Elaboración de Un Plan de Calidad

Asignatura Datos del alumno Fecha
Gestión de la Calidad, Apellidos: Montenegro Montilla

07/02/2021
Riesgos y Evaluación Nombre: John Antonio
Trabajo: Elaboración de un plan de calidad
A nivel de proyectos, la planificación de la calidad es una actividad que genera un

documento denominado plan de calidad. Este define una serie de normas para la
organización diaria del trabajo, que incluye los procedimientos a aplicar, los
mecanismos para los informes, la organización de las reuniones y la preparación de
la documentación a entregar al cliente o al promotor del proyecto. El plan contiene
además la descripción de los procesos para la realización de los entregables, la cual
contiene los procedimientos para la revisión interna y los criterios de calidad en base
a los cuales el entregable será evaluado. También ha de tenerse la gestión de los
riesgos del proyecto, entendida como la definición de los procesos necesarios para
identificar, analizar, dar respuesta y controlar los posibles eventos indeseados que
puedan ocurrir durante el transcurso del mismo.
Entre los elementos que se han visto en la asignatura, en esta actividad se solicita que
elabores los siguientes contenidos para confeccionar el plan de calidad del proyecto
que escogiste en la actividad anterior (o para cualquier otro proyecto concreto, ya
sea real o ficticio):
SOLUCION
 Procesos contractuales: interacciones con el promotor o cliente del proyecto.
Criterios de contratación, ejecución y control de compras y
contratos.
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
Las acciones para tener en cuenta en la gestión de adquisiciones

establecidos por el proyecto son:
• El proceso de adquisición de bienes/servicios se realizará mediante

licitación pública.
Gestión de la Calidad, Riesgos y Evaluación

1
Tema 4. Actividades
07/02/2021
• El documento de RFP será elaborado por la gerencia de operaciones

con apoyo del equipo del proyecto y las áreas jurídica y administrativa
de la empresa.
• En la etapa de consultas, la resolución de las mismas deberá ser
procesadas por el equipo de proyecto dentro de los plazos
especificados en el documento de RFP.
• El responsable de la elaboración de los contratos será el Área de
Contratos de la empresa, quienes deberán recibir todos los
documentos resultados del proceso de convocatoria y concurso
(propuestas, actas etc.), manejado por al Área de Adquisiciones.
• El Contrato deberá en lo posible estar de acuerdo con el proyecto de
Contrato que se adjuntó en RFP en la etapa de concurso y que todos
los proveedores tuvieron en su. En caso sea necesario y se justifique
se agregarán las cláusulas que sean necesarias.
• El proceso de entrega de propuestas por parte de los proveedores se
debe realizar en dos sobres sellados, uno que contenga las repuestas
punto a punto del documento de RFP, y el segundo con la oferta
comercial del bien/servicio.
• La evaluación de la propuesta técnica será realizada por parte de la
gerencia de operaciones con apoyo del equipo del proyecto. Al final
del proceso se publicará un formato con el resultado de la respectiva
evaluación.
• La evaluación de la propuesta comercial será realizada por el área
encargada de las adquisiciones con acompañamiento del sponsor del

proyecto y de la gerencia general de la empresa.
• La empresa se reserva el derecho de contactar a los dos primeros
proveedores más opcionados para realizar una ronda adicional de
negociación si es requerido.

2
Tema 4. Actividades
07/02/2021
• El Contrato deberá ser revisado tanto por el Gerente de Proyecto.

• Luego de seleccionado el contratista se comunicará al postor ganador
otorgándole un plazo máximo de diez (10) hábiles para que presente
los documentos requeridos y se proceda con la suscripción del
contrato.
Finalizado el proceso de suscripción del contrato, se procederá a generar un

acta de inicio formal del contrato de bienes/servicios el cual vendrá
acompañado por un cronograma detallado de trabajos
 Organización y responsabilidades: estructura organizativa del proyecto,

principales roles y responsabilidades.
Definición de Roles, Responsabilidades y Competencias del equipo.

Con la finalidad de cumplir con los objetivos trazados, se establecen los
siguientes roles y responsabilidades dentro del equipo del proyecto:
Patrocinador del proyecto.
Es la persona que patrocina el proyecto, es el principal interesado en el éxito
del proyecto, y por tanto la persona que apoya, soporta, y defiende el proyecto.
En términos generales tiene las siguientes responsabilidades:
• Participar de manera activa durante el desarrollo de las diferentes etapas del

proyecto.
• Aprobar los documentos del Project Charter, Scope Statement, plan para la
dirección del proyecto y el cierre del proyecto.

• Revisar los Informes quincenales de desempeño del proyecto.
• Revisar el Informe Final.
• Mantener comunicación directa con la gerencia general.

3
Tema 4. Actividades
07/02/2021
• Asegurar la disponibilidad de los diferentes recursos requeridos para el

proyecto.
• Designar y empoderar al gerente de proyectos.
• Ayudar en la solución de problemas y obstáculos del proyecto.
Gerente del Proyectos.
Es la persona designada por el sponsor y apoyado por la gerencia general,

encargado de asegurar el cumplimiento de los objetivos del proyecto en
alcance, tiempo y costo. Las responsabilidades definidas en el rol son:
• Preparar el plan del proyecto.

• Planificar el trabajo.
• Asignar responsabilidades a los miembros del equipo del proyecto.

