GESTIÓN DEL ALMACENES

1. CONFIGURACIÓN DEL ALMACÉN

El almacén es descrito como el espacio o lugar físico donde se realiza la recepción,
custodia, conservación y expedición de mercancías. En él se puede guardar cualquier
tipo de género y, además, se venden artículos al por mayor.

Las principales actividades que tienen lugar en los almacenes son:

- Gestión de entrada y recepción de los pedidos.

- Gestión de ubicaciones: clasificación y colocación.
- Preparación de los pedidos.
- Gestión de la salida de los pedidos.
- Protección y conservación.

Ligado a las principales actividades, en un almacén nos topamos con funciones tales
como:

- Recepción de productos y materiales.

- Registro de las entradas y salidas.
- Almacenamiento de los productos y materiales.
- Mantenimiento de los productos y materiales y del mismo almacén.
- Despacho de materiales.
- Coordinación del almacén con los departamentos encargados del control de
inventario y de la contabilidad.

Pasemos ahora a presentar brevemente estas funciones y actividades propias del

almacén para después presentar las consideraciones que deberemos valorar para la
configuración y el diseño de nuestro almacén.

 Recepción y control

Una de las principales actividades que se realizan en un almacén tiene que ver con la
recepción y el control, que se traduce en recibir, almacenar y distribuir los productos
que llegan al almacén. Las principales consideraciones en relación al proceso de
recepción son:

ZoY
Página 7
 GESTIÓN DEL ALMACENES

- Se debe asegurar que tanto la referencia de los artículos como las cantidades
recibidas son correctas.
- El almacenamiento de dichos productos debe garantizar una perfecta
conservación de los mismos.
- En el supuesto que los productos recibidos no sean los deseados o presenten
algún defecto, se procederá a su devolución.
- Frente a cada entrada, se debe registrar tanto el tipo de producto como la
cantidad recibida.
- Una vez ha sido registrada la entrada, el producto será trasladado al área de
almacenamiento que se le asigne o corresponda.
 Almacenaje

Tal y como indica su nombre, el almacén es aquel espacio dispuesto para el almacenaje
de todo tipo de productos.

Dependiendo del tipo de producto que allí se almacene se deberán seguir unas normas
en cuanto a calidad y manipulación. No obstante, y a nivel general, existen cuatro
normas generales que todo almacén debe cumplir. Estas normas son:

- Las cargas no deben dejarse nunca directamente en el suelo.

- Los productos o bultos no deberán bloquear, bajo ningún concepto, pasillos,
entradas o el acceso a otros productos.
- Dependiendo del producto, se deberán seguir unas normas de almacenamiento
específico que nunca deberán obviarse. Es el caso de los productos
alimenticios, que exigen unas condiciones de temperatura y humedad
específicas para cada tipo de producto.
- En todo momento se debe garantizar la seguridad de los trabajadores del
almacén, otorgándoles todos los medios necesarios para que puedan realizar
su trabajo en las mejores condiciones posibles.

ZoY
Página 8
 GESTIÓN DEL ALMACENES

 Picking

El picking se refiere a la preparación de los pedidos. De modo que se trata de una

actividad que implica seleccionar y recoger la mercancía que ha sido solicitada por el
cliente para proceder a la preparación del paquete y al envío del mismo.

El principal elemento en este proceso es la orden de picking u orden de pedido, que

deberá contener la siguiente información:

- Número de control que ha sido asignado al proceso de preparación del pedido.

- Fecha en la que debe realizarse la selección y recogida de las mercancías.
- Código y datos del trabajador asignado para preparar el pedido.
- Número de almacén en el que se realizará el picking, siempre y cuando la
empresa disponga de varios almacenes o zonas de almacenaje.
- Relación de códigos de cada uno de los pasillos que recorrerá el operario para
recoger las mercancías.
- Número de estantería y nivel en el que se encuentra la mercancía.
- Código interno asignado al producto o código de barras asignado por el
fabricante del producto.
- Descripción de la mercancía.
- Cantidad.
- Número de expedición.
- Firma del autorizado y responsable de la orden de picking.
- Firma de la persona que entrega la orden en la zona de preparación. Por norma
general, acostumbra a ser la misma persona encargada de la selección y
recogida de las mercancías.
- Recibo, en el que debe constar la firma de la persona que recibe la mercancía
en la zona de expedición.
- Observaciones, en caso que sea necesario.

Dependiendo del tipo de almacén, podemos toparnos con diferentes tipos de picking:

- Picking list o por listado: implica que el operario de pedidos recibe una lista
confeccionada a partir del pedido del cliente. En dicha lista se establece lo que

ZoY
Página 9
 GESTIÓN DEL ALMACENES

este debe preparar, teniendo en cuenta las unidades, condiciones y los medios
de que se servirá para la preparación.
- Picking con albarán: en este caso, se entrega el albarán al operario encargado
de preparar el pedido. En este, solo se especifica lo que ha solicitado el cliente,
y no se incluye ninguna información referente a la ubicación de la mercancía y
a las condiciones que debe tener en cuenta durante la preparación, por lo que
resulta un sistema poco eficiente.
- Picking con etiquetas: aquí, se cambia la lista de pedidos por etiquetas que se
pegan en el producto, ya se trate de un producto suelto o de un producto
embalado. Cuando se realiza la orden de pedido, se deberán entregar al
operario diferentes etiquetas con información diferente en cada una de ellas
relacionada con el producto objeto del pedido.
- Picking con pistola de lectura: se trata de un sistema similar al de las etiquetas,
implicando que se ha verificado el producto a la vez que se va realizando la
extracción.
 Salida

Se refiere al momento en que los pedidos son trasladados desde la zona de

preparación a los muelles de salida, a la espera de que llegue el transportista
encargado de realizar el reparto. Algunos elementos a tener en cuenta en relación a la
salida son:

- Antes de proceder al traslado de los pedidos a la zona de salida, deberá

verificarse que su contenido es el correcto y que se encuentran perfectamente
cerrados y etiquetados.
- Se deberán considerar los horarios de los transportistas, y adaptar las salidas a
los mismos.
- Se deberá verificar que la cantidad de cargas físicas se corresponde con las
órdenes de pedido y el albarán emitido.

