CONFIPETROL Código: HSEQ-GEN1-F-4

Versión: 1
Fecha: 28/07/2017
MATRIZ DE COMUNICACIONES SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Página 1 de 1
RUC 20357259976

El medio a través del cual se realiza una comunicación puede incluir una o varios de los mecanismos expresados en la columna correspondiente.

CONDICIÓN A QUIEN SE COMUNICA ?

CUANDO SE COMUNICA ? COMO SE COMUNICA ? REGISTRO O EVIDENCIA
QUE SE COMUNICA ? QUIEN LO COMUNICA ?
PROCESOS PERIODICIDAD MEDIOS DE COMUNICACIÓN
INTERNO EXTERNO
Y SUBPROCESOS

- Inducción o re inducción
Presidente - Declaracion firmada
- Comités
Vicepresidentes Contratistas - Acta de reunión o formato de
Direccionamiento Estratégico (Misión, visión, En el momento de la Inducción o re - Reunión General o de proceso
Gerentes Subcontratistas asistencia a capacitación o
política, objetivos, indicadores, estrategias, inducción y según sea aplicable, debido - Manual de Sistema Integrado de
Representante del SIG ante la Presidencia Todo el Personal Proveedores entrenamiento
Mapa de Procesos, interaccin de procesos y a mantenimiento o cambios en el Gestón
Líder de Proceso y/o Funcionarios con Otros grupos de interes o - Lista de asistencia
caracterizacines) Direccionamiento Estratégico. - Pagina web
personal a cargo visitantes segun aplique - Publicación en cartelera o
- Publicación en cartelera o similar
Personal HSEQ similar
- Correo Electronico

Acta de reunión o formato de

Presidente asistencia a capacitación o
Acciones y/o compromisos de la Revisión por Vicepresidentes Anual o acorde a los tiempos - Comités entrenamiento
Todo el personal N.A
la Dirección y/o Inspecciones Gerenciales Gerentes establecidos. - Reunión General o de proceso - Registro de inspeccion gerencial
Representante del SIG ante la Presidencia - Correo Electronico - Folleto o Boletín informativo
- CAS y Correo electrónico
GESTION GERENCIAL

GESTIÓN GERENCIAL Presidencia

Desarrollo de negocios
Gerentes de O&M Anual o cuando contractualmete se - Correo electrónico o copia física. - Correo electrónico o copia
Satisfacción del cliente Proyectos N.A
Líder de Proceso estipule - Comités Gerenciales física o acta de comité.
Representante del SIG ante la
Presidencia

Comunicado Formal por parte de la - Correo certificado o reporte en la

Interventor del contrato o representante del Coordinador o Residente de O&M
Quejas o reclamos N.A Cuando ocurra el evento. parte de interes bandeja de entrada del líder del
cliente o cualquier otra parte de interes. Gerentes de O&M
- Formato de quejas y reclamos. proyecto o gerente de O&M

- Reunión de trabajo
- Acta de reunión
- Comites
Todos los procesos según el alcance Todos los grupos de interes - Correo Electrónico
Manejo del cambio Responsable del Cambio Cada vez que se realice el cambio - Correo Electrónico
y afectación del cambio. según afectación del cambio - Registro de aprobación del Cambio
- Formato para
(firmado)
gestion del cambio

Presidentes
Vicepresidentes - Reunión de trabajo - Acta de reunión
Desviación del presupuesto analizado por Mediante el comité de costos de
COSTOS DE COSTOS Control de Costos Gerentes N.A - Correo Electrónico - Lista de asistencia
lineas del mismo. contratos o en reuniones individuales
Representante del SIG ante la - Comité de Costos - Correo Electrónico
Presidencia

- Comunicación interna enviada

- En formato de comunicado interno
Al solicitante A la parte interesada que Dentro del tiempo razonable según sea (Correo Electonico)
Respuesta a peticiones, quejas y reclamos Gerentes y/o Vicepresidente o Correspondencia formalmente
solicita la criticidad de la misma - escrita
radicada
GESTION GERENCIAL

