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Manual de Procesos y Procedimientos Pág.

PR. Almacén Procesos de Recepción ÁREA DE:


de Mercancía y Materiales Almacén

PROCEDIMIENTO

RECEPCIÓN
DE MERCANCÍA Y MATERIALES

ELABORADO POR: APROBADO POR: FECHA DE


Joalis Aguilar / Morela Guerrero Ing. Frerymar Martínez APROBACIÓN :

FIRMA: FIRMA: / /
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PR. Almacén Recepción de Mercancía y Materiales ÁREA DE:


Almacén

Objetivo:
Optimizar los procesos y procedimientos para garantizar la guarda y
conservación de los productos con los mínimos de riesgos, mediante el
implemento de las Buenas Prácticas de Almacenamiento que aseguran que
las materias primas, materiales y productos terminados, almacenados,
distribuidos y manejados de manera que su calidad pueda preservarse
durante todo el período de su vida útil.

Responsables:
 Coordinador de Almacén: Dirige las operaciones de entrada y salida de la
mercancía. El control sobre el mantenimiento del almacén para evitar errores
y agilizar los procesos de recepción de las mercancías y preparación de los
pedidos.
 Supervisor de Almacén: Supervisar y coordinar las actividades en un
almacén o depósito, Planean la distribución y el diseño de la bodega,
teniendo en cuenta factores tales como la rotación de existencias, tamaño y
peso.
Manual de Procesos y Procedimientos Pag.3

PR. Almacén Recepción de Mercancía y Materiales ÁREA DE:


Almacén

 Supervisor de Recepción: Supervisar y coordinar las actividades de la


recepción de mercancía o materiales.
 Supervisor de Despacho: Supervisar al personal de despacho para asegurar
que el proceso de registro de los pedidos sea oportuno.
 Colaboradores Generales: Ayudar a la realización de las actividades del
almacén, cumpliendo las funciones y responsabilidades que se les asignen y
alcanzar los objetivos esperados en el tiempo adecuado.
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PR. Almacén Recepción de Mercancía y Materiales ÁREA DE:


Almacén

Definición de Términos Esenciales

Picking: Es el proceso de preparación de pedidos, este se realiza recopilando


los productos necesarios para formar el pedido propuesto.
Hablador: Es un instrumento físico que sirve para expresar una información a
través de un mensaje, cuyo fin es dar a conocer la información transmitida a un
lector-observador determinado.
Palé (paletas): Armazón de madera, plástico u otro material empleado apoyar
las mercancías empaquetadas durante su transporte.
Guía de despacho: Es un documento utilizado para identificar características
puntales del despacho y de las facturas que lo componen.
Nota de entrega: Es un documento mercantil que tiene la finalidad de justificar
o acreditar la entrega de un producto.
Expediente de soporte: Es un grupo de documentos expedidos por la
empresa que tienen la finalidad de sustentar legalmente el transporte de la
mercancía hacia el cliente.
Enrutar: Es la función de buscar un camino entre todos los posibles para
realizar un recorrido.

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ÁREA DE:
PR. Almacén Recepción de mercancía y materiales
Almacén
Descripción de actividades
Act. Responsable Actividad Área
Chequeo visual externo
Vigilancia Ingreso del camión Seguridad
1 Coordinador Adquirir Nota de recepción de materiales Facturación
de Almacén
Coordinador Recepción de materias primas o materiales del Recepción
2 de Almacén proveedor
Supervisor Comprobar que el documento de recepción y
Recepción y factura coincida con la cantidad de bultos y Recepción
3 Despacho unidades que se está entregando.
Comprobar que la mercancía recibida se
Supervisor encuentra en buen estado de embalaje y que no Almacén
4 Recepción y muestra signos de manipulación (precintos rotos,
Despacho cajas abiertas o rotas, humedades, etc.,)
Si no se realiza la entrada de la mercancía
Colaboradores inmediatamente después de su recepción, será
5 Generales situada sin desembalar en una zona que Almacén
destinada de espera.
Comprobación de documentación
6 Supervisor Para dar entrada a la mercancía al almacén, se
Recepción y deberá validar el pedido de adquisición con la
Despacho orden de recepción comprobando que las Almacén
referencias y cantidades coinciden con lo
solicitado.
Supervisor Se realizaran las modificaciones oportunas en el
Recepción y documento de entrada con los posibles sobrantes, Almacén
7 Despacho faltantes o incidencias.
Supervisor Al finalizar el proceso, se firma y sella la factura,
Recepción y la cual se le escribirá por la parte trasera si hubo
Despacho faltantes o incidencias
Chequeo interno del producto
Identificar la mercancía con el registro de stock
8 Colaboradores con el fin de ubicarla en su lugar dentro del Almacén
Generales almacén. (Es importante no ubicar nada hasta que
toda la mercancía esté revisada)
Se devolverá la orden de recepción con sus
9 Colaboradores anotaciones correspondiente con los posibles Almacén
Generales sobrantes, faltantes o incidencias, al personal de
administración.
Fin del Procedimiento

Manual de Procesos y Procedimientos Pág.6


PR. Almacén Recepción de mercancía y materiales ÁREA DE:
Almacén

Adquirir orden de recepción

Nota de Recepción

Comprobar que el documento


de recepción y factura
coincida con la cantidad de
bultos y unidades que se está
entregando.

