de manuales. designando sus objetivos, fase del diseño y consideraciones para la elaboración de los formularios y su sistema

con ligeras variantes. según el tipo de información y el grado de dificultad para su llenado. Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y. la mayoría de las labores realizadas por el hombre. En la Administración Pública los formularios son modelos básicos de comunicación que. un interesado utilizar para reclamar. solicitar. se emplean los formularios. puede acompañarse de un instructivo.FORMULARIOS En la actualidad. También es útil para entregar adjunta documentación o información a la Administración. informa o se analiza en una agencia. para ser complementada con información "variable" según cada aplicación y para satisfacer un objetivo específico. éstos son documento impreso que contiene información estructurada "fija" sobre un determinado aspecto. . Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. denunciar o como sustituto de algún impreso. OBJETIVOS • • • Eliminar esfuerzo Facilitar el trabajo Reducir costos duplicidad de • Proveer uniformidad de los datos que se registran.

origen.DISEÑO DEL FORMULARIO El proceso de elaboración del diseño del formulario. Fase del Post-diseño Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo. Debe estar elaborado en un lenguaje claro y preciso. Es necesario hacer consideraciones en cuanto al llenado. numeración. procedimiento en el que se utilizara. para el archivo. se deben cumplir la fase del pre-diseño. numero de ejemplares. numero de copias. color de la tinta. de ser el caso. Una vez realizado el diseño. fecha de entrega e impresión continua. En un formulario usado por personas ajenas externa no debe aparecer el nombre de la empresa. márgenes. papel carbón total o parcial. se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseño y proceder a realizar la fase del diseño. el cual agiliza la implementación de forma eficaz. al igual que el nombre del departamento de origen. tipos de impresión por una o ambas caras. Fases para el diseño Fase prediseño Se debe realizar una lista de comprobación y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Fase del diseño Preparación de una forma según su objeto. perforaciones. se debe hacer o preparar las instrucciones de impresión. método de llenado. dirección de datos. marca y base del original y Objetivos (razón de la . tipo de información que contendrá. Partes de un instructivo Todo formulario debe ir acompañado de su respectivo instructivo. Para cumplir con los requerimientos de esta fase. peso y color del papel. usuarios y resultados esperados. El instructivo esta divido en: ∗ Titulo del formulario ∗ Características de impresión: ∗ ∗ Número de copias Papel (color. diseño y post-diseño.

Es análoga al fotograbado. CONSIDERACIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL FORMULARIO A continuación se presentan diversas alternativas para la elaboración de formularios. la cual imprime por medio de una prensa. sujetas con tornillo u otro Instrucciones de cómo llenar los espacios en blanco. que es revelado por la acción de la luz y tintas especiales y después queda grabado en una placa metálica plana. Se utiliza la fotografía. pero para el grabado se Mimeógrafo Linotipo Fotograbad o Rotograbad . Cada lámina soporta hasta 300 mil impresiones. color de tinta.situación) ∗ Generalidades ∗ Modo de llenado (maquina o a mano) ∗ Medio de obtención ∗ Tiempo estimado ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ copias) Tinta. Márgenes (lado y ancho para archivar) Indicar si lleva perforaciones. Consiste en la formación de líneas con letras de tipos y tamaños distintos hasta completar textos para su impresión. impresora o a mano. Offset Mediante este proceso se prepara un negativo fotográfico de los originales que después se pasa a una placa metálica. Se emplean esténciles o plantillas hechas a maquina. permite reproducir de 100 a 500 ejemplares. Encuadernación (hojas sueltas o cosidas) Juego (desglosables o sueltos) Encolados Indicar lado Lomo abierto o cubierto Tapas de papel o cartulina. a partir del original se hace un negativo.

