Gestión de los Costos del Proyecto.

Fase 3 –Estimación De Los Costos Y Determinación De Los Costos Del Proyecto

Presentado por:
Bayardo Bustos Linares
Gisseth Dahiana Escobar
Johanna Patricia Puentes
Wilson Esneider Ladino

Tutor
Edwin Hernando Castro Cervera

Escuela Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios –

ECACEN Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD
Octubre de 2021
 Tabla De Contenido

Introducción....................................................................................................................................3
Justificación....................................................................................................................................4
Estimación de los costos.................................................................................................................5
Plan de gestión de la calidad:......................................................................................................5
Requisitos de recursos:...............................................................................................................8
Registro de riesgos:...................................................................................................................13
Reserva de gestión....................................................................................................................16
Factores ambientales................................................................................................................16
Condiciones del mercado......................................................................................................16
Información comercial..........................................................................................................17
Tasas de Cambio...................................................................................................................18
Políticas de estimación de costos:.........................................................................................18
Plantillas De Estimación De Costos.......................................................................................19
plan de gestión de costos......................................................................................................20
Herramientas - Análisis De Reservas.........................................................................................20
Determinar El Presupuesto...........................................................................................................22
Entradas....................................................................................................................................22
Plan de gestión de los recursos.............................................................................................22
Caso del negocio...................................................................................................................24
Plan de gestión de beneficios................................................................................................25
Acuerdos...............................................................................................................................26
Salidas.......................................................................................................................................27
Línea base de costos.............................................................................................................27
Requisitos de financiamiento del proyecto...........................................................................27
Conclusiones.................................................................................................................................29
Bibliografía....................................................................................................................................30
 Introducción

El presente trabajo pretende estimar y determinar el presupuesto del proyecto, en el cual e

incluyen todos los procesos inmersos de la planificación, estimación, presupuesto gestión y control de
todos los costos de tal forma que se llegue a un buen término en el proyecto dentro del presupuesto
asignado de manera preliminar.

El proceso de estimar los costos del proyecto de forma correcta permite contar de manera
oportuna con el costo total del proyecto estructurado y el cual se va a ejecutar, y determinar el
presupuesto donde se deben distribuir los costos del proyecto a largo de vida de proyecto, hora bien
dichos procesos de gestión de los costos se aplicará al proyecto de la empresa INGENIO CARMELITA S.A
 Justificación

La realización de este proyecto permitirá estimar y conocer del paso a paso para determinar el
presupuesto del proyecto de la empresa INGENIO CARMELITA S.A.S, a partir de la construcción de la
información para realizar la estimación de los costos , teniendo en cuenta el plan de gestión de la
calidad, recursos, registro de riesgos, determinación de los factores ambientales, analizar las reservas y
determinar el presupuesto planificado, esto con el fin de definir la distribución y contar con el control
presupuestal sobre el proyecto.
 Estimación de los costos

Plan de gestión de la calidad:

PROYECTO

INGENIO CARMELITA 2021 - 2022

PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Preparado por: Wilson Esneider Ladino Fecha: 18-10-2021
Revisado por: Gisseth Dahiana Escobar Fecha: 20-10-2021
Johanna Patricia Puentes
Aprobado por: Bayardo Bustos Linares Fecha:23-10-2021
Planificar la gestión de la calidad
-El controller del proyecto presentará informes de resultados al gerente con copia al responsable
administrativo. Estos últimos se reunirán con el sponsor, quien evaluará, aprobará y/o desaprobará tales
resultados.
-El gerente del proyecto analizará las desaprobaciones del sponsor y convocará a reunión a todo el equipo del
proyecto para plantear ideas, soluciones o estrategias de mejoramiento y el controller del proyecto deberá ir
tomando nota para posteriormente redactar acta de reunión.
-El gerente junto con el responsable del proyecto decidirán las estrategias más convenientes y quedará
estipulado en acta de aprobación redactado por el controller del proyecto.
-El gerente y el sponsor aprobarán todos los documentos que surgirán en el mejoramiento de la calidad.
-Únicamente se pondrá en marcha los mejoramientos cuando el acta de aprobación se haga oficialmente
público.
Causación de impacto en la EDT Ingenio Carmelita, plan de gestión de riesgos, matriz de trazabilidad de
requisitos, lecciones aprendidas, registro de supuestos, registro de riesgos y documentación de requisitos.
Gestionar la calidad
(Estándares de calidad)
Los estándares de calidad del proyecto Ingenio Carmelita, corresponden a:
- Planificar la calidad
- Realizar el aseguramiento de la calidad
- Realizar el control de la calidad
- Mejorar continuamente la calidad del producto.
 - Lograr permanentemente altos niveles de productividad respecto al promedio de la
industria.
- Aumentar la satisfacción de nuestros clientes.
- Alcanzar los costos de producción y comercialización proyectados.
- Promover el desarrollo personal y profesional de los colaboradores.
- Dar cumplimiento a los requisitos legales vigentes.
Objetivo del plan de gestión de calidad
Identificar e incluir dentro de los documentos de la planificación del proyecto aquellos requisitos exigidos por
la norma de calidad. Así como garantizar la calidad del producto de Ingenios Carmelita a satisfacción del
cliente.
Entregables y procesos del proyecto sujetos a revisión de la calidad
Actividad Costos
Acta de constitución del proyecto $ 3.500.000
Identificación de los interesados $ 2.800.000
Plan de dirección del proyecto $ 3.500.000
Documentos del proyecto $ 2.800.000
Auditorias y reuniones para control presupuestal $ 4.500.000
Auditorias y reuniones para control de procesos $ 4.500.000
Operación asistida de la puesta en marcha del proyecto $ 3.800.000
Informes de monitoreo mensual de las operaciones $ 1.800.000
Actividades de control de calidad y de gestión de calidad previstas en el proyecto

Mejora continua

Responsabilidades y roles en el proyecto

Rol Responsabilidad Costos $
Sponsor (Dir Ingenio Realizar el patrocinio del proyecto a lo largo de las $ 7.000.000
Carmelita) fases cumpliendo con toda la gestión de calidad.
-Aprobar o desaprobar los resultados del proyecto
con base al debido control de calidad.
Bayardo Bustos Linares -Dirigir la planificación general, ejecución, $ 5.000.000
(Gerente) monitoreo, control y cierre del proyecto.
-Gestionar las relaciones (mediación de posibles
conflictos) entre los funcionarios y el consumidor
final.
-Aprobar las propuestas de mejoramiento de
aquellas falencias que se consideren de mayor nivel.
Responsable administrativo
(Gisseth Dahiana Escobar)
Responsable administrativo
(Johanna Patricia Puentes)
Controller del proyecto
(Wilson Esneider Ladino)
-Supervisar que todo el ciclo del proyecto cumpla $ 5.000.000
con la gestión calidad necesaria.
-Servir como soporte de liderazgo para la gestión de
relaciones (mediación de posibles conflictos) entre
los funcionarios y el consumidor final.
-Decidir sobre solicitudes de cambios expuestos por
los clientes
-Asegurar la eficiencia del equipo del proyecto $ 5.000.000
reflejada en la satisfacción de los clientes.
-Redactar acta de reuniones y aprobaciones que
buscan mejorar la gestión de calidad.
-Presentar informes de resultados al gerente del
proyecto y al responsable administrativo.
-Garantizar la operación continua de las actividades $ 5.000.000
y cronogramas propuestos para la implementación
del proyecto Ingenio Carmelita.

Requisitos de recursos:

RESUMEN INVERSION EN EL PROYECTO

Porcentaje para
Actividad Costo estimado a gastar
invertir
Plan de gestión de la calidad 20% $ 173.800.000,00
Requisitos de recursos (formato de nómina) 65% $ 564.850.000,00
Registro de riesgos 10% $ 86.900.000,00
Reservas de gestión 5% $ 43.450.000,00
Total inversión $ 869.000.000,00

REQUISITOS DE RECURSOS
 FASES DEL PROYECTO TIPOS DE RECURSOS    
UNIDAD
CÓDIG IDENTIFICACIO
FASES ACTIVIDADES DE VALOR
O N
MEDIDA
Proceso de iniciación 001 G-Q -R días $ 8.000.000,00
Proceso de planificación 002 E-Q-R días $ 15.000.000,00
Proceso de ejecución 003 G-Q- R-U-V días $ 35.000.000,00
Fase I:
Proceso de seguimiento y control 004 C-G-Q- R-U-V-D días $ 17.000.000,00

