PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA MADRE Y MAESTRA

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

INSTRUCTIVO GUÍA DEL ESTUDIANTE

PARA CONTABILIDAD FINANCIERA II
ANÁLISIS COMPUTARIZADO
NIVEL II
CNT-245 y CNT-292

Preparado por
Liliana Morel

Última actualización: Enero de 2010

Introducción:
Instructivo Análisis Computarizado Nivel II Preparado por Liliana Morel

El caso preparado para la asignatura Análisis Computarizado, Nivel II, trata de

una empresa en marcha. A diferencia del caso de Análisis Computarizado del
Nivel I, donde se iniciaba la contabilidad computarizada a una empresa nueva a
la que había que crearle y editar el catálogo de cuentas, los clientes,
proveedores, servicios, etc., en esta empresa se le da al estudiante una base
de datos de la compañía con todas sus ediciones ya preparadas.

En la primera clase se recomienda un breve repaso de la barra de herramientas,

particularmente las tres primeras opciones, que son Archivo, Ediciones y
Transacciones. Se debe recordar al estudiante que al inicio de cada clase debe
cambiar la fecha del día por la del caso con la función F4 para que trabaje sin
problemas.

Los pasos previos, que existen en la práctica real, son todos los que ya se
vieron en Análisis Computarizado I, en su primera parte, como la configuración
de la empresa; la configuración del período contable; la preparación y edición
del catálogo de cuentas; la preparación de un balance general inicial con los
activos, pasivos y capital de la empresa en marcha; la edición de los clientes y
proveedores de la empresa y otros detalles más, propios de la implementación
del sistema contable. Luego de esta preparación es cuando realmente se
pueden ya registrar las transacciones propiamente dichas.

A continuación los procedimientos requeridos para una empresa en marcha que

decide iniciar su contabilidad computarizada organizada:

1. REGISTRO DE LA BALANZA DE COMPROBACIÓN.

1.1 Creación de la empresa:

 Abrir el programa.

 Seleccione en Archivo, Abrir y pulsar Agregar o la función F8.

Inmediatamente sale en pantalla Identificación del Sistema, la que debe

completar con el nombre corto de la empresa o con lo que indique el
profesor, al igual que en Directorio, cuidando de no borrar la ruta C:
/DEA4/ del disco duro.

Como todo lo referente a la configuración de la empresa y ediciones el

estudiante recibirá una base de datos para restaurar esa información, en
configuración DacEasy, puede seleccionar Sí o No, al igual que en el tipo
de catálogo de cuentas, donde puede seleccionar la opción final Para
Crear mi Propio Catálogo o cualquier otra, ya que es indiferente pues al
restaurar una base de datos todo lo anterior queda anulado. F10 para
salvar la ruta creada.

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Instructivo Análisis Computarizado Nivel II Preparado por Liliana Morel

Agregar la compañía creada con F8 e identificar su ruta

1.2 Restauración de los datos de la empresa:

 Con la base de datos que le entregue el profesor, el estudiante debe

restaurar la información en la compañía nueva creada. Esta base de
datos contiene el diseño y las ediciones de esta empresa.

 Seleccione en Archivo, Respaldar-Restaurar.

 Seleccione Restaurar. Enter. En Archivo Fuente, Contabilidad.

Enter. Pulse desde A hasta C. enter y F10. Al restaurar se pasa la
información del diskette, A, al disco duro, C. A los diferentes mensajes
que van saliendo en pantalla, indique sí.

 Con este procedimiento usted incorpora todos los datos de la empresa,

tales como información de la compañía, período contable, catálogo de
cuentas, tablas de término e impuesto, clientes, proveedores, productos,
cuentas de interfaz, etc. que vienen ya dados.

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Instructivo Análisis Computarizado Nivel II Preparado por Liliana Morel

Selección de la opción “Restaurar” para pasar la información desde

“A”, diskette a “C”, disco duro.

 Seleccione en Archivo, Configuración Fácil y en Introducir

Información de la Compañía, se le incorpora el nombre y la matrícula
del estudiante para que salga en todos los membretes de la empresa.
Esto debe hacerse en el campo donde está la dirección. Procesar con
F10.

