Formulación del proyecto del software

Juan Diego Herrera

Juan Carlos Rey Blanco
Osneider Trujillo Villabón

Servicio Nacional De Aprendizaje (SENA)

11052 análisis y desarrollo de software

Instructoras
Kelly Marcela Pinto
Gloria Yolima Navas

06 de octubre del 2022

Introducción
Coffeware es un proyecto muy interesante que se esta estructurando para
solucionar un problema de mejora de procesos en una planta torrefactora. es
decir, dar un apoyo con mayor sistematización y ayuda tecnológica a todos
aquellos datos que se recolectan. por ejemplo, necesitan tener información de
primera mano sobre la información que debe de tener una captación, un proceso
mediante el cual se toman muestras de un determinado lote de café donde se
hace degustación y se arroja un resultado de diferentes tipos de atributos y
defectos donde se califica de acuerdo a una escala llamada SCAA y se dan
posibles mejoras.

Hay que tener en cuenta que nuestros clientes necesitan tener toda la información
de aquellas personas que maquilan café. Es decir, que van a la planta torrefactora
llevan su cafecito se les realiza todo un proceso de Trilla, tueste, molienda y
empaquetado. Teniendo en cuenta que el objetivo del software es sistematizar
información donde se guarda en una base de datos, las personas que lo utilizan
visualizan esa información y se obtiene como resultado mayor búsqueda de
información, ganancias obtenidas por procesos realizados, datos básicos del lote
de café, identificación de dicho lote. Que al hacer todas estas etapas en la planta
se determine que no se perdió ni un solo kilo de café y se van a beneficiar clientes
de la planta y empleados de la empresa la primavera.

En este trabajo se plasmarán temas muy interesantes para conocer

detalladamente nuestro proyecto, conociendo de primera mano los objetivos, el
alcance que se dará en un determinado tiempo, responder aquellas preguntas que
deben ir en dicho trabajo el ¿Por qué? ¿para qué? ¿Cuáles serán aquellos
alcances que se van a lograr? Y en definitiva ese impacto social, empresarial,
tiempo etc. Que se va a lograr durante todo este proceso, identificando todos los
posibles riesgos presentes y desarrollando en nuestro grupo una habilidad muy
importante la del análisis de problemas y posible solución; tomando la mejor
opción dependiendo del contexto que se esté dando.
Caracterización del proyecto
Coffeware
Lo primero que se debe de tener en cuenta, es que nuestro grupo realizo un
levantamiento de información en la empresa para determinar si realmente existía
un problema, se realizaron algunas técnicas aprendidas en clase y en documentos
de apoyo. Las que se utilizaron según el contexto fueron las de tipo entrevista
donde primero se hiso un conversatorio en general con Manuel veles el gerente o
persona encargada de liderar dicha organización. Donde se le pregunto por los
servicios y productos que ofrecía la empresa, dando una pequeña introducción del
nacimiento de tal idea.

Luego se realizó una técnica de observación donde se evidencio información

importante de la empresa, se tomaron fotos y nos explicaron cada maquinaria
industrial que posee la planta. Nos apoyamos de la página web para conocer más
a fondo la organización y se formularon alrededor de 13 preguntas para entrevistar
a Diego Arredondo operario de dicha planta, La entrevista duro alrededor de 15
minutos.

Luego de analizar la información, se encontró que la planta torrefactora no

contaba con un software que sistematizara todos los datos que ingresan por
procesos ejecutados y se determinó que había pérdida de tiempo por realización
de mismas acciones, es decir, a la secretaria y a el gerente les toca digitalizar en
Excel la misma información que el operador plasma en una libreta de apuntes.
Concluyendo algo muy interesante entre todos, está bien que en Excel se ve todo
mas organizado, pero en un software los resultados obtenidos por entrada de
datos arrojan automáticamente respuestas de lo que nuestros clientes necesitan.

