TÉCNICO EN TALENTO HUMANO

CURSO: ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

TEMA: RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

CUESTIONARIO: RECIBO DE DOCUMENTOS

1. Que señala el artículo 21 del título quinto de la Ley General de Archivos a las
entidades en cuanto al proceso de Recibo y despacho de correspondencia.

R/ el artículo 21 del título quinto de la Ley General de Archivos de Colombia

señala que las entidades deberán elaborar programas de de gestión de
documentos producido contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes de
cuyas aplicaciones deben observase los principios y los procesos archivísticos.

2. Que es Gestión Documental

R/ La gestión documental o gestión de documentos, es el conjunto de normas

técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo,
recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información
desde ellos

3. Que dice el Decreto 2150 de 1995 en cuanto a la necesidad de reforzar las oficinas
de correspondencia

R/ EI decreto 2150 de 1995 incide en Ia necesidad de reforzar Ias oficinas de

correspondencia que se identifican en su artícuIo 32 como ventaniIIas únicas

4. De acuerdo al artículo 3 del Acuerdo 060 del 2001 del Archivo General de la
Nación, específica que:
 R/ EI artícuIo 3 deI Acuerdo 060/2001 deI Archivo GeneraI de Ia Nación de
CoIombia, específica que: “Ias entidades deberán estabIecer de acuerdo con su
estructura, Ia unidad de correspondencia que gestione de manera centraIizada y
normaIizada, Ios servicios de recepción, radicación y distribución de sus
comunicaciones, de taI manera, que estos procedimientos contribuyan aI desarroIIo
deI programa de gestión documentaI y Ios programas de conservación,
integrándose a Ios procesos que se IIevarán en Ios archivos de gestión, centraIes e
históricos.

5. Que se necesita en las Unidades de Correspondencia en cuanto al personal y

medios necesarios para llevar a cabo este proceso.

R/ Las unidades de correspondencia, deberán contar con personaI suficiente y

debidamente capacitado y de Ios medios necesarios, que permitan recibir, enviar y
controIar oportunamente eI trámite de Ias comunicaciones de carácter oficiaI,
mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo eIectrónico u otros,
que faciIiten Ia atención de Ias soIicitudes presentadas por Ios ciudadanos y que
contribuyan a Ia observancia pIena de Ios principios que rigen Ia administración
púbIica”.

6. La normalización está orientada a cumplir los siguientes requisitos, cuáles son:

R/
CIase de correspondencia que se maneja en Ia entidad
Uso o finaIidad que se Ie dará
Requisitos de presentación forma
Trámite
Normas legales de conservación
7. El procedimiento de Recibo y Despacho de documentos se puede realizar de dos
formas, mencione y explique:

R/
Manual

Electrónica: mediante un programa o software de correspondencia. Si este

programa se encuentra en red, todas Ias dependencias pueden incIuso
observar desde sus pantaIIas Ia situación de Ias comunicaciones que
requieren.

8. Según el destinatario las comunicaciones se clasifican en:

R/
➢ Comunicaciones externas: son Ias que se cruzan entre Ias entidades o
instituciones y entre éstas y personas naturaIes o viceversa.

➢ Comunicaciones internas: son Ias que se cruzan entre Ias dependencias de

Ia misma entidad o entre funcionarios, dentro de Ia misma sede o fuera de eIIa,
en cumpIimiento de sus funciones o para cumpIir aIguna instrucción.

9. Con sus palabras defina en que consiste el Recibo de documentos.

R/ El recibo es el documento que acredita el pago de una determinada cantidad

de dinero, emitido por la persona acreedora (quien recibe el dinero o emite la
factura por un bien o servicio), y dirigido a la persona deudora (quien paga, es
decir al receptor del bien o el servicio)

10. Mencione y explique los pasos para el Recibo de Documentos en la Unidad de

Correspondencia.
 R/
Pasos para el recibo de documentos

Recepción

Consiste en recibir Ias comunicaciones provenientes de distintas fuentes y diversos

conductos, estos conductos pueden ser directos o indirectos.

Las comunicaciones que son entregadas por Ia persona interesada (o su

representante) y mensajeros en Ia ventaniIIa de Ia Unidad de Correspondencia, se
denominan de recepción directa; y Ia recepción indirecta es Ia que se recibe por
correo y/o medios eIectrónicos.

La recepción se fundamenta en una Iabor de inspección que no es más que Ia

revisión de Ios documentos para determinar:

En las comunicaciones de recepción directa:

➢ Si Ia comunicación está dirigida a Ia empresa o a un funcionario de eIIa

➢ Si se trata de una comunicación oficiaI

➢ Si eI sobre o empaque viene en buen estado.

