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INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Los proyectos y la direccin de proyectos se llevan a cabo en un entorno ms amplio que el del
proyecto en s. La comprensin de este contexto contribuye a asegurar que el trabajo se lleva a
cabo de acuerdo con los objetivos de la organizacin y se gestiona de conformidad con las
prcticas establecidas en la organizacin.
dentro del ciclo de vida del proyecto. En esta seccin son tratadas las siguientes
secciones principales:
Influencia de la Organizacin en la Direccin de Proyectos
Interesados del Proyecto y Gobernabilidad
Equipo del Proyecto
Ciclo de Vida del Proyecto
Influencia de la Organizacin en la Direccin de Proyectos
La cultura, estilo y estructura de una organizacin influyen en la forma en que se llevan a cabo
sus proyectos. Tambin pueden influir en el proyecto el nivel de madurez de la direccin de
proyectos de la organizacin y sus sistemas de direccin de proyectos.
Cuando en el proyecto participan entidades externas, como las que forman parte de una unin
temporal de empresas o de un convenio de colaboracin, el proyecto ser influenciado por ms de
una organizacin.
Culturas y Estilos de Organizacin
Las organizaciones son estructuras sistemticas de entidades (personas y/o
departamentos) destinados a lograr un objetivo, el cual puede implicar el emprendimiento
de proyectos.
Las experiencias comunes de los miembros de la organizacin son las que conforman la
cultura de la misma; la mayora de las organizaciones han desarrollado culturas nicas a
travs de la prctica y el uso comn a lo largo del tiempo.
Las experiencias comunes incluyen, entre otras tenemos:
Visin, misin, valores, creencias y expectativas compartidas;
Normas, polticas, mtodos y procedimientos;
Sistemas de motivacin e incentivos;
Tolerancia al riesgo;
Percepcin del liderazgo, jerarqua y relaciones de autoridad;
Cdigo de conducta, tica laboral y horario de trabajo; y
Entornos operativos.
La cultura de la organizacin es un factor ambiental de la empresa, tal y como se describe en la
Seccin
Las culturas y estilos se aprenden y se comparten, y pueden llegar a ejercer una gran
influencia en la capacidad del proyecto para alcanzar sus objetivos.
El director del proyecto debe por lo tanto comprender los diferentes estilos y culturas de
la organizacin que pueden influir en un proyecto.
El director del proyecto necesita saber quines toman las decisiones o influyen dentro de
la organizacin y trabajar con ellos para aumentar la probabilidad de xito del proyecto.
Comunicaciones en la Organizacin
El xito en la direccin de proyectos de una organizacin depende en gran medida de un
estilo de comunicacin efectivo dentro de la organizacin.
Las capacidades de comunicacin dentro de la organizacin tienen gran influencia en la
forma en que se llevan a cabo los proyectos.
Los interesados y miembros del equipo del proyecto tambin pueden utilizar comunicaciones
electrnicas (incluido correo electrnico, mensajera de texto, mensajera instantnea, redes
sociales, videoconferencia y conferencia por Internet y otros medios electrnicos)) para
comunicarse formal o informalmente con el director del proyecto.
Estructuras de la Organizacin
La estructura de la organizacin es un factor ambiental de la empresa que puede afectar a
la disponibilidad de recursos e influir en el modo de dirigir los proyectos
Las estructuras abarcan desde una estructura funcional hasta una estructura orientada a
proyectos, con una variedad de estructuras matriciales entre ellas.
Influencia de la Estructura de la Organizacin en los Proyectos
La Tabla 2-1 muestra las caractersticas clave de los principales tipos de estructuras
de una organizacin en relacin con los proyectos.

La organizacin funcional clsica, como muestra el Grfico 2-1, consiste en una jerarqua donde
cada empleado tiene un superior claramente definido. En el nivel superior los miembros de la
plantilla se agrupan por especialidades, tales como produccin, comercializacin, ingeniera y
contabilidad. A su vez, las especialidades pueden subdividirse en unidades funcionales especficas,
como la ingeniera mecnica y la ingeniera elctrica. Cada departamento de una organizacin
funcional realizar el trabajo del proyecto de forma independiente de los dems departamentos.

