MEJORAMIENTO DE SISTEMAS LOGÍSTICOS

Y DE INFORMACIÓN - YILCOQUE

Ronnie Arley Gutiérrez Poveda, Cód. 1711021380

Germán Humberto Torres Rincón, Cód. 1921024631
Lina Marcela Salazar Quintero, Cód. 1921021367
José Adalberto Carrascal López, Cód. 1921022737

Noviembre 2020.

Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

Sistemas De Información En Gestión Logística
1. Descripción de la empresa

YILCOQUE es la productora de coque del Grupo YILDIRIM con sede en Cúcuta, Colombia. La
fundación de la Planta Yilcoque se remonta a 2013, para el mes de mayo del año 2015 con 200
hornos iniciaron la producción de coque. En febrero de 2016, se pusieron en funcionamiento otros
100 hornos de coque. En mayo de 2016, la planta alcanzó su capacidad máxima de 130.000
toneladas métricas con 400 hornos de coque.

La compañía también ha estado haciendo la producción por encargo o maquila en algunas plantas
de coque en la misma región desde 2013 con una capacidad de producción anual de 30,000
toneladas métricas. También suministra coque metalúrgico de las regiones de Cundinamarca y
Boyacá de Colombia para fines comerciales.

YILCOQUE emplea a 150 trabajadores y la capacidad anual total es de alrededor de 160.000

toneladas métricas. La empresa satisface las necesidades de coque reactivo metalúrgico de tres
plantas de ferrocromo pertenecientes a la empresa matriz Yildirim Group. Las plantas de
ferrocromo en cuestión se encuentran en Turquía, Suecia y Rusia. El exceso de coque también se
comercializa a la industria con fines comerciales.

YILCOQUE se beneficia de las capacidades sinérgicas del Grupo YILDIRIM con su profunda
experiencia en el negocio del carbón y el coque que se remonta a más de 50 años. El grupo envía
el producto utilizando sus propios buques, utiliza sus propias instalaciones de almacenamiento y
maneja los productos en las terminales de YILPORT Holding, otra subsidiaria y el operador de
terminales internacionales de más rápido crecimiento en el mundo.

Son los mayores productores de coque de Cúcuta, Norte de Santander, Colombia. YILCOQUE es
una empresa en constante crecimiento y con una gran capacidad inversora. La empresa tiene como
objetivo desarrollar sus capacidades, eficiencia y productividad, al mismo tiempo que la
sostenibilidad es el centro de todas las estrategias, decisiones y acciones.
Misión de YILCOQUE

Servir a la industria global de ferroaleaciones coque metalúrgico reactivo de la más alta calidad,
con un enfoque en la satisfacción del cliente, soluciones integradas impulsadas por los empleados
y manteniendo los principios de crecimiento a largo plazo cerca de nuestro corazón.

Visión de YILCOQUE

Brindar el mejor, el más honesto, comprometido y excelente servicio en producción y comercio

global.

Valores de YILCOQUE

1. Pasión por la excelencia

2. Flexibilidad
3. Apetito por el desafío
4. Innovación
5. Sostenibilidad
6. Integridad y respeto

Objetivos estratégicos:

YILCOQUE concentra todos sus recursos para brindar sus productos y servicios al nivel prometido
de calidad de clase mundial.

Nuestra empresa respeta el desarrollo continuo mediante la participación de todos los empleados
y socios comerciales en la mejora de la calidad.

Nuestro objetivo es cumplir con los requisitos de las normas internacionales y mejorar la eficacia
de nuestro sistema de gestión de calidad.
Sobre la base del control de producción y calidad, YILCOQUE tiene el control final desde la
adquisición de carbón coquizable hasta su proceso de producción en cada detalle con el apoyo de
topógrafos independientes. Además, realizamos inspecciones continuas de carbón coquizable y
coque en nuestro propio laboratorio.

Gracias a nuestras propias instalaciones de trituración y cribado de coque, tenemos la capacidad

de cribar cada tamaño de producción en función de la demanda del cliente, como 10-25 / 30 mm,
20-40 / 50 mm, etc.

