Este recurso fue tomado por el profesor Alvaro Moreno de la siguiente

fuente: Catacora Carpio, Fernando, (1997), Sistemas y

Procedimientos Contables, Venezuela, Editora Mc Graw-Hill.

Metodología para el análisis, Diseño y control de formas

Determinación de la factibilidad del estudio:

Un estudio de este tipo re quiere una investigación previa de las

formas que operan; debe tomar en consideración lo siguiente:

El contexto de aplicación que afecta (procesos o

procedimientos), para lo cual conviene determinar sus
características relevantes, como la cantidad de unidades
administrativas que implica, el número de fases u operaciones y
las formas que se emplean.
Los recursos humanos con preparación técnica para la
investigación y en su caso, para el análisis, diseño y control.
Los recursos materiales y tecnológicos de soporte que se
necesitan para realizar el trabajo
El programa de trabajo
La autorización para efectuar el estudio

Recopilación de las formas:

Deben captarse las formas que las unidades administrativas utilizan,

preferentemente dos ejemplares de cada una con sus copias
correspondientes, considerando las que tienen un uso frecuente y las
eventuales que, por características especiales, demandan un diseño y
una presentación con más trabajo. Existen formas que por su empleo
y destino no son relevantes, como los recados telefónicos, por lo que
su control resulta innecesario.

Métodos de producción

Para determinar el método de reproducción más apropiado se

recomienda tomar en cuenta lo siguiente:

Objeto de la importancia
Cantidad de formas requerida
Presentación
Costo
Equipo recomendable para su manejo

Los recursos de producción más representativos son:

Offset
Mimeógrafo
Tipografía
Fotograbado
Roto grabado
A maquina
Computadora

Aspectos de Visualización:

Para desempeñar una forma que permita buena presentación y

visualización, además de que facilite la comprensión y utilización de
los datos registrados, se necesita que reúna estos elementos:

Unidad
División modular
Claridad
Agrupación y jerarquización
Saturación
Moviliza miento
 Ritmo
Imagen residual

Control

Responsable de su manejo y control:

Operativamente

Son cada una de las áreas de la institución que utilizan formas para
desahogar su trabajo diario y que están familiarizadas con su
contenido y uso

En forma especializada

Pueden ser diferentes instancias relacionadas con las formas, entre

ellas las siguientes:

Nivel directivo

Son las personas que por su jerarquía deben aprobar todos los
cambios organizacionales y por tanto, conocen las formas.

Unidades de Apoyo técnico:

Son las áreas especializadas en el análisis, diseño y control de

formas, en virtud de su especialidad, conocimientos técnicos o ambos.

Unidades encargadas de administrar los recursos

Son las áreas responsables de manejar la papelería, reimprimir y

almacenar formas, vigilar su reposición según las especificaciones de
las áreas usuarios y resguardar archivos en tránsito y definitivos

Instrumento de Control

Cuestionario para el análisis de formas

Este documento relacionado de modo ordenado y secuencial los
componentes de una forma, con el fin de analizar y evaluar su
funcionalidad

Catálogo de formas

Es un compendio de todas y cada una de las formas que se utilizan en

una organización relacionada por unidad administrativa, tipo de forma,
clave, frecuencia de uso y programa específicos al que apoyan

Tarjeta para el control interno de formas

Este registro de las impresiones y reimpresiones de las formas

contiene las características más relevantes de las formas, información
de cada pedido, pruebas, modificaciones etc.

Unidades de almacenamiento

Son dispositivos electromagnéticos en los que puede preservarse el

inventario de todas y cada una de las formas; por ejemplo, el disco
óptico. Este tipo de recurso cumple no solo la función de control, sino
back up, lo que permite recuperar datos de modo precio y oportuno.

Diseño

Preparación de una forma según su objeto, tipo de información que

contendrá, origen, método de llenado, procedimiento en el que se
utilizara, número de copias, usuarios y resultados.

Elementos funcionales:

Logotipo de la organización
Titulo
Fecha
Numero de hoja
En los dos puntos anteriores puede incluirse, si es un cambio la fecha
y el número de hoja que sustituye, según el tipo de documento,
estudio o proyecto de que se trate.

Nombre de quien la elabora, revisa y/o autoriza.

Clave de la forma

Orden de los componentes

Secuencia de datos
Flujo del trabajo
Cuerpo (datos principales)
Instrucciones al pie o en el dorso, o colocación de números entre
paréntesis en cada espacio por llenar.

Condiciones para su llenado:

Manual

Requiere espacio adecuado para que la información quede suficiente

clara y se eviten errores de interpretación

A máquina:

El espacio debe adecuarse a la escritura de una máquina de escribir,

aunque no exista una estandarización de este tipo de equipos

En impresoras de equipo

Este tipo de reproducción no debe representar ningún problema, ya

que las formas tienen que haberse creado en la computadora desde
un principio. En caso contrario, puede usarse un escáner para
capturarlas y darlas de alta en disco

Utilización

Las formas constituyen un elemento básico en la dinámica

administrativa de cualquier institución. Su uso se ha vuelto tan
generalizado e indispensable que pasa a ser casi automático, por lo
que modificar su estructura es un paso natura, que no requiere
autorizaciones múltiples o estudios exhaustivos

Implantación:

Prueba piloto

Una vez precisado el diseño o rediseño de la forma, y antes de pasarla

a impresión, es necesario efectuar una prueba piloto con el personal
de la unidad en que se formuló en lo relativo a:

Claridad del lenguaje empleado

Facilidad de llenado (espacios)

En esa misma aplicación deben captarse y considerarse las

sugerencias que, una vez incluidas, permitan probarla con las
personas que la utilizan. Además de los puntos verificados en la
primera prueba, es conveniente observar los siguientes:

Necesidad de copias
Presentación (suelta, continua o en juegos)
Necesidad del foliado
Funcionalidad (si satisface los requisitos de los usuarios en
cuanto a contenido, tamaño, papel, tipografía, etcétera)

Ajuste a las formas

La adecuación de las formas esta en estrecha relación con los

procedimientos, por lo que en el caso de nuevos procedimientos, en
particular si se trata de un rediseño o simulación, las nuevas formas se
aplicaran paralelamente con la anteriores. De este ejercicio habrán de
derivarse los ajustes procedentes en cuanto a:

Información que requiera mayor o menor espacio

Información que debe eliminarse y las razones para ello
Información que debe aparecer
 Distribución del juego y justificación

Todas las observaciones, incluidas las del analista, deben conservarse

por escrito, ya que este registro y los requerimientos que formulen los
impresores facilitan la afinación de detalles para una impresión
definitiva.