PLAN DE TRABAJO

RUC HIDROCARBUROS
2019
Feb-19 Mar-19 Apr-19 May-19 Jun-19 Jul-19
COMPONENTES
ITEM DESCRIPCION DE ACTIVIDADES RESPONSABLE Documento / Entregable Observaciones
RUC Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4

REPRESENTANTES POR LA DIRECCIÓN Y GERENCIA

Policita SSTA:

·         Revisar y actualizar la Política del Sistema de Gestión SSTA, verificar que esta adicional a
1 lo contemplado actualmente, contemple: compromiso con los proveedores, subcontratistas y GERENTE P e
demás grupos de interés y la promoción de la calidad de vida laboral.

Establecer una o más políticas como elementos adicionales a los exigidos en la guía (Ej:
2 Transparencia, Anticorrupción, entre otros). (Requisito necesario para lograr el escenario E GERENTE
dentro de la calificación del RUC)

•      Programar reuniones gerenciales y generar actas de reunión, como mínimo una (1) vez por
Reuniones e Inspecciones

3 trimestre, en donde se contemple aspectos de SSTA y adicional información de las partes GERENTE
interesadas.

•      Demostrar que la gerencia es proactiva, lidera la mejora del sistema de gestión, analiza y
Gerenciales:

genera planes de acción que trasciende a las partes interesadas de acuerdo con los
resultados de las inspecciones y reuniones gerenciales (Ej: Participación en Simulacros,
4 GERENTE
Inspecciones, Auditorias, asignando presupuesto, observación de comportamiento,
capacitaciones, entre otros). (Requisito necesario para lograr el escenario E dentro de la
calificación del RUC)

•      Elaborar un Plan de Inspección Gerenciales, el cual incluya la realización de inspecciones

5 Mensuales a Nivel Gerencial (Evidenciar con Registros) partiendo desde enero del año en GERENTE
curso.

•      Realizar seguimiento a las acciones derivadas de los hallazgos de las inspecciones
6 GERENTE
gerenciales, garantizar que se cierren el 100% de los planes de acción.

·         Liderar la realización del informe de revisión por la Gerencia del Sistema de Gestión
SSTA como mínimo una (1) vez al año, contemplando como elementos de entrada adicionales
a los aspectos del sistema de gestión SSTA que se desarrolla hasta ahora, los resultados de
Revisión por la dirección:

7
la gestión de los aspectos de sostenibilidad de la empresa relevantes en materia de SSTA . La GERENTE
revisión debe incluir la necesidad de efectuar cambios en el sistema, incluyendo la política y
objetivos. Se deben establecer objetivos nuevos o actualizados para el mejoramiento en el
nuevo período y considerar si se necesitan cambios para cualquier elemento del sistema de
gestión.

8
·         Comunicar a todos los trabajadores e incluido las partes interesadas, los resultado de la GERENTE
revisión gerencial y de estar disponible para consulta.
·         Demostrar conocimientos de los aspectos relacionados con los elementos visibles del
9 compromiso gerencial (Política, elementos de entrada a la revisión por la dirección, GERENTE
inspecciones de seguridad, reuniones de gerencia, entre otros). A través de entrevista
Demostrar que existe un proceso sistemático de mejoramiento de la gestión de acuerdo con
los resultados obtenidos en la revisión gerencial (Demostrar el impacto de la ejecución de los
10 Planes de Acción derivados de las revisiones gerenciales de los años anteriores y estos como GERENTE
han aportado a la mejora continua). (Requisito necesario para lograr el escenario E dentro
de la calificación del RUC)
•      Demostrar que la empresa asigna recursos propios para la gestión del sistema SSTA
11
mas allá del cumplimiento legal, y partes interesadas que afecten al sistema SSTA, GERENTE
evaluando sistemáticamente la efectividad de los recursos asignados. (Requisito necesario
para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC)
•      Demostrar que la gerencia asigna un presupuesto teniendo en cuenta el costo – beneficio
y se desarrolla proyectos en HSE (En lo posible elaborar un informe donde se pueda
12 evidenciar los costos que han representado los accidentes, el presupuesto asignado y lo que GERENTE
la gerencia espera beneficiarse con la inversión que realiza en HSE). (Requisito necesario
para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC)
•      Demostrar que la empresa promueve el desarrollo del sistema SSTA de los contratistas y
13 subcontratistas locales (evaluar la posibilidad de asignar un presupuesto para apoyar a los GERENTE
contratistas y subcontratistas).
•      Demostrar que en la asignación de recursos para la gestión del sistema SSTA en cada uno
de los proyectos se incluyen cláusulas y/o análisis relativos a aspectos de derechos
14 GERENTE
Recursos:

humanos relevantes para la operación. (Requisito necesario para lograr el escenario E

dentro de la calificación del RUC)
•      En el presupuesto asignado para la gestión del sistema SSTA se incluyen los programas,
15
operaciones o proyectos que desarrolle por sí mismo o a través de subcontratistas con las GERENTE
comunidades locales o cualquier otro grupo de interés. (Requisito necesario para lograr
el escenario E dentro de la calificación del RUC)
•      Demostrar que la empresa realiza inversiones en gestión ambiental más allá del
16
cumplimiento legal que son destacadas por los entes ambientales u organizaciones GERENTE
ampliamente reconocidas. (Requisito necesario para lograr el escenario E dentro de la
calificación del RUC)
•      Exigirle a los contratistas y subcontratistas locales la presentación de su propio
17 presupuesto del sistema SSTA, presentar periódicamente la relación del cumplimiento del GERENTE
presupuesto y generar planes de acción.
·         Actualizar el Programa de inversiones (Presupuesto en SSTA) y relación de cumplimiento.
18 Gestionar la división del presupuesto asignada para cada contrato con cada cliente, ya que el GERENTE
RUC lo exige de manera individual por cada contrato.
•      También debe presentar periódicamente la relación de su cumplimiento (demostrar con los
19 GERENTE
registros) y se deben generar planes de acción.

·         Exigir a los contratistas presentar la hoja de vida de la personal responsable de SSTA en
20 las Operaciones que realiza en las instalaciones de la empresa. (Necesario para lograr el GERENTE
escenario E dentro de la calificación del RUC)
Otros

·         Hacer Seguimiento al Cierre de las No Conformidades RUC de la Auditoria interna en

21 SSTA y el estado de las acciones preventivas y correctivas levantadas en el sistema de AUDITOR INTERNO
gestión SSTA

REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA EXTERNA DEL CONSEJO COLOMBIANO DE

22 AUDITOR EXTERNO Informe Auditoria Externa
SEGURIDAD

23 Informe Auditoria Externa

N° ACTIVIDADES PROGRAMAS 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

N° ACTIVIDADES PARCIALMENTE EJECUTADAS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

N° ACTIVIDADES EJECUTADAS 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

N° TOTAL DE ACTIVIDADES POR SEMANA 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

% AVANCE PROGRAMADO POR SEMANA 0% 50% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

% AVANCE REAL POR SEMANA 0% 0% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50% 50%

SEMANAS Sem 5 Sem 6 Sem 7 Sem 8 Sem 9 Sem 10 Sem 11 Sem 12 Sem 13 Sem 14 Sem 15 Sem 16 Sem 17 Sem 18 Sem 19 Sem 20 Sem 21 Sem 22 Sem 23 Sem 24 Sem 25 Sem 26 Sem 27 Sem 28

Feb-19 Mar-19 Apr-19 May-19 Jun-19 Jul-19

% CUMPLIMIENTO MENSUAL
#DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!

% META MENSUAL 100% 100% 100% 100% 100% 100%

% AVANCE PROGRAMADO
100% 100% 100% 100% 100% 100%

% AVANCE REAL
50% 50% 50% 50% 50% 50%

SEGUIMIENTO PLAN DE TRABAJO 120%

% CUMPLIMIENTO MES A MES % AVANCE SEMANAL
Mes Hallazgos Relevantes del Seguimiento Compromisos 110%
120%
100%
May-14
90%
100%
80%

Jun-14 70% 80%

60%

Jul-14 50% 60%

40%

30% 40%
Aug-14
20%

10% 20%
Sep-14
0%
Dec-99 Dec-09 Dec-19 Dec-29 Dec-39 Dec-49 Dec-59 Dec-69 Dec-79 Dec-89 Dec-99 Dec-09
-10% 0%
% META % EJECUT Sem 5 Sem 6 Sem 7 Sem 8 Sem 9 Sem 10 Sem 11 Sem 12 Sem 13 Sem 14 Sem 15 Sem 16 Sem 17 Sem 18 Sem 19 Sem 20 Sem 21 Sem 22 Sem 23 Sem 24 Sem 25 Sem 26 Sem 27 Sem 28
Oct-14 % AVANCE PROG % AVANCE REAL
 PLAN DE TRABAJO
RUC HIDROCARBUROS
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COMPONENTE
ITEM DESCRIPCION DE ACTIVIDADES RESPONSABLE Documento / Entregable Observaciones
RUC Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4

COODINADOR SG SST

Demostrar que las partes interesadas se encuentran familiarizados con estos elementos y
Policita SSTA

1 aplican los mecanismos de control. (Requisito necesario para lograr el escenario E dentro COORDINADOR SST
de la calificación del RUC)

Gestionar con el apoyo del personal técnico-administrativo de los proyectos, se evalúe el

2
conocimiento e implementación de las políticas de los contratantes (encuestas de COORDINADOR SST
entendimiento de las políticas del cliente). (Requisito necesario para lograr el escenario E
dentro de la calificación del RUC)

3
·         Revisar y actualizar los objetivos y metas del sistema SSTA, realizando un análisis COORDINADOR SST
Objetivos y Metas

periódico al menos semestralmente del grado de cumplimiento de los objetivos y metas.

