1

GERENCIA DE PROYECTOS 1

“A UN CLICK DE DISTANCIA”

YEFERSON DIAZ NIEVES – CÓDIGO 100298784

TUTOR
GERMAN OLMEDO MENDIVELSO
2

Institución Universitaria Politécnico Gran Colombiano

ESPECIALIZACIÓN GERENCIA DE PROYECTOS EN INTELIGENCIA DE NEGOCIOS
Julio 2022

TABLA DE CONTENIDO

1.PLAN INTEGRADO DE CAMBIOS 3

1.1Ciclo de vida del proyecto 3
1.2Proceso del control integrado de cambios 3
1.3Solicitudes de cambio y formato de cambios aprobados 4
1.4Acciones para evaluar impacto de cambios 5
2.PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE 5
2.1Enunciado del alcance 5
2.2Entregables 5
2.3Criterios de aceptación de los entregables 6
2.4Exclusiones del proyecto 6
2.5Restricciones 7
2.6Supuestos 7
2.7WBS 8
2.8Diccionario WBS 9
2.9Proceso para validar y controlar el alcance 10
2.9.1Proceso para validar el alcance 10
2.9.2Proceso para controlar el alcance 10
3 Plan de gestión del cronograma 11
3.1 Definición de actividades y estimación de recursos 13
3.2 Cronograma del proyecto 13
3.3 Linea base del cronograma 13
3

PLAN INTEGRADO DE CAMBIOS Y PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE PARA

EL PROYECTO: A UN CLICK DE DISTANCIA

1. PLAN INTEGRADO DE CAMBIOS

1.1 Ciclo de vida del proyecto

Fuente: Elaboración propia

1.2 Proceso del control integrado de cambios

Teniendo en cuenta que, en el transcurso del proyecto, se pueden solicitar cambios de

alguna de las partes interesadas (Entidad – Proveedor – Desarrollador), se determinan
unas pautas que debe tener presenta la parte que solicita dicho cambio.
 El primer paso es diligenciar una plantilla donde se describe el cambio que está
solicitando, las partes involucradas, y se envía al encargado y/o gerente del
proyecto.
 El gerente revisa la solicitud del cambio y determina si es viable o analiza
diferentes alternativas para llegar a un acuerdo y determinar el tiempo que puede
aumentar este cambio.
 Se oficializa el resultado, se deja por escrito la aprobación del cambio y se informa
al área interesada a través de correo electrónico, adjuntando la documentación
completa.
 Se envía un anexo con la modificación del plan de trabajo, estipulando una nueva
fecha de entrega.
Solicitudes de cambio y formato de cambios aprobados

Fuente: Elaboración propia.

Acciones para evaluar impacto de cambios
Una vez el equipo de proyecto recibe la solicitud de cambio se debe determinar:
 Comparar la solicitud inicial del proyecto con la nueva solicitud teniendo en
cuenta el cambio solicitado.
 Determinar las variantes con el aumento de costos. (Si aplica)
 Revisión de pro y contras que se generan con el cambio den el proyecto.

2. PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE

2.1 Alcance de información proyecto
Implementar una nueva línea de atención para que los clientes tengan una nueva forma
de poder resolver las dudas, se realizará implementando una “oficina virtual” la cual
tendrá las funciones de una oficina física, por medio de una atención por video llamada
en la cual el cliente interactúa con el asesor donde lo puede ver y se sentirá atendido
con en la oficina, con la facilidad de poder estar desde casa o el lugar de trabajo, de
igual forma podrá administrar su tiempo ya que tendrá la facilidad de elegir el horario
en el que quiere ser atendido.
El proceso se realizará implementando una plataforma virtual en la pagina de la
empresa, desde allí el cliente podrá solicitar el horario y la fecha en la que quiere ser
atendido, podrá escoger el funcionario que quiere que lo atienda y el sistema
automáticamente bloquea la hora y al funcionario en esa hora para que no se presenten
cruces con otros clientes; al funcionario le llega la notificación en el calendario laboral
y allí puede hacerle el seguimiento y tener programadas las citas próximas.