Proceso de cierre 005 G-Q- R-U-V días $ 5.000.000,00

Plano de arquitectura de red
006 H-I-K und $ 2.000.000,00
actual
Rediseño de plano de arquitectura
007 H-I-K und $ 4.000.000,00
de red aprobado

Plano de control PID – Plan

008 H-J und $ 12.000.000,00
Maestro de Automatización
Fase II:

Plano de control PID aprobado 009 H-I-J-K und $ 9.000.000,00

Listado de señales eléctricas
010 F-I und $ 1.500.000,00
aprobadas
Listado de hardware y software
011 I und $ 450.000,00
aprobados
Equipos adquiridos 012 J-L und $ 210.000.000,00
Servicios adquiridos 013 E und $ 50.000.000,00
Fase
Planos 014 H-I und $ 15.000.000,00
III:
Montaje y ubicación de
015 H-I-K-M-N-P días $ 60.000.000,00
equipamiento en campo

Software instalado y configuración

016 M-N-O und $ 3.500.000,00
en sala de control

Fase IV Tendido de fibra óptica, ethernet y

017 M-N-O-P ml $ 55.000.000,00
profibus DP canalizado

Tendido eléctrico desde 018 F-P ml $ 45.000.000,00

 instrumentos de campo y CCMs
canalizado
019
Comisionamiento Q glb $ 2.000.000,00
020
Fase V Puesta en marcha 021 M-N-O glb $ 4.000.000,00
Operación asistida 022 R glb $ 7.000.000,00

Informe de pruebas del sistema de

023 B und $ 1.500.000,00
control aprobado

Planos eléctricos finales del

Fase VI montaje de instrumentación y 024 A-B-F und $ 1.500.000,00
acondicionamiento de motores

Informe de monitoreo del primer

025 Q und $ 1.400.000,00
mes de operación
Total Inversión por fases del Proyecto $ 564.850.000
 NOMINA APLICADA AL LAS FASES DEL PROYECTO
FACTOR COSTO
IDENTIFICA CANTID DEDICACI SALARIO TOTAL SALARIO COSTO DISPONIBILI
CARGO PRESTACIO PRESTACIONE
DOR AD ON MES BASE + PRESTACIONES PARCIAL DAD MES
NAL S
  PERSONAL TECNICO DE OBRA
Jefe de
instrumenta $ $ $ $
A ción 1 100% 3.800.000 54,508% 2.071.304 5.871.304 5.871.304 6
Supervisor $ $ $ $
B de montajes 1 100% 4.500.000 54,508% 2.452.860 6.952.860 6.952.860 6
Analista de $ $ $ $
C Calidad 1 50% 3.500.000 54,508% 1.907.780 5.407.780 2.703.890 8
Jefe de
estándares $ $ $ $
D de calidad 1 50% 4.000.000 54,508% 2.180.320 6.180.320 3.090.160 12
Jefe de
adquisicione $ $ $ $
E s o logística 1 50% 3.500.000 54,508% 1.907.780 5.407.780 2.703.890 8
$ $ $ $
Jefe Eléctrico
F 1 100% 400.000 54,508% 218.032 618.032 618.032 6
Asistente del $ $ $ $
G proceso 1 100% 2.600.000 54,508% 1.417.208 4.017.208 4.017.208 8
Director de $ $ $ $
H obra 1 100% 4.000.000 54,508% 2.180.320 6.180.320 6.180.320 6
I Residente de 1 100% $ 54,508% $ $ $ 6
 obra 2.500.000 1.362.700 3.862.700 3.862.700
Residente
especialista
electromecá $ $ $ $
J nico 1 100% 4.500.000 56,258% 2.531.610 7.031.610 7.031.610 6
Residente
energía y
electro
comunicacio $ $ $ $
I nes 1 100% 3.500.000 69,771% 2.441.985 5.941.985 5.941.985 6
Tecnólogo $ $ $ $
K de ingeniería 2 100% 2.200.000 56,258% 1.237.676 3.437.676 6.875.352 6
$ $ $ $
Almacenista
L 1 50% 2.500.000 54,508% 1.362.700 3.862.700 1.931.350 6
Ingeniero
residente $ $ $ $
M ambiental 1 100% 3.500.000 54,508% 1.907.780 5.407.780 5.407.780 6
Residente
sistema
seguro $ $ $ $
N trabajo 1 100% 3.000.000 54,508% 1.635.240 4.635.240 4.635.240 6
Inspector $ $ $ $
O sisoma 1 100% 2.000.000 54,508% 1.090.160 3.090.160 3.090.160 6
Ayudante $ $ $ $
P (Limpieza y 5 100% 826.116 69,771% 576.389 1.402.505 7.012.525 6
 señalización)
  PERSONAL ADMINISTRATIVO
Gerente del $ $ $ $
Q proyecto 1 100% 4.000.000 48,070% 1.922.800 5.922.800 5.922.800 12
Consultor de
automatizaci $ $ $ $
R ón 1 100% 4.500.000 48,070% 2.163.150 6.663.150 6.663.150 8
Jefe de $ $ $ $
S personal 1 100% 5.500.001 48,070% 2.643.850 8.143.851 8.143.851 6
Jefe de $ $ $ $
T finanzas 1 100% 2.400.000 48,070% 1.153.680 3.553.680 3.553.680 12
$ $ $ $
Secretaria
U 1 100% 1.600.000 59,360% 949.760 2.549.760 2.549.760 12
Auxiliar de $ $ $ $
V secretaria 1 100% 1.000.000 59,360% 593.600 1.593.600 1.593.600 6