- Acuse de recibo formal

Respuesta a notificaciones de las

Representante Legal o su delegado Entidad del estado que lo - En formato de Correspondencia - Recibido de la Correspondencia
JURIDICA Autoridades, instituciones del Estado tales Área Juridica Cuando se presente
Juridico solicite. formalmente radicada formalmente radicada
como Ministerios, Sunat, entre otros

Pesonal involucrado o testigos de los Acorde a la solicitudes de los jefes - Recibido del Comunicado Interno
Llamado a Descargos Gerente de TH y/o Juridica Laboral N.A - Comunicado Interno
hechos objeto de investigacion inmediatos - Acta de descargo
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CONDICIÓN A QUIEN SE COMUNICA ?

CUANDO SE COMUNICA ? COMO SE COMUNICA ? REGISTRO O EVIDENCIA
QUE SE COMUNICA ? QUIEN LO COMUNICA ?
PROCESOS PERIODICIDAD MEDIOS DE COMUNICACIÓN
INTERNO EXTERNO
Y SUBPROCESOS
- Actas de reunión
Legalización y emisión de acta de inicio y Gerente de O&M Recursos humanos, Comercial, - Reunión.
N.A Cuando sea aplicable - Correos enviados por
finalización Lider de O&M en el Contrato Compras, HSEQ y Contabilidad - Correo electrónico.
vicepresidencia
- Reunión con los interesados.
- Acta de las reuniones
Plan de HSEQ del contrato o proyecto Gerente de O&M y/o Lider de O&M en el Todo el personal del contrato En el Caso que el cliente Al inicio del contrato o al momento que - Boletin
- Registro de Asistencia
actualizado Contrato y/o Profesional HSEQ y Proceso HSEQ-RSE Corporativo requiera se radica se genere una actualizacion. - Comunicado Interno o
- Radicado de correspondencia externa
Correspondencia externa ( Clientes)

Con la solictud del cliente

Necesidad de Materiales y equipos para el Gerente de O&M Responsable de Compras y
Con la generacion de necesidad - Formato de Requisición. - Registro de Requisición firmado
desarrollo del proyecto, reembolsables y Lider de O&M en el Contrato Contratacion N.A
Una vez cumplidos los tiempos - Registro RQ en SAP - Seguimiento SAP
recobrables Responsable Administrativo Responsable de Logistica
estipulados en programacion

Vicepresidente de O&M
- Correo electrónico. - Informe
Reportes de gestión del proyecto Jefe de Area Cliente y/o representante Mensual o por acuerdo contractual
- Reunion con los interesados - Lista de asistencia
Interventoria

Gerente de O&M
Vic. de O&M De acuerdo a la fecha establecida por - Correo electrónico. - Informe
Reporte de actividades Jefe de Área N.A
OPERACIÓN & MANTENIMIENTO

Cliente y/o representante cada jefe de área - Reunion con los interesados - Lista de asistencia y/o Acta
Interventoria

Reportes técnicos u operacionales(avance del - Informe

Gerente de O&M Cliente y/o representante - Correo electrónico.
PDT, reporte de actividades, prod. No Supervisor de área De acuerdo a la frecuencia establecida - Lista de asistencia
Vic. De O&M Interventoria - Reunion con los interesados
MANTENIMIENTO, conforme, etc) - Acta o radicado ante el cliente
OPERACIÓN, REPARACIONES
MAYORES
Informes de planificación
Lider del Contrato - Correo electrónico. - Informe
(Programación de los servicios, reportes de Supervisor de área Cliente final o Representante De acuerdo a la frecuencia y dentro de
Gerente O&M - Reunion con los interesados - Lista de asistencia
impedimientos de ejecucion de Resposnable de HSEQ Interventoria las 24 hrs del suceso
Res. Procesos según corresponda - Reporte escrito - Acta o radicado ante el cliente
mantenimientos, emergencias)

