1.

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo

de organización de la documentación producida o recibida por las entidades desde su origen
hasta su eliminación total

 documento
 programa de gestión documental
 registro
 fondo

2. Los documentos se clasifican en simples y compuestos de acuerdo a su uso y utilidad

 Verdadero
 Falso

3. Conjunto de documentos de estructura y contenidos homogéneos

4. Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie documental, por
ejemplo: ordenes de compra

 archivo
 serie documental
 subserie documental
 tablas de retenciòn

5. Los documentos de apoyo son

 proceso que determina valores primarios y secundarios de los documentos

 transferencias de la gestión documental
 documentación informativa, auxiliar que recibe o elabora una dependencia y
facilita la gestión administrativa
 ninguna de las anteriores

6. La terminación o eliminación de documentos se produce solo cuando; vence el plazo

establecido del documento, se produce un documento que anula el anterior, desaparece el
objeto físico que da razón del ser del archivo; cuando se establece convencionalmente la
fecha de terminación.
  Verdadero
 Falso

7. Los sistemas de ordenación en la gestión documental son:

 cronológico - geográfico - topográfico - área

 alfanumérico - alfabético - asunto - decimal
 todas las anteriores
 ninguna de las anteriores

8. Son las remisiones de archivos básicos a la gestión del archivo central para su
conservación precautoria, y se relación con documentos cuya frecuencia de uso ha
disminuido

 transferencias primarias
 transferencias segundarias
 ninguna de las anteriores
 todas las anteriores

9. El folio es la acción de numerar las hojas

 Verdadero
 Falso

10. La página es una hoja

 Verdadero
 Falso

11. La foliciación en el proceso de gestión documental se debe contar consecutivamente de

lo mas reciente a los mas antiguo

 Verdadero
 Falso

12. Proceso que genera menos costos, por reducción del papel, facilidad de manejo, mayor
transferencia en el archivo general, mayor productividad de las diferentes áreas de la
organización.
  programa de gestión documental
 levantamiento de la gestión documental
 administración documental
 administración archivista

13. Los órganos archivistas de una organización y de Colombia son: comité de archivo,
comité evaluador de archivo, archivo distrital, archivo general de la nación

 Verdadero
 Falso

14. Ley, acuerdo, decreto o norma legal que se encarga definir la custodia,
cuidado,cumplimiento, confidencialidad, protección de archivo es:

 Acuerdo no 038 de septiembre 20 del 2002

 ISO 9001
 Ley 734 del 2002 capitulo 34, enciso 4 y 5
 NTC 4095

15. Dentro del sistema de gestión de calidad se debe tener encuenta las
____________________________________________, para escribir de manera correcta lo
que se esta haciendo, hacer lo que se ha escrito y _______________________________ y
así generar un control y mas eficiencia en nivel productivo de la organización aplicándolo a
cualquier _________________

 legislación vigente en gestión documental, identificación de cambios y estados

de reviciòn de documentos, control de documentos
 evitar el uso de documentos obsoletos, identificación y conservación de
documentos para ser aprobado e implementado, almacenamiento
 normatividad en materia gestión documental, implementar sistema de gestión
de calidad en ISO 9001, evaluaciòn
 políticas de gestión de calidad, comprobar que lo que se hace es lo adecuado,
procedimiento.

16. El control de documentos internos se da mediante el registro - pre diseñado de archivo,

libro de notas, hojas de datos, informes de calibración.

 Verdadero
 Falso
17. El control de documentos externos se controla mediante: manual de calidad, políticas de
calidad, procedimientos del sistema de gestión de calidad, procedimientos técnicos ,
instructivos de trabajo.

 Verdadero
 Falso

18. Los tipos de archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos son:

 archivo histórico, archivo de gestión, archivo central

 archivo histórico, archivo central, archivo de gestión
 archivo central, archivo de gestión, archivo histórico
 archivos de gestión, archivo central, archivo histórico

19. El fondo es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o

personal y se clasifica en _______________, ______________ y ______________. .

 abierto, cerrado, mixto

 mixto, abierto y pendiente
 cerrado, mixto y activo
 mixto, pendiente, cerrado y abierto

20. la ley general de archivos es

 Ley 594 del 2000

 Ley 960 de 1970
 Ley 1250 de 1970
 Artículos 8,15,20,74 de la constitución política de Colombia