I1 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

1. INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE PROY ECTOS

1.1. INTRODUCCIÓN

Administración de Proyectos → Desarrollar Proyectos → Materializar ideas

Administración: proceso o forma de trabajo que consiste en guiar o dirigir a un grupo de

personas hacia las metas u objetivos de la organización.

1.2. NECESIDAD DE UNA BUENA ADMINISTRACIÓN

En este momento es indispensable una buena administración considerando el hecho de

que en la gran mayoría de los proyectos los costos finales superan al presupuesto, terminan
con atraso y no alcanzan la tasa interna de retorno (TIR) esperada.

1.3. EMPRESA Y PROYECTO

La administración de un proyecto puede verse afectado por prototipos de administración

probados en otros proyectos de una misma empresa, ya que cada proyecto requiere de una
administración independiente y no necesariamente la administración de los demás proyectos
es el que mejor se adapta.

1.4. LA FUNCIÓN ADMINISTRACIÓN

1.4.1. DEFINICION

Fayol → considerado uno de los creadores de la administración moderna

Tipos de operaciones o funciones distinguidas por Fayol:

 Operaciones técnicas (producción, fabricación, transformación)

 Operaciones comerciales (compras, ventas, trueques)
 Operaciones financieras (búsqueda y administración de capitales)
 Operaciones de seguridad (protección de los bienes y de las personas)
 Operaciones de contabilidad (inventario, balance, costos, estadísticas)
 Operaciones administrativas (previsión, organización, mando, coordinación y control)

1
 Las primeras 5 funciones son tangibles, fáciles de identificar en una empresa. Las
funciones administrativas son intangibles, por lo tanto difíciles de distinguir a pesar de lo
importante que son.

Elementos que conforman la definición de administrar, según Fayol:

 PREVER: planificación.
 ORGANIZAR: constituir el doble organismo, material y social, de la empresa.
 DIRIGIR: hacer funcionar el cuerpo social de la empresa.
 COORDINAR: vincular, unir, armonizar todos los actos y todos los esfuerzos.
 CONTROLAR: velar por que todo suceda conforme a las reglas establecidas y a las
órdenes dadas.

No se debe confundir función administrativa con la actividad de la dirección superior, ya

que esta última debe preocuparse de las operaciones tangibles de la empresa y no de las
intangibles.

1.4.2. TIEMPO DESTINADO A ESTAS ACTIVIDADES

Dice Fayol que la función administrativa aumenta en importancia a medida que se escala
en la jerarquía de la empresa. Los jefes de mayor nivel ocupan una mayor proporción de su
tiempo en planificar y organizar que los supervisores de esas mismas funciones. Aunque estos
últimos ocupan más tiempo supervisando que sus jefes.

1.5. EVOLUCIÓN DE LOS CONCEPTOS

Fayol afirma que para el buen funcionamiento de una organización existían 14 principios:

 División del trabajo

 Autoridad
 Disciplina
 Unidad de mando
 Unidad de dirección
 Subordinación de los intereses particulares al interés general
 Remuneración
 Centralización
 Jerarquía
 Orden
 Equidad
 Estabilidad del personal
 Iniciativa
 Unión del personal

Estos principios no son rígidos, sino que se adaptan según las circunstancias.

2
 La extrapolación de los principios de la administración científica de Taylor a la dirección
pueden resumirse en:

- División del Trabajo

- Selección del empleado apto
- Planificación de los trabajos
- Normalización de los procedimientos
- Incentivos Económicos (remuneración)
- Control de Gestión

Muchos de estos principios están en la lista de Fayol, sin embargo otros los
complementan. En particular la “normalización de procedimientos” es la más significativa, y
dentro de ello están las Cartas Gantt de planificación.

2. CARACTERÍSTICAS DEL PROYECTO

2.1. INTRODUCCIÓN

Aspectos que caracterizarán al proyecto:

- Producción esperada (volumen y calidad)

- Alcance del proyecto
- Programa de materialización del proyecto
- Presupuesto

2.2. ETAPAS DEL PROYECTO

Las etapas del proyecto difieren no solo en su ubicación en la vida del proyecto, sino
también en la tecnología que usan y en los recursos materiales y económicos que se necesitan.
Es por esto que la división en fases facilita la administración de los recursos y control de los
resultados en distintas etapas del proyecto.