Vistas estas primeras consideraciones en relación a las diferentes actividades que se

realizan en el almacén y que, durante todo el manual iremos ampliando, a simple vista
podemos afirmar que el almacén constituye un espacio realmente complejo, lo que

ZoY
Página 10
 GESTIÓN DEL ALMACENES

implica que su diseño y organización, así como los elementos que se dispongan en él,
no debe ser nunca en vano, por lo que se requiere un estudio previo con el fin de
determinar aquellos aspectos a considerar que influirán en mayor o menor medida en
su configuración.

De este modo, en este primer capítulo vamos a estudiar las diferentes fases que
cualquier empresa debe considerar a la hora de configurar su almacén, tanto si se trata
de la creación de un nuevo almacén como de una reorganización del antiguo.

1.1 PROYECTO DE CREACIÓN DE UN NUEVO ALMACÉN

En lo que se refiere a la configuración del nuevo almacén o reconfiguración del

antiguo, es muy importante que, antes de proceder a la división del espacio y a la
configuración de las zonas que lo conformarán, toda empresa lleve a cabo un estudio
previo, con el fin de poder disponer de un almacén acorde con sus necesidades reales.
Para ello, es muy importante que el proyecto de creación esté configurado por las
siguientes fases o etapas divididas en fases de estudio y fases de realización.

Fases de estudio:

- Plan director.
- Anteproyecto sumario.
- Anteproyecto detallado.

Fases de realización:

- Dossier de consulta.
- Estudio de los mercados.
- Control de los trabajos.
- Las entradas.
- Las transferencias.
- La explotación.

ZoY
Página 11
 GESTIÓN DEL ALMACENES

Es muy importante que se lleven a cabo todas estas fases, ya que en cada una de ellas
la empresa va a obtener información realmente importante que condicionará la
estructura, los medios, la organización y la gestión de su almacén.

Pasemos entonces a conocer cada una de estas fases, con el fin de conocer los
diferentes elementos que, bajo ningún concepto, se pueden descuidar.

Fases de estudio

1.1.1 El plan director

El primer aspecto que toda empresa debe considerar en la configuración de su

almacén es el plan director, que debe responder a la pregunta de ¿qué se debe hacer
para que el material industrial permita a la empresa alcanzar los objetivos planteados
en un plazo de tiempo concreto?

En otras palabras, de lo que se trata es de identificar la mejor manera de lograr los

objetivos que la empresa se haya propuesto en materia logística. Por ejemplo, si una
empresa tiene como principal objetivo disponer siempre de stock necesario para servir
a sus clientes sin ningún tipo de retraso o demora, en este primer apartado se deberán
establecer todas aquellas acciones que sean necesarias para lograr dicho objetivo.

Además de esta pregunta principal, en esta primera fase se deberán tener en cuenta
preguntas tales como:

- ¿Qué nueva organización se debe adoptar?

- ¿Qué inversión será necesaria?
- ¿Dónde se habilitará el almacén y bajo qué forma?
- ¿De qué presupuesto dispone la empresa?
- ¿Qué calendario o planificación se seguirá para la habilitación del almacén?

Así, de lo que se trata es de establecer qué hará la empresa para lograr los objetivos
propuestos y de qué manera lo hará. Es muy importante que se conozcan los recursos
disponibles en cuanto a espacio y presupuesto, de modo que se identifiquen unas
tareas y unas disposiciones realistas a lo que dispone la empresa.

ZoY
Página 12
 GESTIÓN DEL ALMACENES

Una vez la dirección haya trazado a grandes rasgos las acciones que se deben
emprender, se puede proceder a la siguiente etapa, en la que se precisarán los medios
necesarios para lograr dichos objetivos.

1.1.2 El anteproyecto sumario

Una vez se han definido de manera general las acciones necesarias para lograr los
objetivos de la empresa, se procederá a la elaboración del anteproyecto sumario,
conocido también como APS, que deberá responder a las preguntas siguientes:

- ¿Cuáles son las soluciones más adecuadas para satisfacer las necesidades
expresadas?
- ¿Los recursos de los que se disponen y los condicionantes, son compatibles con
el proyecto de empresa?

Así, de lo que se trata aquí es de estudiar todas las soluciones posibles que permitan
lograr los objetivos de la empresa, y determinar si dichas soluciones son compatibles
con el proyecto de la empresa y con los recursos y condicionantes, por lo que se
deberán tener en cuenta no solo los aspectos relacionados con los recursos propios de
la empresa, sino también todos aquellos condicionantes en relación a la edificación del
almacén, a la zona en la que este está ubicado, etc. Por ejemplo, un almacén ubicado
en una zona industrial no presentará las mismas características que un almacén
ubicado en una zona residencial, por lo que es muy importante que se tengan en
cuenta estas disposiciones a la hora de validar o rechazar una solución.

En relación a la forma del anteproyecto sumario, esta se divide en seis partes

claramente diferenciadas.