Las organizaciones matriciales, como se muestra en los Grficos 2-2 a 2-4, reflejan una mezcla de
caractersticas de las organizaciones funcionales y de las orientadas a proyectos.
Las organizaciones matriciales pueden clasificarse como dbiles, equilibradas o fuertes,
dependiendo del nivel relativo de poder e influencia entre gerentes funcionales y directores de
proyecto. Las organizaciones matriciales dbiles mantienen muchas de las caractersticas de una
organizacin funcional, y el rol del director del proyecto es ms bien el de un coordinador o
facilitador. Un facilitador de proyectos trabaja como ayudante y coordinador de comunicaciones.
El facilitador no puede tomar o hacer cumplir las decisiones de manera personal. Los
coordinadores de proyectos tienen poder para tomar algunas decisiones, gozan de cierta
autoridad y dependen de un gerente de nivel superior. Las organizaciones matriciales fuertes
tienen muchas de las caractersticas de la organizacin orientada a proyectos: tienen directores de
proyecto con dedicacin plena y con una autoridad considerable, as como personal administrativo
dedicado a tiempo completo. Si bien la organizacin matricial equilibrada reconoce la necesidad
de contar con un director del proyecto, no le confiere autoridad plena sobre el proyecto ni sobre
su financiamiento.







En el extremo opuesto a la organizacin funcional, se encuentra la organizacin orientada a
proyectos, como se muestra en el Grfico 2-5. En una organizacin orientada a proyectos, los
miembros del equipo a menudo estn ubicados en un mismo lugar. La mayor parte de los recursos
de la organizacin estn involucrados en el trabajo de los proyectos y los directores de proyecto
tienen bastante independencia y autoridad. A menudo se utilizan tcnicas de colaboracin virtual
para lograr beneficios similares a los de los equipos ubicados en un mismo lugar. Las
organizaciones orientadas a proyectos suelen contar con unidades organizacionales denominadas
departamentos, sin embargo pueden reportar directamente al director del proyecto o bien prestar
servicios de apoyo a varios proyectos.

Muchas estructuras organizacionales incluyen los niveles estratgico, de mandos intermedios y
operativos. El director del proyecto puede interactuar con los tres niveles, dependiendo de
factores tales como:
La importancia estratgica del proyecto,
La capacidad de los interesados para influir en el proyecto,
El grado de madurez en la direccin de proyectos,
Los sistemas de direccin de proyectos, y
Las comunicaciones en la organizacin.
Esta interaccin determina caractersticas del proyecto, tales como:
El grado de autoridad del director del proyecto,
La disponibilidad y la gestin de los recursos,
La entidad que controla el presupuesto del proyecto,
El rol del director del proyecto,
La composicin del equipo del proyecto.

Activos de los Procesos de la Organizacin
Los activos de los procesos de la organizacin son los planes, los procesos, las polticas, los
procedimientos y las bases de conocimiento especficos de la organizacin ejecutora y
utilizados por la misma. Estos incluyen cualquier objeto, prctica o conocimiento de
alguna o de todas las organizaciones que participan en el proyecto y que pueden usarse
para ejecutar o gobernar el proyecto.
Procesos y Procedimientos
Los procesos y procedimientos de la organizacin para realizar el trabajo del proyecto
incluyen, entre otros:
Inicio y Planificacin:
Guas y criterios para adaptar el conjunto de procesos y procedimientos estndar de la
organizacin con el fin de que satisfagan las necesidades especficas del proyecto.
Plantillas (p.ej., plantillas de registro de riesgos, de estructura de desglose del trabajo, de
diagramas de red del cronograma del proyecto y de contratos).