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 En el Período de Pre-inversión no se está seguro todavía de la conveniencia de hacer el
proyecto, por lo tanto los recursos involucrados son bajos. Luego en el Período de Inversión se
ha resuelto hacer realidad el proyecto y es necesario colocar los recursos necesarios para
lograrlo.

- Etapa de Gestación: nace la idea

- Etapa de Ingeniería de Desarrollo: decisión de rechazar o llevar adelante el proyecto.
o Nivel de Perfil: evaluación de costos y beneficios del proyecto.
o Prefactibilidad: Información más específica, sobre todo de costos. Finaliza con
el informe de Prefactibilidad donde se determinan las distintas opciones,
selecciona las mejores y define los antecedentes necesarios para la siguiente
etapa.
o Factibilidad: tiene como objetivo reducir al máximo la incertidumbre asociada
con la realización de un gran proyecto de inversión.
- Etapa de Ingeniería de Ejecución: comprende al periodo entre el inicio de actividades
y puesta en servicio del proyecto. Se compromete la parte más significativa de las
inversiones del proyecto pudiendo llegar a más del 95% del total.
- Etapa de Operación

3. CONCEPTOS GENERALES DE LA PLANIFICACIÓN

3.1. INTRODUCCION

La primera acción de administrar es prever. Luego esta etapa inicial de la administración

es la planificación, donde se distinguen dos actividades: planeamiento y programación.

3.2. LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA

Los objetivos se establecen para dar orientación y finalidad a una organización. Es muy
difícil tener una administración eficaz sin tener objetivos bien definidos.

3.2.1. JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS

- A nivel de empresa: objetivos corporativos que en general son amplios e imprecisos.

Sus objetivos operacionales deben ser mas precisos.
- A nivel de división de la empresa: objetivos divisionales y bien definidos, que tienen
que estar armónicamente relacionados.
- A nivel de individuo: objetivos personales, que generalmente equivalen a las
aspiraciones del individuo.

La dirección de la organización debe lograr que estos tres tipos de objetivos armonicen
entre ellos y nunca se contrapongan.

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 3.3. POLÍTICAS DE EMPRESA

Conjunto de principios directrices, normas y reglas que orientan permanentemente la

acción de la empresa.

3.4. OBJETIVOS DEL PROYECTO

3.5. ATRIBUTOS DE LOS OBJETIVOS

5
 3.6. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

La Planificación se divide en tres etapas:

- Planificación Preliminar: racionalizar la búsqueda de datos necesarios para hacer

eficiente y segura la siguiente etapa. Se define la organización interna y se elige el
diseñador, proveedor de equipos, constructor, etc.
- Planificación Global: se fijan los marcos de referencia definitivos del proyecto como
tamaño, plazo de ejecución e hitos, bases generales de organización, monto de la
inversión y fuentes de financiamiento.
- Planificación Operacional: debe guiarse por los lineamientos determinados por el
Presupuesto Oficial y el Programa Maestro, pero será necesario planificar con mayor
detalle las actividades que están próximas a realizarse. En caso de que el trabajo en
realización resulte distinto, serán necesarios ajustes.

3.7. CONCLUSIÓN

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 4. ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES PARA MANEJA R
PROYECTOS

4.1. INTRODUCCION

Los 3 tipos de organigramas mas característicos para el manejo de proyectos son:

- Organigrama funcional
- Organigrama independiente
- Organigrama matricial

4.2. CONCEPTOS BASICOS

Criterios fundamentales:

- Conocimiento
- Autoridad
- Responsabilidad

4.2.1. DIVISION DEL TRABAJO

Razones de subdivisión:

- Se aprovechan mejor habilidades de personas

- Se evita el continuo aprendizaje de nuevas actividades
- Se superan las limitaciones del hombre

4.2.2. CRITERIOS PARA DIVIDIR EL TRABAJO

a. Número de dependientes
b. Función
c. Proceso
d. Clientes
e. Producto o servicio
f. Territorio
g. Proyecto

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 4.2.3. CONOCIMIENTO

4.2.4. AUTORIDAD

Autoridad según diccionario es “el poder que tiene una persona sobre otra que le está
subordinada”. Pero también dice que es el carácter o representación de una persona por su
empleo, mérito o nacimiento.

Autoridad es el derecho a ejecutar ciertos actos o a ordenar a otros que los ejecuten para
obtener el objetivo definido. A medida que se desciende jerárquicamente, esta autoridad será
restringida tanto en su campo de acción como en la magnitud de los problemas que puede
resolver.