2. Descripción de la competencia
Colombia es el tercer exportador mundial de Coque, según Juan Manuel Sánchez, presidente de la
Federación Nacional de Productores de Carbón (Fenalcarbón), para el año 2020 se espera exportar
3,5 millones de toneladas de Coque. Teniendo en cuenta que la producción de YlLCOQUE es de
160.000 toneladas, son muchas la empresas que se dedican y pueden considerarse competencia
como exportador de Coque, algunas de estas son: Carboncoque, Camco, C.I. Frontier Coal,
Gemcoal, P3 Carbonera Los Pinos, Inversiones Pinzón Martínez, Uniminas, Minas La Aurora,
Centromin, Operadora Minera del Centro, Cooprocarcegua, Agrocoal, Carbones San Fernando,
C.I. Carbones Suramericanos, Carbones de Toledo, Consorcio Minero de Cúcuta, Catercoq, Ribell,
Ahimsar Minera, Inversiones Velásquez L&L, Carbones San Nicolás, Carbones La Mirla,
Invercoal, Sanoha, Hullas del Zulia, Carboquia, Carboing, Colombo Americana de Carbón,
Minera El Silencio, Carbosocha, Minera El Triunfo, Excarbón, Bellavista Coal, y Carbones La
Esperanza.

La ventaja que tiene YILCOQUE es que todo el producto producido (coque) es de exportación
debido a que la empresa pertenece a la multinacional YILDIRIM HOLDING.

Propietaria de varias ferroaleaciones en Europa entre ellas Turquía, Suecia, Rusia; tiene la compra
de su producción asegurada por eso no existen competidores para ellos. Teniendo la gran ventaja
de estar posicionada y reconocida en el mercado.
El Grupo ha ampliado continuamente su enfoque a través de nuevas filiales desde su creación.
Gracias al espíritu empresarial y la innovación constante, se ha convertido en un grupo de empresas
industrialmente diversificado, así como en uno de los grupos industriales turcos de más rápido
crecimiento.

La estructura empresarial de YILDIRIM garantiza una motivación apasionada para el crecimiento

sostenible, así como una capacidad de toma de decisiones rápida y sólida. YILDIRIM opera
principalmente en Asia, Europa y América, pero planea expandir sus inversiones más a África y
América Latina.

3. Descripción de los sistemas de información

RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

SISTEMA USO VENTAJAS DESVENTAJAS PROBLEMÁTICAS

Datos crudos Fácil distorsión o Demora en el

recolectados de cambio de la procesamiento de
Laboratorio forma inmediata de información. información no lo
fácil acceso en el realiza de manera ágil
laboratorio. para realizar el calculo.
Almacén actualiza No cuenta con una Necesidad de una
con referencia de infraestructura infraestructura
Almacén
productos en un sistematizada. tecnológica para el
sistema de archivo. manejo de datos y de
Datos
información.
Datos recolectados Procesamiento
en el cargue. información lenta. Demora en obtener los
informes diaria por falta
Diario de carbón a Se recolecta y de un sistema software
Producción los hornos. procesa la en diferentes procesos
información de forma para obtener
Datos recolectados manual.
con la producción información de
diaria. indicadores de la
producción.
Dependencia de
sistemas
Rapidez en el
tecnológicos.
procesamiento de la
información Actualización de los
Información Bascula recolectada en sistemas software o
bascula de los pesos, hardware
horarios de ingresos
a la planta. Demora
 Seguridad en el
manejo de datos de
información.
Revisión certera de
los datos
recolectados.
Datos recolectados Fácil distorsión o Demora en el
por un sistema de cambio de la procesamiento de
Talento humano registro de horas de información. información no lo
forma. realiza de manera ágil
para realizar el calculo.
Archivo de Mucha información
información para queda archivada de
Mantenimiento control y difícil búsqueda para
seguimiento de revisión.
procesos.
Información y
datos. Información
organizada y
estructurada la
Compras
información con un
solo sistema de
información.
Facturación digital.

Contabilidad Control de cuentas

por pagar y cuentas
por cobrar

4. Análisis de los sistemas de información

YILCOQUE actualmente para sus procesos internos no dispone de un enlace tecnológico, la
recolección de información y distribución es de persona a persona mediante el uso de registros
documentales. Eso puede ser una desventaja para los procedimientos de producción internos.