Registro de riesgos:
Riesgo Valoración
Probabilida Acciones a Plan de Soporte /
priorizado Riesgo Causa global del Impacto Afecta Responsable Costo
d tomar contingencia Herramienta
# riesgo
GR-01 Cumplimiento Falta de claridad 0% Baja Indirect Proveedores Controlar el Evitar los Tener un control Director del COP 17,380,000.00
con el en la o paso a paso reprocesos del detallado de cada Proyecto
cronograma y los contratación, de la proyecto de esta situación que
tiempos respecto al metodología forma puede
establecidos del cronograma de para que se podremos presentarse, es
proyecto. entregas. cumplan los minimizar el más fácil
tiempos riesgo del controlar un
destinados incumplimiento problema
 para cada en los tiempos, pequeño que
actividad. dejar que se
convierta en algo
que tengamos
que
preocuparnos.
GR-02 El tiempo para el Falta de 45% Media Directo Planeación Se debe Entregar y Seguimiento al Director del COP 17,380,000.00
desarrollo del planificación plantear una solicitar un cronograma Proyecto
proyecto no sea para la ejecución reunión de cronograma de establecido, y
suficiente correcta del seguimiento actividades comunicado al
proyecto con el fin de adicionales si el proyecto.
reunión periodo de
organizar el tiempo no es
cronograma suficiente
de ejecución
del proyecto
GR-03 Presupuesto para Presupuesto 7% Baja Indirect Proveedores Será Autorización del Evaluación con Director del COP 17,380,000.00
las importaciones asignado en o necesario que presupuesto respecto a Proyecto /
pesos se aplique a la contemplado en recursos que se jefe
colombianos. autorización moneda lleguen a solicitar Financiero
por parte de extranjera
los
interesados
del proyecto
entre el más
importante el
cliente
directo o
propietario
deberá dar la
autorización
 del
presupuesto
GR-04 Encontrar No se cuenta en 90% Alta Directo Patrocinado El estudio de planificar desde Hacer el COP 17,380,000.00
proveedores Colombia con r proveedores el principio del correspondiente
especializados una variedad de es un proceso proyecto así se estudio del
que cumplan con proveedores con que debe podrá validar mercado para
los requisitos implementación hacerse con cada verificar que los
designados de montajes de anticipación requerimiento proveedores
Director del
específicamente gran magnitud que se llegue a generen garantía
Proyectos /
con certificación necesitar antes a lo que se
Compras
del fabricante de que este se solicita
(Siemens) de solicite
Procesos Control
y con experiencia
reconocida en
PCS7.
GR-05 Encontrar No se cuenta en 90% Alta Directo Seguridad Se debe Que este sea Contratar una COP 17,380,000.00
proveedores Colombia con contratar evaluado y empresa externa
especializados una variedad de recurso competente para que Director del
que cumplan con proveedores con humano para las encuentre el Proyecto /
los requisitos de implementación capacitado actividades que recurso necesario jefe
montaje eléctrico de montajes de se realiza. Financiero
con experiencia gran magnitud
superior a 3 años
 Reserva de gestión
Reserva de Gestión $ 43.450.000
Proveedores $ 10.862.500
Planeación $ 10.862.500
RIEGOS QUE
Patrocinador $ 10.862.500
AFECTAN seguridad $ 10.862.500

