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UNIDAD

DIDÁCTICA 2
Aplicaciones Informáticas de
Gestión Financiero Contable

Objetivos
‰ Instalar las aplicaciones de gestión financiero contable.
‰ Analizar las funciones y procedimientos de las aplica-
ciones utilizadas.
‰ Realizar el proceso contable correspondiente a un ciclo
económico.
‰ Calcular los indicadores adecuados para el análisis eco-
nómico-financiero requerido.
Implantación y control de un sistema contable informatizado

Índice
1. Contaplus
1.1. Alta de Empresas
2. Financiera - Plan General Contable
2.1. Plan General Contable
2.2. Financiera - Balances
2.3. Opciones de IVA
3. Inventario
3.1. Gestión de Inventarios
3.2. Acceso desde Gestión de asientos
3.3. Amortizaciones
3.4. Libro de inventarios
3.5. Códigos y tablas
3.6. Empresa – Cierre del ejercicio
4. Contabilidad desde FacturaPlus
4.1. Introducción
4.2. Enlace
5. Aplicaciones Financieras de la Hoja de Cálculo
5.1. Hoja de Cálculo de Análisis Porcentual
5.2. Hoja de Cálculo de Análisis con Ratios
5.3. Hojas de Cálculo Resumen
5.4. Resumen de la información

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Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

1. Contaplus
1.1. Alta de Empresas
1.1.1. Opciones de Empresas
Esta opción permite añadir nuevas empresas, modificar datos de empresas, eli-
minar empresas que en ese momento no estén siendo utilizadas, zoom, localizar em-
presa, búsqueda avanzada, seleccionar, fuentes, imprimir, Modificar empresa desde
asistente, Histórico, Liberar, Salir y Ayuda.

Nos da opción a tener el listado de empresas ordenados por su código o por su


ejercicio.

Las pestañas Código, Nombre, nos permiten seleccionar el modo en el que que-
remos aparezcan las empresas para su selección.

1.1.2. Datos empresa


Iremos cumplimentando cada uno de los campos a excepción del campo Nombre,
que puede ser modificado en cualquier momento. Todos los demás campos son inal-
terables ya que configuran ContaPlus y no pueden modificarse una vez hemos creado
nuestra empresa.

Es importante antes de crear la empresa saber con cuántos dígitos de subcuenta


trabaja nuestra empresa y el Plan General Contable que vamos a aplicar.

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Implantación y control de un sistema contable informatizado

Una vez introducida la fecha, no se podrá modificar.

El número de dígitos de subcuentas es necesario y no podrá ser modificado.

La fecha acceso contable se utiliza para llevar el control del trabajo realizado. Así
si ponemos una fecha no se podrán añadir asientos de fecha anterior a esa fecha. Es
un campo opcional.

Esta es una primera pantalla que podríamos denominar básica ya que su utilidad
es meramente interna, para el correcto funcionamiento del programa.

Los verdaderos Datos de empresa aparecen en el menú Global, Datos de Empresa.

A estos datos solamente se accede una vez creada la empresa en ContaPlus.

Desde esta opción introduciremos los datos generales de la empresa activa, los
cuales serán utilizados posteriormente para la impresión de los distintos documentos
de Hacienda generados automáticamente por ContaPlus, como balances, liquidacio-
nes de IVA, etc.

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Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

Esta opción nos muestra diferentes carpetas:

Fiscales

Hacienda

Balances

Presentador

Datos Babel

Conexión Memento ContaPlus

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Implantación y control de un sistema contable informatizado

A) Fiscales

Estos datos afectan a diferentes modelos oficiales.

B) Hacienda

Son datos relativos a la Delegación de Hacienda a la que pertenece la empresa


con la que estamos realizando la Gestión Contable y Comercial.

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Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

C) Cuentas Anuales

Datos necesarios para la impresión de las Cuentas Anuales.

1.1.3. Configuración avanzada

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Implantación y control de un sistema contable informatizado

Esta pestaña es muy importante a la hora de la creación de empresa, no tanto por


la realización del enlace con otros programas, sino por el hecho de elegir si traspasar o
no la colección de asientos predefinidos. En el supuesto de no marcar “traspasar colec-
ción de asientos predefinidos”, no solamente no tendremos ningún asiento predefinido,
sino que además no tendremos creada ninguna subcuenta. Tendremos que empezar
absolutamente de cero.

Si por el contrario marcamos esta opción, junto con los asientos predefinidos
se generarán subcuentas necesarias para ejecutarlos, que son las subcuentas más
generales del Plan Contable. En cualquier momento podemos modificar las sub-
cuentas.

Para eliminar los asientos predefinidos, debemos ir de uno en uno.

z Opciones de Empresa

Estas opciones no influyen en la empresa. Son opciones generales que podemos


modificar en cualquier momento.

Cada usuario configura todas las opciones de esta carpeta a su medida.

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Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

z Parámetros Empresa

‰ El nivel de seguridad de la empresa es un campo obligatorio, que no puede


estar vacío.
‰ Subcuenta de banco más utilizada: una vez sepamos cual será nuestra sub-
cuenta, la introduciremos. No es un campo obligatorio, pero es aconsejable
cumplimentarlo si vamos a trabajar con vencimiento. Esta subcuenta repre-
senta la subcuenta por defecto que aparecerá a la hora de realizar los ven-
cimientos. Es modificable. La modificación se refiere tanto a este campo en
concreto como al vencimiento en sí. Los vencimientos pueden tener asigna-
dos diferentes subcuentas.
‰ La opción “número máximo de asientos” significa que los asientos se van
quedando en memoria temporal y hasta que no llegamos al número de asien-
tos señalado, ContaPlus no volcará la información al Diario.
‰ Asiento de apertura, se cumplimenta automáticamente.
‰ Asiento de regularización, se cumplimenta automáticamente.
‰ Asiento de cierre, se cumplimenta automáticamente.
‰ Fecha última liquidación de IVA. Al hacer la regularización mensual o trimes-
tral, ContaPlus guarda esa fecha y cumplimenta este campo para que no
tengamos dudas sobre lo realizado o no, e incluso impidiendo un error en las
liquidaciones de IVA.

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Implantación y control de un sistema contable informatizado

‰ Fecha última liquidación de IRPF. Al hacer la regularización mensual o trimestral,


ContaPlus guarda esa fecha y cumplimenta este campo para que no tengamos
dudas sobre lo realizado o no, e incluso impidiendo un error en las liquidaciones
de IRPF (esta opción estará activa si disponemos del modulo de IRPF).

z Vencimientos

Tendremos información para conocer la situación esperada de mi tesorería.

Es válido tanto para pagos como para cobros futuros.

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Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

Una vez hayamos cumplimentado todos los campos es cuando pulsamos “Aceptar”
y ContaPlus procederá a Generar los índices necesarios para la creación de empresa.

En caso de error pulsar Aceptar antes de cumplimentar todas las opciones, debe-
mos entrar en la empresa creada desde la opción Modificar y cambiaremos o añadire-
mos aquellos campos que habíamos omitido.

Recordar que la opción Modificar viene representada tanto en ContaPlus como en


FacturaPlus con un icono que representa un cuaderno y un lápiz.

Bastará con seleccionar, marcar la empresa, y pulsar modificar, como muestra la


figura siguiente. Accederemos a todo los campos modificables.

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Implantación y control de un sistema contable informatizado

1.1.4. Conexiones
Establece en este paso los enlaces con otras aplicaciones para así obtener la
información que necesitamos en el momento preciso.

z FacturaPlus - NominaPlus

Para enlazar ContaPlus con FacturaPlus o NominaPlus indicamos la ruta corres-


pondiente a la aplicación de enlace. Hecho esto pulsa la tecla “Enter”. Se activa así la
casilla Empresa para que selecciones la empresa de enlace.

Para poder realizar con éxito el enlace de FacturaPlus o NominaPlus debe ser la “versión” misma
que la de FacturaPlus (FacturaPlus 2013 - ContaPlus 2013), en caso contrario te mostraremos un
mensaje de advertencia no siendo posible establecer el enlace.

z Sage Pay

Introduce en esta aquí los datos para poder Contabilizar cobros realizados por
tus clientes a través de la pasarela de pago de comercio electrónico Sage Pay.

z Recupera tu IVA

Configura en este apartado los Datos de conexión (Usuario y Contraseña), Datos


correo electrónico (Mail y Asunto) y Datos deducción (% de prorrata y Tipo de deduc-
ción por defecto), para después poder acceder directamente a la plataforma Recupera
tu Iva.

z Memento

En este apartado se encuentran los campos (Usuario y Contraseña) para acceder


a la opción Memento.

Para finalizar con la creación de tu empresa pulsa Guardar y salir.

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Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

Creación de Empresa

La Empresa Adolfin@ el 01 julio 2015 decide iniciar una nueva actividad y para ello adquiere un
programa de Gestión Comercial.

Pasamos a dar de alta a la empresa Adolfin@.

Como podemos observar, los datos introducidos son los mismos que los cumplimentados en el
módulo de Gestión Comercial. Es la misma empresa.