2.2 Entregables

Análisis y diseño
 Diagnóstico
 Diagrama y diseño de integración
 Pruebas funcionalidad y calidad de conexión

Desarrollo y pruebas
 Integración de la aplicación en la página web de la empresa
 Integración de las citas que toma el cliente con el calendario virtual del
funcionario

Políticas y capacitación
 Política de tratamiento de datos
 Capacitación y actas
 Manuales de cumplimiento
2.3 Criterios de aceptación de los entregables

Entregable Criterios de aceptación

Diagnóstico: Este entregable contiene el resultado Documento que contenga el informe
del análisis realizado, teniendo en cuenta la detallado de la funcionalidad actual y la
funcionalidad actual y la funcionalidad que se esperada donde se detallen las partes
espera con la nueva implementación. interesadas.
Diagrama y diseño de integración: En este Los diagramas de infraestructura deben
entregable se encuentran los diagramas de quedar guardados en la nube, disponibles
infraestructura donde se determinan las partes para validación cuando alguna de las partes
interesadas y la función de cada uno de ellos. necesite la información.
Pruebas, funcionalidad y calidad de conexión: Se debe dejar documentada cada una de las
Este entregable contiene las pruebas realizadas en pruebas para validar las mejorías que se
los equipos para determinar si son funcionales y van obteniendo en cada una de las pruebas.
validar la respectiva conexión, aplicando prueba
de estrés (llamada real con duración apta).
Integración de la aplicación en la plataforma Entrega de aplicación de desarrollo junto
de la empresa: Se realiza la entrega de la nueva con manuales de operación y capacitación.
opción en la página de la empresa, funcional para
trabajar sobre ella las pruebas de funcionalidad y
conexión.
Integración de las citas que toma el cliente con Se debe cargar en la nube cada una de las
el calendario virtual del funcionario: Este pruebas realizadas, se debe determinar si es
entregable contiene todas las pruebas realizadas en funcional o no esta aplicación.
la plataforma donde quede documentado si es
funcional o no.
Políticas de tratamientos de datos: En este Estas políticas y actas de entregas a los
entregable se encuentra la documentación que se funcionarios deben estar en la nube,
le da al funcionario, con la política de tratamiento disponible para validaciones en caso de
de datos y los límites de información solicitada y que se presente una anomalía en la
entregada a los clientes. información brindada.
Capacitaciones y actas: Este entregable hace Las actas de cada capacitación se deben
referencia a las capacitaciones que se deben hacer guardar en la nube y debe estar disponible
a los funcionarios para que cumplan con sus para validación en orden cronológico, con
funciones a cabalidad y que el servicio no se vea fecha de cada una de ellas.
afectado.
Manuales de cumplimiento: Este entregable El documento debe estar disponible en la
hace referencia al manual que debe seguir cada nube para validación.
empleado para que se rija a este y cumpla con sus
funciones sin afectar la operación.
Fuente: Elaboración propia.

2.4 Exclusiones del proyecto

 Compra de equipos de cómputo.

 Actualización de base de clientes.
 Implementación de equipos adicionales (impresoras, diademas, velocidad de red).
 Compra de papelería.
  Apertura de oficina o espacio determinado para la oficina virtual.
 Desarrollo/modificaciones no contempladas en el alcance del proyecto.

2.5 Restricciones

 Modificaciones en el proyecto.
 Cambios en diseños de la página web.
 Cambio de personal en el proyecto.
 Cancelación de proyecto por cualquier motivo.
 Incumplimiento del contrato entre alguna de las partes.
 Cambios en el presupuesto que afecten el proyecto.
 Caída de la red por tiempos prolongados.
 Afectación en la plataforma por la implementación de la nueva opción.

2.6 Supuestos

 Disposición total de recursos pactados desde inicio durante todo el ciclo de vida del
proyecto (factor humano, económico y tecnológico).
 Cumplimiento de cronograma tal como se pactó al inicio de la presentación de
proyecto.
 Personal capacitado para llevar a cabo cada una de las actividades del proyecto.
 Infraestructura sin contratiempos.
WBS

Fuente: Elaboración propia.