4
·         Comunicar a todos los empleados los objetivos del sistema SSTA así como los de su área COORDINADOR SST
de trabajo.

·         Elaborar un informe en donde la empresa demuestre que los objetivos y metas
evolucionan con la gestión y tienen un direccionamiento estratégico y visión a largo plazo. Los
5 objetivos deben estar alineados y reflejar las estrategias en SSTA de la compañía. La COORDINADOR SST
evolución de la gestión se evidencia con el cumplimiento de los indicadores del sistema (Ej.
accidentalidad ha disminuido), mejoramiento en el cumplimiento de los requisitos. (Necesario
para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC)

• Demostrar que el Manual RUC se encuentra integrado con los demás procesos de
Sistema de
Manual del

Gestión

6
mejoramiento continuo de la organización (calidad, seguridad, ambiente, entre otros si COORDINADOR SST
aplicase). (Requisito necesario para lograr el escenario E dentro de la calificación del
RUC).
Documentos y

• Revisar y en caso de ser necesario actualizar el procedimiento de control de documentos,

Control de

Registros

7
datos y registros del sistema de gestión SSTA, actualizar el listado de control de documentos COORDINADOR SST
externos, organizar la presentación de los registros (DOSSIER) de los proyectos, verificar la
versión y codificación.

·         Actualizar la Matriz de Requisitos Legales, en especial profundizar para cada uno de ellos
Requisitos legales y de otra índole

8 la forma en como la organización dará cumplimiento a los requisitos legales y de otra índole COORDINADOR SST
identificada. Dejar evidencia (Registros) de las revisiones periódicas de la matriz de requisitos
legales de acuerdo al tiempo establecido en el procedimiento.

·         Establecer los medios necesarios para comunicar los Requisitos Legales y en SSTA y de
9 otra índole a las personas que trabajan bajo el control de la organización y partes interesadas COORDINADOR SST
pertinentes

·         Elaborar un informe para evidenciar que la empresa establece acciones para anticiparse a
10 los cambios en la legislación en SSTA aplicables a su actividad económica. (Necesario para COORDINADOR SST
lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC)

·         Demostrar que las recomendaciones del COSST o del Vigía son implementadas y se ven
11
reflejadas en el mejoramiento del sistema SSTA de la empresa. Se descentraliza y funciona el COORDINADOR SST
COSST para los proyectos que reflejan mayor criticidad o número representativo de
trabajadores. (Necesario para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC)

·         Demostrar que los trabajadores y las partes interesadas se encuentran familiarizadas con
12 el reglamento de higiene y seguridad industrial y aplican los mecanismos de control. COORDINADOR SST
(Necesario para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC)
Motivación, comunicación, participación y consulta

13
·         Identificar y desarrollar programas para lograr la participación del personal en el sistema COORDINADOR SST
de gestión de SSTA.

·         Establecer y mantener mecanismos para difundir las acciones y resultados del sistema
14
SSTA (Lecciones Aprendidas de las Investigación de Accidentes e Incidentes, Resultados de COORDINADOR SST
la última revisión gerencial, estadísticas de accidentalidad, programas de gestión de riesgos
prioritarios, etc) para sus trabajadores, subcontratistas y grupos de interés.

·         Actualizar el plan de comunicación escrito tanto para las partes involucradas internas
como externas pertinentes. Este plan debe desarrollarse de acuerdo a los diferentes aspectos
15 del sistema de gestión de SSTA, mencionando don se registraran los medios de comunicación COORDINADOR SST
que los empleados podrán utilizar para transmitir a la Gerencia problemas /inquietudes sobre
SSTA el cual debe evidenciarse en los diferentes procesos.

·         Evidenciar en algún documento y/o acta la decisión de comunicar los aspectos
16 ambientales significativos. Si la decisión es comunicarla, la organización debe establecer e COORDINADOR SST
implementar uno o varios métodos para realizar esta comunicación externa

·         Diseñar estrategias para poder demostrar que la empresa establece e implementa uno o
17
varios mecanismos para difundir acciones y resultados del sistema SSTA a los grupos de COORDINADOR SST
interés. Cabe aclarar que para ello debe contar con un mecanismo de difusión. (Necesario
para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC).
·         Diseñar una estrategia para demostrar que la empresa cuenta con un mecanismo para
llevar registros de quejas por incidentes, con sus grupos de interés ocurridos durante el último
18 año (Discriminación, Seguridad, Salud, Ambiente, prácticas corruptas), en relación con COORDINADOR SST
aspectos de SSTA y la respuesta a dichos incidentes. (Necesario para lograr el escenario E
dentro de la calificación del RUC).

·         Establecer e implementar una metodología para identificar y caracterizar sus grupos
de interés con el propósito de establecer acciones y darle seguimiento enfocadas a SSTA.
Identificación de Peligros valoración y determinación de los

Dentro de la identificación y caracterización como mínimo debe tener en cuenta los siguientes
19 aspectos: Clasificación de los principales grupos de interés de la organización, Identificación COORDINADOR SST
de las personas o grupos de personas específicas que integran cada uno de los grupos de
interés con su información general de contacto. Determinación de las principales expectativas
de los grupos de interés frente a la organización.

·         Demostrar que la identificación de los grupos de interés está asegurando que el sistema
20 de SSTA cobija los programas de desarrollo de infraestructuras y servicios de beneficio COORDINADOR SST
público.
riesgos (Matriz de Peligros)

·         Demostrar que se aplican medidas de prevención y mitigación, para ser aplicadas frente a
21
impactos negativos significativos en materia de SSTA generados a las comunidades locales o COORDINADOR SST
a otros grupos de interés en razón de sus operaciones, programas o proyectos que desarrolle
por si mismo o a través de subcontratistas.

·         Actualizar La Matriz de Peligros y Riesgos de todas las áreas y proyectos de la empresa,
para este debe tener en cuenta los siguientes aspectos: complementar las acciones de
motivación, formación y entrenamiento dentro de las medidas de control de riesgos, buscando
22 que el trabajador conozca los riesgos, los pueda identificar y aplicar o apoyar las medidas que COORDINADOR SST
se establezcan para mitigar su exposición y efecto en el trabajador, buscando que el
trabajador conozca los riesgos e impactos, los pueda identificar y aplicar o apoyar las medidas
que se establezcan para mitigar su exposición y efecto en el trabajador.

·         Garantizar que la empresa aplica otros métodos de análisis de riesgos que sirvan para
retroalimentar la identificación de peligros (Matriz de Peligros) para lo cual puede utilizar
diferentes metodologías como ATS, HAZOP, WHAT IF, HAZID entre otros, según aplique a la
23 actividad económica y riesgo de la empresa. También demostrar que se retroalimenta la COORDINADOR SST
matriz de peligros con las actividades que impactan el sistema SSTA, tales como: auditorías,
simulacros, análisis de tendencias, visitas planeadas, incidentes entre otros. (Necesarios
para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC)
·         Demostrar que existe una evolución en el análisis y efectividad en el control de sus
24
riesgos que incluya además de los controles administrativos y EPP, controles de diseño, COORDINADOR SST
ingeniería, eliminación, sustitución. (Necesarios para lograr el escenario E dentro de la
calificación del RUC)

• Diseñar e implementar un Programa de Seguridad Basado en el Comportamiento, este debe

contemplar mecanismos escritos para el reporte y control de actos y condiciones de riesgo,
Actos y Condiciones

que garantice la implementación y seguimiento al cierre de los actos y condiciones

subestándar. Los trabajadores deben tener conocimiento y participación del reporte de actos y
condiciones sub estándares. Contenido del programa de seguridad basado en
Inseguras

comportamiento el cual es sostenible en el tiempo e incluye mejoras como: - La activa

25 participación del nivel directivo en el reporte de actos y condiciones inseguras, su COORDINADOR SST
retroalimentación a los trabajadores y el compromiso visible con su comportamiento; - Los
resultados de observaciones y reportes de actos y condiciones son una entrada básica y
demostrable cuando se investigan los accidentes y casi accidentes. - La efectividad del
programa redunda en disminuir la incidencia de procesos disciplinarios (por ej. Reduce las
sanciones por incumplimientos de normas y procedimientos). (Necesario para lograr el
escenario E dentro de la calificación del RUC).

·         Actualizar la Matriz de Aspectos e Impactos Ambiental de todas las áreas y proyectos de
la empresa, contemplando los siguientes aspectos: garantizar que se contemple la existencia
determinación de los impactos (Matriz de Aspectos e
Identificación de Aspectos Ambientales valoración y

de medidas de prevención y mitigación, para ser aplicadas frente a impactos negativos

26 significativos en materia de SSTA generados a las comunidades locales o a otros grupos de COORDINADOR SST
interés en razón de sus operaciones, programas o proyectos que desarrolle por sí mismo o a
través de subcontratistas (Impactos ambientales generados a las comunidades, incluyendo los
riesgos y oportunidades para la organización derivados del cambio climático, y actualizar la
identificación de manera sistemática.