 Al mensaje ¿está la configuración completa? se marca Sí después de

revisar que todos los campos que se van a emplear están completos.
Recuerde que en el formato del programa DacEasy hay dos RNC, ya que
en Estados Unidos está el federal y el estatal. Se elige completar uno
solo, como lo es en República Dominicana.

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Instructivo Análisis Computarizado Nivel II Preparado por Liliana Morel

Configuración de la compañía con la información principal que

saldrá en todos los impresos.

 La opción Introduzca Períodos Contables ya está habilitada. Debe

ver cuándo se inicia el período contable de la empresa, ya que en esa
fecha se realizarán todas las transacciones. Con la función F4 se
cambia a la fecha del día, que sale por defecto, y en su lugar se escribe
la del período contable en el que se esté trabajando, en su modalidad
mes, día y año. Se procesa esta actualización con F10.

Nota: Recuerde siempre que al inicio de cada práctica o cuando se

trabaje la contabilidad de la empresa, hay que cambiar la fecha del día
por la del caso que esté trabajando. De no hacerlo así, el trabajo se
está registrando en la fecha incorrecta y, además, luego se
confrontarán problemas para imprimirlo.

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Instructivo Análisis Computarizado Nivel II Preparado por Liliana Morel

Configuración del período contable

1.3 Registro de la balanza de comprobación con los módulos.

 Tal como se dijo, cuando se inicia la contabilidad de una empresa en

marcha, se prepara un balance general inicial con los activos, pasivos y
capital. Con éste se confecciona la balanza de comprobación inicial, con
la cual se inicia.

En la contabilidad computarizada del presente caso, que se trabaja con

cuentas de interfaz y ediciones, la balanza de comprobación se registra
por la opción Configuración Fácil, Introduzca balances de
cuentas. Actualice la fecha con F4. Introduzca la fecha que se le
pida y procese con F10.

Nota: Para introducir los balances de las cuentas, es prerrequisito

obligatorio cambiar la fecha del día que por defecto muestra la
computadora, por la del período contable de la empresa del caso.

 Introduzca en cada cuenta de activo, pasivo, capital, etc. los

balances que se dan en el instructivo, con la salvedad de los módulos
de cuentas por cobrar, inventario y cuentas por pagar que se
incorporan aparte.

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Instructivo Análisis Computarizado Nivel II Preparado por Liliana Morel

En Configuración Fácil, Introduzca Balance de las Cuentas

 Todas las cuentas se introducen con cantidades positivas, excepto las

contracuentas o cuentas complementarias y alguna otra que tenga un
saldo negativo, como por ejemplo, la cuenta de banco en sobregiro.
Después de introducir estas cuentas, salve la información con F10 y
salga para introducir los módulos que faltan.

 No es necesario que las cuentas que se introducen normalmente tengan

identificación especial que indique el tipo de saldo si es débito o crédito,
pues al editar el catálogo de cuentas ya se hizo una selección que indica
el tipo de cuenta y el programa reconoce cuál es la naturaleza de su
saldo normal.

Las contracuentas o cuentas complementarias que puedan figurar

en la balanza de comprobación, tales como la depreciación
acumulada de los activos fijos, los retiros del capital, documentos
por cobrar descontados, estimación para cuentas incobrables y
cualquier otra que se use, se registran en la balanza de comprobación
con signo negativo dentro del grupo de cuentas a que pertenezcan.
Esto se hace así tomando en cuenta que una contracuenta no es más que
aquella cuenta que acompaña a otra y cuyo saldo se deduce de la cuenta
que acompaña.

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Instructivo Análisis Computarizado Nivel II Preparado por Liliana Morel

 Los módulos de cuentas por cobrar (clientes), inventarios y

cuentas por pagar (proveedores) no se habilitan ni se registran
directamente en esta balanza porque requieren actualización de los
balances de los diferentes auxiliares de cada cliente, proveedor, etc., lo
cual se explica más adelante.