Los sistemas de información y funcionamiento tecnológico se basan él proveedores de materia

prima fundamental para la transformación y el de los clientes que están enlazados con las demás
empresas que forman parte de Yildirim.

Los sistemas de información que actualmente cuenta YILCOQUE, se alinean al cumplimiento de

los objetivos estratégicos, mediante obtención y seguimiento de datos de calidad de materia prima
producida, el asegurar la trazabilidad del producto mediante muestreo y tabulación de la
información.
Se genera un valor agregado al ofrecer calidad en los productos ofrecidos como se menciono antes,
gracias a aseguramiento de la calidad. Además del control del producto, la medición de las
cantidades exactas mediante la bascula propia permite tener control del producto que se entrega o
sale de la fabrica.

Para YILCOQUE el desarrollo continuo mediante la participación de todos los empleados es un

objetivo estratégico y la información de talento humano como horas laboradas, capacitaciones,
entrenamientos, incapacidades, enfermedades laborales es fundamental para llevar controles
operacionales sobre sus empleados.

YILCOQUE cuenta con un sistema de gestión de calidad, esto le da una posición competitiva en
el mercado frente a empresa que no cuentan con ninguna certificación o sistema de gestión, pero
para mantener activo el sistema de gestión de calidad se requiere la participación de toda la
compañía, es allí donde los sistemas de información juegan un papel fundamental. Registros,
control de documentos, divulgación de la información, procesos y manuales hacen parte de la
información que se debe mantener organizada y disponible dentro de un sistema.
EL SISTEMA CRM EN YILCOQUE Y SU FUNCIONALIDAD
De acuerdo con los objetivos sería un paso para la organización uniendo técnicas antiguas
comerciales con la tecnología de la información. Esta información, enfocada en brindar ayuda y
orientación a nuestras estrategias para satisfacer y fidelizar a nuestros clientes.

Un CRM ayudara a YILCOQUE a dispensar los procesos obsoletos y el esfuerzo manual para
poder avanzar en la búsqueda de nuevos negocios. Involucrando a cada miembro del equipo,
independientemente de donde esté y que esté haciendo, cada persona tendrá siempre información
actualizada sobre los clientes y sus interacciones con la empresa.

Será un proceso en la empresa para administración y análisis las interacciones con clientes,
anticipar necesidades y deseos, optimizar la rentabilidad, aumentar las ventas y personalizar
campañas de captación de nuevos clientes.

Enfocado en fortalecer la comunicación correcta en cada una de las actividades comerciales,

Para esto sería necesario y fundamental el compromiso de las personas de YILCOQUE en
adecuación en nuevas rutinas de trabajó que involucren el uso del sistema para poder generar datos
que puedan llevar a tomar decisiones acertadas.

FUNCIONALIDAD:
Cambiar de sistemas tradicionales a tecnológicos funcionales con la oportunidad de tener accesible
la información las 24 horas realizando tareas simples de forma automatizada enfocada en etapas
importantes para la comunicación y las ventas, optimizando todo el proceso de captación de
oportunidades, negociación y cierre de negocios.

Dentro de la planificación estratégica de la empresa está el implementar el CRM ODOO 11.0, el

cual optimizaría los procesos de información con los clientes ya que es un sistema de gestión
empresarial (ERP) de código abierto y sin coste de licencias que cubre las necesidades de las áreas
de: contabilidad y finanzas, ventas, RR-HH, compras, proyectos, almacenes (SGA), CRM y
fabricación entre otras.
 SOFTWARE
CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT

DESCRIPCIÓN DE LAS ESTRATEGIAS Y PILARES DE CRM EN YILCOQUE

Sin duda para el éxito del sistema CRM se tiene en cuenta lo siguiente, cuatro pilares
fundamentales
ü Estrategias
ü Personas
ü Procesos
ü Tecnología

Sin duda este conjunto de pilares interactúa entre si creando una sinergia.