puede usarse como modelo de cualquier alternativa de presentación. formularios que se complementen.o A maquina emplean rodillos de cobre. rediseñar formularios para aumentar la eficiencia y disminuir lo errores. • Eliminar consolidar • • • formularios innecesarios y evitar su creación. . • Revisar muestras de los formularios antes de su impresión final a fin de lograr del impresor lo que se quiere. Mantener cantidades adecuadas de formularios en existencia. Consideraciones generales de los sistemas de control. Establecer un procedimiento adecuado para suministrar formularios a los usuarios. ya sea por medio de impresión en papel o en discos ópticos. donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado. SISTEMAS DE CONTROL DE FORMULARIOS Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina. resulta adecuada cuando la impresión supera el millón de ejemplares. mediante la normalización del flujo de papeles. Es un trabajo de mecanografiado preparada con maquina de escribir eléctrica o mecánica. Nivel de organización. disketes o cintas. Computador Implica el desarrollo de programas específicos o el a uso de software especializado. Trabajar en coordinación con el departamento de compras para evitar la adquisición de formularios no autorizados.

coordinación y mejora de la instalación de los formularios. el tema principal de la forma y el tema secundario. instruir. El Índice Funcional Es la principal herramienta en la unidad de control. los sistemas y procedimientos.El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organización como para dar una visión amplia. facturar. es suficiente con los propósitos de acordar autorizar. Los componentes básicos de este programa deben ser la función que efectúa la forma. reportar y requerir. Para las necesidades de nuestras empresas. En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como política de la empresa y la comprensión de los factores que componen el problema. Se debe tomar en cuenta la opinión del analista y de los usuarios. Los formularios destinados a propósitos similares pueden ser analizados para determinar cuál puede ser eliminado y cuál puede ser más ampliamente usado. Debe existir relación entre el control y. notificar. contiene los formularios agrupados de acuerdo con el propósito a que sirven. . registrar. Control de formularios. El índice funcional es para uso exclusivo de quienes son responsables del control de formularios. necesaria para la revisión. ya que el analista es quien decide cómo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cuáles son los datos necesarios.

hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento. etc. información de una organización (antecedentes. objetivos. y el número de índice funcional que le corresponde.). a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. preparar carpetas para archivar las muestras.Pasos para elaborar el índice funcional Tomar muestra de todos los formularios. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma. posteriormente agrupar los formularios por los que se hayan escogido.” Franklin F (2004) La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organización. evitando la duplicidad de funciones. desde su reseña histórica. así como las subdivisiones de esos temas. Así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas. agrupar por función. procedimientos. sistemas. . codificar por función. legislación. haciendo referencia a su estructura organizacional. políticas. y codificar por temas. estructura. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad. preparar una lista tabulada con la información del número y nombre del formulario. MANUALES ADMINISTRATIVOS “Los Manuales son documentos que sirven como medios forma ordenada y de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en sistemática.

Facilita el estudio de los problemas de organización. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización. entre otras. Sirve como una guía eficaz para la preparación. tienen ciertas limitaciones. aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización. Logra y mantiene un sólido plan de organización. Sistematiza la iniciación.VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. 4. Ventajas: Un manual tiene. clasificación y compensación del personal clave. Sin embargo. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. 8. 5. las siguientes ventajas: 1. 7. 3. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles. 2. lo cual de ninguna manera le restan importancia. 6. .

de las operaciones. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal. Incrementan la coordinación en la realización del trabajo. ya que al existir instrucciones escritas. Desventajas: Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los siguientes: 1. 13. . Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos. 18. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos. las políticas. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos. los procedimientos. 15. 14. 11. Algunas consideran que es demasiado caro. Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar. 16. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien. Posibilitan una delegación efectiva. 10. las funciones. el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción. las normas. Evitan discusiones y mal entendidos. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. 17. 12.9. 2. etc. limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.

ya que facilitan el aprendizaje de la organización. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez. Si no se actualiza periódicamente. 5. Incluye solo aspectos formales de la organización. dejando de lado los informales. destacan el relativo a los manuales administrativos. para lograr la realización de las tareas que se le han encomendado. Depende de la información de las necesidades de cada institución o empresa privada. . Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados. por una parte.3. pierde efectividad. 8. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en las unidades administrativas. pues son una fuente de información en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado. CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración. y por la otra. cuya vigencia e importancia es notorio para la misma. El costo de producción y actualización puede ser alto. 7. para saber con qué tipo de manuales se debe contar. fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución. 6. 4.

