ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Código/Identificación del
Fecha Revisión
Proyecto
ACTI-02 24/Abril/2021 Registro inicial

Identificación del proyecto: KPISBEEXP-02

Nombre del proyecto: Mejora de indicadores clave de desempeño (KPIS)
Unidad administrativa solicitante: Dirección de Innovación y tecnologías
Unidad administrativa impulsora: Dirección de Innovación y tecnologías
Fecha de inicio: 3 de Mayo 2021
Fecha de Término: 30 de junio del 2021
Duración: 2 Meses
Patrocinador: David Paez, Director de Innovación y tecnologías.
Claudia Coello, Director de desarrollo.
Director del Proyecto:
Nivel de autoridad Media.

Justificación general del proyecto

Actualmente la empresa cuenta con 5 indicadores de desempeño que se implementaron el año

pasado, sin embargo a la fecha no se ha realizado una evaluación de la ejecución de dichos

indicadores para determinar su grado de confiabilidad y nivel de madurez en su ejecución. Las

actividades involucradas en este proyecto, son necesarias a fin de coadyuvar al logro de metas y

objetivos de la organización mediante el uso eficiente, transparente y eficaz de los recursos asignados

a cada proyecto, que a su vez apoyen al cumplimiento de fechas en el plan de implementación de

proyectos e incrementar la calidad de los entregables de desarrollo realizados.

 ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Objetivo SMART

 Contar con indicadores clave de desempeño que permitan medir de manera fidedigna y eficiente lo

siguiente:

o El %Cumplimiento de entregables: Cantidad de Entregas realizadas versus entregas

planeadas en el periodo que permita medir la efectividad de las entregas realizadas.

o El %incidencias: Que permita medir el tiempo invertido en retrabajos por corrección de

errores del personal de desarrollo. Este indicador se determina con el Total de horas de los

tickets de incidencias versus el total de tiempo laborado en el periodo, siendo la meta un

valor menor del 10%.

o El % de rendimiento de cada desarrollador: Este indicador se determina con el total de

horas invertidas en nuevos desarrollos y control de cambios versus el total de horas

laboradas en el periodo, y con ello se puede conocer la efectividad de cada uno de los

desarrolladores.

 Contar con un informe ejecutivo de seguimiento mensual generado de manera automática, con los

resultado de cada uno de los KPIs del área de desarrollo

Requisitos de alto nivel

Como resultado de este proyecto se tendrá la propuesta de mejora de los 5 KPIs implementados en el

portal de Freshdesk, que es la herramienta de uso estándar en la empresa. Los indicadores deben

estar disponibles para su consulta en línea de forma que los directores puedan acceder en cualquier

momento a ver los resultados actuales e históricos, además de que deben poder exportarse como un

reporte de Excel.
 ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Supuestos

 Se cuenta con la información de los últimos 3 proyectos, plan de trabajo, plan de entregables,

plan de capacitación, listado de desarrollos e integraciones y documentos de aceptación de

los clientes.

 El personal cuenta con el conocimiento y capacitación adecuada, así como la disponibilidad

de tiempo para llevar a cabo las actividades relacionadas al proyecto y el registro de la

información base para la generación de los nuevos indicadores.

 No existe impedimento jurídico para el acceso a la información de ejecución del proyecto ni

por el uso de los documentos correspondientes.

 La empresa cuenta con las licencias de Freshdesk suficientes para que todo el personal

tenga acceso a realizar sus registros de tiempos y los directores accedan a realizar la

consulta de los indicadores implementados.

 La gerencia de Recursos Humanos presenta cada inicio de mes, a la dirección de la

empresa, los resultados obtenidos en cada uno de los KPIS

 El personal del departamento de desarrollo cuenta con las herramientas necesarias para el

registro de información base para la generación de los KPIs

 ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Restricciones

• Durante la ejecución del proyecto se llevarán cabo sesiones de manera remota con la

plataforma Teams o Zoom

• Todas las sesiones serán grabadas y se pondrán a disposición del personal involucrado con

la finalidad de que puedan ser utilizadas para futuras consultas, aclaraciones o decisiones del

proyecto.

• El presupuesto máximo para este proyecto $50,000 pesos mensuales.

• El proyecto tendrá una duración máxima de 6 meses.

• Los compromisos de entregas programadas del personal involucrado en el proyecto no debe

verse afectado por la ejecución del proyecto. Y el tiempo máximo al día para atender tareas del

proyecto es de 2 horas.