4.2.5. RESPONSABILIDAD

Responsabilidad y Autoridad van de la mano. La responsabilidad es proporcional a la

autoridad recibida. Nadie puede otorgar la autoridad sin la responsabilidad equivalente. El
superior que delega autoridad tiene el deber y el derecho de exigir cuenta de los resultados,
para responder así de su propia responsabilidad.

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 4.3. ESTRUCTURAS BASICAS

4.3.1. ESTRUCTURA LINEAL

4.3.2. ESTRUCTURA POR SERVICIOS O “STAFF”

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4.4. ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN

4.4.1. ORGANIZACIÓN FUNCIONAL

4.4.2. ORGANIZACIÓN INDEPENDIENTE

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 4.4.3. ORGANIZACIÓN INTERMEDIA O MATRICIAL

La forma en que se reparten la autoridad y la responsabilidad entre los departamentos

funcionales y las Direcciones del Proyecto en cada uno de los tipos de organización están
resumidas en la siguiente figura:

- La crítica al esquema es que, aparentemente existe más de una autoridad sobre una
misma parte del proyecto, lo que rompería el principio de unidad de mando que exige
una buena organización.
- El jefe de proyecto debe conservar la facultad de fijar o pactar las condiciones de
contratación, incluso los de control en etapas intermedias. De esta forma, se respeta el
principio de unidad de mando para que el jefe de proyecto pueda asumir o aceptar la
responsabilidad única sobre los resultados del proyecto.

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 4.5. COMPARACIÓN ENTRE ORGANIZACIONES

Repartición de la autoridad y responsabilidad en las unidades de la empresa

Objetivos v/s tipo de organización

4.6. VENTAJAS E INCOVENIENTES DE LOS DIFERENTES TIPOS DE

ORGANIZACIONES

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 4.7. ESTRUCTURACIÓN DEL PROYECTO

La estructura del proyecto se hace en dos planos:

- En el primero el proyecto se ordena según sus actividades, componentes físicos,

elementos o “tareas”, cuyo cumplimiento ordenado permite materializar la obra. Este
ordenamiento es la “Estructura por Tareas”, del inglés “Work Breakdown Structure”
(WBS).
- En el segundo el proyecto se ordena según las responsabilidades que se asigna a las
personas que trabajan para él, por lo que puede llamarse la “Estructura por
Responsabilidad” del proyecto, del inglés “Organizational Breakdown Structure”
(OBS).

4.7.1. ESTRUCTURA POR TAREAS (WBS)

- Dividir el proyecto en elementos de menor tamaño, para evitar omisiones.

- En cada unidad de trabajo se determinan y se asignan los recursos que se requieren
para darle término dentro del plazo y del presupuesto previsto.
- Permite el control de las actividades por sus responsables, quienes miden los
resultados y los comparan con lo previsto.

4.7.2. ESTRUCTURA POR RESPONSABILDAD (OBS)

- Su expresión más común es el organigrama del proyecto.

- Complementan al organigrama del proyecto una descripción de los cargos, una matriz
de responsabilidades y un cuadro con los recursos humanos y materiales de cada
nivel.

4.8. PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN

Principios de administración de Urwick:

- Principio de Finalidad: organización diagramada en función de los objetivos.

- Principio de Especialización: personas limitadas a una sola labor.
- Principio de Coordinación: unidad del esfuerzo.
- Principio de Autoridad
- Principio de Responsabilidad
- Principio de Definición: cada puesto en la estructura debe ser definido claramente.
- Principio de Correspondencia: autoridad y responsabilidad deben corresponder.
- Principio de Supervisión: no supervisar a mas cinco subordinados si sus trabajos se
interfieren.
- Principio de Equilibrio: poderes equilibrados, ninguno debe predominar sobre otras.
- Principio de Continuidad: continuo proceso de reorganización para adaptarse a
cambios.

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 4.9. FILTRO DE ESTABILIZACIÓN

La construcción sin pérdida o “lean construction” es un sistema de trabajo que busca

hacer más eficientes los procesos productivos mediante el recurso de eliminar tiempos
inútiles en la cadena de construcción. Uno de estos espacios improductivos está en los
tiempos de espera innecesarios, debidos a falta de materiales o carencia de diseños.

Estrategia para mejorar la eficiencia

Oficina Técnica: Filtro de estabilización

5. PAPEL DEL HOMBRE EN EL TRABAJO

5.1. INTRODUCCIÓN

¿Quién administra? → Personas

¿Qué administran? → Recursos, entre ellos los recursos humanos.