 Por la razón anterior, la balanza de comprobación es cuadrada

temporalmente con la cuenta D-Diferencia en el diario, la cual, después
de habilitar los módulos, debe presentar saldo cero. D-Diferencia en
el diario tendrá un balance que corresponde a los módulos de cuentas
por cobrar, cuentas por pagar e inventarios, todavía no habilitados.

 Los errores más comunes que cometen los estudiantes en este punto
es omitir los signos negativos de las cuentas de depreciación
acumulada o poner signo negativo a las cuentas de pasivos. Estos
errores, con la debida revisión, se eliminan fácilmente.

 Antes de pulsar F10 para salvar los balances, debe revisar que no haya
cantidades erróneas. F10 para salvar las cantidades de la balanza de
comprobación.

La actualización del Módulo de Cuentas por Cobrar:

 Se hará en Edición, Clientes, Saldo y se introduce la información

de cada cliente con F7, lo que permitirá que los balances existentes
de los clientes de cuentas por cobrar se incorporen. El código del
cliente se busca con F5 o la lupa.

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En Edición Clientes, Introduzca el Saldo (tercera pestaña) con F7

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Instructivo Análisis Computarizado Nivel II Preparado por Liliana Morel

En el Módulo de los Clientes, introducción del saldo inicial en las

facturas con la función F7

En el campo Número Factura se escriben las palabras Blce. Inic. o

Balance, Código F. Fecha Factura, la de la balanza de
comprobación. Se pasa a los siguientes campos con Enter y luego en el
campo Valor Factura se introduce el balance de cada cliente de la
balanza de comprobación. F10 para salvar y F10 otra vez para
limpiar. Se elige el siguiente cliente, repitiendo el proceso.

La actualización del Módulo de Cuentas por Pagar:

 Se hará en Edición, Proveedores, Saldos lo que permitirá que los

balances existentes de los proveedores o suplidores se incorporen. Se
elige el Código del proveedor, con F5 o la lupa. Se siguen pasos
semejantes a los que se realizaron en el módulo de cuentas por
cobrar. F10 para salvar y F10 para limpiar. Se elige el siguiente
proveedor, repitiendo el proceso.

En el Módulo de los Proveedores, introducción del saldo

inicial en las facturas con la función F7

 La actualización del Módulo de Inventarios se hará en Archivo,

Configuración Fácil, pasando a Introduzca Productos, ya que es
una empresa comercializadora.

 La fecha se actualiza con F4.

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Instructivo Análisis Computarizado Nivel II Preparado por Liliana Morel

 El Código del producto se selecciona con F5 o la lupa.

 En precio, va el precio de venta vigente en ese momento.

 Se completa el campo de la información de las unidades ya

determinadas en existencia del producto o de los productos.

 En el campo costo promedio, se completa con el costo de cada

producto que se esté editando. F10 para salvar y se elige el
siguiente producto, repitiendo el proceso.

 Si se cometen errores en las cantidades que se introduzcan, por

ejemplo, si en vez de escribir 100 unidades se ponen 10, este error
se puede corregir agregando las 90 unidades que faltan como si
fuera una compra en Edición, Productos, Compras.

 Se pasa a Terminar Configuración y se sale por completo.

En Configuración Fácil, Introduzca los productos

 Para comprobar la actualización en los balances de los módulos de

cuentas por cobrar, cuentas por pagar e inventario, se verifican éstos
volviendo a la balanza de comprobación. La cuenta D-Diferencia en el
Diario, tiene que estar en cero y los módulos habilitados.

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Instructivo Análisis Computarizado Nivel II Preparado por Liliana Morel

 Para imprimir la balanza de comprobación se hace en Reportes, Libro

Mayor, Balanza de Comprobación. Van todas las cuentas desde la
primera hasta la última. F10. Impresora y F10.

Al imprimir el error más común es no actualizar la fecha con la del caso y

en este caso sale el mensaje que no hay nada en ese rango. El primer
paso, antes de imprimir, es verificar que se trabaja con la fecha del
período contable. De no ser así, con la función F4 se introduce y se
sustituye la fecha del día por la del caso o examen

2. REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES DE COMPROBANTES POR PAGAR.

El sistema de cuentas o comprobantes por pagar:

Un método de uso generalizado al establecer el control interno sobre los
desembolsos o salidas de efectivo es el sistema de comprobantes por pagar.
En un sistema de comprobantes típico, el departamento de contabilidad es
responsable de aprobar los pagos de efectivo y de registrar las transacciones.