 2.7 Diccionario WBS
Campo WBS
Proyecto “A un click de distancia”
Análisis y diseño
Diagnóstico
Diagrama y diseño de integración.
Pruebas, funcionalidad y calidad de
conexión.
Desarrollo y pruebas
Integración de la aplicación en la
página de la empresa
Integración de citas en el calendario
del empleado.
Documentación y capacitación
Políticas y tratamientos de datos.
Capacitaciones y actas.
Manuales de cumplimiento
Descripción
El proyecto consiste en la implementación de una oficina virtual, para de esta manera atender a los clientes desde la
comodidad de la casa o el lugar de trabajo, esto le va a evitar desplazamientos hasta la oficina y durar un largo tiempo
a la espera de atención.
Momento en el que se genera la idea del proyecto y de definen las partes que intervienen.
Este entregable contiene el resultado del análisis realizado, teniendo en cuenta la funcionalidad actual y la
funcionalidad que se espera con la nueva implementación.
En este entregable se encuentran los diagramas de infraestructura donde se determinan las partes interesadas y la
función de cada uno de ellos.
Este entregable contiene las pruebas realizadas en los equipos para determinar si son funcionales y validar la
respectiva conexión, aplicando prueba de estrés (llamada real con duración apta.
Momento del ciclo donde se da inicio y las pruebas de desarrollo en el proyecto, es el primer paso funcional que se da.
Se realiza la entrega de la nueva opción en la página de la empresa, funcional para trabajar sobre ella las pruebas de
funcionalidad y conexión.
Este entregable contiene todas las pruebas realizadas en la plataforma donde quede documentado si es funcional o no.
Momento del ciclo de vida donde se elaboran los manuales, actas de cumplimiento y todo documento normativo por el
cual se debe regir la oficina virtual.
En este entregable se encuentra la documentación que se le da al funcionario, con la política de tratamiento de datos y
los límites de información solicitada y entregada a los clientes
Este entregable hace referencia a las capacitaciones que se deben hacer a los funcionarios para que cumplan con sus
funciones a cabalidad y que el servicio no se vea afectado.
Este entregable hace referencia al manual que debe seguir cada empleado para que se rija a este y cumpla con sus
funciones sin afectar la operación.
Fuente: Elaboración propia.
Proceso para validar y controlar el alcance
2.7.1 Proceso para validar el alcance
Para validar el alcance del proyecto se deben llevar a cabo los siguientes pasos:
1. Realizar una reunión con el equipo base del proyecto, con el objetivo de
confirmar que todas las actividades del cronograma del proyecto se
encuentren finalizadas.
2. Una vez confirmado el punto anterior, se debe verificar que todos los criterios
de aceptación definidos para el alcance del proyecto se cumplan.
3. Generar un acta de la reunión donde se indique que se validó el alcance y
cumple con lo solicitado.
4. Realizar la reunión de entrega del proyecto. Durante esta sesión las partes
interesadas deberán verificar que el entregable cumpla con lo solicitado,
revisando en detalle cada uno de los criterios de aceptación y confirmando
que el objetivo del proyecto se cumplió.
5. Al finalizar la sesión se deberá generar un acta que debe ser firmada por las
partes interesadas, confirmando que se recibe a conformidad el proyecto.
6. De parte de proveedor se generará una reunión de cierre y se realizará el pago
correspondiente una vez finalice la etapa de estabilización las partes
interesadas, confirmen que reciben a conformidad el proyecto.

2.7.2 Proceso para controlar el alcance

Para controlar el alcance del proyecto se debe tener en cuenta lo siguiente:
1. Realizar reuniones semanales de seguimiento con todo el equipo del
proyecto, con el fin de validar el cronograma e identificar los avances,
retrasos y posibles variaciones del alcance.
2. Hacer seguimiento y garantizar el cumplimiento de los compromisos
adquiridos en las diferentes reuniones de seguimiento.
3. Si se identifican en los seguimientos variaciones en el alcance, solicitar por
medio de correo a las partes interesadas la funcionalidad nueva requerida en
el formato establecido, con el fin de ejecutar el proceso definido para
informar esta novedad en el comité de cambios.
4. Realizar sesiones de seguimiento semanales con el proveedor, para conocer al
detalle el estado de los desarrollos y las pruebas.
5. El gerente del proyecto deberá participar en los comités de cambio que se
programen, con el fin de exponer el cambio y conocer si es aprobado o no.
6. Conocer al detalle el proceso que se impactará con la implementación del
proyecto.
7. Documentar los procesos y las lecciones aprendidas.
 3. PLAN DE GESTIÒN DEL CRONOGRAMA
3.1 Definición de actividades y estimación de recursos