• Asegurar la obtención de resultados.
• Revisión y Aprobación de Entregables Parciales y finales.
• Realizar seguimiento a la ejecución de los paquetes de trabajo definidos
en el cronograma del proyecto.
• Realización y presentación de informes de desempeño a la alta gerencia.
• Garantizar el correcto desarrollo, desempeño y aprovechamiento de los
recursos asignados al proyecto.
• Hacer adecuado seguimiento al cumplimiento de los contratos definidos
con proveedores de servicios.
• Manejar de manera adecuada los planes de comunicaciones definidos en el

proyecto.

4
Tema 4. Actividades
07/02/2021
Equipo del Proyecto.

Personas designadas para realizar las tareas del trabajo, dentro de lo
establecido en costos, alcance y tiempo. Las responsabilidades del equipo del
proyecto son:
• Ejecutar las tareas asignadas al equipo del proyecto.
• Reportar los avances o inconvenientes de las tareas ejecutadas por el
equipo del proyecto.
Otros niveles incluidos dentro del organigrama

Profesionales universitarios encargados de ejecutar las tareas del proyecto que
permitan el cumplimiento de los objetivos del proyecto dentro de los límites de,
alcance tiempo y costo.
• Ejecutar las tareas asignadas por equipo del proyecto.
• Reportar los avances o inconvenientes de las tareas ejecutadas por el
equipo del proyecto.
En la tabla que se adjunta, se ilustran los perfiles y las competencias que

definidas para cada uno de los roles descritos.
ROL COMPETENCIAS REQUERIDAS

• Administrador de Empresas o Economistas con
estudios en Alta Gerencia, preferiblemente con Postgrado en
Gerencia Estratégica.
Patrocinador • 5 años de experiencia en juntas directivas en
del proyecto organizaciones del sector financiero.
• Altos conocimientos en control de costos y
presupuestos.
• Conocimiento acerca de la normativa vigente aplicable a
proveedores de infraestructura del sector Financiero.

5
Tema 4. Actividades
07/02/2021
• Ingeniero en electrónica, Telecomunicaciones, Sistemas o

carreras afines, con especialización en gerencia de proyectos
bajo los lineamientos del PMI. Deseable contar con la
Gerente del certificación PMP.
proyecto • 5 años de experiencia en gerencia de proyectos de tecnologías
de la información.
• Deseable que cuente con certificación IITIL v3.
• Altos conocimientos en manejo de control de costos y
presupuestos.
• Proactivo, con habilidades de trabajo en equipo y bajo
presión. Manejo de conflictos, líder.
• Ingeniero en electrónica, Telecomunicaciones, Sistemas o
carreras afines, con mínimo 2 años de experiencia de trabajo
en diseño, puesta en operación, administración y operación
Equipo del de centros de cómputo.
proyecto • Amplios conocimientos en sistemas de información,
servidores, tecnologías de virtualización, soporte de bases de
datos, equipos, arreglos de servidores.
• Alta orientación al logro.
• Orientado a trabajo en equipo y dispuesto a trabajo bajo
presión
Competencias Requeridas
Matriz de Asignación de Responsabilidades (RACI)

Roles / Responsabilidades: R: Responsable, A: Aprobador, C: Consultado, I:
Informado.
Actividad Roles / Responsabilidades
Patrocinador
Operaciones
Gerente de
Analista de
tecnología
Secretaria
Actividad.
Auditoría
Gerente
General
Cámara
general
Interna
PMO
ID
Actividad
1 Preliminares
2 Inicio R R R
3 Realizar un RFC (Request for Comments) A R R R
Definición de criterios de evaluación de

4 R R R C I
Gerencia
Realizar el documento Invitación Licitación
5 A R R R
de proveedores
Documento de invitación - licitación
6 A R R C R
proveedores
7 Selección y evaluación
8 Seleccionar Invitados A R R C I
9 Enviar invitaciones a los interesados A R R C I

6
Tema 4. Actividades
07/02/2021
10 Recibir Propuestas proveedores A R R C I

Realizar Cuadro comparativo de
11 A R C I
propuestas
12 Cuadro comparativo de propuestas A R C I
13 Visita a los proveedores A R R C I
14 Reunión de aclaraciones A R R C I
15 Adenda sobre aclaraciones A R R C I
Recibir nuevamente propuestas corregidas
16 A R C I
proveedores
Complementar y modificar cuadro
17 A R R C I
comparativo
Cuadro comparativo modificado de
18 A R C I
propuestas
19 Adjudicación
20 Acta de adjudicación A R C I
Realizar el Contrato a proveedor
21 A R R C I
seleccionado
22 Contrato A R R C I
23 Recibir pólizas A R R C I
24 Finalización Fase I A R R
25 Fase II
26 Planeación de la ejecución
Cronograma de la ejecución - afinamiento y
27 A R
discusión
28 Cronograma A C C C C R
Realizar el Presupuesto definitivo de la
29 A I I I I R
ejecución
30 Presupuesto A C C C C R
31 Realizar el Plan gestión Calidad A C C C C R
32 Plan gestión Calidad A C C C C R
33 Realizar el Plan Adquisiciones A C C C C R
34 Plan de Adquisiciones A C C C C R
35 Finalización Fase II
36 Fase III
37 Implementación
38 Aceptación del servicio
39 Entrega A R R C I
40 Tramitar Acta de entrega del servicio A R R C I
41 Acta entrega servicio A R R C I
42 Cierre A C C C C R
43 Fase Seguimiento
44 Seguimiento I I R I I I
Matriz RACI