etcétera. logros. solo sirve a un objetivo: y en otros. y las relaciones Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El tipo de manual se determina dando respuesta al propósito que se han de lograr. Existen diversas clasificaciones de los manuales. Por su Contenido . no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales. una oficina.Se hace la aclaración de que pueden abarcar dichos manuales a toda la empresa: una dirección. sección. funciones. En ciertos casos. se logran varios objetivos. una mesa. Cuando el volumen de actividades. administración y posición actual. un puesto. un departamento. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. a los que se designa los nombres diversos. de personal o simplicidad de la estructura organizacional. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización. crecimiento. Manual de Historia Manual de organización Manual de políticas Manual de procedimiento s Manual de contenido múltiple Proporciona información histórica sobre la organización: sus comienzos. Expone en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos. autoridad y responsabilidad de los distintos puestos. El conocer a la organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. pero que pueden resumirse de la siguiente manera: Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de manuales diferentes.

Señala los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas. descripción del sistema contable. lineamientos para el manejo de conflictos personales. protección de bienes y suministro de información financiera. El proceso de comprar debe estar por escrito. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del departamento. administración de personal. Entre los aspectos más importantes que puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y cobranzas. definir la función de comprar.). ingeniería industrial. operaciones internas del personal. procedimientos. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoria administrativa". Asenta por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración. políticas de personal. manejo de registros. prestaciones. etc. Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a Por su función específica . que en las operaciones de fabricación. consiste en definir el alcance de compras. es tan reconocida. capacitación. entre otros. Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. entre otros. control de la elaboración de información financiera. uso de servicios. inspección. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección. control de producción). La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. control y cobro de las operaciones. contiene numerosas instrucciones específicas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero. Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada. Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad.Manual de producción Manual de compras: Manual de ventas Manual de Finanzas Manual de contabilidad Manual de crédito y cobranzas Manual de personal Manual técnico Abarca la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución. los métodos a utilizar que afectan sus actividades. los manuales se aceptan y usan ampliamente. Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas. y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos". Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en esa función. controles.

un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales. Manuales de Normas y Procedimientos los tipos de manuales más utilizados se . etc. Manuales de Políticas 3. etc. son comúnmente mas detallados que un manual de procedimientos. las labores. señalando las guías u orientación respecto a cuestiones de personal. permisos. por ejemplo: ingresos a caja. Estos manuales explican. a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo. Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la dirección superior. tales como: contratación. indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional.General Manual de adiestramiento o instructivo Manuales generales de organización Manual general de procedimiento s Manual general de políticas Manual específico de reclutamiento y selección Manual especifico de auditoria interna Manual específico de políticas de personal Manual específico de procedimiento s de tesorería los nuevos miembros del personal de asesoría. pago a proveedores. pero de un área especifica de la organización. aquí se refiere a la auditoria interna en forma particular. estas políticas generales establecen líneas de guía. Especifico TIPOS DE MANUALES ADMINISTRATIVOS Entre encuentran: 1. Manuales de Organización 2. Consiste en agrupar lineamientos. Este es producto de la planeación organizacional y abarca todo el organismo. Y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y selección personal en una organización. Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un área específica. Este es también resultado de la planeación. instrucciones de aplicación especifica a determinados tipos de actividad. para toda la empresa. Este se enfoca a definir "políticas". Se refiere a una parte de una área específica (personal). los procesos y las rutinas de un puesto en particular. promociones. contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un organismo social. a fin de uniformar la forma de operar. prestaciones.

Manuales de finanzas 8. estructura orgánica. autoridad. También incluyen una descripción de puestos cuando el manual se refiere a una unidad administrativa en particular. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Es la versión detallada por escrito de la organización formal a través de la descripción de los objetivos. atribuciones. 7. Manuales para Especialistas 5. funciones organigramas. grados de autoridad y responsabilidad. legislación. Manuales del sistema 9. Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes.Identificación Logotipo de la organización. responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen su estructura. Nombre oficial de la organización. Manual del empleado 6. Debe contener: 1. Título y extensión (general o específico. así como canales de comunicación y coordinación de una organización. niveles jerárquicos. Si es específico debe indicarse el nombre de la unidad a que se refiere). Manual de calidad 1. Manual de contenido múltiple.. .4. funciones.

