GF - Manual de Uso de SAP B1 para Finanzas v2.0

Manual de uso de SAP B1 para FINANZAS
GENIA CARE, C.A.
Manual de uso de SAP B1 Ver. 9.3 Hana en GENIA CARE, C.A. para Ventas Ver. 1.0 Página 1 de 65
Manual de Usuario
Nombre de
GF – Manual de Uso para Finanzas
documento
Versión 1.0.
Fecha de elaboración 08/10/2018
Contenido:
GF – 01 - PLAN DE CUENTAS
GF – 01.1 - Crear cuentas de mayor
GF – 01.2 - Modificar cuentas de mayor
GF – 01.3 - Tratar plan de cuentas
GF – 01.4 - Borrar cuenta de mayor
GF – 02 – ASIENTOS CONTABLES MANUALES
GF – 02.1 - Crear un asiento contable
GF – 02.2 - Buscar, visualizar, modificar y anular un asiento contable
GF – 03 - DOCUMENTO PRELIMINAR
GF – 04 - MODELOS DE CONTABILIZACIÓN
GF – 04.1 - Modelos de transacción
GF – 04.2 - Contabilizaciones periódicas
GF – 05 - MODELOS DE INFORMES FINANCIEROS
GF – 05.1 - Crear modelo nuevo
GF – 05.2 - Copiar modelo
GF – 05.3 - Otras opciones: eliminar, modelo, borrar cuentas, visualizar completamente
GF – 06 – PRESUPUESTO
GF – 06.1 - Definir escenario
GF – 06.2 - Especificar método de distribución
GF – 06.3 - Especificar Presupuesto
GF – 07 - CONTABILIDAD DE COSTES
GF – 07.1 - Definición centros de beneficio
GF – 07.2 - Crear reglas de reparto
GF – 07.3 - Imputación de costes y precios
GF – 07.3.1 - Imputación de costes y proyectos en una cuenta de mayor
GF – 08 – IMPORTAR ARCHIVO INFOCENT
GF – 09 – ANULAR TRANSACCIONES
GF – 10 – DIFERENCIAS DE TIPO DE CAMBIO
GF – 11 – DIFERENCIAS DE CONVERSIÓN
GF – 12 – GESTIÓN DE BANCOS
GF – 12.1 – Pagos recibidos
GF – 12.2 - Depósitos
GF – 12.3 - Pagos efectuados
GF – 13 - INFORMES FINANCIEROS
GF – 13.1 - Informes Fiscales
GF – 13.1.1 - Declaración de IVA y libro de facturas
GF – 13.1.2 - Informe de retención de impuestos
GF – 13.2 - Informes Oficiales
GF – 13.2.1 - Balance
GF – 13.2.2 - Cuenta de Pérdidas y Ganancias
GF – 13.2.3 - Diario de documentos
GF – 13.3 - Otros Informes
GF – 13.3.1 - Balance de sumas y saldos
GF – 13.3.2 - Libro Mayor
GF – 13.3.3 - Flujo de caja
GF – 13.3.4 - Informes de comparación
GF – 13.3.5 - Informes presupuestarios
GF – 01 - PLAN DE CUENTAS
Ruta de acceso: Finanzas  Plan de Cuentas.
El sistema te proporciona un modelo de Plan de Cuentas (PGC), siendo posible importar un