Aquí lo que sucede es el requisito de Hacienda de cumplimentar otros datos fiscales para poder
realizar las presentaciones de documentos oficiales.

1. Datos Empresa (Creación)

1.1. Código: 11

1.2. Nombre Adolfin@ S.A.

1.3. Fecha inicio ejercicio: 01-07-2015

1.4. Dígitos subcuenta: 7

1.5. Fecha fin ejercicio: 31-12-2015

1.6. Plan General Contable: Nuevo PGC Estándar

2. Ruta programas

2.1. Traspasar la colección de Asientos predefinidos

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Implantación y control de un sistema contable informatizado

3. Opciones de Empresa; marcaremos “check”


3.1. Acceso a campo de documentos en asiento
3.2. Tiempos de espera con contador
3.3. Borrado de vencimientos después de preprocesar
3.4. Eliminar cheques y pagarés después de pasar al diario
3.5. Acceso a serie de facturación
4. Parámetros de Empresa
4.1. Nivel de seguridad de la empresa 9
4.2. Marcar control porcentaje de IVA
5. Vencimientos marcar:
5.1. Fecha de vencimiento
5.2. Anterior al vencimiento Días 5
5.3. Posterior al vencimiento Días 3
6. Datos Empresa (menú Global)
6.1. DNI/ CIF A11111111
6.2. Forma jurídica: S.A.
6.3. Vía Pública: CL
6.4. Dirección: Ayala, 130
6.5. CP: 28016
6.6. Municipio: Madrid
6.7. Teléfono: 902 333 543
6.8. Provincia: Madrid
6.9. Datos del Representante Adams
6.9.1. NIF 11111111-H
7. Hacienda
7.1. Delegación: 28 Madrid
7.2. Administración: 612 Salamanca
7.3. Actividad: 841 - Servicios Jurídicos
7.4. CCC de Devolución de Hacienda: 2038-1146-3001234567
7.5. CCC de Ingreso a Hacienda: 2038-1146-3001234567
8. Balances
8.1. Código CNAE: 463 Confección toda clase prendas de vestir

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Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

Inf. General

Datos fiscales

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Implantación y control de un sistema contable informatizado

Datos Hacienda

Cuentas Anuales

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Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

Configuración avanzada

2. Financiera - Plan General Contable


ContaPlus dispone de una amplia gama de menús y submenús.

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Implantación y control de un sistema contable informatizado

En Mapa Opción Financiera se muestran todas las opciones que comprende este
menú fundamental de ContaPlus.

2.1. Plan General Contable


En el momento de crear nuestra empresa seleccionamos el Plan General que va-
mos a utilizar.

Aquí, desde Plan General Contable podemos visualizar el Plan Contable elegido y
realizar modificaciones sobre el mismo.

2.1.1. Estructura
Es importante destacar que podemos seleccionar la manera en que ContaPlus
nos mostrará las cuentas de todo el Plan Contable. Así, podemos seleccionar:

‰ Plan General Contable. ‰ Haber.


‰ Balance Situación. ‰ Sumas y Saldos.
‰ Pérdidas y Ganancias. ‰ Cuentas.
‰ Activo. ‰ Desgloses.
‰ Pasivo. ‰ Cambios Patrimonio Neto.
‰ Debe.

Selección forma de visualizar las cuentas del Plan General Contable.

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Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

2.1.2. Subcuentas
Forman parte del cuadro de cuentas del Plan General de Contabilidad y cons-
tituyen el mayor detalle de las cuentas de cada grupo, de forma que cada grupo se
divide en subgrupos y éstos en cuentas principales, las cuales se desagregan en las
subcuentas, que se identifican con códigos de cuatro cifras.

El Plan General Contable contiene los grupos y las cuentas. Las subcuentas
las desarrolla cada empresa según sus necesidades y el detalle que desee tenga
su contabilidad. Para crear las subcuentas hay que conocer y seguir el cuadro de
cuentas.

Son las subcuentas las que identifican a una empresa. Desde esta opción podre-
Dispones
mos ir añadiendo todas las que necesitemos.
del Cuadro de
cuentas en los
Desde la opción “Asientos” podemos realizar igualmente todas las altas de sub-
Contenidos Extra.
cuenta.

Al crear una empresa en el caso de no marcar: TRASPASAR LA COLECCIÓN DE


ASIENTOS PREDEFINIDOS, no tendremos ninguna subcuenta creada.

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Implantación y control de un sistema contable informatizado

Mercaderías, Clientes, Proveedores, Efectos comerciales a cobrar, Capital Social…


no tienen otro significado que una subcuenta contable. Al darles de alta todas las sub-
cuentas mostrarán la misma pantalla.

Puntos a tener en cuenta:

1. Si se trata de subcuentas de clientes o proveedores ContaPlus nos solici-


tará la introducción de DNI-CIF que será necesario para la compra/venta,
campo IVA, la realización de los modelos 340 y todos los relacionados con
Hacienda.

2. Si se trata de cuentas de IVA haremos alta normal, cumplimentando solamen-


te Subcuenta y Descripción.

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Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

Seguidamente cumplimentaremos pestaña “Parámetros” teniendo en cuenta si se


trata de:

IVA Soportado (deducible).

IVA Repercutido (devengado).

Además del tipo aplicable a partir del 1 de septiembre de 2012 los tipos: 4%,
10% y 21%.

Precisamente por este cambio de tipos de IVA es por lo que iniciamos nuestro
ciclo contable y comercial a partir de esa fecha.

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Implantación y control de un sistema contable informatizado

Si al añadir una subcuenta ponemos los tres dígitos de la cuenta y pulsamos “INTRO”, el programa
nos presentará una pantalla indicándonos la primera subcuenta que encuentra libre.

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Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

Creación de Empresa
Al inicio de nuestra actividad y sabiendo de la necesidad de realizar el asiento de apertura damos de
alta las subcuentas que sabemos vamos a utilizar en este primer asiento de nuestro ciclo contable:

(2160001) Mesas (2170001) Ordenadores


(2160002) Sillas (5720001) Caja Madrid 3001234567
(2160003) Mostradores (1000000) Capital Social

Se pide:
 Crear las subcuentas arriba indicadas desde Subcuentas, sabiendo que para crear, por ejem-
plo la subcuenta 2160001 escribiremos 216.1 y, después de pulsar Enter, ContaPlus rellenará
los ceros necesarios hasta los 7 dígitos con los que trabaja nuestra empresa.
 Eliminar la cuenta genérica 5720000 Bancos, que no la vamos a usar.
 Señalar la cuenta de Caja Madrid como la “Cuenta Banco más utilizada”.

Para añadir subcuentas:


Desde Subcuentas “añadir” y al finalizar, “Aceptar”. Por ahora no tenemos que cumplimentar nin-
gún otro dato.

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Implantación y control de un sistema contable informatizado

Para eliminar subcuenta


Marcamos como muestra la imagen, la subcuenta a eliminar, botón derecho del ratón y selecciona-
mos eliminar.

ContaPlus nos mostrará un segundo menú donde vemos la subcuenta a eliminar con opciones
desde – hasta. En nuestro caso únicamente 4770004 y Aceptar.
A este menú “Eliminar Subcuentas” se accede también desde:
Financiera „ Opciones de Diario „ Utilidades de Asientos „ Eliminación de Asientos.

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Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

2.2. Financiera - Balances


2.2.1. Informes y modelos – financieros
Esta opción nos permitirá obtener toda la información contable que podamos ne-
cesitar en cualquier momento. Además mediante ella podremos realizar las presenta-
ciones documentales necesarias en toda empresa tanto a nivel interno como externo.

A) Sumas y Saldos

Esta opción nos muestra, las Sumas y los Saldos de las diferentes subcuentas.
Podemos determinar niveles de desglose.

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Implantación y control de un sistema contable informatizado

Para determinar nivel de desglose de las subcuentas bastará marcar el nivel de-
seado. La imagen muestra el nivel por defecto que aparece en nuestra empresa tenien-
do en cuenta que trabajamos con 7 dígitos.

Al aceptar y visualizar “pantalla” obtendremos:

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Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

En “Anexo Documentos” encontramos Balance de sumas y saldos completo con


desglose 3 y 7.

Balance Sumas y Saldos


Se pide: realizar un balance de sumas y saldos nivel de desglose a nivel cuenta y que comprenda
como período de tiempo únicamente el mes de julio 2016 y además que aparezcan exclusivamente
las cuentas que tengan saldo diferente de cero.

Introducimos período de fechas

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Implantación y control de un sistema contable informatizado

Seleccionamos Desglose nivel cuenta.

Vemos un balance con una presentación totalmente diferente al anterior.

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Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

B) Pérdidas y Ganancias

Pérdidas y Ganancias nos informa del resultado de nuestra empresa en un ejer-


cicio dado.

Es la diferencia entre los ingresos y los gastos.

z Mantenimiento y Formulación

Esta opción me permite modificar, eliminar o añadir alguna fórmula para el


cálculo del balance de pérdidas y ganancias. Normalmente no usaremos esta faci-
lidad que proporciona la aplicación contable, puesto que las fórmulas no varían de
un año a otro.

z Pérdidas y Ganancias

La obtención de PyG podemos obtenerla:

‰ En formato borrador.

