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Tema EL DIRECTOR DE PROYECTO


1.- La figura del Director de Proyecto

La función del Director de Proyectos tiene su razón de ser tanto por la


complejidad de las organizaciones actuales, estructuradas en unidades
funcionales al modo tradicional, como por la propia complejidad y tamaño de
muchos de los proyectos que frecuentemente se acometen.

Esta función suele encomendarse a una persona, a un individuo, que según


las características de la organización a que pertenezca, puede recibir
denominaciones distintas como son Líder del proyecto, Presidente del
comité del proyecto, Coordinador del proyecto, Administrador del proyecto y
más habitualmente Director de Proyecto.

El Director de Proyecto puede definirse como "la persona que ha de integrar


los esfuerzos internos, y de fuera de la organización, para dirigirlos hacia la
ejecución, con éxito, del proyecto".

Su responsabilidad fundamental es muy clara, con independencia del sector


a que pertenezca el proyecto y a la propia naturaleza de la empresa que lo
desarrolle: crear un producto final, completando con éxito el proyecto.

El Director de Proyecto debe operar a través de las distintas unidades


funcionales, dedicando se atención a los objetivos del proyecto, objetivos
globales, y no a los particulares (calidad, producción, ventas, etc.) que
seguiran siendo responsabilidad de los respectivos directores funcionales, lo
que le permite a él, como Director de Proyecto, concentrarse más en dichos
objetivos globales.

El flujo vertical de autoridad y responsabilidad, característico de la


organización en unidades funcionales, no concede su real importancia a la
interrelación e integración de actividades necesarias para el conjunto.

Las unidades funcionales están más preocupadas, lógicamente, por su


función, responsabilidad directa o inmediata, que por los nuevos proyectos
que puedan tener asignados.

La estructura de la dirección de proyecto se superpone a la organización


funcional, ejerciendo una especie de jerarquía horizontal a fin de conseguir
sus objetivos.

El Director de Proyecto establece un entramado, una malla de relaciones,


para todos los elementos involucrados en el proyecto, que supera y
desborda los conceptos tradicionales de línea y staff.
Organización del proyecto 2

El Director de Proyecto se convierte en un centro coordinador para todo lo


referente a su proyecto y mientras éste continúe. Sin embargo, una de las
características fundamentales de esta superestructura es su naturaleza
finita, frente a la tendencia a la perpetuidad de las organizaciones
funcionales.

El reconocimiento de la necesidad de una Dirección de Proyectos y de la


figura del Director de Proyecto, viene seguido inmediatamente de la
transformación de organizaciones funcionales en matriciales, y en algunos
campos específicos, en organizaciones exclusivamente orientadas hacia el
proyecto (electrónica, industria de armamento, etc).

Aunque el Director de Proyecto, por antonomasia, sea el de la organización


que genera, que crea el proyecto, habitualmente su futuro usuario; las
organizaciones exteriores que, evidentemente, participan en el proyecto,
contarán, en muchos casos, con sus propios Directores de Proyecto,
responsables del área especifica de su contrato y dentro del marco superior
del proyecto global.

El Director de Proyecto, con independencia de su situación en el


organigrama y desde el momento en que es designado, se convierte en el
eje, en el centro del proyecto, y pasa al primer plano de todas las relaciones,
tanto interiores como exteriores, de la organización en relación con su
proyecto.

2.- Funciones y actividades

La consecución del objetivo básico del Director de Proyectos, "crear un


producto final", o como se ha dicho en la definición de proyecto industrial
"una realidad industrial en funcionamiento", definición equivalente, aunque
más dinámica, exige asignarles unas funciones y actividades adecuadas a
tal fin.
El Director de Proyecto, en cuanto director, tendrá las funciones propias de
toda dirección y en cuanto a que la organización que dirige, en el proyecto,
ejercerá sus funciones a través de las actividades necesarias para ejecutar
con éxito el proyecto asignado.
Organización del proyecto 3

Funciones de dirección, primordiales en las tareas del Director de Proyecto,


serán:

PLANIFICACION
ORGANIZACION
COORDINACION
CONTROL
MOTIVACION

y todas ellas dentro de un entorno eminentemente técnico.


La Planificación afecta a los objetivos y estrategias del proyecto como a los
recursos necesarios para su desarrollo, y aparecera enmarcada en el área
de DECIDIR.

Organización, Coordinación y Control son funciones propias del desarrollo


del proyecto, y de la puesta en ejecución de las decisiones tomadas en
virtud de la Planificación anterior. Pertenecen al área del HACER.