PERSONAS:
La iniciativa y el compromiso deben partir de la cima» Cuando los directivos de la empresa están
comprometidos en la implementación del sistema CRM, normalmente los resultados son positivos,
pues el ejemplo contagia a todos los trabajadores, colocando al cliente en el centro de las acciones
promovidas por la empresa. Para esto se disponen todos los recursos técnicos tecnológicos y
humanos en el fortalecimiento de la educación y capacitación como ventaja en procedimientos de
producción de calidad
PROCESOS:
Realiza la evaluación interna como están los procesos al interior de la empresa. Si estos no están
bien conducidos o hay algo que no funciona, automatizarlos no va a solucionar el problema. Una
vez que alineamos el proceso con el cliente, y tenemos el respaldo documentado, la solución
técnica fluye de forma natural. De esta manera la herramienta se estará adaptando a las necesidades
de su empresa, en lugar que sea su empresa la que se adapte a procesos

TECNOLOGÍA:

Actualmente en sus procesos internos no se dispone de ese enlace tecnológico para acceso a la
información, esta es una estrategia de innovación y cumpliendo con nuestros objetivos de
comunicación estructural empresarial del grupo YILDIRIM. Concentrando todos sus recursos en
la calidad de sus productos.
ACTIVIDADES Y PROCESOS QUE REALIZARÍA EL SISTEMA CRM EN YILCOQUE

Dentro de la empresa YILCOQUE del grupo YILDIRIM existen diversas actividades una manera
de administrarlas es clasificándolas por sus áreas funcionales. Una de ellas en la PRODUCCIÓN,
es el proceso que se sigue para elaborar nuestro producto, transformando la materia prima en
producto terminado con la finalidad de satisfacer necesidades del cliente, se destacan dos etapas
de función en esta área:

El CRM facilita interactúa en el proceso a determinar que, como, para quien y con que se puede
producir. En desarrollo para eso se tiene en cuenta la transformación de la materia prima
determinando que tipo de proceso se puede llevar a cabo (Sistema de producción continua, modular
o intermitente)
Para YILCOQUE es importante satisfacer necesidades de los consumidores ya que es fundamental
el intercambio de bienes y servicios con las demás empresas del grupo YILDIRIM, una de las
ventajas del CRM es el ser canal de comunicación permanente con relación comercial. En esta
área se tiene relación con lo siguiente
• Las ventas para los pronósticos
• La investigación y desarrollo, se interpretan los datos obtenidos y poder tomar mejores decisiones.
• Canales de distribución, llega a facilitar el intercambio de productos.
EN LAS FINANZAS:
Departamento de contabilidad y tesorería: para clasificar las operaciones de la empresa utiliza
diferentes herramientas de registro, para controlar la adquisición de materia prima mano de obra y
gastos directos e indirectos para determinar utilidades, como contraloría para verificar la exactitud
de datos a través de auditoria interna y externa.

ACTIVIDAD Y PROCESO DE RECURSOS HUMANOS

• Selección de personal: donde se decide que aspirantes a cargos u oficios se realiza el respectivo
control de pruebas y entrevistas, exámenes médicos etc.
• Contratación: tipo de proceso en el se tiene en cuenta y se firman los derechos y obligaciones de
ambos (empleados y empresa) de forma temporal de planta o definitiva
• Inducciones: cursos que toman los empleados para conocer mas de la empresa y sus procesos para
brindar un mejor producto y servicio
• Capacitaciones: entrenamiento para el personal que labora en las diferentes áreas o procesos de
transformación.
 SISTEMA SCM PARA LA EMPRESA YILCOQUE SAS

La cadena de suministro de Yilcoque se inicia desde la adquisición de carbón para luego tener el
producto terminado para exportación, el carbón llega a los patios de almacenamiento donde según
la capacidad de producción de los hornos, estos se van alimentando y el producto terminado pasa
a otro patio de almacenamiento, donde se verifica la calidad de este. Se recibe la orden de pedido
es allí donde se alista el transporte del coque, se verifica la cantidad de producto a despachar y es
llevada a puerto para su exportación al destino final.

Sistema SCM en la organización y su funcionalidad.