RECURSOS
DURA-
ID WBS DESCRIPCIÓN Canti- Uni-
Descripción CIÓN
dad dad
1 1 A UN CLICK DE DISTANCIA
2 2 ANÁLISIS Y DISEÑO
3 2.1 Diagnóstico

Gte, funcional, stakeholder

2 Horas
Realizar reuniones con las áreas que intervienen (delegado)
4 2.1.1 3 días
en el proyecto
Equipo de cómputo 2 Horas

Funcional, stakeholder (dele-

2 Horas
Identificar las mejoras que representa el plantea- gado)
5 2.1.2 3 días
mento del proyecto.
Equipo de cómputo 2 Horas

Gerente, funcional, stakehol-

Analizar la información recolectada y generar el 4 Horas
der (delegado), desarrollador.
6 2.1.3 documento dónde se encuentren las conclusio- 3 días
nes de las reuniones.

Equipo de cómputo 4 Horas

Gerente, funcional, stakehol-

4 Horas
Realizar una reunión con el fin de exponer el der (delegado), desarrollador.
7 2.1.4 1 días
diagnostico final.

Equipo de cómputo 4 Horas

8 2.2 Diagrama de arquitectura e implementaciòn de equipos

Funcional, desarrollador, en-

Conocer y entender al detalle la solicitud realiza- 2 Horas
9 2.2.1 cargado de proyecto 3 días
da.
Equipo de cómputo 2 Horas

Gerente,Funcional,desarrolla-
Definir las aplicaciones y servidores que intervie- dor y arquitecto de solución 4 Horas
10 2.2.2 5 días
nen en la implementaciòn del servicio.

Equipo de computo 4 Horas

Desarrollador 1 Horas
11 2.2.3 Diseñar la integración del aplicativo en la página. 8 días
Equipo de computo 1 Horas
Elaborar y entregar el diagrama de implementa- Desarrollador 1 Horas
12 2.2.4 8 días
ción. Equipo de computo 1 Horas
13 2.3 Diseño de casos de pruebas técnicas, funcionales y de calidad
 Desarrollador y gestor tecno-
Analizar y validar la aplicación integrada en la 3 Horas
14 2.3.1 lógico. 2 días
página.
Equipo de computo 3 Horas
Desarrollador y gestor tecno-
Identificar y diseñar los casos ocurridos en una 3 Horas
15 2.3.2 lógico. 1 día
prueba inicial.
Equipo de computo 3 Horas
Desarrollador y gestor tecno-
3 Horas
16 2.3.3 Ejecutar mejoras y validar la funcionalidad. lógico. 1 día
Equipo de computo 3 Horas
Desarrollador y gestor tecno-
Realizar prueba de rendimiento y prueba de es- 2 Horas
17 2.3.4 lógico. 1 día
trés a la aplicación y validar así su rendimiento.
Equipo de computo 2 Horas
18 3 DESARROLLO Y PRUEBAS
19 3.1 Integración entre la pagina WEB y la aplicaciòn integrada.
Desarrollador 1 Horas
Configurar los campos que sean necesarios para
20 3.1.1 Proveedor 1 Horas 8 días
la validación de usabilidad.
Equipo de computo 2 Horas
Desarrollador 1 Horas
21 3.1.2 Realizar los desarrollos en pagina web. 20 días
Equipo de computo 1 Horas
Realizar los desarrollos en los equipos de com- Proveedor 1 Horas
22 3.1.3 15 días
puto que van a ser usados por el personal. Equipo de computo 1 Horas
Desarrollador 1 Horas
Desarrollar la integración entre la pagina web y
23 3.1.4 Asesor 1 Horas 45 días
los equipos de los funcionarios (asesores).
Equipo de computo 2 Horas
Desarrollador 1 Horas
Relaizar la documentación de todo el proceso
24 3.1.5 Asesor 1 Horas 10 días
realizado..
Equipo de computo 2 Horas

