SERVICIOS

ARCHIVISTICOS
CONCEPTO DE ARCHIVAR

Arte de colocar y conservar en un mismo orden,

debidamente clasificada toda correspondencia,
documentos y otros papeles relacionados con un
individuo u organización, sobre determinado asunto,
etc
OBJETIVOS PRIMORDIALES PARA ARCHIVAR

1- Proporcionar un lugar seguro y

permanente para los documentos.
2- Conservar juntos, en un mismo lugar,
todos los documentos relacionados con
determinado asunto, lugar, individuo, u
organización.
3- Localizar los documentos en el instante
en que se solicitan
IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS Y NECESIDAD DE
ARCHIVARLOS

• Para la empresa moderna, los documentos,

cartas, etc., se relacionan con negocios.
• El respaldo de cualquier transacción, asunto,
etc., lo constituye el acuerdo o constancia por
escrito de la operación.
• Para referirnos a asuntos tramitados con
anterioridad, debemos conservar información
en los archivos
 CONCEPTO DE ARCHIVO

* Institución que esta al servicio de la gestión

administrativa, la información, la investigación y la
cultura.
* En Colombia se encuentra el Archivo General de la
Nación.
* Creado mediante Ley 80 de 1989 y emite las
normas técnicas para el manejo de los archivos
 ARCHIVO PUBLICO

Conjunto de documentos, pertenecientes

a entidades oficiales y aquellos que se
derivan de la prestación de un servicio
público por entidades privadas
 ARCHIVO PRIVADO

Conformado por documentos del sector

u organizaciones privadas.
 DOCUMENTO DE ARCHIVO

Registro de información
recibida o producida, por una
entidad pública o privada en
razón de sus actividades o
funciones.
 PATRIMONIO DOCUMENTAL
Conjunto de documentos, conservados
por su valor histórico o cultural.
DOCUMENTO ORIGINAL

Es la fuente primaria de
información, con todos los
rasgos y características que
permiten garantizar su
autenticidad e integridad.
 FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA
Actividades relacionadas con el total que
quehacer archivístico, que comprende
desde la elaboración del documento
hasta su eliminación o conservación
permanente.
 SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS
TRADICIONALES
•Servicio de consulta: Facilitar el acceso a los materiales
solicitados, en la sala de investigadores o fuera de ésta, según
lo indique el reglamento.

• Servicio de referencia: Facilitar la orientación temática de

los documentos, a través de guías, índices, catálogos, censos,
entre otros, y los diferentes servicios que se prestan, así como
los datos donde puedan adquirir información
•Servicio de vencimiento o alerta: En los archivos
de gestión, el servicio de vencimiento da cuenta de
los plazos límite que tienen los funcionarios y
empleados para adelantar los trámites que se
derivan de una comunicación o de un compromiso
pendiente.
• Servicios reprográficos: Es la reproducción del
documento, sea por microfilmación o cualquier otro
método de reprografía según el reglamento
establecido
Servicio de búsqueda de
información: Elaboración de estudios
de instituciones o aspectos técnicos
específicos de la información
contenida en los fondos y
colecciones, de diferentes sectores.
 
Y QUIENES OCUPAN ESTOS SERVICIOS?
CLIENTES EXTERNOS…
CLIENTES INTERNOS
PORTAFOLIO DE SERVICIOS
ARCHIVÍSTICOS.
Quienes Somos...
Nuestra Misión
Nuestra Visión
Políticas de Calidad
Gestión Documental.
Sistema de Gestión de la Calidad.
Gestión de la Calidad Total.
ISO-9001. Calidad
OHSAS 27001 Seguridad en la
información
ISO-14001. Medio ambiente.
ISO 30300 Y 30301 Gestión Documental
 PRINCIPIOS Y VALORES CORPORATIVOS CON
LOS QUE SE DEBE TRABAJAR EL PORTAFOLIO DE
SERVICIOS ARCHIVISTICOS

Calidad.
Cambio.
Competitividad.
Cumplimiento.
Eficacia.
Eficiencia.
Efectividad.
Honestidad.
Idoneidad.
Lealtad.
Respeto.
Responsabilidad.
Seguridad.
Sentido de pertenencia
Veracidad.
 OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL
Poner en marcha el Programa de
Gestión Documental en cada
empresa y/o institución usuaria del
orden municipal, regional, distrital,
departamental y nacional, tanto
pública como privada.
 
OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Lograr posicionarnos en el
mercado en forma idónea y
competitiva adquiriendo un gran
número de clientes para atenderle
sus necesidades en el área de
gestión documental.
 
Manejar en forma idónea las
políticas del Programa de Gestión
Documental en todo lo que tiene
que ver con la normatividad y
medio ambiente.
 
 JUSTIFICACION

El Programa de Gestión Documental (P.G.D.), tiene como

base la Ley 594 de 2000, la cual se dicta la ley general de
archivos y se dictan otras disposiciones. Artículo 11: “el
Estado está obligado a la creación, organización,
preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los
principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los
documentos y la normatividad archivística”, para cada
empresa y/o institución tanto pública como privada del orden
municipal, regional, distrital, departamental o nacional.
Artículo 21: “las entidades deberán elaborar programas de
gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de
nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán
observarse los principios y procesos archivísticos” y artículo
24 “obligatoriedad de las tablas de retención documental.
BENEFICIOS

En primera instancia
beneficiaremos a la población de
lo municipios con los cuales
contrataremos, ya que
generaremos empleo para las
personas habitantes del mismo
municipio, previo proceso de
selección trayendo desarrollo a
dicha comunidad
FORTALEZAS DE LA ORGANIZACIÓN

COMPROMISO Y ENTREGA
SENTIDO DE PERTENENCIA
ORGANIZACIONAL
SERVICIO AL CLIENTE
INFORMACIÓN
LIDERAZGO
GRACIAS
NURY PAREDES
INSTRUCTORA