7
Tema 4. Actividades
07/02/2021
 Comunicaciones y colaboración: medios de comunicación, plataformas de

colaboración y reuniones.
Plan de Gestión de las Comunicaciones
El plan de Gestión de Comunicaciones definido por la ESAP y el Contratista identifica

los procesos involucrados para la generación, recopilación, distribución y posterior
disposición que llevará la información del proyecto a cada una de las partes
interesadas.
Sistema de información de comunicaciones
Existe la necesidad de una comunicación fluida y accesible entre todos los

componentes del equipo de proyecto. De acuerdo con el interés del cliente,
se debe proporcionar unos entregables de manera que satisfaga al máximo
sus necesidades. La información que debe ser comunicada será toda
aquella que aporte valor a la consecución de los objetivos del proyecto. El
contenido se adaptará a las necesidades del proyecto en cada fase,
utilizando todas las herramientas disponibles que puedan ayudar a que el
mismo sea de alta calidad.
Las necesidades y expectativas de comunicación que se han identificado

son las siguientes:
INTERESADO NECESIDADES Y EXPECTATIVAS

Informe de avance de ejecución del proyecto,
Gerente General resultado de indicadores de cumplimiento en alcance,
de la empresa tiempo y costo, análisis de curva S, plan de
recuperación, riesgos identificados en el proyecto
Informe de avance de ejecución del proyecto,
Gerente de resultado de indicadores de cumplimiento en alcance,
Operaciones tiempo y costo, análisis de curva S, plan de
recuperación, riesgos identificados en el proyecto.
Gerencia de operaciones y Avances del proyecto, solicitudes de cambio, ejecución
Analistas de sistemas y de tareas y actividades asignadas en el cronograma
Operaciones del proyecto, auditorias, interventorías, asesorías

Informe de avance de ejecución del proyecto, riesgos
Sistema de Gestión Integral identificados en el proyecto, informe consolidado de
de Riesgos desempeño del proyecto, Cambios realizados en el
Proyecto
Proveedor de Contratos, Entregables de avance y Conformidades de
servicios revisión.

8
Tema 4. Actividades
07/02/2021
Secretaría General,
Solicitudes de compras de materiales, equipos y
Asistente Administrativo,
contrato de servicios, avances en las adquisiciones.
Analista de Tecnología
Avances del Proyecto, Métricas de Calidad,
Equipo del
Cronogramas, alcance, Tiempo, Costo, Solicitudes de
Proyecto
Cambio, Auditorías de Calidad.
Superintendencia Financiera de Colombia, Revisoría
Gobierno Local
Fiscal y Auditoría Interna.
Informe de avance de ejecución del proyecto, riesgos
identificados en el proyecto, informe consolidado de
Junta Directiva
desempeño del proyecto, Cambios realizados en el
Proyecto
Los canales de comunicación que se han identificado son los siguientes:
Se cuenta con 9 interesados de comunicación que al aplicar la fórmula obtenemos:
N x (N-1)/2, donde N representa el número de interesados

9 x (9-1)/2 = 36 canales de comunicación
Necesidades y expectativas de comunicación.

9
Tema 4. Actividades
07/02/2021
Información que se requiere comunicar.
INFORMACION A FORMATO CONTENIDO

COMUNICAR
Descripción y justificación del Proyecto, alcance y
Documento
objetivos, requerimientos principales, riesgos
Acta de electrónico
generales, supuestos, restricciones. Resumen del
constitución en MS Word
Cronograma de Hitos.
del proyecto o Formato
Presupuesto Resumido, requerimientos de
PDF
aprobación del proyecto
1. Reporte de seguimiento del acta anterior,
revisión de avance de tareas y pendientes.
2. Avance de ejecución del cronograma a nivel 1 y 2.
3. Estado de avance real de ejecución del proyecto a
través de la curva S.
4. Reporte de estado: Mediciones del desempeño
del trabajo, donde se incluirán las variaciones
definidas y los índices de desempeño del
cronograma (SPI) y de los costos (CPI). Incluye
variaciones que podrá tener el presupuesto;
comparado con el planeado del proyecto.
Documento
Informe de 5. Estado de entregables a la fecha de corte de
elaborado en
desempeño informe.
PowerPoint
6. Listado de hitos realizados, y el estado de avance
de las actividades en ejecución a la fecha de
presentación del informe.
7. Análisis de estado de la ruta crítica
8. Plan de recuperación por actividad para corregir
las desviaciones y variaciones en la ejecución de las
actividades en tiempo y costo.
9. Seguimiento a riesgos identificados en el
proyecto.
10. Plan de recuperación general y lecciones
aprendidas.
Estado Actual del Proyecto
Seguimiento al Acta de
(Alcance, Tiempo, Costo y Calidad), indicadores,

proyecto y equipo seguimiento
problemas y riesgos identificados, solicitudes de
de en MS
cambio, acciones correctivas y recomendadas,
trabajo Word.
comentarios y observaciones.
Documento Porcentaje de avance de cada entregable del
Informe de
elaborado proveedor y los contratiempos que se suscitaron
Cumplimiento de
en MS Word por cada entregable

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Tema 4. Actividades
07/02/2021
Entregables del
Proveedor
Elaborado
Avance del Entregables, actividades, hitos, porcentajes de
en MS
Cronograma ejecución de tareas, etc.
Project
Agenda, participantes, objetivo de la Reunión,
Documento temas a Tratar, compromisos asumidos por las
Acta de Reunión elaborado partes o interesados con fechas, temas pendientes
en MS Word por definir o tratar en próxima reunión y fecha a
agendar para próxima reunión si es requerido.
Contratos y
acuerdos Documento
Oferta Final, Orden de Servicio,
firmados con elaborado
Contrato de Servicios, Acuerdos y Cláusulas.
proveedor/provee en MS Word
dores
Descripción de
roles y
Documento
responsabilidades Matriz RACI con detalle de todos
de MS Word
de todos los los involucrados en el proyecto
o MS Excel
interesados
en el proyecto
De acuerdo
Guías, formatos, al formato En general toda la informacional
procedimientos definido en adicional que requiera el proyecto.
la empresa
Información que se quiere comunicar
Responsables de la distribución de la información.
De acuerdo con el tipo de información que se requiera, siendo en la mayoría

de los casos el Gerente del Proyecto el responsable de manejar las
comunicaciones, o al personal de su equipo de trabajo a quien este delegue.
Personas que recibirán la información.
La información se transmitirá de la manera más adecuada para todos los

interesados según la Matriz de Comunicaciones.