En un conversatorio que se hiso nos preguntamos ¿Qué es lo que se quiere

solucionar? Y simplemente la respuesta es generar procesos mas organizados,
agilizados, mejor visualizados y estructurados que arrojen resultados más rápidos
para solucionar los cinco procesos que se ejecutan en la planta torrefactora.
Captación donde el software dependiendo de unos datos determine una escala de
calificación propicia y tire un informe final, el tema de empaquetado donde se
determine una utilidad, clientes que realizan todo este proceso donde se
identifique dicho lote, se les tome una humedad relativa que debe tener el café,
tipo de variedad etc. y se tomen datos de peso por trilla, peso por mallas, peso por
imperfecciones peso por empaque, temperatura y tiempo por tueste y tipo de
molienda arrojando un resultado final el cual determinara que durante todo estos
procesos está el mismo peso al ingresar el lote de café.
Justificación del proyecto
¿Por qué se está realizando el proyecto?
Por que queremos brindarle un servicio a una empresa, que necesita de nuestra
ayuda para poder aportar esos conocimientos, métodos técnicos y tecnológicos de
aprendizaje para solucionar un determinado problema, generar un cambio que
transforme procesos y generar el correcto crecimiento organizacional que se
busca.

¿Cuál es la razón de ser del proyecto?

Nuestra razón de ser no solamente es la de solucionar un problema identificado en
una empresa, la verdadera razón por la que estamos desarrollando este proyecto
es la de querer aprender, formarnos para el trabajo este es un ejemplo del objetivo
que se quiere lograr desarrollar la habilidad del análisis para buscar soluciones
siempre trabajando en equipo donde todos se poyan, todos aportan, todos
aprenden y si hay algún error se asume en equipo.

Miren las grandes economías asiáticas, europeas. Incluso las grandes empresas
colombianas han logrado crecer no por el trabajo individual sino por ese trabajo en
equipo de miles de empleados que aportan un esfuerzo para mantener ese
sistema. De eso se trata, de aprender a elaborar nuestro primer proyecto en
mismo tiempo ser profesionales y amar lo que estamos haciendo.

A continuación, quiero destacar algunas ventajas y beneficios.

Ventajas Beneficios

Mayor capacidad de toma de

Agilidad en los procesos decisiones

Ahorro de tiempo Mejor visualización de resultados

Clientes mas satisfechos por informe
Mayor organización en toma de datos de captación

Se minimizan los errores y se Mayor conocimiento tecnológico para

automatizan los procesos. empleados de la empresa
Como quipo de trabajo se desarrollan Se mantiene la información más
nuevas habilidades. segura en una base de datos
Objetivo General
Crear un software que permita mayor organización y rapidez en los procesos y
sistematización de datos que ejerce la planta torrefactora de la empresa la
primavera. con el objetivo de generar más eficazmente resultados e informes que
ayuden a tomar decisiones siempre y cuando se visualicen problemas financieros
y de utilidad presentados por el software.

Objetivos específicos
Analizar el entorno de la empresa de acuerdo a información suministrada por
personas internas y externas de la organización.

Demostrar mediante una gestión documental el problema encontrado para generar

diversas soluciones que permitan un éxito continuo del proceso.

Determinar las funciones y procesos que va a ir ejecutando nuestro software de

acuerdo a evaluaciones que se le hagan periódicamente para disminuir errores y
generar un éxito a futuro.