‰ En formato oficial.

‰ Comparativo presupuesto.

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Implantación y control de un sistema contable informatizado

Borrador:

En las opciones es importante destacar la posibilidad de obtener PyG com-


parativo con el año anterior. En nuestro caso no está operativo puesto que el año
anterior no existía nuestra empresa. Por el contrario, el año próximo, este año 2013
será N-1 para el ejercicio 2014.

Formato Oficial:

El Boletín Oficial del Estado publicó el formato obligatorio para PyG y su pre-
sentación de las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil. Esta opción “Oficial”
genera ese modelo.

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Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

Pérdidas y Ganancias
Planteamiento
Se pide realizar PyG de nuestra empresa a fecha 31/03/2015

C) Situación

Este listado nos muestra el estado de la empresa en un momento dado.

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Implantación y control de un sistema contable informatizado

Como observamos, este balance de situación tiene las mismas opciones que PyG.

Al pulsar “Aceptar” ContaPlus nos muestra el balance claramente separado entre


el Activo y el Pasivo.

Activo

Patrimonio Neto y Pasivo

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Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

D) Presentación Telemática

Al acceder a esta opción, podremos ver la “Siguiente” ventana con distintas pes-
tañas y con el aviso de los fabricantes de la aplicación respecto al Depósito Digital de
las Cuentas Anuales.

En esta pestaña visualizamos los Datos fiscales introducidos en Datos empresa.

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Implantación y control de un sistema contable informatizado

Indicamos seguidamente si nuestra empresa pertenece o no a un grupo de em-


presas.

Indicamos datos necesarios para identificar el Registro donde hemos de presentar


nuestras Cuentas Anuales.

Seguidamente debemos identificar a los Administradores de nuestra empresa que


serán los que realizan la presentación de las cuentas.

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Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

Estados financieros obligatorios:

E) Consolidación

La consolidación permite la obtención de balances de sumas y saldo, pérdidas y


ganancias y situación conjunta de varias empresas formando un todo.

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Implantación y control de un sistema contable informatizado

La consolidación se realiza mediante la suma algebraica de todas las cuentas de


las empresas consolidadas.

ContaPlus solicita fecha inicial y final además de tener que seleccionar las empre-
sas a consolidar.

Se puede seleccionar la estructura. Hay que seleccionar empresas a consolidar.

F) Memoria y EFE

ContaPlus, tomando los datos directamente de la contabilidad nos va a permitir


realizar la Memoria que acompañará las Cuentas Anuales.

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Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

La Memoria se encuentra en “Anexo Documentos” al final de esta Unidad.

2.2.2. Estados Cambio Patrimonio Neto


Es importante tener bien seleccionado desde el menú UTIL/OFIMATICA, la suite
con la que vamos a trabajar.

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Implantación y control de un sistema contable informatizado

2.3. Opciones de IVA


En una empresa es el módulo correspondiente al IVA uno de los que ha de mere-
cer mayor atención.

En esta programación existe una unidad que trata el IVA desde los diferentes mo-
delos de Hacienda y cómo se han de cumplimentar y presentar. Desde aquí veremos la
utilidad que nos presenta ContaPlus.

2.3.1. Listados fiscales


Los libros de facturas expedidas y recibidas se encuentran en el menú de la ima-
gen, desde estas opciones podremos visualizar el listado de las facturas tanto de pro-
veedores como de clientes.

A) Facturas recibidas

Forma el denominado Libro Registro de Facturas Recibidas. Libro obligatorio.

Este libro registro se genera cada vez que seleccionamos la opción.

Las facturas recibidas tienen que estar numeradas en nuestro libro registro de
forma correlativa.

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Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

Grupos de campos de selección:

Numeración

Período de Fecha

Opciones de IVA

Formato impresión

Filtros

Iremos cumplimentando cada uno de estos grupos según necesidades.

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Implantación y control de un sistema contable informatizado

B) Facturas expedidas

Forma el denominado Libro Registro de Facturas Expedidas.

Grupos de campos de selección:

Numeración

Período de Fecha

Opciones de IVA

Formato impresión

Filtros

Iremos cumplimentando cada uno de estos grupos según necesidades.

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Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

Este libro registro se genera cada vez que seleccionamos la opción.

Las facturas emitidas tienen que estar numeradas de forma cronológica y así han
de existir en nuestro libro diario y además este orden cronológico ha de existir en nues-
tro libro registro de forma correlativa.

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Implantación y control de un sistema contable informatizado

2.3.2 Modelos oficiales – IVA


Desde esta opción podremos realizar los documentos oficiales para su presenta-
ción en la Agencia Tributaria.

A) Modelo 303/420

Esta opción permite la realización de la Liquidación del IVA.

Este modelo otorga la posibilidad de acceder a la devolución mensual del impuesto.

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Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

Obligatoriamente hemos de señalizar una de las tres opciones dentro de Tipo.

Es importante para la Presentación Telemática comprobar la ruta donde ContaPlus


direccionará nuestro fichero. Por defecto quedará alojado en el directorio de la Agencia
Tributaria (AEAT). Este directorio es creado por las aplicaciones de Hacienda. ContaPlus
lo buscará en nuestro ordenador. De todos modos, siempre conviene fijarnos ya que los
programas de Hacienda siempre van a este directorio.

B) Modelo 340

El modelo 340 es una Declaración informativa de operaciones incluidas en los


libros registro de IVA.

Obligatoriamente, como vimos en Unidad IVA, este Modelo 340 debe realizarse te-
lemáticamente siempre y cuando tengamos un número de registros inferior a 5.000.000.
En otro caso deberemos hacerlo entregándolo en formato CD.

El “Tipo” es campo obligatorio y excluyente entre sí.

Cód. Electrónico autoliquidación IVA es generado por la Agencia Tributaria en el


momento de la autoliquidación de IVA.

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Implantación y control de un sistema contable informatizado

C) Modelo 347/415

Declaración anual de Operaciones con Terceros.

El trabajo administrativo involucrado en la presentación del modelo 347 sigue los


siguientes pasos:

Comprobar todos los datos fiscales de nuestros clientes y proveedores.

Comprobar que todos los datos fiscales están introducidos correctamente.

Realizar una impresión formato borrador y comprobar clientes y proveedores que


aparecen en tal listado.

Remitir carta a proveedores/clientes informándoles de las unidades monetarias


que tenemos facturadas con ellos para que cotejen con sus libros. También se suele
realizar llamada telefónica entre las administraciones de ambas empresas para su com-
probación y en caso de discrepancia subsanar el error.

El modelo 347 es un modelo de los denominados informativos. Es fundamental


que en esta declaración los valores de nuestros clientes y proveedores sean los mismos
que aquellos que nosotros declaramos. Recordamos que únicamente aparecen en este
modelo aquellas relaciones con terceros que en el año anterior supongan una factura-
ción superior a 3.005,06€.

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Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

Para poder remitir carta a nuestros clientes/proveedores es imprescindible haber


marcado previamente “Predeclaración”.

La aplicación de gestión contable-financiera Plus informa de cualquier error que


se pudiera haber incurrido respecto al NIF del cliente/proveedor.

Este es el motivo, por el que es tan importante la cumplimentación completa de los


datos fiscales de clientes y/o proveedores.

En nuestro caso, el error que aparece hace referencia al cliente 4300000 (ejemplo).

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Implantación y control de un sistema contable informatizado

Iremos a Subcuentas y modificaremos el dato, introduciendo un NIF. A continua-


ción ContaPlus preguntará si deseamos actualizar los datos contables. Responderemos
afirmativamente.

Una vez cumplimentados correctamente los datos aparecerá una pantalla infor-
mando de los clientes/proveedores que deben aparecer en el Modelo 347, con valores
en unidades monetarias facturadas.

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Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

D) Modelo 349

Este modelo 349 es un modelo de Declaración Recapitulativa de Operaciones


Intracomunitarias.

E) Modelo 390

El modelo 390 únicamente se presentará en el caso de realizar operaciones intra-


comunitarias.

La presentación será mensual, trimestralmente o anual.

Si la empresa está inmersa en un concurso de acreedores deberemos marcar en


esta opción desde qué mes. Esta opción estará desmarcada si vamos a sacar el listado
en modo borrador.

Estos informes recogen los valores de las bases imponibles de las compras/ven-
tas, sin IVA.

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Implantación y control de un sistema contable informatizado

F) Datos de los modelos

Son los datos introducidos en Datos de Empresa. Pueden ser modificados en cual-
quier momento.

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Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

G) Configuración de cartas

Desde esta opción podremos configurar tantos tipos y modelos de cartas como
creamos oportuno a nuestras necesidades empresariales.

H) Asiento de regularización

Esta opción nos permite realizar de forma automática los asientos mensuales o
trimestrales de regularización de IVA.

ContaPlus automáticamente introducirá las fechas de regularización en función


a las regularizaciones anteriores, para que no podamos duplicar regularizaciones
de IVA.