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Tema 4. Actividades
07/02/2021
Restricciones del a comunicación.
Dentro de las restricciones de comunicaciones que tenemos identificadas en

el proyecto tenemos:
• Las comunicaciones con la gerencia general/directivas de la empresa

deberán ser formales y escritas aprobadas por el Gerente de
Proyecto.
• La comunicación electrónica deberá ser únicamente realizada con los
correos electrónicos de la organización. No utilizar correos
electrónicos personales.
• La información del proyecto no deberá ser utilizada para fines
personales.
• Las comunicaciones con el proveedor serán realizadas a través del
canal autorizado por la empresa y por el gerente de proyectos. Esto
es necesario para mantener unanimidad en la información y posición
de la empresa frente a los compromisos/responsabilidades adquiridos
con el proveedor.
• Las comunicaciones electrónicas deberán copiar únicamente a los
responsables o interesados del tema a tratar.
• Las comunicaciones a través de herramientas de mensajería
instantánea como WhatsApp; se constituyen en herramientas de
apoyo para el grupo de trabajo del proyecto, pero en ningún caso se
debe convertir en un método de comunicación formal.
Métodos o tecnologías para transmitir la información.
Dependiendo de la dimensión de la comunicación con cada uno de los

interesados, se establecerá un método de comunicación, para este proyecto
los métodos permitidos son:
• Memorando: Documento o solicitud de información dirigido de manera

personalizada.
• Correo Electrónico corporativo
• Informe físico, presentaciones formales.
•.,Reuniones o Talleres: de tipo formal o informal que pueden ser

presenciales o vía Teams entre los miembros del equipo,
reuniones con los proveedores, reuniones con las áreas de ingeniería,
reuniones con la gerencia general, etc.
• Mensajería instantánea vía WhatsApp entre los miembros del equipo
de proyecto.

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Tema 4. Actividades
07/02/2021
A continuación, se describen en detalle los lineamientos para tener en

cuenta durante la realización de las reuniones de trabajo requeridas en el
proyecto, al igual que los tipos de metodologías de comunicación a usar
mediante el uso del correo electrónico y la presentación de informes.
Reuniones:
• las reuniones internas tendrán su moderador y quedará constancia de

los puntos clave en un acta de reunión, en donde se publicarán los
acuerdos aprobados con sus respectivos responsables, y plazo de
cumplimiento.
• Las reuniones con el proveedor de servicios se ajustarán de acuerdo
con el plan de actividades definidas en el cronograma del proyecto o
si alguna condición extraordinaria o crítica para el proyecto así lo
requiera. Pueden variar en frecuencia e intensidad en las diferentes
fases del proyecto. A estas reuniones serán convocados el Gerente
del Proyecto cuando se requerido, los integrantes de equipo de
trabajo, expertos e invitados que puedan aportar elementos nuevos
o mejoras a la fase que se esté debatiendo, y que sea de especial
interés para todo el equipo de proyecto.
• Para el caso de las reuniones programadas vía Teams/Skype, en

donde se estén tratando temas críticos o toma de decisiones para el
proyecto; se realizará la grabación de la reunión con apoyo de los
medios tecnológicos con los que cuenta la empresa. Es importante
anunciar al auditorio que se estará grabando el contenido de la
reunión.
Email:
Los interesados podrán enviar y recibir consultas uno a uno o por difusión
desde el entorno de grupo de trabajo. Los siguientes documentos serán
comunicados vía mail de manera formal:
• Informe de desempeño de la semana.

METODO DE COMUNICACIÓN A UTILIZAR: TIPO PUSH para todos

los interesados.
• Actas de reuniones semanales.
Las actas de reuniones serán compartidas a los interesados vía

correo electrónico. METODO DE COMUNICACIÓN A UTILIZAR:

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Tema 4. Actividades
07/02/2021
TIPO PUSH para todos los interesados.
Adicionalmente serán publicadas en un repositorio de información del

proyecto publicado en la intranet de la empresa para su consulta, y
para ingresar al resumen de tareas pendientes por realizar.
METODO DE COMUNICACIÓN A UTILIZAR: TIPO PULL para todos

los interesados
Informes.
Todos los documentos publicados seguirán la normativa de calidad
correspondiente, y deberán quedar registrados, en el registro de documentos
del proyecto.
Frecuencia de la comunicación.
La frecuencia de comunicación depende del canal de comunicación y los

acuerdos de avance o presentación de informes definidos en el cronograma
del proyecto. De acuerdo con ello, la comunicación podrá ser diaria,
semanal, quincenal o mensual.
Para las comunicaciones internas se define un día para la confirmación de la

lectura y/o aceptación de la información enviada. Para el caso de las
comunicaciones dirigidas a la gerencia general/directivas en donde no se
tenga el acuse de recibo/aceptación de la información en el tiempo
estipulado; será necesario realizar el respectivo seguimiento vía
telefónica/presencial para asegurar su entrega.
En los casos de comunicación externa el tiempo de confirmación de

respuesta dependerá de los contratos establecidos o acuerdos con los
proveedores.
Resolución de controversias o fallas en la comunicación.
Cuando se presente un incidente/controversia o falla en la comunicación

entre los miembros del equipo del proyecto y los demás interesados, y que
no puede ser resuelto de manera inmediata se seguirá el siguiente flujo de
actividades
1. En primera instancia será tratada de resolver por el Gerente del
Proyecto y el Equipo de Gestión de Proyecto.
2. En segunda instancia será tratada de resolver por el Gerente de

Proyectos de la empresa en conjunto con el Gerente del Proyecto

14
Tema 4. Actividades
07/02/2021
designado por el proveedor (en el caso que la controversia o falla se

tenga con el proveedor de servicios), y los miembros pertinentes del
proyecto, utilizando la negociación y/o la solución de conflictos.
3. En última instancia será resuelta por el Sponsor.