Finalmente, la Motivación es más que una función, es casi un estado de


ánimo encaminado a crear equipo, conciencia de grupo, entre todas las
personas que intervienen en el proyecto.

La realización de estas funciones exige el desarrollo de las distintas


actividades, unas internas, en el seno de la propia organización, y otras en
el exterior.

Actividades internas

- Definición, clara y precisa, del alcance de los trabajos a realizar.

- División del trabajo y clara asignación a las distintas unidades de la


organización y a las organizaciones exteriores (atención a los compromisos
contractuales).

- Fijación clara de objetivos a cada grupo de trabajo, que deben conocer lo


más exactamente posible que se espera de ellos.

- Programación general de trabajos y recursos, como base de una


programación detallada (equilibrio tiempo-costes-recursos) y apoyo del
sistema de control.

- Establecimiento del sistema de información y comunicación que permita


controlar plazos, costes y calidades.
- Decisión y aplicación de acciones correctoras, en tiempo útil, y dentro de la
autoridad concedida.

Actividades externas
Organización del proyecto 4

- Representar a su organización en las relaciones con otras organizaciones


involucradas en el proyecto (contratista, suministradores, empresas de
proceso, ingenierías, etc.).

- Representar a su organización ante los organismos públicos en todo lo


referente a su proyecto (autorizaciones, permisos, licencias, etc.).

3.- Responsabilidades y Autoridad


La principal obligación y, en consecuencia, responsabilidad del Director de
Proyecto es, como ya se ha dicho, finalizarlo con éxito.

Esta responsabilidad puede parecer un tanto vaga y sobre todo difícil de


evaluar. A fin de matizarla se ha de recordar e insistir en los objetivos del
proyecto.

Para la Alta Dirección de cualquier organización, finalizar con éxito el


proyecto significa alcanzar los objetivos de PRESUPUESTO, PLAZO DE
EJECUCION y CALIDAD, debidamente armonizados.

Desde el punto de vista práctico pueden existir otras responsabilidades del


Director de Proyecto, de índole legal y nacidas del ordenamiento jurídico
vigente, por el hecho de ser Ingeniero autor del proyecto o Director
facultativo de las obras, con posibles repercusiones civiles, fiscales e incluso
penales en determinados casos.

Aceptar estas responsabilidades lleva aparejado disfrutar de la autoridad


necesaria para hacer frente a ellas.

Esta autoridad suele recibirla el Director de Proyecto por delegación y si no


supera unos mínimos, compatibles con sus funciones y en consonancia con
las responsabilidades anteriores, no puede hablarse de auténtica dirección
de proyectos.

La autoridad mínima que debe disponer un Director de Proyecto alcanzará


los siguientes aspectos:

1. Dirigir, planificar y controlar el proyecto, dentro del presupuesto y los


plazos de entrega fijados previamente por la Alta Dirección de la empresa
a que pertenece.
2. Definir las características básicas del proyecto y controlar la asignación de
tareas a las personas responsables, ya sea bajo su control directo o el de
las unidades u organizaciones que intervengan.
3. Exigir la calidad de los trabajos asignados, dentro de los presupuestos y
plazos aceptados por los responsables directos de su ejecución.
Organización del proyecto 5

4. Dirigir, en los trabajos correspondientes al proyecto y con independencia


de su situación en el organigrama, a las personas responsables de cada
tarea adscrita al mismo.

5. Tomar las decisiones técnicas y económicas necesarias para el buen


desarrollo de los trabajos.

La autoridad del Director de Proyecto es de dos tipos, formal o legal, e


informal o real.

La formal o legal, deriva de la propia estructura de la organización:

-- posición en la organización
-- rango ejecutivo
-- jerarquía
-- poderes delegados
-- control económico

Mientras que la informal o real es puramente personal y procede de:

-- conocimientos técnicos
-- capacidad negociadora
-- organigrama informal
-- experiencia
-- prestigio personal
-- relaciones humanas

La autoridad efectiva es una combinación de las dos anteriores, siendo


frecuentemente más importante su habilidad para desarrollar la autoridad
real, que la autoridad legal que posea.

La necesidad fundamental de autoridad en el Director de Proyecto es para


poder controlar. Mientras mantenga el control, es que goza de la autoridad
efectiva necesaria, con independencia de los medios que utilice para ello.