5.Índice o Contenido: Relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.- Lugar y fecha de elaboración. Unidades responsables de su elaboración. ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente. de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades. preferentemente del más alto nivel jerárquico.. revisión y Clave de la forma: en primer término las siglas de la de la unidad autorización. leyes. evolución y cambios significativos registrados. . su estructura. Es recomendable que las disposiciones legales sigan éste orden jerárquico: constitución. contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización. convenios. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal. tratados. en la que se indica su origen. 2.Antecedentes Históricos: Descripción de la génesis de la organización o del área descrita en el manual... Puede contener un mensaje de alguna autoridad de la organización. las siglas administrativa donde se utiliza la forma y por último el número de la forma. 4. organización. 3. Número de revisión (en su caso)..Prólogo y/o Introducción: Sección en donde se explica qué es el manual. reglamentos. en segundo lugar. propósitos.Legislación o Base Legal: Este apartado.

Atribuciones: Transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la organización.Funciones: Especificación de las tareas inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades administrativas que forman parte de la estructura orgánica. Además.. líneas de autoridad. niveles jerárquicos.Estructura Orgánica: Descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización.decretos. 6.. 9. 7. 8. artículo o inciso (la cita debe hacerse entre comillas). acuerdos y circulares. debe corresponder con la representación gráfica en el organigrama. Ésta descripción de la estructura orgánica. de acuerdo con las disposiciones jurídicas que fundamentan sus actividades.Organigrama: Es la representación gráfica de la estructura orgánica que muestra la composición de las unidades administrativas que la integran y sus respectivas relaciones. canales formales d comunicación. en cada caso debe respetarse la secuencia cronológica de su expedición (fecha de publicación en el Diario Oficial). tanto en lo referente al título de las unidades administrativas. Para este efecto. Asimismo. como a su nivel jerárquico. es conveniente codificarla en forma tal que sea posible visualizar claramente los niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia. . necesario para cumplir con las atribuciones de la organización. debe señalarse el título completo del ordenamiento. capítulo. supervisión y asesoría.. en función de sus relaciones de jerarquía.

Funciones Generales y Específicas. .Es conveniente que en la presentación de las funciones se tomen en cuenta los siguientes aspectos: .Que sigan el orden establecido en la estructura.Especificaciones del puesto en cuanto a conocimiento. así como las relaciones de línea y asesoría. donde se ubicación. . . Instructivo de Uso. etc.Relaciones de comunicación con otras unidades de puestos dentro de la organización.Que la redacción se inicie con el verbo en tiempo infinitivo. .Descripción de Puestos: Reseña del contenido básico de los puestos que componen cada unidad administrativa.Identificación .Relaciones de del Puesto (nombre. .Responsabilidades o deberes. indican ámbito los de operación.) autoridad.Que los títulos de las unidades correspondan a los utilizados en la estructura orgánica. el cual incluye la siguiente información: .. así como las que debe establecer externamente. iniciativa y personalidad. Tabla de contenido. 10. . experiencia. puestos subordinados y las facultades de decisión. . ESTRUCTURA MANUAL ORGANIZACIÓN DEL DE Contenido: Introducción.

RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura. CAPÍTULO II: CAPÍTULO III: GLOSARIO. Misión. Dirección. Visión. Funciones de las unidades organizativas. Descripciones de cargos. ANEXOS. al suministrar a los niveles intermedios toma de decisiones. los lineamientos claros a ser seguidos en la . facilitando la descentralización. BIBLIOGRAFÍA. Tecnología). Objetivos generales y específicos de la empresa. MANUAL DE POLÍTICAS Es la descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos por los ejecutivos en la forma de decisiones para el logro de los objetivos. Valores.CAPÍTULO I: Identificación de la Empresa (Razón Social. 2. Reseña Histórica. Actividad Económica. Organigrama general.