Se hace necesario evaluar el nivel de impacto y criticidad del incidente o falla
presentado, con el propósito de resolverlo lo más pronto posible y evitar
cualquier retraso en la ejecución y avance del proyecto. El Gerente del
Proyecto asumirá esta responsabilidad inmediatamente se conozca la
incidencia.
En el contrato se especifica que en caso de no haber acuerdo entre las

partes, las mismas se someten al tribunal de arbitramento de Cundinamarca
para la resolución de conflictos.
Metodología para actualizar el plan de comunicaciones.

El Plan de Gestión de las Comunicaciones, se analizará mensualmente en
una de las reuniones semanales, y se determinara si es necesario crear
nuevos canales de comunicación a los ya existentes. De igual manera, será
susceptible debe ser actualizado durante el transcurso del proyecto cada vez
que:
• Se detecten posibles mejoras en la distribución de la información para

que esté a disposición de los interesados de manera oportuna.
• Cuando se identifiquen nuevos requisitos de información no
considerados en el plan original.
• Personas que ingresan o salen del proyecto.
• Cambios en las asignaciones de personas a roles del proyecto.
• Quejas, sugerencias, comentarios o evidencias de requerimientos de
información no atendidos o no satisfechos.
• Se tenga evidencias de deficiencias de comunicación.
El Gerente del Proyecto será el encargado de realizar el análisis respectivo,

y validar si es requerido o no proceder a realizar la actualización o no del
Plan de Gestión de Comunicaciones; siguiendo la siguiente metodología:
1. Identificar la causa del cambio.

2. Evaluar el impacto a nivel de la matriz de comunicaciones.
3. Plantear las acciones a tomar.
4. Definir la solución junto al equipo de gestión del proyecto.
5. Actualizar la documentación pertinente.
6. Comunicarlo a todo el equipo del proyecto e interesados.

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Tema 4. Actividades
07/02/2021
Matriz de Comunicaciones.
La siguiente es la matriz de comunicaciones del proyecto.
ACTIVIDAD FORMA RESPONSABLE FRECUENCIA AUDIENCIA

Gerente General y
Gerente de Gerente
Presencial y Mensual,
Informe de avance Proyecto, de Proyectos, Sistema de
documentado quincenal
Contratista Gestión Integral de
Riesgo
Gerente General y
Gerente de Gerente
Avance del Presencial y Mensual,
Proyecto, de Proyectos, Sistema de
Cronograma documentado quincenal
Contratista Gestión Integral de
Riesgo
Gerente General,
Seguimiento al Asistente
Presencial y Gerente de Proyectos,
proyecto y Administrativo, Semanal
correo oficina técnica
equipo de trabajo Analista de
tecnología
Gerente de
Seguimiento de Gerente General
Presencial y Proyecto, Sistema
riesgos y A solicitud Auditoría Interna
correo de Gestión
problemas Gerente de Operaciones
Integral de Riesgo
Gerente General y
Gerente
Presencial y
Gerente de de Proyectos, Sistema de
Charlas informativas boletines Mensual
Proyecto Gestión Integral de
informativos
Riesgo,
Personal de la Cámara
Gerente de
Reunión de alto nivel Presencial y Proyecto, Gobierno local
(GP documentado Gerente General, A solicitud (Superintendencia
Y Gobierno local) mediante Acta Secretaría Financiera de Colombia)
General
Gerente de
Reunión de alto nivel Presencial y Proyecto,
(GP documentado Gerente General, A solicitud Junta Directiva
y Entidades públicas) mediante Acta Secretaría
General

16
Tema 4. Actividades
07/02/2021
Gerente del
Proyecto,
Informe de Gerente del
Presencial y
Cumplimiento Proyecto
documentado Quincenal Equipo de proyecto
de Entregables del del proveedor,
mediante acta
Proveedor Secretaría
General, Analista
de Tecnología
Gerente de
Presencial y Proyecto,
Entrega de informe
documentado Gerente de 1 vez Gerente General
final
mediante acta Proyecto
proveedor
Matriz de Comunicaciones
 Gestión de documentos: producción y control de documentos.

Información que se requiere comunicar.
INFORMACION A FORMATO CONTENIDO

COMUNICAR
Descripción y justificación del Proyecto, alcance y
Documento
objetivos, requerimientos principales, riesgos
Acta de electrónico
generales, supuestos, restricciones. Resumen del
constitución en MS Word
Cronograma de Hitos.
del proyecto o Formato
Presupuesto Resumido, requerimientos de
PDF
aprobación del proyecto
1. Reporte de seguimiento del acta anterior,
revisión de avance de tareas y pendientes.
2. Avance de ejecución del cronograma a nivel 1 y 2.
3. Estado de avance real de ejecución del proyecto a
través de la curva S.
4. Reporte de estado: Mediciones del desempeño
Documento del trabajo, donde se incluirán las variaciones
Informe de
elaborado en definidas y los índices de desempeño del
desempeño
PowerPoint cronograma (SPI) y de los costos (CPI). Incluye

variaciones que podrá tener el presupuesto;
comparado con el planeado del proyecto.
5. Estado de entregables a la fecha de corte de
informe.
6. Listado de hitos realizados, y el estado de avance
de las actividades en ejecución a la fecha de

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Tema 4. Actividades
07/02/2021
presentación del informe.