Alcance
En nuestro grupo de trabajo se tiene un objetivo fundamental y es el de realizar la
entrega de dicho proyecto, con la debida documentación que se debe desarrollar,
los llamados soportes documentales y seguidamente empezar a estudiar y a
estructurar poco a poco nuestro software con una debida coherencia en los
lenguajes de programación a estructurar, esto quiere decir que hay un tiempo
estipulado. Definido por el tiempo que dure la etapa lectiva que comprenden de
dieciocho a veintiún meses (entregar tal proyecto el 20-01-2024) definiendo
funciones y roles dentro del grupo de trabajo manteniendo una debida
comunicación y entendimiento para el logro de dichos objetivos planteados.
Beneficiarios del proyecto
Teniendo en cuenta la naturaleza y el tipo de proyecto que se describió
anteriormente, se concluyen muchos aspectos importantes a tener en cuenta para
aquellas personas e instituciones que se van a beneficiar. Como primer análisis se
observa un sector económico que es preferencial en este proyecto el cual se llama
el sector cafetero de economía agropecuaria donde intervienen todas aquellas
empresas e instituciones que cuentan con numerosos laboratorios o plantas
torrefactoras a nivel departamental (Antioquia, Quindío, Tolima, huila, cauca etc.)
departamentos que son nombrados por el reconocimiento y empuje cafetero que
han marcado durante la historia.

Hablando de beneficiarios internos de la empresa se identifican personas que

laboran en planta torrefactora, parte administrativa, gerencia, tienda de café etc.
Que hacen parte del proceso de esta bebida y se relacionan unos de otros. Cabe
destacar que, al desarrollar este software se hará la capacitación pertinente para
que entren en confianza con dicho proyecto.

Las personas externas son todos aquellos clientes del departamento que hacen
su proceso del lote de café en la planta y van a visualizar toda la información del
proceso en un documento que les arroja el resultado de las etapas realizas
(cantidad de bolsitas que salieron, identificación de peso de cada uno de los
empaques, dinero que deben pagar por el proceso, peso total de la trilla etc.)
Información de primera mano muy importante.

Nota: en la planta torrefactora se dan capacitaciones o discursos del proceso del

café desde la siembra hasta la taza por lo que miles de personas extranjeras o del
país de diferentes extractos socioeconómicos y de diversas edades al implementar
este software lo van a conocer y querrán tener mas información de este.

Impacto del proyecto:

Social
El impacto social que se lograra con la implementación de este proyecto
beneficiara en gran manera a la empresa y a las personas encargadas del proceso
a la cual se le realizara el software a construir ya que contaran con un aplicativo
que agiliza en gran medida la automatización de estos procesos, de igual manera
se verán beneficiadas personas las cuales no están familiarizadas con estas
nuevas tecnologías y que con el uso de este software podrán familiarizarse y
lograr conocimiento de este.

Económico
El impacto económico que se busca con la implementación de este proyecto es
reducir gastos dentro de la empresa, ya que datos muy importantes son llevados
en un cuaderno o libreta para un proceso específico dentro de la empresa y que
así no afecten de gran manera a la empresa, lo que se busca es reducir ese gasto
ya que los datos suministrados en esta libreta a corto o largo plazo pueden que se
terminen perdiendo.

Ambiental
El impacto ambiental que se busca con la implementación de este proyecto que va
muy ligado de la mano en lo económico, lo que se busca es reducir el costo y el
uso del papel para que estos datos no sean llevados de esta forma y así reducir el
uso de este para una contaminación prolongada a largo o mediano plazo por el
uso excesivo del papel y que mejor se contribuya con la ayuda y sostenimiento del
medio ambiente.

Tecnológico
El impacto tecnológico que se busca con la implementación de este proyecto, por
una parte, es la agilización de la toma de datos y de una forma muy segura y útil
para evitar perdida de datos o confusión de estos, por otro lado, que las personas
se capaciten con el software adquieran conocimiento de este para su uso y que a
medida del tiempo sea una gran ventaja para la empresa en cuanto a
competencias directas en la empresa.

Restricciones del proyecto:

Teniendo en cuenta que se tienen unas restricciones las cuales son de tiempo, de
alcance, y de costo, cada una se define como:
Restricción de tiempo
El tiempo propuesto o estimado para la realización completa del proyecto y poder
entregarlo e implementarlo dentro del proceso de la empresa se espera que sea
para el 20 de enero del 2024.