·         Demostrar para la identificación de aspectos ambientales, que la empresa está

estableciendo acciones de control para los grupos de interés y la procedencia u origen de los
27 componentes de sus productos o servicios (acciones de control para proveedores, clientes, COORDINADOR SST
visitantes, comunidades, accionistas, entre otros grupos de interés y la procedencia de los
consumibles, materias primas, entre otros). El propósito es establecer acciones y darles
seguimiento enfocadas a SSTA.
Impactos)

28
·         Determinar la Evolución en el Tiempo de Aspectos e Impactos Ambientales en sus COORDINADOR SST
respectivas matrices.

·         Demostrar en la Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales que existe una mejora
continua en la identificación y control de los aspectos e impactos ambientales. proceso de
identificación de aspectos e impactos ambientales sea dinámico, la empresa debe integrar
todas sus actividades, incluyendo los riesgos y oportunidades para la organización derivados
29
del cambio climático, y actualizar la identificación de manera sistemática. La empresa debe COORDINADOR SST
demostrar que existe una mejora continua en la identificación, análisis y efectividad del control
de los aspectos e impactos ambientales que incluya además de los controles administrativos,
controles de diseño, ingeniería, eliminación, sustitución. El programa debe enfocarse en la
eliminación o reducción del impacto ambiental (Ej.: PGIR, emisiones, efluentes, etc.).
(Necesarios para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC).

·         Actualizar el procedimiento de Identificación de Aspectos e impactos ambientales y

30
peligros y riesgos, donde se deberá incluir o tener en cuenta los materiales, emisiones, COORDINADOR SST
vertimientos, residuos, consumos de energía y agua, así como los impactos significativos
sobre la biodiversidad.
·         Aplicar el procedimiento y formato de gestión del cambio para la compra de nuevos
31 equipos, adecuación de infraestructura física, nuevas tecnologías, entre otros que apliquen COORDINADOR SST
Gestión del

según los lineamientos RUC.

Cambio

·         Elaborar un informe para evidenciar que la empresa está demostrando que los procesos
32
de gestión de cambio retroalimentan el sistema y los resultados son entrada de futuros COORDINADOR SST
procesos de cambio. (Necesario para lograr el escenario E dentro de la calificación del
RUC)
·         Definir un mecanismo donde la empresa pueda comunicar a los visitantes, sobre los
riesgos de SSTA a los que se puede encontrar expuesto y, como actuar en caso de
Visitantes, comunidad,

33 emergencia (Administración, Caucasia). A la comunidad y autoridades se les debe informar COORDINADOR SST
sobre la identificación y control de los riesgos SSTA y verificar su participación en las
actividades de simulacros, prevención y atención de emergencias.
autoridad

34
·         Revisar, instalar y complementar los planos de evacuación (instalaciones nuevas) y COORDINADOR SST
puntos de encuentro.

·         La organización debe garantizar la adecuada gestión del sistema SSTA en cada uno de
35 los programas, operaciones o proyectos que desarrolle por si misma, o a través de COORDINADOR SST
subcontratistas, con las comunidades locales o con cualquier otro grupo de interés.

·         Demostrar que la empresa está evaluando la adecuada gestión con las comunidades
36 locales o con cualquier grupo de interés a través de la implementación de indicadores de COORDINADOR SST
desempeño.
·         Actualizar los Programas de Gestión para Riesgos Prioritarios (Ergonomico, Riesgo
Programas de Gestión

37 publico, alturas, etc, se debe incluir: Objetivos y metas cuantificables, Responsables, COORDINADOR SST
Acciones, Recursos, Cronogramas de actividades
·         Realizar la medición de los objetivos y metas de los programas de gestión (Hacer
seguimiento, revisar y registrar el progreso) realizar la evaluación periódica como mínimo cada
38 6 meses. Determinación de indicadores (cobertura y eficacia), Resultados de los indicadores, COORDINADOR SST
análisis de tendencias, replanteamiento de las actividades del programa de gestión e
implementación de los mismos.
·         Elaborar un informe donde la empresa pueda demostrar sostenibilidad en el tiempo
39 (mínimo en los últimos 5 años) relacionados con la reducción de los incidentes asociados a los COORDINADOR SST
riesgos prioritarios. (Necesario para lograr el escenario E dentro de la calificación del
RUC).
Subprogramade

·         Realizar las mediciones higiénicas necesarias para alimentar los Sistemas de Vigilancia
40 Epidemiológica (Sonometrias, Luxometrias, APT, entre otros). Solicitar la licencia de quien COORDINADOR SST
Industrial
Higiene

mide y el certificado de calibración del equipo.

·         Realizar mediciones higiénicas y de control de riesgos en los nuevos proyectos o sedes
41 (caucasia) antes de iniciar actividades. (Necesario para lograr el escenario E dentro de la COORDINADOR SST
calificación del RUC).
·         Realizar el inventario de tareas críticas (Matriz de tareas críticas) desarrolladas en las
42 sedes (caucasia) y de operaciones de transporte de hidrocarburos, y determinar aquellas que COORDINADOR SST
Procedimientos y estándares de seguridad

requieran de un procedimiento o un estándar.

·         Revisar y actualizar los procedimientos para el Control de tareas críticas: Energías
43 Peligrosas. Trabajos en Caliente, Alturas y en Espacios confinados (Propios y Contratistas), al COORDINADOR SST
igual de los formatos de Permisos de Trabajo.

44
·         Revisar y actualizar los estándares de seguridad de acuerdo al inventario de tareas COORDINADOR SST
críticas y los ATS, para las áreas de Caucasia y operaciónes de transporte.

45 ·         Divulgar todos los procedimientos y estándares de seguridad a todos los trabajadores y COORDINADOR SST
partes interesadas (trabajadores internos y sub contratistas).

·         Demostrar que la empresa cuenta con estándares o procedimientos para gestionar los
riesgos para otras actividades (no solo las criticas) propias de su actividad económica y se
46 evidencia su divulgación e implementación, se encuentran disponibles, legibles y vigentes en COORDINADOR SST
los sitios de trabajo. (Necesario para lograr el escenario E dentro de la calificación del
RUC)

·         Demostrar que la empresa cuenta con métodos de monitoreo y seguimiento para validar
47
la aplicabilidad de los estándares o procedimientos seguros y establece planes de acción de COORDINADOR SST
acuerdo con las oportunidades de mejora detectas (Observaciones de Comportamiento).
(Necesario para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC)

·         Demostrar que el sistema de estándares y procedimiento de seguridad de la empresa ha

48 evolucionado en el tiempo (control de documentos) y se evidencia que se cumplen. COORDINADOR SST
(Necesario para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC)

·         Elaborar un informe donde la empresa pueda demostrar que tiene un sistema interno que
le permita mejorar el proceso asociado a la selección y uso de los EPP y se hace partícipe al
49 trabajador en la selección de los EPP para garantizar su uso y adaptabilidad; los trabajadores COORDINADOR SST
Subprograma de Seguridad Industrial “EPP”

han interiorizado la importancia de uso y cuidado de los EPP suministrados. (Necesario para
lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC)

·         Actualizar la matriz de EPP, la cual debe elaborarse por cada operación que se desarrolla
en la empresa (proceso y/o especialidad) y esta debe incluir: La descripción de los riesgos
presentes en las mismas, El número de personas expuestas, Los equipos, herramientas,
50 sustancias o materiales que se manejan, Los resultados de los estudios higiénicos realizados, COORDINADOR SST
y por último, La asignación del elemento requerido, especificando las funciones, capacidades,
limitaciones del mismo y especificaciones técnicas de acuerdo a los patrones y estándares
establecidos. (Puede llevarse a través de una matriz de identificación de elementos de
protección personal).

·         Elaborar un procedimiento escrito para la selección, mantenimiento, reposición de los

EPP, con la identificación técnica de los elementos de protección personal requeridos por
51 áreas, puestos de trabajo o actividades especiales que se desarrollan en la empresa. Se debe COORDINADOR SST
definir el manejo de la ropa contaminada y el mecanismo para dar de baja o sacar de servicio
los EPP y su reposición.
 Subprograma de Seguridad Industrial “EPP”
52
·         Dictar capacitación en el Uso adecuado, inspección, mantenimiento y procedimiento de COORDINADOR SST
reposición de los EPP al 100% de los trabajadores de la empresa (llevar registros).
 Subprograma de Seguridad Industrial “EPP”
·         Inspección de Elementos de Protección Personal (Detallada). En donde se verifique la
53 veracidad de la información, es decir, verificar que sea el tipo de EPP que es el que se entregó COORDINADOR SST
por la empresa y no otro.
·         Revisar por Trabajador (Formato de Entrega EPP) cual es la última fecha de entrega de
54 EPP, y con base en esta información, entregar los EPP que hagan falta o que requieran COORDINADOR SST
reposición de acuerdo a la inspección realizada.

55 ·         Realizar y registrar inspecciones periódicas para verificar el estado y uso de los EPP COORDINADOR SST
Industrial “Hojas de Seguridad
de Materiales y Productos
Subprograma Seguridad

·         Actualizar el inventario de productos químicos. Garantizar que cada producto cuente con
56 su respectiva Hojas de Seguridad. Elaborar las Tarjetas de Emergías para los productos COORDINADOR SST
químicos (Para los productos que Transportamos)
Químicos”

·         Capacitar a todo el personal en el conocimiento de dichas hojas de seguridad y se debe

57 demostrar que sus empleados las conocen. Igualmente, exigir lo mismo a sus contratistas. Las COORDINADOR SST
Hojas de Seguridad deberán estar en castellano.

