¿Como organizar un proyecto?

La organización efectiva de un proyecto requiere en general de conocimientos y

habilidades de dirección en general y de organización de proyectos en
particular, conocimientos de técnicas, normas y regulaciones del área de
aplicación, comprensión del entorno del proyecto y habilidades interpersonales.

Cualquier proyecto está condicionado por una triple restricción: su temática, el

tiempo de desarrollo y su costo. La calidad de un proyecto se ve afectada por el
equilibrio de estos tres factores. Los proyectos de alta calidad entregan el
producto, servicio o resultado requerido dentro de la temática planteada,
puntualmente y dentro del presupuesto. La relación entre estos tres factores es
tal que si cambia cualquiera de ellos, se ve afectado por lo menos otro de los
factores. En este sentido, la planificación de un proyecto también debe tener en
cuenta los riesgos o factores de incertidumbre que pudieran suscitarse.
Generalmente, se reconocen cinco fases o etapas que se aplican e integran para
organizar y dirigir cualquier proyecto: inicio, planificación, ejecución,
seguimiento y control, y cierre. En términos generales, pero no siempre, las
fases son secuenciales y, normalmente, están definidas por alguna forma de
transferencia de información técnica, en la forma de un producto entregable.

Secuencia típica de  fases de un proyecto:

Las fases intermedias y caen rápidamente cuando el proyecto se aproxima a su

conclusión. Al inicio del proyecto, el nivel de incertidumbre es el más alto y, por
lo tanto, el riesgo de no cumplir con los objetivos es más elevado. La certeza de
terminar con éxito aumenta gradualmente a medida que avanza el proyecto. El
poder que tienen los interesados en el proyecto para influir en las características
finales del producto del proyecto y en el costo final del proyecto es más alto al
comienzo y decrece gradualmente a medida que se avanza. Una de las
principales causas de este fenómeno es que el costo de los cambios y de la
corrección de errores generalmente aumenta a medida que el proyecto avanza.
Los interesados en el proyecto son personas y organizaciones que participan de
forma activa en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados como
resultado de la ejecución del proyecto o de su conclusión. Los interesados
pueden influir de manera positiva o negativa en el proyecto. Los interesados de
influencia positiva son aquellos que normalmente se beneficiarían de un
resultado exitoso del proyecto, mientras que los interesados de influencia
negativa son aquellos que ven resultados negativos como consecuencia del éxito
del proyecto. A veces, la identificación de los interesados puede resultar difícil.
Los realizadores del proyecto que ignoren a los interesados pueden esperar un
impacto perjudicial sobre los resultados de su proyecto. No identificar un
interesado clave puede causar problemas significativos a un proyecto. Por
ejemplo, el reconocimiento tardío de que el departamento legal era un
interesado importante en un proyecto de actualización de software de transición
al año 2000 (Y2K) hizo que se agregaran muchas tareas de documentación
adicionales a los requisitos del proyecto. Con frecuencia, los interesados de
influencia negativa son ignorados por los organizadores del proyecto, poniendo
en riesgo su éxito. Los directores del proyecto deben gestionar las expectativas
de los interesados, lo cual puede resultar difícil ya que, a menudo, los
interesados tienen objetivos muy diferentes o contradictorios.

Generalmente, los proyectos son parte de una organización, empresa o

institución, que es mayor que el proyecto. La cultura, el estilo, la estructura de
tal organización pueden también influir en el proyecto. La mayoría de las
organizaciones han desarrollado culturas únicas y descriptibles. Estas culturas se
ven reflejadas en numerosos factores, entre los que se incluyen los valores,
normas, convicciones y expectativas compartidas, las políticas y procedimientos
de gestión, la percepción de las relaciones de autoridad, el horario y la ética
laboral.

Las fuerzas impulsoras que crean los estímulos para un proyecto son
habitualmente problemas, amenazas, oportunidades o requisitos de trabajo.
La dirección de un proyecto es la aplicación de conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los
requisitos del mismo. La dirección de un proyecto se logra mediante la ejecución
de procesos. Un proceso es un conjunto de acciones y actividades
interrelacionadas que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente
especificado de productos, resultados o servicios.

