UNIDAD UNO PROGRAMA CONTABLE SISTEMATIZADO HELISA GW

1. LOGRO DE COMPETENCIA LABORAL:

Aplica las rutas del paquete contable HELISA GW, en el ejercicio práctico de
Contabilidad Intermedia I y II, parametrizando la información pertinente.

INDICADORES DE LOGRO EVIDENCIAS DE:

Identifica el concepto del programa contable. Conocimiento
Reconoce los requerimientos sobre la
información necesaria en el programa contable. Conocimiento
Distingue las rutas para crear empresa, PUC,
formas de pago, terceros y documentos en
el sistema. Conocimiento
Registra los saldos iniciales y realiza el cierre Desempeño
del mes.
Corrige errores en cartera, beneficiarios y otras
cuentas, en el programa HELISA GW. Desempeño
Registra movimiento contable de un mes Desempeño
Imprime el Balance de prueba y comprobantes
de movimiento diario de un mes intermedio. Producto
1.1 INDUCCIÓN A LOS PROGRAMAS SISTEMATIZADOS.

Toda empresa requiere mejorar el desempeño a fin de obtener del departamento

contable la información real, pertinaz, clara y fidedigna, de forma directa en un
programa contable.

Los programas contables sistematizados facilitan el ingreso de la información

incorporando los documentos o elaborándolos directamente en el sistema mediante
el proceso de digitación de los códigos manejando la partida doble por el sistema de
causación y la segunda cuando se tienen los módulos respectivos, organizando o
parametrizando los documentos a fin de que en tiempo real al incluir compras,
ventas, pagos devoluciones etc., el programa mismo codifica, entregando en tiempo
real la información contable.

Los programas contables coadyuvan a que esta labor se cumpla a satisfacción, es

por ello que con la experiencia académica y en especial con las asesorías en
empresas de diferentes entornos económicos, se ha desarrollado este proceso.

1.2 INTRODUCCIÓN A HELISA GW

HELISA GW, es el software administrativo y de gestión creado por la firma

Proasistemas Ltda. Está integrado por los módulos de contabilidad, administración
de bancos, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, administración de terceros, renta
y complementarios, centros de costo, control de negocios, auditoria y un diseñador
de formatos e informes.

Lo complementa una barra de herramientas en línea, con íconos para ayudas, guías
visuales, calendario tributario, agenda, administración de correo interno y externo,
notas recordatorias, visor de documentos, archivador de informes, calculadora,
acceso a la página www.helisa.com y notas sobre cambios o actualizaciones.

HELISA GW, con su apariencia descansada, sencilla y plana, está respaldado en un

trabajo de ingeniería serio, acucioso, y una segura y poderosa base de datos, donde
el límite al tamaño de su información, lo determinará la capacidad de
almacenamiento del equipo donde se instale.

HELISA integra en el programa módulos de trabajo dependiendo las necesidades

del empresario. Puede incluir adicionalmente Administración de kárdex, gestión de
ventas, facturación, presupuesto, nómina, producción, activos fijos y cuenta cero
(que corresponde a contabilidad para empresas del estado y esta integrada, con un
módulo adicional, cuyo manejo con presupuesto).
Versión actual La gris
1.3 HELISA VERSIÓN DOS EN AMBIENTE WINDOWS.

Aun cuando las empresas están migrando toda la información a la versión actual,
todavía se utiliza el programa que se basa en DOS, que realmente es muy bueno
por su solidez, perfecto funcionamiento, fácil manejo y de una operación excelente.
Es por ello que a continuación se hará un breve acercamiento a la versión DOS 4.2
K, por cuanto son muchas las compañías que todavía lo utilizamos. Con la misma
filosofía de esta versión, se aplicó en GW
HELISA viene en la versión DOS-Contador viene con 5 módulos básicos, los cuales
permiten obtener información contable en tiempo real, y dependiendo de la
organización del programa se pueden emitir informes de balance, estado de
resultados, cartera, cuentas por pagar, balances por departamentos, oficinas,
locales e informes por terceros, así también informes para las entidades de control
DIAN, IMPUESTOS MUNICIPALES, SUPERINTENDENCIAS, DANE entre otros.

1.3.1 Ingreso y creación de empresa.

Inicialmente digitar en mayúscula ADMINISTRADOR sin clave (solo enter). En este

momento se despliega el ingreso a creación de empresa -sólo por primera vez.
Luego aparecen los códigos para las 99 empresas disponibles.

El crear una nueva empresa en el sistema Helisa, no implica que esta tome todos
los módulos activos en otras empresas, recuerde que cada una de las 99 empresas
que se tienen permitidas en el sistema Helisa puede tener parámetros diferentes.
Al ingresar nos encontramos con los módulos de trabajo cuyos códigos van desde
F1 a F12. Con la tecla TAB se habilitan Módulos/datos.
Con INS (insert) se crea una nueva empresa y se despliega la lista de códigos.
Para empresas disponibles. Se da enter al código seleccionado y se procede a
digitar los datos. Recuerde que el nombre de la empresa, ni la fecha se podrán
modificar posteriormente.
Inmediatamente se crea la empresa y se define cuál PUC se va a utilizar
procedemos a ingresar con TAB y se despliega:

1.3.2 Opciones

F2 - Modificar los datos de la empresa: coloque la información incluyendo el código

CIIU (Actividad económica).
F3 - Revisar parámetros:

Formas del código: Define los niveles del PUC.

Definición de cuentas con tratamiento especial: Se definen cuentas a fin de

incorporar dichas cuentas en los informes dependiendo de los módulos de trabajo.
El activo disponible corresponde al grupo 11, Caja 1105, Bancos 1110, IVA
generado 240805, IVA descontable 240810 (cuentas que debe definir en el PUC),
Retenciones practicas y anticipo de impuestos (RF,

ReteIva, Reteica) y en las conexiones se definen las cuentas que van a ser
incorporadas a los informes de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
Subgrupos para estados financieros (balances): Organización para la presentación
del balance general clasificado y que servirá para el análisis financiero.
Formas para el código de los Centros de costos: Utilizaremos solo un centro de
costos definidos con XXXX (cuatro dígitos). Podría ser
5001 para Administración,
5002 para Tesorería y
5003 Contabilidad;
Estos centros de costos utilizados en la cuenta de gastos de Administración. Si es
necesario podrá crear subcentros para cuyo caso podrá definir X.XXX o XX.XX.
F4 - Definir usuarios:
Corresponde al Administrador del programa que a partir de este momento va a
cambiar el código de acceso, definirle a los usuarios su propia clave de ingreso y las
diferentes acciones y opciones de trabajo.
En este caso usted proceda a crear su nombre con INS y posteriormente una clave
(es preferible numérico).
Tecleando Enter indique la empresa en la cual usted va a trabajar.
Acciones a las que tendrá derecho, ante lo cual debe cambiar: No puede crear
nuevas empresas, ni modificar los datos de la empresa, ni parámetros, así como no
podrá crear usuarios, ni tampoco hacer asientos más de un mes atrás, ya que
podría cambiar datos contables que variarían impuestos o informes ya entregados a
la Gerencia. Mientras el estudiante conoce el manejo podrá corregir y anular
documentos, crear terceros, cuentas nuevas en el PUC, variar la fecha de un
documento entre otras acciones.
Opciones que podrá trabajar: Informes en contabilidad, manejo de impuestos y
terceros, informes por centros de costos y por supuesto los informes de cartera
(cuentas por cobrar) y las cuentas por pagar. En el HELISA contador no poseemos
los módulos de Kardex, Facturación, presupuesto ni administración de cuenta cero
(la cual corresponde a contabilidad oficial), si usted. activa estos módulos estos no
se reflejaran, hasta tanto no se adquieran.

F5 - Documentos y/o formas:

Podrá anular (DEL o SUPR) los documentos que no requiera y crear (INS o Insert)
algunos documentos nuevos con dos letras que no estén utilizadas.
NOTA: La naturaleza de nuestros documentos debe ser 0 (otro documento) si usted
coloca los de ventas (#5) debemos tener el módulo de Kardex y facturación,
igualmente el #7.
En cuanto a Cancelación de cuentas se definen dos documentos a saber
cancelación cuentas de resultado y cancelación de terceros.
F7 - Elaborar Copia:
Es de vital importancia efectuar en cada sesión de trabajo un Backup, por cuanto a
los computadores pueden llegar virus que hacen imposible en algunos casos
recuperar información. Las copias de seguridad deben permanecer al día según su
trabajo realizado.
Proceda a marcar los archivos a copiar con F2, como el plan de cuentas es el más
extenso y si no desea copiarlo con barra espaciadora podrá desmarcar. Después de
ello sólo tendrá que oprimir enter. Al efectuar el Backup el programa solicita la
unidad en la cual vamos a grabar, el programa no deja hacer copia en la misma
unidad. Si va a grabar en memoria USB, debe saber qué letra (unidad) le asignó el
equipo, por lo que previamente debe crear una nueva carpeta con un nombre no
muy extenso (máximo 10 letras).
1.3.3 Módulos
La función que incluye el programa HELISA CONTADOR a saber Contabilidad,
Impuestos/terceros, Centros de costos, Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar,
corresponde a la información que entrega el programa, después de capturar datos
por medio de los documentos que se empiezan a crear digitando enter, ante lo cual
se despliegan los documentos previamente creados.
F1 - Contabilidad.
Despliega el menú principal con cartilla de cuentas (PUC), consulta de libros,
elaboración de informes para imprimir, transferencia de datos a fin de exportar,
informes para análisis financiero y otras monedas a fin de capturar la tasa de cambio
oficial.
Cartilla de cuentas: Se puede digitar el PUC de acuerdo a las necesidades de la
empresa, sin embargo HELISA trae los PUC básicos, por lo tanto proceda a digitar
TAB y tome el patrón 1: PUC comerciantes, después de verificarlo de enter (a
copiar), espere que termine de copiar y luego de liberar (flecha arriba) podrá digitar
cualquier número y este lo llevará allí.

F2 - Impuestos/Terceros.
El módulo se utiliza para obtener información, revisar, verificar y extraer datos
respecto a los movimientos por números de NIT o cédulas, dependiendo de las
características de la información gravada previamente.
Permite crear un nuevo tercero, modificar y anular utilizando INS (crea), DEL (borra)
y ENTER (modifica). No se permite borrar un tercero que tenga movimiento.
Administración de terceros: Puede asociar un tercero con una cuenta específica a fin
de evitar que se ingrese información que no corresponda al módulo de trabajo. Un
tercero-gastos, Ingresos o empleados etc.
Es muy práctico para resumir la información por cada Nit o cédula, e igualmente
para enviar información Exógena para la DIAN.