·         Elaborar un informe donde la empresa pueda demostrar que está implementando
acciones de mejoramiento continuo con el manejo de las hojas de seguridad de los productos
58
químicos, que repercuten en un menor impacto al ambiente y/o salud de los trabajadores y COORDINADOR SST
que se evidencia disminución o ausencia de incidentes (accidentes y casi accidentes) de
trabajo y ambientales relacionado con agentes químicos. (Necesario para lograr el
escenario E dentro de la calificación del RUC)
·         Actualizar el plan de emergencia en caucasia y administración , verificar que estos
59 cumplan con los lineamientos RUC (Plan operativo, estratégico, informativo, entre otros). COORDINADOR SST
Incluir emergencias ambientales.
Preparación y atención de emergencia

60
·         Actualizar la conformación de las brigadas de emergencias, con cobertura en todas las COORDINADOR SST
áreas de la empresa.
61
·         Capacitar y entrenar a todas las brigadas de emergencia por un ente especializado en el COORDINADOR SST
tema.
62 ·         Planear y ejecutar simulacros de emergencia, en caucasia y participar en la sede COORDINADOR SST
administrativa (del edificio). Incluir emergencias ambientales.
·         Demostrar que la empresa cuenta con mecanismos para validar la mejora de la eficacia y
63 el plan de continuidad del negocio. (Necesario para lograr el escenario E dentro de la COORDINADOR SST
calificación del RUC)
·         Demostrar que la empresa realiza un seguimiento de manera planificada de los cambios
64
que se producen como resultado de la evaluación de los simulacros que podrían tener impacto COORDINADOR SST
en el desempeño de la organización ante la ocurrencia de eventos. (Necesario para lograr el
escenario E dentro de la calificación del RUC)

·         Demostrar que en la empresa hay un plan de entrenamiento y generación de

competencias del personal líder de la brigada por entes especializados con certificaciones
internacionales apoyados con recursos propios de la organización. (Se pueden tener en
65 cuenta entidades especializadas con certificaciones internacionales tales como NFPA, AHA, COORDINADOR SST
OSHAS, NSC, entre otras, para asegurar el plan de entrenamiento y generación de
competencias del personal líder de la brigada apoyado con recursos propios de la
organización). (Necesario para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC)

·         Actualizar los programas de gestión ambiental, contemplando los materiales, residuos,
66 emisiones y vertimientos. y tener en cuenta los riesgos y oportunidades asociados al cambio COORDINADOR SST
climático.
67 ·         Recopilar los registros de disposición de residuos peligrosos mes a mes COORDINADOR SST

68
·         Verificar que todos los RESPEL generados estén siendo dispuestos por un gestor COORDINADOR SST
ambiental.
69
·         Llevar el cuadro comando de generación y disposición final de residuos, el cual servirá COORDINADOR SST
para actualizar el Registro del IDEAM.
·         Elaborar un informe donde la empresa pueda demostrar que tiene un listado e
70
implementa controles de las especies que puedan verse afectadas durante las operaciones. COORDINADOR SST
Además de controlar las actividades que se realizan en áreas protegidas o no protegidas
permitiendo a la empresa contratista reducir los impactos.
·         Demostrar que la empresa en su Subsistema de Gestión Ambiental tiene un sistema
71
interno que hace partícipe a todos los niveles de la organización en la formulación de mejoras COORDINADOR SST
a los controles operacionales a los aspectos presentes en sus puestos o áreas de trabajo y
procesos productivos. Mostrar evidencias.
·         Actualizar el Programa de Manejo Interno de Residuos, de acuerdo a la actualización
72
RUC, involucrando en su alcance la gestión con los Materiales. Incluir el inventario de COORDINADOR SST
materiales renovables y no renovables y de acuerdo con esto establecer los impactos y
Programa de Gestión Ambiental

controles. Exigir lo mismo a los contratistas.

·         Demostrar que la empresa tiene disponible a sus grupos de interés sobre la procedencia
73 u origen de los componentes de sus productos o servicios, especialmente respecto a los que COORDINADOR SST
podrían tener impacto ambiental y/o social (SSTA).

·         La organización debe informar a sus grupos de interés acerca de la utilización y

74 disposición final segura del producto, y su impacto ambiental y social. De acuerdo con lo COORDINADOR SST
identificado y comunicado, la empresa debe establecer medidas de control y seguimiento.

·         Realizar campañas o implementar estrategias donde la empresa pueda demostrar que
75 realiza actividades de sensibilización para la gestión de los residuos involucrando no solo a los COORDINADOR SST
trabajadores sino a sus familias y/o comunidades en las áreas de operación. (Necesario para
lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC)

·         Demostrar una buena gestión en los indicadores en el manejo de residuos y/o la
implementación de estrategias ambientales para el manejo de los residuos (materiales
76 biodegradables). La buena gestión se puede demostrar a través de la disminución en la COORDINADOR SST
generación de residuos peligrosos, aprovechamiento y definición estrategias de sustitución de
residuos. (Necesario para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC)

·         Actualizar el plan de manejo integral de sus residuos, inventario de los residuos
77 generados y dispuestos y disposición final de los residuos de acuerdo a la legislación COORDINADOR SST
ambiental vigente.
78
·         Programa de Gestión de Agua y Energía: Actualizar los programas de gestión COORDINADOR SST
ambiental (Agua y Energía).
·         Realizar la caracterización de las fuentes de agua y energía utilizadas por parte de la
79 empresa, de sus proveedores y subcontratistas, que incluya como mínimo el consumo y las COORDINADOR SST
fuentes afectadas.
80
·         Determinar indicadores que permita a la empresa determinar la cantidad de agua COORDINADOR SST
reutilizada y/o reciclada.
·         Demostrar que en los Programas de Gestión de Agua y Energía, se realizan actividades
81
de sensibilización para la gestión de agua y energía involucrando no solo a los trabajadores COORDINADOR SST
sino a sus familias y/o comunidades en las áreas de operación. (Necesario para lograr el
escenario E dentro de la calificación del RUC)
·         Dentro de los programas de gestión ambiental la organización debe medir la liberación al
82 medio ambiente de sustancias destructoras de la capa ozono y gases de efecto Invernadero y COORDINADOR SST
contar con mecanismos para reducir dicha liberación.

83 ·         Investigar todos los accidentes y casi accidentes laborales y ambientales ocurridos para COORDINADOR SST
determinar su causa y hacer el seguimiento a las recomendaciones generadas.

·         Ajustar el formato de investigación y análisis de accidentes e incidentes, de acuerdo a la

Investigación de Accidentes e Incidentes:

84 COORDINADOR SST
resolución 1401 de 2007

85
·         Registrar y analizar indicadores de pérdidas (costos de los daños a la propiedad, al COORDINADOR SST
ambiente, al proceso, a terceros) por accidentes y casi accidentes laborales y ambientales.

·         Registrar estadísticas de los accidentes y casi accidentes ocurridos, incluyendo

accidentes con lesión a personas (incapacitantes y no incapacitantes), accidentes de tránsito,
derrames/fugas de productos, descargas equivocadas (conocidos normalmente como
86 “contaminaciones”, consistentes en descargar el producto en un tanque equivocado, COORDINADOR SST
contaminando el producto contenido en el tanque con el producto descargado). Llevar
registros estadísticos de accidentalidad, de personal propio y contratado, realizar el análisis
tendencial del desempeño de contratistas.
87 ·         Actualizar la caracterización de la accidentalidad del año 2016, 2017 y 2018 COORDINADOR SST

88
·         Realizar el análisis tendencial de causalidad de la accidentalidad y casi accidentalidad por COORDINADOR SST
lo menos semestralmente, tomar acciones y hacer los seguimientos.
·         Elaborar un informe la empresa debe demostrar que del resultado del análisis tendencial
de causalidad se generan cambios significativos en el sistema para la gestión del riesgo y / o
89 planes de acción estratégicos y/o comparte las lecciones aprendidas con otras compañías COORDINADOR SST
pares o al sector al que pertenece la empresa. (Necesario para lograr el escenario E dentro
de la calificación RUC)
·         Definir estrategias, métodos o formas de como compartir las lecciones aprendidas con
90
otras compañías pares o del sector económico al que pertenece la empresa, puede ser a COORDINADOR SST
través de la página web, publicaciones periódicas, foros inter empresas, email a los clientes.
(Necesario para lograr el escenario E dentro de la calificación RUC)
·         Diseñar estrategias para que en las Inspecciones de Seguridad y observaciones del
comportamiento frente al riesgo, la empresa demuestre que participa personal de todos los
niveles de la empresa y/o se cuenta con una herramienta que le permita a la organización
91 hacer seguimiento a las acciones encontradas en los diferentes procesos y retroalimentar a COORDINADOR SST
los responsables de las correcciones y/o se revisa el proceso de inspecciones y los resultados
Programa de Inspecciones de seguridad.

son eficaces en el tiempo. (Necesario para lograr el escenario E dentro de la calificación

del RUC)

·         Actualizar el Programa de inspecciones de SSTA, incluyendo inspecciones

preoperacionales de vehículos (propios y de contratistas), equipos y herramientas para tareas
críticas, que permitan hacer seguimiento a la conformidad con controles operacionales,
programas de gestión, el programa debe incluir: Definición de áreas, Cronograma de
92 inspecciones, Responsable de la inspección, Alcance de la inspección, Listas de verificación a COORDINADOR SST
utilizar de acuerdo con la actividad (incluye observaciones de comportamientos seguros frente
al riesgo que la empresa desarrolle y la valoración de los riesgos en salud y seguridad),
Análisis de condiciones anormales repetitivas y sus causas básicas, Valoración de riesgos
potenciales, Registros de las inspecciones realizadas, Proceso de seguimiento a acciones
correctivas y preventivas, Informes periódicos a la gerencia.