El sistema de cuentas o comprobantes por pagar se usa para registrar los

futuros pagos de efectivo y le ofrece a la empresa un mayor control interno al
formalizar el proceso de aprobar y registrar las facturas para su pago.

A continuación dos de los elementos que utiliza el sistema de comprobantes

por pagar en una empresa comercializadora:

a) Las cuentas o comprobantes por pagar, que son los documentos que
autorizan un desembolso de efectivo. Para cada transacción el
débito es a la cuenta por la que se está haciendo el pago y el crédito
es a cuentas o documentos por pagar.

b) El registro de los cheques, el formato donde se registran todos los

cheques emitidos en un sistema de comprobantes por pagar. En
este formato se hace un débito para cancelar las cuentas o
documentos por pagar y un crédito a efectivo y a descuento sobre
compras cuando corresponda.

c) En este caso cada cuenta por pagar se corresponde con un

comprobante por pagar de un futuro pago o salida de efectivo y
posteriormente cada cheque emitido servirá para cancelar una
cuenta por pagar.

Las cuentas por pagar son transacciones que aumentan los pasivos de las
empresas. Su documento de apoyo es también la factura (cuenta por

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Instructivo Análisis Computarizado Nivel II Preparado por Liliana Morel

pagar) o el pagaré (documento por pagar). Dependiendo del tipo de

transacción a crédito se usará uno de los dos. Para los préstamos bancarios
e hipotecarios siempre se usa el pagaré o documento por pagar.

2.1 Registro de las cuentas por pagar en Transacciones, Cuentas por

Pagar:

 Registre las cuentas por pagar en Transacciones, Cuentas por Pagar.

 El número por omisión con enter. El código del proveedor se busca

con F5 y desplegará toda la información relativa a los proveedores
editados. El tipo será en este caso, factura.

 El campo factura es para escribir el número de la factura de nuestra

compra a crédito. La referencia se completa con las iniciales de
cuenta por pagar (C. por P.).

Formato de Transacción de Cuentas por Pagar

 Complete la fecha original de la factura, fecha de vencimiento, fecha de

descuento si lo hubiere. Tipo, se puede dejar en blanco.

 En el cuerpo de la cuenta por pagar se desplegará la cuenta de pasivo

que ya seleccionamos con F5 de nuestro proveedor, a la cual

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Instructivo Análisis Computarizado Nivel II Preparado por Liliana Morel

asignaremos la cantidad en el abono o crédito. Las líneas siguientes

corresponden a los débitos de las cuentas afectadas, cuyas cuentas del
catálogo buscamos con F5. La descripción corresponde a un breve
detalle de la transacción.

 Transacciones, Cuentas por Pagar es una operación que registra

pasivos (cuentas por pagar). En el cuerpo de la misma se despliega
primero el abono a crédito, que es el módulo de los proveedores (cuenta
21201), ya que los pasivos aumentan en crédito.

 La impresión del diario de cuentas por pagar se hace igual que el de

cuentas por cobrar, pero en cuentas por pagar.

 La impresión por antigüedad de cuentas por pagar se imprime en

Reportes, Cuentas por Pagar, Antigüedad.

3. REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES DE LA CAJA CHICA.

Aunque es importante realizar todos loso pagos significativos de efectivo

mediante cheques, es, sin embargo, conveniente para todo negocio tener una
pequeña cantidad de efectivo disponible con la cual efectuar algunos gastos
menores. Ejemplos de este tipo de gastos incluyen cosas tales como pequeñas
compras de suministros de oficina, computadora, limpieza, transportes,
refrigerios para la oficina, propinas, etc.

Para crear este fondo se gira un cheque pagadero a la “Caja Chica” por una
suma global, tal como $3,000, la cual cubrirá estos pequeños gastos durante un
período de dos o tres semanas. Este cheque se hace efectivo y el dinero se
guarda en una caja fuerte pequeña. Se nombra a un empleado para custodiar
el fondo.