F4 - Cuentas por Cobrar

Módulo con características especiales que entrega informes basados en la cartera,
con relación a las cuentas definidas en la Parametrización que usted al comienzo
así lo organizó.
Permite desde la Administración de las hojas de Vida, incorporar información con
campos a fin de crear clasificaciones para emitir informes especiales.
Selección de correo para emitir circulares, estados de cuenta, recordatorio o
correspondencia. Consultas acompañadas de información gráfica.
Forma de pago. (Nota: Las formas de pago debe crearlas desde.... Shift en opciones
de uso poco frecuente). Se pueden definir hasta 99 formas de pago.

01 Contado días 0 monto 100%

02 Crédito 30 días 30 100%
03 Crédito 60 días 60 100%

Lo anterior con el fin de establecerle a cada cliente una forma de pago y para que en
el momento de la captura, por medio de los documentos, éste los aplique de forma
automática.

Conciliar con Contabilidad: Elemento clave en los procesos por cuanto en muchas
ocasiones el auxiliar no graba correctamente un documento, por ejemplo no le
coloca la forma de pago o al ingresar la información no cruza los pagos por manejo
errado del programa. Esto genera información diferente en Contabilidad y el Módulo
de Cartera, lo que hace que debamos verificar, de la siguiente manera:
- Conciliar con contabilidad: Se debe realizar mes a mes desde los inicios. Con Shift-
Opciones de uso poco frecuente: retomar datos de contabilidad, corrigiendo con las
funciones F2, F3, F4 y/o F5, según el descuadre, igualmente debemos ejecutar
inconvenientes con tarjetas o cruzar documentos del mes.
F5 - Cuentas por Pagar. Módulo con características especiales e iguales a las
cuentas por Pagar, con relación a las cuentas definidas en la Parametrización.
Permite desde la Administración de las hojas de Vida, incorporando la información a
fin de crear clasificaciones para emitir informes especiales. Igualmente las
operaciones para conciliar con contabilidad y demás aspectos con la tecla Shift
(Opciones para verificar).
1.3.4 ENTER: Grabar de datos (asentar libros).
A partir de esta herramienta de trabajo se inicia el proceso de ingreso de la
información al programa. NOTA: NO OLVIDE QUE EL TECLADO SIEMPRE DEBE
ESTAR EN MAYÚSCULA. Buscamos el documento previamente creado SI (Saldos
iniciales) y con fecha Noviembre 30 de 2010, procedemos a digitar la información
del balance de prueba teniendo en cuenta que al digitar así:
Cuenta: Estas deben estar en el último nivel y si la cuenta no fue creada
correctamente al ingresar el PUC, hemos previsto que usted como usuario puede
crearla desde el documento mismo, solo debe pulsar INS y proceder a crear,
teniendo presente que igualmente solicitará si maneja centro de Costos (para Global
Ofimuebles solo será para el grupo 51) y si requiere de terceros o sea de NIT o
Cédula.
Concepto: Debe ser claro y detallado. Para los saldos iniciales puede colocar
APERTURA y en lo que corresponde a clientes o proveedores el respectivo número
de documento o NIT.
Cuando se ingresan compras y ventas posteriormente el detalle podrá ser la clase
de producto a comprar o despachar».
Beneficiario: Solo aplicable a aquellas cuentas que definimos con terceros, sin
embargo usted podrá colocar en caja el NIT de Global Ofimuebles Ltda el cual
encuentra digitando la flecha derecha, si no fuere posible coloque simplemente la
primera letra del tercero y el programa la ubica en orden alfabético.
Asiento Débito o Crédito: Coloque el valor a asentar de acuerdo con las operaciones
contables.
Si existieran diferencias de los débitos y créditos el programa informará que el
documento está descuadrado.
Cuando el documento está terminado (sin descuadres) al grabarlo el programa
pregunta ¿terminó todo el documento? S <S/N>, para terminar S, para continuar
grabando N.
Si usted. teclea ESC el programa reconoce esta orden como ignorar, ante lo cual
pregunta ¿Desea IGNORAR este documento? N <N/S> N para continuar trabajando
y S para ignorarlo. Al grabar un documento aparece….. espere un momento. De
esta manera queda incorporado a la contabilidad.
Cuando grabamos una cuenta por cobrar, (grupo 13) o cuenta por pagar (grupos 21,
22, 23, 28 entre otros) el documento a registrar solicita el NIT del cliente o de la
cuenta por pagar, debido a que usted la parametrizó en cuentas especiales.
El programa Helisa crea tres clases de archivos a saber:
Archivo de terceros
archivo de cuentas por cobrar
archivo de cuentas por pagar
Esta situación obedece a que la información de los movimientos contables se
agrupan por terceros (identificación de Nits y cédulas), y desde esta base de datos
se habilitan los datos generales a los módulos de cuentas por cobrar y cuentas por
pagar, los cuales se habilitan desde la captura de datos por medio de los
documentos. Lo anterior no significa que en algunos casos solo se requiere
información en cuentas por cobrar y por pagar sin necesidad de establecer
correlación en terceros.
Es por ello que usted debe tener mucho cuidado al ingresar los Nits y números de
cédulas por cuanto podrá crear más de un tercero con el mismo nombre, pero con
diferentes identificaciones, La ley tributaria establece que debemos reportar la
información exactamente igual a la grabada en la DIAN. Debe ingresar con la
simbología, por ejemplo CL calle KR carrera y no podrá utilizar símbolos como # o -,
en estos casos se deja espacio. La razón social tal y como aparezca en el RUT.
Solo se podrá dar este caso cuando se hacen negociaciones con algún comerciante
o empresa que tiene varias sucursales con diferentes números de facturas y en
algunos casos con variabilidad de productos.

1.3.5 Ayudas en la captura de datos

Para columna de códigos del PUC:
Signo ´ anterior: Cuando usted ha digitado un código y desea repetirlo en la
siguiente línea, solo debe digitar el símbolo.
Flecha derecha ---> : Ver cartilla del PUC
INS (Insertar): Crear una nuevo grupo, cuenta, subcuenta y auxiliares, determinando
si maneja centro de costos y terceros.

DEL (Suprimir): Si deseo anular una línea completa de datos por error en la
información.
R (Retención): usted debe digitar la retención en la fuente ya sea por compras o por
proveedores, de forma manual, pero cuando haya digitado correctamente la cuenta
con la base y el porcentaje, solo debe digitar R y el programa liquidará la retención
así parametrizada. Igual sucede para el caso de proveedores (retención por pagar).
SI usted NO DIGITÓ CORRECTAMENTE EN LA APERTURA LOS PORCENTAJES
DE RETENCIÓN ESTA AYUDA NO FUNCIONARÁ. En cuyo caso debe proceder a
colocarse en la cuenta correspondiente y estando en concepto digitar F2, de esta
manera podrá corregir o actualizar las bases y los porcentajes.
I (IVA): Funciona de la misma manera que la retención, pero teniendo presente la
liquidación del Iva descontable y el Iva facturado o generado. Funciona para una
tarifa fija del Iva - en nuestro ejercicio de Global Ofimuebles Ltda utilizamos la tarifa
general del 16%.
F8 (librería): Esta ayuda se utiliza para grabar un documento parcial o total sin
necesidad de incorporarlo al sistema, sin embargo SOLO se activa cuando se
digitan los datos a grabar y se está situado en CODIGO. Con INS se crea y luego
coloca el nombre del documento. Posteriormente podrá ser utilizado simplemente
llamándolo con F8, busca el documento requerido y con ENTER lo incorpora al
documento para terminarlo de grabar o simplemente cambiar valores. Para eliminar
documentos de la librería utilice DEL.
1.3.6 Ayudas en Concepto:
F9 (Rápido): Puede habilitarlo para traer un número de cuenta o un concepto
simplemente digitando un número o una letra que previamente usted haya
parametrizado en Opciones de Uso poco frecuente de Contabilidad «programar
ayudas en la captura» En el ejemplo colocamos código 1= Muebles de Alcoba y
oficina. Luego cuando usted esté capturando (en conceptos) datos digitar F9 y luego
el No 1. Al dar ENTER aparece la leyenda anteriormente creada. Utilícela, agréguele
o bórrele partes de la misma.
TAB: Asume nombre de cuenta: Si desea que aparezca en el concepto el nombre
según el PUC «realmente no es conveniente utilizarla ».
F3 Reemplazar: Cuando teniendo varios conceptos creados usted desea efectuar
cambios al documento. Estando en beneficiario se habilitan las ayudas de:

- Símbolo que representa anterior:

Toma el beneficiario del renglón anterior, sin embargo si no requiere cambios, solo
debe dar enter para que así lo asuma.