Igualmente el concepto del asiento aparecerá automáticamente y la fecha del


asiento corresponderá al último día del mes perteneciente al periodo impositivo del que
estamos realizando la regularización.

I) Asiento de regularización de prorrata

Mediante esta opción puedes realizar de forma automática los asientos de regu-
larización de prorrata de IVA correspondiente al cuarto trimestre. Al acceder te mostra-
remos la siguiente ventana.

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Implantación y control de un sistema contable informatizado

Configuración “Asiento regularización de prorrata”

‰ Datos del asiento

Establece fecha de fin de ejercicio. Indica los conceptos de periodos decla-


rados y último periodo.

‰ Subcuentas de regularización

En este apartado establece las subcuentas para los ajustes positivos y nega-
tivos de prorrata. En el campo Ajustes de prorrata indica los porcentajes de
prorrata provisional/definitiva.

‰ Bases imponibles deducibles

‰ Periodos anteriores, muestra los importes y porcentajes asociados en sub-


cuentas de IVA que tengan movimientos en el diario dentro del ejercicio ex-
cluyendo el último periodo.

‰ Último periodo, muestra los importes y porcentajes asociados en subcuen-


tas de IVA que tengan movimientos en el diario en el último periodo.

Si has contabilizado más IVA deducible del debido, el importe correspondiente a ese
tipo debe introducirse con signo negativo.

Indicados estos datos, pulsa Obtener bases y se calcularán en la tabla los


importes de regularización. A continuación pulsa Aceptar, y podrás ver la
propuesta de asiento de regularización de prorrata, si estás conforme pulsa
Aceptar para generar el asiento.

Si existe ya un asiento de regularización de prorrata en el Diario y continúas con el


proceso se eliminarán los asientos que correspondan a regularización de prorrata y se
realizará otro. Procede con precaución.

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Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

“Aceptamos” y el asiento pasará a formar parte del Libro Diario.

3. Inventario
Este menú comprende todas las operaciones que podemos realizar con el inven-
tario de nuestra empresa.

El menú inventario se compone de submenus para una completa gestión:

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Implantación y control de un sistema contable informatizado

‰ Gestión de inventario.

‰ Amortizaciones.

‰ Libro de inventarios.

‰ Códigos y tablas.

En este tema el ejercicio práctico lo realizaremos al final del mismo, a causa, de la di-
ferencia en el orden de ejecución del programa que se produce entre la teoría y la práctica.

Grupos de amortización.

Cuenta de amortización.

Código de ubicación.

Código de naturaleza.

Causa de baja.

3.1. Gestión de Inventarios


Al seleccionar la opción Gestión de Inventarios aparece una pantalla con varias
opciones de menú.

2-5 2
Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

Vamos a añadir Inventario. Esta opción tiene varias carpetas de introducción de


datos, las cuales iremos analizando una a una:

Datos generales.

Datos contables.

Datos amortización.

Datos bienes de inversión.

Histórico amortizaciones.

3.1.1. Datos generales

2-53
Implantación y control de un sistema contable informatizado

‰ Número Inventario: campo obligatorio, es un campo informativo interno


para la identificación del activo. Código alfanumérico.
‰ Código de Ubicación: campo obligatorio.
‰ Código Naturaleza: campo obligatorio, 10 caracteres alfanuméricos.
‰ Grupo de Amortización: grupo al que se asocia este elemento de inmovilizado.
‰ Fecha Compra: atención pues por defecto aparecerá fecha del sistema.
‰ Fecha de baja: finalización vida útil del bien.
‰ Causa de baja: búsqueda incremental.

3.1.2. Datos contables


™ Subcuenta Amortización: grupo 28. El número de dígitos dependen del ni-
vel de desglose de la cuenta.
™ Subcuenta Dotación: grupo 68. El número de dígitos dependen del nivel de
desglose de la cuenta.
™ Concepto: normalmente en este campo introduciremos datos de factura.
™ Euros: valor de la compra.
™ Número de Factura: hasta 16 caracteres alfanuméricos.
™ Documento: campo informativo.
™ Proveedor: subcuenta proveedor del inmovilizado.
™ Desglose Analítico del Activo: si trabajamos con departamentos y proyectos.

2-5 4
Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

3.1.3. Datos amortización


‰ Meses lanzamiento de asientos: al inicio de la amortización, el primer año,
en período de meses obligatoriamente 1. Es el único modo en que ContaPlus
puede realizar tantos asientos contables de amortización como meses falten
desde nuestra compra hasta el 31 de diciembre.

Si realizamos un único asiento al año, debemos de agrupar las amortizacio-


nes en un único asiento. En el segundo año, ya podremos señalar periodo de
12 meses y realizaremos un único asiento.

‰ Porcentaje de Amortización: el % de amortización toma el valor de la cuen-


ta de amortización.

‰ Fecha inicio Amortización: fecha adquisición del bien.

‰ Fecha última Amortización: este campo será actualizado automáticamen-


te por ContaPlus. Nosotros únicamente lo cumplimentaremos manualmente
cuando el bien que introducimos en ContaPlus ya tiene una amortización
anterior que venimos arrastrando.

‰ Fecha fin de Amortización: no cumplimentaremos nunca este campo. Es


campo automático.

‰ Importe Amortizado: cantidades que ya hemos ido amortizando, actualiza-


dos automáticamente por ContaPlus.

‰ Importe Amortizado del ejercicio: amortización del ejercicio en curso.

2-55
Implantación y control de un sistema contable informatizado

3.1.4. Datos bienes de inversión


‘ Libro de bienes de inversión (Incluir en modelo 340): marcar en el momento
de la adquisición.

‘ Datos de adquisición: cumplimentar todos los campos para la identificación


del bien y de la compra realizada.

‘ Clave de operación: seleccionar menú desplegable.

‘ Datos de transmisión: identificación plena de la transmisión.

‘ % Prorrata transmisión.

Se elije la opción si desea repercutir el IVA o no.

2-5 6
Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

3.1.5. Histórico de amortizaciones


A medida del transcurso del tiempo y las amortizaciones realizadas este menú se
irá cumplimentando.

El histórico nos identifica cada inmovilizado e irá señalando cuanto hemos amorti-
zado hasta la fecha, separándolo en años e indicando aquellas cantidades que todavía
tenemos pendientes de amortización.

2-57
Implantación y control de un sistema contable informatizado

3.2. Acceso desde Gestión de asientos


Podemos acceder a Gestión de inventarios y realizar, por tanto, el alta de nuestro
inmovilizado directamente desde Gestión de asientos.

Gestión de asientos, gobierna casi la totalidad de ContaPlus.

3.3. Amortizaciones
Los elementos se amortizarán en función de los coeficientes fijados para los mis-
mos en su correspondiente grupo.

ContaPlus informará si tenemos o no bienes en nuestro inventario. Esta opción úni-


camente podremos ejecutarla y realizar los asientos una vez hayamos cumplimentado
Gestión de inventarios. Si no existe ningún bien en nuestro inventario, ¿qué vamos a
amortizar?

2-5 8
Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

3.4. Libro de inventarios


Se recopilan los datos de mantenimiento de inventario.

Esta opción se encuentra en el menú Informes y modelos\Inventario.

2-59
Implantación y control de un sistema contable informatizado

3.5. Códigos y tablas


Son las tablas que nos van a permitir a configurar todos nuestros activos. Nos
estamos refiriendo a los campos, la mayoría de ellos obligatorios, que son necesarios a
la hora de dar de alta un inmovilizado y que en la Gestión de Inventarios vienen repre-
sentados en forma de menú de selección.

Encontramos en esta opción de códigos y tablas:

Grupos de amortización.

Cuentas de amortización.

Código de ubicación.

Código de naturaleza.

Causas de baja.

3.5.1. Grupos de amortización


Incluiremos los grupos necesarios para nuestra empresa, para la realización del
inventario.

Grupo: 2 dígitos.

Título: descripción.

2-6 0
Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

3.5.2. Cuentas de amortización


€ Cuenta: cuenta de amortización, grupo 28 del Plan General de Contabilidad
2007.

€ Descripción: identificación de la cuenta.

€ Grupo: Grupo de amortización al que pertenece la cuenta, es el grupo de


amortización cumplimentado anteriormente.

€ Dotación: cuenta de dotación a la amortización cuenta 680.

€ % Amortización.

€ Meses Amortización: el período siempre debe reflejarse en meses.

2-61
Implantación y control de un sistema contable informatizado

3.5.3. Código de ubicación


Indicaremos dónde se encuentran nuestros activos. Podemos cumplimentar hasta
2 situaciones de localización por activo.

2-6 2
Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

3.5.4. Tipos
Por la naturaleza de los activos podremos clasificarlos:

Código: 6 caracteres alfanuméricos.

Naturaleza: descripción.

3.5.5. Causas de baja

Código: 2 dígitos alfanumérico.

Descripción: motivo.

2-63
Implantación y control de un sistema contable informatizado

Inventarios

El día 1 de julio de 2016 al inicio de nuestra actividad compramos en el primer momento:

FacturaPlus Élite 2016.