Política de calidad de la empresa. Funciones de las unidades organizativas. Objetivos generales y específicos de la empresa.ESTRUCTURA DEL MANUAL DE POLÍTICAS Contenido: Introducción. Tabla de contenido. Actividad Económica. Valores. SECCIÓN B: . Misión. SECCIÓN B: SECCIÓN C: SECCIÓN D: CAPÍTULO II: SECCIÓN A: Objetivos del área. Objetivos del manual. Organigrama específico del área del manual. Reseña Histórica. CAPÍTULO I: SECCIÓN A: Identificación de la Empresa (Razón Social. Tecnología). Dirección. Visión. Instructivo de Uso. Política del área. Descripciones de cargos. Organigrama general.

3. Normas del procedimiento. MANUAL Es la NORMAS PROCEDIMIENTOS analítica de los procedimientos DE Y expresión administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa de la empresa. Se detallan a continuación los elementos constitutivos de un manual de estas características: a) Normas de procedimientos: es la relación por escrito de la secuencia de los procedimientos que constituyen la base de la organización. . Normas técnicas.- Normas Generales. Flujogramas. Procedimientos. BIBLIOGRAFÍA. con la indicación de los distintos sectores a través de los cuales los mismos se desenvuelven. como la enunciación de normas de funcionamiento básicas a los cuales deberá ajustarse los miembros de la misma. CAPÍTULO III: GLOSARIO DE TÉRMINOS. ANEXOS. Playscript. Objetivos del procedimiento. RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.

tienen por objeto: • Compilar en forma adecuada. que se conocen también como diagramas de procedimientos. Los manuales de normas y procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos. que circulan dentro de los circuitos c) Flujogramas: son los procedimientos descritos de manera grafica. los puestos o unidades administrativas que intervienen. • Ayudar a la coordinación del trabajo y evitar la duplicidad de funciones. ESTRUCTURA DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Contenido: Introducción. • Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración. precisando su participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de las actividades institucionales agregadas en procedimientos.b) Formularios: son todos aquellos documentos y comprobantes administrativos. indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo. secuencial y detallada las operaciones a cargo de la organización. Instructivo de Uso. • Aumentar la eficiencia de los empleados. .

Dirección. Organigrama general. ANEXOS. Descripciones de cargos. Objetivo del procedimiento. Reseña Histórica. Flujograma. Valores. Normas generales del manual. Tecnología). . Política de calidad de la empresa. Funciones de las unidades organizativas.- Tabla de contenido. Actividad Económica. Objetivos del manual. Procedimiento (Playscript). CAPÍTULO I: SECCIÓN A: Identificación de la Empresa (Razón Social. Organigrama específico del área del manual. Visión. Misión. Objetivos generales y específicos de la empresa. SECCIÓN B: SECCIÓN C: SECCIÓN D: CAPÍTULO II: CAPÍTULO III: GLOSARIO. Norma técnica del procedimiento. Normas técnicas del manual.

BIBLIOGRAFÍA.RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura. 4. La preparación de este tipo de manuales por parte de la misma empresa es recomendable cuando el número de empleados que los utiliza es lo suficientemente grande como para justificarlo. Objetivos generales que se persiguen. MANUAL DEL EMPLEADO Su objetivo es lograr una rápida asimilación de personal nuevo (inducción) así como también para posterior entrenamiento. 5. es el de entrenamiento y capacitación de empleados. Se enuncian a continuación algunas informaciones que un manual de estas características debe contener: • • • Actividades desarrolladas por la empresa. este manual es especialmente útil para niveles intermedios u operativos. como así servir también de elemento de consulta para la realización de las tareas asignadas. Breve reseña histórica. El objetivo básico perseguido con su preparación. pautas e instrucciones de aplicación en forma específica a determinado tipo de actividades o tareas como por ejemplo: manual del vendedor o compendio de la secretaria. MANUAL ESPECIALISTAS PARA Es aquel que agrupa normas. .