---> o Enter: Para ver la cartilla de terceros, si ha digitado una cuenta que
corresponde a cuentas por cobrar o por pagar va a la cartilla correspondiente, allí
ubica el tercero, pero si no aparece podrá crearlo (solo si el Administrador le dejó
esta función habilitada en Usuarios), de INS y preguntará NIT, Nombre, dirección,
teléfono, ciudad.
Posteriormente debe ir al módulo y agregar la información adicional, como formas
de pago, ante lo cual Podrá utilizar algunas de las que previamente hemos creado a
saber Contado – crédito 30 días etc., las cuales corresponden a planes predefinidos,
o también podremos utilizar F2 para cuotas variables y F3 para cuotas fijas (pagos a
3, 10, 24, etc. meses, el sistema divide y fija las fechas). De esta manera se agregan
los datos tanto en contabilidad como en los módulos de Cuentas por Cobrar, de
Cuentas por Pagar y de terceros.
Para ingresar los valores en Débitos o créditos se utilizan las ayudas:
Signo - (menos) doble cero = 00 y el signo + (más) triple cero = 000, (Si usted digitó
1 - (00) y + (000) el resultado es 100.000.
F9. Si usted ha creado cantidades fijas en ayudas de contabilidad, podrá utilizarlas
digitando el código por usted creado.
D (diferencia): Al terminar y a fin de evitar digitar la diferencia puede colocar D (y el
programa asienta el valor débito o crédito) a fin de realizar la partida doble y
proceder a cerrar el documento.
1.3.7 Captura de datos
Después de efectuar el asiento completo por partida doble el programa indica.....
¿Terminó todo el documento? S <S / n>... proceda a digitar S para terminar o N para
continuar ingresando más información. Si usted digitó ESC el programa indica....
¿Desea IGNORAR este documento? N <N / s>... si usted considera que no va a
grabar proceda a colocar N en caso contrario S. Al terminar de grabar y salir de este
módulo de trabajo el programa pregunta si desea imprimir, ante lo cual puede
realizar este proceso. Si no es así coloca N (no) y puede ir a los módulos para
verificar la información de contabilidad, terceros, cuentas por cobrar, cuentas por
pagar e impuestos.
Para continuar agregando información a un documento ya grabado, debe tener la
posibilidad de modificar la numeración y la fecha de los documentos, ante lo cual
usted. digitará el documento y la fecha del mismo, el programa despliega..... ESTE
DOCUMENTO YA ESTA REGISTRADO (FECHA). ¿Desea continuar? < S / n >. Al
colocar S puede continuar grabando, no se preocupe sino aparece la información
anterior, por cuanto ya está incorporada al sistema. Continué y grabe como de
costumbre.
1.3.8 Opciones de uso poco frecuente
. Función de mucha importancia puesto que modifica y corrige tanto documentos
como terceros, Nits, y, cuando por bajas de energía se bloquea el programa, se
debe reafectar para que de esta manera se reorganice la información y actualice
datos y saldos. Contabilidad y terceros: Iniciamos con las opciones en el módulo que
reafectarán la información respecto a la contabilidad y terceros.
Con Shift se habilita la función desplegando las siguientes opciones: Programas
ayudas en la captura: ya aplicable anteriormente para las funciones de captura de
datos.
Modificar / Reafectar asientos: Desde esta aplicación, situados en el mes en el cual
se digitó la información, procedemos a traer los documentos grabados a fin de
modificar información sólo en la parte contable, de tal manera que si usted. va a
modificar algún dato de cuentas por cobrar o por pagar debe proceder a borrar el
documento completo o borrar la línea, insertando una cuenta puente para que el
documento se pueda grabar, inmediatamente se realicen los cambios usted digitará
UNA sola vez ESC ante lo cual aparece enter para continuar y para ignorar los
cambios ESC.
En el modelo encontramos un documento SI-.000001 <SALDOS INICIALES> de
fecha 30 de Noviembre de 2010, el cual aparece como ANULADO, proceso que se
realizó en la captura de documentos. En este momento se podrá borrar totalmente o
si desea habilitarlo deberá cambiar conceptos, valores etc. (es mas oportuno borrar
y volver a digitar desde captura de datos.
Con esta opción podrá Modificar, Adicionar, Borrar, Cambiar de concepto y cambiar
la fecha del documento (solo dentro del mismo mes).
Reafectar libros (únicamente): Se aplica cuando en un corte de Energía los datos no
son claros o no aparecen, también cuando se recuperan datos (en restaurar copia).
Cambiar los NIT (global): Para la utilización de este proceso debe crear en terceros
el NIT correcto, a fin aplicar los cambios desde esta opción. El nuevo NIT o Cédula
se cambia en toda la contabilidad,
Inconvenientes con los libros: Aplicable para corregir errores en los informes
contables cuando se han realizado correcciones.
1.3.9 Grabación de datos por meses.
Apertura: en este momento ya hemos grabado el comprobante de apertura, con
base en la información del taller contable empresa GLOBAL OFIMUEBLES LTDA, y
con fecha 30 de Noviembre de 2.010.
Backup: No olvide hacer periódicamente (en cada clase) copia de los archivos
trabajados.
Cierre del Mes: terminada la información de Noviembre tecleamos F12 para cerrar
periodo. Se despliega un mensaje que dice SI EJECUTA ESTE PROCESO,
QUEDAREMOS TRABAJANDO EN DICIEMBRE DE 2.010, de « ENTER » para
proceder a cerrar o ESC para ignorar.
Movimientos de Diciembre: En la empresa se generan dos periodos de trabajo,
tenga presente trabajar en Diciembre para grabar la información a partir de los
documentos. Su instructor le indicará el orden respectivo que corresponde a las
fechas de generación de cada uno.
Cierre del Mes: terminada la información de Diciembre tecleamos F12 para cerrar
periodo. Se despliega un mensaje que dice SI EJECUTA ESTE PROCESO,
QUEDAREMOS TRABAJANDO EN AJUSTES DE 2010, dé «ENTER » para
proceder a cerrar o ESC para ignorar.
Movimientos de ajustes: Se procede a grabar en documentos los ajustes para la
consolidación al cierre del año.
Cierre del Periodo: terminada la información de Ajustes tecleamos F12 para cerrar
periodo. Se despliega un mensaje que dice SI EJECUTA ESTE PROCESO,
QUEDAREMOS TRABAJANDO EN CANCELACIÓN DE 2010, de « ENTER » para
proceder a cerrar o ESC para ignorar.
Movimientos de Cierre: Realice el cierre de Cuentas de resultado y cancelación de
terceros.
El proceso se debe realiza después de revisar y confirmar que todos los ajustes de
diferidos se realizaron perfectamente, se ajustaron las cuentas de impuestos, se
determinó que ninguna cuenta del activo quede con saldo crédito salvo provisión de
cartera y depreciaciones, igualmente se verifican los pasivos, los cuales siempre
tendrán saldo crédito. Por seguridad efectúe la impresión definitiva a fin de evitar
que se agreguen datos o se modifique la información, recuerde siempre que esté
seguro de no realizar cambios posteriores.
Cierre del Periodo: terminada la información de Cierre tecleamos F12
1.3.10 Impresión de Comprobantes y libros oficiales
Al finalizar el ejercicio contable SE DEBEN IMPRIMIR LOS LIBROS OFICIALES DE
ACUERDO con las normas expuestas en el Código de comercio, ya comentadas
anteriormente. Sin embargo aclaramos que la firma del contador público o revisor
fiscal en las declaraciones tributarias, certifica los siguientes hechos:
1. Que los libros de contabilidad se encuentran llevados en debida forma, de
acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados y con las
normas vigentes sobre la materia.
2. Que los libros de contabilidad reflejan razonablemente la situación financiera de la
empresa.
3. Que las operaciones registradas en los libros se sometieron a las retenciones que
establecen las normas vigentes, en el caso de la declaración de retenciones.

Como vemos, la norma es enfática en establecer que la firma de un profesional de la

Contaduría pública en las declaraciones tributarias implica que dicho profesional se
aseguró primero de que los «libros de contabilidad» estaban llevados en debida
forma antes de poder proceder a firmar la respectiva declaración
En consecuencia, sólo las cifras que se registren en los libros oficiales de
contabilidad son las que respaldan la información llevada hasta la declaración
tributaria y avalada por el respectivo profesional de la contaduría.
Lo anterior significa que si al momento de presentar la declaración tributaria el
Contador o Revisor Fiscal sólo tuvieron a la vista lo que se reflejaba en simples
«listados auxiliares» o «balances de prueba», debe velar entonces porque esa
misma información sea la que llegue hasta los libros oficiales pues si sucediese que
al momento de asentar las cifras en los libros se producen cambios, en ese caso se
entendería que la declaración respectiva no quedó correctamente elaborada. Se
ratifica si tomamos en cuenta lo que el mismo estatuto Tributario establece en su
Art.775 del ET y que es aplicable al menos al caso de la declaración anual de renta.
Allí leemos:
ART 775. Prevalencia de los libros de contabilidad frente a la declaracion. Cuando
hay desacuerdo entre la declaracion de renta y patrimonio y los asientos de
contabilidad de un mismo contribuyente prevalecen estos.
1.3.11 Función de Análisis financiero:
Por el módulo de contabilidad, se procede a reflejar en los informes de contabilidad
el análisis horizontal, vertical y las razones financieras (tema que trataremos en CC
(análisis), es por ello que los programas contables lo aplican a fin de permitir el buen
uso de esta herramienta
.
Un informe para análisis que debe imprimir es: cambios en capital de trabajo y
estado de fuentes y usos. Esta información es vital para efectos de determinar los
rendimientos económicos de la empresa. (Corresponde a análisis financiero- tema a
tratar en el próximo Semestre)
Este informe es muy interesante para la Gerencia o el departamento financiero con
el ánimo de verificar el comportamiento de ventas, gastos o cualquier otra
información que así se requiera.
Así también podrá emitir los certificados de retención en la fuente, siempre y cuando
usted haya parametrizado los porcentajes en el momento en que realizó la
organización del PUC y organizado por intermedio de cuentas especiales a trabajar.
De conformidad con las normas contenidas en el estatuto tributario, todo tipo de
persona natural o persona jurídica que haya actuado como agente de retención a
titulo del impuesto sobre la renta, se halla en la obligación de expedir anualmente,
en los plazos que señala el Gobierno, el respectivo certificado por las retenciones
practicas en el año fiscal inmediatamente anterior.
Estos se deben expedir ya sea por conceptos laborales, caso en el cual el
certificado se expide en original y tres copias, o por los demás conceptos, caso en el
cual solo se expediría en original y una copia; véase los art.378 y 381 del ET.
Así mismo, quienes hayan sido agentes de retención a título del impuesto sobre las
ventas (ya sea cuando compran a empresas del régimen común, o cuando asumen
la retención por comprarle a personas naturales del Régimen simplificado), también
están obligados a expedir un certificado en forma bimestral por las retenciones
practicadas durante cada respectivo bimestre (se debe expedir dentro de los 15 días
siguientes a la finalización del bimestre. (Parágrafo 2 del art.615 del ET).
Adicionalmente, la labor de “expedir” el certificado no concluye con la mera
“elaboración” del respectivo certificado, si no que tiene que procederse a su
“entrega” o “despacho” para que en efecto se cumpla con lo que buscan las normas
superiores, es decir, que al sujeto pasivo le lleguen oportunamente tales certificados.

Todos los agentes retenedores deben expedir los certificados

En consecuencia, todo agente retenedor debe conservar al interior de sus archivos
(por lo menos durante 5 años como lo indica el art.632 del ET), la prueba de que sí
procedió a “expedir” (elaborar y entregar o despachar) la totalidad de los certificados
que le correspondía expedir en algún momento dado.
Con la misma filosofía en la programación del Helisa 4.2K (DOS), Proasistemas
desarrollo la nueva versión GW y muy pronto la versión touche que requiere tener la
pantalla prevista para este fin y tocando con un dedo los iconos se establece el
efecto posible para controlar varias soluciones.
Algunas características especiales tomadas de los manuales de helisa son:
Interconexión automática entre los módulos.
Capacidad para manejar hasta 100 empresas.
Creación ilimitada de usuarios con definición de perfiles de acceso individual.
Auditoria de uso, que permite rastrear las operaciones realizadas.
Actualización automática de saldos en los libros de todos los meses siguientes,
cuando se modifica o adiciona una transacción en un periodo anterior.
Reutilización de cartilla de cuentas, clientes, proveedores, terceros, centros de
costos y documentos entre las empresas creadas
Banco de formatos de documentos y cheques, que pueden ser utilizado por varias
empresas sin tener que definirlo en cada una de ellas.
Para todos los informes se muestran para su selección los diferentes medios de
salida detectados, como impresoras, pantalla, correo electrónico, fax, archivador,
archivos de cualquier tipo (hojas electrónicas, editores de texto…).
Consultas rápidas de información por pantalla, totalmente interactivas, pues permite
definir contenido, formas, ordenamientos, totales y pueden ser enviadas
directamente, sin definiciones previas a Hojas de calculo (Excel), manejadores de
texto (Word), archivos de formato HTML y XML. Estas consultas con toda su carga
de contenido, puede ser convertida en informe con una poderosa herramienta de
diseño de informes en línea, donde puede adicionar logos, gráficos, tamaños,
fuentes, colores, títulos y subtítulos
1.4.1. Instalación
El programa se inicia con el CD de instalación en el computador establecido por el
usuario.

