9.

2 ADQUIRIR EL EQUIPO DEL TRABAJO

Es el proceso que consiste en obtener los recursos humanos necesarios para completar el proyecto.
El propósito de este proceso es dar seguimiento al desempeño del equipo y sus miembros,
retroalimentar al equipo y resolver conflictos y problemas.

Para lograrlo se utilizan técnicas como la observación y conversación, evaluaciones de desempeño,

habilidades interpersonales, destrezas gerenciales, técnicas de resolución de conflictos y registro de
datos.

Este proceso en conjunto con el proceso de Desarrollar el Equipo, son los encargados de mantener
el buen rendimiento del equipo de trabajo a lo largo del proyecto. La única salida del proceso según
la Guía del PMBOK y Lledó son Solicitudes de Cambio de Personal, la cual se daría cuando todas las
herramientas de dirección y corrección fallaran. Particularmente creo que existe una salida no tangible
de este proceso llamada mejora del personal, del equipo y del desempeño, resultado del éxito de la
ejecución de estos procesos.

ENTRADAS

.1 FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA

 Los miembros del equipo de proyecto se obtienen de todas las fuentes disponibles, tanto
internas como externas.
 Cuando el equipo de proyecto puede influenciar o dirigir la asignación del personal, debe
considerar:
Disponibilidad.
Capacidad.
Experiencia.
Intereses.
Costos.

Todos y cualquiera de los factores ambientales externos e internos de la empresa que rodean o tienen
alguna influencia sobre el éxito del proyecto. Estos factores corresponden a todas o cualquiera de las
empresas involucradas en el proyecto, e incluyen la cultura y la estructura de la organización, la
infraestructura, los recursos existentes. Los factores ambientales de la empresa dan un marco para
el desarrollo de esos procesos: restricciones, tendencias para su consecución, capacidades para
asumir los cambios, pero también esos factores se ven influidos por algunos procesos por lo que las
salidas de algunos de ellos se pueden modificar, se puede decir que los factores ambientales de la
empresa son los aspectos internos y externos que influencian en el funcionamiento de la empresa,
tales como:

Internos: Estructura física, tecnología, recursos humanos, equipos y materiales que se disponen,
solvencia económica, organigrama y muchos otros.

Externos: Aspectos legales, macroeconomía, influencia de los competidores, situación del país, etc.

.2 ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE ORGANIZACIÓN

 Alguna de las organizaciones involucradas en el proyecto puede tener políticas, guías, o

procedimientos que gobiernen la asignación de personal.
  El departamento de recursos humanos puede también ayudar en el reclutamiento,
contratación, y orientación de los miembros del equipo de proyecto.

Todos o cualquiera de los activos relacionados con los procesos, de todas o alguna de las empresas
involucradas en el proyecto, que se usan o se pueden usar para ejercer una influencia sobre el éxito
del proyecto. Estos activos de los procesos abarcan planes, políticas, procedimientos y lineamientos,
ya sean formales o informales. Los activos de los procesos también incluyen las bases de
conocimiento de las organizaciones tales como lecciones aprendidas e información histórica.

.3 ROLES Y RESPONSABILIDADES

 Rol, etiqueta que describe la porción del proyecto por la cual es responsable la persona:
ingeniero civil, enlace con los tribunales, analista de negocios, etc.
 Autoridad, derecho de aplicar los recursos del proyecto, tomar decisiones, y firmar
aprobaciones.
 Responsabilidad, trabajo que el miembro del equipo de proyecto debe ejecutar para
completar las actividades del proyecto.
 Competencia, habilidades y capacidades requeridas para completar las actividades del
proyecto.

Es importante para los líderes del equipo evaluar el alcance y la viabilidad del proyecto, una
consideración primordial es la fuerza de cada miembro del equipo. A partir de estas fortalezas los
líderes deben asignar funciones y responsabilidades.

En un proyecto puede haber muchas personas con algunas responsabilidades en la creación y

aprobación de los productos del proyecto conteniendo diferentes niveles de desarrollo en cada una
de las etapas del proyecto; pero en escenarios más complejos de proyectos muy grandes que
involucren muchas personas es conveniente definir una matriz de responsabilidades con relación a
cada etapa del proyecto, esto ayuda a establecer expectativas y asegurar que las personas entienden
lo que se espera de cada uno de ellas, la matriz de responsabilidades describe el rol de cada uno de
los participantes.

.4 ORGANIGRAMAS DEL PROYECTO

 Representación gráfica de los miembros del equipo de proyecto y sus relaciones de reporte.
 Puede ser formal o informal, altamente detallada o esbozada en forma general, de acuerdo
las necesidades del proyecto.

Con el objeto de asegurar la consistencia del proyecto, es necesario definir una estructura de
organización que se adecue al tipo y a la complejidad del proyecto. El responsable del proyecto debe
establecer el tipo de estructura organizativa que más se adecue al proyecto a los requisitos de alto
nivel del proyecto.