ContaPlus Élite 2016.

Ordenador.

Se pide: realizar la gestión de inventario de estos inmovilizados sabiendo que:

a) Realizaremos mensualmente los asientos contables de inmovilizado.

b) El IVA aplicable es del 21%

c) Proveedor de aplicaciones informáticas: SAGE. Cada una de ellas al precio de 925 euros
(IVA incl.)

d) Proveedor Ordenador: Martinez Informática, S.L. al precio de 1.500 euros (+IVA)

e) Para % de amortización anual aplicamos tablas.

f) Grupos de amortización

a) EI = Equipos para tratamiento de la información

b) SI = Sistemas y programas informáticos

g) Cuentas a utilizar

a) 280 Amortización Acumulada del Inmovilizado intangible

b) 281 Amortización Acumulada del Inmovilizado material

c) 680 Amortización del inmovilizado intangible

d) 681 Amortización del inmovilizado material

h) El inmovilizado se encontrará en nuestras oficinas C/ Ayala, 130

i) Tipos

a) INM.INT Inmovilizado Intangible

b) INM.MAT Inmovilizado Material

j) Causas de baja

a) 01 venta

b) 02 rotura

c) 03 obsoleto

d) 04 desaparición

2-6 4
Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

En primer lugar, iremos cumplimentando el menú y los submenús de Códigos y tablas.

Grupos de Amortización

EI = Equipos para tratamiento de la información

SI = Sistemas y programas informáticos

Cuentas de amortización

280 Amortización Acumulada del Inmovilizado intangible

281 Amortización Acumulada del Inmovilizado material

680 Amortización del inmovilizado intangible

681 Amortización del inmovilizado material

2-65
Implantación y control de un sistema contable informatizado

Código de ubicación

OFICINA Ayala, 130

Tipos

INM.INT Inmovilizado Intangible.

INM.MAT Inmovilizado Material.

2-6 6
Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

Causas de baja

 01 venta.
 02 rotura.
 03 obsoleto.
 04 desaparición.

Una vez cumplimentados todas las tablas y códigos, pasamos a dar de alta nuestro inventario.
Antes de realizar las operaciones del inventario obligatoriamente hemos de adquirir los bienes, así
realizaremos los dos asientos contables (uno para la compra del ordenador y otro por la adquisi-
ción a SAGE de FacturaPlus y ContaPlus).

Inventario

Cada factura, grupo de inmovilizado representado en la misma, lo daremos de alta de un modo


diferente.

Para la compra de FacturaPlus y ContaPlus realizaremos el asiento contable y desde Gestión de


asientos accederemos directamente a Gestión de inventarios.

2-67
Implantación y control de un sistema contable informatizado

Vamos cumplimentando cada una de las pestañas con sus datos correspondientes, teniendo en
cuenta que se trata de 2 inmovilizados diferentes:
FacturaPlus 2
ContaPlus 3
En primer lugar, cumplimentaremos todos los datos relativos a FacturaPlus y seguidamente lo ha-
remos con ContaPlus.
Recordar tema Impuesto sobre Sociedades
La amortización se practicará elemento por elemento.
FacturaPlus

2-6 8
Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

Datos contables Inventario de FacturaPlus.

Datos amortización: recordar, meses lanzamiento del asiento 1.

2-69
Implantación y control de un sistema contable informatizado

Datos bienes de Inversión FacturaPlus.

Al “Aceptar” volvemos a Gestión de asientos. Pulsamos Inventario y repetimos ahora el mismo pro-
ceso para ContaPlus.

Ya tenemos nuestras aplicaciones informáticas en Inventario.

Pasamos a realizar directamente la Gestión de Inventario del Ordenador, sin hacer el asiento con-
table que ya lo hicimos en su momento.

Siempre tiene que existir previamente el asiento contable de la adquisición del bien.

2-7 0
Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

Una vez cumplimentados todos los datos en Inventario aparecen nuestros 3 activos.

Asiento de amortización

Vamos a realizar el asiento de amortización el día 31 de julio de 2016.

Seleccionamos Amortización, introducimos la fecha y al pulsar “Aceptar” aparecen todos los acti-
vos colocados por orden.

2-71
Implantación y control de un sistema contable informatizado

Ahora, para realizar la amortización y con ello los asientos contables correspondientes, pulsamos
Diario. Si pulsamos “Aceptar” ContaPlus no haría nada.

Seleccionamos Inventario y vemos cómo aparecen ya unas cantidades en Amortización acumu-


lada. Son las correspondientes a la primera amortización y como fecha última amortización tam-
bién aparece 31 de julio de 2015.

Libro de Inventario

Vamos a imprimir ahora el Libro de Inventario.

Podemos clasificar los inventarios:

Vamos a seleccionar: Naturaleza.

 Número de Inventario.  Inicio amortización.

 Grupos/Cuentas.  Fecha compra.

 Documentos.  Causas de baja.

2-7 2
Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

Este libro no se permite visualizar por pantalla.

 Podemos:
€ Imprimir.
€ Generar un Fichero .txt.
€ Mandarlo por e-mail.
€ Generar un archivo Excel.

2-73
Implantación y control de un sistema contable informatizado

Si selecciono Excel tengo que informar a ContaPlus el nombre que deseo darle al archivo y la
ubicación.

3.6. Empresa – Cierre del ejercicio


ContaPlus dispone de una amplia gama de menús y submenús. Es el menú
Financiera el que me va a permitir conocer y manejar toda la aplicación.

2-74
Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

ContaPlus con esta opción de cierre de ejercicio nos permite mediante un proceso
rápido, sencillo y seguro realizar el cierre y apertura automáticos. Destacamos la posi-
bilidad de invertir el cierre realizado.

La realización del cierre de ejercicio es eminentemente práctica, por ello y para


una mejor comprensión la explicaremos paso a paso directamente desde el caso prác-
tico.

3.6.1. Cierre de ejercicio


Al realizar el cierre de ejercicio realizamos de forma automática:

a) Asiento de ajuste de moneda extranjera.

b) Regularización.

c) Cierre de ejercicio.

d) Asiento de apertura.

Una vez realizado el cierre, ya no podremos modificar el ejercicio. Si deseamos


realizar cualquier cambio, hemos de invertir el cierre.

Hay una serie de asientos que debe realizarlos el usuario. Son los típicos antes del
cierre del ejercicio:

Liquidación de las cuentas del IVA.

Amortizaciones.

Regularización de existencias.

Asientos del Impuesto de Sociedades.

2-75
Implantación y control de un sistema contable informatizado

Para cerrar el ejercicio tenemos necesariamente que seleccionar la empresa en la


que volcaremos nuestros datos generando el asiento de apertura.

Cerramos una empresa para abrir otra.

El asiento de cierre de ejercicio saldará todas las subcuentas que estén en el


Activo al Pasivo y viceversa.

En el asiento de apertura de la nueva empresa se efectúa la misma operación que


en el asiento de cierre pero en sentido contrario ya en la nueva empresa. El saldo del
beneficio o la pérdida pasará en el asiento de apertura a la cuenta correspondiente:
beneficios años anteriores (120) o pérdidas años anteriores (121).

En la práctica, las empresas no realizan el asiento de apertura hasta el mes de


marzo del año “Siguiente”. Tenemos que tener el día 1 de enero la aplicación informáti-
ca de contabilidad preparada para iniciar el nuevo ejercicio.

Especial atención a “Reemplazar asiento de apertura existente”. Conviene siem-


pre dejarlo marcado. De esta manera tenemos la certeza de la veracidad del asiento
de apertura y que en todo momento corresponde verdaderamente con el asiento de
cierre definitivo del ejercicio anterior. De otro modo tendría que localizar las aperturas
antiguas y eliminar los asientos de manera manual, que podría inducir a graves errores
contables.

2-76
Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

3.6.2. Invertir cierre


En primer lugar hay que tener en cuenta como dato fundamental que el proceso
de “invertir cierre” no borra el asiento de apertura de la empresa creada al realizar el
cierre. Permanecen todos los saldos de las cuentas. Por el contrario el histórico asocia-
do sí desaparece. No hay posibilidad de tener dos ejercicios activos y que sean n y n-1.
Necesariamente el ejercicio representado por n-1 ha de estar cerrado.

Como vemos en la pantalla ahora la opción se denomina “Abrir”. Quedan las dos
empresas abiertas tal y como muestra la figura.

Cierre de ejercicio

La empresa AD 2016 cierra el ejercicio el día 31 de diciembre de 2016 y realiza el día


01 de enero de 2017 el asiento de apertura de la Empresa AD 2017 con el fin de po-
der trabajar en este año 2017. Una vez realizado el cierre-apertura invertimos el cierre
con el fin de poder seguir introduciendo asientos y realizar todos los ajustes necesa-
rios para la presentación anual de las cuentas de la empresa. El 31 de marzo volvere-
mos a realizar el cierre; éste será ya el definitivo.

2-77
Implantación y control de un sistema contable informatizado

Crear empresa

Para realizar el cierre creamos directamente la empresa dese la opción de cierre de ejercicio.