Al colocar el instalador aparece la siguiente información, ante lo cual usted debe

proceder a cargar el programa, tal como lo indica el procedimiento.
Se procede a instalar, en perfecto orden y digitar el nombre de la empresa, Nit y a
continuación la licencia asignada. Posteriormente la clave para fireBire y tan pronto
terminamos instala en la unidad C: /
Inmediatamente se termine quedará en su escritorio un acceso directo con el
nombre helisa GW2. Y después de dar doble click se abre el siguiente modelo, ante
lo cual usted procede a escribir ADMINISTRADOR y la clave ---- únicamente tecla
enter.
1.4.2 Creación de empresas
Desde este módulo de trabajo se inicia presentando la lista de 100 empresas, para ir
creando las que se requiera. Si usted adquirió una sola empresa no se podrán
habilitar sino dos números, uno para la prueba y el de la empresa real. Su formador
le indicará el número que le corresponde de acuerdo con la clase respectiva.
Crear la empresa: « código correspondiente y CI COMERCIALIZADORA GLOBAL
OFIMUEBLES LTDA »
CREAR una nueva empresa: CLICK derecho de su Mouse. O ins (insertar)
Coloque el número de empresa a instalar.
Indique el periodo inicial. Recordando que si va a empezar en enero debe colocar el
mes de diciembre a fin de grabar el balance final a 31 de diciembre y luego si
proceder a cerrar el año, para que de esta manera quede como saldo anterior y no
como un movimiento del mes de Enero.
Digite el nombre de la empresa, como esta registrada en Cámara y Comercio.
Para nuestro taller C.I. COMERCIALIZADORA GLOBAL OFIMUEBLES LTDA
”. NIT………………. (verifíquelo en su taller), el cual podrá obtener de descargas de
INCAP. ALUMNOS.

Ingrese el NIT de la compañía, el cual se debe ir sin separaciones de miles y el

digito de verificación

Dirección principal con la simbología de la DIAN o tesorería municipal.

Ubique el municipio el cual ya está previamente creado por HELISA.

IMPORTANTE: Busque la pestaña de estructura de cuentas (PUC) Plan Único de

cuentas para Colombia (decreto 2650 de 1.993). - si usted no realiza este proceso
tendrá que digitarlo de forma manual. Marque PUC para comerciantes.

Introduzca la información del representante legal. Si lo desea, podrá colocar el

logotipo de la empresa. Ubique los LOGOTIPOS de la empresa en los formatos
preestablecidos.
NOTA: Los dos últimos pasos no son tan necesarios en la creación, posteriormente
se podrán agregar o corregir.
Dé clic en Aceptar y espere que el programa procese la creación. Aparecerá la
empresa ya creada sobre la cual “no se podrá modificar el nombre, ni el periodo de
inicio”. Es por ello que debemos tener los datos de la empresa que encontraremos
en el certificado de la cámara de comercio, en el en el RUT, así también para la
ciudad de Bogotá el RIT (Tesorería municipal).

En la parte inferior izquierda podremos encontrar las ayudas, que nos servirán para
comprender el entorno GW. Al teclear en ayuda se despliega el presente informe, el
cual servirá para aclarar inquietudes en cualquier momento dentro del proceso de
operación del sistema.

Helisa crea la tecla F1 como la manera directa para llegar a este lugar.
1.4.3 Parámetros

El módulo maneja las variables que se utilizan en el proceso de captura de datos.

Se clasifican en Globales y particulares.

Globales: Son las variables de apoyo que utilizará el sistema para todas la
empresas.

Particulares: Son los que se utilizan durante el proceso y para cada empresa.

Al seleccionar este módulo despliega los diferentes parámetros a manejar en Helisa

GW.

Para ir a la opción de parámetros ubíquese en la ventana de directorio general de

empresas seleccione con clic la empresa a trabajar y dé clic en parámetro

GLOBALES-

Proceso: Módulo Parametrización – Globales

Lista de usuarios

Con INS – Crear: Ingrese su nombre y una clave, inmediatamente proceda a

asignar al usuario las empresas que va a trabajar.

Igualmente parametrice si como usuario puede crear más empresas, modificar

empresas, crear documento, así como anularlos o modificarlos.

Parametrice clientes, proveedores, otros terceros.

En nuestro taller únicamente trabajaremos con el módulo de contabilidad, así que no

se requiere parametrizar mas detalles.

Nota: si usted deja en 0 (cero) los meses a trabajar no permitirá su uso, es especial
para usuarios a los cuales sólo se le permite verificar la información. Se les admite
CONSULTAR hasta el número de meses que se desee. (Para la gerencia,
administración entre otros).
Lista de conceptos frecuentes.

Le permite crear textos para agilizar la captura de conceptos en las transacciones,

durante el proceso de captura de datos

Ejemplo: proceda a INS

Coloque C Cancelación de la factura Nº
Y luego M Mesas y sillas….

Tecla rápida: este sistema se usa cuando esté grabando los documentos. La lista
muestra los conceptos organizados alfabéticamente en forma ascendente, con su
correspondiente tecla rápida.

La lista de conceptos e aplica para todas las empresas “es Global”.

Lista de Variables

Una variable es un elemento que representa un valor dentro del sistema para
determinado concepto. Úselas para la definición de formatos impresos, las cuales
están divididas en dos clases:

Variables predefinidas: Están en los programas ya aplicadas en los documentos,

de formatos helisa o minerva.

Variables definidas por el usuario: En esta lista se despliegan únicamente las

variables definidas por el usuario, puesto que pueden ser manipuladas de acuerdo a
sus necesidades.

Lista de departamentos y ciudades

. Ingrese las ciudades que no estén aquí definidas. Con INS (crear) la información
aquí descrita se utiliza para cartera, terceros etc.

Bancos y Sucursales

: Le permite realizar el mantenimiento de los bancos y sucursales a manejar en

Helisa GW.
Manipule la lista con las opciones para crear bancos y crear sucursal ESC modificar,
eliminar o ver el detalle de un concepto. La lista de Bancos se puede ordenar por
cuenta, banco y sucursal o por banco y “Queda disponible para todas las empresas
creadas en el sistema
.”
Verifique los códigos de las entidades financieras colombianas en:
http://www.banrep.gov.co/sistema-financiero/sip_ch_pregun.htm#1

Monedas y tasas de cambio:

Esta lista muestra los conceptos organizados alfabéticamente en forma ascendente,

con su correspondiente tecla rápida. Solo utilícelo cuando requiera efectuar manejo
en otras monedas.

Opere con opciones para crear el nombre, el símbolo, y la tasa de cambio; modificar,
eliminar o ver el Detalle de un concepto.

La lista de monedas y tasas de cambio es única y “es disponible para todas las
empresas
Paag e intereses:

Aparece en pantalla la lista de meses para ingresar y realizar el mantenimiento de

los porcentajes del PAAG (no aplicables en este momento mediante decreto No
1536 del 7 de mayo de 2007.).

La tasa de interés de usura y la tasa de interés por mora de usura, del año
seleccionado, en el campo correspondiente. Este módulo se utiliza en este momento
solo para liquidar intereses por mora.

Formas de Pago.

Designación de una forma de pago específica.

Con crear, modificar o eliminar usted podrá definirlas, aplicables a cuentas por
cobrar y por pagar
.
Podrá crear formas de pago fijas o a una fecha cierta 30, 60, 45 90 días entre otras.
Para las formas de pago especiales. Usted podrá definir el porcentaje para la
primera cuota, y los saldos a cuotas diferenciales.
Para el taller proceda a crear las que a parecen en el modelo y con su formador
defina otras formas de pago.

Definición de Formas

Se diseñan los modelos de impresión de documentos, cheques, cartas, certificados

y demás formatos del sistema.

En formatos para documentos coloque los sugeridos o las formas minerva, cuando
en la empresa poseemos algún modelo en especial, se podrá crear con las
herramientas. Para diseñar un formato tenga en cuenta: 1. Ingrese el alto y ancho
en número de píxeles de la pantalla que se utiliza para el formato.

2. Ingrese uno a uno los campos que contiene el formato.

3. Utilice los botones que aparecen en la parte superior de la pantalla para grabar,
crear formatos, manejo de imágenes, imprimir, introducir texto, insertar variables y
tablas, entre otros.

4 Una vez definido el formato se procede a grabar en la base de datos utilizando los
botones descritos anteriormente
Tipos de unidad de inventario.

Le permite crear las unidades de medida a manejar en el inventario. La pantalla

maneja un listado de las unidades creadas y con clic derecho sobre el listado, puede
crear, modificar, y eliminar un registro.

Parámetros del Puerto

. Le permite configurar los parámetros de entrada de una impresora ya sea de

punto, con cartuchos recargables entre otras.
PARTICULARES.

Son todos aquellos parámetros utilizados a lo largo de la contabilidad de una

empresa

. Seleccione primero la empresa del Directorio de Empresas

Lista de funcionarios

Con INS – Crear: Ingrese su nombre y una clave, inmediatamente proceda a

asignar la información allí descrita. Se incorporan datos del gerente, revisor fiscal,
contador etc.

La lista de funcionarios nos permite realizar el mantenimiento de los datos de los

funcionarios con sus opciones al trabajar en el programa. Estos funcionarios los
puede utilizar para la firma de los informes y para crear acceso al sistema.
Lista de documentos

Con INS – Crear: Ingrese su nombre y una clave, inmediatamente proceda a

asignar los documentos requeridos. Es importante conocer la numeración que lleva
la empresa a fin de continuar con la misma numeración de manual al sistema.
(Verifique en su taller)

Nota: Con el ánimo de trabajar la contabilidad, solo utilice el módulo de contabilidad,

por cuanto en esta versión educativa no están habilitados todos los módulos
Nota: Con el ánimo de trabajar la contabilidad, solo utilice el módulo de contabilidad,
por cuanto en esta versión educativa no están habilitados todos los módulos

“No olvide que debe habilitar al usuario a fin de que pueda ingresar la información"
Lista de precios.
Con INS – Crear: Ingrese la información que es al detal. (Aplicable cuando se
posee el módulo de inventarios habilitado).

Contabilidad

Las clases definidas por las entidades gubernamentales y reguladoras son: Activo,
pasivo, Patrimonio, Ingresos, Egresos (incluye el costo de ventas y costos
operacionales), Cuentas de Orden y cuentas contingentes.

Niveles de clasificación:

Corresponde a la estructura en la cuál deben ser creadas todas y cada una de las
cuentas contables teniendo en cuenta la clase, el grupo, la cuenta y la Subcuenta.
La definición de los niveles debe estar acorde con las normas contables que existen
en Colombia.