La implementación del sistema SCM (Supply Chain Management) en Yilcoque busca optimizar e
integrar de manera funcional las partes de la cadena de suministro descritas anteriormente. El
sistema estará compuesto por los módulos de:
• Compras
• Inventarios
• Producción
 • Facturación
• Distribución y exportaciones

La funcionalidad del sistema SCM permitirá a YILCOQUE, tener control en los datos recolectados
lo cual dará mayor precisión en los inventarios, además de aumentar la trazabilidad en todo el
proceso logístico desde la compra de carbón como materia prima hasta cuando el producto es
exportado.
Integrara de manera eficiente las ordenes de producción de coque, con la solicitud de adquisición
de materia prima para no tener problemas de abastecimiento o sobre abastecimiento.

Sistema de planificación de la cadena de suministro y su funcionalidad en la organización.

El sistema de planificación abarcara 3 áreas fundamentales dentro de la organización, Ordenes de

producción en base a la demanda, Inventarios y transporte.
En lo que refiere a las ordenes de producción el sistema integrará los históricos de producción para
establecer pronósticos de las necesidades de los clientes, además permitirá medir si la capacidad
de los hornos de producción podrá atender los requerimientos de los clientes. Para el caso de
maquila cuando sea requerido el sistema podrá establecer si la capacidad de la empresa es la
suficiente para atender la demanda propia mas los servicios contratados de maquila, estableciendo
programas de producción eficientes.

El sistema deberá contemplar el inventario de materias primas (Carbón), y producto terminado

teniendo en cuenta los pronósticos de demanda, tipo de producto fabricado, tiempos de entrega y
cantidades de stock de seguridad. Esto permitirá optimizar el espacio de almacenamiento en los
patios generando un mayor nivel de flujo y rotación apropiada del producto.

En lo que refiere a la planificación de transporte el sistema debe permitir dar seguimiento alas
ordenes de pedido, midiendo el nivel se servicio en lo referente a capacidad y tiempos de entrega.
Además, deberá incorporar seguimiento satelital de los vehículos con el fin de tener reportes reales
del estado de los envíos.
Sistema de ejecución de la cadena de suministro y sus funcionalidades.

El sistema apropiado para Yilcoque es un sistema de control de almacenes, este sistema permitirá
asegurar que la cantidad de inventario sea la correcta, este sistema involucrara las actividades de
recepción de la materia prima y la verificación de la calidad de la misma, ingreso al inventario de
las cantidades de materia prima disponible, planificación de las ordenes de fabricación,
recolección de datos de la calidad de producto terminado, recolección de datos de inventario de
producto terminado, permitirá tener un control sobre el desperdicio de material en las tareas de
cargue en los vehículos, por ultimo deberá incorporar un control sobre las cantidades que se
despachan en los vehículos de carga y las cantidades que ingresan a puerto.

La funcionalidad de este sistema es el aumento de la precisión y fiabilidad de todos los dantos

que se generan en la cadena de suministro, estos datos estarán disponibles en tiempo real lo que
permite a los directivos poder tomar decisiones a tiempo en casos donde se puedan presentar
retrasos de producción, abastecimiento y de stock.

Como estos dos sistemas de información brindan crecimiento a la cadena de valor y permiten
la toma de decisiones en YILCOQUE

Al contar con información detallada es posible para la empresa realizar una planeación mas
detallada, aumentar su rentabilidad y optimización de recursos, haciéndola mas competitiva en el
sector.

El tener información precisa permite evaluar cada proceso y el desempeño de los mismos
información que todo administrador requiere para tomar decisiones correctas y evaluar sus planea
de acción.
En el impacto positivo que pueden generar en la satisfacción al cliente por asegurar la trazabilidad
del producto terminado, ofrecer calidad en los procesos y garantizar tiempos de respuesta mas
confiables generan crecimiento a la cadena de valor de Yilcoque.
Boceto de descripción del sistema ERP

Un buen sistema ERP para YILCOQUE debe ofrecer lo siguiente:

1. Aplicaciones firmemente integradas con los costos, que manejen la planeación agregada como
base
2. Soporte local para consultoría e implementación, lo cual es crítico en tanto que las PYME, por
lo general, no cuentan con suficientes recursos técnicos.
3. Calcular los consumos de servicios públicos dependiendo del plan de producción planeado.
4. Cuarto, Facilidades para modificar el horizonte de planeación de producción a un día.
5. Generación de informes gráficos de fácil comprensión.
6. Control de producción por operaciones que informe las bajas de producto y, por último
7. Opciones para mantener un seguimiento constante a la materia prima y sus rendimientos.
Boceto de integración de los hilos conductores en el ERP

INSTALACIONES

• BODEGA

La empresa cuenta con una capacidad de almacenamiento de materia prima y de coque en los patios
de almacenamiento, este se entrelaza con la generación de información para inventario disponible. Y
de espacios disponible para almacenamiento de producto terminado y espacio para recepción de
aprovisionamiento. El método de almacenamiento será por lotes de trabajo en toneladas.

