MATRIZ DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

TIPO DE ¿CON QUE

PROCESO ¿QUE SE VA A
COMUNICACIÓN ¿QUIEN COMUNICA? A QUIEN SE COMUNICA FRECUENCIA SE VA A ¿CÓMO SE COMUNICA?
RELACIONADO COMUNICAR
COMUNICAR?
INTERNO EXTERNO
Carteleras informativas
Misión, Visión, Mapa Gerente General Empleados directos, Anual o cada vez que
Gerencial
de Procesos
Pagina Web, Procesos de
Auditores internos Partes interesadas se modifique
X inducción.

Políticas y objetivos Carteleras informativas

Gerente General Empleados directos, Anual o cada vez que
X Gerencial del Sistema integral Capacitaciones, Procesos
Auditores internos Partes interesadas se modifique
de gestión de inducción pagina web.

Cada vez que se

Requisitos legales
Empleados directos, identifique un requisito
X Gerencial aplicables a la Auditores internos Email, capacitaciones
Partes interesadas legal aplicable a la
organización
Organización.

Procedimiento para
Empleados directos,
reportar situaciones Gerente General Anual o cada vez que
X Gerencial Conductores terceros, Capacitaciones
inusuales y Auditores internos se modifique
contratistas
sospechosas

Sistema de Caracterizaciones y Cada vez que se Email, capacitaciones,

X Auditores internos Empleados
gestión manuales modifique Reuniones gerenciales

Procedimiento y
Sistema de evaluación a la Email, capacitaciones,
X Auditores internos Empleados Semestral
gestión Matriz de riesgos y Reuniones gerenciales
oportunidades
 Sistema de Plan, programa e en el desarrollo de la
X Auditores internos Empleados Semestral
gestión informe de Auditoria actividad de auditoria

De acuerdo a las
Sistema de fechas de Atreves del Registro de
X Acciones de Mejora Auditores internos Empleados
gestión implementación y Acción de mejora
seguimiento
Medición de la
Asistente
X Comercial satisfacción del Clientes Anual. Telefónicamente - e-mail
administrativo
Cliente
Portafolio de
Gerencia y Cada vez que el
X Comercial servicios y Clientes e-mail- físicamente
despachadores Cliente lo requiera
cotizaciones
Especificación de la
Gerencia y Cada vez que soliciten
X Comercial solicitud de los Clientes e-mail- físicamente
Despachadores un servicio.
servicios

Aceptación de la Cada vez que soliciten

X Operaciones Despachadores Clientes e-mail
solicitud de servicios un servicio.

Para ingresar a las

X Operaciones Orden de carga Despachadores Clientes actividades de cargue e-mail- físicamente
del Cliente
Registros de Clientes- Gerencia-
X Operaciones Jefe de Seguridad Diariamente e- mail
trazabilidad Despachadores
Clientes, Despachadores- cada vez que se
X Operaciones Reclamos Telefónicamente - e-mail
Transportistas Gerencia presente un reclamo
En el Ingreso a la
Organización; o
Recursos Asistente
X Perfil del cargo Nuevo empleado posteriormente Física
humanos administrativo
cuando se realicen
actualizaciones.
En el Ingreso a la
Recursos Asistente Organización; u otros
X Contrato de trabajo Nuevo empleado Física
humanos administrativo si al contrato de
trabajo,
 Según tema
Recursos Empleados y
X Capacitaciones Auditores internos programado para Personal
humanos contratistas
comunicar
Cantidad y referencia
Solicitud de
X Administrativo Empleados Asistente administrativo de materiales Física
materiales
requeridos
Cada vez que se
Cotización de
requiera cotizar
X Administrativo productos y Proveedores Asistente administrativo e-mail
productos y servicios
servicios
en la Organización.
Cada vez que se
Asistente requieran los
X Administrativo Orden de compra Proveedores e-mail
administrativo productos e iniciación
de servicios
Anticipos y pagos Transportistas, contador, Anticipo y pago de los
X Financiero Tesorera física
de saldos Gerencia servicios prestados

Facturación de los Cada vez que se

X Financiero Auxiliar contable Clientes Física
servicios prestados preste el servicio
 REGISTRO

Misión, Visión, Mapa de

procesos

Documento de la política,
objetivos y metas firmados y
aprobado por gerencia

Normas( resoluciones,
circulares, decretos, leyes, actos
administrativos expedidos por el
Gobierno)
Matriz de requisitos legales.

Diapositivas con base en el

procedimiento establecido.

Caracterizaciones y manuales

Procedimiento y evaluación a la
Matriz de riesgos y
oportunidades
 Plan, programa e informe de
Auditoria.

Registro de Acción de mejora

Registro para la medición del

Cliente.

Soporte de la presentación del

portafolio de servicios-
Cotización.

Soporte de la especificación del

servicio.

Aceptación del servicio

solicitado.

Orden de carga del servicio.

Archivo Excel que registra la

trazabilidad de los vehículos en
ruta.
Comunicado de e-mail.

Perfil del cargo

Contrato individual de trabajo

 Registros de capacitación.

Formato solicitud de materiales.

Cotización (documento externo.)

Formato orden de compra.

Comprobante de egreso.

Factura de venta