Universidad Metropolitana de Honduras

CATEDRA: GESTIN DE COMPRAS CATEDRATICO: MSC CECILIO FERRUFINO B.

PROYECTO FINAL CONSTITUCIN DE AZUCARERA DEL SUR, S.A. DE C.V. CHOLUTECA, 15 DE OCTUBRE 2011

INTEGRANTES Soany Dvila Efrhenn Amador Marcela Herrera Donal Ponce Hctor Meraz Melvin Rodrguez Melvin Ordoez

AZUCARERA DEL SUR, S.A. DE C.V.

INTRODUCCION
El propsito de este trabajo es brindar una gua para la creacin de una empresa azucarera en la zona, basndonos en todos los lineamentos legales y permisos de constitucin que se requieran para la puesta en marcha de dicho proyecto. As mismo se pretende destacar la importancia, operacin, funciones, procedimientos e instrucciones tcnicas que el Departamento de Compras para que realice un buen funcionamiento de la empresa

Misin De La Empresa

Queremos llegar a ser el complejo agroindustrial azucarero ms eficiente y rentable del pas, que genere progreso y bienestar para todos los agentes que participan directa o indirectamente en el desarrollo del negocio.

Visin De La Empresa
Ser el Ingenio azucarero que se distinga por la excelencia en los procesos de negocio, generando valor agregado para accionistas, clientes, proveedores y trabajadores, elaborando productos de alta calidad que satisfagan plenamente las necesidades de los clientes y del mercado en cuanto a producto, envase, calidad, presentacin y entrega.

Objetivos General De La Empresa

 Generar divisas al pas mediante la exportacin del

producto,

(40%

consumo

nacional

60%

para

exportacin) siguiendo normas ticas que reducen en beneficio del consumidor, permitiendo que la empresa participe en el desarrollo socioeconmico del pas.
 Llegar a ser uno de los mejores Ingenios del rea.  Tratar de ser la mejor Empresa Agroindustrial de la zona.

ORGANIGRAMA DEPARTAMENTO DE COMPRAS

DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Concepto

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones de materiales necesarios en el debido momento, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado.

Importancia del Departamento de Compras

Toda empresa tiene un departamento de compras, en l recaen las responsabilidades de adquirir los insumos (materia primas, partes, herramientas, artculos de oficina y equipo) indispensable para la produccin de bienes y servicios, poniendo mucha atencin para conseguirlos.

Administracin de compras.
 Planeacin : debemos entender forzosamente que hay

que fijarnos metas que nos encaminen y nos dirijan a lograr los objetivos de un departamento de compras y lgicamente de la empresa misma.
 Programas: Es una herramienta administrativa en la

cual nos indica las cantidades de artculos que debern comprarse

Objetivos Generales Depto de Compras

 Establecer normas y polticas  Buscar y adquirir al precio justo  Desarrollar y administrar las compras.  Establecer proveedores bien evaluados.  Estar informados de los cambios tecnolgicos que

puedan surgir en el uso de nuevos materiales

Objetivos Especficos
 Mantener los inventarios al nivel ms bajo posible  Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento.  Localizar nuevos materiales y productos.  Asegurar buen servicio de los proveedores  Implantar polticas de compra que beneficien a la

empresa.
 Desarrollar ptimos procedimientos y controles.

Pasos Comunes Para El Depto De Compras

 REQUISICIN  COTIZACIN.  PEDIDOS U RDENES DE COMPRAS.  EXPEDITACIN.  RECIBO DE MATERIALES.  CONTROL DE CALIDAD.  RECHAZOS Y/O DEVOLUCIONES.  PAGOS

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Depto. De administracin Solicitud de Materiales

Depto. De contabilidad Solicitud de Materiales Depto. De compras

Otros deptos. Solicitud de Materiales

Revisin Materiales

1 Revisar los Materiales a comprar

Buscar

Inventario

Informe de la existencia en inventario Realizar Cotizaciones 3 Emitir orden de compra 2 Realizar las cotizaciones necesarias

4 Firmar Autorizar y enviar al proveedor la orden de compra

Comprar 5 Compra de materiales

6 Motorista

7 Entrega de materiales a la bodega

Puestos En El Depto De Compras

 Gerente o Jefe de Compras  Asistente o Encargado de Compras al Exterior  Auxiliar de Compras Locales

JEFE DE COMPRAS

OBJETIVO GENERAL: programar, coordinar, ejecutar y controlar la adquisicin de materiales y materia prima que necesita la empresa.

Objetivos Especficos
 Realizar las mejoras compras posibles para la empresa.  Es el encargado de vigilar que el departamento de

compras
 Da prioridad a los asuntos ms importantes a tratar y los

resuelve.
 Responde ante el gerente administrativo.  Pide asesora al gerente administrativo,

Funciones Jefe de Compras

 Buscar,

seleccionar

mantener

proveedores

competentes.
 Realizar localizacin de nuevos producto  Estudiar la situacin en el mercado, precios, flujo y

calidad de los productos a adquirir.