·         Determinar para la evaluación periódica del programa de inspección, los indicadores de
93 cumplimento, cobertura y eficacia, además los resultados de los indicadores, análisis de COORDINADOR SST
tendencias, replanteamiento de las actividades del programa e implementación de los mismos.

·         Elaborar un informe donde la empresa pueda demostrar que en la realización de las
inspecciones y observaciones de comportamiento frente al riesgo participa personal de todos
los niveles de la empresa y/o se cuenta con una herramienta que le permita a la organización
94 hacer seguimiento a las acciones encontradas en los diferentes procesos y retroalimentar a COORDINADOR SST
los responsables de las correcciones y/o se revisa el proceso de inspecciones y los resultados
son eficaces en el tiempo. (Necesario para lograr el escenario E dentro de la calificación
RUC)

95 ·         Actualizar el Programa de Auditorías del Sistema SSTA COORDINADOR SST

·         Elaborar un informe donde la empresa demuestre que el resultado del análisis de las
Programa de

auditorias se evalúa la viabilidad de generar cambios significativos en el sistema y / o planes

Auditorias

96 COORDINADOR SST
de acción estratégicos los cuales son tratados en la revisión gerencial. (Necesario para
lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC)
·         Demostrar que la empresa involucra a otras partes interesadas en sus auditorías, para
97 ayudarla a identificar oportunidades de mejoras adicionales. (Necesario para lograr el COORDINADOR SST
escenario E dentro de la calificación del RUC)
·         Diseñar e implementar un programa de formación de auditores internos y demostrar que
98 se realizan auditorias cruzadas. (Necesario para lograr el escenario E dentro de la COORDINADOR SST
calificación del RUC)
REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA AUDITOR INTERNO Informe Auditoria Interna

REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA EXTERNA DEL CONSEJO COLOMBIANO DE AUDITOR EXTERNO Informe Auditoria Externa
SEGURIDAD

N° ACTIVIDADES PROGRAMAS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

N° ACTIVIDADES PARCIALMENTE EJECUTADAS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

N° ACTIVIDADES EJECUTADAS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

N° TOTAL DE ACTIVIDADES POR SEMANA 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

% CUMPLIMIENTO SEMANAL #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!
% AVANCE PROGRAMADO POR SEMANA #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!

% AVANCE REAL POR SEMANA #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!

SEMANAS Sem 5 Sem 6 Sem 7 Sem 8 Sem 9 Sem 10 Sem 11 Sem 12 Sem 13 Sem 14 Sem 15 Sem 16 Sem 17 Sem 18 Sem 19 Sem 20 Sem 21 Sem 22 Sem 23 Sem 24 Sem 25 Sem 26 Sem 27 Sem 28

Feb-19 Mar-19 Apr-19 May-19 Jun-19 Jul-19

% CUMPLIMIENTO MENSUAL
#DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!

% META MENSUAL 100% 100% 100% 100% 100% 100%

% AVANCE PROGRAMADO
#DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!

% AVANCE REAL
#DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!

SEGUIMIENTO PLAN DE TRABAJO

120%
Mes Hallazgos Relevantes del Seguimiento Compromisos
110%
% CUMPLIMIENTO MES A MES % AVANCE SEMANAL
100%
100%
May-14 90%
90%
80%
80%
Jun-14 70%
70%

60% 60%

Jul-14 50% 50%

40%
40%

Aug-14 30%
30%
20%
20%
10%
Sep-14
10%
0%
Dec-99 Dec-09 Dec-19 Dec-29 Dec-39 Dec-49 Dec-59 Dec-69 Dec-79 Dec-89 Dec-99 Dec-09
-10% 0%
% META % EJECUT Sem 5 Sem 6 Sem 7 Sem 8 Sem 9 Sem 10 Sem 11 Sem 12 Sem 13 Sem 14 Sem 15 Sem 16 Sem 17 Sem 18 Sem 19 Sem 20 Sem 21 Sem 22 Sem 23 Sem 24 Sem 25 Sem 26 Sem 27 Sem 28
Oct-14 % AVANCE PROG % AVANCE REAL
 PLAN DE TRABAJO
RUC HIDROCARBUROS
2019
Feb-19 Mar-19 Apr-19 May-19 Jun-19 Jul-19
COMPONENTE
ITEM DESCRIPCION DE ACTIVIDADES RESPONSABLE Documento / Entregable Observaciones
RUC Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4

RECURSOS HUMANOS

·         Actualizar todos los Perfiles del Cargo (Verificar competencia en términos de
educación, formación y experiencia, además de las funciones y responsabilidades en
SSTA), incluidos los directos y los de los proyectos, documentar cambios, comunicar y
LIDER DE RECURSOS
1 entregar los perfiles a los trabajadores con la asignación de funciones y responsabilidades a HUMANOS
PE
todos los niveles de la empresa (de la alta gerencia, Representante del sistema de gestión de
SSTA, mandos medios, personal de supervisión, personal operativo, coordinador del
programa, entre otros)

2
·         Elaborar el Perfil del Cargo del Coordinador de para Trabajo en Altura y otros que LIDER DE RECURSOS
E
sean necesarios (Brigadista, auditor interno, representante por la dirección). HUMANOS
Competencia, Funciones y Responsabilidades

·         Revisar y actualizar el procedimiento de evaluación de desempeño (en caso de ser

necesario), donde se especifique como se va a llevar a cabo la evaluación periódica del
LIDER DE RECURSOS
3 cumplimiento de las funciones y responsabilidades asignadas a cada uno de los niveles HUMANOS
P
enunciados anteriormente. Ya que necesariamente debe evaluarse con criterios en SSTA
diferentes en funciones y responsabilidades para cada cargo.

·         Elaborar un informe donde la empresa pueda demostrar que las acciones resultantes de
la evaluación de funciones y responsabilidades en SSTA (Evaluación de Desempeño)
4
fomentan en los trabajadores la toma de conciencia para comprender la importancia de su LIDER DE RECURSOS
P
contribución al sistema de SSTA traduciendo los objetivos estratégicos del sistema en HUMANOS
objetivos individuales. (Necesario para lograr el escenario E dentro de la calificación del
RUC)

·         Se debe evidenciar mejora en el desempeño en SSTA de los trabajadores cada año. Se
sugiere elaborar un informe, después de tener el resultado de la evaluación de desempeño del
LIDER DE RECURSOS
5 presente año y realizar un análisis comparativo de los resultados por cada variable con los HUMANOS
P
resultados del año(s) anteriores, justificando la mejora del desempeño de los trabajadores
(Necesario para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC)

6
·         Verificar que los soportes y evidencias de las hojas de vida de todos los empleados LIDER DE RECURSOS P
directos y en proyectos, coincidan con la competencia dispuesta en los perfiles del cargo. HUMANOS

·         Realizar las evaluaciones a los diferentes niveles para verificar el cumplimiento de las
7
funciones y responsabilidades (Evaluación de Desempeño). Este requisito aplica también a LIDER DE RECURSOS
P
subcontratistas. De acuerdo con la evaluación de desempeño en SSTA, se debe generar un HUMANOS
plan de acción.
·         Diseñar e implementar un Plan Carrera para los Trabajadores de la empresa y partes
interesadas, definirlos por persona para el cargo y funciones desarrolladas en la organización
LIDER DE RECURSOS
8 que le permite a los trabajadores y a las partes interesadas participar en el desarrollo HUMANOS
P
mejoramiento del sistema SSTA. (Necesario para lograr el escenario E dentro de la
calificación del RUC)
·         Demostrar que los trabajadores conocen sus competencias individuales y en donde
pueden contribuir para mejorar la gestión del sistema SSTA (Se sugiere entregar el perfil del
LIDER DE RECURSOS
9 cargo con las competencias a cada trabajador y charlas de refuerzo, talleres u otras dinámicas HUMANOS
P A través de Test de observación, RALLY
que permitan la recordación de dicho perfil). (Necesario para lograr el escenario E dentro
de la calificación del RUC)
·         Actualizar el Plan de Capacitación y Entrenamiento en SSTA año 2019, verificar que
se esté cumplimiento con la identificación de las necesidades de entrenamiento por cargo en
LIDER DE RECURSOS
10 SSTA, registros del personal capacitado y entrenado, contenido de los cursos (presentaciones HUMANOS
P P P
en power point u otra), competencia del personal que realiza las capacitaciones (hojas de
vida), evaluación de las acciones de capacitación.
LIDER DE RECURSOS
11 ·         Actualizar la Matriz de Identificación de Necesidades de Capacitación por Cargo. HUMANOS
P P P

·         Realizar la evaluación periódica del Plan de capacitación y entrenamiento en

LIDER DE RECURSOS
12 términos índices de gestión (cobertura y efectividad), resultado de los indicadores, análisis de HUMANOS
P P P
tendencias y el respectivo plan de acción y su seguimiento. Como mínimo cada 6 meses.
Capacitación y Entrenamiento

·         Incluir en el programa de capacitación y entrenamiento en SSTA aspectos de derechos

13
humanos relevantes para la operación, igual se debe definir el contenido del curso, evaluar LIDER DE RECURSOS
P
la eficacia y cobertura. (Necesario para lograr el escenario E dentro de la calificación del HUMANOS
RUC)
·         Elaborar un informe donde la empresa pueda demostrar que está utilizando y cuenta con
14 metodologías pedagógicas innovadoras para mejorar las prácticas seguras y limpias en el LIDER DE RECURSOS
P
desarrollo de las tareas que demuestren continuidad y trascendencia en el tiempo. (Necesario HUMANOS
para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC)

·         Evidenciar en el Plan de Capacitación y Entrenamiento, la definición de los contenidos

15
mínimos de los cursos, especialmente cuando se tratan temas asociados a las actividades LIDER DE RECURSOS
P P P
críticas de la organización los cuales deben estar alineados a las competencias del personal. HUMANOS
Cada contenido del curso debe incluir: objetivo, alcance, temarios.

