DISEÑO Y CONTROL DE FORMULARIO

CONTENIDO

✓ Concepto de los formularios

Un Formulario es un documento utilizado parala recolección de datos de manera

estructurada. Se designa con el término de Formulario a aquella plantilla que contiene
espacios vacíos, los cuales están destinados para ser rellenados por algún individuo con
un propósito específico.

Un formulario, por lo tanto, es una plantilla que debe ser rellenado con ciertos datos y
que permite realizar algún tipo de trámite. Los datos para completar varían según cada
formulario.

Un formulario de solicitud de empleo puede requerir el ingreso del nombre y el

apellido, la edad, los estudios cursados, la experiencia laboral y algunas referencias. Un
formulario para abrir una cuenta bancaria, en cambio, puede pedir datos como la
ocupación y los ingresos mensuales.

✓ Importancia de los formularios

La importancia de los formularios reside en que es un instrumento sobre el cual se

apoya la transmisión, el registro y el control de la información relacionada con las
operaciones de la organización y con todos sus niveles: Por lo tanto, son uno los medios
libres para la recolección de datos debido a su facilidad con que circulan por toda la
organización y afectan a todo el sistema de la misma forma.

✓ Metodología para el análisis, diseño y control de formulario

Determinación de la factibilidad del estudio

Un estudio de este tipo requiere cuna investigación previa de las formas que operan:
debe tomar en consideración lo siguiente

• El texto de aplicación que afecta para lo cual conviene determinar sus

características relevantes.
• Los recursos humanos con preparación técnica para la investigación en su
caso, para el análisis, diseño y control.
• Los recursos materiales y tecnológicos de soporte que se necesitan para
realizar el trabajo.
Control

Responsable de su manejo y control

Operativamente

Son cada una de las áreas de la institución que utilizan formas para desahogar su trabajo
diario y que están familiarizadas con su contenido y uso.

En forma especifica

Son las personas que por su jerarquía deben aprobar todos los cambios organizacionales
y, por tanto, conocen las formas.

Unidades de apoyo técnico;

Son las áreas especializadas en el análisis, diseño y control de formas, en virtud de su

especialidad, conocimientos técnicos o ambos.

Unidades encargadas de administrar los recursos

Son las áreas responsables de manejar la papelería, reprimir y almacenar formas, vigilar
su reposición según las especificaciones de las áreas usuarios y resguardar archivos en
tránsito y definitivos.

Instrumento de control.

• Cuestionario para el análisis de forma

• Catálogo de formas
• Tarjeta para el control interno de formas.
• Utilidades de almacenamiento

Diseño

Preparación de una forma según su objeto, tipo de información que contendrá, origen,
método de llenado, procedimiento en el que se utilizará, número de copias, usuarios y
resultados.

Los elementos funcionales son: el logotipo de la organización, titulo, fecha y numero de

hoja, además del nombre de quien la elabora, revisa y autoriza y la clave de la forma,
según el tipo de documento.

Orden de los componentes

• Secuencia de datos
• Flujo del trabajo
• Cuerpo (datos principales)
• Instrucciones al pie o en el dorso, o colocación de números entre paréntesis en
cada espacio por llenar.
Implantación

Prueba piloto

Una vez precisado el diseño o rediseño de la forma, y antes de pasarla a impresión, es

necesario efectuar una prueba piloto con el personal de la unidad en que se formuló en
lo relativo a:

• Claridad del lenguaje empleado

• Facilidad de llenado.

En esa misma aplicación deben captarse y considerarse las sugerencias que, una vez
incluidas, permitan probarla con las personas que la utilizan. Además de puntos
verificados en la primera prueba, es conveniente observar las siguientes:

• Necesidad de copias
• Presentación
• Necesidad del foliado
• Funcionalidad.

Actividad del tema

Presenta el diseño de un formulario

Visita una empresa conocida y recoge 3 formularios que estén en uso, has un análisis de
su diseño y contenido y presenta un informe en clase.
El primer formulario contable presente aquí es una factura de ventas la cual inicia con lo
que es la fecha en la cual se emitió esta factura luego prosigue con el nombre del
vendedor el cual encabezó la venta al comprador más adelante está el nombre del
comprador El cual realizó la compra del artículo luego está la descripción en donde se
detalla en letras el monto a pagar por la factura y por último debajo lo que está son las
dos firmas una es la del vendedor el mismo que escribió su nombre al inicio de la
factura y la otra es la del comprador el cual escribió también su nombre al inicio de la
factura eso se vas a este formulario de ventas .
Éste formulario contable consiste en un comprobante de egreso que no es más que un
formulario basado en un desembolso realizado por la empresa está compuesto por lo
que es el número de comprobante el número del cheque que se realizó para el regreso
para el desembolso está el nombre del banco la fecha en la que se realizó este regreso el
nombre a la persona a quien se le paga el dinero Una definición de porque se le atribuye
este pago.

Más abajo está lo que es el registro de manera contable de la ciento de esta transacción
no podemos ver el código de la cuenta del catálogo de cuentas utilizado la descripción
donde se coloca el nombre de la cuenta la parte del debe y la parte de la verde la cuenta
contable más abajo a la izquierda está lo que es la observaciones si hay alguna
irregularidad o algún comentario que hacer acerca de este desembolso luego está la
firma y el sello de la persona quien recibe este desembolso en el mismo va el nombre la
firma y el número de comprobante fiscal por otro Lado encontramos lo que es las firmas
de las personas que tuvieron que ver con este documento la firma de la persona que
prepara el formulario la firma de la persona que revisó este formulario la firma de la
persona que aprueba este formulario la firma de el auxiliar contable que tuvo presencia
y la firma por supuesto del contador
El último formulario que presento y una orden de compras realizadas por la empresa en
la cual inicia con lo que es el nombre del formulario y el logo de la empresa más
adelante está la dirección el nombre a la persona que se le envía el artículo la dirección
de esta persona el número de teléfono celular y la fecha en la cual se emite esta orden de
compra y luego está el método de envío en el cual se clasifica por ejemplo o los fletes
en camión o envío internacional ya sea por aire o marítimo y luego tenemos lo que es
las instrucciones del envío en donde se deben especificar como se debe almacenar el
artículo y cuáles son las frutas correspondientes para dicho envío este formulario
continúa con la que es la cantidad donde se colocan la cantidad de artículos el código
del producto que es el código que se parece presente en almacén de cada producto, está
la descripción del producto a vender el precio por unidad de cada producto y por último
está el total que consiste en la cantidad de unidades por el precio por unidad.

Por último tenemos el apartado llamado comentarios por si alguna irregularidad está lo
que es el sub total que consiste en la suma de las totales de los artículos está Eddy debes
o el impuesto por la transferencia de bienes y servicios y por último el total que resulta
de la resta total menos los ítems tenemos más abajo lo que es la fecha que es la fecha en
la que se entrega el artículo y la firma del comprador eso sería todo con relación a este
formulario de compras.