 Velar por que se paguen los precios  Realizar indicadores de gestin que reflejen la situacin

del rea de compras.

 Velar por la adecuada realizacin de inventarios

Funciones Asistente De Compras

 Cotizar los pedidos de los departamentos solicitantes.  Hacer

cuadros comparativos

para seleccionar el

proveedor.
 Elaborar orden de compras al proveedor seleccionado.  Envi de la orden de compras al proveedor seleccionado.  Gestionar pagos ya sea parcial o totales dependiendo la

negociaciones acordada.

Funciones Auxiliar De Compras

 Realizar cotizaciones  facturacin (cotizaciones, pedidos, notas de crdito y

notas de dbito).
 Realizar cuadros comparativos de las cotizaciones.  Elaborar

orden

de

compras

al

proveedor

seleccionado.
 Envi

de la orden de compras al proveedor

seleccionado.

MANUAL DE COMPRAS
Departamento de compras es piedra angular de nuestra empresa es necesario estandarizar sus procesos y procedimientos, para lo que debe crearse un manual de compras, es decir, una gua que asegura que en cada ocasin que se requiera un insumo, este ser de aproximada o exactamente la misma calidad y precio que en la ocasin anterior, que nos ayuda a evaluar proveedores y rutas de provisin, permite ponderar el impacto de los posibles cambios en el mercado

OBJETIVOS
 Implementar los procedimientos correspondientes al proceso de

compras.
 Ofrecer al personal una gua descriptiva de la secuencia a

seguir en el proceso. Esta gua servir de base para orientar a los nuevos empleados.
 Eficientizar el control interno de las compras para evitar la

duplicidad de funciones y lograr ejecutar esta accin con la menor dedicacin de tiempo y esfuerzo eficientes en nuestra empresa. para as ser ms

POLITICAS DE COMPRAS
 No se aceptan regalos.  Toda las compras deben ir respaldadas por una orden de compra

emitida por la oficina de compras, de lo contrario AZUCARERA DEL SUR no se hace responsable del pago. Ninguna otra persona o rea est autorizada para realizar compras.
 Compras mayores a medio milln de lempiras deben de ser

autorizadas por el gerente general.

 Las compras de materiales y insumos, sern realizadas, previa

autorizacin de la administracin.

POLITICAS DE COMPRAS
 El Formulario de Requisicin de Compras: deber ser llenado y

enviado por el departamento solicitante al departamento de compras con la descripcin y especificaciones del material solicitado.
 Se deben solicitar Cotizaciones a los proveedores para obtener

mejores condiciones en el mercado en cuanto a precios, calidad y servicios.

 Las Cotizaciones debern contener descripciones iguales a las

especificaciones requeridas en el formulario de requisicin

POLITICAS DE COMPRAS
 Orden

de compra autorizada: Sera el documento oficial que

comprometa a CIA con el proveedor.

 Las compras menores a L. 1,000.00 que no sean compras recurrentes

podran realizarse por caja chica y/o compra directa.

 Solamente el almacn est autorizado para recibir los pedidos y las

facturas respectivas.
 Se deber hacer del conocimiento del proveedor que de no cumplir con

la entrega en la fecha convenida, se le sancionar o se le cancelar la compra.

PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
 Se recibe las requisiciones de materiales hechas al departamento

de compras, la cuales indicaran: Qu es lo que se necesita? Cuntas unidades necesita? Quin hace la requisicin y la solicitud. Quines autorizan la compra?
 Anlisis de las posibles fuentes de abastecimiento "proveedores

potenciales".
 Realizar el anlisis de las cotizaciones de los proveedores  Se coloca la orden de compra, la mejor alternativa, mejor

proveedor.

PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
 Seguimiento del pedido, esto implica realizar comprobaciones

ocasionales para chequear el progreso, el estatus de cumplimiento del pedido.

 Recibo del pedido, esto traer varias actividades por el

departamento de almacn como inspeccin e inspeccin y manejo de los materiales en el almacn.



Este paso final implica la terminacin de la transaccin y debe realizarse un registro del inventario la operacin de compra se da como terminada y se enva el pago a los proveedores.

 INSTRUCCIONES TECNICAS: son un proceso que se da en

las compras no programadas.

 CIRCULAR Y BOLETINES: circulares son instrucciones

administrativas que se hace en la cual puede contener cualquier orden enviada por la gerencia. Boletn tiene relacin con los proveedores ya que a travs de este se les puede transmitir cualquier mensaje que sea general para todos.

CONCLUSIONES
 En las condiciones actuales en que vivimos los empresarios, todos y

cada uno de nosotros debemos considerar las compras como una funcin vital para el xito de cualquier empresa, sea esta industrial, comercial o de servicios.

 Uno de los aspectos ms importantes que debe tener un empresario

en cuenta en el rea de compras es el aspecto econmico, debido a que el rea de compras debe utilizar de la mejor manera posible los recursos, monetarios de la empresa.

GRACIAS POR SU ATENCION