- Estudio de los datos de base que se hayan utilizado para elaborar el plan
director, cuyo plazo se especificará en el apartado dedicado al anteproyecto
detallado. Es importante remarcar que si algunos datos han cambiado desde
que finalizó el plan director, será necesario volver a empezar.
- La arquitectura del proyecto general, que deberá ser funcional y organizativa.
Dicha arquitectura deberá afectar al mismo tiempo a los flujos físicos (medios y

ZoY
Página 13
 GESTIÓN DEL ALMACENES

necesidades) y a los flujos de información, con el fin de que la configuración del

almacén resulte exitosa.
- La definición de varias soluciones tipo, con el fin de poder conocer las
diferentes elecciones posibles en relación a un aspecto concreto, como puede
ser el traslado de mercancías o la organización de la misma.
- La evaluación de estas soluciones, a partir de un cierto número de criterios
considerados como significativos para el proyecto. Algunos de estos criterios
comunes en todos los proyectos son la capacidad total del almacén, el tiempo
de acceso a una referencia, los costes de inversión, explotación o
mantenimiento, etc.
- La comparación multicriterio de las diferentes opciones y posibilidades.
- Selección de la mejor solución, junto con su justificación.

Así, y una vez se ha optado por la viabilidad de una de las posibles soluciones, se
procederá a la elaboración del anteproyecto detallado o APD.

1.1.3 El anteproyecto detallado

El anteproyecto detallado se centrará en una única solución, que deberá ser definida
con la suficiente precisión con el fin de realizar las siguientes fases de la mejor manera
posible.

Esta tercera fase se compone de 8 subetapas. Pasemos a conocerlas.

 Nuevo registro de datos

Es muy importante asegurarse que los datos que se han recogido son representativos
del conjunto de la actividad.

En relación a estos datos, se deben considerar las siguientes cuestiones:

- El conjunto de las funciones que el depósito debe asegurar.

- Los condicionantes del entorno.
- Las normas y los reglamentos aplicables.
- Los horarios de trabajo.

ZoY
Página 14
 GESTIÓN DEL ALMACENES

- La evolución previsible o programada.

- Los coeficientes de extrapolación correspondientes a las evoluciones citadas
arriba.
- Las cargas objeto de manipulación y almacenamiento.
- Los flujos principales y accesorios.
- Las interfaces físicas.
- Las codificaciones y los sistemas de identificación impuestos.
- Las funciones informáticas que deben cumplirse.
- Los sistemas ya existentes y las interfaces adoptadas.

Todos estos datos extraídos en esta fase servirán para la ejecución de la siguiente fase.

 Tratamiento de los datos base

De lo que se trata aquí es de comprobar que todos los valores recogidos son
coherentes entre sí.

En esta fase deberán ser analizados los datos procedentes de los siguientes
documentos:

- Análisis de los stocks.

- Análisis de los flujos físicos.
- Análisis de los equipos fijos y móviles de almacenamiento y manipulación.
- Análisis de los flujos de información, de las bases de datos, de los periféricos
distribuidos y de las redes locales.
 Descripción del funcionamiento del almacén

A partir de la organización definida en el anteproyecto de sumario, en esta fase se

deberán describir todos los procesos y modos operatorios que conformarán el
almacén.

Dicho documento debe ser realmente completo y coherente, por lo que se recomienda
que el encargado de su elaboración sea un ingeniero especializado en producción o un
equipo multidisciplinario bien coordinado, ya que debe tratar temas relacionados con
la mecánica, el automatismo y la informática, y no puede dejar ningún aspecto al azar.

ZoY
Página 15
 GESTIÓN DEL ALMACENES

En lo que se refiere a los contenidos de este documento, son:

- Nota detallada de funcionamiento.

- Definición de los procedimientos de explotación.
- Definición de los puestos de trabajo y las tareas que se deben asegurar.
- Análisis informático detallado de las funciones principales y secundarias.
- Descripción de todos los mensajes entre los equipos, las consolas, operadores,
la gestión del almacén y la gestión de stocks.
- Procedimientos que permitirán pasar de un ritmo normal a un ritmo anormal y
viceversa.
 Definición de las naves

Toda la documentación que se elaborará en esta fase deberá permitir dialogar con los
responsables del estudio del edificio, permitiendo también comprobar que los flujos
físicos no se cruzan, que todas las zonas anexas, los locales sociales o los talleres de
mantenimiento se han tenido en cuenta. Además, se deberá considerar el aspecto de
la seguridad, atendiendo a aspectos tales como las salidas de emergencia y las
consideraciones normativas de dichos espacios.

En otras palabras, se deberán definir los espacios, atendiendo a las consideraciones

normativas y reglamentarias.

 Descripción de la instalación

En las fases anteriores se han descrito las necesidades de la empresa en relación al

almacén, así, en esta etapa del proceso, se deben definir los medios que se deben
poner en marcha para hacer frente a dichas necesidades y lograr los objetivos
propuestos.

La redacción de estas descripciones se estructurará de manera que el documento final

sea coherente y que pueda ser desglosado fácilmente, con el fin de formar las
licitaciones de los diferentes lotes de la fase siguiente.

Resulta interesante comentar que esta etapa servirá para determinar los estándares
que se deberán adoptar.

ZoY
Página 16
 GESTIÓN DEL ALMACENES

Así, los elementos que no pueden faltar en esta fase son:

- Descripción exhaustiva de todos los equipos, junto con las prestaciones

específicas de cada uno de ellos.
- Definición exacta de los efectivos.
- Descripción detallada de la arquitectura de los automatismos eventuales y de la
informática.
- Enumeración de los estándares adoptados y su definición.
 Simulación del tamaño

Esta fase se centra en la validación del diseño, de modo que implica que se pueda
modificar el curso del proyecto, así como reajustar las dimensiones, los rendimientos
necesarios de los equipos y su número. En otras palabras, se trata de verificar lo que se
ha establecido hasta el momento con el fin de determinar su aplicación y, en caso que
sea necesario, hacer los cambios pertinentes.