5.2. EFECTO DE LA EVOLUCION DE LAS EMPRESAS

A medida que la sociedad evoluciona, las empresas deben amoldar sus objetivos y
políticas, su capacidad técnica y económica, su estructura y su personal al as nuevas
circunstancias.

5.3. ROL DEL ELEMENTO HUMANO SEGÚN DIFERENTES MODELOS

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 5.4. EL MODELO CLASICO

5.4.1. TEORÍA DE LA GESTION ADMINISTRATIVA (FAYOL)

La doctrina administrativa de Fayol puede explicarse agrupando sus conceptos en los

siguientes títulos:

- Proceso administrativo
- Principios Generales de Administración
- Cualidades del administrador o directos
o Cualidades físicas: salud, vigor, habilidad
o Cualidades intelectuales
o Cualidades morales
o Cultura general
o Conocimientos especiales
o Experiencia
- Instrumentos o procedimientos administrativos
o Estudio General
o Programa de Acción
o Informes
o Actas de las conferencias de jefes de servicio
o Cuadro de Organización

5.4.2. TEORÍA FISIOLÓGICA O CIENTIFICA (TAYLOR)

La doctrina científica de Taylor se apoya en cuatro principios fundamentales:

- Desarrollar, para cada elemento del trabajo del obrero, una ciencia que reemplace los
antiguos métodos empíricos.
- Seleccionar científicamente y luego, instruir, enseñar y formar al obrero, mientras que
en el pasado éste elegía su oficio y se instruía a sí mismo de la mejor manera, de
acuerdo con sus propias posibilidades.
- Cooperar cordialmente con los obreros para que todo el trabajo sea hecho de acuerdo
con los principios científicos que se aplican.
- Distribuir equitativamente el trabajo y la responsabilidad entre la administración y los
obreros. La administración asume todo trabajo que exceda la capacidad de los
obreros.

El trabajo de Taylor se resume en cuatro parámetros:

- La aptitud
- Los tiempos (rapidez)
- La resistencia física: estudio de la fatiga y tiempos de recuperación
- Los costos

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 5.5. EL MODELO DE LAS RELACIONES HUMANAS

Precursor → Elton Mayo

Conclusión: la eficiencia aumenta si se logra la cooperación de los empleados y la creación de

un espíritu de cuerpo.

Recomendaciones:

- La tarea básica del supervisor deber ser conseguir que cada empleado se sienta útil a
la organización. Para ello deberá:
o Mantenerlo informado
o Escuchar sus puntos de vista
o Hacerlo participar en la gestión
- Los subordinados deberán tener libertad para manejarse en los problemas de rutina y
controlar su propia gestión. Con ello se elevará su grado de colaboración con los
objetivos de la empresa.

5.6. COMPARACION ENTRE AMBOS MODELOS

Ambos coinciden en que la iniciativa y la organización de las tareas deben provenir del
director. La diferencia está en el énfasis en crear las condiciones para que el trabajador
desempeñe su tarea en la forma más eficiente posible. La teoría fisiológica hace hincapié en la
organización del trabajo, mientras que la teoría de las relaciones humanas lo hace en las
buenas relaciones con el trabajador.

5.7. CONCEPCION MODERNA: MODELO DEL COMPORTAMIENTO

5.7.1. TEORÍA DE MASLOW

Postula cinco categorías de necesidades humanas:

- Necesidades fisiológicas: comer, beber, dormir, etc.

- Necesidades de seguridad
- Necesidades sociales: formar parte de un grupo para no sentirse solo.
- Necesidades de alimentar el ego: confianza en sus medios.
- Necesidades de realización personal: las que lo impulsan a usar todo su potencial.

Maslow cree que el hombre busca satisfacer estas necesidades en orden jerárquico, y
cuando hay una insatisfecha, la anterior es la que actúa como elemento motivador. Una
necesidad satisfecha deja de ser una fuente de motivación.

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 5.7.2. TEORÍA DE HERZBERG

Dos factores, de higiene, capaces de crear molestia en el personal, y motivadores.