No Cumple con
las Si
Se identifica y se
cantidades ingresa al almacén.
estipuladas?

Se devuelve la orden de
recepción a
administración, notificando
Devolución los faltantes o incidencias.

Se distribuye y ubica la
materia prima y/o materiales
recibidos en el área de
almacén que corresponda..
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PR. Almacén Procedimiento para la Devolución al ÁREA DE:


proveedor Almacén

PROCEDIMIENTO

Devolución al proveedor

ELABORADO POR: APROBADO POR: FECHA DE


Joalis Aguilar / Morela Guerrero Ing. Frerymar Martínez APROBACIÓN :

FIRMA: FIRMA:
/ /
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PR. Almacén Procedimiento para la ÁREA DE:


Devolución al Proveedor Almacén

Descripción de actividades

Paso Responsable Actividad Área

1 Supervisor del Se elabora carta de salida, especificando la Almacén


almacén cantidad y descripción del material, anexado la /Despacho
hoja de entrega inicial al almacén.

2 Supervisor del Se entrega al proveedor el lote completo de los Almacén


almacén materiales revisados, aclarando las causas de la /Despacho
devolución

3 Transportista Se recoge el material y acuerda la fecha de Almacén


reingreso de lo solicitado. /Despacho

Supervisor de Se archiva al expediente correspondiente. Almacén


4 almacén

Fin del procedimiento

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PR. Almacén Diagrama de flujo para la Devolución ÁREA DE:
Interna Almacén
de Mercancía o Materiales

Se elabora carta de
salida

Carta de salida

Se entrega al proveedor
el lote completo de los
materiales revisados

El transportista recoge el material, lo


revisa y acuerda la fecha de reingreso
de lo solicitado

Se archiva al
expediente
correspondiente

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PR. Almacén Procedimiento para Movimientos Internos ÁREA DE:
de Mercancía o Materiales Almacén

PROCEDIMIENTO

Movimientos Internos
de Mercancía o Materiales

ELABORADO POR: APROBADO POR: FECHA DE


Joalis Aguilar / Morela Guerrero Ing. Frerymar Martínez APROBACIÓN :

FIRMA: FIRMA:
/ /

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PR. Almacén Procedimiento para Movimientos Internos ÁREA DE:
de Mercancía o Materiales Almacén

Objetivo:

Establecer los lineamientos y la secuencia de las actividades para efectuar la entrega de la


materia prima o materiales requeridos por las áreas solicitantes, así como registrar
correctamente la salida de todos y cada uno de los materiales y/ o materia prima del
almacén, con la finalidad de mantener actualizada la información del inventario.

Responsables:

 Coordinador de Almacén: Dirige las operaciones de entrada y salida de la


mercancía. El control sobre el mantenimiento del almacén para evitar errores y
agilizar los procesos de recepción de las mercancías y preparación de los pedidos.
 Supervisor de almacén: Supervisar y coordinar las actividades en un almacén o
depósito, Planean la distribución y el diseño de la bodega, teniendo en cuenta
factores tales como la rotación de existencias, tamaño y peso.
 Colaboradores Generales: Ayudar a la realización de las actividades del almacén,
cumpliendo las funciones y responsabilidades que se les asignen y alcanzar los
objetivos esperados en el tiempo adecuado.

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PR. Almacén Procedimiento para la entrega de ÁREA DE:


materiales o mercancía Almacén

Descripción de actividades
Pas Responsable Actividad Área
o

1 Solicitante Solicitud de materiales y/o materia prima Almacén

2 Coordinador Recepción y verificación de documentos. Almacén


de Almacén

Supervisor Verificar la existencia de la materia prima y/o


3 Recepción y material solicitado Almacén
Despacho

Supervisor de Se ubica su localización e inicia los trámites para Almacén


4 Almacén la entrega de los mismos

5 Supervisor de Se realiza la entrega de lo solicitado, anexando la Almacén


Almacén hoja de pedido

6 Colaboradores Se archiva en el expediente correspondiente para Almacén


Generales mantener actualizados los inventarios
Fin del procedimiento

Manual de Procesos y Pág. 13


Procedimientos

PR. Almacén ÁREA DE:


Diagrama de flujo para la entrega
Almacén
de materiales o mercancía
Solicitud de materiales y/o
materia prima

Hoja de solicitud

Si Se ubica su
No ¿Se encuentra
localización

todos los
requisitos
necesarios?