Resulta interesante remarcar que la simulación solo deberá realizarse cuando el

proyecto presente valores demasiado aleatorios para ser tratados a través de cálculos
convencionales.

En lo que se refiere a cualquier simulación que se lleve a cabo a lo largo del proyecto,
es muy importante que no se descuide ninguno de los siguientes pasos o fases:

- Reflexión y formalización de lo que se espera de la simulación.

- Elección de los argumentos que deben validarse.
- Fijación de un modelo que se corresponda con el proyecto.
- Validación del modelo establecido, sometiéndolo a diferentes pruebas.
- Correcciones eventuales del modelo consecuencia de la validación.
- Explotación del modelo, refiriéndose a simulaciones propiamente dichas,
análisis, síntesis y conclusiones.

Básicamente, de lo que se trata es de simular que el almacén ya se encuentra en pleno

funcionamiento, con el fin de determinar que las soluciones así como la manera en

ZoY
Página 17
 GESTIÓN DEL ALMACENES

que estas se llevarán a cabo logran el resultado esperado y permiten a la empresa

alcanzar sus objetivos.

Otro punto a destacar referente a la simulación es que no solo debe realizarse con una
explotación normal, sino que será interesante llevarla a cabo también en los ritmos
perturbados.

Para finalizar, resulta interesante comentar en la simulación lo que se conoce como

estudios de sensibilidad, que son simulaciones en las que cada vez se varía un único
parámetro de entrada, con el fin de examinar la influencia de dicha variación en los
resultados, de modo que permita a la empresa distinguir los equipos decisivos de los
equipos infrautilizados. Un ejemplo de estos estudios y que se utiliza mucho es el
hecho de estudiar las variaciones en el tamaño de las rondas de preparación, con el fin
de determinar el tamaño óptimo y los medios que dicho tamaño requiere.

 Evaluación de los presupuestos

Dicha evaluación debe ser lo más completa posible, con el fin de que confirme que
dicho proyecto se corresponde con las posibilidades presupuestarias planteadas al
inicio.

Así, y para que la evaluación sea completa se deberán analizar los datos siguientes:

- Costes de inversión.
- Honorarios eventuales de los ingenieros y los consejeros exteriores.
- Gastos financieros.
- Costes de explotación, incluyendo aquí los gastos destinados a los seguros,
impuestos y resto de tasas.
- Costes de conservación y mantenimiento.
 Calendario

Finalmente, la última fase del anteproyecto detallado es la configuración de un

calendario en el que se deberá establecer el desglose de las fases que se sucederán
hasta que se inicie la explotación del almacén.

ZoY
Página 18
 GESTIÓN DEL ALMACENES

Como en muchas ocasiones, resulta importante que dicho calendario sea, en cierto
modo, abierto y flexible, con el fin de permitir modificaciones consecuencia de algún
tipo de imprevisto. No obstante, resulta de vital importancia que durante el diseño del
proyecto se consideren toda una serie de posibles riesgos y contratiempos, con el fin
de que la empresa haya planificado posibles soluciones.

Vistas estas tres primeras fases, podemos afirmar que la fase dedicada al estudio y
diseño del proyecto ha concluido, por lo que las fases que ahora trataremos forman
parte de la realización del proyecto.

Antes de ver las diferentes fases que conforman la fase de realización, es interesante
mencionar que la complejidad y duración de la misma dependerá sobre todo de la
preparación del anteproyecto detallado, por lo que, cuanto más preciso y detallado
sea, más fácil será y menos tiempo comportará la elaboración de dicha fase.

Fase de realización

1.1.4 Los dossiers de consulta

Una vez se ha realizado el diseño y se ha redactado y dibujado el conjunto de los

documentos técnicos, se debe proceder al redactado de las licitaciones. Para ello será
necesaria la elaboración de los dossiers de consulta.

En relación a estos dossiers, los podemos dividir en cinco categorías diferentes:

- Número de lotes.
- Pliego de condiciones.
- Penalizaciones por retraso.
- Desglose de los precios.
- Servicios adicionales.

Pasemos ahora a conocer la información que estos deben contener.

ZoY
Página 19
 GESTIÓN DEL ALMACENES

 Número de lotes

En este primer documento se deberán definir los lotes que conformarán el almacén,
dependiendo ello de la complejidad del mismo. Dicha fase puede ser realizada o bien
por la propia empresa, o a través de la contratación de servicios externos.

En lo que se refiere a la división de lotes, una buena solución es dividir la obra en

tantos lotes como sea necesario con el fin de obtener un nivel óptimo en la calidad y
en el precio. Por supuesto, cada almacén es diferente, ya que cada empresa presenta
unas necesidades, unas condiciones y unos recursos diferentes, aunque por norma
general, lo habitual si se trata de una instalación modesta es hacer un solo lote que
agrupe la parte mecánica de la manipulación y el automatismo asociado, aunque si se
trata de una instalación más importante y compleja, resulta habitual e interesante
hacer dos lotes, unos mecánico y otro de automatismo, con el fin de dividir las tareas.

 Pliego de condiciones

El pliego de condiciones implica la redacción de las licitaciones.

Se trata de un documento que recoge las necesidades y los principios de soluciones

que constituyen el informe final del anteproyecto detallado.

Para una correcta redacción de los pliegos de condiciones, resulta útil seguir el
siguiente guión:

- Introducción que sitúe el proyecto en su contexto general.

