DISEÑO DE PROCESOS INNOVADORES

Lizeth Flórez Calle, Gisselle Daniela Gualteros Quevedo, Angie Paola Gonzalez

Vasquez, Mayra Alejandra Rojas Romero 

Fundación Universitaria del Área Andina

Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras

Diseño de Procesos 

Zulma Bibiana Rojas Prieto

Junio del 2020

                          

Notas del autor

Lizeth Flórez Calle, Gisselle Daniela Gualteros Quevedo, Angie Paola Gonzalez

Vasquez, Mayra Alejandra Rojas Romero,  Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y

Financieras, Fundación Universitaria Área Andina

La correspondencia con esta investigación debe ser dirigida a nombre de Lizeth Flórez

Calle,  Gisselle Daniela Gualteros Quevedo, Angie Paola Gonzalez Vasquez, Mayra Alejandra

Rojas Romero,  Fundación Universitaria del Área Andina.

 II

DISEÑO DE PROCESOS INNOVADORES

Para el grupo de trabajo, como futuros administradores de empresas es de suma

importancia conocer y utilizar las herramientas implementadas para asegurar la calidad dentro de

una organización a través de diseños innovadores, que permitan ofrecer sistemas que

automaticen mejor los cambios continuos a los que se enfrenta el mercado. El Diseño de Proceso

innovador es uno de los procesos más utilizados en el control y seguimiento de los sistemas de

información para el mejoramiento continuo, es de gran ayuda para el beneficio en el control,

innovación y crecimiento de las organizaciones.

Se pretende evidenciar a través del trabajo en equipo la construcción de un proceso

innovador, identificando las falencias de un proceso del Banco Caja Social, analizando la

interrelación entre los mismos para cada perspectiva y mejorarlo, utilizando una técnica más

sistematizada que le permite a la empresa transformar sus estrategias en objetivos operativos y

alinear estratégicamente para controlar el destino de la misma organización, y así poder alcanzar

su visión y en el caso necesario tomar acciones que prevengan o corrijan para el mejoramiento de

los resultados.

De esta manera se hace una invitación a leer el siguiente contenido que muestra

explícitamente el proceso ejecutado a la entidad Banco Caja Social, y como dicho proceso

beneficia positivamente a la compañía, en cuanto a la optimización de tiempo, materiales y otros.

 III

AGRADECIMIENTOS

Inicialmente se le agradece a Dios por brindarnos salud y voluntad para afianzar nuestra

carrera profesional, a la Fundación Universitaria del Área Andina por brindarnos el servicio y

espacio para profesionalizarnos y adquirir nuevos conocimientos en un entorno de fácil acceso y

disposición las 24 horas para cumplir con las actividades; dándonos oportunidad de trabajar y

estudiar, a la docente Zulma Bibiana Rojas Prieto quien nos ha acompañado durante este proceso

académico y quién ha estado al pendiente de nuestras dudas e inquietudes.

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Contenido

OBJETIVOS........................................................................................................................1

Objetivo General..............................................................................................................1

Objetivos específicos.......................................................................................................1

Identificación del problema.............................................................................................1

Análisis de la Situación...................................................................................................1
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OBJETIVOS

Objetivo General

Desarrollar un Diseño de Proceso Innovador, generando mejoramiento en el proceso y

recopilación de datos e información de la entidad Banco Caja Social, el cual evite el alto uso de

impresiones y saturaciones en los diversos equipos (PC) de cada sucursal; permitiendo a su vez

generar una contribución con el cuidado del medio ambiente.

Objetivos específicos

 Obtener un espacio de recopilación de datos en la nube, de uso para cada

miembro de la entidad Banco Caja Social; donde sea posible acceder a la

información necesaria en su momento, como: formatos, reglamentos, documentos,

entre otros.

 Reducir costos operativos haciendo uso de esta herramienta, acceder a la

información sin la necesidad de descargarla a los equipos, lo que permitiría no

saturarlos, y que toda la entidad hable el mismo idioma en cuanto a los

documentos, pues sería algo unificado para todo el banco.

 Hacer uso de las tecnologías para agilizar procesos y disminuir el uso de papel,

con el fin de que el usuario final se vea beneficiado en tiempos de respuesta sobre

su producto.
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Identificación del problema

Se identificó que el Banco Caja Social tramita sus productos para los clientes haciendo

uso de documentos físicos, esto implica un alto costo en compra de papel e implementos para

desarrollar su actividad, por esto se busca agilizar y automatizar el proceso haciendo uso de la

tecnología para beneficiar la entidad y el consumidor final.

