Experto en Project Management

ANEXO: Qué es una PMO – Definición y funciones de

la Oficina de Dirección de Proyectos
Qué es una PMO. Cuáles son las funciones de una Oficina de Dirección de Proyectos. Entre sus
funciones encontramos el apoyar, controlar y, si fuese necesario, intervenir en los Proyectos.
Su presencia en la estructura organizacional es de suma importancia.

Qué es una PMO

La PMO es también denominada “Oficina de Gestión de Programas”, “Oficina del Proyecto”
u “Oficina del Programa”. Ayuda a mejorar las operaciones y a ser más eficientes en la
Dirección de los Proyectos.
Es una entidad de la organización con responsabilidades en la
dirección centralizada de los proyectos que están bajo su
jurisdicción.
La PMO vincula los proyectos con los objetivos del negocio, en
un todo sensato y coordinado. Es la evolución natural en una
organización proyectual madura.
La PMO da un carácter homogéneo a todos los proyectos de una organización, marcando
los estándares a seguir por todos los Directores de Proyecto.
La PMO se sitúa en la parte alta de la organización de la empresa. La PMO vincula los
Proyecto con los objetivos del negocio. La PMO tiene que poder analizar como los
Proyectos se vinculan con los objetivos del negocio. Debe disponer de los recursos,
permisos y herramientas necesarias para poder formar parte de las decisiones de una
manera informada y consensuada con la organización.
Nos ofrece políticas en las que enmarcar nuestros Proyectos. Aporta conocimiento
geográfico y cultural de dónde se va a desenvolver el Proyecto. Nos otorga metodologías,
tanto generales de Dirección de Proyectos como metodologías que le son propias a la
organización y, sobre todo, el siguiente escalón en nuestra carrera profesional, la Dirección
de la PMO.
La PMO mejora los procesos de la organización. Al establecer protocolos
de actuación la PMO afecta tanto a los procesos operacionales como a
los procesos de gestión. Es decir, tanto a aquellos que contribuyen a la
generación de entregables resultantes de la ejecución de un proyecto
como a aquellos que afectan al funcionamiento de los Proyectos en sí mismos, ofreciendo
una mejora importantísima y global.
La PMO es el “gran hermano” que visualiza, desde su posición elevada y privilegiada, los
Proyectos globales de la organización. Está en condiciones idóneas de ver como los
Proyectos pueden apoyarse los unos en los otros.
Para implantar una PMO, en algunos casos tendremos que reorganizar a nivel estratégico
la estructura de la empresa. La implementación de la PMO es una actividad estratégica y,
como tal, debe partir desde la Alta Dirección.
Esto es costoso en recursos, pero es el primer paso hacia una PMO eficiente, que se
convierte en un antes y un después en la filosofía de la organización.

La madurez de la organización
La PMO es la evolución sensata de una política de Dirección de Proyectos en una
organización proyectual madura. Todas las organizaciones, tarde o temprano, implementan
una PMO.

Planificación de los Proyectos

La PMO tiene competencias en la planificación y en la priorización de los Proyectos que
están bajo su jurisdicción. Tiene mucho que decir en los Proyectos que van a ejecutarse.
Los Proyectos se descartan por no considerarlos interesantes, rentables o estratégicos.
La PMO se sitúa en la parte alta de la organización de la empresa
La PMO se sitúa en la parte alta de la organización de la empresa. La PMO vincula los
Proyecto con los objetivos del negocio. La PMO tiene que poder analizar como los
Proyectos se vinculan con los objetivos del negocio. Debe disponer de los recursos,
permisos y herramientas necesarias para poder formar parte de las decisiones de una
manera informada y consensuada con la organización.

La Coordinación de los Proyectos que ejecuta la organización

La PMO coordina los Proyectos dentro de la organización. Es importante reflexionar que
está visión global de los Proyectos la confiere una situación privilegiada en este tipo de
decisiones. Por ejemplo, quien mejor que la PMO para poder asignar recursos a los
Proyectos, gestionar esos recursos, compartirlos y asignarles su correspondiente coste.
La Oficina de Dirección de Proyectos puede ser de 3 tipos, dependiendo de su nivel de
autoridad:

• De apoyo.
• De control.
• De Dirección.
Estandarización de Procesos: Sea del tipo que sea la Oficina de Proyectos (de apoyo, de
control o de Dirección), estandariza los procesos que se utilizan en los proyectos que
ejecuta la organización.
La PMO facilita el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas entre
todos los Proyectos.