El encargado de manejar el fondo efectúa todos los pagos con dinero de este
fondo y obtiene un recibo o “comprobante de caja chica” explicando la
naturaleza y el valor de cada gasto. Al final del período o cuando el fondo se
agota, se gira un cheque pagadero a la “Caja Chica” reembolsando el fondo por
los gastos efectuados durante el período. El giro de este cheque se registra
debitando las cuentas de gastos apropiadas y acreditando el efectivo.

3.1 Registre en Transacciones, Cuentas por Pagar los

comprobantes de la caja chica.

 Registre las transacciones de la caja chica manualmente en

comprobantes de caja chica (si es que se tienen los comprobantes
disponibles, de otro modo no se hacen).

 La transacción de la caja chica, bajo el sistema de contrarrecibos o de

comprobantes por pagar registra en una sola cuenta por pagar todos los

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Instructivo Análisis Computarizado Nivel II Preparado por Liliana Morel

gastos incurridos en la caja chica. El crédito o abono a la cuenta por

pagar de la caja chica en el módulo de los proveedores.

 Los débitos o cargos se hacen a cada cuenta de gastos y el crédito al

pasivo de la caja chica, tal como se hace en la teoría en el sistema de
comprobantes por pagar.

 Siga las instrucciones del punto dos relativas a las transacciones de

cuentas por pagar.

Cuenta por pagar para la reposición o reembolso de la Caja Chica

3.2 Prepare la solicitud de la reposición del fondo de la caja chica

de acuerdo a los formatos que se presentan en la teoría

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 Instructivo Análisis Computarizado Nivel II Preparado por Liliana Morel

Nombre de la empresa
Modelo Formato Reposición de la Caja Chica
Fecha____________________________________

Fecha: Comproban Concepto: Cuenta Importe:

te Número: Número:

Encargado Caja Chica Aprobado por

 Se crea el formulario en Word con la tabla o en Excel y se completa con

la información dada en el caso.

4. REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES DEL EFECTIVO.

4.1 Registre en Transacciones, Efectivo, Pagos.

El cheque es el documento de origen para registrar las salidas, disminuciones o

desembolsos del efectivo en banco. Se trabajará en transacciones, efectivo,
pagos. Se selecciona el banco contra el cual se emiten los cheques. Una
empresa puede trabajar con diferentes bancos.
Los cheques se emiten generalmente para pagar sueldos, gastos de agua, luz,
teléfono, pago de cuentas y documentos por pagar, compras de artículos
realizadas al contado, retiros del propietario del negocio, pagos anticipados, etc.
Para este tipo de transacción:
 Registre los cheques emitidos en Transacciones, Efectivo, Pagos.

 El número de la transacción, por omisión. Ya acumula la

numeración de las transacciones de los recibos.

 La fecha debe ser actualizada con los datos del caso.

 Cheque, manual.

 En Banco, sale el número de la cuenta banco del caso, 11103. Si no

es esa, se busca con F5 el banco correspondiente.

 Cheque número, escribir el número del cheque.

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Instructivo Análisis Computarizado Nivel II Preparado por Liliana Morel

 El campo Pagado a permite seleccionar Proveedor, Cliente o Libro

Mayor.

 Si se paga a un proveedor ya editado, en este caso, el código saldrá

automático al igual que los demás campos.

 En caso de que el cheque se emita a un beneficiario no

editado, hay que seleccionar Libro Mayor o Mayor, y el Código,
no se escribe en este caso porque no existe.

 Si selecciona Libro Mayor, en el campo siguiente en blanco se

escribe una breve descripción de la transacción, que incluya el
nombre del beneficiario, el concepto del cheque y cualquier otro
detalle que se considere relevante.

 En el campo Memo, se puede escribir Cheque o el banco o

simplemente dejarlo en blanco.

 En el campo Monto, se escribe el valor del cheque.

 En Referencia, Cheque, que describe la transacción.