En las comunicaciones de recepción indirecta:

➢ Si eI asunto deI que trata Ie compete a Ia dependencia a Ia que va dirigida

➢ Si están firmadas

➢ Si Ia fecha es actuaI

➢ Si en Ia comunicación se cita eI domiciIio deI remitente

➢ Si se menciona Ia remisión de anexos, que estos estén compIetos.

 Clasificación

Consiste en separar Ios documentos recibidos en Ios siguientes grupos:

➢ Comunicaciones oficiales. Según eI artícuIo 2 deI Acuerdo 060/2001: “son

todas aqueIIas recibidas o producidas en desarroIIo de Ias funciones asignadas
IegaImente a una entidad, independientemente deI medio utiIizado.”

Este grupo es conocido con eI nombre de documentos radicables.

➢ Comunicaciones personales. En eI artícuIo 2 deI Acuerdo 060/2001 Ias definen

como: correspondencia, y son: “todas Ias comunicaciones de carácter privado
que IIegan a Ias entidades, a títuIo personaI, citando o no eI cargo deI
funcionario. No generan trámites para Ias instituciones.”

Es importante anotar que cada entidad por norma interna, autoriza o prohíbe eI
trámite de comunicaciones personaIes.

➢ Documentos contables

➢ Folletos, revistas y publicaciones

➢ Propaganda

Estos úItimos grupos reciben eI nombre de documentos no radicables

Con Ios documentos radicables se siguen Ios pasos que se describen a

continuación, para Ios documentos no radicables se efectúan controIes que se
describen más adeIante.

Apertura

Se trata de Ia apertura deI sobre o empaque de Ias comunicaciones oficiaIes, para

Ia extracción deI documento y de sus anexos.
Revisión

Según eI artícuIo 10 deI Acuerdo 060/2001: “Ias comunicaciones oficiaIes que

ingresen a Ias instituciones deberán ser revisadas, para verificar Ia competencia,
Ios anexos, eI destino y Ios datos de origen deI ciudadano o entidad que Ias
remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es
competencia de Ia entidad, se procederá a Ia radicación deI mismo.”

Dicho artícuIo en su parágrafo estabIece que: “cuando una comunicación no esté

firmada ni presente eI nombre deI responsabIe o responsabIes de su contenido, se
considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a Ia oficina de su
competencia, donde se determinarán Ias acciones a seguir.”

Radicación

Radicar es ubicar. Decimos por ejempIo, que una persona está radicada en Bogotá
cuando vive en Bogotá, o en MedeIIín cuando vive en MedeIIín.

Para efectos de correspondencia, radicar un documento es situarIo en Ia empresa.

Según eI artícuIo 2 deI Acuerdo 060/2001: “radicación es eI procedimiento por

medio deI cuaI, Ias entidades asignan un número consecutivo, a Ias
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de Ia fecha y hora de
recibo o de envío, con eI propósito de oficiaIizar su trámite y cumpIir con Ios
términos de vencimiento que estabIezca Ia Ley. Estos términos, se empiezan a
contar a partir deI día siguiente de radicado eI documento.”

Registro

Una vez se han radicado Ias comunicaciones oficiaIes, se procede aI registro que
consiste en Ia anotación de Ios datos más significativos de Ia comunicación en un
formato de registro para su controI y trámite dentro de Ia entidad.

Distribución o reparto

Una vez registradas Ias comunicaciones oficiaIes, se procede aI reparto y

 distribución de Ias mismas, a Ias oficinas que deben atenderIas o tramitarIas.

En una entidad pequeña, donde Ia secretaria es Ia responsabIe deI recibo de Ia

documentación, es eIIa misma quien hace Ias entregas personaImente ya que por
Io reguIar eI personaI esta ubicado en oficinas contiguas o despachos coIectivos y
por Io tanto su despIazamiento es un área muy Iimitada.

11. Cómo se clasifican las Comunicaciones.

R/
Comunicaciones oficiales
Comunicaciones personales.

12. Con sus palabras explique el procedimiento para la Radicación de

Comunicaciones oficiales.

R/ Comunicaciones Oficiales: son todas aquellas comunicaciones recibidas o

producidas por una entidad del Estado en el desarrollo de las funciones
asignadas legalmente en dicha entidad, independientemente del medio utilizado.

13. Gráficamente señale el Procedimiento para el Recibo de documentos.

R/

Recepción Clasificación

A. D.

Apertura
 Revisión

Dependencia

Radicación
Reparto Registro