Informe de Seguimiento de Estado del Gerentes de O&M - Acta de Reunión

Todos los procesos según el alcance N.A De acuerdo a la frecuencia establecida - Reunión de comité operativo
proyecto Vicepresidente de O&M - Lista de asistencia

- Técnica del semáforo - Formato Falla de Control

Sticker o cartón rojo: No - Formato de No conformidad
Estado de inspección o ensayo del producto y conforme - Formatos de Inspección y/o
Resp. de Almacen
servicio suministrado, incluye producto Cliete o su representante Sticker o cartón Amarillo: ensayo
Tecnicos Todo el Personal Según sea aplicable
suministrado por el cliente para procesos de Interventoria Pendiente - Protocolos de Prueba
Supervisor de área
O&M Sticker o cartón Verde: - Identificación física del
Conforme producto según aplique
- Correo electronico - Inspecciones preoperacionales

- Reunion de seguimiento KPI - Acta de Reunión

Coord. de O&M
Jefe de Area - Informe de IMC - Lista de asistencia
Indicadores y KPI contrato Gerente de O&M Cliente o su representante De acuerdo a la frecuencia establecida
Profesional HSEQ - Correspondencia externa ( - En el caso que el cliente registro
Vic. de O&M
Clientes) Radicado

- Certificado e informe de
Resultado de verificación y/o calibracion de Cuando se envia el certificado de - Certificado e informe de
Logistica Todo el Personal N.A calibracion y mtto
equipos de Inspeccion, medicion y ensayo Calibración calibracion y mtto
- identificación física del equipo
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CONDICIÓN A QUIEN SE COMUNICA ?

CUANDO SE COMUNICA ? COMO SE COMUNICA ? REGISTRO O EVIDENCIA
QUE SE COMUNICA ? QUIEN LO COMUNICA ?
PROCESOS PERIODICIDAD MEDIOS DE COMUNICACIÓN
INTERNO EXTERNO
Y SUBPROCESOS

- Informes y Estadísticas
Proveedores seleccionados Cada vez que se ingrese un nuevo Registro de Inscripción, selección de
Responsable de Compras Lider del Proceso Proveedor seleccionado - Lista de proveedores aceptados y
y calificados proveedor proveedores
calificados

Solicitud de requerimiento de compra Líderes de Proceso Responsable de Compras N.A Cada vez que se genere una RQ Generación de RQ - Formato de RQ
COMPRAS Y CONTRATACIÓN
De acuerdo a las frecuencias
- Pagina web SAP - Registro de Seguimiento a
Seguimiento al requerimiento de Compra Responsable de Compras Lideres de Proceso N.A establecidas en el procedimiento de
- Mediante Correo Electronico proveedores
Compras y Contratación
- Carta o informe escrito
- Copia carta
Resultados Evaluación de Proveedores Responsable de Compras N.A Proveedor Anualmente o según sea aplicable - E-mail
- Acta de reunión
- Reunión o visita
Responsable de Compras
Cronograma de mantenimiento, pólizas, - Registro de RQ
Responsable de Logistica Lider de O&M N.A Según sea aplicable - Solicitud de RQ de mantenimiento
seguros
Usuarios
Jefe de Area,
- Respuesta de viabilidad por correo
Estado de vehículos Responsable de Logistica Lider de Logistica N.A Según sea aplicable - Solicitud por correo electrónico
electrónico.
Gestor Administrativo
LOGISTICA DE CONTRATOS - Programa de mantenimiento
Periodicidad de la verificación y Custodio Responsable o encargados del publicado
N.A Según frecuencia Programa de mantenimiento
mantenimiento equipos Responsable de Logistica mantenimiento - Listas de chequeo equipos
- INVControl