- Modalidades de la licitación.
- Exposición de las necesidades, tal y como han sido descritas en el anteproyecto
detallado.
- Exposición de los condicionantes.
- Límites de los proveedores.
- Rendimientos esperados y condiciones de entrada.
- Documentación esperada al final del proyecto.
- Formación de los futuros trabajadores y agentes de mantenimiento.
- Cláusulas de garantía de piezas de recambio.

ZoY
Página 20
 GESTIÓN DEL ALMACENES

- Cuadro de desglose de los precios.

- Condiciones de compra y modalidades de pago.
- Cláusulas jurídicas.

En otras palabras, los pliegos son un documento en el que se explica de manera

detallada qué necesita y quiere la empresa, así como las condiciones con que lo quiere
y los criterios que valorará en la evaluación de cada propuesta. Así, si la empresa
necesita un sistema de transporte dentro del almacén debido a su gran dimensión, en
los pliegos deberá especificar cómo quiere que sea dicho sistema de transporte,
deberá especificar el presupuesto de que dispone así como los elementos y criterios
que conformarán la evaluación de las propuestas.

 Penalizaciones por retraso

Resulta muy habitual que en todos los contratos se establezcan toda una serie de
condiciones y penalizaciones en relación a los posibles retrasos que puedan surgir.

Comentar que, a nivel legal, la jurisprudencia las limita al 5 o 10%, por lo que, aunque
formen parte del contrato, a menudo su eficacia suele resultar prácticamente nula, ya
que lo que el proveedor dejará de percibir si se produce un retraso difícilmente logrará
poner solución al problema, en caso que sea urgente, que dicho retraso ha
ocasionado.

Dejando a un lado dicha consideración, en los documentos la empresa deberá dejar

muy claro si se establecerá algún tipo de penalización por retraso, ya que toda la
información debe quedar clara y los futuros proveedores deben estar perfectamente
informados en relación a todas las condiciones de la licitación.

 Desglose de los precios

Resulta sumamente importante que se desglosen los precios de todos los elementos y
todas las tareas que implica el proyecto, con el fin de poder estudiar y analizar de
manera detallada cada propuesta de licitación.

ZoY
Página 21
 GESTIÓN DEL ALMACENES

En los programas de licitaciones acostumbran a participar un número importante de

proveedores, por lo que resulta de especial importancia conocer todos los
componentes, prestaciones o características de cada servicio o elemento que ofrecen.

 Servicios adicionales

Deberán ser descritos todos aquellos servicios adicionales a la propuesta.

1.1.5 Estudio de los mercados de trabajo

Esta segunda fase de realización implica la selección de proveedores y el estudio de

propuestas, por lo que se deberán considerar las siguientes siete etapas:

- Creación de la lista de consultados.

- Respuesta a las preguntas.
- Comprobación de las ofertas.
- Alineación de las ofertas.
- Comparación.
- Negociación.
- Otorgamiento del pedido.

Pasemos a conocer cada una de estas etapas con el fin de ver las diferentes tareas y
características en cada una de ellas que llevarán a la empresa a seleccionar la mejor
propuesta de licitación para su almacén.

 Creación de la lista de consultados

En el momento en que la empresa ha establecido los pliegos de condiciones en

relación a lo que necesita para dar salida a sus necesidades y lograr sus objetivos,
deberá decidir a quién hará llegar dichos pliegos con el fin de obtener las mejores
ofertas y seleccionar el proveedor que mejor se adapte a sus necesidades.

De lo que se trata aquí, es de establecer un listado de posibles proveedores a quienes

pasarles el pedido de lo que se necesita para configurar el almacén. De modo que es
muy importante que, de entre todos los proveedores, la empresa seleccione
solamente aquellos que considera aptos, por los que se evitará hacer llegar la

ZoY
Página 22
 GESTIÓN DEL ALMACENES

propuesta a aquellos proveedores a los que, de antemano, no se tiene pensado

otorgarles la licitación.

En relación al número de empresas consultadas, deberá ser un número limitado, nunca

inferior a tres o superior a seis, de modo que la empresa deberá seleccionar solamente
a aquellos proveedores que estén más cualificados. Además de esta consideración en
cuanto a capacidades, resulta muy importante que se consulte solo a aquellos
proveedores cuyo volumen de negocio esté en relación con el importe del negocio, de
modo que el proveedor escogido no tenga ningún problema para afrontar el trabajo.
De este modo, si el contrato presenta un porcentaje muy elevado, puede que el
proveedor tenga dificultades para afrontarlo, mientras que si por el contrario se trata
de un porcentaje bajo, cabe la posibilidad de que dicho proyecto no reciba toda la
atención requerida.

Finalmente, y en relación a la hora de seleccionar a los posibles proveedores, se

deberá considerar la solvencia. Es decir, no se seleccionarán a aquellos proveedores
que están atravesando problemas económicos, ya que ello puede suponer un riesgo a
la hora de cumplir el contrato.

 Respuesta a las preguntas

Una vez la empresa haya contactado con los posibles proveedores, debe estar
preparada para dar respuesta a todas las preguntas que estos pueden hacerle llegar en
relación a la licitación y a las condiciones de la misma.

En relación a estas preguntas, resulta de vital importancia que la información de los

pliegos sea precisa, concreta y completa, con el fin de que las dudas que dicha
información genere sean mínimas.

En lo que se refiere a la manera de presentar y responder a estas preguntas, cada

empresa tiene su manera de trabajar, de modo que se podrá optar o bien por la opción
de celebrar una reunión con todos los proveedores, en la que se explicará la licitación y
se responderá a las preguntas, o bien permitiendo a los participantes a hacer llegar sus
dudas durante un tiempo concreto de tiempo y haciendo llegar la respuesta a todos

ZoY
Página 23
 GESTIÓN DEL ALMACENES

ellos, de modo que una pregunta planteada por un proveedor llegue al resto de
proveedores junto con su respuesta.