La estructura organizativa del proyecto se debe establecer de acuerdo con la política de la empresa
y las condiciones particulares del proyecto. La idea es que dicha estructura sirva para impulsar una
comunicación y cooperación efectiva entre todos los participantes. La Organización debe ser pues
adecuada para el alcance del proyecto, el tamaño del equipo y las condiciones locales donde se
desarrolle el proyecto.

Los principios de toda organización de un proyecto deben ser los siguientes:

1. Se debe especificar los requisitos de la organización a todos los niveles del proyecto.
 2. La organización debe implementarse de acuerdo a las fases del proyecto.
3. Se deben identificar los roles, la autoridad y la responsabilidad de cada uno de los integrantes
del equipo del proyecto.
4. La organización debe estar documentada y formalizada.
5. Los responsables han de ser identificados y nominados.
6. Las interfaces con otros proyectos o con sub-proyectos deben estar identificadas y
documentadas

Los requisitos de la organización del proyecto deben ser:

1. Se debe especificar la organización del proyecto respecto a su estructura desagregada del
proyecto y a las fases que lo componen
2. La organización puede evolucionar o cambiar a lo largo del proyecto
3. Los roles y responsabilidades de cada participante involucrado en el proyecto deben estar
identificados y clarificados desde el inicio del proyecto.
4. La estructura organizativa del proyecto se debe revisar periódicamente para tener la
seguridad de que continúa siendo válida.

La estructura de la organización es un factor ambiental de la empresa que puede afectar la

disponibilidad de recursos e influir en el modo de dirigir los proyectos. Las estructuras abarcan desde
una estructura funcional hasta una estructura orientada a proyectos, con una variedad de estructuras
matriciales entre ellas.

El tipo de estructura más común en las organizaciones es la funcional, donde cada empleado tiene
un superior claramente definido. En el nivel superior, el personal está agrupado por especialidades a
su vez, las especialidades pueden subdividirse en organizaciones funcionales, cada departamento de
una organización funcional realizará el trabajo del proyecto de forma independiente de los demás
departamentos.

Las organizaciones proyectizadas son la estructura opuesta a las funcionales. En una organización
orientada a proyectos, los miembros del equipo están a menudo colocados en un mismo lugar, la
mayor parte de los recursos de la organización participa en el trabajo de los proyectos y los directores
del proyecto tienen mucha más independencia y autoridad.

Las organizaciones matriciales, presentan una mezcla de características de las organizaciones

funcionales y de las orientadas a proyecto, la organización matricial equilibrada reconoce la necesidad
de contar con un director del proyecto, no le confiere autoridad plena sobre el proyecto ni su
financiamiento.
 .5 PLAN
DE
GESTIÓN DE PERSONAL

 Describe cuándo y cómo se satisfará los requerimientos de recursos humanos:

✓ Adquisición del personal.
✓ Horarios.
✓ Criterios de liberación.
✓ Necesidades de entrenamiento.
✓ Reconocimiento y recompensas.
✓ Cumplimiento de normas.
✓ Seguridad.

La gestión del personal del proyecto se basa en realizar el seguimiento pertinente en cada momento,
para asegurar la efectividad de los equipos y personas y tomar las decisiones adecuadas en el
momento necesario. Decisiones importantes, por parte del Project Manager a tomar serán la de
resolver polémicas y conflictos dentro del equipo, tomar las acciones preventivas y correctivas,
incluyendo la posibilidad de despido de algún miembro del equipo y determinar las acciones a tomar,
allí donde se considere necesario. Ejemplos de las mencionadas acciones son: preparar planes de
formación, reorientaciones, cambios de puestos de trabajo, despidos, o la contratación de nuevo
personal.
SALIDAS:

.1 ASIGNACIONES DEL PERSONAL DEL PROYECTO

 El proyecto está dotado de personal cuando las personas adecuadas han sido asignadas al
trabajo, de acuerdo con los métodos descritos anteriormente.
 La documentación puede incluir:
▪ Directorio del equipo de proyecto.
▪ Memos a los miembros del equipo.
▪ Nombres actualizados en otras partes del plan de gestión de proyecto
tales como organigramas o cronogramas.

.2 DISPONIBILIDAD DE RECURSOS

 La disponibilidad de recursos documenta los periodos de tiempo en que cada miembro del
equipo de proyecto puede trabajar en el proyecto.
 El crear y disponer de un cronograma final confiable depende de tener un buen entendimiento
de los conflictos de cronograma que cada persona pueda tener, incluyendo las vacaciones y
los compromisos con otros proyectos.

.3 PLAN DE GESTIÓN DE PERSONAL (ACTUALIZACIONES)

 A medida que las personas cumplen los roles y responsabilidades del proyecto, se pueden
necesitar cambios en el plan de gestión de personal debido a que rara vez las personas se
ajustan exactamente a los requerimientos planeados.
 Otras razones para actualizar el plan son:
▪ Promociones.
▪ Retiros.
▪ Enfermedades.
▪ Temas de rendimiento.
▪ Cargas de trabajo cambiantes.