• HORNOS DE PRODUCCIÓN

La capacidad de los hornos es de 160 mil toneladas anuales, esta instalación se entrelaza con
información de ordenes a producir y de cantidad de producto fabricado.

INVENTARIO
El inventario nos permite asegurar la operación, se debe establecer información de inventario
promedio que satisfacen la demanda en el menor tiempo posible. Se debe establecer los tamaños de
lote en toneladas para así minimizar los costos de mantener el producto o la materia prima en los
patios de almacenamiento.

Se debe establecer un inventario de seguridad que permita una previsión en caso de demandas
inesperadas, para poder suplir al cliente y que el no deba buscar el producto en la competencia, se
debe encontrar el punto de equilibrio entre escasez y exceso.

TRANSPORTE
El medio de transporte es en camiones de carga que llevan el producto a puerto para su exportación,
el sistema de información debe controlar la información del producto terminado, el sistema de
gestión de transporte debe permitir organizar la distribución, el ruteo y tiempos de entrega.

INFORMACIÓN
el tipo de proceso productivo que hay en el YILCOQUE es de producción bajo pedido, por tanto,
de debe manejar la información de las ordenes de compra de producto para así generar las
ordenes de producción y el cruce con inventario.

Es por ello por lo que se requiere el uso de sistemas de información sugeridos como un SCM
para coordinar todos los elementos de la cadena de valor.

APROVISIONAMIENTO
El aprovisionamiento de materia prima que es el carbón se da mediante ordenes de pedido al
proveedor, estas ordenes se generan estimando el inventario de materia prima disponible,
capacidad para recibir la materia prima, y el pronostico de la demanda; toda esta información
hace parte del sistema de información.

PRECIO
El sistema de información permitirá a la empresa fijar un precio fijo, al poder identificar los
costos reales de producción, almacenamiento y gestión administrativa. El precio fijo es por viaje
de producto terminado COQUE.

CONCLUSIONES

La implementación de un sistema ERP que agrupe todas las áreas de las empresas, es una decisión
que se debe tomar en pro de mantenerse competitivo en el mercado, el obtener información y
gestionarla de manera eficaz permite aumentar la cadena de valor de la empresa.

El caso de YILCOQUE que es una empresa que tiene asegurada una demanda por su único cliente
no debe ser motivo para no buscar reforzar sus sistemas de información, ya que esto permite llevar
un control mas exhaustivo de la información de todos los procesos de la empresa.

Implantar un proyecto ERP que involucra a toda la organización, es un riesgo que las empresas
tienen que enfrentar si desean continuar en el mercado, puesto que cada día la toma de decisiones
debe hacerse de manera ágil y con base en información confiable de los diferentes procesos de la
compañía.

Hay muchas razones para implementaciones de un sistema de ERP exitosas como proyectos
fallidos. Sin embargo, el éxito a menudo parece medirse por si el proyecto llegó a tiempo y por
debajo del presupuesto. Considerando que, la utilización completa del sistema para lograr mejores
prácticas comerciales parece ignorarse. Se deben desarrollar y estandarizar medidas de desempeño
para brindar a las organizaciones una imagen más clara de los beneficios derivados de la
implementación de la planificación de recursos empresariales.

Como recomendaciones para la implementación de un sistema ERP se deben establecer los

procesos comerciales antes de seleccionar el software,
Dote al equipo del proyecto con miembros de la comunidad de usuarios además del personal de
TI, desarrolle un plan de implementación y cúmplalo.

Es importante la capacitación a los usuarios a fondo sobre los cambios del proceso y el flujo de
información además del software real. Y tener presente que el proyecto no termina con la puesta
en marcha, sino que debe supervisarse continuamente.