El grado de autoridad concedido al Director de Proyecto puede ser distinto


de un proyecto a otro, de una a otra organización e incluso de una a otra
circunstancia dentro de la misma empresa.
Organización del proyecto 6

4. Tipos de Directores de Proyecto


En función de la autoridad conferida, puede establecerse distintos tipos de
personas muy vinculadas al proyecto, pero con funciones distintas, y que
genérica pero indebidamente suelen denominarse todas ellas Director de
Proyecto.

Sin embargo, de los cinco tipos de Director de Proyecto que se van a


establecer, solamente dos de ellos tienen la autoridad que anteriormente se
requería como mínima para ser un auténtico Director de Proyecto.

El resto no pueden considerarse Directores de Proyecto, aunque sean


personas relacionadas con el proyecto y a través de las cuales actúan los
verdaderos Directores de Proyecto, con independencia del título que
ostenten y de su posición en el organigrama.

Los principales tipos son:

Tipo 1

- No tiene poderes para dirigir, aunque puede ejercer cierta influencia por
estar cerca de la Alta Dirección.

- Conoce los avances del proyecto y los distintos problemas de forma


totalmente pasiva, ya que no está autorizado para manejarlos ni
interpretarlos.

- Depende, como auxiliar, de la Alta Dirección.

Es un CENTRALIZADOR DE INFORMACION.

Representa la UNIDAD DE INFORMACION del sistema, aunque su función


real es la de SECRETARIO del Director Técnico o del Director General,
autentico Director del Proyecto.

Tipo 2

- No tiene poderes concedidos para dirigir a las personas más que la


persuasión y la posibilidad de informar a sus superiores.

- Trata con todas las personas que intervienen en el proyecto para activarlo
y asegurar que se cumplen los plazos.

- Sirve como centro de comunicación y conoce todo lo relativo al proyecto,


siendo capaz de suministrar información a sus superiores, si la solicitan.
Organización del proyecto 7

- Transforma e interpreta información técnica y de plazos en términos


económicos, que permite la toma de decisión por sus superiores.

Es un ACTIVADOR DEL PROYECTO.

Representa la UNIDAD DE COMUNICACION del sistema y su función real


es la de AYUDANTE del verdadero Director del Proyecto.

Tipo 3

- Tiene autoridad independiente para actuar y es responsable, aunque no


dirige el trabajo de otros.

- Ejerce su jefatura a través de decisiones sobre procedimientos e


interacciones personales más que con una autoridad legal.

- Controla el presupuesto pero no lo establece.

- Efectúa cambios en la programación.

Es un COORDINADOR DEL PROYECTO.

Representa la UNIDAD DE CONTROL del sistema. Un ejemplo de


Coordinador de Proyecto es el profesional que en el ejercicio libre desarrolla
un proyecto, en el sentido clásico, para su cliente. Habitualmente es
responsable técnico, pero no económico ya que suele moverse dentro de
unos márgenes muy estrechos, que son los fijados por el propio cliente.

Tipo 4

- Realiza todas las funciones de dirección, desde la planificación al control


del trabajo de otros, pero estos a quienes dirige no dependen en su
totalidad de él, sino de otras unidades funcionales de la organización.

- Establece presupuestos para su personal, imparte instrucciones y asigna


trabajos.

- Selecciona su personal pero no lo contrata ni despide.

Es un JEFE DE PROYECTO.

Representa la UNIDAD DE DIRECCION del sistema. Es el caso típico de


una organización en matriz. También puede darse cuando un Director
Funcional es responsable de un proyecto completo.
Organización del proyecto 8

Tipo 5

- Tiene toda la autoridad y responsabilidad.

- Todo el personal del proyecto depende de él a través de la estructura de su


organización.

- Dirige todo el proyecto.

Es un DIRECTOR DE PROYECTO.

Representa la UNIDAD DE MANDO del sistema. Caso de un equipo de


proyecto independiente dentro de la organización, que frecuentemente se
conoce como "unidad operativa"

La autoridad de cada Director de Proyecto va aumentando del Tipo 1 a 5.

Ahora bien, ¿cuál es el tipo de Director de Proyecto más apropiado a cada


caso?

La elección depende, fundamentalmente, de dos factores:

- tamaño y complejidad del proyecto


- tamaño y estructura de la empresa u organización que lo desarrolla

Así puede formarse el cuadro 1.

Al aumentar el tamaño del proyecto, para una misma categoría de empresa;


o el de la empresa, para un mismo tipo de proyecto, aumenta la necesidad
de un auténtico Director de Proyecto.

El Director de Proyecto será de Tipo 4 ó 5, no solo en función de los


tamaños, sino también de la estructura de las organizaciones (en matriz o en
equipos de proyecto).

