Alcance, calidad, responsabilidad

SINTESIS
Plan de ataque “Si usted inicia un programa con el pie izquierdo, probablemente empeorará”, Los
costos iniciales del plan rebasaban el presupuesto del proyecto. La junta de planeación redujo los
entregables a los requerimientos necesarios para la capacidad operativa.

Los gerentes del proyecto adoptaron procesos de control de cambios rigurosos con el cliente y el
subcontratista principal. El sistema electrónico de administración del proyecto continuamente
extraía y correlacionaba datos relativos al diseño, el desarrollo, el programa y el estatus del valor
ganado del proyecto en tablas para que todos los integrantes del equipo del proyecto los revisaran.
“No hay duda de que el plan cambiará en el trayecto, pero si no se comienza al menos con un buen
plan inicial, es casi imposible tener éxito”.

El alcance del proyecto determina qué trabajo se necesita hacer y qué entregables deben
producirse. Luego, se definen las actividades específicas y se acomodan en una secuencia de
relaciones de dependencia para determinar cómo se realizará el trabajo.

Establecer el objetivo del proyecto

El propósito del proyecto generalmente se establece en la descripción del proyecto o en la solicitud

de propuesta. Es el resultado tangible final que el equipo del proyecto o el contratista deben crear
y entregar para que el patrocinador o cliente pueda obtener los beneficios previstos de la ejecución
del proyecto. Además, es necesario incorporar los beneficios anticipados que se obtendrán de la
implementación y que determinarán el éxito del proyecto. La meta de un proyecto debe ser clara y
consensuada entre el patrocinador o cliente y el equipo del proyecto o el contratista encargado de
llevarlo a cabo. Debe ser realista, específica y cuantificable, e incluir los siguientes elementos:

• Los beneficios esperados que resultarán de la implementación del proyecto y conducirán al

éxito. Este elemento establece por qué se realiza el proyecto. Puede incluir verbos como
incrementar, expandir, reducir, ahorrar, establecer, etc; además también debe tener una
medida cuantificada si es el caso, como un porcentaje, un monto o una cifra absoluta.
• El producto final o entregable principal del proyecto, como la capacidad de compra en línea,
una campaña de marketing a nivel nacional, un complejo de dormitorios o un dispositivo
médico de monitoreo no invasivo.
• La fecha en la cual se requiere la terminación del proyecto, por ejemplo, el 30 de junio de
2012, o en un periodo de 18 meses.
• El presupuesto dentro del cual el proyecto debe completarse.

El propósito del proyecto debe estar definido de manera clara y precisa desde el principio. No
obstante, a medida que el proyecto progresa, es posible que surjan situaciones que requieran
ajustes debido a circunstancias inesperadas o a la aparición de nueva información. Tanto el gestor
del proyecto como el cliente deben estar en consonancia con cualquier modificación que se realice
en el objetivo del proyecto, dado que cualquier cambio podría influir en la extensión del trabajo
pendiente, los resultados entregables, la fecha de finalización y el costo total.
Definición del alcance del proyecto

El alcance del proyecto establece las tareas a llevar a cabo. Enmarca todo el trabajo necesario para
crear los productos finales del proyecto y asegura que el patrocinador o cliente esté convencido de
que todo el trabajo y los resultados cumplen con los requisitos o criterios de aceptación, logrando
así el objetivo del proyecto.

El equipo del proyecto o el contratista elaboran un documento de alcance del proyecto que abarca
muchos de los elementos presentes en la descripción del proyecto, la solicitud de propuesta o la
propuesta del contratista, pero con un nivel de detalle mucho mayor. Este documento resulta
fundamental para establecer una comprensión común del alcance del proyecto entre los diversos
grupos de interés. El documento de alcance del proyecto consta de las siguientes secciones:

1. Los requerimientos del cliente Establecen las características funcionales o el rendimiento

requerido para el producto final y otros resultados del proyecto. Estas pueden abarcar detalles como
dimensiones, tonalidades, peso o eficiencia, como la velocidad, duración, eficacia, procesamiento o
rango de temperatura que el producto final del proyecto debe cumplir.

2.La declaración de trabajo La declaración de trabajo especifica las tareas esenciales o los
componentes que deben ejecutarse para completar el trabajo necesario y generar todos los
resultados del proyecto. Define las acciones que llevará a cabo el equipo del proyecto o el
contratista. Solicitar a estos últimos que revisen la declaración de trabajo con el patrocinador o
cliente es una forma de garantizar que se abarque todo lo que el cliente espera.