Factores ambientales

Condiciones del mercado

El mercado azucarero que en la actualidad predomina en Colombia, está a cargo notoriamente

de 5 empresas (INCAUCA – RIOPAILA – CIAMSA– INGENIO PROVIDENCIA S.A. y MANUELITA) que, por su
capacidad productiva, de infraestructura, experiencia y tradición, disponen de una cobertura y una
competitividad en la industria azucarera en el país.

A continuación, se comparte el balance mensual de la industria azucarera en los últimos 2 años

es decir 2020- hasta el mes de junio del año 2021, es este informe se incluyes datos de la producción,
ventas al mercado nacional e importaciones de azúcar, alcohol y miel final.

Fuente asocaña
Precios del azúcar a nivel internacional, a corte del 20 de septiembre de 2021
 Información comercial

El sector agroindustrial de la caña asocaña está integrado por ingenios y cultivadores entre ellos
Ingenio carmelita el Sector Agroindustrial de la Caña ha conformado otras instituciones dedicadas a
labores especializadas en temas de investigación, capacitación y comercialización internacional de
azúcar.

Cenicaña (Centro de Investigación de la Caña de Azúcar): organismo científico creado en 1977

con aportes privados de ingenios y cultivadores, como respuesta a la necesidad de tener un frente
común en materia de investigación. Esta decisión fue determinante para el desarrollo de la
productividad del sector azucarero.
Tecnicaña (Asociación Colombiana de Técnicos de la Caña de Azúcar): responsable de la
permanente capacitación y transferencia de tecnología hacia los técnicos del sector. (asocana.org)
Precio del azúcar en lo corrido del año 2021:

Fuente: https://www.indexmundi.com/es/precios-de mercado/?

mercancía=azucar&moneda=cop
 Tasas de Cambio

Tabla 4. Tasa de cambio

Dólar Euro
Moneda Peso
s COP $ $3,828,18 COP $ 4,484.33

Presupuesto COP $ 869.000.000 USD $ 226.936 EUR $ 193.535

Fuente: (Renuncia de responsabilidad – Google Finance, 2021)

Precio promedio mensual azúcar crudo primera posición - Nueva York Contrato N° 11 - USDcents/lb
Año Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Promedio
2019 12,68 12,93 12,47 12,54 11,83 12,44 12,13 11,56 11,16 12,46 12,69 13,34 12,35
2020 14,17 15,07 11,81 10,05 10,64 11,83 11,90 12,81 12,44 14,29 14,93 14,67 12,88
2021 15,92 17,00 15,81 16,24 17,20 17,21 17,71 19,38 19,26 17,30
Fuente: sugaronline

Políticas de estimación de costos:

Las organizaciones con el fin de ser muy eficientes en el manejo de los recursos económicos
establecen políticas, que delimitan y coordinan e los recursos en función de un objetivo que se pretende
a conseguir, como son los gastos de producción, administración y venta del bien o servicio que se va
comercializar. Para ello, lo primero es diferenciar y definir los costos en cuanto a nomina, herramientas
e infraestructura, así como la posibilidad de reducir al máximo a los mismos.

A continuación, se muestras algunas de las políticas que más se relacionan con los
procedimientos implícitos en los costos del presente proyecto.
 Delimitar un monto coherente según las condiciones del mercado para fase del proyecto
a ejecutar

 Priorizar los gastos administrativos, comerciales y los suficientes en prestación de

servicios

 Manejar la conversión de divisas en la compra y adquisición de elementos propios.

 Realizar la verificación y aprobación por parte de la junta directiva cada costo que se
tenga en cada fase del proyecto.

 Validar la información comercial de la competencia versus los costos totales del

proyecto con el fin de buscar el punto de equilibrio de los productos a desarrollar y ofertar.