NIVEL CODIGO DESCRIPCION

CLASE 1 ACTIVO
GRUPO 11 DISPONIBLE
CUENTA 1110 Bancos
Subcuenta 111005 Moneda
Nacional Auxiliar 11100501 Bco Cafetero Y No de cta.
Subauxiliar 1110050101 Cta Cte No 10000000.
Verifique con su formador cuáles son los requerimientos y utilice el modelo A. En
Contabilidad – cartilla de cuentas -c proceda a copiar el PUC de comerciantes. (Pág.
75)

Cuentas de Uso Específico

Utilice esta opción para parametrizar las cuentas del activo disponible, En la parte
inferior aparecen las notas para cada uno de los conceptos. Este cambia de acuerdo
al desplazamiento por los conceptos.
Para cambiar un código de cuenta, sitúese en el concepto a cambiar, oprima la tecla
RETROCESO o flecha hacia la izquierda para borrar uno de los números existentes.
Escriba el nuevo número de cuenta y oprima ENTER.

Si no desea cambiar el código de la cuenta de un concepto, pulse ENTER, para

pasar al siguiente concepto.

“En cada concepto se debe colocar una sola cuenta excepto en las conexiones de
cuentas por cobrar y cuentas por pagar, donde se pueden registrar varios códigos
de cuentas separados por comas”.
Aún cuando la corrección monetaria no aplica es necesario colocarla con su código
4705

Estado de resultados clasificado.

Cada empresa puede optar por modificar la presentación del estado de resultados
clasificado, por cuanto depende de la actividad que este desarrollando.

La manera como esta organizado es: letra T se utiliza para los totales y C para
asignar las cuentas que traerá de la contabilidad, cuando se le solicite el informe
respectivo

Ajustes integrales por inflación.

Así se parametrizaban los ajustes por inflación.

La reforma tributaria (ley 1111 de dic 27 de 2006), elimina totalmente, a partir del
ejercicio 2007, el sistema integral de ajustes por inflación que se había implantado
desde el año gravable 1992 y que producía efectos únicamente en el impuesto
sobre la renta y complementarios (Ver art.78 de la ley 1111 que derogó los artículos
329 a 353 del ET).
http://www.jccconta.gov.co/consejot/publicaciones/Doctrinas-PDF/eliminacion%20de
%20los%20ajustes%20por%20inflacion.pdf

Terceros e impuestos

Los parámetros que rigen al módulo de Terceros e Impuestos se manejan a través

de las siguientes opciones que analizaremos, por cuanto de esta parametrización
depende la aplicación perfecta de las liquidación de los impuestos de IVA, ICA,
RENTA y por ende las respectivas retenciones en la fuente, a saber Retefuente por
renta, retefuente por IVA y retención en la fuente por ICA
(Para aquellos municipios en donde se aplique la retención en la fuente por industria
y comercio, debe verificar las tarifas correspondientes, según normas tributarias
municipales)

Impuestos, descuentos y valores

Se crean con INS incluyendo el recurso de tecla rápida utilizando en la creación del
código (letra). En esta opción es necesario crear los impuestos correspondientes
para la gestión de compras.
Por ejemplo IVA, ICA, Retención de IVA, Retención de ICA, Retención en la fuente,
Autoretención (sólo utilizado para las empresas que han sido así clasificadas y con
resolución para este fin), Valor bruto y descuentos

Para el taller de CI COMERCIALIZADORA GLOBAL OFIMUEBLES LTDA

utilizaremos los siguientes conceptos:

Para efectos de la tecla rápida, utilizaremos los siguientes códigos, su formador le

indicará si realiza o crea nuevas teclas rápidas. En los manuales de Helisa se
aplican otros códigos.

Para el taller de CI COMERCIALIZADORA GLOBAL OFIMUEBLES LTDA

utilizaremos las siguientes ayudas. La tecla rápida ejemplo (Todos de la 1355).

A Anticipo retefuente Renta.

B Anticipo retefuente Iva.
C Anticipo retefuente ICA.

Ahora bien para las retenciones practicadas. A pagar.

R Retención por compras al 3.5% 23654035

S Retención servicios 6% 23652506
J Retención servicios personas jurídicas 4% 23652504
H Retención arrendamientos 3.5% 23653035
M Retención arrendamiento muebles 4% 23654040
P Retención compras proa. Agropecuarios. 1.5% 23654015

Sin embargo en cada empresa se determinan los conceptos, inclusive Helisa utiliza
R para retención I para Iva etc

Cuentas de uso específico.

Le permite generarlos colocando el concepto y al frente del mismo el código de

cuenta correspondiente.

Para cambiar un código de cuenta, sitúese en el concepto a cambiar, oprima la tecla

RETROCESO o flecha hacia la izquierda para borrar uno de los números existentes,
proceda a cambiarlo y oprima ENTER.

Si no desea cambiar el código de la cuenta de un concepto, pulse ENTER, para

pasar al siguiente concepto. Se recomienda cuando se han realizado cambios dar
enter hasta el final del formulario, de esta manera certificaremos que se han
realizado los cambios.
“Si no quedan organizadas los informes que emitiremos serán irreales y afectarían el
desempeño del programa”.

Conceptos tributarios.

Le permite generar los conceptos tributarios para emitir los anexos oficiales.
La lista de conceptos es independiente para cada una de las empresas, debido a
que no todos los informes según la actividad pueden ser iguales.

Posterior a su creación se debe proceder a ligar las cuentas o sea verificar según el
PUC previamente creado. Si no lo ha hecho puede dejarlo en pendiente para luego
continuar o de una vez ir a contabilidad cartilla de cuentas y copiarla del PUC
previamente creado por Proasistemas.

Definición de formatos.

Le permite generar modelos especiales, mediante la distribución que cada usuario

desee. Helisa GW ya tiene los formatos tradicionales para las todas las retenciones
en la fuente, incluyendo los certificados para los empleados en caso de tener el
módulo de nómina, así también la comunicación de solicitud de certificados para los
clientes, incluyendo los rótulos para los envíos por correo.

Para nuestro caso no se requiere efectuar cambios a estos modelos. El mismo

evento para
Ingresos y retenciones,

Conceptos para declaración de IVA.

Le permite establecer la información a fin de emitir los datos organizados para
realizar la declaración de IVA, con base en la información real cada bimestre

Conceptos para declaración de Retención en la Fuente. (renta e Iva, y timbre).

Le permite organizar la información a fin de emitir los datos organizados para

realizar la declaración de IVA, con base en la información real cada bimestre

Centros de costos.

Le permite organizar la empresa por departamentos o por tipo de gasto, así también
utilizado para controlar los presupuestos tanto de gastos como de ingresos
Utilizaremos un sólo nivel con 2 dígitos, estos se tendrán en cuenta cuando
organizamos el PUC, a fin de determinar cuáles son las cuentas que tendrán centro
de costos.

Cuentas por Cobrar.

Le permite parametrizar hasta 20 tipos de cartera, con conexiones a las cuentas y

subcuentas del PUC
En cuentas de uso específico se establecerá mediante el uso de las siguientes
cuentas.

Y para culminar con el proceso en cuentas por cobrar, se pueden establecer los
formatos que se requieran, como el modelo que está organizado en HELISA, luego
proceda a gravar el modelo para nuestra empresa.

Cuentas por Pagar.

Le permite organizar al igual que en cartera (cuentas por cobrar), con conexiones a
las cuentas y subcuentas del PUC

Análisis financiero.

Le permite organizar al igual que en cartera (cuentas por cobrar), con conexiones a
las cuentas y subcuentas del PUC.
Los Grupos, son las listas para reunir la información pertinente a fin de obtener los
indicadores financieros, en forma de datos y gráfica.

Bancos

Se debe colocar 111 (para la cuenta de uso específico), si ya se ha establecido un

control por medio de las cuentas de orden, se podrá así establecer. Cuando se tiene
el módulo habilitado aparece el modelo que presento a continuación:

En este módulo se establecen los formatos para los extractos, dependiendo de la

entidad financiera y lo que se debe realizar es con ayuda de proasistemas organizar
la información a fin de verificar entre la contabilidad y los extractos a fin de obtener
las diferencias, que pueden estar codificadas en conceptos de conciliación, y
simplemente seria indicarle al sistema cual seria el asiento contable. De esta
manera se hace mucho más productivo el tiempo que se requiere para establecer
las diferencias y la labor en este caso del auxiliar de contabilidad se limita a realizar
el proceso. Tiempo que utilizamos en otras tareas como pueden ser el control
tributario en general. El modelo propuesto por Helisa para la opción para medio
magnético, consiste en la organización de la información, para hacer efectiva la
conciliación por medio del sistema
Inventarios

Cuando se ha adquirido el módulo este se crea mediante códigos, vinculados a las

cuentas, se organiza la forma del código por niveles al igual que los centros de
costos
Posterior a este proceso se podrán definir las cuentas contables que afectan a los
inventarios, se inicia con la conexión que si se desea para facilitar labor se realiza
en línea con el animo de establecer menos detalles en el manejo del inventario.

Sin embargo en el modelo podemos apreciar el inventario por lotes, globales. Tema
que se tratará ampliamente en el Diplomado de Programas Contables con énfasis
en los inventarios

A continuación se presenta la lista de cuentas a utilizar las cuales van ligadas con
los productos.

Posterior a este proceso se establecen las cartillas de grupos organizándolas por las
generalidades del mismo y según las características de cada grupo con productos
de la misma clase o la especie.

Así también se deben crear las bodegas en donde se van a controlar los inventarios
y por ende una cartilla de familias ligadas a los grupos, como por ejemplo en una
empresa manufacturera el grupo son muebles de hogar y la familia podría ser
camas y mesas de noche entre otras.

En el caso de la carga fabril, esta se utiliza para el manejo de los elementos como
por ejemplo la mano de obra, así también otros costos como energía etc.
Gestión de ventas

Cuando se ha adquirido el módulo de ventas se procederá a definir los vendedores

a fin de colocar los porcentajes de ventas y de esta manera se liquidarán las
comisiones

Posterior a ello la organización del puesto de facturación, las cuentas que afectan
las ventas mediante los sistemas de facturación POS y PLU por ventas directas en
caja.
UTILITARIOS

Este módulo es de mucha importancia por cuanto mediante su uso podremos cerrar
los periodos mensuales y anuales que en HELISA GW, al igual que la versión DOS,
maneja 14 periodos a saber 12 meses de trabajo normal, un periodo adicional para
ajustes y un periodo adicional para efectuar el cierre de cuentas transitorias de
utilitarios contempla las opciones que significan un cambio radical en la base de
datos, ya sea por cambio de mes de trabajo o por modificación de la información
contable.
El revisar y reafectar los libros en otros programas se denomina reafectar que
organiza la información cuando a cortes de energía, se anulan documentos y se
corrigen errores en los módulos de cuentas por cobrar y por pagar entre otros.