3. Los entregables Los entregables son los productos o resultados que el equipo de proyecto o el
contratista crearán y entregarán al cliente a lo largo y al finalizar la ejecución del proyecto. Aunque
los resultados principales o esenciales pueden estar definidos en la descripción del proyecto o en la
solicitud de propuesta, es necesario expandirlos con más detalle en el documento de alcance del
proyecto. Se debe incluir una descripción minuciosa de cada entregable para establecer una base
que permita al equipo de proyecto o al contratista y al cliente acordar con precisión qué se
proporcionará; esto facilitará la gestión de las expectativas del cliente.

4. Los criterios de aceptación

Para cada uno de los resultados del proyecto, se requiere una descripción más detallada que la
proporcionada en la descripción inicial del proyecto o la solicitud de propuesta. Es esencial
establecer medidas cuantitativas o hacer referencia a especificaciones, estándares o códigos que se
seguirán para cada resultado, ya que estos criterios serán la base para que el cliente evalúe la
aceptabilidad de un entregable. La inclusión de estas especificaciones o estándares contribuirá a
asegurar la calidad del resultado final.

5. Estructura de división del trabajo (EDT). Los elementos centrales identificados en la sección de la
declaración de trabajo, en conjunto con el listado detallado de los resultados, sirven como
fundamento para desarrollar una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT). Esta EDT consiste en una
descomposición jerárquica del alcance de trabajo del proyecto en paquetes de trabajo que generan
los entregables correspondientes. Es una herramienta para organizar y subdividir el trabajo y los
resultados en segmentos más manejables.
Plan de calidad

Es crucial incorporar la planificación de la calidad desde el inicio del proyecto para asegurar que el
trabajo se lleve a cabo conforme a las especificaciones y estándares pertinentes, y que los resultados
cumplan con los criterios de aceptación. A menudo, la planificación de la calidad es pasada por alto
o subestimada. Es imperativo contar con un plan que garantice la calidad de los entregables y los
logros del proyecto en lugar de dejar esta verificación para el final del proceso.

Para que el plan de calidad del proyecto sea efectivo, debe detallar los procedimientos para utilizar
diversas herramientas y técnicas de calidad, como auditorías, inspecciones, pruebas, listas de
control, entre otras. También debe especificar cuándo y cómo se aplicarán estas herramientas y
técnicas. Métodos como auditorías e inspecciones son comúnmente empleados.

El control de calidad se basa en supervisar la calidad del trabajo desde las primeras etapas y de
manera regular durante la ejecución del proyecto. Se compara el desempeño con los estándares de
calidad y se toman medidas correctivas de inmediato en lugar de esperar hasta que se haya
completado el trabajo para realizar la verificación o inspección de la calidad.

Contar con un plan de calidad documentado al inicio del proyecto ayuda a prevenir gastos
adicionales y extensiones en el cronograma debido a la revisión de trabajos y entregables que no
cumplen con los requisitos de calidad y las expectativas del cliente. El enfoque debe estar en hacer
las cosas correctamente desde el principio, ejecutando el trabajo conforme a los estándares de
calidad para prevenir problemas en lugar de depender de inspecciones o pruebas posteriores y
luego tener que realizar trabajo adicional para corregir los problemas de calidad.

Estructura de división del trabajo

Una vez que se ha elaborado y acordado el documento de alcance del proyecto, el siguiente paso
en la fase de planificación es desarrollar una detallada Estructura de Desglose del Trabajo (EDT).
Esta EDT es una descomposición jerárquica diseñada en base a los resultados previstos en el alcance
del proyecto, organizados en paquetes de trabajo que generan dichos resultados.

Contar con un documento de alcance global es crucial, ya que sirve como fundamento para la
creación de la EDT. Este documento define qué acciones deben llevarse a cabo en relación a la
declaración de trabajo y los resultados, mientras que la EDT establece cómo se ejecutarán las tareas
para producir los resultados del proyecto.

La creación de una EDT representa un enfoque sistemático para organizar tanto el trabajo como los
productos finales del proyecto en conjuntos lógicos. Estos a su vez se subdividen en componentes
más manejables, asegurando que el plan inicial abarque todas las tareas y resultados necesarios
para concluir el proyecto.

Se trata de una representación jerárquica de los productos finales o elementos que el equipo del
proyecto o el contratista llevarán a cabo o producirán durante el proyecto. La EDT descompone el
proyecto en unidades más pequeñas conocidas como elementos de trabajo. El elemento de trabajo
ubicado en el nivel más bajo de cualquier rama se denomina paquete de trabajo, el cual incluye
todas las actividades específicas que se deben realizar para producir el resultado asociado con dicho
paquete. La EDT debe desglosarse hasta un nivel que identifique los paquetes de trabajo
individuales para cada resultado específico mencionado en el documento de alcance del proyecto.