plan de cuentas específico del cliente. El Plan de Cuentas se estructura en cinco niveles, no siendo
modificable el nivel 1 (Activo, Pasivo, Neto, Ingresos, Gastos). Se dispone de tres niveles adicionales
para cuentas de orden. En este apartado puedes crear y modificar cuentas siendo no posible su
eliminación. Para eliminar una cuenta tienes que ir al apartado de “tratar plan de cuentas” visto más
adelante.
GF - 01.1 - Crear cuenta de mayor
Para crear una cuenta nueva nos posicionamos sobre una cuenta de características similares
pulsando el icono de buscar o las teclas “ctrl. + F”. Una vez posicionado sobre la cuenta buscada,
pulsamos el icono crear o las teclas “ctrl. + A” y le damos las características que le correspondan.
De esta manera las cuentas nuevas estarán en el mismo nodo de estructura que la cuenta original.
Campos:
 Título: Cuentas informativas que no reciben contabilizaciones. Para organizar y visualizar datos
en informes financieros y poder agrupar varias cuentas.
 Cuenta activa: Cuentas que reciben las contabilizaciones.
 Cuenta de mayor: Código alfanumérico de la cuenta. Máximo de 15 caracteres.
 Nombre: Descripción de la cuenta. Máximo de 100 caracteres. Código externo: código adicional
con fines de clasificación, meramente informativo.
 Moneda: Moneda en la cual se crean todos los asientos relativos a esa cuenta. Por defecto,
moneda múltiple.
 Confidencial: Seleccione este check para que ciertos usuarios no estén autorizados a utilizar ni
a visualizar sus movimientos.
 Nivel: Nivel de la cuenta. El nivel 1 es el principal, no modificable. Nivel 2 a 4, cuentas título.
Nivel 5, cuentas activas. Para las cuentas de Gastos e Ingresos disponemos de 4 niveles, siendo
el nivel 4 el de cuentas activas.
 Saldo: Muestra el saldo de la cuenta. Pulsando la flecha naranja veremos el desglose.
 Clase de cuenta: Se define el tipo de cuenta (de balance, ingresos o gastos).
 Cuenta asociada: Marque este check para los datos maestros de IC
 Cuenta monetaria: Marque este check para aquellas cuentas que estén vinculadas con la
Tesorería de mi sociedad. visualizará su información en el informe “Flujo de Caja”.
 Indexado: Para realizar valoraciones de balances en índices.
 Revalorización: Marque este check en aquellas sociedades en que la moneda de sistema es
distinta que la moneda local.
Nota: En las cuentas de gastos o de ingresos (grupos 6 y 7) aparecerá la casilla “Norma de reparto”,
si marcamos esta casilla podremos asociar un centro de beneficio o una norma de reparto a la cuenta
que hayamos seleccionado o creado.
Pulsando el botón Info detallada accedemos a otras características de la cuenta (siguiente
pantalla):
Campos:
 Proyecto: concepto de imputación de apuntes en el diario y de transacciones comerciales y de

inventario
 Grupo IVA por defecto: se asocia un indicador de IVA por defecto para contabilizaciones
automáticas en los asientos manuales.
 Info detallada: campo de texto para observaciones o comentarios.
 Activo: check para activar esta cuenta durante un periodo de tiempo determinado.
 Congelado: check para bloquear esta cuenta durante un periodo de tiempo determinado.
 Relev.p.presup.: check para aquellas cuentas que vayan en el presupuesto contable.
 Permitir modificación grupo IVA: seleccione este check para poder modificar en los asientos
manuales el grupo de IVA asociado por defecto.
GF - 01.2 - Modificar cuenta de mayor
Buscamos la cuenta que queramos modificar pulsando “ctrl. + F” o el icono de buscar y luego
cambiamos los campos que nos permita modificar el sistema (campos en blanco). Los campos en
color gris no son modificables. Una vez realizada la modificación pulsamos el botón Actualizar.
GF - 01.3 - Tratar Plan de Cuentas
Ruta: Finanzas  Tratar plan de cuentas.
En esta transacción podremos tratar la estructura del plan de cuentas. Primero seleccionamos
grupo de cuentas que queremos listar (nivel 1), pulsamos el botón OK y buscamos la cuenta que
queramos cambiar de posición.
Campos:
 Nivel principal: muestra el nombre del nivel principal en que se encuentra la cuenta. Si ha
seleccionado más de un nivel principal, este campo contiene una lista en la que puede visualizar
todos los niveles principales seleccionados.
 Artículo superior: muestra el primer nivel en el que se encuentra la cuenta.
 Posición en nivel: visualiza si la cuenta es la primera o la última, o la cuenta tras la que se ubica.
A través de estos campos podré cambiar la cuenta de posición.
Se pueden crear nodos al mismo nivel pulsando y bajo el mismo artículo superior. Válido para
todos los niveles menos para el nivel 1 o principal. Válido para cuentas título y activas. Podemos
crear cuentas a nivel inferior o subordinadas pulsando solo para cuentas título (niveles 1 a 4).
GF - 01.4 - Borrar cuenta de mayor
Ruta: Finanzas  Tratar plan de cuentas.
Nos posicionamos sobre la cuenta que queramos borrar y pulsamos el botón derecho del ratón
o siguiendo la ruta del menú superior: Datos Avanzado Borrar cuenta.
Nota importante: No es posible borrar una cuenta que tenga movimientos contables, aunque se
encuentre con saldo 0.
GF – 02 - Crear, modificar y cancelar asientos
GF – 02.1 - Creación manual de asientos
1. En el menú principal de SAP Business One, seleccione Finanzas Asiento. La