 Comprobación de las ofertas

Una vez la empresa ha recibido las propuestas de los diferentes proveedores, se

deberá proceder a su análisis, por lo que será necesario que la empresa se haya fijado
toda una serie de criterios de evaluación que deberá haber comunicado a los
proveedores consultados.

Es decir, tal y como ya hemos comentado, la empresa deberá haber establecido

aquellos elementos en los que se basará su evaluación, con el fin de que los
proveedores hayan presentado propuestas ajustadas a dichos elementos.

Comentar que, dependiendo de la naturaleza de la licitación, dichos elementos serán

unos u otros. Por ejemplo, no serán los mismos criterios de valoración si el proyecto se
refiere a la compra de carretillas que si se refiere a un sistema informático para la
gestión de stocks.

Independientemente de ello, en relación a los criterios y elementos de evaluación que

no presentan un carácter técnico y que son generales en todos los proyectos destacan:

- El precio.
- Facilidades de pago.
- Plazos de entrega.
- Coste del contrato de mantenimiento.
- Duración de la garantía.
- Referencias cuyas características son muy próximas a las del proyecto.
- Proximidad del servicio de postventa.
- Estética de la máquina o instalación.
- Cualidades relacionadas con el servicio comercial.

Así, de lo que se trata es de que, en los pliegos, la empresa haya especificado aquellos
elementos necesarios para la evaluación de las propuestas y que, su evaluación, se
base en esos criterios.

ZoY
Página 24
 GESTIÓN DEL ALMACENES

Lo más habitual es que se puntúen las diferentes ofertas en función de estos criterios,
de modo que la comparación entre ofertas pueda resultar más fácil y rápida.

 Alineación de las ofertas

La alineación de las ofertas permitirá a la empresa:

- Recoger las informaciones que faltan.

- Reajustar el conjunto de proposiciones para que sean verdaderamente
comparables.

De lo que se trata es de verificar que todas las propuestas responden a los pliegos de
condiciones en su totalidad, sin obviar ni añadir elementos.

 Comparación

Una vez las ofertas han sido analizadas y alineadas, se procederá a su evaluación y
comparación, con el fin de seleccionar aquella propuesta que más se ajusta a los
criterios establecidos por la empresa.

Lo más habitual en esta fase es asignar a cada criterio de elección un coeficiente de

ponderación, debiendo de puntuar cada uno de los criterios con el fin de dar con la
oferta perfecta. Así, se pondrá nota a cada elemento del 0 al 10.

Al final de la evaluación deberán sumarse todas las notas y realizar la ponderación, de

modo que cada oferta tendrá su nota y será más fácil y rápida su comparación.

 Negociación

La comparación de las ofertas debe llevar a la configuración de una short-list o lista

corta de proveedores. Es decir, de entre todas las ofertas estudiadas, la empresa
deberá seleccionar como máximo 3 como las mejores, y se iniciará la fase de
negociación con cada uno de los proveedores con el fin de intentar obtener
bonificaciones, plazos de garantía más largos o cualquier otra ventaja.

ZoY
Página 25
 GESTIÓN DEL ALMACENES

Comentar que dicha etapa no es de obligado cumplimiento, ya que algunas empresas,

frente a propuestas con una puntuación de 10, obvian esta fase y pasan directamente
al otorgamiento del pedido al proveedor seleccionado.

 Otorgamiento del pedido

Finalmente, y una vez hayan concluido en caso de darse, las negociaciones con los
posibles proveedores, la empresa escogerá la mejor oferta, otorgando al proveedor
seleccionado la licitación del proyecto.

A partir de allí, se procederá a la puesta en marcha del proyecto, en función del

calendario establecido y de las condiciones pactadas.

1.1.6 El control de los trabajos

Una vez ha empezado el proyecto, es muy importante que se establezca un control con
el fin de comprobar la calidad en la ejecución, así como para determinar si se cumplen
los plazos de tiempo y vencimientos estipulados.

Debido a que es posible que en el proyecto participen proveedores diferentes, resulta

de vital importancia que al inicio del proceso se celebre una reunión con todos los
participantes del proyecto, con el fin de conocer las exigencias y particularidades de
cada uno de ellos y de las tareas que deberán realizar, para que durante su ejecución
no surjan conflictos y contradicciones.

Tal y como veremos en los capítulos, la organización, disposición y acondicionamiento

de un almacén resulta una tarea realmente compleja, por lo que es muy importante
que se establezca un orden y una organización y que se eviten los retrasos. Por
supuesto, no todos los trabajos van a poder hacerse a la vez, de modo que un retraso
en cualquier fase implicará que el proyecto finalice más tarde de lo estipulado. Para
ello, es muy importante que en la propuesta, los proveedores especifiquen los tiempos
y la planificación, que también será tratada en la reunión de inicio del proyecto con el
resto de proveedores con el fin de lograr una organización óptima para todas las
partes implicadas.

ZoY
Página 26
 GESTIÓN DEL ALMACENES

1.1.7 Las entradas

Las entradas son el acta que indica que un determinado suministro se corresponde con
el pliego de condiciones de pedido, hecho que implica que puede ser recibido.

En relación a la fase de realización del proyecto, debemos considerar dos tipos de

entrada; las entradas a fábrica y las entradas a local. En lo referente a las entradas a
fábrica, estas tienen lugar antes de que el suministro deje la fábrica del proveedor,
mientras que las entradas a local se dan en el establecimiento del cliente final. En
ambos casos, resulta de especial importancia que se lleven a cabo toda una serie de
pruebas y controles con el fin de evitar cualquier fallo o cualquier imprevisto en
relación a la correcta ejecución del proyecto.

