GERENCIA DE ADMINISTRACION

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL

AREA DE ALMACEN Y DESPACHO
PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE
MERCANCIA
   PR-RM-01
PROCEDIMIENTO
FECHA: 14/08/2020
VERSION: 01
RECEPCION DE MERCANCIAS
PAGINA 1,2-5
AREA ADMINISTRATIVA AREA RESPONSABLE
GERENCIA ADMINISTRATIVA ALMACEN Y DESPACHO

1. OBJETIVO

Definir las actividades que integran el proceso de la recepción de mercancías al

almacén y que corresponde al punto de transferencia de propiedad entre un
proveedor y un cliente. Es una etapa de control importante para garantizar la
conformidad de la mercancía antes su integración en las existencias de la empresa.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a la recepción de productos que provengan por parte de

proveedores nacionales e internacionales.

3. NORMAS PARA LA RECEPCION DE MERCANCIAS

 Todos los productos que ingresen al almacén deberán contar con los documentos que
lo soporten (Facturas, Notas de entrega, Guías Sada), N° de orden de compra.
 El área de la recepción siempre deberá permanecer libre y en orden antes de cada
recepción.
 El Jefe de almacén deberá garantizar mediante su firma una correcta ejecución del
proceso y sellar los documentos relacionados a la recepción (Facturas, Notas de
entrega, Guías Sada) donde se indique el estado de RECIBIDO, la fecha y hora en
que se realice.
 En caso de no estar presente el Jefe de almacén, el almacenista de recepción será el
responsable inmediato de velar por el correcto funcionamiento del procedimiento.
 Todos los Artículos que estén dispuestos a recibir deben tener Orden de Compra en
el sistema.

 Todos los Artículos que se estén recibiendo deben ser revisados por los Ayudantes de
Almacén bajo la supervisión del Jefe de Almacén, de manera que se Garantice:
 Calidad de Productos, cantidades completas, así como fechas de vencimientos
adecuadas. Para luego ser ingresados en el sistema
 El Jefe de Almacén Conjuntamente con sus Ayudantes deben garantizar la correcta
señalización de la mercancía en cuanto a colocación de habladores, cantidad por
paleta, así como fecha de recepción y vencimiento de cada artículo.
 En los casos en los que, por motivo de altos volúmenes de carga, se dificulte la
verificación exhaustiva en el espacio asignado para esta, la mercancía deberá ser
almacenada directamente en su lugar predeterminado, donde posteriormente se le
realizara una comprobación de estado durante las 72 horas hábiles siguientes, una
vez realizada la recepción.
 Una vez recepcionado un alto volumen de mercancía se deberá llevar a cabo una
revisión donde se compruebe exhaustivamente el estado físico de los productos que
se recibieron, a fin de cerciorarse que no presenten daños evidentes de fábrica,
faltantes en cantidad, empaques rotos o dañados en el cual deberán revisarse:

a) Estado físico de los fardos o empaques y si estos presentan algún tipo de alteración a
su condición regular.
b) Cantidades
c) Defectos de fábrica, como empaques sin el producto, pero sellados, mal troquelado,
productos contaminados, entre otros.

4. RESPONSABLES:

 Administrador/a
 Jefe y/o encargado de almacén
 Ayudantes de almacén

Es responsabilidad del personal mencionado, la revisión, control, cumplimiento y

actualización de este documento para su correcta implementación y uso.
  
RECEPCION DE MERCANCIAS
AREA ADMINISTRATIVA
GERENCIA ADMINISTRATIVA
5) DESCRIPCION DE ACTIVIDADES RECEPCION DE MERCANCIA
Paso Responsable
*Jefe de Almacén- Recepción y
1 despacho.
*Ayudante de Almacén
*Jefe de Almacén- Recepción y
despacho.
2 *Ayudante de Almacén
*Jefe de Almacén- Recepción y
despacho.
3 *Ayudante de Almacén
*Jefe de Almacén- Recepción y
despacho.
3.1 *Ayudante de Almacén
*Jefe de Almacén- Recepción y
despacho.
3.2 *Ayudante de Almacén
  Si el producto cumple todos los parámetros
*Jefe de Almacén- Recepción y
despacho.
3.3 *Ayudante de Almacén
  Si el producto no cumple los parámetros
3.4 *Jefe de Almacén- Recepción y
PR-RM-01
PROCEDIMIENTO
FECHA: 24/08/2020
VERSION: 01
PAGINA 3,4,-5
AREA RESPONSABLE
ALMACEN Y DESPACHO
Actividad Documento
Organizar el equipo necesario y
preparar el personal para realizar la
recepción  
Recibir la mercancía con su respectiva
documentación, (Facturas, Notas de
entrega, Guía SADA) y se valida que Facturas/notas de
los productos que se recepcionaran entrega
posean órdenes de compra en el
sistema
Verificar el estado físico y las
condiciones de los productos de la
siguiente manera
Comprobar las cantidades, contabilizar
y pesar la mercancía que así lo
requiera, en caso de no coincidir el
peso o tener dificultad para contabilizar
se tomaran muestras de ese empaque
para corroborar que las
especificaciones estén correctas.  
Verificar que la cantidad y tipo de
productos estén acordes a lo que
refleja la documentación de la
mercancía (Facturas, Notas de
entrega).  
 
Trasladar los productos ya
inspeccionados que no presenten
ningún tipo de anomalía al área de
almacenamiento determinada para este
fin.
 
Realizar una devolución de la Nota de
 mercancía que no cumpla o no esté
conforme al estándar (véase ficha de
devolución
despacho. almacenamiento)-(Aquella que
*Ayudante de Almacén presente daños, defectos de fábrica o
faltantes)
*Jefe de Almacén- Recepción y
despacho. Recepcionar las mercancías en el
4 *Ayudante de Almacén- sistema, módulo de compras >
Recepcionista recepción > Registro de Compras.
 
*Jefe de Almacén- Recepción y
despacho. Ingresar todos los datos requeridos en
4.1 *Ayudante de Almacén- los campos del sistema con la
Recepcionista información de las factura.
 

Recepcionar las facturas o notas de

entrega tal cual sean recibidas y en
*Jefe de Almacén- Recepción y
caso donde las cantidades recibidas no
4.1 despacho.*Ayudante de Almacén-
coincidan con la de la documentación
Recepcionista
de entrega, generar una nota de
devolución por la mercancía faltante.
 
*Jefe de Almacén- Recepción y
despacho. Seleccionar guardar a los datos
4.2 *Ayudante de Almacén- introducidos una vez culminado el
Recepcionista registro de los productos.
 
*Jefe de Almacén- Recepción y
despacho. Seleccionar el registro que se haya
*Ayudante de Almacén- realizado en el módulo > listado de Registro de
4.3
Recepcionista compras, e imprimir dos copias del recepción
documento de la recepción.

Consignar una copia de la recepción al

departamento de administración
conjunto con las facturas o notas de Registro de
*Jefe de Almacén- Recepción y
entrega correspondientes, el recepción-
4.4 despacho.
departamento de almacén deberá facturas-
*Ayudante de Almacén
conservar la copia restante de la notas de entrega
recepción para su respaldo y control
interno.

*Grupo gerencial administrativo Evaluar comportamiento y generar

5 acciones correctivas y preventivas del
proceso.