25 3.2 Ajustes al desarrollo y certificación de los casos de prueba ejecutados

Ejecutar los casos de prueba definidos para vali- Asesor 1 Horas

26 3.2.1 15 días
dar la funcionalidad. Equipo de computo 1 Horas
Reportar cualquier anomalia en las pruebas rea- Asesor 1 Horas
27 3.2.2 2 días
lizadas. Equipo de computo 1 Horas
Realizar los ajustes de las anomalias encontra- Desarrollador 1 Horas
28 3.2.3 8 días
das. Equipo de computo 1 Horas

Documentar los ajustes, aclarando que es un Desarrollador 1 Horas

29 3.2.4 ajuste, es decir, la documentaciòn no se modifi- Asesor 1 Horas 5 días
ca, se le da un alcance. Equipo de computo 2 Horas
Entregar decrtificado de funcionalidad en su Desarrollador 1 Horas
30 3.2.5 8 días
100%. Equipo de computo 1 Horas
31 4 DOCUMENTACIÓN Y CAPACITACIÓN
32 4.1 Manuales de aplicación, instructivos de procesos

Desarrollador y funcional del

2 Horas
33 4.1.1 Identificar las actividades impactadas. proyecto 3 días
Equipos de computo 2 Horas

Desarrollador y funcional del

2 Horas
proyecto
34 4.1.2 Actualizar los manuales técnicos y funcionales. 5 días
Equipos de computo 2 Horas
35 4.2 Capacitaciones y actas de capacitación
Definir las áreas interesedas, dependienso su
36 4.2.1 Capacitador e interesados 2 Horas 2 días
rol, será la capacitación.
Capacitador 1 Horas
37 4.2.2 Crear el cronograma de capacitación. 3 días
Equipos de computo 1 Horas

Salón de capacitación 1 Horas

Material de la capacitación 1 Resma

38 4.2.3 Realizar capacitaciones. 5 días
Capacitador 1 Horas

Equipos de computo 1 Horas

Capacitador 1 Horas
39 4.2.4 Evaluación de proceso a interesados. 5 días
Evaluación 1 Resma
40 4.3 Lecciones aprendidas
Agendar la reunión con los participantes en el
41 4.3.1 proyecto y realizar un diagnostico de lkecciones Gerente de proyecto 1 Horas 1 día
aprendidas.
Equipo Proyecto, desarrolla-
3 Horas
dor, asesor.

Documentar lecciones aprendidas y sus partici-

42 4.3.2 Encargado de cada área que 3 días
pantes. 1 Horas
interviene en el proyecto.

Equipos de computo 1 Horas

FUENTE: Elaboración propia.

3.2 3.2 CRONOGRAMA DEL PROYECTO

Id Nombre Duración Comienzo Fin

1 septiembre 2022 1 septiembre 2023
1 A UN CLICK DE DISTANCIA 365 días
8:00 a. m. 10:00 a. m.
1 septiembre 2022 30 septiembre 2022
2 Análisis y diseño 30 días
8:00 a. m. 5:00 P. m.
1 septiembre 2022 25 septiembre 2022
3 Diagnóstico 25 días
8:00 a. m. 1:00 p. m.
Realizar reuniones con las áreas que intervienen 1 septiembre 2022 5 septiembre 2022
4 3 días
en el proyecto 8:00 a. m. 6:00 p. m.
Identificar las mejoras que representa el plan- 1 septiembre 2022 5 septiembre 2022
5 3 días
teamento del proyecto. 8:00 a. m. 6:00 p. m.
Analizar la información recolectada y generar
22 septiembre 2022 26 septiembre 2022
6 el documento dónde se encuentren las conclu- 3 días
8:00 a. m. 6:00 p. m.
siones de las reuniones.
Realizar una reunión con el fin de exponer el 27 septiembre 2022 29 septiembre 2022
7 1 días
diagnostico final. 8:00 a. m. 1:00 p. m.
Conocer y entender al detalle la solicitud reali- 27 septiembre 2022 29 septiembre 2022
8 3 días
zada. 8:00 a. m. 1:00 p. m.
Definir las aplicaciones y servidores que inter- 1 septiembre 2022 7 septiembre 2022
9 5 días
vienen en la implementaciòn del servicio. 8:00 a. m. 6:00 p. m.
10 Diseñar la integración del aplicativo en la pági- 8 días 1 septiembre 2022 12 septiembre 2022
 na. 8:00 a. m. 6:00 p. m.
Elaborar y entregar el diagrama de implementa- 19 septiembre 2022 28 septiembre 2022
11 8 días
ción. 8:00 a. m. 6:00 p. m.
Analizar y validar la aplicación integrada en la 20 octubre 2022 2 noviembre 2022
12 2 días
página. 9:00 a. m. 6:00 p. m.
Identificar y diseñar los casos ocurridos en una 20 octubre 2022 20 octubre 2022
13 1 día
prueba inicial. 9:00 a. m. 6:00 p. m.
31 octubre 2022 31 octubre 2022
14 Ejecutar mejoras y validar la funcionalidad. 1 día
6:00 p. m. 6:00 p. m.