ventana Registro en el diario se abrirá en el modo Añadir.
2. En los campos de cabecera, introduzca la información adecuada relacionada con la operación.
3. En el área de la tabla, introduzca la información relacionada con la contabilidad, incluidos los
importes y los detalles adicionales, en una línea separada para cada cuenta de mayor o socio
de negocio.
4. Después de completar la información en todas las líneas, asegúrese de que los importes totales
de cargo y abono estén compensados en la moneda local y en la moneda del sistema.
5. Seleccione “crear”.
Es posible contabilizar un asiento manual de las siguientes formas:
 Mediante la introducción de un asiento manual, como se analizó en las diapositivas anteriores.

 Mediante un modelo de contabilización
 Como una contabilización periódica.
 A partir de un documento preliminar.
GF – 02.2 - Cancelación de asientos
Los asientos de la base de datos no se pueden borrar, pero es posible crear un registro de
anulación de asientos que invalide la operación original. Utilice este procedimiento para cancelar
asientos manualmente.
NOTA: Se pueden anular asientos creados mediante documentos creando el documento opuesto o
un asiento manual en el que se refleje la anulación.
Procedimiento:
1. En el menú principal de SAP Business One, seleccione Finanzas Asiento.

2. Visualice el asiento que desea cancelar.
3. En la barra de menús, seleccione Datos Cancelar. Aparece el siguiente mensaje: ¿Debe
anularse esta transacción?
4. Para continuar, seleccione Sí.
5. Seleccione “Crear”.
NOTA: También se puede hacer click derecho en cualquier parte del asiento donde no haya
información y se despliega la opción de Cancelar el asiento (ver en el ejemplo de la derecha).
A continuación, se muestra un ejemplo del asiento anterior después de haber sido cancelado.
GF – 03 - Documentos preliminares
Un documento preliminar es un documento de un nivel preliminar que no crea valores en el

libro mayor. En este nivel, el documento preliminar se puede verificar y completar y, a continuación,
grabarse. El modelo de entrada es idéntico al de la ventana Registro en el diario.
Adición de Nuevos Documentos Preliminares
1. En el menú principal de SAP Business One, seleccione Finanzas Documentos preliminares.

Aparecerá la ventana Documentos preliminares.
2. Seleccione Agregar asiento a documento nuevo. Aparecerá la ventana Entrada de documento

preliminar.
3. Registre el asiento que desea grabar en el nuevo documento preliminar.
4. Seleccione Añadir a documento.
NOTA: Cualquier documento (factura, pago, cobro, etc) se puede guardar como documento
preliminar haciendo click derecho en cualquier parte del cocumento donde no haya información y se
selecciona la opción de Guardar como documento preliminar.
Adición de entradas en un documento preliminar existente
1. En el menú principal de SAP Business One, seleccioneFinanzas Documentos preliminares.