No
¿Hay Si
existencia
suficiente?
Se regresan los
documentos al área
solicitante Se realiza la
especificando las entrega de lo
inconsistencias solicitado
Solicitud Reposición
de Inventario

Se archiva en el expediente
correspondiente para
mantener actualizados los
inventarios.

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PR. Almacén Procedimiento para la devolución interna ÁREA DE:


de materiales o mercancía Almacén
Descripción de actividades

Paso Responsable Actividad Área


Supervisor del
1 Determinar lo que será devuelto al almacén,
área
obteniendo hoja de entrega Solicitante
solicitante
Supervisor del
Justificar mediante escrito las causas de la
2 área
devolución Solicitante
solicitante
Supervisor del
Enviar la solicitud, anexado la justificación de la
3 área
devolución y copia de hoja de entrega Solicitante
solicitante

Supervisor de
Entregar al almacén para que sea retirado Almacén
4 almacén

Supervisor de
Revisar justificación o causa de la devolución Almacén
4 almacén
Verificar que lo entregado se encuentre en las
5 mismas condiciones en que fue asignado o que
Supervisor de
coincida con la justificación de la devolución del Almacén
almacén
área solicitante
Supervisor de
Sellado de recibido de la devolución Almacén
6 almacén

7 Colaboradores Se adjunta y archiva la justificación al expediente


Almacén
especiales respectivo.
8 Colaboradores
especiales Se recibe la mercancía de devolución del área Almacén
9 Colaboradores
Se almacena en su respectiva área de devolución Almacén
especiales
Fin del Procedimiento

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PR. Almacén Diagrama de flujo para la devolución ÁREA DE:


interna de materiales o mercancía Almacén
Recibo de solicitud de
devolución

Solicitud de
devolución

Revisión de justificación o
causa de la devolución.

Verificar que lo entregado se


encuentre en las mismas
condiciones en que fue asignado
o que coincida con la justificación
de la devolución del área
solicitante

Se recibe el material

Coincide con la
justificación de Se sella de recibido y se le entrega
devolución copia al área solicitante y se archiva
al expediente

Se rechaza y no se recibe el Se almacena en su respectiva


material y se indica las causas del área de devolución
rechazo

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PR. Almacén Procedimiento para Despacho ÁREA DE:


Despacho
PROCEDIMIENTO

Despacho

ELABORADO POR: APROBADO POR: FECHA DE


Joalis Aguilar / Morela Guerrero Ing. Frerymar Martínez APROBACIÓN :

FIRMA: FIRMA:
/ /

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PR. Almacén Procedimiento para Despacho ÁREA DE:


Despacho

Objetivo:
Tiene como finalidad que el producto salga de almacén y sea entregado a su destino final,
a tiempo y en perfectas condiciones. En este punto se ejecutan labores como: Asegurar
una óptima gestión de mercancías antes del despacho.

Alcance:

Reducción de costos, Minimización de las operaciones de manipulación y transporte.

Responsables:

 Supervisor de Despacho: Supervisar al personal de despacho para asegurar que


el proceso de registro de los pedidos sea oportuno.
 Colaboradores Generales: Ayudar a la realización de las actividades del almacén,
cumpliendo las funciones y responsabilidades que se les asignen y alcanzar los
objetivos esperados en el tiempo adecuado.

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PR. Almacén Procedimiento para Despacho ÁREA DE:


Despacho

Descripción de actividades
Act. Responsable Actividad Área

1 Supervisor de Adquirir la guía y las facturas del despacho Facturación


Despacho
Supervisor de Entregar las facturas al transportista para que Despacho
2 Despacho proceda a enrutarlas según su preferencia.
Supervisor de Según el orden de las facturas enrutadas se
3 Despacho enumeraran Despacho
Supervisor de Autorizar traslado de la mercancía de pre-
4 Despacho despacho a la zona de despacho. Despacho
Colaboradores Según el orden de facturas enrutadas se ira
5 Generales colocando el paletizado en la zona de despacho Despacho
6 Colaboradores Comenzar con la carga de la mercancía Despacho
Generales
7 Supervisor de El transportista y supervisor de despacho estarán Despacho
Despacho al pendiente de que sean los productos y
cantidades expresadas en la factura y estén en
buen estado físico.
8 Supervisor de Al terminar la carga de la mercancía al camión, se Despacho
Despacho le tomará una fotografía de la cabina con la
mercancía.
9 Supervisor de Entregar facturas enumeradas al transportista Despacho
Despacho
El transportista y el responsable del despacho
10 Supervisor de firmaran 2 (dos) guías de despacho, las cuales Despacho
Despacho una es del transportista y otra va al registro de la
empresa.
11 Supervisor de Se le hará entrega de todas las facturas, guía de Despacho
Despacho despacho, expediente de la empresa al
transportista
Comprobación de documentación
12 Supervisor de Para dar entrada a la mercancía al almacén, se
Despacho deberá validar que todas las facturas estén Despacho
incluidas en la guía de despacho
Fin del Procedimiento