7. Análisis de estado de la ruta crítica
8. Plan de recuperación por actividad para corregir
las desviaciones y variaciones en la ejecución de las
actividades en tiempo y costo.
9. Seguimiento a riesgos identificados en el
proyecto.
10. Plan de recuperación general y lecciones
aprendidas.
Estado Actual del Proyecto
Seguimiento al Acta de
(Alcance, Tiempo, Costo y Calidad), indicadores,
proyecto y equipo seguimiento
problemas y riesgos identificados, solicitudes de
de en MS
cambio, acciones correctivas y recomendadas,
trabajo Word.
comentarios y observaciones.
Informe de
Documento Porcentaje de avance de cada entregable del
Cumplimiento de
elaborado proveedor y los contratiempos que se suscitaron
Entregables del
en MS Word por cada entregable
Proveedor
Elaborado
Avance del Entregables, actividades, hitos, porcentajes de
en MS
Cronograma ejecución de tareas, etc.
Project
Agenda, participantes, objetivo de la Reunión,
Documento temas a Tratar, compromisos asumidos por las
Acta de Reunión elaborado partes o interesados con fechas, temas pendientes
en MS Word por definir o tratar en próxima reunión y fecha a
agendar para próxima reunión si es requerido.
Contratos y
acuerdos Documento
Oferta Final, Orden de Servicio,
firmados con elaborado
Contrato de Servicios, Acuerdos y Cláusulas.
proveedor/provee en MS Word
dores
Descripción de
roles y
Documento
responsabilidades Matriz RACI con detalle de todos
de MS Word
de todos los los involucrados en el proyecto
o MS Excel
interesados
en el proyecto
De acuerdo
Guías, formatos, al formato En general toda la informacional
procedimientos definido en adicional que requiera el proyecto.
la empresa
Información que se quiere comunicar

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Tema 4. Actividades
07/02/2021
 Revisión de entregables: criterios y proceso de revisión.
La revisión de entregables, también conocida como pasadizo, puede ser

aplicada a cualquiera de los entregables producidos por el proyecto. Por
ejemplo, el cronograma del proyecto puede pasar por una revisión de
entregable. Los requisitos de negocio que dan origen al proyecto pueden ser
revisados. Se puede aplicar un pasadizo al código de un programa, campañas
de mercadotecnia y documentos de investigación. Sin embargo, un pasadizo
no puede ser aplicado a productos tangibles como una nueva computadora,
los componentes de un avión, automóviles o ropa. Los siguientes procesos
pueden ser usados para planificar y sostener revisiones formales de
entregables.
Rol Revisión formal de entregables
1 Gerente Determinar quiénes serán los participantes apropiados en el proceso de revisión

de
Se debe tratar de incluir solo a aquellas personas que pueden contribuir
proyecto
significativamente al proceso de revisión. Entre más gente participe en la revisión, es
más probable que este proceso tome más tiempo. Las revisiones de entregables son
actividades de control de calidad ya que están enfocadas en el entregable mismo. Por lo
tanto, los participantes en las reuniones de revisión deben ser expertos en la material
en que el entregable está siendo revisado. Los participantes son comúnmente
compañeros de la persona que creó el entregable.
2 Equipo (Opcional) Definición de criterios respecto a cuando consideramos completo y correcto

de a un entregable
proyecto
El equipo de revisión puede definir provisionalmente criterios de finalización y exactitud
para el entregable que está bajo revisión. Los criterios provisionales son útiles debido a
que el equipo de revisión sabe de antemano que no se van a cumplir plenamente esos
criterios y se pueden ir preparando para realizar múltiples revisiones antes de que el
entregable sea finalizado.
3 Revisado Enviar el material a revisar antes de la junta

De ser posible, enviar anticipadamente el material a revisar en una junta. Hay
situaciones en donde esto no es factible, pero cuando sea posible, esta acción puede
agilizar la junta de revisión.
4 Evaluado, Conducir la revisión

Equipo

19
Tema 4. Actividades
07/02/2021
de
La(s) persona(s) que crearon el entregable deben describir el trabajo de manera lógica,
revisión
respondiendo las preguntas de los participantes en el momento en que estas surgen. Es
preciso mantener los siguientes principios para reuniones de revisión en mente:
• Trate de sostener la revisión en una hora o menos. Si el producto es muy

grande como para ser revisado en una hora, considere la posibilidad de
descomponerlo en partes más pequeñas que puedan sujetarse a este principio.
• Durante la revisión, los participantes pueden tener preguntas, expresar
preocupaciones y ofrecer sugerencias. Si algún tema se vuelve complicado, no
necesariamente tiene que ser resuelto durante esta sesión. Se deben tomar y
atender por separado. Además, puede no llegarse a un consenso. De ser
necesario, el consenso o bien una aceptación puede manejarse fuera de la
reunión.
• En muchos casos, el equipo de la revisión encontrará errores en los
entregables. En otros casos, el equipo de revisión puede ofrecer las opiniones o
las sugerencias que pueden o pueden no necesitar ser seguidas. Cuando se da
la retroalimentación, debe dejar claro si el miembro de la revisión está
descubriendo un error que deba ser tratado o si está ofreciendo una sugerencia
que pueda seguirse.
• No tome personalmente los comentarios que surgen de la revisión. La revisión
es hacia el producto, no hacia la persona que desarrollo el producto. Por
ejemplo, en vez de decir que el autor incurrió en un error, el revisor puede
precisar un error en el entregable. En lugar de decir que el autor fue
descuidado, el revisor puede simplemente señalar las áreas del entregable que
siente están descuidadas.
• En caso de existir incidentes con el autor o con el proceso del entregable,
deberán tratarse en una sesión separada.
• Mantenga una lista de acciones y compromisos presentados durante la
revisión.
5 Equipo Revisión de procesos