Modificar documentos

Nos permite corregir asientos con error, ya sea por valores, error en codificación o
de terceros. Sin embargo debe tener presente que si afecta los módulos de cartera y
cuentas por pagar estos igualmente deberán modificarse las formas de pago
previamente creadas.
En el ejemplo a continuación se aborda el tema tomando como ejemplo el ingreso
de los saldos iniciales y una posible modificación

Después de ingresar al documento a corregir, procedemos a colocarnos en el

asiento contable a corregir ante lo cual se ingresará y se digita el valor a corregir o el
debito o crédito así como el concepto, en fin lo requerido, en este momento
aparecerá el valor corregido y por ende quedará descuadrado y es allí donde se
debe definir la contrapartida que provocó el error la cual también se debe corregir.

En el momento de efectuar la corrección después de efectuada la partida doble se

teclea aceptar y el sistema corrige el error. Ejemplo aquí corrijo el valor de la caja
menor y al ver posteriormente el documento quedará así registrado
Copias de seguridad.

En este proceso uno de los mas importantes al ejecutar los Backups, que permiten
tener copias de los avances de los trabajos desarrollados, por cuanto no estamos
exentos de fallas en la energía (aun cuando ahora se adquieren UPS) que permiten
gravar sin error y cerrar correctamente. Los virus que llegan por diferentes medios,
incluyendo la Internet; es por ello que en las empresas no se permite sino los
correos corporativos y se bloquea el acceso a otras paginas o redes sociales.

El proceso es muy sencillo, creando una carpeta con la fecha del backup, esta
carpeta nueva estará situada en otra unidad, porque de otra manera no sería
optimo.

Backup: Se realiza en dos pasos:

a) Globales. Incluye todos los parámetros generales. Si hay varias empresas

creadas se sugiere tener cuidado de no copiar sino su empresa
b) Datos anexos

. Que incluye algunos parámetros específicos. Se marcan todos EXCEPTUANDO

directorio de empresas (cuando se tiene muchas empresas creadas).

Este proceso se realiza desde datos anexos – elaborar Copia... De igual manera
que el proceso anterior y ubicando los datos en la carpeta previamente creada.

Restaurar de las copias.

En el evento de requerir subir la información desde el Backup, proceda a dirigirse a

UTILITARIOS – COPIAS DE SEGURIDAD - RESTAURAR COPIAS DE
SEGURIDAD. Y luego a COPIA DE DATOS ANEXOS
Cierre de Periodo

Se aplica únicamente en el momento de requerirlo, sin embargo es solo de carácter

contable a fin de evitar que los usuarios graben información en periodos ya
consolidados, que podrían afectar cuentas importantes como el IVA, las retenciones
etc., por cuando en la mayoría de eventos ya se han presentado los respectivos
formularios. Lógicamente que en algunos eventos amerita corregir las declaraciones
de retención o de IVA e ICA debiendo cancelar las respectivas sanciones por
extemporaneidad e inclusive intereses.

Cuando un mes ya ha sido cerrado puede regresar al mes correspondiente a fin de

efectuar asientos adicionales o correcciones (aprobadas por el Contador y/o
Auditor). Con el Mouse - click derecho busca la opción mes a trabajar y marca el
mes respetivo. En ningún momento el cierre de período significa que no se podrá
volver a trabajar con el período actual. Helisa GW permite consultar, asentar
movimiento y obtener reportes de períodos anteriores (siempre y cuando tenga la
autorización respectiva), desde el momento mismo de la iniciación contable (período
inicial) hasta el día de hoy (período actual). HELISA GW, maneja catorce (14)
períodos: Los doce (12) meses (Enero, febrero,..., diciembre), el mes de Ajustes y el
mes de Cancelación. El mes de Ajustes puede ser utilizado para realizar ajustes
contables posteriores al balance de Diciembre.

Advertencia: El mes de Ajustes NO es el mes de Ajustes por Inflación: Los ajustes

por Inflación, si hay necesidad de realizarlos, se deben calcular cada mes por el
sistema de causación. (Por ahora no aplica)

El mes de cancelación (o sea periodo 14) utilícelo para cerrar las cuentas de
resultados (Ingresos y Egresos) y cruzar la diferencia contar el patrimonio.
Cuando se cierra el mes de diciembre, se pasa al mes de Ajustes. Exista o no exista
movimiento puede cerrar este período, pasando al mes de Cancelación. Al igual que
el anterior, puede cerrar este período sin necesidad de efectuar el comprobante de
cancelación, para quedar en el mes de enero del siguiente año.

Nota: Si usted se encuentra trabajando en el mes de diciembre y están pendientes

algunos ajustes para cerrar contablemente el período y necesita ingresar
movimiento del mes de enero, para no atrasar la grabación cierre tranquilamente los
períodos de diciembre, Ajustes y Cancelación.

Una vez situado en enero puede grabar información de este mes. Para grabar la
información de los ajustes, utilice la opción de Asentar los libros, indicándole a
Helisa que se trata de un documento con fecha anterior, para que el programa
efectúe la reafectación necesaria de los meses subsiguientes.

Al finalizar todas las tareas el sistema regresa al menú de empresas, mostrando el

nuevo período como período actual. Para ir a la opción de cierre de período
ubíquese en la ventana de directorio general de empresas seleccione con clic la
empresa a trabajar y de clic en utilitarios/cierre de período.

El anterior proceso es bastante dispendioso, pero si no se lleva a cabo, no es

factible optimizar el uso del programa

1.4.4 Administrador - Contabilidad

Realmente todos los programas contables incluyen este tipo de parametrización a
fin de que en la grabación de datos no se pierda tiempo y sea bastante inmejorable
su funcionamiento y el rendimiento de quienes trabajan en el proceso de ingreso de
datos sea efectivo, verás, fidedigno y en tiempo real.

La contabilidad por causación, conocida también por contabilidad por acumulación

es un sistema basado en el registro contable, por medio de documentos que
soportan las transacciones comerciales, y que se den agregar en el momento en
que ocurra el hecho o sea cuando se causa la factura de compra y posteriormente
su pago con el egreso, así también con la de venta y luego el recibo de caja con su
pago. En general todos los documentos en el instante mismo de su entrega o recibo.

La contabilidad por causación representa de esta manera la realidad del

comerciante y entrega datos reales a sus propietarios, socios o accionistas.

El proceso a seguir es organizar el PUC en caso de que no se haya realizado con la

parametrización, que realmente se requiere. Pág. 49

Antes de empezar a grabar verifique si requiere terceros en las cuentas, centros de

costos entre otros

El PUC con terceros y centros de costos:

Si usted requiere por ejemplo que todas las cuentas de gastos administrativos
tengan terceros y centros de costos, ubíquese en el grupo 51, márquelo y luego
proceda a modificar.

Las cuentas que usted organizó en impuestos, descuentos etc., de la

parametrización, deben estar previamente habilitadas, por cuanto al momento de la
captura de información estas no tendrían el funcionamiento adecuado.

Casos específicos que debemos constatar para su perfecto funcionamiento son las
cuentas de:

1- IVA descontable
2- IVA generado
3- Retenciones en la fuente
4- Demás cuentas
Procedemos ahora a ligar las cuentas de los impuestos, de esta manera estarán
ancladas con los formularios y demás temas tratados en la parametrización
1.4.5 Administrador – Terceros e impuestos y centros de costos

Administración de terceros tiene como finalidad mantener al día las hojas de vida de
todos los terceros como el control sobre sus saldos y movimientos la información
aquí tratada nos servirá de mucha utilidad al reunir por medio del NIT o cédula los
acumulados de las transacciones comerciales ya sea de clientes, proveedores,
gastos, compras entre otros. El acumulado aquí reflejado incluyendo las
retenciones, son base para emitir los cerificados de retenciones, así como reportar
ante los organismos de control, con las DIAN o las TESORERIAS MUNICIPALES.
Es importante tener en cuenta que las hojas de vida son básicas para cualquier
procedimiento tributario.

Cartilla de NITS Y/ O Cédulas.

Proceda a crear los terceros requeridos empezando por su número de identificación

a quien le grabaremos los datos de sueldos y demás aspectos relacionados

Algunas de las propiedades del programa son:

Hoja de vida con campos separados para nombres y apellidos, ajustado a los
requerimientos de medios magnéticos de la DIAN.

Selección de terceros por nombre o por NIT.

Consultas dinámicas e interactivas que permiten hacer selección de contenidos,

columnas a mostrar, ordenamientos, totales, contadores y traslado del contenido
directo a Excel, Word, archivos con formato HTML y XML.

Directorio de terceros clasificados por ciudad y ordenados por NIT o por nombre.
Relación de cuentas y terceros o terceros y cuentas, con casilla de valores
mensuales, bimestral, trimestral, semestral o anual.

Elaboración de extractos o estados de cuenta de terceros, con selección de rangos

de fechas

Se organiza la información a fin de elaborar de forma directa los formularios de IVA,

y retenciones en la fuente.

El procedimiento de ligar se establece por medio de la selección de las cuentas que

integrarán el formulario, es por ello que se debe organizar perfectamente el Plan
único de Cuentas

El módulo permite emitir listados de terceros en un periodo de tiempo. Ejemplo

requerimos conocer los pagos realizados por energía durante un año. De manera
que lo que hacemos es filtrar dicha información y marcar el periodo de tiempo.

El procedimiento es Informes. Medio de salida pantalla, en terceros ubicamos el Nit

o nombre y lo marcamos, en caso de requerir un informe general con CLIC derecho
marcamos o demarcamos o con CTRL + INS
y de esta manera nos permite filtrar la información requerida.

De la misma manera emitimos extractos filtrando y marcando los periodos de tiempo

requeridos, por cuenta, por terceros y por fechas.

Al generar el informe, en la parte superior aparecen unos botones con la siguiente

funcionalidad:
Acercar o alejar la imagen, mostrar la hoja anterior o la posterior, imprimir, abrir
reportes anteriores, salvar la información en un archivo, enviar la información por e
mail, utilizar el archivador de informes, salir del informe.

1.4.6 Administrador – Cuentas por cobrar. Permite al usuario emitir informes en

tiempo real sobre la cartera, en la toma de decisiones sobre control, provisiones etc.

En Administrar las hojas de vida, permite realizar el mantenimiento de la lista de

deudores de una empresa determinada. La lista despliega los nombres de los
deudores y su respectiva identificación

Proceda a crear los terceros que requiera para la contabilidad de la empresa CI

COMERCIALIZADORA GLOBAL OFIMUEBLES LTDA. Recuerde que se requiere
colocar la información conforme las normas tributarias, es preferible manejarlo con
la simbología establecida para este fin
Para emitir informes después de ingresar los documentos o captura de datos, usted
podrá entregar a tiempo reportes por cliente, por fecha, por tipo de documento o
generando y filtrando todos los documentos por tipo de cliente..
Al generar los reportes tan detallados, igualmente el informe de cartera es muy claro
y podrá verificar y emitir informes para contabilidad, para la gerencia y para
cobranza entre otros.