Ejecucin, Monitoreo y Control:
Procedimientos de control de cambios, con la descripcin de las etapas durante las cuales
se modificarn los estndares, polticas, planes y procedimientos de la organizacin
ejecutora.
Procedimientos de control financiero (por ejemplo, informes de tiempo, revisiones
requeridas de gastos y desembolsos, cdigos contables y provisiones contractuales
estndar)
Requisitos de comunicacin de la organizacin (p.ej., tecnologa especfica de
comunicacin disponible, medios de comunicacin autorizados, polticas de conservacin
de registros y requisitos de seguridad)
Cierre:
Guas o requisitos de cierre del proyecto (p.ej., lecciones aprendidas, auditoras finales del
proyecto, evaluaciones del proyecto, validaciones del producto y criterios de aceptacin).
Base de Conocimiento Corporativa
La base de conocimiento de la organizacin para almacenar y recuperar informacin
incluye estos elementos:
Bases de conocimiento de la gestin de configuracin, que contienen las versiones y lneas
base de todos los estndares, polticas y procedimientos de la organizacin ejecutora.
Bases de datos financieras con informaciones tales como horas de trabajo, costos
incurridos, presupuestos y cualquier dficit presupuestario del proyecto.
Informacin histrica y bases de conocimiento de lecciones aprendidas (p.ej., registros y
documentos del proyecto, toda la informacin y documentacin de cierre del proyecto.
Archivos de proyectos anteriores (p.ej., lneas base del alcance, costo, cronograma y
medicin del desempeo, calendarios de proyecto, diagramas de red del cronograma del
proyecto, registros de riesgos, acciones de respuesta planificadas e impacto del riesgo
definido).
Factores Ambientales de la Empresa
Los factores ambientales de la empresa se consideran entradas para la mayor parte de los
procesos de planificacin, pueden mejorar o restringir las opciones de la direccin de
proyectos, y pueden influir de manera positiva o negativa sobre el resultado.
Los factores ambientales de la empresa varan ampliamente en cuanto a tipo o naturaleza.
Los factores ambientales de la empresa, incluyen entre otros:
La cultura, estructura y gobierno de la organizacin;
La distribucin geogrfica de instalaciones y recursos;
Los estndares de la industria o gubernamentales (p.ej., reglamentos del organismo de
control, cdigos de conducta, estndares de producto, estndares de calidad y estndares
de fabricacin);
Los recursos humanos existentes (p.ej., habilidades, disciplinas y conocimientos como los
relacionados con el diseo, el desarrollo, las leyes, las contrataciones y las compras);
La gestin de personal (p.ej., pautas de seleccin y retencin de personal, revisin del
desempeo de los empleados y registros de capacitacin, poltica de incentivos y horas
extras y registro de horas trabajadas);
Los sistemas de autorizacin de trabajos de la compaa;
Las condiciones del mercado;
La tolerancia al riesgo por parte de los interesados.












FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA




INTERESADOS Y GOBIERNO DEL PROYECTO
Los interesados del proyecto (Stakeholders), son aquellos que deben ser gestionados de manera
ptima para mantener una comunicacin efectiva de acuerdo a sus expectativas.
En trminos sencillos, pueden describirse como:
Toda persona, grupo u organizacin que pueda afectar o ser afectado de manera positiva
o negativa por las acciones, objetivos o polticas de un proyecto
La gestin de los interesados puede llevarse a cabo en forma manual o con el soporte de
un sistema informativo que facilite su comunicacin, participacin y visibilidad del
proyecto
Interesados del proyecto son:
Sponsor
Clientes y usuarios
Vendedores
Socios comerciales
Grupos en la organizacin
Administradores funcionales
Otros: gobierno, entidades financieras, consultores, etc.

La gestin de los interesados puede levarse a cabo en forma manual o con el soporte de un
sistema informtico que facilite comunicacin, participacin y visibilidad del proyecto.
Identificacin de interesados
Es crtico para el xito del proyecto identificar a los interesados en las etapas tempranas del
proyecto, analizar los niveles de inters, sus expectativas individuales, as como su capacidad de
influencia en el proyecto.
La salida ms importante de este proceso es el registro de interesados. Este registro debe incluir la
siguiente informacin:
o Identificacin: nombre, rol, organizacin, datos de contactos.
o Informacin de evaluacin: requerimientos, expectativas, influencia potencial en el
proyecto.
o Clasificacin del interesado: interno/externo, a favor/ neutral/ en contra








EQUIPO DEL PROYECTO
El equipo del proyecto incluye al director del proyecto y al grupo de individuos que actan
conjuntamente en la realizacin del trabajo del proyecto para alcanzar sus objetivos.
Los equipos de proyecto incluyen roles tales como:
Personal de direccin de proyectos. Son los miembros del equipo que realizan
actividades de direccin del proyecto tales como elaboracin del cronograma,
preparacin del presupuesto, presentacin de informes y control, comunicaciones,
gestin de riesgos y apoyo administrativo. Este rol puede ser realizado o apoyado por
una oficina de direccin de proyectos (PMO).
Personal del proyecto. Son los miembros del equipo que llevan a cabo el trabajo
de crear los entregables del proyecto.
Expertos de apoyo. Los expertos de apoyo realizan actividades requeridas para
desarrollar o ejecutar el plan para la direccin del proyecto. stas pueden incluir roles
tales como contratacin, gestin financiera, logstica, asuntos legales, seguridad,
ingeniera, pruebas o control de calidad.
Dependiendo del tamao del proyecto y del nivel de apoyo requerido, los expertos de
apoyo pueden asignarse para trabajar a tiempo completo o simplemente participar en
el equipo cuando se requieren sus habilidades especficas.
Representantes del Usuario o del Cliente. Los miembros de la organizacin que
aceptarn los entregables o productos del proyecto pueden designarse como
representantes o enlaces para asegurar la coordinacin adecuada, asesorar acerca
de los requisitos o validar la aceptabilidad de los resultados del proyecto.
Vendedores. Los vendedores, tambin llamados proveedores, suplidores o
contratistas, son compaas externas que celebran un contrato para proporcionar
componentes o servicios necesarios para el proyecto. A menudo se asigna al equipo
del proyecto la responsabilidad de supervisar el desempeo y la aceptacin de los
entregables o servicios de los vendedores. Cuando los vendedores asumen una gran
parte del riesgo asociado a la entrega de los resultados del proyecto pueden tener un
rol significativo en el equipo del proyecto.
Miembros de empresas socio. Se puede asignar como miembros del equipo del
proyecto a miembros de los socios de negocios para garantizar una coordinacin
adecuada.
Socios de negocios. Los socios de negocio son tambin compaas externas, pero
tienen una relacin especial con la empresa, obtenida en ocasiones mediante un
proceso de certificacin. Los socios de negocios proporcionan experiencia
especializada o desempean un rol especfico, tales como una instalacin,
personalizacin, capacitacin o apoyo.