Plantillas De Estimación De Costos

Ingenio carmelita atendiendo a las lecciones aprendidas relaciona a continuación las plantillas
de estimación de costos, con el fin de contar con la información clara y cumplir a cabalidad con el
objetivo del proyecto, sin embargo, se deja a consideración del equipo formulador del proyecto los
ajustes que consideren oportunos dentro de la estructura de las mismas:

TIPOS DE ESTIMACIÓN DEL PROYECTO

Modo De
Tipo De Estimación Nivel De Precisión
Formulación
 plan de gestión de costos
Nombre Del Proyecto Siglas Del Proyecto

CONTROL DE VERSIONES
Aprobada
Versión Hecha Por Revisada Por Fecha Motivo
Por

UNIDADES DE MEDIDA
Tipo De Recurso Unidades De Medida

Herramientas - Análisis De Reservas

Es una técnica analítica que se emplea en la gestión de proyectos, principalmente en la gestión

del tiempo y de los costos, cuya finalidad es establecer una reserva de tiempo y/o costos destinada a
cubrir gastos imprevistos no planificados o modificaciones del alcance del proyecto. Esta técnica se
aplica en la determinación del presupuesto del proyecto, así como en otros procesos de planificación.
Generalmente, una vez determinados los costos directos e indirectos del proyecto, se aplica el análisis
de reserva en la forma de un porcentaje sobre la suma de los costos estimados, calculándose de esta
manera el monto de la reserva.

Dependiendo del origen y destino de la reserva, para el caso particular de los costos de un
proyecto, estas pueden ser de dos tipos: de contingencia y de gestión Reservas de Contingencia Es un
fondo adicional que se agrega a cada actividad del cronograma, en forma de un porcentaje o de otra
unidad como puede ser horas-hombre, cuyo fin es cubrir los costos adicionales no planificados, pero de
ocurrencia probable, sobre situaciones identificadas en el registro de riesgos del proyecto. El propósito
de este tipo de reserva es mitigar o reducir el margen de incertidumbre que existe sobre las actividades
y su costo asociado. La reserva de contingencia es un “colchón” de tiempo o costo que se puede agregar
de manera puntual sobre una o varias actividades donde exista alguna condición incierta o sobre todas
las actividades del proyecto. Los costos calculados hasta este punto, es decir, incluyendo la reserva por
contingencia, conforma la Línea Base de Costos del proyecto.

Reservas de Gestión

La reserva de gestión es un colchón extra que se agrega a la Línea Base de Costos, en la forma de
un porcentaje cuya cantidad queda a discreción de la directiva de la organización ejecutante, cuyo fin es
cubrir riesgos no identificados o desconocidos, que usualmente implican una modificación drástica del
alcance del proyecto. Esta es una de las diferencias

Entre este tipo de reserva y la reserva de contingencia. En la reserva de contingencia, los riesgos
son conocidos, porque están identificados en el registro de riesgos del proyecto y se pueden aplicar
puntualmente sobre estos. En el caso de la reserva de gestión los riesgos no están identificados, es decir,
puede tratarse de cualquier situación imprevista. La reserva de gestión se incluye en el presupuesto,
pero no forma parte de la Línea Base de los Costos ni se considera su inclusión para efectos de
seguimiento y control. (Sorg, 2015)

En el proyecto de la empresa Ingenio Carmelita debe contar con reservas, teniendo en cuenta la
matriz de riesgos del proyecto, puesto que en caso que se lleguen a materializar se debe activar dichas
reservas, con el fin de que no se vea afectada la ejecución del proyecto y sus actividades ya planteadas.
El análisis de reservas, se debe tener en cuenta para los riesgos que presenta el proyecto, los
cuales son:
 Incumplimiento con el cronograma y los tiempos establecidos del proyecto
 Que el presupuesto no alcance
 Contar a tiempo con proveedores especializados que cumplan con los requisitos
establecidos.
 Fallas en el software diseñado
 Demora en la entrega de los equipos
 Se elabora el presupuesto del proyecto y las reservas de gestión del proyecto donde se evalúa el
impacto de cualquier posible cambio del costo, en especial las consecuencias en los objetivos finales del
proyecto (alcance, tiempo y costo). El análisis de impacto deberá ser presentado al Sponsor y evaluará
distintos escenarios, para diseñar alternativas de intercambio.

