INFORME SOBRE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Aprendiz: Jesus Antonio Carrascal Beltrán

Recordemos:
La administración documental regula la función archivística en las empresas, formulando normas y
políticas para facilitar la gestión documental. Sabemos que la administración documental es una
función de mucha responsabilidad la cual busca la protección de las memorias empresariales o
institucionales de una manera correcta y transparente.

La Gestión Documental está definida según la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos como el
conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación, de igual manera, la Ley 594 de
2000 informa sobre la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas, en elaborar programas de gestión documental, independientemente del
soporte en que produzcan la información, para el cumplimiento de su cometido estatal, o del
objeto social para el que fueron creadas.

Se considera que los documentos son de vital importancia para el desarrollo de la entidad y
proporcionan la información adecuada para apoyar la eficiencia de la administración en la toma de
decisiones, la rendición de cuentas, etc., los documentos pueden ser usados como testimonios
confiables y precisos de las decisiones y las acciones que se han documentado, además, son
considerados como los principios del control de las necesidades fundamentales de un sistema de
gestión de calidad. De la estandarización de los procesos, la unificación de los conceptos a nivel
institucional y la trazabilidad de la gestión depende en gran medida el adecuado desarrollo de las
políticas de gestión documental.

Teniendo en cuenta el material de formación y los conocimientos adquiridos en el desarrollo del

curso, a continuación, relaciono cinco ejemplos con el paso a paso de cómo administrar los
documentos desde su originación hasta su disposición final:

DERECHOS DE PETICIÓN:

Recepción: son recibidos por empresas públicas o privadas, teniendo en cuenta el termino de
respuesta a la petición del solicitante.

Registro: se estampa sello de recibido en el documento y se le asigna un número de radicado para

su gestión.

Distribución: a través de medio magnético o correo certificado el documento es rotulado y

enviado en sobre de manilla al área donde se realizará su respectiva gestión o contestación.
Disposición final del documento: Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central (8
años), se debe realizar una selección cuantitativa del 10% tomando como población las
transferencias realizadas durante el año de vigencia realizando la selección de las unidades
documentales por muestreo aleatorio simple. A los documentos seleccionados se aplicará el
proceso de Microfilmación (según lo establecido en Decreto 2527 de 1950 y Decreto 3354 de
1954) y serán transferidos al Archivo Histórico.

CIRCULARES:

Radicación: comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigidas a
un grupo específico de personas tanto internas como externas.

Registro: se realiza la asignación de datos, tales como: nombre completo de la entidad y/o
funcionario responsable, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación.
De esto se encarga la oficina de correspondencia y archivo de la entidad.

Distribución: en la actualidad, éste documento es distribuido por las diferentes entidades públicas
y privadas, por medios electrónicos utilizando sus plataformas y correos corporativos; para ser
consultados por las diferentes áreas de su interés.

Disposición final del documento: Culminado los tiempos de retención, los documentos que
conforman la subserie Tabla de Retención Documental se conservan en forma permanente por su
valor histórico, cultural y para la investigación, con fines de respaldo y consulta, utilizando el
microfilm. (2años en archivo de gestión, luego 18 años en archivo central, se aplica la conservación
total y el microfilm).

CERTIFICACIONES LABORALES:

Radicación: elaboración escrita en papel, teniendo en cuenta el diseño y plantillas de cada entidad
emisora, impresas a través de máquinas de escribir, computadores o procesadores de texto.

Registro: contenido de datos del productor y beneficiado con firma autorizada.

Distribución: entrega física o por medio electrónico a cargo de la oficina de correspondencia y

archivo de cada entidad.

Disposición final del documento: conservación como muestra histórica.

INVENTARIOS (de Índice de fondo documental):

Radicación: son elaborados por las diferentes entidades utilizando un formato único de inventario
según sus políticas internas.

Registro: se especifican los activos físicos, cantidad y valor monetario entre otros. Su registro
normalmente es realizado a computador utilizando las herramientas ofimáticas adecuadas.
Disposición final del documento: Culminado los tiempos de retención, los documentos que
conforman la subserie Inventario de Índices Fondo Documental se eliminan por no poseer valores
secundarios, y son eliminados mediante el proceso de picado. ( 1 año en archivo de gestión y luego
99 años en archivo central).

CHEQUES DE GERENCIA:

Radicación: se elabora a través de timbrado como un título valor negociable con fines de interés
personal.

Registro: proceso donde se colocan los datos o contexto del cheque, realizo sistemáticamente a
clientes de entidades financieras, con restricciones de páguese al primer beneficiario, que pueden
ser liberados para su negociabilidad o cobro en efectivo.

Distribución: se entrega física y directamente al portador, dejando constancia en los libros de

entrega y recibido de cheques de gerencia.

Disposición final del documento: Transcurrido el tiempo de retención, eliminar los documentos
teniendo en cuenta que pierden vigencia administrativa y no desarrollan valores secundarios. ( 1
año en archivo de gestión y luego 4 años en archivo central).