·         Demostrar que la empresa cuenta con un mecanismo que permita la fácil y permanente
16
verificación de las capacitaciones recibidas por cada persona que labora en la empresa LIDER DE RECURSOS
P
(Matriz de Seguimiento al Cumplimiento de las Capacitaciones por Persona), actividades HUMANOS
pendientes por realizar y evaluación periódica del programa (Cada 6 meses).
·         Revisar y ajustar el contenido de los temas del Plan de Capacitación, verificar que
se encuentren las necesidades de formación de acuerdo a la matriz de peligros,
contemplar lo temas de formación de cada uno de los perfiles de los cargos (elemento de
LIDER DE RECURSOS
17 formación), temas para la disminución de los impactos ambientales, necesidades de HUMANOS
P
capacitación según el diagnóstico de salud, evaluación de desempeño, análisis del
ausentismo, sistemas de vigilancia epidemiológica y otros derivados de las investigaciones,
causas de los accidentes, auditorias e inspecciones de seguridad.

18
·         Realizar la inducción y reinducción en SSTA verificando que su contenido sea el LIDER DE RECURSOS P
Evaluar la Posibilidad de modificar el
exigido por la guía RUC. HUMANOS examen de la inducción.
Programa de Inducción y

·         Verificar en el procedimiento de inducción, que esta se esté realizando de manera

19
periódica, contemplando los siguientes aspectos: cuando se realiza cambio de sitio de trabajo, LIDER DE RECURSOS P
cambio de cargo, cambios en los procesos o cuando no se evidencia conocimiento de los HUMANOS
Reinducción

aspectos básicos de SSTA.

·         Garantizar el 100% de cobertura en la reinducción, realizándose con un enfoque a los
20
aspectos generales de la empresa, que no estén incluidos en el programa de reentrenamiento. LIDER DE RECURSOS
P
Se debe evaluar la efectividad de la inducción y reinducción de todo el personal. (Necesarios HUMANOS
para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC)
·         Revisar que dentro del proceso de inducción en SSTA para los trabajadores, se esté
incluyendo el entrenamiento inicial enfocado en su cargo, y el seguimiento y
LIDER DE RECURSOS
21 aseguramiento de que el trabajador conoce y aplica los procedimientos seguros de trabajo HUMANOS
P
correspondientes a su proceso o área. (Necesarios para lograr el escenario E dentro de la
calificación del RUC)
·         Establecer un mecanismo o estrategia de Dialogo Social, donde la empresa pueda
Motivación, comunicación,

22
demostrar que identifica las necesidades y desarrollar programas para lograr la participación LIDER DE RECURSOS
P
participación y consulta

del personal en el sistema de SSTA y adicionalmente con sus trabajadores y grupos de HUMANOS
interés.
·         Demostrar que el plan o mecanismo de Dialogo Social, pueda registrar los medios de
comunicación que los empleados podrán utilizar para transmitir a la Gerencia problemas /
LIDER DE RECURSOS
23 inquietudes sobre SSTA y actividades de Gestión Sostenible, lo cual debe evidenciarse en HUMANOS
P Reactivar el diaologo social
los diferentes procesos. (Necesarios para lograr el escenario E dentro de la calificación
del RUC)
·         Diseñar una herramienta o instrumento que le permita a la empresa poder demostrar que
aplica un instrumento para medir el grado de motivación, comunicación, participación y
24
consulta y este retroalimenta los programas. Los instrumentos pueden ser: Medición del clima LIDER DE RECURSOS
P
organizacional, reuniones periódicas, reconocimiento a los logros personales, académicos y HUMANOS
profesionales, espacios de contacto con los trabajadores. (Necesario para lograr el
escenario E dentro de la calificación del RUC)
·         Revisar y actualizar el procedimiento para la realización de evaluaciones médicas
basado en: el profesiograma, definición de la realización de exámenes periódicos de
MEDICO SALUD
25 reubicación y postincapacidad según la legislación vigente e incluir a los trabajadores de todas OCUPACIONAL
las sedes. Los exámenes deben ser realizados por médicos graduados, con registro médico y
con licencia de S.O.
·         Establecer y mantener un mecanismo que garantice el cumplimiento de la legislación en
26
relación con la confidencialidad de la información de las historias clínicas (resolución MEDICO SALUD
2346/2008). No deben existir registros de exámenes o pruebas médicas diferentes al concepto OCUPACIONAL
de aptitud.
27 ·         Actualizar el profesiograma para los cargos que se establecieron como nuevos para MEDICO SALUD
este nuevo periodo, incluido el de coordinador para trabajos en alturas. OCUPACIONAL

28
·         Identificar los riesgos de salud pública, propios de la región y a través de la consulta MEDICO SALUD
con las entidades de salud de la zona donde se está laborando OCUPACIONAL

·         Elaborar e implementar un plan de acción para el Control de los Riesgos de Salud
Subprograma de Medicina Preventiva y del Trabajo

Pública: Diagnóstico y tratamiento de enfermedades y lesiones relevantes como

29
Enfermedades transmitidas por el agua y los alimentos, Enfermedades inmunoprevenibles, MEDICO SALUD
Enfermedades transmitidas por picaduras de insectos, Mordeduras de serpientes, OCUPACIONAL
Enfermedades de transmisión sexual Definir las actividades de promoción y prevención de
acuerdo a las características del contrato

·         Elaborar un informe donde la empresa pueda demostrar su compromiso en la realización

de actividades adicionales para el control de los riesgos de salud pública y actividades
30
de promoción y prevención para sus empleados y su familia. Otras actividades de salud MEDICO SALUD
pública pueden ser: vacunas para cáncer de útero, seguimiento a trabajadores (exámenes de OCUPACIONAL
seno y útero, cáncer de próstata), campañas de salud oral, prevención de ETS, planificación
familiar, etc. (Necesario para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC)

·         Planear y ejecutar formalmente campañas de promoción y prevención de no alcohol,

drogas y tabaquismo que tenga un alcance a la totalidad de la población trabajadora. Son
MEDICO SALUD
31 prioritarias las campañas de promoción y prevención para los trabajadores expuestos. OCUPACIONAL
Apoyarse en las entidades externas de apoyo (EPS, Cajas de Compensación, ARL, entre
otros).
·         Gestionar con el o los proveedores de exámenes médicos ocupacionales, la realización
32
del diagnóstico de salud de la población el cual como mínimo debe incluir lo establecido en MEDICO SALUD
la Resolución 2346/2007, definir un plan de acción y realizar seguimiento a su ejecución con OCUPACIONAL
los resultados del diagnóstico de saludo.

·        Realizar los sistemas de vigilancia epidemiológica (Osteomuscular, psicosocial),

MEDICO SALUD
33
debe incluir la determinación de indicadores de gestión (cobertura y eficacia), indicadores de OCUPACIONAL Y LIDER P P P
impacto (incidencia y prevalencia), análisis de tendencia, replanteamiento de las actividades DE RHH
de los programas e implementación de los planes de acción.

·         Elaborar un informe que demuestre sostenibilidad en el tiempo relacionados con la

reducción de casos centinelas (sospechosos) asociados a los riesgos en el Trabajo. la
34
empresa debe demostrar sostenibilidad en el tiempo (NOTA: dependiendo de la historia de la LIDER DE RECURSOS
compañía, de 3 a 5 años) relacionados con el impacto en los indicadores y la severidad HUMANOS
asociados al riesgo ocupacional. (Necesario para lograr el escenario E dentro de la
calificación del RUC)
·         Llevar los registros y estadísticas en salud para los años 2016, 2017 y 2018 en: Primeros
LIDER DE RECURSOS
35 Auxilios, Morbi-mortalidad, Ausentismo laboral. Que incluyan recolección, análisis y HUMANOS
establecimiento de planes de acción resultantes.
·         Elaborar un informe donde la empresa demuestre que de acuerdo con el análisis de
36
causalidad de los registros estadísticos genera actividades para disminuir los eventos LIDER DE RECURSOS
ocasionados por primeros auxilios, ausentismo y morbimortalidad. (Necesario para lograr el HUMANOS
escenario E dentro de la calificación del RUC)

·         Elaborar un informe donde la empresa pueda demostrar que cuenta con un mecanismo
para asegurar un Desempeño Social, donde se evidencie que se están aplicando medidas
37
destinadas a garantizar la igualdad en las condiciones de selección, contratación y desarrollo LIDER DE RECURSOS
P
de los trabajos y empleos, evidenciando que no se generen acciones discriminatorias (Salario HUMANOS
Legal, Igualdad entre hombre y mujer, horas laborales en cuanto a la ley, entre otros).
Relaciones Laborales

(Necesario para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC)