En el caso de las pruebas en fábrica, estas deben ser lo más completas posible, con el
fin de que el proveedor disponga de la total certeza de que los productos llegarán al
cliente final en sus condiciones correctas. Así, por ejemplo, si un proveedor debe
entregar al cliente final unas carretillas eléctricas para transportar un material
determinado dentro del almacén, en la fábrica del proveedor deberán hacerse todos
los controles pertinentes que aseguren que dichas carretillas se encuentran en
perfecto estado y que soportan el peso que deberán trasladar.

En el caso de las pruebas en local, estas se efectuarán siempre que no se hayan podido
realizar en fábrica, o en el supuesto que se trate de pruebas generales en las que se
deban emplear suministros de procedencias diversas.

En lo que se refiere a las entradas, tanto en fábrica como en local, deben registrarse en
lo que se conoce como cuadernos de entrada, junto con la definición de las pruebas
efectuadas a dichas entradas, así como las anomalías que puedan surgir.

En principio, es el propietario o su contratista quienes elaboran dichos cuadernos de

entrada, aunque a veces resulta realmente útil contar con la participación del
proveedor, sobre todo en lo que se refiere a la definición de las pruebas necesarias de
los productos. Independientemente de quien los redacte, lo que interesa es que en
ellos se recojan todas las consideraciones en relación a las entradas, especificando

ZoY
Página 27
 GESTIÓN DEL ALMACENES

siempre que sea necesario si durante las pruebas se han detectado fallos o anomalías
que es necesario redirigir.

Finalmente y, en relación a las entradas, es interesante distinguir entre entrada

provisional y entrada definitiva.

La entrada provisional se realiza cuando las pruebas de entrada han sido positivas, y
solo existen salvedades menores que no impiden el inicio de la explotación o
salvedades que pueden afectar a la disponibilidad, debido a que esta solo puede
medirse durante la explotación. Por contra, la entrada definitiva se da cuando todas las
salvedades han desaparecido, que puede ser entre el plazo de tres meses a un año.

1.1.8 Las transferencias

En lo que se refiere a las transferencias, se debe diferenciar entre la transferencia de

propiedad y la transferencia de responsabilidad.

En el caso de la transferencia de propiedad, esta es efectiva cuando todos los pagos

convenidos se han efectuado. No obstante, en la mayoría de proyectos, dichos pagos
no se efectúan hasta que haya transcurrido un período determinado de explotación
que permita a la empresa medir el tipo de rendimiento o la disponibilidad de la
instalación. De este modo, tiene lugar la transferencia de responsabilidad asumida por
la empresa.

1.1.9 La explotación

Finalmente, y una vez han sido instalados todos los elementos que conformarán el
almacén, tendrá lugar la explotación del mismo, es decir, su puesta en marcha.

En relación a esta, se deberán tener en cuenta dos consideraciones que pueden

afectar al éxito o fracaso del nuevo almacén.

El primer elemento que no puede descuidar la empresa en ningún momento es la

formación del equipo. Es muy importante que el equipo de trabajo conozca el nuevo
espacio en el que trabajará, así como la nueva maquinaria, elementos y disposición.
Para ello, resulta de vital importancia que la dirección de la empresa presente unos

ZoY
Página 28
 GESTIÓN DEL ALMACENES

cursos de formación para sus trabajadores, con el fin de que utilicen la nueva
maquinaria y las nuevas instalaciones de la mejor manera posible, beneficiando ello a
la productividad, eficiencia y eficacia de la empresa.

El segundo elemento a considerar es el referente a la fecha de inicio de la explotación.

En este caso, es muy importante que no se inicie la explotación demasiado pronto, ya
que debe tener lugar una adaptación de los programas con el fin de evitar errores o
imperfecciones. Para ello, y una vez hayan sido instalados y dispuestos todos los
elementos, será importante proceder a un período de adaptación antes de proceder a
la ejecución final.

Ligado con la explotación, debemos considerar la disponibilidad, uno de los

componentes que aseguran el funcionamiento, junto a la seguridad, la fiabilidad, la
sostenibilidad y la credibilidad. En otras palabras, se trata de toda una serie de
cualidades que permiten una correcta explotación.

Es muy importante que las exigencias de disponibilidad hayan sido establecidas en los
pliegos de condiciones, ya que durante la explotación se deberá medir dicha
disponibilidad. Para ello, será muy importante que se anoten todas las averías que se
produzcan, así como su duración, debiendo determinar si dicha avería ha sido
consecuencia de un mal uso o del elemento en sí. Básicamente, de lo que se trata es
de hacer un seguimiento de la explotación, con el fin de ver que el rendimiento y la
disponibilidad son los esperados y se logran los objetivos propuestos.

1.2 DISEÑO DEL ALMACÉN

Vistas estas consideraciones en relación al proyecto de creación del nuevo almacén,

vamos a ver aquí algunas consideraciones en relación a su diseño, para después pasar
a conocer de manera más detenida todas las zonas y todos los equipos e instalaciones
que forman parte de un almacén.

Independientemente del tipo de productos que se almacene, uno de los principales

objetivos del diseño del almacén es facilitar la preparación de los pedidos, la precisión
de los mismos y una colocación eficiente de las mercancías. De este modo, el diseño y

ZoY
Página 29
 GESTIÓN DEL ALMACENES

la disposición de los elementos se deberá diseñar teniendo en cuenta las necesidades

reales de la empresa, que se habrán determinado en la propuesta del nuevo proyecto.

Veamos entonces los elementos que deberemos considerar en el diseño del almacén,
de modo que nos permita lograr los objetivos propuestos.