Los procesos de organización de un proyecto pueden dividirse en dos categorías

principales: 1) los procesos de la dirección del proyecto, que son comunes a la
mayoría de los proyectos y que se llevan a cabo para un propósito integrado, que
es el de iniciar, planificar, ejecutar, supervisar y controlar, y cerrar el proyecto,
2) los procesos orientados al resultado o producto del proyecto, que varían según
el área de aplicación y que especifican y generan ese resultado o producto.
Se pueden definir cinco grupos de procesos de dirección del proyecto, que son:

(1) grupo de procesos de iniciación: define una meta y autoriza el proyecto o una
fase del mismo.
(2) grupo de procesos de planificación: define y refina los objetivos, y planifica
el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del
proyecto.
(3) grupo de procesos de ejecución: integra a personas y otros recursos para
llevar a cabo el plan de gestión del proyecto.
(4) grupo de procesos de seguimiento y control: mide y supervisa regularmente el
avance, a fin de identificar las variaciones respecto del plan de gestión del
proyecto, de tal forma que se tomen medidas correctivas cuando sea necesario
para cumplir con los objetivos.
(5) grupo de procesos de cierre: formaliza la aceptación del producto, servicio o
resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo.
Interacciones y dinámica de los grupos de procesos de organización de un
proyecto:
Organización: empresa y proyecto
23. NOVIEMBRE 2016

La correcta organización de un proyecto repercute en los diferentes flujos de

información y en la correcta distribución de las responsabilidades. La preparación
de unos objetivos, una descripción del alcance y un diagrama de Gantt preliminar
son fundamentales para decidir la organización del proyecto.

La organización del proyecto deberá tener en cuenta la organización de

la empresa y adaptarse a la misma, de manera que sea fácil comprender y
transmitir las responsabilidades del equipo y para disminuir los esfuerzos de
coordinación entre departamentos. Además, dependiendo del tipo de organización
tendremos tres niveles de autoridad del jefe de proyecto:

 Autoridad técnica. El jefe de proyecto tiene una cierta capacidad de decisión en las
cuestiones técnicas y económicas referentes al proyecto pero carece de autoridad con
respecto al personal asignado al mismo.
 Autoridad dispositiva. El jefe de proyecto tiene la autoridad para asignar tareas a los
integrantes del equipo de trabajo, así como administrar horas extras, vacaciones, etc.
 Autoridad disciplinaria. En este caso, el jefe de proyecto es responsable directo de los
recursos, incluyendo cosas como contratación o evaluación anual del personal.

A continuación vemos en detalle los tres tipos de organización en una empresa:

funcional, matricial y por proyectos.

Estructura Funcional

En este caso la empresa está organizada únicamente por

departamentos. Cada departamento tiene su correspondiente estructura con jefe
de departamento y jefes de grupo en función de su tamaño. Dentro de este tipo
de organización, los proyectos son únicamente realizados de dos posibles
maneras:

 Proyectos interdisciplinares. En este caso se asigna un jefe de proyecto cuya función es

básicamente la coordinación de las actividades de los diferentes departamentos. La
autoridad en este caso suele ser únicamente dependiente del sponsor. Un ejemplo de
este caso sería la organización de un cambio de oficinas o de la presencia en una feria
de muestras.
 Proyectos dentro de un departamento. En este caso el jefe de proyecto suele ser el jefe
de departamento, con lo cual dispone de autoridad total. Por ejemplo en el caso de un
proyecto de reducción de costes dentro del departamento de producción.
Estructura matricial

En este caso nos encontramos con la misma organización de la empresa en

departamentos con sus correspondientes jefes disciplinarios, pero los proyectos
cobran más importancia al tener su propia organización dentro de la
empresa. Los integrantes del equipo de trabajo pertenecen de manera disciplinar
al correspondiente departamento pero son asignados temporalmente a los
diferentes proyectos que se realizan en la empresa.

El jefe de proyecto puede tener en este caso una autoridad técnica o dispositiva.
Este es el tipo de organización utilizado típicamente en empresas con proyectos
multidisciplinares como los de ingeniería y construcción, fabricación de máquinas y
equipos o grandes proyectos organizativos. Los departamentos se ocupan de la
correcta preparación y óptima utilización de los recursos, mientras que el jefe de
proyecto se puede enfocar en el desarrollo del mismo. Esta forma de organización
por supuesto también tiene sus desventajas, sobre todo debido al conflicto de
intereses entre departamentos y proyectos, la necesidad de fijar prioridades entre
los diferentes proyectos o el que los trabajadores tengan varios “jefes” (de
proyecto y de departamento).
Estructura por proyectos

En el caso de la organización por proyectos o bien la empresa carece

completamente de una estructura por departamentos, o los trabajadores son
liberados de los mismos durante la realización del proyecto. En este caso el jefe
de proyecto tiene autoridad técnica y disciplinaria sobre los integrantes
del equipo, los cuales se dedican totalmente al proyecto.
Comparación

A continuación vemos una comparación de los diferentes tipos de organizaciones

con sus ventajas y desventajas:
 ORGANIZACION DEL PROYECTO

La Organización de un proyecto es tan importante que puede haber muchos proyectos

técnica y económicamente viables peor por carecer de algunos de los aspectos de la
organización no se pudieron materializar, o bien su materialización fue un fracaso.