Alineación con los objetivos estratégicos: Para que se dé una dirección centralizada
exitosa es de gran importancia que los objetivos de la PMO, y de sus Proyectos, estén
alineados con los objetivos estratégicos de la organización.
La responsabilidad de una PMO hay que definirla con todo detalle. Pueden ser muy amplias
o más limitadas. Pueden ir desde simples funciones de soporte hasta ser los gestores
directos de los proyectos. Unas son las oficinas de soporte, las otras las oficinas directivas,
en medio están las oficinas de control. También puede haber oficinas mixtas.

Apoyo a los Directores de Proyecto

La PMO es una magnífica base de datos. Un gran repositorio de información sobre Project
Management. A la PMO podemos recurrir los Project Manager para encontrar, por ejemplo,
plantillas que hayan resultado óptimas en otros Proyectos ejecutados anteriormente.
El PMBOK señala que la PMO. Es una entidad de la organización que tiene
responsabilidades asignadas con relación a la dirección, centralizada y coordinada, de
aquellos proyectos que se encuentran bajo su jurisdicción.

Definiciones y funciones de la Oficina de Dirección de Proyectos

La Oficina de Dirección de Proyectos (PMO). Es la encargada de dirigir, gestionar y controlar
las interdependencias entre los Proyectos que están bajo su competencia. En esa labor de
homogeneizar los Proyectos se comparten, metodologías, herramientas, técnicas, etc.
Adecuado uso de los Recursos. La PMO vela por el adecuado uso de los recursos dentro de
los Proyectos que ejecuta la organización. Ayudando a que esos recursos se compartan de
manera sensata y eficiente entre todos los Proyectos.
La gestión de los recursos de los Proyectos. Es una de sus principales funciones. Con una
gran importancia y repercusión en los costes de los Proyectos asociados. Está compartición
de recursos entre los proyectos, sensata y eficiente, abarata los costes disminuye los
conflictos.
La PMO mejora los procesos de la organización. Al establecer protocolos de actuación la
PMO afecta tanto a los procesos operacionales como a los procesos de gestión. Es decir,
tanto a aquellos que contribuyen a la generación de entregables resultantes de la ejecución
de un proyecto como a aquellos que afectan al funcionamiento de los Proyectos en sí
mismos, ofreciendo una mejora importantísima y global.
La PMO es el “gran hermano” que visualiza, desde su posición elevada y privilegiada, los
Proyectos globales de la organización. Está en condiciones idóneas de ver como los
Proyectos pueden apoyarse los unos en los otros.
Monitorear y controlar que los procesos se ejecutan correctamente. En esto también es muy
eficaz ya que los procesos están estandarizados dentro de los Proyectos que están bajo su
jurisdicción. Su control, por parte de la PMO, es eficiente y relativamente sencillo.
Lecciones aprendidas: La PMO es el embudo donde revierten las lecciones aprendidas de
todos los Proyectos que controla. La PMO se convierte en una fuente de sabiduría en
Dirección de Proyectos para la organización en la que se encuadra.
Gestión de la Información. La PMO, como receptora de todo el conocimiento que le llega a
través de los Proyectos que controla, se convierte en emisora de información hacia todos
los Proyectos de la organización. Convirtiéndose en un elemento fundamental dentro de la
gestión de la comunicación de cada Proyecto independiente. La PMO provee de
comunicación centralizada a sus Proyectos.
Control de Cambios: Depende de cada organización y de las funciones que se otorgan a la
PMO. Pero en muchos casos la propia PMO forma parte del comité de control de cambios
de los Proyectos.

Qué debemos afrontar al implementar una PMO

La PMO tiene una serie de requisitos, mínimos e imprescindibles, para poder ser implantada
en la organización con garantías de éxito:
Difundir la cultura de la PMO. La PMO es un gran hermano que lo ve todo. Eso hace que
pueda verse como a un enemigo que se dedicará a vigilarnos, en lugar de verla como
una herramienta útil al servicio de los Proyectos y de la empresa.
Introducir la PMO de manera gradual. La Introducción de la PMO debe ser gradual,
sensata y consensuada. Si tenemos Proyectos en marcha debemos considerar con
 cautela si estos Proyectos se van a ver afectados por la aparición de la PMO. Puede ser
preferible finalizar esos Proyectos tal y como están funcionando en la actualidad.
Reorganización estratégica de la organización.
Implicación de la alta Dirección. La implementación de la Project Management Office
(PMO) es una actividad estratégica. Como tal, debe partir desde la Alta Dirección.
Lo que no se mide no existe. La PMO no está fuera de esta consideración. La PMO debe
proporcionar beneficios medibles y claros.

Fuente: http://www.uv-mdap.com/blog/que-es-una-pmo/
Fuente: http://jesusrn.com/diferencias-proyectos-programas-portafolios/