Factores de Higiene: Factores Motivadores:

- Estatus - El trabajo en sí mismo

- Relaciones entre personas - La obtención de resultados
- Supervisión - Posibilidades de desarrollar sus
- Políticas de empresa potencialidades.
- Seguridad en el trabajo - Responsabilidad
- Condiciones del trabajo - Reconocimiento
- Remuneración - Progreso dentro de la empresa

Integración de las teorías de Maslow y Herzberg

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 5.7.3. TEORÍA DE LA MODIFICACIÓN DEL COMPORTAMIENTO O DEL REFUERZO
POSITIVO (SKINNER)

Cuando una persona hace algo y es premiada, tiende a repetirá, sin embargo cuando es
castigada trata de no repetirla. El premio o castigo actúan como elemento de refuerzo. Los
refuerzos tipo son:

- Positivo (Premio)
- Negativo (llamada de atención, castigo)
- Nulo (genera indiferencia del empleado respecto de su comportamiento)

Uso de la teoría:

- Premios o castigos diferenciados.

- Premios o castigos lo más inmediatos posible a la acción, sino pierden parte de su
efecto.
- El personal debe conocer las reglas del juego.
- Los refuerzos deben hacerse sin dañar la dignidad de las personas.

5.7.4. TEORÍA DE LA EXPECTATIVA DE VROOM

La teoría dice:

- La colaboración en el trabajo depende de los propios objetivos del empleado y de la

percepción que él tenga de que las expectativas de obtener una recompensa son un
medio para alcanzar su propio objetivo.
- La producción no es un fin en sí mismo para el empleado, sino un medio para alcanzar
sus propios objetivos.

Formas de usar la teoría:

- Identificar necesidades insatisfechas del personal.

- Crear incentivos para que, si se cumplen los objetivos de la empresa, también se
cumplan los objetivos de los empleados.

5.7.5. TEORÍA DE LA EQUIDAD

La teoría expresa que el empleado tiende a comparar los beneficios otorgados a él con los
otorgados a sus compañeros por el mismo esfuerzo realizado. Es por esto que el diseño de
incentivos y recompensas debe ser mensurables, de lo contrario el resultado puede ser
contrario al fin que se busca.

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 5.8. APLICACIÓN DEL MODELO DEL COMPORTAMIENTO

Criterios adoptados por empresas:

- Fomentar la iniciativa del personal.

- Hacerles la tarea más interesante.
- Hacer evidente que forman parte de un equipo y que el resultado final es consecuencia
del trabajo de cada uno.
- Crear las condiciones para que el personal vea posibilidades de superación y
realización personal.
- Mantener un ambiente de trabajo satisfactorio.

5.9. INFLUENCIA DEL MODELO DEL COMPORTAMIENTO EN LA FORMA

DE ORGANIZARSE

5.10. CRITICAS AL MODELO DE LAS RELACIONES HUMANAS Y AL DEL

COMPORTAMIENTO

Han sido criticados por parecer aplicar una cierta manipulación del personal, es decir,
condicionar al individuo para que haga algo.

5.11. INFLUENCIA DE LA VISIÓN SOBRE EL FACTOR HUMANO EN EL

TIPO DE DIRECCIÓN

5.11.1. TEORIAS X E Y

Teoría X:

- Al ser humano promedio le desagrada en sí el trabajo y hace todo lo posible por

evitarlo.
- Por lo anterior, la mayoría de las personas deben ser obligadas, controladas, dirigidas
y amenazadas con castigo si se desea obtener un objetivo.
- El ser humano promedio prefiere ser dirigido y desea evitar responsabilidades.
- La mayor parte de los trabajadores prefieren su seguridad ante todo y tienen pocas
ambiciones.

Teoría Y:

- Los trabajadores son capaces de considerar su trabajo como algo natural.

- El trabajador aplicará autocontrol y autodirección si conoce sus objetivos.
- La mayoría de las personas aprende no solo a aceptar, sino que a buscar
responsabilidades.
- La creatividad no es una característica única del personal directivo, sino que está
dispersa entre los individuos.

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 5.12. RESUMEN

- Las organizaciones deben actuar según los criterios modernos de motivación en el

trabajo.
- En los niveles superiores se deberán enfatizar los conceptos administrativos
caracterizados por Fayol.
- En los niveles inferiores será útil reforzar los criterios de organización del trabajo
patrocinados por Taylor.
- Las teorías modernas apuntan a que el aumento de productividad sea por el uso pleno
de las capacidades del individuo.
- La aplicación de estas teorías es aún difícil en las empresas. Más lo es, todavía, si se
quieren aplicar en las organizaciones destinadas a manejar proyectos en el área de la
construcción.

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