Asignación de responsabilidades

Una Matriz de Asignación de Responsabilidades (MAR) establece quién será el individuo encargado
de llevar a cabo una tarea específica. Se trata de una herramienta utilizada para designar a las
personas responsables de ejecutar los componentes de trabajo delineados en la Estructura de
Desglose del Trabajo. Además, cumple la función de resaltar quién tiene la responsabilidad principal
de cada tarea y también evidencia el rol de apoyo que cada persona desempeña en el proyecto en
su conjunto.

Algunas MAR emplean una "P" para indicar la responsabilidad primaria y una "S" para señalar la
responsabilidad de apoyo en relación con una tarea específica. Esta matriz ofrece un panorama
completo de todas las personas vinculadas con cada elemento en la Estructura de Desglose del
Trabajo, así como de todos los elementos de trabajo asociados con cada individuo.

Definición de las actividades

Al emplear la Estructura de Desglose del Trabajo, la persona o equipo a cargo de cada paquete de
trabajo determina todas las acciones detalladas necesarias para elaborar el producto final o
resultado del paquete. Estas actividades proporcionan una explicación más detallada de cómo se
llevará a cabo el trabajo. Una actividad, también conocida como tarea, representa una unidad de
trabajo definida que consume tiempo, pero no necesariamente implica un esfuerzo físico por parte
de quienes la realizan. Por ejemplo, el proceso de fraguado del concreto en una construcción puede
requerir varios días, pero no implica un esfuerzo físico directo.

Una vez que se han definido todas las actividades específicas para cada uno de los paquetes de
trabajo, es crucial integrarlas en una lista completa de actividades. A continuación, se procede a
crear un diagrama de red que ilustre la secuencia adecuada y establezca relaciones de dependencia
para indicar cómo deben ejecutarse las actividades con el fin de lograr el alcance del trabajo y
generar los resultados de todo el proyecto. Es relevante destacar que, al principio del proyecto, es
posible que no se definan todas las actividades específicas, especialmente en proyectos de larga
duración. Es más probable que se especifiquen las actividades para el trabajo a corto plazo y que, a
medida que se adquiera más información o se aclaren detalles, el equipo del proyecto agregue
progresivamente actividades específicas.

La secuencia de las actividades

Un diagrama de red define la secuencia en que se realizarán las actividades. Es una herramienta que
permite acomodar las actividades específicas en el orden apropiado y establecer sus relaciones de
dependencia.

Dos técnicas de planeación de red: la técnica de evaluación y revisión de programas (pert) y el

método de la ruta crítica (cpm), fueron desarrolladas en 1950.desde entonces han surgido otras
formas de planeación de red, como el método de diagrama de precedencias (PDM). Todas ellas
entran en la categoría general de técnicas de planeación de red, ya que hacen uso de un diagrama
de red para mostrar el flujo secuencial y las interrelaciones de las actividades.
¿Qué salió mal?: Aprender del análisis de sucesos pasados

El análisis de un proyecto durante y después de la terminación se utiliza para obtener las lecciones
aprendidas para futuros proyectos. La planeación es un buen momento para mirar estos análisis de
sucesos pasados e incorporar las lecciones en el próximo proyecto.

-Alyssa Finley de 2K Boston, creadora de BioShock, describió el origen de muchos problemas: “Las
demandas de tiempo y recursos que competían entre sí significaron, lamentablemente, que algunos
detalles importantes de la narrativa del juego se crearan hasta la reescritura final del código, lo cual
requirió bastante trabajo para su adaptación a un juego existente”.

-Riley Cooper, creador de Tomb Raider: Legend, declaró después que su empresa tenía problemas
con la planeación de las funciones de su juego: “Necesitas hacerlas al 100% definitivamente o no
hacerlas”

Planeación para el desarrollo de sistemas de información

Dado el aumento de proyectos vinculados a tecnologías de la información, resulta apropiado

integrar en cada uno de los siguientes capítulos una sección que aborde las estrategias de gestión
de proyectos en el ámbito del desarrollo de sistemas de información. Un sistema de información
(SI) es un sistema informático que recibe datos de entrada, los procesa y genera información útil
para los usuarios. Los sistemas de información abarcan sistemas automatizados de pedidos,
plataformas de comercio electrónico, cajeros automáticos, así como sistemas de facturación,
nóminas e inventarios. La creación de un SI es un proceso complejo que demanda una planificación
exhaustiva y un control riguroso para asegurar que el sistema cumple con los requisitos de los
usuarios y se concluye en el plazo previsto y dentro del presupuesto establecido.