Registro de Inpecciónes de
Programa general de Mtto de infraestrucutra e - Programa general de
Responsable de Logistica Responsable de de O&M N.A Anualmente Infraestrucutra o Mantenimientos
instalaciones mantenimiento
Responsable de Logistico generados

Necesidades de personal y/o vacantes Gestor Administrativo
Vacantes Gestor Administrativo
Líder de proceso
Roles y Responsabilidades
Jefe Directo
Publiación de vacantes en
Dir de Talento Humano
servicio publico de empleo
Todo el personal Comunidad de interés
Con el ingreso de un nuevo empleado y
Nuevo empleado N.A
- Diligenciamiento de Formato
- Registro de solicitud y
Solicitud y aprobación de empleo
Según sea aplicable aprobación de empleo
- Correspondencia certificada o
- Roles y Responsabilidades
correo electrónico
Página web - Registro de visita por usuario
Según sea aplicable
Comunicado escrito - Control de Correspondencia
- Registro de roles y
por cambio en los roles y - Registro de Recibido de R&R
responsabilidades en medio físico.
responsabilidades

- Registro del reporte de ingreso

Lideres de proceso
Recursos del personal que ingresa Dir. de Talento Humano N.A Con el ingreso de un nuevo empleado - Copia física del registro - Registro entrega de dotación
Jefe Inmediato
GESTION ADMINISTRATIVA

TALENTO HUMANO - Registro asignación de equipos

Con el ingreso de un nuevo empleado o - Copia física del contrato u otros sí, - Firma de contratos, otro si,
Contrato, otros si y cartas de preaviso Lider de Talento Humano Empleados Cliente cuando aplique
cualquier cambio en contrato cartas de preaviso cartas de preaviso.

- Reunión de Inducción o re
Con el ingreso de un nuevo empleado,
Responsable de Talento Humano o lideres Visitantes inducción - Lista de Asistencia y E
Inducción General y HSEQ Nuevo empleado de un visitante o contratista de acuerdo
de proceso o responsable de HSEQ Contratistas - Registro de Inducción a visitantes valuación
a la frecuencia definida
y/o contratistas

Jefe Directo
- Carta recibida por líder de
Retiro voluntario de personal Persona que se retira Gestor Administrativo N.A Mismo día del retiro - Carta de retiro
proceso
Dir. de Talento Humano
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GESTION ADMINISTRATIVA
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El medio a través del cual se realiza una comunicación puede incluir una o varios de los mecanismos expresados en la columna correspondiente.

CONDICIÓN A QUIEN SE COMUNICA ?

CUANDO SE COMUNICA ? COMO SE COMUNICA ? REGISTRO O EVIDENCIA
QUE SE COMUNICA ? QUIEN LO COMUNICA ?
PROCESOS PERIODICIDAD MEDIOS DE COMUNICACIÓN
INTERNO EXTERNO
Y SUBPROCESOS

Registro Paz y Salvo, copia física.

Certificación laboral
Lider de Talento Humano, Gestor Exámenes médicos de egreso o
Líder de proceso o Jefe de Area o Jefe Renuncia voluntaria, terminación de
Paz y Salvo Administrativo, Líder de Proceso, N.A - Formato Paz y Salvo renuncia a los mismos
Directo contrato, desvinculación con justa causa.
Contabilidad Carta de renuncia
Actas de descargos
Liquidación por nómina