En menú cierre de ejercicio pulsamos “Añadir” y accedemos a “Añadir empresa”.

Introduciremos código, como nombre aparecerá el de la empresa que estamos cerrando. En nues-
tro caso añadimos 2015 para diferenciarlas entre sí.
Dígitos de subcuentas: aparecen los mismos de la empresa que estamos cerrando.
Solamente tenemos que ir confirmando cada uno de los campos.
Conexiones
Automáticamente esta empresa creada está enlazada con la empresa de FacturaPlus en donde
estamos realizando la gestión comercial y que ya teníamos enlazada con la empresa de cierre. No
creamos nueva empresa en FacturaPlus.

2-7 8
Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

Configuración

Permanecen las mismas opciones de la empresa que estamos cerrando.

Realización del cierre y apertura el 1 de enero de 2017

Seleccionamos la empresa 2016, doble clic en ella, aparece el código y nombre en “Apertura en”.

Pulsamos “Cerrar” y se realizará todo el proceso.

2-79
Implantación y control de un sistema contable informatizado

Ahora comprobaremos diferentes opciones de programa.

Opciones de programa

La empresa 0002 empresa 2016 consta como estado “Cerrado”.

La empresa 0003 empresa 2017 consta como “Abierto” y en “Histórico” hace referencia a la em-
presa que acabamos de cerrar, la 0002.

Gestión de asiento empresa cerrada

Al intentar acceder a gestión de usuarios debe aparecer un mensaje que informa de la imposibili-
dad de introducir nuevos asientos, la empresa está cerrada.

2-8 0
Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

Subcuentas y saldos nueva empresa

La empresa que hemos creado y en la que hemos realizado el asiento de apertura contiene todas
las subcuentas de la empresa cerrada con todos los saldos producidos al cierre del ejercicio y
que constituyen el asiento de apertura de esta empresa.

El asiento número 1 de esta nueva empresa es el Asiento de apertura de fecha 1 de enero de


2016. Así lo hicimos constar en el momento de realizar el cierre-apertura.

2-81
Implantación y control de un sistema contable informatizado

Vencimientos

En el menú “Vencimientos” de esta nueva empresa 0003 constarán todos aquellos pendientes.

Así podremos continuar con nuestra gestión de cobros y pagos de manera automática.

Enlace FacturaPlus

En Personalización del sistema de FacturaPlus debemos modificar manualmente el enlace con la


empresa de contabilidad.

2-8 2
Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

Invertir cierre

Una vez comprobadas todas las subcuentas y visto que el asiento de cierre de una empresa co-
rresponde exactamente con el asiento de apertura de la otra, invertimos el cierre para poder se-
guir trabajando en los dos ejercicios simultáneamente hasta que cierre definitivamente el ejercicio
2015.

Cierre definitivo

En este último y definitivo cierre tenemos que prestar especial atención al hecho de marcar check
“Reemplazar asiento de apertura existente”.

2-83
Implantación y control de un sistema contable informatizado

4. Contabilidad desde FacturaPlus


4.1. Introducción
A lo largo de las unidades anteriores de ContaPlus hemos ido realizando asientos
contables. Hemos conocido el funcionamiento de nuestra aplicación informática de
gestión contable. Según el contenido de este Certificado de Profesionalidad, tenemos
que realizar anotaciones contables partiendo de los dos programas informáticos expli-
cados anteriormente.

Como de lo que trataremos es de la realización de la contabilidad mediante la


utilización de FacturaPlus es por lo que lo introducimos en este módulo de ContaPlus.

Cuando fuimos dando de alta artículos, clientes, proveedores, formas de pago,


etc., en FacturaPlus ya fuimos preparando el camino para la realización de esta unidad.

Partimos del supuesto que antes de adquirir ContaPlus estábamos utilizando en


nuestra empresa FacturaPlus. Teníamos pues todos los clientes, proveedores y artícu-
los dados de alta.

Hemos de tener en cuenta las altas de clientes y proveedores en FacturaPlus son


más completas que en ContaPlus en donde son solamente subcuentas contables con
pocos parámetros.

Comenzaremos creando una empresa nueva en ContaPlus que enlazaremos con


la empresa de FacturaPlus en donde hemos estado haciendo todos los ejercicios. Es
decir, empezaremos como si en nuestra empresa después de un tiempo de utilizar
FacturaPlus decidiéramos incorporar a nuestra gestión ContaPlus.

4.2. Enlace
4.2.1. ContaPlus - FacturaPlus
En primer lugar hemos de instalar ContaPlus, seguidamente daremos de alta una
nueva empresa.

Una vez creada nuestra empresa tenemos que ir a FacturaPlus, a la empresa en


donde hemos estado haciendo todos los ejercicios. Modificamos la ruta para enlazarla
con la nueva empresa.

2-8 4
Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

Como hemos estado trabajando en una empresa en FacturaPlus, enlazamos ya


ambas aplicaciones, como hemos visto anteriormente.

4.2.2. FacturaPlus – ContaPlus


Ahora en la empresa 11 de FacturaPlus cambiamos la ruta y direccionándola ha-
cia la empresa que acabamos de crear en ContaPlus, empresa 12.

2-85
Implantación y control de un sistema contable informatizado

4.2.3. Subcuentas en ContaPlus antes del enlace


Comprobamos en ContaPlus que las subcuentas están dadas de alta. Al haber
confirmado la Colección de asientos predefinidos aparecen las subcuentas genéricas.

No tenemos ninguna de las subcuentas de clientes, proveedores, artículos.

2-8 6
Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

Ahora iremos comprobando las subcuentas contables de clientes y proveedores y


de los artículos en FacturaPlus.

En nuestro caso fuimos asignando una subcuenta según fuimos dando de alta a
clientes, proveedores, artículos con subcuenta de compra y de venta.

Con esta comprobación y asignación de subcuentas lo que estamos evitando es


tener que ir creando las subcuentas desde ContaPlus una a una.

4.2.4. Importación/Exportación
A) Proveedores

2-87
Implantación y control de un sistema contable informatizado

En relación a las subcuentas de proveedores se pueden originar dos circunstancias:

Alguna subcuenta que exista en ContaPlus, pero no en FacturaPlus.

Subcuentas de Proveedores en FacturaPlus, pero no en ContaPlus.

Realizaremos tanto la Importación como la Exportación, de clientes y de provee-


dores.

z Importación

Cuando la subcuenta existe en ContaPlus, pero no en FacturaPlus.

z Exportación

Cuando la subcuenta existe en FacturaPlus, pero no en ContaPlus.

2-8 8
Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

Al seleccionar y aceptar FacturaPlus solicitará confirmación del proceso.

Una vez realizada la Importación/Exportación ésta se vaciarán de contenido, y


únicamente aparecerán aquellas subcuentas que no están enlazadas.

2-89
Implantación y control de un sistema contable informatizado

Una vez realizado el enlace, cada vez que demos de alta un cliente o proveedor
en FacturaPlus, automáticamente se producirá su alta en ContaPlus.

Hablamos de dar de alta en FacturaPlus porque es aconsejable hacerlo así. La


ficha de clientes/proveedor es mucho más amplia en FacturaPlus que en ContaPlus
donde solamente se piden datos fiscales.

B) Clientes

2-9 0
Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

z Importación

z Exportación

4.2.5. Subcuentas en ContaPlus después del enlace


Vemos como están creadas correctamente todas las subcuentas.

2-91
Implantación y control de un sistema contable informatizado

Al crear las subcuentas además FacturaPlus nos traspasa a ContaPlus toda la


información de este cliente o proveedor.

4.2.6. Características del enlace


Vamos a traspasar ahora los documentos para su contabilización. Marcaremos
todo aquello que deseamos traspasar. En nuestro caso vamos a pasar todo lo que he-
mos estado haciendo en nuestra empresa en FacturaPlus.

Es necesario ordenar a FacturaPlus de todo lo que deseamos traspasar a ContaPlus.

De clientes:

Facturas.

Remesas.

Cobros/Devoluciones.

2-9 2
Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

De proveedores:

Facturas.

Pagos/Devoluciones.

4.2.7. Subcuentas de artículos


Al realizar el traspaso de facturas y pagos es cuando aparecerán las subcuentas
de los artículos en ContaPlus.

En Artículos no existe la opción Importación/Exportación.

Observamos como las subcuentas de Artículos no se dan de alta con su des-


cripción propia. Aparece “FACTURACIÓN” para que sepamos que son subcuentas
creadas en FacturaPlus. Las unidades monetarias sí aparecen en cada una de las
subcuentas.

El control de artículos lo llevaremos desde Facturación.

2-93
Implantación y control de un sistema contable informatizado

Si nos fijamos en la subcuenta de IVA vemos como se han traspasado todas las
cuotas de las operaciones realizadas.

4.2.8. Vencimientos
Al pulsar Vencimientos desde la subcuenta de ContaPlus vemos la situación que
tenemos con ese proveedor y los vencimientos originados por nuestras facturas reali-
zadas desde FacturaPlus.