Restricción de costo
En cuanto a costo habría un gasto generado en cuanto a transporte ya que para la
recolección de datos se necesita ir hasta la planta torrefactora para el suministro
de esta información y que sería en un medio de transporte, otro gasto generado es
la utilización de internet para la realización del software, ya sean herramientas
como (Google, aplicativos para la programación del software, o herramientas de
ofimática para la documentación de este.)

Restricción del alcance

En el alcance de este proyecto lo que se realizó fue, información suministrada por
la empresa, herramientas de ofimática para la documentación del proyecto,
herramientas de programación para el diseño de este, una de las técnicas de
recolección de información que se utilizó para conocer más a fondo el proceso fue
la entrevista la cual nos entregó un informe detallado de lo que se necesita para la
empresa.

Riesgos del proyecto:

En la estructuración de un proyecto, siempre va a se fundamental identificar
aquellos riesgos que pueden de una u otra forma presentarse es por esto que se
van a definir algunos a tener en cuenta.

Inexperiencia con la tecnología

Es importante aclarar que estamos en todo un proceso de aprendizaje virtual
donde la idea es tener compromiso dentro del equipo de trabajo no solo en
aportes que cada uno realice dentro el proyecto, sino también en tener la debida
autonomía de aprendizaje para adquirir los conocimientos de programación que se
necesitan para el debido entendimiento y la comunicación al emplear algún
lenguaje de programación. Se puede dar la inexperiencia tecnológica, pero hay
que irla llevando entre todos como equipo de trabajo.
Perdida de personal clave
Hay que tener en cuenta este factor de riesgo ya que se puede presentar algún
inconveniente con nuestra etapa de formación cosa que no esperamos que
suceda. Cabe aclarar que tenemos un gran equipo de trabajo muy dedicados y
comprometidos la idea es no perder a ninguno, son personas claves en la debida
ejecución del proyecto.

Factor tiempo
Es posible que se de algún atraso en las tareas, proyecto u objetivos trazados a
futuro, se pueden dar por circunstancias externas y ajenas a dicho proyecto. Po
esto hay que tener una muy buena planificación ya elaborada para el tema de
cronograma.

Productos o resultados:
Nuestros resultados van acordé a lo descrito anteriormente ligado con lo que se
pretende en los objetivos específicos, nuestro equipo de trabajo es consciente de
el compromiso y la seriedad que se debe de tener en este proyecto, conociendo
unos procesos que determinan la entrega o el resultado a obtener. Un software
con buenas funcionalidades para la empresa donde quede satisfecho nuestro
cliente y se cumplan todos los parámetros estipulados y tiempos definidos.
 Tablas de caso de uso

Casos de uso Administrar datos de la planta

 Según las funcionalidades del sistema se deberá describir el paso a paso del
Descripción caso de uso cuando el operario encargado gestione los datos del cliente y se
inicie el ingreso de estos
 Los clientes ya se encuentran ingresados en el sistema, solo esperan un
Precondición informe de los resultados obtenidos por lote de café que llevaron a la planta.

Paso Acción 

1
El operador ingresa al sistema para registrar el lote de café. 
El sistema carga información básica del gerente para
posterior registro así: identificación del lote, cantidad de
2
kilos, nombres y apellidos, humedad del café, tipo de
Secuencia variedad.
Normal 3  El operario de la planta ingresa los datos suministrados por
el gerente y se ejecuta la acción en el sistema
El sistema almacena los datos suministrados por el operario,
se imprime informe general de los procesos de la planta y el
4
sistema avisa que ha finalizado el proceso de manera
satisfactoria.

5 El gerente genera los informes necesarios para saber la

información de cada lote de café y rentabilidad de la planta.

Post condición
El gerente se encuentra registrado en el sistema, ingresa un nuevo lote de
café.

Paso Acción

El sistema detecta la misma identificación del lote de café

Excepciones por lo que arroja un error y de esta manera el operario debe
1
analizar bien la información suministrada para poder
modificarla
2
Si el operario cancela el registro del lote de café se termina
el caso de uso