2. En la parte superior de la tabla, seleccione el documento al que desea añadir la nueva entrada.
NOTA: Sólo se pueden añadir nuevos asientos a los documentos con el status Abierto.
3. Seleccione Añadir entrada a documento existente.
Aparecerá la ventana Entrada de documento preliminar.
4. Para registrar un nuevo asiento, seleccione Añadir a documento.
5. Para volver a la ventana Documentos preliminares, seleccione Cerrar.
Contabilización de documentos preliminares
1. En el menú principal de SAP Business One, seleccione Finanzas Documentos preliminares.

2. En la parte superior de la tabla de la ventana, seleccione el documento preliminar que desea
contabilizar.
NOTA: Los documentos preliminares se pueden contabilizar siempre que tengan status Abierto.
3. Seleccione Contabilizar documento. Aparece un mensaje del sistema en el que se le pregunta si
desea grabar el documento en el fichero permanente.
4. Seleccione SI.
Eliminación de asientos de documentos preliminares

2. En la tabla superior de la ventana, seleccione el documento preliminar del que desea borrar los
asientos. En la tabla inferior de la ventana se muestran los asientos grabados en el documento
seleccionado.
3. En la tabla inferior, seleccione la(s) línea(s) de los asientos que desea borrar.
4. En la barra menús, seleccione Datos Borrar línea.
5. Seleccione Actualizar.
Eliminación de Documentos Preliminares
SAP Business One graba los documentos preliminares como ficheros temporales hasta que
un usuario los contabiliza en la base de datos. Hasta ese momento, se pueden eliminar, junto con
las entradas grabadas. Utilice este procedimiento para eliminar los documentos preliminares
irrelevantes. Los documentos preliminares sólo pueden borrarse de uno en uno.

2. En la tabla superior, seleccione el documento que desea eliminar.
3. En la barra de menús, seleccione Datos Eliminar documento preliminar.
Aparecerá un mensaje de confirmación.
4. Seleccione el pulsador “OK”.
GF – 04 - Plantillas de contabilización
Todas las organizaciones comerciales cuentan con operaciones presentadas en formato de

modelo, donde sólo los importes registrados varían de una operación a otra (por ejemplo, la
separación de IVA en compras o ventas). SAP Business One permite crear modelos fijos para tales
asientos periódicos. Hay dos formas de crear plantillas contables:
GF – 4.1 - Modelos de transacción
Esta plantilla se basa en porcentajes de cargo y de abono y no permite asignarle una

frecuencia de ejecución (periodicidad temporal). Para crear el modelo introducimos los códigos de
cuentas de mayor o IC y los porcentajes correspondientes de cargo y abono.
Para aplicar el modelo creado nos vamos a la pantalla de “Registros en el diario”. En el campo
“Tipo de modelo” escogemos Porcentaje y en el campo “Modelo” el que queramos utilizar.
A continuación, pondremos el importe correspondiente en él debe y el haber para que el

sistema aplique los porcentajes predefinidos y podamos contabilizar el apunte.
GF – 4.2 - Contabilizaciones periódicas
Esta plantilla se basa en importes y permite asignarle una frecuencia de ejecución

(periodicidad temporal).
Campos
 Código: código del modelo. Es unívoco y puede tener un máximo de 8 caracteres.

 Descripción: descripción breve del modelo.
 Cuenta de mayor/código IC: código de cuenta o de IC que se va a incluir en el modelo. El
nombre aparece automáticamente en función de lo seleccionado.
 Debe/Haber: Importes necesarios. Al ser un asiento normal ha de estar saldado.
 Grupo impositivo: código de indicador de IVA. Al tener marcada la casilla “IVA automático” el
sistema genera la línea de IVA correspondiente.
 Frecuencia: seleccione la periodicidad con la que se ha de ejecutar el modelo. Cuando la opción
seleccionada es diaria, semanal o mensual, tiene que seleccionar del menú desplegable que se
encuentra en el campo de la derecha el valor necesario; es decir, el número de días y el día de
la semana o del mes en que se debe ejecutar la contabilización periódica.
 Próxima ejecución: fecha a partir de la cual el sistema calcula la frecuencia.
 Válido a: se activará esta casilla para darle un límite de validez al modelo.
Para contabilizar automáticamente el modelo creado, previamente habrá que marcar la casilla
“Visualizar contabilizaciones periódicas para ejecución” siguiendo la ruta: Gestión  Inicialización
sistema  Parametrizaciones generales  pestaña “Servicios”.
Una vez marcada dicha casilla, el sistema nos avisará de la contabilización en función de la
frecuencia establecida en el modelo, y se decidirá si se ejecutamos, si se deja pendiente o si se
elimina. Se puede apreciar la lista de confirmación de contabilizaciones periódicas desde la pantalla
Contabilizaciones periódicas, haciendo click en el botón Lista de confirmaciones.
Al presionar el botón “Ejecutar” el sistema generará el correspondiente registro en el diario.