2-9 4
Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

Desde el menú de Vencimientos en ContaPlus veremos cuál es nuestra situación.

4.2.9. Gestión de Pagos


Realizaremos toda nuestra gestión de pagos directamente desde FacturaPlus.

ContaPlus lo utilizaremos únicamente para la gestión financiero-contable

4.2.10. Almacén

Realizaremos todos los pagos que tenemos en nuestro fichero. Ejercicio realizado
en módulo FacturaPlus.

2-95
Implantación y control de un sistema contable informatizado

A) Generar Pago o Devolución

Para acceder a los submenús bastará pulsar botón derecho del ratón.

Doble clic en el primer registro y aparecerá carpeta relacionada con este pago.

En datos generales aparecerá recibo de proveedor y fecha de vencimiento.

2-9 6
Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

Una vez comprobados los pagos a realizar, generaremos el pago. En nuestro


caso, al no haber realizado estos movimientos en su día y hacerlo hoy, debemos tener
especial cuidado en introducir la fecha correcta.

Una vez gestionados los pagos en nuestro menú aparecerán como PAGADO.

Como hemos realizado pagos a Proveedores y estamos trabajando FacturaPlus-


ContaPlus es necesario que traspasemos a nuestra empresa de ContaPlus lo realizado
en FacturaPlus.

2-97
Implantación y control de un sistema contable informatizado

Pulsaremos “Enlace ContaPlus” y aparecerá el menú que me permitirá realizar el


traspaso de aquello que desee. Ahora únicamente pasaremos pagos a proveedores.

2-9 8
Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

Introducimos fecha. Ponemos 31 de diciembre de 2015, para que pasen todos


los registros a ContaPlus. Así si más adelante tuviéramos registros por ejemplo de sep-
tiembre haríamos el mismo procedimiento, pondríamos fecha tope 30 de septiembre de
2014 para que pudieran pasar aquellos registros que no pasaron con el barrido anterior.

Vamos a comprobar cómo ha quedado en FacturaPlus después de realizar el tras-


paso contable.

No podremos ya hacer ninguna modificación desde FacturaPlus. Ha pasado a


contabilidad y está contabilizado.

B) Libro Mayor de Proveedor

En nuestra empresa de ContaPlus deseamos ver la situación contable que tene-


mos con este proveedor.

Efectivamente aparece la factura del proveedor y los 2 pagos realizados.

2-99
Implantación y control de un sistema contable informatizado

C) Información Visualización Proveedores

Seleccionamos la subcuenta en ContaPlus, pulsamos FacturaPlus y aparecerá


toda la información comercial con este proveedor:

Pedidos.

Albaranes.

Facturas.

Recibos.

2 -10 0
Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

4.2.11. Gestión de Cobros


Realizaremos toda nuestra gestión de cobros directamente desde FacturaPlus.

ContaPlus lo utilizaremos únicamente para la gestión financiero-contable.

4.2.12. Facturación

2-101
Implantación y control de un sistema contable informatizado

Realizaremos todos los cobros que tenemos en nuestro fichero. Ejercicio realizado
en módulo FacturaPlus.

A) Recibos

Tenemos recibos y abonos. Podemos observar como del mismo modo que el clien-
te nos paga cada factura mediante 3 recibos, al no haber modificado el tipo de pago
cuando realizamos el abono, nosotros abonaremos a nuestro cliente del mismo modo,
en 3 recibos. Es importante que conozcamos casi todo lo que nos puede suceder utili-
zando FacturaPlus en nuestro quehacer laboral diario. Aquí estamos en un ambiente de
formación y los ejercicios pretenden ser lo más parecido al trabajo real.

B) Remesas de clientes

Actualizamos la situación que tenemos de las remesas a CajaMadrid, este era el


banco con el que estábamos trabajando desde FacturaPlus y donde tenemos asigna-
das las remesas.

2 -10 2
Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

Vemos cómo efectivamente ahí están. Nuestras remesas de TransTextil.

Al Actualizar, podríamos generar un disco para entregarlo en nuestro banco.

2-103
Implantación y control de un sistema contable informatizado

C) Cobros y Devoluciones

En este momento, en la opción de cobros y devoluciones aparecen los recibos


que tenemos pendientes y hacen referencia a nuestra factura A/2015001.

Ahora, realizaremos el paso de las facturas de clientes, las remesas y los cobros/
pagos a nuestra empresa en ContaPlus.

El mismo paso que el realizado para los proveedores en el punto anterior.

2 -10 4
Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

D) Vencimientos ContaPlus

En vencimientos aparecen los cobros y los pagos realizados. Marcados con un


visto que significa han pasado a formar parte de Libro Diario.

E) Libro Mayor de Cliente

En ContaPlus observamos cómo aparece nuestra factura, los tres recibos y el abo-
no realizado.

2-105
Implantación y control de un sistema contable informatizado

F) Información Visualización de Clientes

Desde subcuentas en ContaPlus, marcamos la subcuenta de la que deseamos


obtener la información comercial. En este caso 4300001. Pulsamos FacturaPlus y se-
leccionando la pestaña de Documentos vemos la relación de pedidos, albaranes, fac-
turas/abonos y recibos.

Esta utilidad únicamente aparece si enlazamos ContaPlus – FacturaPlus.

4.2.13. Punteo y Casación


En la aplicación ContaPlus la utilidad de Punteo y Casación es automática cuando
se encuentra cumplimentado “Documento”.

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Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

Al realizar el enlace, en nuestra empresa contable enlazada, vemos cómo efec-


tivamente se ha cumplimentado en todos los casos el campo Documento. No existe,
pues posibilidad de equivocación y el seguimiento contable de clientes y proveedores
resultará muy fácil.

5. Aplicaciones Financieras
de la Hoja de Cálculo
5.1. Hoja de Cálculo de Análisis Porcentual
Para utilizar este método de análisis es imprescindible conocer los estados finan-
cieros comparativos de varios años para poder calcular las tendencias.

Una tendencia es la dirección que toma una variable de especial interés para mi
análisis financiero. Por este motivo es necesario el tener en cuenta el saldo de una em-
presa en determinados momentos para ver su comportamiento y poder tomar decisiones.

El análisis porcentual es bastante sencillo, tomamos los valores de los estados


financieros y de cada partida en concreto obtenemos el porcentaje en relación al todo.
Al tener varios años observaremos como la tendencia presenta un crecimiento o decre-
cimiento.

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Implantación y control de un sistema contable informatizado

Deseamos saber el peso de cada uno de nuestros activos en el total de activos.

ACTIVOS

Posee dinero en efectivo 16.828,35

Existencias de géneros en el almacén 69.416,90

Local de negocio de su propiedad 399.673,05

Facturas de ventas pendientes de cobro 73.623,97

Valor del mobiliario de oficina 67.313,37

Cuenta corriente en el Banco P 7.993,46

Cantidad entregada a cuenta a un suministrador 65.209,83

Productos en almacén para su posterior venta 42.070,84

Fianza entregada en contrato de alquiler local 79.934,61

TOTAL ACTIVO 822.064,38

Para realizar el supuesto tendremos que utilizar formato porcentaje.

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Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

Vemos como en este ejercicio el local de negocio representa el 48,62% (año 2007) que sucederá
años 2008, 2009, 2010, ¿cuál es la tendencia?

Realizaremos el gráfico del local de negocio, la tendencia es claramente descendiente, cada vez
el local tiene menos peso específico en relación al total de activos de mi empresa. Pero en cual-
quier momento la tendencia puede cambiar. Únicamente mediante el gráfico tomo posiciones.

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Implantación y control de un sistema contable informatizado

5.2. Hoja de Cálculo de Análisis con Ratios


5.2.1. Ratio de expansión de ventas
Para poder utilizar esta ratio necesariamente tendremos que tener un histórico al
menos de dos años.

Se calcula dividiendo las ventas de un año por las del año anterior.

5.2.2. Ratio de ventas por empleado


Queremos saber la rentabilidad de la empresa teniendo en cuenta el mayor núme-
ro de datos posible. Además, al tener control de almacenes y conocer en todo momen-
to las unidades de producto y poder obtener ese dato muy fácilmente con FacturaPlus,
podemos utilizar este ratio que divide las ventas en unidades monetarias o en unidades
de producto por el número medio de empleados y ha de ser lo más elevado posible.

5.2.3. Ratio de cuota de mercado


Este ratio reflejará la parte del mercado que tenemos. Se obtiene dividiendo la
cifra de ventas de la empresa por la del sector en el mismo período.

Este ratio nos servirá para conocer nuestra evolución en el tiempo.

La evolución de cuota de mercado es uno de los indicadores que mejor nos infor-
marán de nuestro crecimiento en relación con el sector.

Habremos de realizar diferentes ratios en función a los diferentes productos y ser-


vicios que presta nuestra empresa.

5.2.4. Rentabilidad
Desde un punto de vista exclusivamente económico, el fin primordial de la empre-
sa es la obtención de la máxima rentabilidad.

La empresa debe alcanzar una estructura que le permita obtener la rentabilidad


máxima de los capitales propios, pero que, al mismo tiempo le garantice la estabilidad
necesaria para seguir manteniendo esta posición de rentabilidad.