MANUALES DE FINANZAS Las responsabilidades del contralor y tesorero exigen de ellos que den instrucciones numerosas y específicas a todos aquellos que deben proteger en alguna forma los bienes de la empresa. Normas de comportamiento básicas y de cumplimiento obligatorio para todo el personal. para . lo que hace que los tipos mencionados no resulten siempre bien definidos. La inmensa mayoría de los manuales de oficina parecen estar diseñados intencionalmente para varios fines. MANUAL DE Ya se ha visto que un manual puede contener material de tipo diverso. b) Comprensión total de la organización básica de la misma. Servicios que la empresa presta a sus empleados. claramente firmes y comprensibles. de poco servirían las manifestaciones detalladas de procedimientos si al mismo tiempo la organización y las normas básicas no son.• • • Derechos y obligaciones de los empleados en general. CONTENIDO MÚLTIPLE 6. por ejemplo. Es decir. en la preparación de cualquier manual de procedimientos existen dos requisitos indispensables para asegurar su éxito: a) manifestación clara de las normas generales de la empresa. 7.

asegurar la comprensión de sus deberes en todos los niveles de la administración. . etc. 9. Esta norma suministra los lineamientos para desarrollar dichos manuales de calidad ISO 9002 ISO son las siglas en inglés de la Organización Internacional de Estandarización. Es importante que los requisitos y el contenido del sistema de la calidad y del manual de la calidad se estructuren de acuerdo con la norma que se intenta satisfacer. la tecnología y la economía. arquitectura física del sistema. y está constituido por un grupo de manuales o partes y estructurado de la siguiente manera: Objetivos del sistema. arquitectura de datos. la ciencia. actividades Este totales manual de una puede estar relacionado o con con las organización una parte seleccionada de estas. MANUAL DE CALIDAD Define un manual de calidad como un documento que enuncia la política de la calidad y que describe el sistema de calidad de una organización. en diversos ámbitos como son: la industria. la cual se dedica a la creación de estándares internacionales voluntarios. índice de componentes. 8. MANUALES DEL SISTEMA El manual del sistema debe ser desarrollado a medida que se desarrolla el sistema.

debemos tener presente que esta se debe ajustar a los servicios o fines que esta preste. Su importancia radica en que. se tiene la seguridad (alta probabilidad) de que la calidad que se está recibiendo será como se esperaba. instalación y servicio. Para que al momento de establecerlas estas aseguren un beneficio a la organización. relativas a la calidad. El ISO 9002 es una de las diferentes formas de estas reglas. que son aceptadas alrededor del mundo.Las normas ISO 9000 son una serie de normas para el Aseguramiento de la Calidad. El ISO 9002 tiene una estrecha relación con los manuales. cuando se adquiere un producto o servicio de una empresa que está registrada en ISO 9000. por escrito. ya que en el momento de establecer una norma o política en la organización. la cual esta descrita como el modelo para el aseguramiento de la calidad en producción. debemos poseer una documentación en base a los criterios de las normas del ISO 9002. . Permite contar con la documentación de todas las actividades de la empresa.

entre otros. se trata de sentido común. precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa. aumenta la eficiencia de los empleados. si no se actualiza periódicamente. pierde efectividad. Por otro lado. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal. los formularios deben ser fácilmente completados por los usuarios Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática.CONCLUSIÓN Los formularios son instrumentos de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos En la construcción del un formulario no hay ninguna ciencia oculta. simplemente como todo. permite conocer el funcionamiento interno Unas de sus ventajas es lograr y mantener un sólido plan de organización. información de una organización. sus desventajas. Sus objetivos son: instruir al personal. su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. el costo de producción y actualización puede ser alto. servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingresos. facilitar el estudio de los problemas de organización y determinar la responsabilidad de cada puesto. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez. ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. .

BIBLIOGRAFÍA es.com/canales8/ger/importancia-de-los-manuales-administrativos.com/manuales-administrativos.elprisma.com/maletin/articulos/formularios-usables-accesibles.wikipedia.php .org/wiki/Instancia_(formulario) html.rincondelvago.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadministrativos/ www.webtaller.gestiopolis.html www.htm www.

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