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Actividad #1

Sonia Bello Benítez

Técnico en Catastro
SENA

Instructor: Liliana Sandoval

Tenjo, 2021
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Introducción

En el siguiente documento se describirá el proceso de recibo, distribución y despacho de los

diferentes documentos que entran a una organización determinada, basados en la Acuerdo
060 de 2001. Así mismo, explicar cada uno de estos pasos tan importantes para el correcto
proceso de los archivos dentro de las organizaciones.
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El artículo 3 del Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación de Colombia
específica que “las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidade de
correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de
recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones.

1. RECIBO DE DOCUMENTOS:

El recibo de los documentos dentro de las organizaciones, es una de las tareas más
importantes y definitivas en la utilización y tratamiento de las comunicaciones
empresariales. Por tal razón, se debe crear un control que permita comprobar el recibo y la
tramitación de las comunicaciones recibidas, lo cual establece un conjunto de
responsabilidades por cada una de las personas encargadas.
Para completar el proceso del recibo de documentos, se deben cumplir con ciertos pasos
que permitirán desarrollar este ejercicio de manera correcta:

1. Recepción: Se trata de recibir las comunicaciones que provienen de las diferentes

fuentes y conductos, los cuales pueden ser directos o indirectos.
2. Clasificación: Consiste en separar los documentos recibidos en los siguientes
grupos:

 Comunicaciones oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en el

desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad
 Comuncaciones personales: Son todas las comunicaciones de carácter privado que
llegan a las entidades.

3. APERTURA: Se trata de la apertura del sobre o empaque de las comunicaciones

oficiales, para la extracción del documento más adelante.
4. REVISIÓN: Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán
ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de
origen.
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5. RADICACIÓN: Radicación es el procedimiento por medio del cual, las entidades

asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidad o producidas,
dejando constancia de la fecha y la hora de recibo o envío.
6. REGISTRO: Una vez se haya radicado las comunicaciones oficiales, se procede al
registro que consiste en la anotación de los datos más significativos de la
comuncación en un formato de registro para su control y trámite dentro de la
entidad.
7. DISTRIBUCIÓN O REPARTO: Una vez registradas las comunicaciones
oficiales, se procede al reparto y distribución de las mismas, a las oficinas que
deben atenderlas o tramitarlas.