Se entiende por rentabilidad de una empresa la tasa con que remunera todos los
capitales puestos a su disposición.

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Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

La expresión matemática de la rentabilidad es:

❖ La cantidad de beneficio obtenida por cada unidad invertida.

❖ Para obtener el resultado de la expresión anterior en porcentaje, bastará mul-


tiplicar aquella por 100.

5.2.5. Fondo de maniobra


No es posible indicar el valor adecuado de esta ratio ya que depende totalmente
del sector en el que opere la empresa.

El valor adecuado de esta ratio, en general, oscila entre 0,5 y 1, para conseguir
que el fondo de maniobra sea suficiente y así ofrecer seguridad de que se podrán aten-
der las deudas a corto plazo.

Tener un fondo de maniobra suficiente es una garantía para la estabilidad de la


empresa, ya que, desde el punto de vista de la financiación, es aquella parte del activo
circulante que es financiada con recursos permanentes.

5.2.6. Punto muerto o umbral de rentabilidad


Se entiende por punto de equilibrio, punto muerto o umbral de rentabilidad, aque-
lla cifra de ventas en que la empresa ni pierde ni gana, es decir, cuando la empresa
cubre únicamente todos sus gastos.

Los conceptos que manejaremos para calcular el punto de equilibrio serán:

Cifra de ventas.

Coste fijos, tienen independencia de que se venda o no.

Costes variables, están en función de las ventas.

Al ser una empresa de servicios y al inicio, nuestros costes variables, se puede


afirmar que no tendrán un gran significado ya que los profesores serán los mismos
promotores y perciben sueldos fijos independientemente impartan acciones formativas
o no, en el segundo caso realizarán trabajos de administración y venta. Más adelante,
cuando se tenga la necesidad de contratar profesores externos, estos estarán en rela-
ción directa con las acciones formativas a impartir.

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Implantación y control de un sistema contable informatizado

Unidades vendidas: la cantidad que se vende.

Una vez que nuestra facturación supere el umbral de rentabilidad, cada incre-
mento de ventas generará un incremento mucho mayor de beneficio, es consecuencia
de repartir los costes fijos entre un importe mayor de ventas, a esto se le denomina
“apalancamiento operativo”.

Para completar el análisis, calcularemos el ratio que divide la cifra de venta por el
umbral de rentabilidad, en unidades monetarias, de un ejercicio.

Cálculo Punto Equilibrio (simple).

Pe = “Punto crítico” o “Punto muerto” o “Break-even” o “Umbral rentabilidad”. 

Siendo:

‰ Peu: Número de ventas o unidades necesarias para alcanzar el Punto de


Equilibrio.

‰ Cf: Gastos fijos totales.

‰ P: Precio de venta unitario o ingreso por cada venta.

‰ Cvu: Gastos variables por cada unidad o por cada venta.

Ratios
De nuestra contabilidad hemos obtenido los datos que aparecen a continuación:

Activo Fijo 3950

Activo Corriente 57.833,59

Tesorería 56.151,21

Total Activo 61.783,59

Fondos propios 61.250,72

Exigible a corto plazo 532,87

Total Pasivo 61.783,59

Ventas 34.427,16

Beneficio explotación 12.149,51

Beneficio antes de impuestos 12.149,51

Beneficio después de impuestos 12.149,51

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Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

Se pide realizar:
 Análisis Patrimonial.
 Análisis Financiero.
 Análisis Económico.

5.3. Hojas de Cálculo Resumen


En nuestro trabajo diario y en concreto para el desarrollo de esta Unidad necesi-
tamos la utilización de modelos de hojas de cálculo complejas. Será necesario dividir
y organizar la información. Lo más lógico es organizar la información en varias hojas o
incluso varios libros a los que iremos accediendo según nuestras necesidades.

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Implantación y control de un sistema contable informatizado

Opciones de Excel determinará el número de hojas por defecto que deseamos


crear automáticamente, direccionamiento del cursor al pulsar enter y un sinfín de op-
ciones que conviene para organizar nuestra necesidad en el trabajo, para hacer más
amigable el entorno.

5.3.1. Crear vínculos


Un vínculo es una referencia a otra hoja del libro de trabajo o a otro libro de trabajo.
Cuando se refiere a otro libro de trabajo, hablamos de referencia externa.

Un vínculo nos permite tener actualizada la información a que hace referencia,


cuando modificamos la información de origen, se modifica la información vinculada de
forma automática.

Resulta muy eficaz crear vínculos:

Para simplificar modelos grandes o muy complejos.

Combinar datos de distintos libros. A esta combinación se la


suele denominar Libro Resumen.

Diseñar diferentes presentaciones de los datos.

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Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

Para crear un vínculo a un dato de otra hoja de cálculo del mismo libro, escribimos
el nombre de la hoja seguida de la celda o rango de celdas a las que queremos vincular
separados por un signo de admiración (!).

Si lo que deseamos vincular es un dato de una hoja de otro libro de trabajo, ne-
cesariamente indicaremos también el nombre del libro de trabajo utilizando corchetes.

Los vínculos se actualizan automáticamente cada vez que se abre el archivo de


destino o cada vez que se cambia el archivo de origen.

Hojas vinculadas
Supongamos que en la hoja2 queremos obtener la diferencia entre el sumatorio de ingresos y el
sumatorio de gastos (=C14-D14).

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Implantación y control de un sistema contable informatizado

5.4. Resumen de la información


Como hemos visto, consolidar la información es combinar los valores de varios
datos en una hoja de destino distinta. En ContaPlus hemos consolidado balances de
varias empresas en una que reunía a todas.

Existen varios métodos:

Método de fórmulas.

Por Posición.

Por Categorías.

z Método de Fórmulas

Se introducen las fórmulas manualmente, por tanto no tienen restricción alguna.


Podemos modificar el diseño en cualquier momento y al cambiar cualquiera de los da-
tos de origen, cambiará la consolidación.

Es muy útil para poder utilizar este método que las hojas tengan nombre.

La utilización de este método tiene la gran utilidad de que si más adelante deseo
consolidar otra hoja, será suficiente para realizarlo el que la introduzca dentro del rango
de la fórmula que ya he escrito.

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Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

Siguiendo con FacturaPlus, supongamos que tenemos una hoja de Producción que refleja los
gastos e ingresos mensuales de este departamento y otra del departamento Comercial. Realice la
consolidación de ambos departamentos.
Una vez realizado, introduzca un nuevo departamento y que se siga manteniendo la consolidación
en la misma hoja resumen utilizada anteriormente.
Producción

Comercial

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Implantación y control de un sistema contable informatizado

Resumen/Consolidación

Añadimos la hoja denominada Servicios tal y como mostramos.

Si la cambiamos de posición y la introducimos dentro del rango Producción: Comercial se actuali-


zará automáticamente la hoja resumen incorporando estos datos.

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Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

Por Posición
Para realizar este método, las hojas han de tener la misma estructura, con un orden idéntico. Tal y
como hemos mostrado en las hojas anteriores.
Una forma muy práctica y segura de realizar hojas idénticas es antes de comenzar a estructurar la
hoja realizar una selección de aquellas que han de tener la misma estructura, una vez selecciona-
das es cuando comenzamos a configurar la hoja. Lo que escribamos en una de ellas se escribirá
en todas simultáneamente hasta que no deseleccionemos. Pulsamos en la primera hoja mantene-
mos pulsada la tecla CTRL y seleccionamos otra hoja así quedan unidas.
Para realizar la hoja resumen por posición utilizaremos la opción de Excel “Consolidación”.
Seleccionamos Consolidar del menú Datos.

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Implantación y control de un sistema contable informatizado

Una vez seleccionado aparece el cuadro de diálogo.

Seleccionamos la función que queremos realizar e iremos introduciendo todos los rangos a con-
solidar tal y como aparece en la imagen. Cada vez que introduzcamos un rango hemos de pulsar
“Agregar”.

El resultado es una hoja resumen por posición.

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Aplicaciones Informáticas de Gestión Financiero Contable

A diferencia del método de fórmulas aquí se introducen valores, directamente el resultado de la con-
solidación. ¿Qué quiere significar? Si modificamos los datos de origen una vez realizada la hoja resu-
men, ésta no se modificará, a diferencia del método anterior. Si deseamos vincular los registros, hemos
de seleccionarlo expresamente a la hora de realizar la consolidación marcando el check al efecto.

Por Categorías
Este método no tiene una aplicación eficiente al tema que estamos tratando, tenemos redundancia
de datos.
Se obtiene una vez marcado el check “Crear vínculos con los datos de origen.
En este método aparecen los datos con menor categoría con los vínculos a los datos originales y
en el nivel superior el dato resumen. En esta hoja resumen volvemos a tener los datos vinculados
de las otras hojas con lo que se produce la redundancia anteriormente mencionada.

Acude a los Contenidos extra para consultar el Anexo documentos.

Acude a los Contenidos extra para realizar la Autoevaluación de esta unidad.

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