Concepto

Es un instrumento de comunicación administrativa, impresa generalmente en papel o similares,

este instrumento de comunicación contiene información fija impresa y espacios para anotar
información a la que convencionalmente se llama variable.

Metodología

1. Determinación de la Factibilidad del Estudio

 El procedimiento que afecta: es necesario determinar cantidad de unidades
administrativas que involucra, el número de operaciones y las formas que emplean.
 Recursos humanos: personal técnico necesario del área de O y M para la investigación
(análisis, diseño y control)
 Recursos materiales: depende del volumen de formas manejadas en la institución y sus
posibilidades económicas.
 Requisitos mínimos: se plantea la necesidad de verificar los requisitos indispensables en
cantidad y calidad.
 Autorización: principal obstáculo para realizarlo, es el acceso a las unidades que usan
formas, por lo que resulta indispensable contar con el apoyo de la dirección del
organismo.

2. Investigación
 Recopilación de formas: se recopilan muestran de las formas que utiliza cada una de las
unidades administrativas con sus copias correspondientes.
 Clasificación: con ayuda del archivo se clasificarán provisionalmente conforme a las
necesidades de la institución.

3. Análisis de las formas

 Fijación de prioridades:
Para poder establecer prioridades se sugiere tomar en cuenta los siguientes aspectos:
1. Dependencias con problemas en las formas
2. Dependencias que proporcionan un servicio directo al público.
3. Dependencias con un elevado consumo de formas.
4. Dependencias que disponen de un mayor número de empleados.
5. Dependencias que cooperan para el mejoramiento de las formas que emplean.

 Análisis: se determinan las ventajas y desventajas tanto de una nueva forma con de las
que están en uso, se recomienda elaborar un cuestionario que sirva como instrumento de
recopilación y análisis, el que tiene que captar información de la forma referente a sus
características y estructura.
 Consideraciones de tipo funcional: consiste en la elaboración de una forma tomando como
base:
1. Identificación de la forma
2. Objetivo
3. Información que contiene
4. Estructura
 5. Secuencia de datos
6. Copias que integran el juego
7. Tipo de Forma.

 Consideraciones de tipo material: pueden ser analizadas referentes a:

1. Tamaño
2. Tipo de papel
3. Color de papel y tinta
4. Tipo de impresión
5. Carbonizado
6. Volúmenes y frecuencia de manejo

4. Diseño de Formas

Consiste en la elaboración de una forma tomando como base:

1. La información recabada
2. Su objeto
3. Fuente de información
4. Necesidades que la originan
5. Método de llenado
6. Número de copias
7. Procedimientos en que intervendrá
8. Resultados finales que se ha de obtener

 Consideraciones de tipo funcional:

Información básica: se deberá responder a las siguientes preguntas:

-Qué información se va incluir?

- Es importante dicha información?
- Cómo se va a utilizar?
- Por quién será utilizada?
- Cuándo será utilizada?

 Título: deberá ser descriptico de su función (señale el objetivo que pretende alcanzar)
 Secuencia de datos: es conveniente lo siguiente:
-Atender a la secuencia de la información procedente del documento fuente.
- La secuencia debe corresponder con el flujo de trabajo.
- Acomodar los datos ordenando las partes de la forma como sigue:
1. Identificación. Comprende el título, nombre de la dependencia y código de la forma.
2. Cuerpo. Corresponde a la parte principal de los datos.
3. Aprobación. Es la firma que da validez al documento.
4. Instrucciones del llenado. Se colocan, al pie o al dorso.
 Espacios: para facilitar las anotaciones en la forma, debe contar con espacios suficientes
para inclusión de la información variable. Se debe de tomar en cuenta si ha de ser llenada
a mano o en computadora. Es conveniente trazar líneas horizontales para facilitar el
llenado cuando se haga a mano.
 Número de copias: el especialista tendrá que asegurarse que las copias sean necesarias. El
uso de copias debe estar sujeto a:
1. Quién requiere copia?
2. Cuándo se necesitan copias?

 Tipos de formas: la información y el orden previsto de la misma, permite determinar el

tipo de forma que se diseñará.
1. De líneas: forma más sencilla, ya que su contenido es a base de datos fijos (letras) que
van seguidos de una línea para ser ocupada por datos variables.
2. De columnas: contiene varias columnas y reglones, se utiliza cuando los datos
variables se afectan por varios datos fijos que se ubican en la cabecera.
3. De casillas: se elabora para formas cuya información es excesiva.

 Consideraciones de tipo material:

1. Papel: el peso que debe utilizarse debe estar de acuerdo al número de copias
deseadas, el tipo de archivo y si la forma va a imprimirse a uno o ambos lados.
2. Tinta: debe proporcionar un contraste adecuado en el color del papel utilizado en la
forma, se recomienda no usar más de un color.
3. Tipo de letra: se selecciona tomando como base la legibilidad, no usar más de dos
tipos de letras.
4. Carbones: se usa papel carbón o carbonizado.
- Papel carbón de un solo uso intercalado en la forma.
- Sustancias aplicadas al reverso de la forma es el sistema más costoso, sirve para
lograr que ciertos datos no aparezcan en todas las copias.

5. Control de Formas
 Clasificación de las formas:
- Funcional: se basa en las funciones que desarrolla la institución.
- Por unidad administrativa: sirve para facilitar la identificación de las formas en uso
de cada unidad.
 Elaboración del catálogo de formas: deberá mostrar todo lo que se pueda saber acerca de
una forma.
- Clasificación: será la seleccionada en el punto anterior, para facilitar la localización
de las formas en el catálogo.
- Objetivo de la misma: describir el aspecto que cubre la forma dentro de un
procedimiento.
- Cambios experimentados: este se incluye con el fin de poder establecer
comparaciones de modelos y saber objetivamente cuáles fueron los cambios.
- Modelo vigente autorizado: se sugiere la conveniencia de que la forma sea
autorizada por máxima autoridad.
  Control de formar en almacén:
-Dar pronta atención a las requisiciones.
- Formular programas para abastecer a las dependencias oportunamente.
- Establecer máximos y mínimos de existencia en el uso de las formas.
- Mantener una estricta vigilancia sobre las formas difíciles de conseguir.

Uso

Las operaciones administrativas que se llevan acabo en una situación, requieren de documentos
para dejar constancia de su ejecución. Cuando dichas operaciones son numerosas y repetitivas o
indistintamente, se utilizan formas impresas para simplificar la elaboración de los documentos
respectivos.

Actualmente, el uso de las formas tiene gran importancia debido a:

 Su contenido
 La cantidad que se utilizan
 El costo que representan
 Conforman el principal instrumento de los procedimientos y procesos operativos

Situación actual en el uso de las formas:

La gran variedad y cantidad de ellas que se utilizan en la actualidad presenta dificultades para
su control y su diseño no siempre es el idóneo, esto ocasionando que se presenten diversas
anomalías, entre ellas se encuentran las siguientes:

 Existencias de formas para tramites en los que no son necesarias.

 Formas cuyo diseño no cumplen con los propósitos para los que fueron elaborados.
 Duplicación de formas para un mismo fin
 Cantidades excesivas de las formas con poco uso
 El tamaño no se adecua al de las impresoras o a los archivos a los que se les asignan
 El tamaño suele ser demasiado pequeño o grande para el contenido de sus datos

Esto ha producido desviaciones en la información que las formas deben transmitir,

añadiendo los consecuentes trastornos en la eficacia y fluidez de los procesos en se
intervienen.

El uso de la información constante posiciona los datos, identifica la información variable y

permite una introducción más rápida de los datos.