• No se consideran recursos adicionales ni pago de viáticos.

Descripción de alto nivel del proyecto y sus límites.

Realizar un análisis y evaluación de la ejecución de los indicadores clave que actualmente se

tienen en el área de desarrollo (KPIs), tomando como base la información registrada de los últimos

3 proyectos realizados con la finalidad de identificar áreas de oportunidad y desarrollar un proyecto

de mejora que permita implementar nuevas estrategias y controles para reducir las pérdidas

monetarias por incumplimiento de fechas de entrega y evitar retrabajos por incidencias no

detectadas oportunamente.

Riesgos de alto nivel

• Falta de disponibilidad de los recursos. No contar con el tiempo de los recursos involucrados

en el proyecto puede ocasionar retrasos en la ejecución y cumplimiento de los entregables

 ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

comprometidos.

• Limitantes de la herramienta de trabajo Freshdesk. La generación de informes semanales y

mensuales del resultado de los KPIs debe generarse de forma automática en Freshdesk, sin

intervención de ningún usuario. En caso de que la herramienta tenga limitantes para cumplir con

este requerimiento podría ocasionar incumplimiento en la entrega de los informes requeridos.

• Falta de presupuesto. En caso de que la empresa no cuente con la liquidez para la inversión

del cambio de licencias a la versión Forest de Freshdesk, ocasionaría una reducción del alcance

del proyecto o mayor inversión en recurso humado, toda vez que no será posible realizar la

división de los portales de desarrollo de proyectos y los de soporte lo cual implica realizar trabajos

manuales para alcanzar los reportes requeridos..

Entregables

 Reporte de análisis de los resultados de la ejecución de los Indicadores de los últimos 3

proyectos

 Documento de propuesta de mejora y definición de KPIs del área de desarrollo

 Cronograma de trabajo y WBS.

 Configuración de la herramienta Freshdesk para registro de información y

 Documento de mejoras y diseño de reporte semanal de desempeño

 Carta de aprobación de proyecto para

 ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Resumen de cronograma de hitos

Hito Entregable Principal Fecha

Firma de Acta constitutiva del Acta constitutiva firmada. 30 de abril 2021
proyecto
Presentación de resultados del Reporte de resultados de 10 de mayo

análisis y evaluación de los Indicadores de cada 2021

indicadores clave de desempeño proyecto

de los últimos 3 proyectos

Presentación de la propuesta de Documento de propuesta 31 de mayo

mejora de los indicadores de mejora 2021

Plan de trabajo para la Cronograma de trabajo y 18 de junio 2021

implementación de las mejoras WBS.

Aprobación de plan de trabajo y Carta de aprobación de 30 de junio 2021

Kick Off para arranque de proyecto

implementación de mejoras de

KPIs
 ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Resumen del presupuesto

Los importes están expresados en pesos mexicanos con cálculos de suscripción anual.

Concepto Monto Fuente de Estimado

Financiamiento /Asignado
Adquisición de 21 523,908 Interna Estimado

Licencias Forest de

Freshdesk

Principales interesados (Steakholders)

David Paez Director de Innovación y tecnologías.

Carlos Urbina Director de Finanzas

Fabiola Vega

Cristinne Puerto Integrantes del comité de Delivery

Claudia Coello

Jacqueline Roa Gerente de RH

Requisitos de aprobación del proyecto

El proyecto debe cumplir con la generación de los informes requerido que reporten los resultados

obtenidos para cada uno de los indicadores de desempeño del área de desarrollo de SW, a través

de la plataforma Freshdesk. Así como llevar el registrar de todos los tiempos y actividades

debidamente catalogadas, que realiza el equipo de trabajo.

 ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

El director de proyecto asignado y sus responsabilidades

Nombre Organización / Atribuciones

Área
Claudia Coello Dirección Coordinar el proyecto, analizar los

General de resultados de los KPIs actuales e identificar

Tecnologías de las áreas de oportunidad con la finalidad de

Información elaborar y presentar una propuesta de

mejora a la dirección de innovación y

tecnologías para su aprobación.

Firmas de elaboración, revisión y aprobación de ejecución del proyecto

Elaboración Aprobación

Claudia Coello David Paez

Administrador del proyecto Patrocinador del proyecto

Directora de desarrollo Director de innovación y

tecnologías