Una herramienta o metodología para la planeación de la administración de proyectos, llamada ciclo

de vida del desarrollo de sistemas (CVDS), suele usarse como ayuda para planear, ejecutar y
controlar los proyectos de desarrollo de SI. El CVDS se compone de un conjunto de fases o etapas
que deben completarse en el transcurso de un proyecto en desarrollo. Se compone de los siguientes
pasos:

1. Definición del problema

2. Análisis del sistema
3. Diseño del sistema
4. Desarrollo del sistema
5. Pruebas del sistema
6. Implementación del sistema
Sistemas de información de administración de proyectos

Una amplia variedad de sistemas de información para administración de proyectos está a la venta.
Estos sistemas permiten al gerente y al equipo del proyecto planear y controlar los proyectos de un
modo completamente interactivo. Las funciones comunes de los sistemas de información de
administración de proyectos permiten a los usuarios:

• Elaborar listas de tareas con sus duraciones estimadas

• Establecer las dependencias entre las tareas
• Trabajar con varias escalas de tiempo
• Manejar ciertas restricciones
• Hacer seguimiento a los integrantes del equipo
• Incluir días festivos de la empresa
• Manejar los turnos de los trabajadores
• Monitorear y pronosticar los presupuestos
• Detectar conflictos
• Comparar costos reales con los presupuestos
• Mostrar los datos de distintas maneras
a) Elabore una lista de supuestos que sirvan de partida para la planeación de la boda

Preparar la publicidad

Preparación del lugar

Organizar pastel y postres

Organizar la comida

Conseguir banda musical

Organizar servicios de apoyo, primeros auxilios, limpieza, instalaciones sanitarias

b) Haga una estructura de la división del trabajo.

 c) Haga una lista de las actividades específicas que deben realizarse entre el año nuevo
y el día de la boda.

d) Para cada actividad identifique a la persona que será responsable de supervisar que la
actividad se realice.

Supervisor Supervisado Tarea

TONY CARMELLA, VINNIE Y PREPARACION DEL
TONY PADRE LUGAR, BANDA MUSICAL
Y SERVICIOS DE APOYO
PEGGY HERMANA 1 BOLANTES
LUCY MARIA POSTRES SALADOS
MILDRED HERMANA 2 ENSALADAS
 e) Elabore un diagrama de redes (RAF) que muestre la secuencia y las relaciones de
dependencia de todas las actividades.

MATRIZ DE INFORMACION

ACTIVIDADES ANTECEDENTES TIEMPO(DIAS) SECUENCIA HOLGURA

(A) DISEÑAR VOLANTE - 1 B,C 0
PUBLICITARIO
(B) COMPARTIR BOLANTE EN A 1 - 0
REDES
(C) IMPRIMIR BOLANTE A 1 D 0
(D) REPARTIR BOLANTE A C 3 - 0
CONOCIDOS
(E) LOCALIZAR LUGAR - 5 F 0
DESIGNADO
(F) CONTRATAR RENTA DE E 5 Q,T 0
MOBILIARIO
(G )IDENTIFICAR PASTELES A - 3 H 0
PREPARAR
(H) COMPRAR INGREDIENTES G 1 I 0
(I) PREPARAR PASTELES H 10 - 0
(J) IDENTIFICAR PASTELERIAS - 5 K 0
(K) COMPRAR POSTRES J 1 - 0
SALADOS
(L)IDENTIFICAR COMIDAS A - 5 M 0
PREPARAR
(M) COMPRAR LOS L 1 N,P 0
INGREDIENTES
(N) PREPARAR COMIDA M 10 O 0
(O)IDENTIFICAR LAS N 1 - 0
ENSALADAS A PREPARAR
(P)PREPARAR ENSALADAS M 10 - 0
(Q)IDENTIFICAR BANDAS E 6 R 0
(R) LLAMAR A BANDAS Q 1 S 0
MUSICALES
(S) CONTRATAR BANDA R 1 - 0
MENOS COSTOSA
(T) IDENTIFICAR EMPRESAS E 5 U 0
CON SERVICIOS DE LIMPIEZA E
INSTALACIONES SANITARIAS
(U) CONTRATAR PERSONAL A T 1 V 0
LA EMPRESA
(V)IDENTIFICAR SERVICIOS DE U 5 W 0
PRIMEROS AUXILIOS
(W)Contratar Personal con V 1 - 0
equipo de primeros auxilios
METODO DE LA RUTA

RUTA DURACION HOLGURA

AB 2 20
ACD 5 17
EFQRS 18 4
EFTUVW 22(RUTA CRITICA) 0
GHI 14 8
JK 6 16
LMNO 17 5
LMP 16 6

METODO DE LAS DOS FASES