 En el cuerpo del comprobante se identifica el débito o cargo de

cada pago indicado en la operación y se busca la cuenta con F5. F10
para procesar.

 Se repite el proceso anterior para cada cheque.

 Para imprimir un reporte de todos los pagos (cheques emitidos o

cualquier otra disminución del efectivo) se trabaja en Diarios,
Banco, Reporte de desembolsos, Enter... F10. Impresora F10.
Esto es obligatorio antes de asentar el efectivo y realizar la
conciliación.

4.2 Registro de las Transacciones de Cobros.

Toda entrada o aumento del efectivo (dinero) se registrará en transacciones,

efectivo, recibos. Este aumento puede tener diversos orígenes: la inversión
inicial en efectivo; los cobros que se hacen a los clientes en saldos o abonos a
sus cuentas por cobrar, etc.

Se considera el recibo como el documento de apoyo para este tipo de

transacciones.

Para este tipo de transacciones:

 Registre los cobros hechos a los clientes en Transacciones, Efectivo,

Recibos.

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 El número de la transacción por omisión con enter y es acumulativo

porque ya suma las transacciones de los cheques que se habían
procesado.

 La fecha es la de la transacción del cobro y debe ser actualizada.

 El campo Caja o banco desplegará por omisión el número de la cuenta

banco 11103, pero con F5 se debe seleccionar el número de la cuenta
banco con el que se trabaja o la cuenta caja si no se trabaja con ningún
banco, sino estrictamente en efectivo.

 El campo documento número agrupa uno o más recibos en un solo

depósito bancario. Todos los recibos del mismo depósito, tendrán
asignado el mismo número del documento o depósito. Si no se especifica
nada, los recibos serán agrupados en un solo documento y en este caso
tendremos un multidepósito, el cual no permite realizar correctamente
la conciliación bancaria, tal como veremos en el nivel 2.

 Para que se pueda realizar correctamente la conciliación bancaria, se

debe hacer un depósito por cada cobro y manualmente debe ser
cambiado el número donde dice documento número.

 En el campo Pagado desde, se selecciona Cliente, ya que se trata de

un cobro a un cliente de cuenta por cobrar. Este campo despliega tres
opciones: Cliente, para cobros; Libro Mayor, para otras formas de
entrada de efectivo, como la inversión inicial y Proveedor, para el caso de
que un suplidor devuelva dinero a la empresa por un error a favor de la
compañía.

 El código del cliente se busca con F5 y desplegará toda la información

del cliente, ya que éstos fueron previamente editados. Esta información
incluye todas las transacciones de ventas a crédito previamente
facturadas.

 El monto es la cantidad del recibo de cobro pagado por el cliente. Enter.

Aplicado y por aplicar salen automáticamente. El campo a aplicar
saldrá con el monto que se escribió y después de escrita la cifra que va
en aplicado, debe quedar el cero el campo por aplicar, lo que significa
cuadre de la transacción.

 La referencia en este caso puede ser Cobros.

 Al entrar al cuerpo del recibo, el campo factura mostrará todas las

facturas pendientes de pago del cliente correspondiente, por
transacciones ya realizadas en ventas a crédito.

 La fecha o fechas de las facturas se desplegarán.

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Instructivo Análisis Computarizado Nivel II Preparado por Liliana Morel

 La referencia puede ser saldo o abono dependiendo de si el cliente

salda o no su cuenta.

 El monto o cantidad de la factura o facturas se despliega por omisión.

Si no hay descuento, ese campo sale en blanco.

 En aplicado se escribe la cantidad cobrada. Se limpiará

automáticamente el campo superior por aplicar. Esto significa que ha
concluido bien el proceso. F10 para procesar y limpiar pantalla.

 Los demás recibos se procesan todos del mismo modo.

 Transacciones, Efectivo, Recibos es una opción que se usará para

todo lo que signifique entrada de efectivo o aumento del mismo. Todo lo
que se procese aquí, supone un débito al efectivo.

 Para la Impresión del Diario de Recibos en Diario, Banco, Reporte de

Recibos. F10, Impresora y F10.

Modelo de transacción de cobro en Transacciones, Efectivo, Recibos

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