2.

3 Gestión del Alcance

Cuando abordamos un Proyecto es crítico asegurarnos que la gestión del

alcance del Proyecto ha sido definida con exactitud. Se debe establecer un valor
medible que determine si hemos cumplido ese alcance

¿Qué es Definir el Alcance del Proyecto?

es como realizar una segunda acta de constitución. Pero, así como el acta de
constitución del Proyecto la hicimos en el inicio del Proyecto, a solas con el
sponsor, definir correctamente el alcance del Proyecto requiere que se haya
hecho a captura de requisitos del proyecto, es decir, que hayamos capturado
exactamente lo que se quiere conseguir con el Proyecto.

2.3.1 Planificación del alcance

La planificación del alcance del Proyecto: es la respuesta que el Gerente del

Proyecto da a las expectativas de los actores interesados en el Proyecto. Es la
determinación del trabajo del Proyecto y solo debe incluir el trabajo necesario
para completar el Proyecto.

La planificación del alcance del Proyecto: aprenderemos a establecer una línea

base del alcance + realizar la definición concreta del resultado, producto y/o
servicio objeto del Proyecto + incluir la determinación de todos los trabajos,
productivos y directivos necesarios para la finalización con éxito de los trabajos
+ validar que se ha realizado una correcta entrega y aceptación de todo el
trabajo incluido en el alcance + medir el progreso del alcance + valorar el
rendimiento + pronosticar su compleción + gestionar adecuadamente los
cambios en el alcance.

1
2.3.2 Recopilación de requisitos

El proceso recopilar requisitos, consiste en documentar las necesidades, deseos

y expectativas cuantificadas y documentadas de los interesados para
convertirlas en requisitos del proyecto.

Podemos establecer diferencias entre los requisitos del Proyecto y los requisitos
del Producto:

Figura 5. Recopilación
de requisitos

2.3.3 Definición del alcance

El alcance de un proyecto es la suma de todos los productos y sus requisitos o

características. Se utiliza a veces para representar la totalidad de trabajo
necesitado para dar por terminado un proyecto.

2.3.4 creación de estructura de trabajo

Creación de la estructura de trabajo:
 Contribuye a aumentar la precisión en la definición y organización del
alcance del proyecto. Su estructura facilita la obtención de una visión
segmentada del conjunto total de unidades de trabajo que componen el
proyecto.
 Facilita en gran medida la asignación de responsabilidades y la
distribución de recursos, así como el seguimiento y control del proyecto.
Además, al propiciarse una perspectiva mucho más específica y concreta
sobre los entregables, cada equipo de proyecto conoce lo que se espera
de él.

2
  Permite una mejor estimación de los costos, riesgos y tiempo, ya que
facilita abordar el trabajo desde las unidades más pequeñas hasta el nivel
global de proyecto.
 Minimiza el riesgo y disminuye los errores, ya que cuando se cuenta con
esta herramienta es posible llevar a cabo una revisión más en
profundidad de
 cada entregable con los grupos de interés para asegurarse de que no hay
nada que falta o que no existen solapamientos en actividades o tareas
críticas.

Figura 6. Alcance de un
proyecto.

2.3.5 Verificación y control del alcance

La verificación del alcance es el proceso de obtener la aceptación formal por

parte de los interesados del alcance de proyecto completado y los productos
entregables

El control del alcance se encarga de influir sobre los factores que crean cambios
en el alcance de proyecto y de controlar el impacto de dichos cambios. El control
de alcance asegura que todos los cambios solicitados y las acciones correctivas
recomendadas se procesen a través del proceso Control Integrado de cambios
del proyecto.

3
2.4 Gestión de integración del proyecto.

Figura 7. Procesos de la agestión de Integración.

2.4.1 Desarrollo de Acta de Constitución del Proyecto

El desarrollo de un acta de constitución del proyecto consiste en desarrollar un
documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase del mismo y
documentar los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y
expectativas de los interesados.
La elaboración del documento es plasmar su propósito, los actores interesados
en el proyecto y los requisitos principales del proyecto. Así como los objetivos,
riesgos, restricciones y supuestos iniciales del encargo hecho por el (los)
patrocinador del proyecto al director del proyecto en nombre de la compañía.
En principio los que buscamos con el Acta de Constitución del Proyecto es
orientar la planificación del Proyecto en la dirección correcta vamos avanzando
hacia la correcta Gestión de la Integración del Proyecto.
Entradas
• Enunciado del Trabajo del Proyecto
• Caso de Negocio
• Contrato
• Factores Ambientales de la Empresa