de
La revisión de entregables debe concentrarse en que su condición como producto
revisión
completo y correcto. Sin embargo, los revisores también deben validar que los procesos
estándar fueron usados para elaborar el entregable. Esto puede incluir la validación de
las plantillas adecuadas que se utilizaron, la validación de las aprobaciones correctas

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Tema 4. Actividades
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recibidas y el asegurarse que los entregables se elaboraron conforme a las políticas de la

organización. Este tipo de preguntas se relacionan con la garantía de la calidad, pero son
también preguntas válidas a plantear durante la revisión del entregable. La revisión
entonces va a validar que el entregable sea aceptado y que el proceso utilizado para su
elaboración fue aceptable.
6 Equipo Concluir la revisión. Determinar cómo se dieron los resultados de la sesión, usando
de alguna de las siguientes evaluaciones:
revisión
• Aprobado — El producto cumple todos los criterios de finalización y no será
necesario revisarlo nuevamente. Algunos cambios menores pueden ser
requeridos, pero no será necesaria una nueva revisión.
• Se requiere más trabajo — EL producto necesita reproceso para cumplir con
los criterios de terminación establecidos para la revisión. Es recomendable
documentar cualquier acción derivada de la reunión y reflejarla en el
Cronograma del Proyecto. Cuando un producto es rechazado durante la
revisión, típicamente requerirá una nueva revisión con los mismos criterios de
finalización, una vez que los cambios necesarios se hayan realizado.
7 Evaluado Comunicar los resultados de la revisión

Se debe asegurar que a todas las partes interesadas les sean entregados los resultados
de la revisión.
 Plantillas: acta de reunión, control de documentos y revisión de un entregable.

A continuación, se relacionan algunos documentos del proyecto, se adjuntan solo
algunos por tema de extensión y privacidad
Documento Adjunto
Acta de Reunión ✓
Contratos ×
Informe final ×
Informe de Cumplimiento ×
Informe de avance ✓

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Tema 4. Actividades
Página: 1 de 2
Informe técnico de avance sobre Código
F 004 DCI 004
proyecto
Versión 1
El informe técnico de avance debe ser radicado en la Oficina que lidera el proyecto.
Título del Proyecto
Dependencia Responsable
Director de Proyecto
Interventor
Contratista
Fecha de Inicio Día/mes/año Duración en meses Día/mes/año
Presupuesto aprobado $ Presupuesto ejecutado $
1. Reporte de avances según objetivos
Diligencie el cuadro siguiente para cada uno de los objetivos específicos del proyecto aprobado por la
Universidad, manteniendo el mismo enunciado del proyecto original. Detalle al máximo el resultado
obtenido y describa el producto desarrollado.
OBJETIVO % de
%
ESPECÍFICO: cumplimiento:
ANEXO SOPORTE
RESULTADO PRODUCTO DEL DESARROLLO
OBSERVACIONES
OBTENIDO (si aplica) Y OBTENCIÓN DE
RESULTADOS
2. Análisis de los resultados obtenidos
3. Estado de ejecución presupuestal
Vigilada Mineducación
Para el centro de costo o los centros de costo del proyecto, anexe reporte del sistema de
administración presupuestal a la fecha.
4. Relación de anexos
En esta sección liste cada uno de los anexos y soportes que acompañan el informe y su medio de
entrega o ubicación (impreso, CD, página web).
Director del Proyecto Firma Nombre
Interventor Firma Nombre

__________________________________
Contratista Firma Nombre

Formato Inspecciones.
Formato de pruebas de Calidad inicial:
FECHA Proveedor:
Ítem de Prueba Descripción Normal Alerta Peligro Formula Técnica Resultado
Firma Cliente Firma Contrtista

Formato de Inspecciones
ACTA DE REUNION EJECUTIVA
DOCUMENTOS DE REFERENCIA : DC-S-GC-02

Externo Asunto: Fecha:
Usuario Proceso
Interno Dependencia Hora Inicio: Hora Final:
TEMAS TRATADOS
FECHA DE
COMPROMISOS RESPONSABLES FIRMA
CUMPLIMIENTO
ASISTENTES
NOMBRES Y APELLIDOS CARGO DEPENDENCIA FIRMA NOMBRES Y APELLIDOS CARGO DEPENDENCIA FIRMA
Version formato: 02 Fecha de actualizacion: 11/12/2017 Pagina 1 de 1 Codigo: RE-S-GC-21

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Avance del Cronograma ×

Formato Inspecciones ✓
 Integración de los contenidos de la actividad anterior en el lugar correspondiente

para completar el plan de calidad del proyecto.
 Cumplimiento de los requisitos de formato y de extensión establecidos.
Dentro de los compromisos que asume la ESAP con este proyecto se incluye la
construcción de un Portal de Administración de los diferentes documentos creados en
cada fase según lo indica la metodología planteada, para lo que se hará uso de la
herramienta Microsoft Office SharePoint Server 2016. La cual servirá para la
administración, clasificación y versionamiento de documentos correspondientes a los
procesos de la organización. Con la aplicación de esta metodología se pretende
estandarizar los formatos de la documentación del proyecto.
Por ejemplo:
https://esapedu.sharepoint.com/:x:/s/InfraestructuraOSI/EW5NVQDn7Y1Hr8lOaBtl
5VcB61z9guVAnuP3IFZMF-gtiw?email=john.montenegro%40esap.edu.co&e=icjaHQ
https://esapedu.sharepoint.com/sites/InfraestructuraOSI
Objetivos
Con esta actividad podrás comprender y aplicar los conocimientos de la asignatura
en la confección de un plan de calidad para un proyecto concreto.