Gestor de Talento Humano

Listado de empleados en caso de emergencia
Gestor Advo en contratos
(MEDEVAC)
Resp. HSEQ en contratos
Clima laboral Gestor Administrativo
TALENTO HUMANO
Dir. de Talento Humano
Desempeño del Personal lideres de procesos
Jefes Directos
Lideres de proceso
Necesidades de Capacitación
Resp. HSEQ
Gestor de Capacitacion
Programa de Capacitación Gestor Advo
Resp. HSEQ
Ejecución de Capacitación Empleado
Responsable de Capacitaciones
- Intranet - Datos de personal en caso de
Todo el personal Cada que ingrese o retire una persona
- Publicacion en cartelera Emergencia.
Lideres de Proceso y por área N.A Anualmente - Reunión - Informe de Clima laboral
- Registro de evaluación de
Evaluado N.A De acuerdo a metodologia establecida - Reunión
desempeño.
- Correo electrónico
Dir. de Talento Humano - Formato de solicitud de
N.A Anualmente y cuando se requiera - Registro de solicitud de
Gestor de Capacitacion entrenamiento
entrenamiento
- Programa de Capacitación
Todo el Personal N.A De acuerdo a necesidad - Correo
- Lista de Asistencia
- Certificados de Capacitación
Jefe Directo - Correo certificado
N.A Cada vez que se ejecute capacitación - Lista de Asistencia o registro de
- Correo electrónico
ejecución de capacitaciones

Necesidades de mantenimiento o adquisición - Formato de Estado de equipos - Registro de Estado de Equipos

Lideres de proceso Responsable de IT N.A Según sea aplicable
equipos, software, licencias - Formato de RQ - Registro de RQ

INFORMATICA Estado de equipo Todo el personal Responsable de IT N.A Según sea aplicable - Formato Estado de equipos - Registro Estado de equipos.
Y
TECNOLOGIA
(IT) Cronograma de mantenimiento, pólizas, Gestor de Compra - Registro de RQ
Lider de IT Según sea aplicable - Solicitud de RQ de mantenimiento
seguros Aux. IT

- Respuesta de viabilidad por correo

Solicitud de desarrollo de aplicaciones Líder de Proceso Responsable de IT N.A Según sea aplicable - Solicitud por correo electrónico
electrónico.

CONTABILIDAD Revisor Fiscal / Autoridades

Impuestos Nacionales y Distritales Auxiliar Contable / Lider Contable N.A Mensual - Bimensual y Anual - Magnético - Soporte Magnético
GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Y TRIBUTARIA Peru / Entidades Financieras

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CUANDO SE COMUNICA ? COMO SE COMUNICA ? REGISTRO O EVIDENCIA
QUE SE COMUNICA ? QUIEN LO COMUNICA ?
PERIODICIDAD MEDIOS DE COMUNICACIÓN
GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
PROCESOS
INTERNO EXTERNO
Y SUBPROCESOS

Revisor Fiscal /Entidades

Periódicos - Mensualmente - Correo Electonico, actas o
Estados Financieros Contador Presidente Financieras / Entidades de - Informe de Estados Financieros
Definitivos - Anualmente informes
Control /Clientes/ Socios
FINANCIERA

Proveedores y Entidades - Telefónicamente - Factura

Pagos pendientes Desigando contable Contable N.A De acuerdo a frecuencia establecida
Financieras - Pagina web - Transacciones

- Inducción o reinducción - Plan de Inducción

Responsabilidad y Autoridad - Estructura Todo el Personal (Empleados, En el momento de la Inducción y según - Comité Operativo - Acta de comité
Gerente Administrativo Contratistas, según aplique
organizacional temporales) sea aplicable, debido a cambios. - Reunión General - Lista de Asistencia
- Publicación Intranet - Formato de Divulgación

ADMINISTRATIVO Talento Humano / Colaboradores /

- Magnético - Intranet
Y NOMINA Soportes pago de Nómina Profesional de Nomina Clientes N.A Mensual y Quincenal - Soporte Magnético
- email
Gestor Administrativo

Recursos Humanos / Colaboradores - Magnético - Intranet - Soporte Magnético

Pago de Aportes Parafiscales Profesional de Nomina Clientes Mensual
Gestor Administrativo - email