Análisis de la Situación

El Banco Caja social realiza gestión de procesos para hacer la entidad más eficaz; para

ellos, sus procesos más importantes son los administrativos, contables y financieros. La entidad

tiene identificado y documentado cada proceso, lo cual es de gran ayuda al momento de diseñar e

implementar uno nuevo, que lleve a mejorar la toma de decisiones y dar acciones efectivas

conociendo el paso a paso de cada proceso.

Se identificó como falencia que sus procesos son largos y así mismo los directamente

involucrados desconocen los costos de estos, de esta manera, pudimos concluir que nuestro

diseño de proceso se debía enfocar en disminuir el uso de papel, para reemplazarlo por

tecnología que hiciera el proceso más rápido y eficiente.

El diseño de proceso no plantea disminuir personal o reemplazarlo, pues la entidad

reconoce la labor de cada colaborador y su intención siempre es apoyar a sus empleados para

hacer más eficiente su trabajo y dar excelentes resultados al banco.

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Propuesta de Diseño de Proceso para el Banco Caja Social

Con el fin de diseñar un proceso innovador que sea eficiente para el Banco Caja Social,

se presentó la siguiente propuesta, la cual apunta a mejorar y agilizar los procesos con el fin de

apoyar al banco con su objetivo de disminuir el uso de papel y ser más eficaces.

La propuesta consiste en comprar un espacio de almacenamiento en la nube, o mejor

conocido como “DROPBOX”, se ofrecerá al banco un plan “Advanced”, el cual cuenta con 100

usuarios y espacio ilimitado para cargar archivos en cualquier formato, de acuerdo a nuestra

investigación el banco tramita de 800 a 900 créditos diarios, se propone cargar en un archivo

PDF, toda la documentación del cliente y subirlo a la nube, una vez cargados, los usuarios

podrán ingresar al “DropBox” y allí podrán visualizar todos los documentos para capturar la

información en los sistemas del banco y dar avance a la solicitud, al ofrecer el plan “Advanced”

se asegura que el banco tendrá espacio ilimitado para cargar los archivos de los clientes sin temor

a que se queden sin espacio, se ofrece en este plan recuperación de archivos de hasta 180 días de

antigüedad, si es que estos fueron eliminados.

El costo de este DropBox es de COP $7’500.000, teniendo en cuenta la cantidad de

créditos tramitados diarios y que por cliente se hacen uso mínimo de 8 hojas, es una disminución

significativa de papel y de costos para la operación, como proceso innovador, haremos carpetas

de tipo de crédito para los documentos de los clientes y carpetas para cada área que debe recibir

la información, de esta manera se mantendrá la información organizada y su ubicación será más

sencilla.

Nuestro plan de trabajo consiste en dar un paso a paso del manejo del proceso para que

fluya de manera correcta.

 4

Como primera instancia, se solicitará a los clientes que cuenten con sus documentos

digitalizados o que su generación sea de manera virtual, que envíen los documentos a los correos

de los asesores y estos se encargaran de subirlo al Dropbox, por oficina habrá un usuario

administrador que será quien cargara los archivos, en caso de que el cliente no tenga los

documentos digitales, los asesores los escanearan en la oficina, se configurará el scanner para

que suba los archivos directamente al Dropbox y el asesor solo deberá seleccionar la carpeta de

acuerdo al tipo de crédito.

En segunda instancia, pasará a la siguiente área, la cual cuenta actualmente con 21

usuarios para cada jornada, cada uno tendrá acceso al Dropbox y se encargará de buscar los

documentos, revisarlos y capturar la información necesaria en el sistema del banco para dar

continuidad al crédito, una vez culminado este proceso, el documento generado al momento de

capturar la información, se guardará en la misma carpeta del cliente y esta quedará habilitada

para la siguiente área.

Para el tercer momento y una vez culminada la revisión, verificación y análisis de la

solicitud, se tendrá creada una carpeta de los clientes tramitados y aprobados y una de clientes

tramitados y negados, los usuarios deberán ubicar el cliente según corresponda; y una vez

realizado esto, los documentos de los clientes quedarán guardados en la nube y disponibles para

cualquier otro tramite.

Se recomendará al banco la depuración de documentos innecesarios y se recordará que

los usuarios deben hacer uso responsable de la herramienta.

Como un servicio adicional, se configurará un solo usuario administrador, que será el

encargado de depurar la información en caso que el banco así lo quiera, este usuario lo tendrá el

jefe de soporte técnico y hará uso de él cuándo se lo indiquen.

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Tenemos conocimiento que es un proceso innovador para el banco, pues no se ha

presentado ninguna propuesta como está y el banco no ha implementado ningún mecanismo para

reducir el uso de papel y automatizar los procesos.