Composicin de los Equipos de Proyecto

Dedicado. En un equipo dedicado, la asignacin de todos o de la mayor parte de los
miembros del equipo del proyecto es para trabajar a tiempo completo en el mismo. El
equipo del proyecto puede estar ubicado en un mismo lugar o ser virtual y
normalmente reporta de forma directa al director del proyecto. Esta es la estructura
ms sencilla para un director de proyecto, ya que las lneas de autoridad son claras y
los miembros del equipo pueden concentrarse en los objetivos del proyecto.

Tiempo Parcial. Algunos proyectos se establecen como trabajo adicional temporal,
en estos tanto el director del proyecto como los miembros del equipo trabajan en el
proyecto pero permanecen en sus respectivas organizaciones y continan llevando a
cabo sus funciones normales. Los gerentes funcionales mantienen el control sobre los
miembros del equipo y los recursos asignados al proyecto, y el director del proyecto
suele continuar realizando otras tareas de gestin. Los miembros de equipos a tiempo
parciales tambin pueden ser asignados a ms de un proyecto al mismo tiempo.

Las composiciones de equipos de proyecto dedicados y a tiempo parciales pueden
existir bajo cualquier estructura organizacional. Los equipos de proyecto dedicados
son comunes en las organizaciones orientadas a proyectos, donde la mayor parte de
los recursos de la organizacin participa en el trabajo de los proyectos y los directores
de proyectos tienen un alto grado de independencia y autoridad. Los equipos de
proyecto a tiempo parcial son comunes en organizaciones funcionales, mientras que
las organizaciones matriciales utilizan equipos de proyecto tanto dedicados como a
tiempo parcial. Otros miembros que tienen una participacin limitada en diversas
etapas de un proyecto pueden considerarse como miembros del equipo del proyecto a
tiempo parcial.

CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

Un conjunto de fases de un proyecto, que generalmente son secuenciales,
cuyos nombres y nmeros son determinados por la necesidad del control de la
organizacin u organizaciones involucradas en el proyecto.
Un ciclo de vida puede documentarse con una metodologa

Estructura Genrica Del Ciclo De Vida Del Proyecto

Al inicio del proyecto:
La capacidad de influir en las caractersticas finales del producto del proyecto,
sin afectar significativamente al costo, es ms alta al inicio del proyecto y va
disminuyendo a medida que el proyecto avanza hacia su conclusin.
La idea de que el costo de los cambios y de corregir errores suelen aumentar
sustancialmente segn el proyecto se acerca a su fin.




Relacin del ciclo de vida del producto y ciclo de vida del proyecto

Ciclo de vida del producto:

Consta de fases del producto, secuenciales y superpuestas.
Muchas fases son tratadas como proyectos

Ciclo de vida del proyecto

Contenido dentro de uno o ms ciclo de vida del producto
Todo proyecto tiene un propsito u objetivo










Fases del Proyecto

Son divisiones dentro del proyecto
Son un elemento del ciclo de vida del proyecto
la estructura de fases divide al proyecto en subconjuntos lgicos para facilitar
su direccin, planificacin y control


Relacin entre fases

Relacin secuencial:

En una relacin secuencial, una fase slo se inicia cuando se completa la fase
anterior.

Relacin de superposicin
En una relacin de superposicin, una fase se inicia antes de que finalice la
anterior
Ciclo de vida predictivos
Los ciclos de vida predictivos son aquellos en los cuales el alcance del
proyecto, el tiempo y costo requeridos para lograr dicho alcance, se
determinan lo antes posible en el ciclo de vida del proyecto.