·         Elaborar un informe donde la empresa pueda demostrar que otorga a sus trabajadores
beneficios sociales adicionales a los contemplados por la Ley Colombiana,
especialmente en materia de Salud, Seguridad y Bienestar (seguro médico complementario,
LIDER DE RECURSOS
38 indemnizaciones por despido superiores a los mínimos legales, pagos por finalización de HUMANOS
P
contrato, prestaciones por accidentes no laborales, prestaciones a los supervivientes y
vacaciones extraordinarias pagadas, entre otros). (Necesario para lograr el escenario E
dentro de la calificación del RUC)
·         Elaborar un informe donde pueda demostrar unas adecuadas Relaciones laborales con
39
sus trabajadores, en donde se evidencie la aplicación de las medidas necesarias para LIDER DE RECURSOS
P
erradicar la contratación infantil en su empresa incluyendo a sus subcontratistas. (Necesario HUMANOS
para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC)
·         Elaborar un informe donde la empresa pueda demostrar que realiza actividades que
LIDER DE RECURSOS
40 evidencian compromiso social que excede el cumplimiento de los requisitos legales. HUMANOS
P
(Necesario para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC)
Afiliación al
Sistema •      La afiliación y pago al sistema de Seguridad Social se realiza de acuerdo con el factor
LIDER DE RECURSOS
41 General de salarial real mensual de los trabajadores, el contratista asegura lo mismo a los sub HUMANOS
Seguridad contratistas
Social
LIDER DE RECURSOS
42
HUMANOS
43 REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA (INTEGRAL) AUDITOR EXTERNO Informe Auditoria Interna

44
REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA EXTERNA DEL CONSEJO COLOMBIANO DE AUDITOR EXTERNO Informe Auditoria Externa
SEGURIDAD
N° ACTIVIDADES PROGRAMAS 0 0 4 1 5 2 5 1 2 7 0 1 0 3 4 2 0 0 0 0 0 0 0 0

N° ACTIVIDADES PARCIALMENTE EJECUTADAS 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

N° ACTIVIDADES EJECUTADAS 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
N° TOTAL DE ACTIVIDADES POR SEMANA 0 0 4 1 6 2 6 1 2 7 0 1 0 3 4 2 0 0 0 0 0 0 0 0

% CUMPLIMIENTO SEMANAL #DIV/0! #DIV/0! 0% 0% 8% 0% 17% 0% 0% 0% #DIV/0! 0% #DIV/0! 0% 0% 0% #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!
% AVANCE PROGRAMADO POR SEMANA 0% 0% 10% 13% 28% 33% 49% 51% 56% 74% 74% 77% 77% 85% 95% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

% AVANCE REAL POR SEMANA 0% 0% 0% 0% 1% 1% 4% 4% 4% 4% 4% 4% 4% 4% 4% 4% 4% 4% 4% 4% 4% 4% 4% 4%

SEMANAS Sem 5 Sem 6 Sem 7 Sem 8 Sem 9 Sem 10 Sem 11 Sem 12 Sem 13 Sem 14 Sem 15 Sem 16 Sem 17 Sem 18 Sem 19 Sem 20 Sem 21 Sem 22 Sem 23 Sem 24 Sem 25 Sem 26 Sem 27 Sem 28

Feb-19 Mar-19 Apr-19 May-19 Jun-19 Jul-19

% CUMPLIMIENTO MENSUAL
#DIV/0! 6% #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!

% META MENSUAL 100% 100% 100% 100% 100% 100%

% AVANCE PROGRAMADO
13% 51% 77% 100% 100% 100%

% AVANCE REAL
0% 4% 4% 4% 4% 4%
 SEGUIMIENTO PLAN DE TRABAJO 120%

110%
% CUMPLIMIENTO MES A MES % AVANCE SEMANAL
Mes Hallazgos Relevantes del Seguimiento Compromisos 120%
100%

90%
100%
May-14 80%

70%
80%
60%
Jun-14
50% 60%
40%
Jul-14 30% 40%
20%

10% 20%
Aug-14
0%
Dec-99 Dec-09 Dec-19 Dec-29 Dec-39 Dec-49 Dec-59 Dec-69 Dec-79 Dec-89 Dec-99 Dec-09
-10% 0%
Sem 5 Sem 6 Sem 7 Sem 8 Sem 9 Sem 10 Sem 11 Sem 12 Sem 13 Sem 14 Sem 15 Sem 16 Sem 17 Sem 18 Sem 19 Sem 20 Sem 21 Sem 22 Sem 23 Sem 24 Sem 25 Sem 26 Sem 27 Sem 28
% META % EJECUT % AVANCE PROG % AVANCE REAL
Sep-14

Oct-14
 PLAN DE TRABAJO
RUC HIDROCARBUROS
2019
Feb-19 Mar-19 Apr-19 May-19 Jun-19 Jul-19
COMPONENTES
ITEM DESCRIPCION DE ACTIVIDADES RESPONSABLE Documento / Entregable Observaciones
RUC Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4

COMPRAS

·         Actualizar el procedimiento de selección, evaluación y reevaluación de proveedores y

1
contratistas, donde se verifiquen que se encuentran inscrito todos los proveedores y JEFE DE COMPRAS E
contratistas que utiliza la empresa y los nuevos cambios del RUC, además de validar los
criterios utilizados para su evaluación, garantizando se incluyan criterios de SSTA.

·         Incluir en el procedimiento de selección, evaluación y reevaluación de proveedores y

contratistas (y en el formato de criterios de evaluación), requisitos relacionados con los
2
derechos humanos relevantes para la operación, y procedencia u origen de los JEFE DE COMPRAS PE
componentes de sus productos o servicios, especialmente respecto a los que podrían
tener impacto ambiental o social (SSTA), implementación de algún sistemas de gestión en
SSTA y tener esta información disponible a sus grupos de interés.

·         Ajustar los criterios de calificación de proveedores y contratistas, donde la empresa

3
demuestre que tiene definido dentro del proceso de selección de contratistas - proveedores JEFE DE COMPRAS P
que los criterios de SSTA representan un alto puntaje de adjudicación del contrato.
Control de Proveedores y Contratistas

(Necesario para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC)

·         Incluir dentro de los criterios de selección y evaluación de los contratistas – proveedores
4 la implementa un sistema de SSTA. (Necesario para lograr el escenario E dentro de la JEFE DE COMPRAS P
calificación del RUC)
·         Diseñar e implementar estrategias integrales de gestión con los proveedores, contratistas
5
y subcontratistas (Ej.: Auditorias de segunda parte, inclusión en los programas de seguridad JEFE DE COMPRAS
basada en el comportamiento, etc.). (Necesario para lograr el escenario E dentro de la
calificación del RUC)

·         Diseñar e implementar un programa de desarrollo o fortalecimiento de contratistas y

6 proveedores para garantizar que todos los aspectos de SSTA, evidenciando periódicamente la JEFE DE COMPRAS
mejora en su desempeño. (apadrinamiento en algunas actividades, suministro de EPP, entre
otros). (Necesario para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC)

7
·         Comunicar el procedimiento de selección, evaluación y reevaluación a todos los JEFE DE COMPRAS
proveedores y contratistas.

8
·         Realizar la evaluación y reevaluación del periodo 2018 a todos los proveedores y JEFE DE COMPRAS
contratistas que presten sus servicios o suministren productos a la empresa.
9 ·         Elaborar el informe de cada proveedor y contratista, definiendo los planes de acción. JEFE DE COMPRAS
10 ·         Enviar el informe con los planes de acción a cada proveedor y contratista. JEFE DE COMPRAS

11
·         Realizar seguimiento al cumplimiento de cada plan de acción de cada proveedor y JEFE DE COMPRAS
contratista.
·         Actualizar la Matriz de Compras Verdes, para todos los equipos, materiales, máquinas y
herramientas de mayor rotación para la empresa, donde se incluyan los criterios de SSTA
(Seguridad, Consumo de Energía, Consumo de Combustible, Consumo de Agua,
12 Biodegradable, entre otros) para así tener puntos de comparación y garantizar que las JEFE DE COMPRAS
adquisiciones de la empresa que se vayan a realizar, contemplen aspectos SSTA para Ej:
Cisternas, Cabezotes, Llantas, Repuestos de mayor rotación, papel, válvulas, aires
acondicionados, computadores, entre otros.
·         Programar visitas a las instalaciones de los Proveedores y Contratistas que puedan
13
generar mayor impacto ambiental y social, con el fin de verificar el adecuado cumplimiento JEFE DE COMPRAS
legal y condiciones en SSTA son favorables para prestar el servicio (Auditorias de Segunda
Parte).
14 JEFE DE COMPRAS
15 JEFE DE COMPRAS

16 JEFE DE COMPRAS

17 REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA AUDITOR INTERNO Informe Auditoria Interna

REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA EXTERNA DEL CONSEJO COLOMBIANO DE

18 AUDITOR EXTERNO Informe Auditoria Externa
SEGURIDAD

N° ACTIVIDADES PROGRAMAS 0 0 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

N° ACTIVIDADES PARCIALMENTE EJECUTADAS 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

N° ACTIVIDADES EJECUTADAS 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

N° TOTAL DE ACTIVIDADES POR SEMANA 0 0 0 4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

% CUMPLIMIENTO SEMANAL #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! 38% #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!