- Inducción o re inducción
Contratistas
- Comité HSEQ u otros procesos - Acta de reunión
Presidente Subcontratistas En el momento de la Inducción y según
Mapa de procesos, Interacción de los - Reunión General - Lista de Asistencia
Representante de la Dirección Todo el Personal Proveedores sea aplicable, debido a mantenimiento o
procesos y caracterizaciones - Manual de Inducción - Publicación en cartelera o
Líderes de Proceso Otros grupos de interes o cambios en el Direccionamiento.
- Pagina web similar
visitantes segun aplique
- Publicación en cartelera o similar
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

Contratistas - Inducción o re inducción

Presidente - Acta de reunión
Subcontratistas En el momento de la Inducción y según - Comité HSEQ
Políticas y Objetivos de HSEQ. Induccion en Representante de la Dirección - Lista de Asistencia
Todo el Personal Proveedores sea aplicable, debido a mantenimiento o - Reunión General
HSEQ Líder de Proceso - Publicación en cartelera o
Otros grupos de interes o cambios en el Direccionamiento. - Intranet
Líder Calidad y Gestor Documental similar
visitantes segun aplique - Publicación en cartelera o similar

- Acta de reunión
Al inicio de contratos y en SIGI. En el - Inducción o re inducción
Contratistas - Lista de Asistencia
HSEQ, RSE Requisitos básicos legales y de otra índole momento de la Inducción y según sea - Comité HSEQ
Todos los Procesos Todo el Personal Subcontratistas - Manual de Inducción
para el SIG aplicable, debido a cambios en la - Reunión General
Proveedores - Recibido del Cliente del Plan de
legislacion. - Página web
HSEQ

- Correos enviados
Personal Afectado (Inspectores y - Programa de Observacion de
Gerentes De acuerdo a frecuencia establecida en - Listas de chequeo
Inspecciones Gerenciales y otras en HSEQ responsables de areas a N.A tareas.
Responsables. HSEQ el Programa de Inspecciones - Lista de asistencia
inspeccionar) - Reuniones de trabajo
- CAS

- Reunión con los interesados.

Plan de HSEQ del contrato o proyecto
actualizado
Gerente de O&M y/o Lider de O&M en el
Contrato y/o Profesional HSEQ
Todo el personal del contrato
y Proceso HSEQ-RSE Corporativo
En el Caso que el cliente
requiera se radica
- Acta de las reuniones
Al inicio del contrato o al momento que - Boletin
- Registro de Asistencia
se genere una actualizacion. - Comunicado Interno o
- Radicado de correspondencia externa
Correspondencia externa ( Clientes)

Afectado o testigo del evento
Incidentes
Resp. HSEQ Contrato
Jefe de Area
Responsable de la Dirección de
HSEQ
Responsable del SIG
aseguradoras, contratistas, etc.)
- Formato de reporte de
Cliente y/o representante
incidentes del cliente
Interventoria
Cuando se presente un incidente - Comunicación telefónica - Formato de reporte de
Grupos de apoyo
(inmediato y maximo 24 hrs despues del - Correo Electronico incidentes de la empresa.
Otros grupos de interes según
hecho) - FURAT o doc. Aplicable en Peru - FURAT
aplique, comunidad,
- Evidencias (fotos, testimonios,
etc)

- Reunión de trabajo
Contratistas - Acta de las reuniones
Resp. HSEQ Todo el personal siempre que sea Una vez realizada la investigacion y - Comites Operativos
Lecciones Prendidas Cliente y/o representante - Lista de Asistencia
Afectado posible establecidas las causas basicas - Correo Elecronico
Divulgacion en cascada - Recibo de correo
- Charlas diarias
INTEGRADO DE GESTION

HSEQ, RSE
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CONDICIÓN A QUIEN SE COMUNICA ?