Realizar prueba de rendimiento y prueba de es- 1 noviembre 2022 1 noviembre 2022

15 1 día
trés a la aplicación y validar así su rendimiento. 9:00 a. m. 4:00 p. m.

Configurar los campos que sean necesarios para 2 noviembre 2022 10 noviembre 2022
16 8 días
la validación de usabilidad. 9:00 a. m. 6:00 p. m.
1 septiembre 2022 20 septiembre 2022
17 Realizar los desarrollos en pagina web. 20 días
9:00 a. m. 6:00 p. m.
Realizar los desarrollos en los equipos de com- 1 septiembre 2022 16 septiembre 2022
18 15 días
puto que van a ser usados por el personal. 9:00 a. m. 6:00 p. m.
Desarrollar la integración entre la pagina web y 1 septiembre 2022 15 octubre 2022
19 45 días
los equipos de los funcionarios (asesores). 9:00 a. m. 6:00 p. m.
Relaizar la documentación de todo el proceso 1 septiembre 2022 15 octubre 2022
20 10 días
realizado. 9:00 a. m. 6:00 p. m.
Ejecutar los casos de prueba definidos para va- 20 octubre 2022 05 noviembre 2022
21 15 días
lidar la funcionalidad. 9:00 a. m. 6:00 p. m.
Reportar cualquier anomalia en las pruebas rea- 10 noviembre 2022 12 noviembre 2022
22 2 días
lizadas. 9:00 a. m. 6:00 p. m.
Realizar los ajustes de las anomalias encontra- 14 noviembre 2022 22 noviembre 2022
23 8 días
das. 9:00 a. m. 6:00 p. m.
Documentar los ajustes, aclarando que es un
24 noviembre 2022 29 noviembre 2022
24 ajuste, es decir, la documentaciòn no se modifi- 5 días
9:00 a. m. 6:00 p. m.
ca, se le da un alcance.
Entregar decrtificado de funcionalidad en su 01 diciembre 2022 9 diciembre 2022
25 8 días
100%. 9:00 a. m. 6:00 p. m.
12 diciembre 2022 14 diciembre 2022
26 Identificar las actividades impactadas. 3 días
9:00 a. m. 6:00 p. m.
09 enero 2023 13 enero 2023
27 Actualizar los manuales técnicos y funcionales. 5 días
9:00 a. m. 6:00 p. m.
Definir las áreas interesedas, dependienso su 16 enero 2023 17 enero 2023
28 2 días
rol, será la capacitación. 9:00 a. m. 6:00 p. m.
18 enero 2023 20 enero 2023
29 Crear el cronograma de capacitación. 3 días
9:00 a. m. 6:00 p. m.
06 febrero 2023 10 febrero 2023 6:00
30 Realizar capacitaciones. 5 días
9:00 a. m. p. m.
13 febrero 2023 17 febrero 2023 6:00
31 Evaluación de proceso a interesados. 5 días
9:00 a. m. p. m.
Agendar la reunión con los participantes en el
20 febrero 2023 20 febrero 2023 6:00
32 proyecto y realizar un diagnostico de lecciones 1 día
9:00 a. m. p. m.
aprendidas.
Documentar lecciones aprendidas y sus partici- 22 febrero 2023 24 febrero 2023 6:00
33 3 días
pantes. 9:00 a. m. p. m.
34 Cierre proyecto 0 días mar-23 mar-23
FUENTE: Elaboración propia
3.3 LINEA BASE DEL CRONOGRAMA

Nombre Duración Comienzo Fin

1 septiembre 2022 1 septiembre 2023
A UN CLICK DE DISTANCIA 365 días
8:00 a. m. 10:00 a. m.