Determinar El Presupuesto

Entradas

Plan de gestión de los recursos

CONTROL DE VERSIONES
Ve Revisada Aprob Fech Mo
rsión Hecha por por ada por a tivo
1. Bayardo Director de 26/1 Plan
0 Bustos Linares proyecto   0/2021 inicial

PLAN DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS

Proyecto Ingenio Carmelita S.A  

Identificación de los Recursos: Las herramientas disponibles para la identificación de recursos

son: Descomposición, para hacer manejables los paquetes de trabajo y convertirlos en actividades del
cronograma. Plantillas. Pueden utilizarse como base las listas de otros proyectos
Recursos Cantidad
Jefe de instrumentación 1
Supervisor de montajes 1
Analista de Calidad 1
Jefe de estándares de calidad 1
Jefe de adquisiciones o logística 1
 Jefe Eléctrico 1
Asistente del proceso 1
Director de obra 1
Residente de obra 1
Residente especialista electromecánico 1
Residente energía y electro comunicaciones 1
Tecnólogo de ingeniería 2
Almacenista 1
Ingeniero residente ambiental 1
Residente sistema seguro trabajo 1
Inspector sisoma 1
Ayudante (Limpieza y señalización) 5
Gerente del proyecto 1
Consultor de automatización 1
Jefe de personal 1
Jefe de finanzas 1
Secretaria 1
Auxiliar de secretaria 1
Roles y responsabilidades: Ver guía de en donde se especifica el modo en que adquiere el
recurso y equipo del proyecto.
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Gestión de los recursos Del Proyecto Ver guía de en donde se especifica el modo en que
adquiere el recurso y equipo del proyecto.
En base a los siguientes documentos:
- Acta de Constitución
- Plan para la Dirección del Proyecto
- Documentos del Proyecto

Se obtiene toda la información necesaria para la Gestión de Recursos de proyecto:

- Plan de Gestión de los Recursos
- Acta de Constitución del Equipo
- Actualización de los Documentos del Proyecto

Caso del negocio

 El objetivo general del INGENIO CARMELITA S.A. es la Automatización del Área de Evaporación y
Clarificación de Jarabe con el propósito de mejorar el producto final, en aspectos de calidad y
producción, cumpliendo tiempos en la producción, comercialización, y el Sistema de Gestión Integral,
asegurando el mejoramiento continuo para la satisfacción de los clientes, para su etapa inicial se
requiere adquirir los siguientes elementos y servicios:
 Adquisición e instalación de dos (02) Tableros de Control.
 Dos (02) PCs industriales.
 Un (01) Sistema de Control Cliente-Servidor para la automatización de Evaporadores y
Clarificación de Jarabe.
 Entrega del proyecto finalizado, cumpliendo con todos los estándares de calidad, considerados
en el Plan Maestro de Automatización de Ingenio Carmelita S.A.
Se definirán los factores críticos de éxito del proyecto abordando, Elementos y características
que deben cumplirse con el fin que sea exitoso, según se mencionan:
 Establecer los estándares de calidad bajo los cuales se definirán la selección de
proveedores y entregables.
 Contar con proveedores que cumplan con los requisitos en cuanto a costo y
tiempo.
 Elaboración y diseño de software acorde a los requerimientos de las partes
interesadas interna y externa (stakeholder).
 Disponer de Personal capacitado en la parte operativa especialmente en el área
de Evaporación y Clarificación.
 El proveedor asignado de la solución del Sistema de Control, debe contar con
certificaciones de experiencia y contratos que haya ejecutado con este tipo de plataformas.
 Los proveedores de montaje eléctrico, deben acreditar su experiencia en
montaje de instrumentos y tableros, no menor de 3 años.
 El costo del proyecto no debe exceder los $869,000.000 y no debe exceder de 12
meses.
 No superar $869.000.000 o su equivalente de la tasa de cambio en Dólares o
Euros de costo para la puesta en marcha el sistema
 Realizar un desglose EDT desde alcance total del proyecto, para cumplir con los
objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos.
 Plan de gestión de beneficios

El plan de gestión de beneficios se enfatiza en el cliente interno, los cuales pertenecen al área de
producción y comercialización del azúcar y sus derivados.

El presente proyecto propone automatizar, a través de un DCS (Sistema de Control Distribuido)

lo que permitirá un control en las operaciones y el personal con el fin de tener mejores rendimientos
hacia sus clientes internos, partiendo del criterio Cliente/Servidor, en los procesos de Evaporación y
Clarificación de Jarabe.
El sistema de control contará con 2 Estaciones de Operación (PCs), centralizando todo el proceso
en 8 pantallas, donde el usuario final podrá hacer el monitoreo, control y registro de históricos, de todas
sus variables del proceso, desde la entrada de jugo clarificado hasta la salida de jarabe clarificado.