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Tema 4. Actividades
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Rúbrica
Trabajo:
Elaboración de Puntuación
un plan de máxima Peso
calidad Descripción (puntos) %
Criterio 1 Se redacta correctamente el apartado de
1 10 %
procesos contractuales.
Se redacta correctamente el apartado de la
Criterio 2 estructura organizativa y las 1 10 %
responsabilidades.
Se redacta correctamente el apartado de
Criterio 3 las comunicaciones y la colaboración, lo 1 10 %
que incluye a las reuniones.
Criterio 4 Se redacta correctamente el apartado de
1 10 %
control de los documentos.
Se redacta correctamente el apartado con
Criterio 5 los criterios y el proceso de revisión de los 1,5 15 %
entregables.
Se elaboran correctamente las siguientes
Criterio 6 plantillas: acta de reunión, control de los 1,5 15 %
documentos y revisión de los entregables.
Se integran correctamente los contenidos
Criterio 7 de la actividad anterior para conformar un
1 10 %
plan de calidad completo para el proyecto
escogido.
Ajuste de la extensión máxima y respeto
Criterio 8 del tamaño de la letra, la fuente y los 1 10 %
márgenes del documento.
Criterio 9 Estilo de redacción y ortografía correcta. 0,5 5%
Criterio 10 Bibliografía de consulta redactada de
0,5 5%
acuerdo a los criterios del formato APA.
10 100 %
Extensión máxima de la actividad: 30 páginas (incluida la bibliografía y los anexos),

fuente Calibri 12 e interlineado 1,5.

23
Tema 4. Actividades

Elaboración de Un Plan de Calidad

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Elaboración de Un Plan de Calidad

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Asignatura Datos del alumno Fecha

Gestión de la Calidad, Apellidos: Montenegro Montilla

Trabajo: Elaboración de un plan de calidad

A nivel de proyectos, la planificación de la calidad es una actividad que genera un

Las acciones para tener en cuenta en la gestión de adquisiciones

• El proceso de adquisición de bienes/servicios se realizará mediante

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• El documento de RFP será elaborado por la gerencia de operaciones

encargada de las adquisiciones con acompañamiento del sponsor del

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• El Contrato deberá ser revisado tanto por el Gerente de Proyecto.

Finalizado el proceso de suscripción del contrato, se procederá a generar un

 Organización y responsabilidades: estructura organizativa del proyecto,

Definición de Roles, Responsabilidades y Competencias del equipo.

• Participar de manera activa durante el desarrollo de las diferentes etapas del

dirección del proyecto y el cierre del proyecto.

Gestión de la Calidad, Riesgos y Evaluación

• Asegurar la disponibilidad de los diferentes recursos requeridos para el

Gerente del Proyectos.

Es la persona designada por el sponsor y apoyado por la gerencia general,

• Preparar el plan del proyecto.

• Asignar responsabilidades a los miembros del equipo del proyecto.

• Manejar de manera adecuada los planes de comunicaciones definidos en el

Gestión de la Calidad, Riesgos y Evaluación

Equipo del Proyecto.

Otros niveles incluidos dentro del organigrama

En la tabla que se adjunta, se ilustran los perfiles y las competencias que

ROL COMPETENCIAS REQUERIDAS

Gestión de la Calidad, Riesgos y Evaluación

• Ingeniero en electrónica, Telecomunicaciones, Sistemas o

Matriz de Asignación de Responsabilidades (RACI)

Definición de criterios de evaluación de

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10 Recibir Propuestas proveedores A R R C I

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El plan de Gestión de Comunicaciones definido por la ESAP y el Contratista identifica

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Las necesidades y expectativas de comunicación que se han identificado

INTERESADO NECESIDADES Y EXPECTATIVAS

Operaciones del proyecto, auditorias, interventorías, asesorías

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N x (N-1)/2, donde N representa el número de interesados

Gestión de la Calidad, Riesgos y Evaluación

Información que se requiere comunicar.

INFORMACION A FORMATO CONTENIDO

(Alcance, Tiempo, Costo y Calidad), indicadores,

Gestión de la Calidad, Riesgos y Evaluación

Responsables de la distribución de la información.

De acuerdo con el tipo de información que se requiera, siendo en la mayoría

Personas que recibirán la información.

La información se transmitirá de la manera más adecuada para todos los

interesados según la Matriz de Comunicaciones.

Gestión de la Calidad, Riesgos y Evaluación

Restricciones del a comunicación.

Dentro de las restricciones de comunicaciones que tenemos identificadas en

• Las comunicaciones con la gerencia general/directivas de la empresa

Métodos o tecnologías para transmitir la información.

Dependiendo de la dimensión de la comunicación con cada uno de los

• Memorando: Documento o solicitud de información dirigido de manera

•.,Reuniones o Talleres: de tipo formal o informal que pueden ser

Gestión de la Calidad, Riesgos y Evaluación