CUANDO SE COMUNICA ? COMO SE COMUNICA ? REGISTRO O EVIDENCIA
QUE SE COMUNICA ? QUIEN LO COMUNICA ?
PROCESOS PERIODICIDAD MEDIOS DE COMUNICACIÓN
INTERNO EXTERNO
Y SUBPROCESOS

- Formato de oportunidades
- Comunicación telefónica - Dentro del reporte de gestión y
Todas las áreas de la empresa o el - Correo Electronico reportes técnicos un ítem
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

Propuestas de mejora Todo el personal N.A Cuando aplique.

cliente, donde sea aplicable la mejora - Buzon de Sugerencias relacionado a ideas de
- Verbalmente mejoramiento.
- Registro en el CAS

De acuerdo a la metodologia - CAS

Contratistas
Jefe de Area establecida en el Procedimiento - Formatos de Inspección y/o
Proveedores Una vez evidenciadas las desviaciones
Producto no conforme Todo el Personal Proceso donde se presento el manejo no conformidades, control ensayo
HSEQ, RSE Cliente o representante del servicio prestado
hallazgo de salidas no conformes y acciones - Formato de reportes de No
Conformidades reales.

- Comité HSEQ
Responsables Involucrados
Acciones Correctivas, Acciones Preventivas y Según sea aplicable, posterior al análisis - Diligenciando Formato digital de - Acta de reunión
Todo el personal Dseignado de HSEQ para el N.A
de Mejora y aprobación de la ejecución No conformidad acción correctiva, - Registro en CAS
seguimiento
acción preventiva.
Anual o con cada nueva programacion
Representante de la Presidencia ante el correo electonico Programa de Auditorias
Programa de Auditorias para el SIG Todo el personal N.A de acuerdo al estado e importancia de
SIG comunicado interno soporte de divulgación
los procesos

Representante de la Presidencia ante el De acuerdo a frecuencia establecida en - Reunión de Trabajo

Informe de Gestión HSE Responsable HSEQ de campo N.A - Acta de reunión y/o Informe de HSE
SIG el proceso - Correo Electrónico

Según sea aplicable (adquisición, - Correo Electronico - E-mail de solicitud

Responsable del proceso a crar la
Necesidades de Documentación Todo el Personal N.A cambio o realización de un documento - Reunión de Comité HSEQ - Acta de reunión
documentación
necesario para el SIG) - Registro de cambios en el SIGI

- Página web
- Listado Maestro de documentos
Cargos afectados o usuarios del Cada vez que se actualice o cambie un - Correo Electrónico
Documentación vigente Lider de Proceso N.A - Lista de asistencia
documento documento - Reunión de divulgación y/o
- Acta de reunión
Comunicado Interno

Contratistas
Resultados de programas de gestión, Visitantes
Responsable de la dirección de HSEQ Todo el personal Según Frecuencia - Capacitación - Registro de asistencia
Subprogramas de vigilancia epidemiológica Otros grupos de interes según
aplique (comunidad)

- Inducción o re inducción
- Plan HSEQ - Registro de asistencia
- Reunión - Divulgacion de ATS
Contratistas
Identificación de peligros y evaluación de Responsable de seguridad y salud en el En el momento de la Inducción, inicio de - ATS, Panorama de factores de - Matriz de identificación de
Visitantes
Riesgos - Diagnostico de Condiciones de trabajo y/o Responsable HSEQ del Todo el personal actividades críticas y según sea riesgo, 3QUEs, otras, peligros e identificación de
Otros grupos de interes según
Trabajo o Panorma de Riesgos contrato aplicable. metodologias de identificacion riesgos.
aplique (comunidad)
de riesgo - Reporte de Actividades
- Programas de Gestion operacionales.
- Publicacion Intrranet

- Inducción o re inducción
- Plan HSEQ
- Reunión
- Registro de asistencia
- ATS, Panorama de factores de
Contratistas - Divulgacion de ATS
En el momento de la Inducción, inicio de riesgo, 3QUEs, otras,
Identificación de aspectos y evaluación de Responsable de gestión ambiental y/o Visitantes - Matriz de aspectos e impactos
Todo el personal actividades críticas y según sea metodologias de identificacion
impactos ambientales Responsable HSEQ del contrato Otros grupos de interes según ambientales
aplicable. de riesgo
aplique (comunidad) - Reporte de Actividades
- Matriz de aspectos e impactos
operacionales.
ambientales
- Programas de Gestion
- Publicacion Intrranet