Para aplicar el modelo creado de forma manual nos vamos a la pantalla de “Registros en el diario”.
En el campo “Tipo de modelo” escogemos Contabilización periódica y en el campo “Modelo” el que
queramos utilizar.
A continuación, podremos modificar o añadir líneas al modelo antes de crear el asiento contable
en el diario.
GF – 05 – Modelos de Informes Financieros
En esta transacción podemos crear modelos nuevos para los informes oficiales (balance,
cuenta de explotación) así como para el balance de sumas y saldos. Además, podemos modificar
los modelos que nos proporciona el sistema por la localización específica de cada país.
Nota: se recomienda utilizar los modelos existentes o copiarlos y a partir de la copia crear uno nuevo.
Los modelos financieros sólo pueden ser estructurados en cuatro niveles ya que el quinto nivel se
compondrá de las cuentas contables.
Ruta: Finanzas  Modelos informe financiero
GF – 5.1 Crear modelo nuevo
Tenemos dos opciones: creamos uno nuevo partiendo de cero o copiamos uno existente y
le hacemos las modificaciones pertinentes (ver siguiente apartado).
BALANCE:
Campos:
 Informe: Se selecciona el tipo entre Balance, Pérdidas y Ganancias o Sumas y saldos.

 Modelo: Se selecciona Definir de nuevo, e introducimos el nombre del modelo a crear.
 Nombre de cuenta: Descripción de la cuenta.
 Artículo superior: Grupo al que pertenece la cuenta que estamos creando.
 Posición en estructura: posición que ocupa la cuenta dentro del grupo al que pertenezca.
 Cuenta activa / pasiva: estas casillas sólo aparecen en cuentas de nivel 1. Seleccionamos
cuenta activa para el ACTIVO y cuenta pasiva para el PASIVO y el NETO.
Botones
 Añadir cuenta del mismo nivel: pulsando este botón creamos una cuenta al mismo nivel del que
estemos posicionados.
 Crear cuenta subordinada: pulsando este botón creamos una cuenta al nivel siguiente del que
estemos posicionados.
 Crear período de beneficios: pulsando este botón creamos una cuenta en el que introduciremos
conceptos de Pérdidas y Ganancias. Este botón sólo se activa en el tipo de modelo Balance.
 Generar plan de cuenta estándar: pulsando este botón generamos el modelo en base a la
estructura del Plan de Cuentas. Ver pantalla:
Si nos posicionamos en cuentas del nivel 2, 3 y 4 aparece la casilla “Título ficticio”,

activando esta casilla el sistema no tiene en cuenta el nodo a la hora de lanzar un informe.
PÉRDIDAS Y GANANCIAS
En el modelo de PyG tenemos los mismos campos que en el modelo de Balance con
excepción de los campos utilizados para los cálculos correspondientes a la explotación de mi
negocio.
Campos:
Subtotal: activando esta casilla muestra los siguientes campos. El campo en blanco situado a la
derecha de este checkbox se utiliza para la descripción del grupo subtotal que estemos definiendo.
 Fórmulas totales: activando esta casilla el sistema me permite introducir fórmulas en la

siguiente pantalla, pulsando el botón Fórmula:
Selecciono las cuentas que quiero sumar o restar.
 Resumen automático: activando esta casilla el sistema hace el cálculo automático en