% AVANCE PROGRAMADO POR SEMANA 0% 0% 0% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
% AVANCE REAL POR SEMANA 0% 0% 0% 38% 38% 38% 38% 38% 38% 38% 38% 38% 38% 38% 38% 38% 38% 38% 38% 38% 38% 38% 38% 38%

SEMANAS Sem 5 Sem 6 Sem 7 Sem 8 Sem 9 Sem 10 Sem 11 Sem 12 Sem 13 Sem 14 Sem 15 Sem 16 Sem 17 Sem 18 Sem 19 Sem 20 Sem 21 Sem 22 Sem 23 Sem 24 Sem 25 Sem 26 Sem 27 Sem 28

Feb-19 Mar-19 Apr-19 May-19 Jun-19 Jul-19

% CUMPLIMIENTO MENSUAL
#DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!

% META MENSUAL 100% 100% 100% 100% 100% 100%

% AVANCE PROGRAMADO
100% 100% 100% 100% 100% 100%

% AVANCE REAL
38% 38% 38% 38% 38% 38%

120%
SEGUIMIENTO PLAN DE TRABAJO
110%
% CUMPLIMIENTO MES A MES % AVANCE SEMANAL
120%
100%
Mes Hallazgos Relevantes del Seguimiento Compromisos
90%
100%
80%
May-14
70% 80%
60%

Jun-14 50% 60%

40%

Jul-14 30% 40%

20%

10% 20%
Aug-14
0%
Dec-99 Dec-09 Dec-19 Dec-29 Dec-39 Dec-49 Dec-59 Dec-69 Dec-79 Dec-89 Dec-99 Dec-09
-10% 0%
Sem 5 Sem 6 Sem 7 Sem 8 Sem 9 Sem 10 Sem 11 Sem 12 Sem 13 Sem 14 Sem 15 Sem 16 Sem 17 Sem 18 Sem 19 Sem 20 Sem 21 Sem 22 Sem 23 Sem 24 Sem 25 Sem 26 Sem 27 Sem 28
% META % EJECUT % AVANCE PROG % AVANCE REAL
Sep-14

Oct-14
 PLAN DE TRABAJO
RUC HIDROCARBUROS
2019
Feb-19 Mar-19 Apr-19 May-19 Jun-19 Jul-19
COMPONENTES
ITEM DESCRIPCION DE ACTIVIDADES RESPONSABLE Documento / Entregable Observaciones
RUC Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4

LIDER DE MANTENIMIENTO

·         Actualizar el Programa de Mantenimiento preventivo de instalaciones (Locativas,

fontanería, registros, entre otros), redes eléctricas (toma corrientes, conexiones eléctricas,
cajas de breakers, entre otros) y otros equipos pertinentes (SPCC, Todos los equipos
eléctricos como pulidoras, taladros, máquinas de soldar, plantas, entre otros) y vehículos
1 (camionetas, sisternas, equipos de alturas, aires acondicionados, entre otros), este debe JEFE DE
contar con el registro de su cumplimiento y del seguimiento al programa incluyendo MANTENIMIENTO
indicadores de gestión (Cobertura, eficacia y cumplimiento), resultados de los mismos, análisis
de tendencia, replanteamiento de las actividades de los programas e implementación y
seguimiento de los planes de acción o toma de decisiones de acuerdo con los resultados de la
evaluación.

·         Evaluar periódicamente la efectividad de los programas de mantenimiento preventivo, a

JEFE DE
2 través de indicadores de gestión (cobertura y efectividad), resultado de los indicadores, MANTENIMIENTO
análisis de tendencias y el respectivo plan de acción. Cada 6 meses.
Programa de mantenimiento de instalaciones y equipos

·         Demostrar para el día de la auditoria que gracias a las rutinas de mantenimiento
3
preventivo se puede evidenciar óptimas condiciones de seguridad en las instalaciones de los JEFE DE
sitios evaluados (taller, almacén, administración, nueva sede, entre otros). (Necesario para MANTENIMIENTO
lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC)
·         No se han presentado accidentes asociados a la ausencia de mantenimiento preventivo
JEFE DE
4 de instalaciones, redes eléctricas, orden y aseo. (Necesario para lograr el escenario E MANTENIMIENTO
dentro de la calificación del RUC)
·         Diseñar e implementar un programa de orden y aseo en las instalaciones de la empresa
(administración y taller), el cual cumpla con los lineamientos RUC (Cronograma de
JEFE DE
5 actividades, responsables, indicadores de cobertura, eficacia, cumplimiento, análisis de MANTENIMIENTO
resultados, determinación de planes de acción, replanteamiento de actividades y seguimiento
a las actividades)

·         Actualizar el inventario de equipos, máquinas y herramientas, el cual debe incluir:

identificación del equipo, definido la vida útil de los equipos y herramientas para realizar sus
actividades, llevar un control del estado y uso de los equipos y herramientas, mantener
JEFE DE
6 registros sobre instrucciones a los trabajadores en cuanto al uso y mantenimiento de los MANTENIMIENTO
equipos y herramientas, definir mecanismos para el manejo de equipos y herramientas
defectuosas, procedimientos para la selección y uso de equipos y herramientas según criterios
de seguridad, definir la reposición y disposición final de los equipos y herramientas

·         Verificar que los lugares donde se estén lavando los vehículos y la sede se Caucasia
7
donde se realice algún mantenimiento y que estos generen efluentes o desechos peligrosos JEFE DE
estén autorizados por la Autoridad Ambiental competente. Para esto, la empresa debe solicitar MANTENIMIENTO
copias de las licencias o permisos pertinentes.
8

9
·         Conseguir todos los manuales del fabricante de las maquinas, equipos y herramientas JEFE DE
utilizadas en MTTO (idioma español). MANTENIMIENTO

·         Elaborar instructivos, plegables, pendones en donde se establezcan las instrucciones de

JEFE DE
10 seguridad a los trabajadores sobre el uso y mantenimiento de los equipos y herramientas para MANTENIMIENTO
realizar tareas críticas durante el proceso.

11
·         Elaborar un procedimiento donde se establezca el mecanismo de reposición y manejo de JEFE DE
equipos y herramientas defectuosas (compresores, herramientas manuales, etc) MANTENIMIENTO

12
·         Elaborar un procedimiento para la selección y uso de equipos y herramientas según JEFE DE
criterios de seguridad (En este procedimiento se puede integrarse con los anteriores puntos) MANTENIMIENTO

JEFE DE
13 ·         Divulgar todos los procedimientos a los trabajadores y partes interesadas. MANTENIMIENTO
JEFE DE
14 ·         Realizar y registrar las inspecciones preoperacionales para los vehículos (sisternas) MANTENIMIENTO
JEFE DE
15 ·         Realizar y registrar las inspecciones preoperacionales para los equipos en general criticos MANTENIMIENTO

•      La empresa cuenta con un sistema de protección de la información. (Necesario para

Documentos

JEFE DE
16
Control de

lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC) MANTENIMIENTO

y Datos:

•      La actualización de la información es dinámica de acuerdo con los cambios de la

JEFE DE
17 organización, se apropian tecnologías de la información para el control de la documentación. MANTENIMIENTO
(Necesario para lograr el escenario E dentro de la calificación del RUC)
18

19

20
21
22 REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA (INTEGRAL) AUDITOR EXTERNO Informe Auditoria Interna

23
REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA EXTERNA DEL CONSEJO COLOMBIANO DE AUDITOR EXTERNO Informe Auditoria Externa
SEGURIDAD
N° ACTIVIDADES PROGRAMAS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

N° ACTIVIDADES PARCIALMENTE EJECUTADAS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

N° ACTIVIDADES EJECUTADAS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

N° TOTAL DE ACTIVIDADES POR SEMANA 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

% CUMPLIMIENTO SEMANAL #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!

% AVANCE PROGRAMADO POR SEMANA #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!

% AVANCE REAL POR SEMANA #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!

SEMANAS Sem 5 Sem 6 Sem 7 Sem 8 Sem 9 Sem 10 Sem 11 Sem 12 Sem 13 Sem 14 Sem 15 Sem 16 Sem 17 Sem 18 Sem 19 Sem 20 Sem 21 Sem 22 Sem 23 Sem 24 Sem 25 Sem 26 Sem 27 Sem 28

Feb-19 Mar-19 Apr-19 May-19 Jun-19 Jul-19

% CUMPLIMIENTO MENSUAL
#DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!

% META MENSUAL 100% 100% 100% 100% 100% 100%

% AVANCE PROGRAMADO
#DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!

% AVANCE REAL
#DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!

SEGUIMIENTO PLAN DE TRABAJO

120%
Mes Hallazgos Relevantes del Seguimiento Compromisos
110%
% CUMPLIMIENTO MES A MES % AVANCE SEMANAL
100%
100%
May-14 90%
90%
80%
80%
Jun-14 70%
70%

60% 60%

Jul-14 50% 50%

40%
40%

Aug-14 30%
30%
20%
20%
10%
Sep-14
10%
0%
Dec-99 Dec-09 Dec-19 Dec-29 Dec-39 Dec-49 Dec-59 Dec-69 Dec-79 Dec-89 Dec-99 Dec-09
-10% 0%
Sem 5 Sem 6 Sem 7 Sem 8 Sem 9 Sem 10 Sem 11 Sem 12 Sem 13 Sem 14 Sem 15 Sem 16 Sem 17 Sem 18 Sem 19 Sem 20 Sem 21 Sem 22 Sem 23 Sem 24 Sem 25 Sem 26 Sem 27 Sem 28
% META % EJECUT % AVANCE PROG % AVANCE REAL
Oct-14