 Zonas del almacén

Tal y como veremos en el capítulo siguiente, el almacén estará constituido por toda
una serie de áreas o zonas en las que se ejecutarán las diferentes tareas.

Por supuesto, la disposición y habilitación de estas zonas dependerá de varios factores,

como son la actividad a realizar, el tipo de productos, los flujos, etc. No obstante y, en
líneas generales, dicho almacén deberá estar constituido por zonas internas y por
zonas externas.

En cuanto a las zonas externas, se refieren básicamente al diseño de accesos al

almacén, un elemento que resulta fundamental ya que se debe facilitar la llegada de
los transportistas externos al almacén así como de los clientes. Lo principal en relación
a los accesos es que los vehículos que entren en el almacén puedan salir rápidamente
a la carretera sin ningún tipo de problemas, facilitando también la entrada de estos.

Además de ello, formarán parte de las zonas externas los muelles de entrada y salida
de mercancías, que serán las zonas en las que se ubicarán los transportistas.

En lo que se refiere a las zonas internas, formarán parte de ellas las siguientes áreas:

- Zona de recepción.
- Zona de almacenaje.
- Zona de preparación de pedidos.
- Zona de expedición.
- Zona de oficina y zonas auxiliares.

Tal y como ya hemos comentado, aquí vamos a introducir solamente estos elementos,
ya que en el tema siguiente vamos a hablar de cada uno de estas zonas, con el fin de
conocer sus principales particularidades.

ZoY
Página 30
 GESTIÓN DEL ALMACENES

Comentar que el diseño de estas zonas dependerá de la naturaleza de los productos

que se vayan a almacenar, teniendo en cuenta aspectos tales como:

- Estado físico del producto: sólido, líquido, gaseoso, etc.

- Unidad de medida: tamaño, forma, peso, etc.
- Propiedades: perecederos y no perecederos.
- Rotación de salida: alta, media o baja.
 Equipos de manutención, pasillos y estanterías

En el diseño del almacén deberemos considerar los equipos de manutención, los

pasillos y las estanterías, ya que de ellos dependerán aspectos tales como las
dimensiones del almacén.

En cuanto a los equipos de manutención, se trata de todos los equipos e instalaciones

que se utilizarán para manipular las mercancías, minimizar el tiempo de las tareas y
conseguir una mayor eficiencia. Entre estos medios, estarán los estáticos y los
dinámicos, que trataremos en capítulos posteriores.

En lo que se refiere a los pasillos, estos deberán tener unas medidas determinadas con
el fin de favorecer el traslado de mercancías y el movimiento de los propios operarios
del almacén. En cuanto a su dimensión, se establece que los pasillos de
almacenamiento presenten una amplitud de entre 1,57 y 1,84 metros, aunque
dependiendo de la maquinaria que se utilice, sus medidas variarán.

De este modo, se establece que:

- Los pasillos transversales tengan una amplitud de 1,57 metros.

- En los casos en los que se deban utilizar transelevadores, su amplitud será de
1,40 metros, mientras que será de 1,80 cuando se empleen carretillas.
- Si se trata de carretillas retráctiles, la amplitud será de entre 2,80 y 3,5 metros.

Otro elemento a considerar es el referente a las estanterías. En relación a este tema no

entraremos en detalle, ya que en el capítulo en el que hablamos sobre los equipos e
instalaciones trataremos el tema más en detalle.

ZoY
Página 31
 GESTIÓN DEL ALMACENES

 Ubicación

La zona en la que ubicaremos el almacén es de gran importancia. En referente a dicha

ubicación, se deberán considerar los siguientes aspectos:

- Es muy importante que esté cerca de los proveedores o de los clientes y, si es

posible, de ambos.
- Debe tener buenos accesos.
- Se debe estudiar si es mejor comprar o alquilar el terreno.
- Deben estudiarse los posibles competidores de la zona.
- Debe ser una zona segura.
- Se debe contar con la aceptación social.
 Normas urbanísticas de construcción

En relación a las normas urbanísticas, en el caso de España cada Comunidad Autónoma

tiene sus propias normas, por lo que las empresas deberán valorar los aspectos legales
en relación a urbanismo de la zona en la que quieren construir.

En términos generales, estas normas rigen aspectos tales como:

- Si se trata de suelos urbanizables.

- Condiciones de la parcela.
- Altura máxima permitida.
- Condiciones estéticas.
- Condiciones de habitabilidad.
- Suministros.
- Alumbrado exterior.
- Pavimentación.
- Núcleo de población.
- Licencias urbanísticas y de obras.
- Apertura de industrias y actividades.
- Conservación de la edificación.

ZoY
Página 32
 GESTIÓN DEL ALMACENES

 Tipos de productos

Finalmente, el último elemento que deberemos considerar en el diseño del almacén es

la tipología de productos que pueden almacenarse en él.

En cuanto a las tipologías de productos, deberemos considerar las siguientes tres

tipologías:

- Productos no perecederos, que podrán ser almacenados en cualquier zona,

debiendo considerar, si es preciso, algunos aspectos en relación a la
temperatura y humedad de las zonas habilitadas para el almacenamiento de
estos.
- Productos perecederos, refiriéndose a los productos de carácter alimenticio,
pudiendo ser congelados, refrigerados, frescos y a temperatura ambiente. En
este caso, cada tipología de producto presenta unas condiciones específicas de
conservación y almacenaje, por lo que las zonas de almacenamiento deberán
habilitarse en función de estas condiciones y requisitos previos.
- Mercancías peligrosas, siendo estas todos aquellos productos que pueden
suponer un riesgo, como los gases inflamables y tóxicos, los líquidos
inflamables y los materiales explosivos, infecciosos, radioactivos y corrosivos.

ZoY
Página 33