PROGRAMA DE FORMACIÓN

Aux Administrativo
Nombre del Programa
Vinculación de Personal
MÓDULO
1111

INSTRUCTOR
María Acosta

ESTUDIANTE
Brandon Antonio Villalba Díaz

TEMA

Cuestionario de Investigación

Desarrollo de Actividades

Barranquilla, 16 de marzo de 2019

 Desarrollo del cuestionario

1.
2. • Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo
• Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo
• Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo
• Documentos de identificación
• Hoja de Vida (Formato Único Función Pública)
• Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo
• Acta de posesión
• Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales
• Certificado de Antecedentes Fiscales
• Certificado de Antecedentes Disciplinarios
• Declaración de Bienes y Rentas
• Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)
• Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc.
• Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario:
vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias
temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de
prestaciones, entre otros.
• Evaluación del Desempeño
• Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las
razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al
cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, etc.
3. áreas de Talento Humano o quien tenga sus funciones, en donde se conservan
cronológicamente todos los documentos de carácter administrativo relacionados con el vínculo
laboral que se establece entre la empresa y un trabajador.
4. Las semanas cotizadas: es el periodo de tiempo por el cual el trabajador ha
laborado y cotizado a la imss (El Instituto Mexicano del Seguro Social).

5.

6.
7. La gestión documental o gestión de documentos: es el conjunto de normas técnicas y
prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una
organización, facilitar la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que
los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación
a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y
economía.
8. Los Archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que
los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. 
Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la
Identidad Nacional.
9.
ARCHIVO DE GESTION: Son aquellos que permanecen en una oficina mientras están en trámite,
pueden estar en un lapso de 1 a 5 años.
 De acuerdo al ciclo vital de los documentos se desarrollan las siguientes etapas:
 Producción
 Recepción
 Distribución
 Trámite
 Organización
 Consulta
 Conservación
 Disposición final

Archivo Central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de
gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo
vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
En el archivo central se desarrollan las siguientes etapas:

 Organización
 Consulta
 Conservación
 Disposición final

Archivo Histórico: El archivo histórico es aquel al cual se transfiere la documentación del

archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivo,
debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la
ciencia y la cultura. También puede conservar documentos históricos recibidos por donación,
depósito voluntario, adquisición o por expropiación.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos.
 Organización
 Consulta
 Conservación
 Disposición final

10. ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que
se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
Archivo Electrónico:es una herramienta que permite almacenar de forma electrónica los
documentos de una entidad para garantizar su disponibilidad, legibilidad y
accesibilidad a largo plazo.
11.
12. La unidad documental simple: es aquella que está compuesta por un solo tipo de
documentos o sea documentos que tiene una misma función, son generados por un
mismo acto que se lleva acabo repetidas veces, por ejemplo, el Libro de Actas de
Reunión del Condominio de la Torre H, puesto que en dicho libro solo se registran en
un orden cronológico y consecutivo los puntos tratados y soluciones alcanzadas en
cada una de las reuniones de dicho condominio este se constituye como una
Unidad Documental Simple.
Unidad documental compuesta: es la que se conforma de distintos tipos de documentos, o
sea documentos que han sido generados de distintos actos administrativos pero que son
necesarios para llevar a cabo un procedimiento administrativo, es también llamado expediente

13.

14. Tabla de retención documental: Se define como el listado de series y  subseries, con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en
cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que
permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en
términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez
finalice su vigencia o utilidad.
15.
 Interrogantes.

A. ¿Una empresa privada está obligada a cumplir con la Ley General de Archivos?
Si la empresa cumple funciones públicas o presta servicios públicos está obligada a
cumplir con la Ley 594 de 2000 y sus disposiciones reglamentarias.
B. ¿El AGN recomienda entidades o empresas para desarrollar procesos de
organización de archivos?
Las funciones del AGN están asignadas en la Ley 80 de 1989 “Por la cual se crea el Archivo
General de la Nación y se dictan otras disposiciones” y se centra en la emisión de políticas y
directrices orientadas a garantizar la conservación y acceso del patrimonio documental de la
Nación, por lo tanto, NO tiene competencia para recomendar empresas que presten servicios
de organización de archivos.

C. ¿Cuál es el perfil de un jefe de archivo?

El perfil del profesional que ejerce la condición de liderazgo, coordinación o jefatura de un
archivo, debe cumplir con los requisitos establecidos en la Ley 1409 del 2010, en el Artículo 4
“Para ejercer legalmente la profesión de Archivista en el territorio nacional, se requiere acreditar
su formación académica e idoneidad del correspondiente nivel de formación, mediante la
presentación del título respectivo, el cumplimiento de las demás disposiciones de ley, la
inscripción en el Registro Único Profesional de Archivistas y haber obtenido la Tarjeta
Profesional expedida por el Colegio Colombiano de Archivistas.
D. ¿Cuál es la multa o sanción por no tener organizados los archivos de una entidad?
La Ley 594 de 2000 en su artículo 35 literal a) indica: “… el incumplimiento de las órdenes
impartidas conforme al presente literal será sancionado por la autoridad que las profiera, con
multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal,
 según el caso, de hasta veinte (20) salarios mínimos legales mensuales, impuestas por el
tiempo que persista el incumplimiento”.
E. ¿El consecutivo de correspondencia se puede conservar en medio digital?
Sí, siempre y cuando la serie documental se encuentre definida en la entidad, a partir del
concepto de documento electrónico de archivo, lo cual exige la implementación de un Sistema
de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, - SGDEA a fin de garantizar las condiciones
de autenticidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad y valor probatorio.
F. . ¿Cómo se organiza un archivo electrónico o digital?
El expediente de archivo debe contener cómo mínimo los siguientes elementos: Documentos
electrónicos de archivo, Foliado Electrónico, Índice Electrónico, Firma del Índice Electrónico y
los Metadatos del expediente. (Artículo 9. Elementos del expediente electrónico de archivo-
Acuerdo 003 de 2015)