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 Herramientas y Técnicas
• Juicio de Expertos
Salidas
• Acta de Constitución del Proyecto
Contenido del Acta de Constitución del Proyecto
Propósito
Objetivos medibles y criterios de éxito del proyecto.
Requisitos de alto nivel incluyendo el resultado, producto o servicio.
Resumen del cronograma
Resumen del presupuesto y de las líneas de financiación.
Riesgos principales, suposiciones y restricciones a alto nivel.
Director del proyecto, niveles de responsabilidad y autoridad.
Patrocinador (es) que inician y autorizan el proyecto.
Actores interesados en el proyecto y requisitos principales.
Requisitos de aprobación y vigencia del acta.
Descripción y fronteras del proyecto
2.4.2 Desarrollo del Plan para la dirección del proyecto
Es el proceso que consiste en documentar las acciones necesarias para definir,
preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios.
El plan para la dirección del proyecto define la manera en que el proyecto se
ejecuta, se monitorea, se controla y se cierra. El contenido del plan para la
dirección del proyecto variará en función del área de aplicación y de la
complejidad del proyecto. El plan para la dirección del proyecto se desarrolla a
través de una serie de procesos integrados hasta llegar al cierre del proyecto.
Para hacer la planificación del Proyecto necesitamos tener hecha previamente el
Acta de Constitución del Proyecto.
Los Planes de gestión del Proyecto son:
• De Cambios en el proyecto.
• De la Configuración del proyecto.
• De los Requisitos del proyecto.
• Del Alcance del proyecto
• Línea Base de Alcance del proyecto.
• Enunciado del Alcance del Proyecto.
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• Estructura de Desglose de Trabajo.
• Diccionario de la EDT del proyecto
• PG del Cronograma del proyecto.
• Línea Base del Cronograma del proyecto.
• PG, del Coste del proyecto.
• Línea Base de Coste del proyecto
• De calidad.
• De Mejora de Procesos.
• De RR.HH.
• PG de Personal del proyecto.
• De Comunicaciones del proyecto.
• De Riesgos del proyecto.
• De Aplicaciones.
• PG de Actores Interesados en el proyecto.
2.4.3 Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto
Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto es el proceso que consiste en
ejecutar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto para cumplir
con los objetivos del mismo. Estas actividades abarcan, entre otras:
 Realizar las actividades necesarias para cumplir con los requisitos del
proyecto.
 Crear los entregables del proyecto.
 Reunir, capacitar y dirigir a los miembros del equipo asignado al proyecto.
 Obtener, gestionar y utilizar los recursos, incluyendo materiales,
herramientas, equipos e instalaciones.
 Implementar los métodos y normas planificados.
 Establecer y gestionar los canales de comunicación del proyecto, tanto
externos como internos al equipo del proyecto.
 Generar los datos del proyecto, tales como costo, cronograma, avance
técnico y de calidad y el estado, a fin de facilitar las proyecciones.
 Emitir las solicitudes de cambio y adaptar los cambios aprobados al
alcance, a los planes y al entorno del proyecto.
 Gestionar los riesgos e implementar las actividades de respuesta a los
mismos.
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 Gestionar a los vendedores y proveedores.
Recopilar y documentar las lecciones aprendidas e implementar las
actividades aprobadas de mejora del proceso.
2.4.4 Monitorear y controlar el trabajo del proyecto
Es el proceso que consiste en monitorear, analizar y regular el avance a fin de
cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del
proyecto. El seguimiento es un aspecto de la dirección del proyecto que se
realiza a lo largo del proyecto. Consiste en recopilar, medir y distribuir la
información relativa al desempeño, y en evaluar las mediciones y las tendencias
que van a permitir efectuar mejoras al proceso.
2.4.5 Realizar el Control Integrado
Es el proceso que consiste en revisar todas las solicitudes de cambios, aprobar
los mismos y gestionar los cambios a los entregables, a los activos de los
procesos de la organización, a los documentos del proyecto y al plan para la
dirección del proyecto. El proceso Realizar el Control Integrado de Cambios
interviene desde el inicio del proyecto hasta su terminación.
2.4.6. Cerrar el proyecto.

Cerrar Proyecto o Fase es el proceso que consiste en finalizar todas las

actividades a través de todos los grupos de procesos de dirección de proyectos
para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo. Al cierre del
proyecto, el director del proyecto revisará toda la información anterior
procedente de los cierres de las fases previas para asegurarse de que todo el
trabajo del proyecto está completo y de que el proyecto ha alcanzado sus
objetivos. Puesto que el alcance del proyecto se mide con relación al plan para
la dirección del proyecto.