VERSIN: 1

CDIGO: DOC
FECHA: 25/01/2016
MATRIZ DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

ASPECTO A COMUNICAR

EMISOR

RECEPTOR

ESTRATEGIA Y MEDIOS

TIPO
INTERNA

EXTERNA

REGISTRO

Poltica Ambiental

Representante
de
Direccin,
Lder
Ambiental

la Alta Todos los servidores pblicos y

Intranet, Carteleras, Folletos,
Gestin contratistas involucrados en el
Peridico, Boletines, Pgina Web.
SGA

Pgina Web del SIG.

Objetivos

Representante
de
Direccin,
Lder
Ambiental

la Alta Todos los servidores pblicos y

Intranet, Carteleras, Folletos,
Gestin contratistas involucrados en el
Peridico, Boletines, Pgina Web.
SGA

Pgina Web del SIG.

Programas y metas

Lder Gestin Ambiental

Campaas,
actividades
de
Servidores pblicos y personas capacitacin,
carteleras,
que trabajan en su nombre
Intranet,
Correo
electrnico,
Pgina Web.

Pgina Web del SIG.

Pgina Web del SIG.

Lder Gestin Ambiental, Lder Servidores pblicos involucrados A travs de comunicaciones de

la
intranet,
comunicaciones
del proceso
segn el documento
internas
y
proceso
de
capacitacin, Pgina Web.

Documentos del SGA

Requisitos legales y reglamentarios aplicables

Matriz de aspectos e impactos ambientales

Controles
operacionales
asociados
actividades que se ejecuten en
ambiental

Servidores pblicos y personas

que trabajan en su nombre
A travs de comunicaciones de
la
intranet
y
proceso
de
capacitacin.

Lder Gestin Ambiental

a
las
materia Lder Gestin Ambiental

Servidores pblicos y personas A travs de comunicaciones de

que trabajan en su nombre
la
intranet
y
proceso
de
capacitacin.

Profesional de Salud y Seguridad Servidores pblicos y personas A travs de comunicaciones de

en el trabajo
que trabajan en su nombre
la
intranet
y
proceso
de
capacitacin.

Plan de emergencias

Lecciones
aprendidas
emergencias ambientales

Lder Gestin Ambiental, Lder

Todos los servidores pblicos y
del proceso
contratistas involucrados en el A travs de comunicaciones y
SGA
reuniones internas del Comit.

de

incidentes

o Lder Gestin Ambiental, Lder Servidores pblicos y personas A travs de comunicaciones de

del proceso
que trabajan en su nombre
la intranet.

Desempeo del SGA

Representante
de
Direccin,
Lder
Ambiental

la Alta
Gestin Alta Direccin de la Universidad

Programa de auditoras

Jefe Oficina Planeacin,

oficina Control Interno

Jefe

A
todos
involucrados,
internos

los
y

Informe.

Comunicaciones
procesos Cartelera.
auditores

internas,

DOC-GA-007 MATRIZ DE
IDENTIFICACIN
DE
REQUISITOS
LEGALES
AMBIENTALES.

DOC-GA-005 MATRIZ DE
IDENTIFICACIN
DE
ASPECTOS
Y
VALORACIN
DE
IMPACTOS AMBIENTALES.

PRO-GA-008
PROCEDIMIENTO
DE
CONTROL OPERACIONAL.

PROCEDIMIENTO
PREPARACIN
RESPUESTA
EMERGENCIAS.

Reportes de incidentes o
emergencias
ambientales.

DOC-GA-001-MATRIZ
INDICADORES.

FOR-GC-004 PROGRAMA
DE
AUDITORIAS
INTERNAS DE CALIDAD.

DE
Y
ANTE

DE

VERSIN: 1
CDIGO: DOC
FECHA: 25/01/2016
MATRIZ DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

ASPECTO A COMUNICAR

EMISOR

Plan de auditora interna ambiental

Jefe Oficina
Auditor Lder

Informe de auditora ambiental

Control

RECEPTOR

Interno,

ESTRATEGIA Y MEDIOS

internas,

TIPO
INTERNA

EXTERNA

REGISTRO

FOR-GC-005
AUDITORIAS
CALIDAD.

PLAN
DE

Lderes de procesos involucrados

Comunicaciones
Cartelera.

Jefe Oficina Control Interno

Lderes de procesos involucrados

Informe,
internas.

Acciones correctivas y preventivas

Lderes de procesos involucrados

Jefe Oficina Control Interno, Lder Registros, Comunicados a travs

Gestin Ambiental
de Intranet.

Gestin de quejas y reclamos

Cliente,
Comunidad,
interesadas

Gestin de quejas y reclamos

Profesional de Quejas, Reclamos Lder de Gestin Ambiental,

Carta, Correo electrnico.
y Sugerencias
Lderes de procesos involucrados

Cartas
y
electrnico.

Cambios que puedan tener impacto en el SGA

Representante
de
Direccin,
Lder
Ambiental

FOR-DE-043 INFORME DE
REVISION
POR
LA
DIRECCION.

FOR-GC-007 INFORME DE
LA AUDITORIA INTERNA
DE CALIDAD.

Comunicaciones

Correo
electrnico,
Partes Profesional de Quejas, Reclamos Carta,
Aplicativo PQR pgina Web.
y Sugerencias

la Alta
Gestin Todos los procesos

Medios institucionales.

FOR-GC-003
CORRECTIVA,
PREVENTIVA
MEJORA.

ACCIN
Y

DE

Servicio de atencin al
ciudadano.
correo

CUANDO / FRECUENCIA

Cuando
ingresen
a
Universidad o cuando
modifique.

la
se

Cuando
ingresen
a
Universidad o cuando
modifique.

la
se

Induccin y reinduccin del

personal o cuando surjan
modificaciones.

En la implementacin y
cuando haya cambios en el
documento.

Cada que se modifiquen o

surjan nuevos requisitos.

Induccin y reinduccin del

personal o cuando surjan
modificaciones.

Induccin y reinduccin del

personal o cuando surjan
modificaciones.

Induccin y reinduccin del

personal / Semestralmente.

Cada vez
incidente
ambiental.

que
o

suceda un
emergencia

Revisin por la Direccin /

Anual.

Cuando se
establece el
programa, al inicio del ao.

CUANDO / FRECUENCIA

Mnimo 8 das antes de cada

auditora programada.

Una vez al ao.

Mximo 15 das despus de

recibido
el
informe
de
auditoras y cada vez que se
identifique
una
no
conformidad
de
tipo
ambiental.
Cuando aplique.
Cuando aplique.

Cuando aplique.