- Lista de Visitantes
- Verbalmente
A trabajadores con la programación de - Listas de asistencia y
MA INTEGRADO DE GESTION

Resp. HSEQ Campo Contratistas - Boletin de Emergencias

Preparación y respuesta ante emergencias Todo el Personal capacitación correspondiente. divulgación
Brigadistas Visitantes - Planos y Rutas de evacuación
A cada visitante con su ingreso - Actas de Simulacros, videos,
- Simulacros
etc.

HSEQ, RSE
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El medio a través del cual se realiza una comunicación puede incluir una o varios de los mecanismos expresados en la columna correspondiente.

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION CONDICIÓN A QUIEN SE COMUNICA ?

CUANDO SE COMUNICA ? COMO SE COMUNICA ? REGISTRO O EVIDENCIA
QUE SE COMUNICA ? QUIEN LO COMUNICA ?
PROCESOS PERIODICIDAD MEDIOS DE COMUNICACIÓN
INTERNO EXTERNO
Y SUBPROCESOS

Todo el Personal del área donde se Bomberos de la localidad,

Realización de simulacro (S&SO , Minimo 3 dias antes de el ejecución del - Correo - Registro de divulgación del Simulacro
Resp. HSEQ campo o sede admnistrativa ejecutará el Simulacro (S&SO , Autoridades de la localidad
AMBIENTAL) Simulacro - Comunicado - Informe del Simulacro
HSEQ, RSE AMBIENTAL) Cliente

- Inducción - Zonas señalizadas

- Capacitaciones - Plan de Inducción
Condiciones de uso de EPP Resp. HSEQ Campo Usuarios (trabajadores) Visitantes Permanentemente
- Señalización en zonas - Registros de Capacitación
de trabajo - Formato de entrega de EPP

- Inducción - Zonas señalizadas

Gestor Ambiental - Capacitaciones de MSDS - Plan de Inducción
Manejo de Sustancias quimicas Trabajadores Visitantes Permanentemente
Resp. HSEQ - Señalización en zonas de - Registros de Capacitación
trabajo - MSDS

Respuesta a notificaciones de las

Autoridades, instituciones del Estado tales - Carta
Representante Legal o Suplente Autoridade locales Perú N.A Cuando se presente - Recibido de carta de la entidad.
como Ministerio de proteción Social - Presentación ante la entidad
Ministerio de Medio Ambiente, entre otros.

Presidente
Representante de la presidencia antel el Inducción y/o Reinducción
Cliente Al inicio de contratos y en SIGI. En el Evaluación de la Política de RSE,
SIG Comités
Política RSE y Código de ética Trabajadores Proveedores momento de la Inducción y según sea Evaluación Código de Ética,
Responsables de RSE Reuniones de trabajo
Accionista aplicable. Registro Asistencia
Responsables HSEQ en campo o sede
administrativa

Comités
Acta de Reunión
Reuniones de Trabajo
Boletines
Clientes Correo Electrónico
Programas RSE Responsables de RSE Trabajadores Cuando aplique. Registro de divulgacion
Comunidad Página Web
Publicaciones
Carteleras
Revista RSE
Boletines

Comités
Presidente Comunidades Boletines
Reuniones de trabajo
Revista IntegraRSE Gerente RI Trabajadores Clientes Trimestral o cuando aplique Informes de reuniones de trabajo
Página Web
Responsables de RSE Proveedores Revista IntegraRSE
Boletines
Presidente Página web de la red del pacto
Informe COP Gerente RI Todos los grupos de interés Todos los grupos de interés Anual global. Informe COP
Responsables de RSE Página web de Confipetrol