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PR. Almacén Recepción de mercancía y materiales ÁREA DE:


Despacho
Adquirir la guía y las facturas
del despacho Adquirir Entregar las facturas al
transportista para que
proceda a enrutarlas según
la ruta a recorrer

Guía de despacho
Facturas
Según el orden de facturas
enrutadas se ira colocando
el paletizado en la zona de
despacho.

Validar que todas las facturas


estén incluidas en la guía de
despacho El transportista y supervisor

No Los datos de la Si

Al terminar la carga de la
mercancía al camión, se le
tomará una fotografía de la
cabina con la mercancía.

Notificar al El transportista y el
departamento de responsable del despacho
facturación para firmaran 2 (dos) guías de
re-facturación. despacho, las cuales una es
del transportista y otra va al
registro de la empresa.

Se le hará entrega de todas


las facturas, guía de
despacho, expediente de la
empresa al transportista.

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PR. Almacén Procedimiento para Picking ÁREA DE:


Preparación de pedidos Almacén
PROCEDIMIENTO

Preparación de Pedidos

ELABORADO POR: APROBADO POR: FECHA DE


Joalis Aguilar / Morela Guerrero Ing. Frerymar Martínez APROBACIÓN :

FIRMA: FIRMA:
/ /

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PR. Almacén Procedimiento para Picking ÁREA DE:


Preparación de pedidos Almacén
Objetivo:

Garantizar que el suministro de productos que requieren los clientes se haga de manera
ininterrumpida y respetando los tiempos exigidos.

Alcance:

Minimización de las operaciones de manipulación y transporte.

Responsables:

 Supervisor de Almacén: Supervisa y coordina las actividades en un almacén o


depósito, Planean la distribución y el diseño de la bodega, teniendo en cuenta
factores tales como la rotación de existencias, tamaño y peso.
 Supervisor de Despacho: Supervisar al personal de despacho para asegurar que
el proceso de registro de los pedidos sea oportuno.
 Colaboradores Generales: Ayudar a la realización de las actividades del almacén,
cumpliendo las funciones y responsabilidades que se les asignen y alcanzar los
objetivos esperados en el tiempo adecuado.

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PR. Almacén Procedimiento para Picking ÁREA DE:


Preparación de pedidos Almacén

Descripción de actividades
Act. Responsable Actividad Área
Picking
1 Supervisor de Adquirir la orden de Picking Almacén
almacén
2 Colaboradores Ubicar los productos requeridos en el almacén. Almacén
Generales
3 Colaboradores Recolectar los productos indicados en la orden de Almacén
Generales Picking.
4 Colaboradores Verificar el acondicionamiento de los productos. Almacén
Generales
5 Colaboradores Trasladar los productos a la zona de Almacén
Generales pre-despacho.
Pre-Despacho
6 Supervisor de Adquirir la hoja de pedidos Pre-
Despacho Despacho
7 Colaboradores Seleccionar las paletas para el armado Pre-
Generales Despacho
8 Colaboradores Identificar los productos con referencia del pedido. Pre-
Generales Despacho
9 Colaboradores Armar el paletizado según los pedidos por cliente. Pre-
Generales Despacho
10 Colaboradores Identificar la paleta con la zona, nombre y código Pre-
Generales del cliente. Despacho
11 Colaboradores Ubicar los pedidos por zona de despacho en la Pre-
Generales zona de espera. Despacho
12 Colaboradores Reguardar los productos hasta el momento de su Pre-
Generales despacho. Despacho
Fin del Procedimiento

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PR. Almacén Procedimiento para Picking ÁREA DE:


Preparación de pedidos Almacén
Picking Pre-Despacho

Hoja de pedidos
Orden de Picking

Seleccionar las paletas para


el armado
Ubicar los productos
requeridos en el almacén.

Identificar los productos con


referencia del pedido.

Recolectar los productos


indicados en la orden de

Armar el paletizado según los


pedidos por cliente.

Verificar el acondicionamiento
de los productos.
Identificar la paleta con la
zona, nombre y código del
cliente.
Trasladar los productos a la
zona de pre-despacho.
Ubicar los pedidos por zona
de despacho en la zona de
espera.

Reguardar los productos


hasta el momento de su
despacho.

Fin del Procedimiento

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