Aspectos jurídicos

Se podrá constituir una Sociedad Anónima, Cooperativa, Civil, etc. Las consideraciones
básicas son la finalidad que tiene la empresa, el capital a invertir, el aprovisionamiento
de las materias primas y las características del mercado consumidor.

Una Asociación civil por ley, no puede procesar o transformar materias primas, de tal
forma un proyecto de transformación no puede asumir esta forma jurídica.

El capital a invertir también perfila el tipo de organización que deberá asumir. La

propiedad del capital necesario para emprender el proyecto y las disponibilidades del
grupo promotor determinará si el tipo de organización es abierto y anónimo o bien
implica nominativo y específico, representando exclusivamente pro personas en cuyo
caso el capital lo representa en acervo de conocimientos del grupo que lo constituye y
los requerimiento de capital monetario no condicionan las funciones de la empresa.

El aprovisionamiento de materias primas condicionan el tipo de organización. Los

proveedores de la materia prima fundamentalmente al asociarse para llevar a cabo el
proyecto garantizarán el aprovisionamiento y por lo tanto el éxito. Cuando la materia
prima condicionante no puede asegurarse mediante la incorporación de los productores
a la empresa se corre el riesgo de someter el proyecto a riesgos de volumen y precios
de materia prima y por lo tanto al fracaso.

Un ejemplo en México son las cuencas lecheras, las empresas forestales y las minas.

Organización Técnico productiva

Es necesario ponderar las actividades del procesos de producción para hacer conciencia
en el grupo promotor, en las fuentes financieras y en el aparato administrativo de la
dependencia del éxito del proyecto basado en una adecuada estructura operativa.

La gerencia, jefatura de producción, el control de calidad, la supervisión y las

exigencias de empaque, muchas veces suponen la presencia de muchos supervisores e
inspectores. Todos estos rubros deberán ser consignados en éste aparato a efecto de
lograr la calidad necesaria del producto.

Organización Administrativa
La organización administrativa deberá contemplar el esquema general y específico para
operar normalmente la empresa. Se consideran los niveles jerárquicos, número de
personas, montos, salarios y prestaciones que se requieran para satisfacer las
características de cada uno de los niveles de responsabilidad. Se deben de asumir
funciones y responsabilidades de los puestos estratégicos de la organización.

Se podrá formular un organigrama que permita visualizar gráficamente tanto el

número de personas como sus niveles jerárquicos.

Organización durante la gestión de los recursos

Concluida la etapa de pre inversión entra la etapa decisoria de invertir o no en el

proyecto estudiado. Esta etapa puede depender de la evaluación reportada y de la
disponibilidad de recursos. Cuando el proyecto implica grandes inversiones y no se
dispone de los recursos suficientes, la decisión de inversión se complementa con la
etapa de gestión de recursos, o sea la de obtener financiamiento necesario.

Al formular la etapa de pre inversión se identifica la capacidad financiera del grupo o

entidad que se realizará el proyecto. Por lo tanto se estará en condiciones de prever
las necesidades de una organización que sustente la gestión de recursos financieros.,
el lapso y el personal que podrán consolidar la viabilidad del proyecto. Esto implica
inversión ya que la presentación del proyecto ante las fuentes de financiamiento
representa un tiempo y costo.

Organización para la ejecución

Cuando el proyecto sea muy complejo y grande es conveniente que se estructure una
organización temporal para su ejecución. Se entiende como tal delimitación de
responsabilidades para la licitación o invitación a diferentes proveedores, para la
construcción, adquisición de maquinaria y equipo, etc.

Prever la organización para la ejecución es necesario desde el momento en que se

formula el estudio, en atención a que implica un costo, mismo que tiene que deberá
estar contenido en los renglones de inversión diferida.

Previsiones de Impacto ecológico

Hay que tomar en consideración que una actividad puede ser prohibida por la
legislación local si no se investiga oportunamente y los costos que resulta para
proteger el ambiente puedan resultar honrosos que la rentabilidad de las inversiones y
sea poco atractiva. Cuando le proyecto no afecta el medio ambiente o en le caso
presenta beneficios ecológicos, es importante advertirlo en un renglón de la evaluación
y en el capítulo correspondiente a aspectos ecológicos.