En Transferencia de datos podremos exportar o importar datos desde otros

programas. Al realizar el proceso de exportación, filtramos por fechas, por cliente, en
los diferentes formatos Excel (.xls), de texto, para Internet etc.

Los diferentes formatos son importantes para determinar de manera clara la

información a filtrar y migrar hacia el sistema con la base de datos realizada en
Excel. (Es menos demorado tener la información en Excel, por cuanto puede
organizarla, copiar, pegar etc.)
Cuentas por pagar

La funcionalidad de este módulo, permite al usuario emitir informes reales en

tiempo, basados en la captura de datos, con las respectivas formas de pago, a fin de
obtener un resultado eficaz para financiera en la toma de decisiones de pagos
Es igual al de cuentas por cobrar, y emite la información de las cuentas por pagar
que usted haya parametrizado, conforme la primera parte de este módulo.

Conciliar con contabilidad emite los informes cuando en contabilidad aparecen las
cifras que han sido grabadas por documentos, y en este módulo de acuerdo con las
formas de pago, de manera que en algunos eventos se realizan correcciones en los
documentos, pero no en los módulos de cuentas por cobrar y por pagar-. De esta
forma se realiza el procedimiento para verificar y corregir mediante el proceso en
utilitarios.

1.4.7 Administrador – Bancos

Permite emitir información de las cuentas bancarias, observando los procesos desde
la parametrización y aquí creando las diferentes instituciones, con sucursales y
demás aspectos.
Nos permite emitir el control del libro auxiliar con los movimientos detallados por
cada entidad financiera, así también por sucursal, nos beneficia para llevar el control
real para el departamento financiero.

La cartilla de Bancos le permite administrar los bancos inscritos con el número de

cuenta que maneja la empresa.

Con clic derecho aparecen las opciones. Para ir a la opción de cartilla de cuentas
bancarias ubíquese en la ventana de directorio general de empresas seleccione con
clic la empresa a trabajar y de clic en bancos/cartilla de cuentas bancarias.

En estado de bancos muestra los saldos de los bancos a una fecha definida por el
usuario incluyendo cheques a la fecha así como los postfechados.

En los movimientos de los bancos aparece el libro auxiliar con entradas y salidas
con los asientos contables tanto en cuentas corrientes, como de ahorro.

En el proceso de conciliación bancaria, debe tener presente que se parametriza y se

organiza la información desde parámetros y en este módulo procede a importar la
información desde los reportes entregados por la entidad financiera en los diferentes
formatos creados y mediante los medios magnéticos.

Si no hay parametrización este módulo queda deshabilitado y tendrá que realizar la

conciliación de forma manual. l Ingreso de extracto le permite dejar en el sistema la
información reportada por los bancos, para la conciliación bancaria. Manejando las
opciones de Importar desde..., Grabar extracto y Cancelar.

Importar desde..., le sirve para traer el movimiento bancario desde un medio

magnético. A través de esta ventana seleccione el archivo enviado por el banco, y
así, Helisa GW comienza la validación del archivo, haciendo una pausa si encuentra
una inconsistencia mostrando el campo donde se presente, de lo contrario adiciona
la información a la ventana de captura.

Grabar extracto: le permite registrar la información a los libros. En el momento de

desplegar esta ventana se muestra la información ya registrada, para realizar las
modificaciones únicamente de las partidas no conciliadas, ubicándose sobre cada
uno de los campos.

1.4.8 Grabación de datos y utilitarios

El módulo que se aplica y mediante el cual se ingresan todas las operaciones del
proceso que desagrega la información a cada uno de los módulos, es por ello que
“Si usted no tiene el cuidado de agregar la información solicitada en cada uno de
las ventanas, esta no alimentará los demás módulos” de modo que no operarían
funcionalmente.

Asentar los libros es la base funcional de HELISA GW esta opción le permite varios
procesos:

Registrar el movimiento de una empresa.

Registrar la información necesaria para el control de Bancos, Centros de Costo,

Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Inventarios, Gestión de ventas y Gestión de
compras,

Grabar información de documentos ya sea en forma parcial o total (sin afectar

saldos) para luego ser recuperados cuando los necesite, utilizando la Librería de
Documentos.

Imprimir (o reimprimir) cualquier documento no importando el día o el mes en que

haya sido elaborado.

Advertencia:

Debido a que esta opción es la columna vertebral del sistema, es importante que
toda la información registrada por este medio, sea lo más real y confiable posible
para obtener consultas e informes verídicos, siendo un apoyo en la toma de
decisiones, y en el cumplimiento de las reglamentaciones estatales.

Cuando está registrando un documento, el sistema le da la opción de asociar todo el

documento o cada uno de los registros a un negocio en especial.
Adicionalmente, el sistema le permite dejar información variable complementaria,
que es utilizada para la impresión de los documentos y para generar informes.
Existen dos tipos de preguntas: las que están ubicadas en el cuerpo del documento
van en el encabezado o pie de página y las del detalle, que son las que van por
cada transacción o registro de cada uno de estos.

En el momento de crear los formatos por la opción de definición de formatos incluya

las variables correspondientes a las preguntas del cuerpo y del detalle del
documento según requiera.

Otra funcionalidad de la ventana de asentar libros está en reimprimir y anular

documento. Dé clic derecho sobre el campo de tipo documento, y el sistema
despliega un submenú con estas opciones.

En la parte inferior de la ventana el sistema maneja la barra de totales, para ocultar

o ver los detalles y los totales del documento. Tenga en cuenta que para capturar la
información de los documentos que manejan muchas columnas, el sistema
maximiza automáticamente la pantalla, así mismo en el momento de terminar la
captura, automáticamente minimiza la pantalla.

Proceda a agregar inicialmente y con fecha 30 de noviembre de 2010 los saldos

iniciales que ha trabajado en Contabilidad intermedia I. Ubique un NIT acorde a la
cuenta correspondiente. Para los clientes y proveedores así, como las otras cuentas
por cobrar, se deben grabar uno por uno a fin de emitir el informe de cartera y le
servirá de apoyo cuando analice para obtener los datos de provisiones de cartera.

Nos permite crear terceros desde la captura de datos con INS. Desde la ventana
terceros.
Al finalizar la captura de cuentas por cobrar y por pagar se definen las formas
de pago, como en el ejemplo crédito a 30 días

Terminado el proceso y en el evento de grabar por partes existen dos

opciones a saber a. Grabar contra una cuenta puente provisional que podrá
borrar posteriormente, ya que usted puede digitar la información al mismo
documento.
Cuando termina de asentar un documento, el sistema despliega una ventana de
impresión de documento, en donde le permite marcar o desmarcar con doble clic y
despliega la ventana de impresora de Windows

Los documentos pueden imprimirse/reimprimirse en cualquier momento. Utilice la

opción de Asentar libros. Cuando esté ubicado en el campo Documento, oprima la
tecla INS. Helisa GW despliega la lista de tipos de documento disponibles para la
empresa. Escoja el tipo de documento a imprimir. En pantalla aparece una lista con
todos los documentos (del tipo escogido) que pueden ser impresos en este
momento. Continúe con el procedimiento como en el caso anterior.

Si la información fue bien registrada, de inmediato puede proceder a obtener las

consultas e informes, pues los saldos son afectados en línea.
Utilitarios

Esta función permite las opciones que significan un cambio radical en la base de
datos, ya sea por cambio de mes de trabajo o por modificación de la información
contable. Por lo tanto por medio de este módulo procedemos a cerrar un mes y
también a corregir la información derivada de errores o de ingreso de datos
adicionales. Dentro de estas opciones se encuentra: Cierre de Período Revisar y
reafectar los libros Modificar y Borrar Asientos Copias de Seguridad

Dentro de estas opciones se encuentra:

Cierre de Período
Revisar y reafectar los libros
Modificar y Borrar Asientos
Copias de Seguridad

Cierre de un mes:

Proceda a digitar y el sistema le informa que cerrará y que quedará en el mes de

Diciembre, para nuestro ejerció de CI COMERCIAL GLOBAL OFIMUEBLES LTDA.
Utilícelo para indicarle a Helisa GW la necesidad de grabar transacciones del
siguiente periodo al actual (último procesado). Este proceso realícelo
exclusivamente con el fin de generar nuevos archivos para el siguiente período y
poder recibir las transacciones correspondientes. Helisa GW permite consultar,
asentar movimiento y obtener reportes de períodos anteriores (siempre y cuando
tenga la autorización respectiva), desde el momento mismo de la iniciación contable
(período inicial) hasta el día de hoy (período actual).
Esta opción le indica el periodo en el cual quedará trabajando (nuevo período actual)
una vez se efectúe el cierre.

HELISA GW, maneja catorce (14) períodos: Los doce (12) meses (Enero, febrero a
diciembre), el mes de Ajustes y el mes de Cancelación.

El mes de Ajustes puede ser utilizado para realizar ajustes contables posteriores al
balance de Diciembre.

Advertencia: El mes de Ajustes NO es el mes de Ajustes por Inflación: Los ajustes

por Inflación calcúlelos mensualmente, a través de la opción Asentar Libros, con un
documento especial definido para ajustes por inflación

Revisar y reafectar documentos

Cuando hay caídas de luz, problemas con archivos, información parcial, procesos
interrumpidos y cualquier problema en los módulos, esta opción corrige todos los
meses y todos los años.

Presenta también el mensaje acerca del proceso para corregir y modificar

información. Tenga en cuenta que el proceso puede ser demorado, ya que revisa las
hojas de vida y asientos hechos de los meses seleccionados del año de trabajo.

Modificar documentos
Helisa nos permite arreglar, corregir e implementar los documentos que han tenido
modificaciones, sin embargo es importante aclarar que en el evento de tener el
módulo con inventarios, es preferible efectuar las notas crédito, por cuanto afectarán
los promedios ponderados del Kárdex.

Al ingresar a la opción, el sistema presenta la lista de los documentos, fecha,

cuenta, centro de costo, NIT, Nombre del tercero, Débito y Crédito.

El sistema sólo permite borrar documentos del mes que se está procesando, para
borrar un documento se presiona CTRL + DEL por cada transacción o SHIFT + DEL
para borrar todo el documento.

Para insertar una nueva transacción, ubíquese sobre cualquier transacción y

presione la tecla INS e ingrese los datos de la nueva transacción.

De acuerdo a los cambios realizados se desplegaran las ventanas correspondientes

al movimiento de bancos, clientes o proveedores utilizadas en asentar libros.
Al desplegar el documento, puede reemplazar, insertar una transacción, modificarla
o simplemente eliminarla. Esta parte del programa es bastante versátil, el cual
permite desarrollarla de manera fácil.

