GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL

ENTORNO LABORAL

TEMA: COMUNICACIONES OFICIALES COMO ELEMENTO ESENCIAL PARA

LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

PRESENTADO POR:

EBERTO JUNIOR ALFARO QUITIÁN

TUTORA:

NORMA LILIANA DISIDORO HORTUA

CENTRO AGROPECUARIO LA GRANJA

TOLIMA / ESPINAL

CARTAGENA D, T Y C

5/04/2016.
 ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE Nº3

3.3. ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO

(CONCEPTUALIZACIÓN Y TEORIZACIÓN).

Además de conocer acerca del proceso de recepción, radicación, distribución,

seguimiento, conservación, eliminación de las solicitudes enviadas y recibidas
para su posterior consulta, es indispensable saber aplicar estos procesos al
entorno laboral.
Entonces, teniendo en cuenta las lecturas indicadas en la actividad de
contextualización y la información descrita al inicio de esta actividad, usted debe
identificar y analizar diferentes procesos de un contexto laboral, a través del
siguiente ejercicio:
Inicialmente, identifique una empresa que tenga bien definida la unidad de
correspondencia o una oficina en donde se evidencie la clasificación de las
comunicaciones oficiales recibidas y despachadas.
Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una
entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca.
Basado en la terminología empleada de las comunicaciones oficiales en el
material de estudio, es momento que usted consulte en la oficina o unidad que
seleccionó, los siguientes aspectos:

A) ¿CÓMO SE REALIZA EL PROCESO DESDE LA RECEPCIÓN HASTA LA

DISTRIBUCIÓN DE UN DOCUMENTO?
R/ Se recibe todos los documentos que llegan, de ahí se comienzan a organizar
por dependencia la cual es enviada y se distribuye a quien va dirigido el
documento para que envíen una pronta respuesta. Inicia con la recepción que no
es más que recibir las comunicaciones internas y externas de diferentes
dependencias o de la comunidad y diversos medios, tanto físico o directo, así
como de modo magnético o indirecto. Se procede a verificar el contenido del
documento y el de sus anexos; se efectúa la radicación mediante la asignación de
un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora del recibo o del envío, (registro en una hoja de
control).
Paso siguiente se clasifica separando los documentos en el momento que se
reciben, según el tipo de comunicaciones, dándole marcha a la distribución o
reparto de las mismas hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención
y trámite correspondiente; el procedimiento distribución se realiza por medio de
un mensajero interno. Llevando así una comunicación oficial organizada, ya que
para cada una de los tipos de comunicación hay un proceso diferente.
La clasificación de comunicaciones internas y externas nos permite verificar que
tipo de comunicación estamos recibiendo, que puede ser de tipo oficial o de tipo
personal y así realizar el proceso de atención y trámite correspondiente aplicando
los pasos para la recepción de documentos.
Pasos para la recepción de documentos es el procedimiento establecido en las
organizaciones, en lo que tiene que ver con la admisión de documentos.
Este proceso se inicia con la Recepción, Clasificación Apertura, Revisión,
Radicación, Registro y Distribución de una comunicación ya sea interna o externa
(Documento.)
En el caso de la comunicación interna se inicia con la recepción de la
comunicación en cada dependencia y termina con la revisión respectiva,
anteriormente se debe realizar la determinada actividad archivística y su registro
en la planilla de distribución con la ayuda de códigos, según la dependencia y de
forma consecutiva en la tabla de retención documental, permitiendo así realizar
seguimientos pertinentes.
En el caso de la comunicación externa se inicia con la recepción de la
comunicación producida por otra entidad independientemente del medio
Utilizado. Es decir que, se realiza un cruce de comunicaciones entre entidades,
para luego efectuar su debido proceso dentro de ellas.
a) Comunicaciones personales: Según el artículo 2 del acuerdo 060/2001, “son
todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título
personal, citando o no el cargo del funcionario Éstas no generan ningún trámite
para las instituciones.
b) Comunicación oficial: Según el artículo 2 del acuerdo 060/2001, “son todas
aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. Este
grupo se denomina documentos radicales.
c) Apertura: En esta etapa consiste en abrir el sobre de las comunicaciones
oficiales para constatar el contenido del documento y sus respectivos anexos.

B) ¿DETERMINE SI LA COMUNICACIÓN SE GENERA DE FORMA INTERNA O

EXTERNA?
R/ Se generan tanto de forma interna cuyo objetivo es el manejo de controles y
procedimientos establecidos dentro de la institución y externas producidas por la
policía en ejercicio de sus funciones, con destino a personas naturales o jurídicas,
independientemente del medio.

C) ¿TENIENDO EN CUENTA LA FORMA DE COMUNICACIÓN QUE SE

GENERE EN LA EMPRESA DETERMINADA MENCIONE ¿CUÁLES SON LOS
PASOS A SEGUIR PARA LLEGAR A SU DESTINO?
R/ El procedimiento de distribución se realiza por medio de un mensajero interno
o se utilizan los correos institucionales, realizando el respectivo seguimiento
teniendo en cuenta su número de registro y asunto.
-Recibir las comunicaciones que llegan.
-Se registra y radica cada uno de los documentos.
-Se clasifica según el destino u oficina hacia la que va dirigido el documento.
-Se distribuyen cada uno de los documentos.
-Por último se le da trámite.
-Se archivan las planillas del registro de las comunicaciones o documentos.
D) ¿ELABORACIÓN DEL MAPA CONCEPTUAL DONDE ORGANICE LA INFORMACIÓN OBTENIDA EN ESTA
ACTIVIDAD?
COMUNICACIONES OFICIALES EN LA ADMINISTRACIÓN
R/
DOCUMENTAL

Son todas aquellas comunicaciones internas

y externas que son producidas o recibidas, a
través de medios magnéticos o físicos, que
se generan en pro del desarrollo de las
actividades administrativas de determinada
organización.

Se clasifican en

Comunicaciones Internas Comunicaciones externas

Teniendo en cuenta estas dos comunicaciones

Son todas aquellas Son aquellas comunicaciones que

Se establece un proceso llamado
comunicaciones de son producidas por la entidad en
carácter oficial de las ejercicio de sus funciones, con
entidades públicas o PROCESO DE RECEPCIÓN DE destino a personas naturales o
privadas, donde se DOCUMENTOS INTERNOS Y jurídicas, independientemente del
manejan controles y EXTERNOS medio utilizado. Es decir que, se
procedimientos realiza un cruce de comunicaciones
establecidos. entre entidades, para luego efectuar
su debido proceso dentro de ellas.
 Que cumple con etapas según su orden como:

Recepción Clasificación Apertura Revisión Radicación Registro Reparto

Todo esto conforma la unidad de correspondencia en una organización

Y a su vez manteniendo un último procedimiento conocido como

DESPACHO DE DOCUMENTOS

Comprendido por etapas como

Elaboración Firma Traslado de Embalaje Símbolos Verificación Numeración

documento

Fechado

Radicación

El envío Separación Registro

 BIBLIOGRAFÍA

ANG, 2001. Cartilla de clasificación documental.

Centro del comercio y especialidad archivística (s.a.). Fundamentos básicos de
Administración Documental.
López Hernández, M. L. 2013. Material compilado de archivística. Antioquia.