En empresas pequeñas y medianas, proyectos medianos y grandes son de


gran prioridad y las funciones del Director de Proyecto son realizadas por los
Directores Técnicos o incluso por los Directores Generales.

La delegación de funciones en los Directores de Proyecto comienza por las


técnicas, sigue por las de coordinación y control y, finalmente, las de
organización, planificación y dirección.
Organización del proyecto 9

Los proyectos grandes requieren un equipo mucho más completo para su


Dirección y, aunque al frente siempre aparece el Director de Proyecto, éste
suele auxiliarse de distintos Ingenieros de proyecto en los que delega parte
de sus funciones técnicas, asignándoles distintas áreas de actividad del
proyecto y manteniendo el Director de Proyecto la coordinación y dirección
global.

También es frecuente que en el momento de las obras el Director de


Proyecto se auxilie de un Director de Obra, responsable ante él de toda la
fase de construcción y montaje.

Finalmente, podemos ver gráficamente Fig 6 como se reparten las tareas


técnicas y de gestión a medida que el volumen o la complejidad del proyecto
van en aumento.

5.- Características y selección del Director de Proyecto


Las características que debe reunir un buen Director de Proyecto, tanto en el
plano profesional como en el humano, son:

1. Liderazgo (Motivación)

La experiencia derivada de la investigación de los principales factores que


contribuyen al éxito de un proyecto, demuestra que la capacidad de
motivar, el liderazgo, es el factor más importante del éxito.

2. Capacidad técnica

Debe ser más un integrador, un generalista, que no un especialista en


alguna disciplina concreta.

3. Capacidad para planificar

No solo debe ser capaz de planificar, sino que debe interesarse


especialmente por esta problemática.

4. Capacidad para controlar

Debe ser capaz de controlar personas, actuaciones y fondos.

5. Capacidad de juicio

Debe ser capaz de compaginar las soluciones técnicas con los plazos, los
costes y los factores humanos.
Organización del proyecto 10

6. Capacidad de adaptación

Debe de ser muy flexible, capaz de adaptarse a muchas y cambiantes


circunstancias.

7. Identificación de problemas

Debe prever la existencia de problemas y tratarlos en la justa medida de


su importancia.

La selección de un Director de Proyecto es habitualmente difícil, ya que las


características anteriores no son fáciles de encontrar reunidas en personas
que, además, estén disponibles.

Las principales fuentes para su reclutamiento son:

- Directores de otros proyectos


- Directores de operaciones y de unidades funcionales
- Especialistas de unidades funcionales, que a ser posible hayan pasado
por varias especialidades

La mejor es, indudablemente, la primera y también la más cómoda.

Entre los directores de operaciones y de unidades funcionales pueden


seleccionarse buenos candidatos, sobre todo si se consigue que olviden la
rutina propia de toda operación continuada.

Los especialistas pueden llegar a ser buenos Directores de Proyecto, si se


consigue que acepten y ejerzan todas las funciones de planificación y
control, necesarias en la dirección de Proyectos.

El acceso a la Dirección de Proyectos conlleva una serie de dificultades


típicas, que hay que superar:

1. Dejar que otros hagan las cosas, aunque el Director de Proyecto se sienta
más capacitado para hacerlas.

2. No favorecer a los que hacen las cosas en la misma forma que él las
haría.

3. Hacer compatible las relaciones personales con antiguos compañeros y la


nueva situación.

4. Controlar demasiado.

5. Dirigir a personas mayores y con más experiencia especifica en campos


concretos.
Organización del proyecto 11

Todas estas dificultades, señalan una función adicional e importante de


cualquier Director de Proyecto: formar otros Directores de Proyecto.

FUNCIONES DEL DIRECTOR DE PROYECTO

- PLANIFICACION
- ORGANIZACION
DEL PROYECTO
- COORDINACION
- CONTROL
- MOTIVACION

ENTORNO
TECNICO

PARA
CONSEGUIR

PRESUPUESTO

PLAZO DE EJECUCION OBJETIVOS

CALIDAD

Figura 1
Organización del proyecto 12

BIBLIOGRAFIA
- BOOZ, ALLEN & HAMILTON, INC.
Project Manager´s Handbook

- DE COS, MANU7EL Y MORALES, CARLOS


Gerencia y Coordinación de un proyecto
Seminario E.T.S.I.I. Madrid. 1.971

- SILVERMAN, M.
Project Management.
New York 1.976

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