Se propone dar respuesta a los siguientes objetivos estratégicos:

Disponer de infraestructura y herramientas adecuadas que permitan una operación eficiente y

con productos de calidad.
Producir azúcar con estándares de calidad que satisfagan las expectativas de los clientes.
Control y seguimiento del presupuesto en los costos propios de la operación como los son la
fabricación, destilación y generación de energía.
Propósito Del Proyecto: Con la automatización en el proceso de Evaporación y Clarificación de
Jarabe, se busca evitar reprocesos y evitar sobrecostos, en las actividades y nos permite obtener gráficos
de las condiciones de operación que son de gran valor en mejorar el control de producción.

Acuerdos

Se realizarán acuerdos interadministrativos entre la empresa ingenio carmelita y los

proveedores, para la adquisición de equipos, como bienes y servicios, esto permite crear una economía
solidaria donde se verán beneficiados todos por igual, porque se jugaría de manera positiva con la
fluctuación de los mercados, obteniendo buenos precios en el caso de la empresa Ingenio Carmelita, y
de parte de los proveedores se firmarían acuerdos de compra por tiempos. Los acuerdos más relevantes
dentro del proyecto Ingenio Carmelita son representados en la siguiente tabla.
 País de
Empresa Acuerdo Costo
Origen
El Servicio de programación del Sistema $ 11.500.000
Next Automation Brasil de Control, será realizado por un
integrador de Software
El Servicio de Montaje eléctrico y $ 92.000.000
Electrical acondicionamiento de tableros de
Perú
Solution control, estará a cargo de un especialista
en montaje y tableros
Salidas

Línea base de costos

 Requisitos de financiamiento del proyecto

Se determinó que la fuente de financiación es propia de Ingenio Carmelita S.A. y se establecen

los siguientes requisitos de financiación para el proyecto:
 Gestionar el proceso de contratación de herramientas.
 Contratación de personal idóneo.
 Establecer y verificar requisitos
 Realizar correcciones al proyecto de acuerdo a las recomendaciones
 En los gastos se debe tener presente los egresos y restarlos a los Ingresos.
 Establecer el control presupuestal donde se debe considerar gastos fijos y las
variables de cada fase del proyecto.
En los requisitos de financiamiento se establecen las siguientes características:
 Determinar plazos de entrega-Valor de financiamiento-Destino del
financiamiento.
 Conclusiones

El resultado del éxito en la realización del proyecto, se basa en cómo se gestiona los recursos de
financiamiento y esto se da en la adecuada distribución y el dinamismo en la ejecución de los costos y
gastos.

En el desarrollo de esta actividad se dio inicio la lectura y entendimiento de la guía de

actividades y se identificaron cuáles eran los avances solicitados en esta instancia para el proyecto de
clarificación de jarabe de Ingenio Carmelita. Teniendo como punto de partida la fase anterior en donde
fueron planificados los costos y en este momento se debería avanzar con el plan de gestión de la
calidad, requisitos de los recursos, actualización de la matriz de riesgos y activos de los procesos de la
organización, posteriormente, actualizar la información para construir la línea base de costos en la
herramienta Project Libre.
 Bibliografía
Ingenio Carmelita, S. (n.d.). Nuestra Historia. Retrieved from Ingenio
Carmelita Hecho con el corazón: https://ingeniocarmelita.com/historia/

Project Management Instituto, I. (2017). La guía de los

fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOOK).
Productos – Ingenio Carmelita S.A.
(2020). https://ingeniocarmelita.com/productos/

3)http://bibing.us.es/proyectos/abreproy/70193/fichero/4.+T%C3%89CNICAS+Y+HERRAM
IENTAS+PARA+LA+GESTI%C3%93N+DE+PROYECTOS.pdf
Ramirez, C. A. M. (2017b). Sector Agroindustrial de la Caña. Asocaña - Sector
Agroindustrial de la Caña. https://www.asocana.org/publico/info.aspx
Busio, O. J. G., & Busio, O. J. G. (2018, 26 enero). Análisis de reservas. TodoPMP.
https://todopmp.com/herramientas/analisis-de-reservas/