IMPORTANTE. Si ya se han hecho impresiones de libros oficiales, así tenga

permiso como usuario para corregir, no se debe admitir.

En cuanto se refiere a verificación de cuentas por cobrar o por pagar, el sistema

permite analizar si hay errores en el cruce de información al pagar
una factura, ya que en algunos eventos el auxiliar se le “olvida” cruzar la
factura efectuando el abono o cancelación de la misma. En este proceso se corrigen
los errores

1.4.9 Asientos del mes.

Después de haber grabado los saldos iniciales, proceda a trabajar el mes de

diciembre.

Debe ingresar documento por documento utilizando todas las ayudas propias del
programa Cuando se trabaja con inventarios no es posible que usted cambie el
orden de fechas y documentos, por cuanto altera los promedios del kárdex.
Al grabar primero recibos de caja, antes de las facturas, se presenta error, ya que el
sistema nunca podrá cruzar los pagos con cargo a cada factura.

Se efectúa el mismo proceso que en el mes de noviembre.

Los documentos requeridos se ubican en el módulo de grabar datos.

RECIBO DE CAJA

FACTURA DE COMPRA DE BIENES O SERVICIOS

Manejo de impuestos y retenciones

Finalización del documento.

Utilización de la librería
Factura de Venta.
Posterior a la grabación de la factura, este modelo corresponde a los utilitarios y me
permite corregir si hay necesidad

Si por equivocación usted ya cerró un mes y desea ingresar información para un

documento de un mes anterior el sistema le informará, porque de esta manera
traerá el documento para el periodo siguiente
Existe la posibilidad de utilizar la librería como apoyo a aquellos documentos de uso
permanente como el arriendo, los honorarios del contador, del abogado entre otros

Para que la captura de datos sea mas rápida utilizamos las ayudas a saber: En
cuenta.. … buscar el código. Con clic derecho ubicamos impuestos y con base en
los datos parametrizados ubicamos las retenciones con las diferentes tarifas,
permitiendo ubicarlas en debito o crédito según los requerimientos del asiento
contable.

Así también ubica terceros, si no está creado con INS procederá a definirlas.

En valores proceda a colocar el valor y con el signo más (+) coloca 000 y con el
signo menos (-) para 00.

Al finalizar la captura y para cerrar el documento digita D (diferencia) el sistema

“cuadra ” el documento, o sea que aplica la partida doble.

Para la librería después de creada, se realiza el proceso de captura de datos,

estando el CUENTA. Clic derecho llamar la librería
Mediante este proceso me permite grabar cada mes los documentos repetitivos y
quedarán allí para futuro uso.

1.4.10 Cierre de período fiscal.

El mes de cancelación que corresponde a periodo 14. Utilícelo para cerrar las
cuentas de resultados (Ingresos y Egresos) y cruzar la diferencia contar el
patrimonio.

Cuando se cierra el mes de diciembre, se pasa al mes de Ajustes. Exista o no exista

movimiento puede cerrar este período, pasando al mes de Cancelación. Al igual que
el anterior, puede cerrar este período sin necesidad de efectuar el comprobante de
cancelación, para quedar en el mes de enero del siguiente año
En estas tareas el usuario no tiene interacción, mientras se realiza el sistema coloca
un asterisco en cambio del numeral, al finalizar el sistema coloca el número uno
como superíndices (1).
Al finalizar todas las tareas el sistema regresa al menú de empresas, mostrando el
nuevo período como período actual. O sea el año 2011.
El sistema automáticamente cierra las cuentas transitorias o de resultado contra la
cuenta perdida y ganancias de la 5905 y posterior a ello contra la 36 como utilidad o
perdida del periodo, de acuerdo con las normas contables generalmente aceptadas
en Colombia. Decreto 2649 de 1.993.
Con el contador de la empresa se afectará la reserva legal, la provisión del
impuesto, la distribución de utilidades entre otras.
Estando en cancelación, procedemos a efectuar el cierre, primero cancelando las
cuentas transitorias...
El proceso de cierre continúa cancelando los acumulados de los terceros para
efectos de impuestos y retenciones, que pueden afectar los informes y certificados
para el año siguiente.
 UNIDAD DOS
PRESENTACION DE INFORMES
LOGROS DE COMPETENCIA LABORAL:
Maneja y aplica la información contable con los documentos previstos en el
programa contable Helisa, realizando el cierre contable.
Presenta de forma ordenada y clara la información pertinente de los estados
financieros básicos e imprime los comprobantes de diario, libros oficiales y estados
financieros.

INDICADORES DE LOGRO EVIDENCIAS DE:

Registra la información de un mes y realiza el cierre. Desempeño
Efectúa copia (Backup) y recuperación. Conocimiento
Desempeño
Distingue las rutas para crear empresa, PUC, formas
de pago, terceros y documentos en el sistema. Conocimiento
Registra movimiento de ajustes y cierre anual de
cuentas de resultado. Desempeño
Imprime el Balance de prueba y comprobantes de
movimiento diario. Producto

2.1 INFORMES DE LIBROS AUXILIARES Y OFICIALES

El proceso contable tiene como propósito general entregar a las dependencias la
información requerida, que depende exclusivamente de la captura de datos por
medio del programa. La elaboración de informes, permite obtener reportes para
consultar la información contable, bien sea por pantalla, en un archivo o en papel a
través de la impresora. Las consultas contables se dividen en dos grupos: Consulta
de saldos y consulta de transacciones. La primera permite conocer los saldos de
cada una de las cuentas (sean de Balance o de Resultado), y la segunda observar
la información de cada uno de los registros grabados. Los informes que se pueden
elaborar se dividen por grupos homogéneos (Principales, de movimiento, de
auditoria, etc.)
Los informes para libros oficiales a saber. Libro mayor y balances, libro diario
columnario, libro de inventario y balances.
También podremos obtener información para libros de auditoria, que realizan un
seguimiento de la gestión contable. Entre los principales informes están
consecutivos de documentos, formatos de balances y de movimientos. En
cualquiera de los casos se podrán obtener detalles mediante la Clasificación:
Esta opción es vista normalmente en los informes de movimiento
Para manipular la información la pantalla se encuentra dividida en tres columnas:
Concepto, Condición y Texto que somete a condición.
En el campo de Concepto se manejan los siguientes ítems: Tipo de documento,
número de documento, concepto, nombre del beneficiario, NIT del beneficiario,
código de cuenta, código de centro de costo y valor del asiento.
El campo de condición maneja unas teclas de accesos directo que son: Mayor,
menor e igual con el signo respectivo del teclado, T para todo, rango igual (-), rango
diferente (.) Que incluya (i), diferente a (F).
NOTA: Para cambiar la condición se puede haciendo doble clic con el mouse o
ubicándose en la casilla y con barra espaciadora
2.1.2 Informes e impresión de documentos.
Proceda a verificar e imprimir algunos de los documentos que ha utilizado en el
proceso contable.
En el mes de Noviembre de 2,010 puede obtener el comprobante de diario e
imprimir el balance de prueba, tan pronto haya culminado de grabar y antes o
después de ejecutar el cierre del periodo
En Administrador/ contabilidad / Elaborar los informes.
2.1.2 Impresión de datos por meses
Como lo habíamos anotado la contabilidad sin informes no tiene la relevancia, por
cuanto recordemos que la norma establece que debe ser verificable... A
continuación vemos algunos de los modelos de impresión que se pueden obtener
por pantalla o impresa.
2.1.3 Análisis financiero
Mediante el uso de los programas contables, podremos obtener los informes que se
requieren para la gerencia financiera. El análisis financiero es el estudio que se hace
de la información contable, mediante la utilización de indicadores y razones
financieras.
La contabilidad representa y refleja la realidad económica y financiera de la
empresa, de modo que es necesario interpretar y analizar esa información para
poder entender a profundidad el origen y comportamiento de los recursos de la
empresa. La información contable o financiera de poco nos sirve sino la
interpretamos, sino la comprendemos, y allí es donde surge la necesidad del análisis
financiero. Cada componente de un estado financiero tiene un significado y en
efecto dentro de la estructura contable y financiera de la empresa, efecto que se
debe identificar y de ser posible, cuantificar.
Conocer el porqué la empresa está en la situación que se encuentra, sea buena o
mala, es importante para así mismo poder proyectar soluciones o alternativas para
enfrentar los problemas surgidos, o para idear estrategias encaminadas a
aprovechar los aspectos positivos.
Sin el análisis financiero no es posible hacer un diagnóstico de la situación actual de
la empresa, y sin ello no habrá pautas para señalar un derrotero a seguir en el
futuro.
Muchos de los problemas de la empresa se pueden anticipar interpretando la
información contable, pues esta refleja cada síntoma negativo o positivo que vaya
presentando la empresa en la medida en que se van sucediendo los hechos
económicos.
Existe un gran número de indicadores y razones financieras que permiten realizar un
completo y exhaustivo análisis de una empresa.
Muchos de estos indicadores no tienen mayor utilidad aplicados de forma individual
o aislada, por lo que es preciso recurrir a varios de ellos con el fin de hacer un
estudio completo que cubra todos los aspectos y elementos que conforman la
realidad financiera de toda empresa.
“El análisis financiero es el que permite que la contabilidad sea útil a la hora de
tomar las decisiones, puesto que la contabilidad sino es leía simplemente no dice
nada y menos para un directivo que poco conoce de contabilidad, luego el análisis
financiero es imprescindible para que la contabilidad cumpla con el objetivo más
importante para la que fue ideada que cual fue el de servir de base para la toma de
decisiones”
A continuación se presenta un ejemplo del análisis por meses desde diciembre al
mes actual Enero de 2011.
Genere para entregar a su formador: Balance de prueba al 30 de Noviembre de
2010 y Diciembre de 2010 (balance final).
Con fecha Diciembre de 2010, proceda a imprima los libros registrados en Cámara
de comercio: Libro Mayor y Balances y el Libro Diario. Se puede imprimir de prueba
como borrador o de forma oficial con las hojas registradas en las Cámaras de
comercio.
Genere los certificados de retención en la fuente de acuerdo con el proceso anterior.
El estudiante presentará el taller de contabilidad de CI COMERCIALIZADORA
GLOBAL OFIMUEBLES LTDA y anexará los informes anteriores, de esta manera se
verificará los posibles errores que se cometieron, por cuanto usted ya lo ha
terminado de elaborar en Contabilidad Intermedia II (CG)

https://www.academia.edu/31146708/PAQUETE_CONTABLE_II_Helisa_GW_Gu
%C3%ADa_para_el_estudiante_Elaborado_por_el_formador_INCAP_Programa_T
%C3%A9cnico_Laboral_en_Contabilidad