función del saldo de las cuentas que contenga el nodo seleccionado.
GF – 5.2 Copiar modelo
El sistema me permite la posibilidad de copiar un modelo existente sobre otro o crear uno
nuevo cómo copia de uno existente. Para ello, una vez abierto el modelo que quiero copiar, tendré
que seguir la ruta del menú superior: Datos  Avanzado  Copiar a modelo, o pulsar el botón
derecho del ratón (ver pantalla)
Haciendo clic sobre esta opción aparece la siguiente pantalla:
Desde aquí selecciono el modelo sobre el que quiero realizar la copia o defino uno nuevo.
GF – 5.3 Otras opciones: eliminar modelo, borrar cuentas, visualizar

completamente.
El sistema me permite eliminar un modelo siguiendo la ruta del menú superior: Datos 
Eliminar, o pulsando el botón derecho del ratón y haciendo clic sobre la opción Eliminar. Para borrar
una cuenta o un nodo seguimos la ruta: Datos  Avanzado  Borrar cuenta, o pulsamos el botón
derecho del ratón (ver pantalla superior de ésta página).
Para visualizar completamente un modelo financiero pulsamos el botón derecho del ratón y
hacemos click sobre la opción Modelo financiero – Visualizar completamente.
GF – 06 - PRESUPUESTO
El sistema contiene un pequeño módulo de presupuesto contable que está contenido dentro
del módulo de Finanzas, de ahí que sea tratado en este manual. Este submódulo está orientado a la
planificación del saldo inicial de determinadas cuentas.
Para poder utilizar su funcionalidad previamente hay que activar una casilla situada en el
módulo de Gestión: Inicialización sistema  Parametrizaciones generales  pestaña Presupuesto.
Se puede elegir si se quiere que el SBO impida hacer pedidos, entradas, facturas de compras
y registros en el diario cuando se supere la cantidad introducida para cada cuenta; que dé un
mensaje; o que no haga nada.
GF – 6.1 Definir escenario
El sistema permite definir distintos escenarios presupuestarios que se tratarán generalmente

de distintas revisiones de un escenario principal que se definirá al inicio del ejercicio fiscal.
Ruta: Finanzas  Presup.  Escenarios presupuesto
PANTALLA
Para crear un escenario nuevo pulsamos las teclas “Ctrl + I” Añadir línea.
Campos:
 Ejercicio: seleccione el periodo en el que va a definir los distintos escenarios.

 Nombre de presupuesto: descripción del presupuesto.
 Basado en: escenario en el que se basa el que estamos definiendo, generalmente será el
presupuesto principal (anual).
 Ratio: % del presupuesto definido en relación al presupuesto base.
 Método de redondeo: forma en la que se desea redondear el importe.
Botones:
 Copiar escenario: pulsando este botón el sistema nos permite copiar un escenario existente
sobre un nuevo escenario dentro de la misma sociedad.
 Importar escenario: pulsando este botón el sistema nos permite importar un escenario
existente de otra sociedad a la nuestra.
GF – 6.2 Especificar método de distribución
En esta transacción definiremos el método que utilizaremos para distribuir los saldos entre
los doce meses del año.
Ruta: Finanzas  Presup.  Especificar métodos distribución de presupuesto
Inicialmente existen tres métodos predefinidos:
1. Igual a “…” se distribuye el saldo equitativamente en los doce meses.

2. Orden ascendente “…” se distribuye el saldo de forma ascendente a medida que va avanzando
el año.
3. Orden descendente “…” se distribuye el saldo de forma descendente a medida que va
avanzando el año.
Para definir un método nuevo:
PANTALLA
Campos:
 Método: numerador interno del sistema.

 Nombre de método: introduzca nombre del método de distribución.
 Total: introduzca el valor total que se dividirá entre los meses.
 Factor: proporción del total que se debe dividir en cada mes. El total de factor coincidirá con la
distribución total.
El sistema nos permite borrar los factores introducidos en un método nuevo, pulsando el botón
“Borrar” así como fijar un método por defecto, pulsando “Fijar como estándar”.
GF – 6.3 Especificar presupuesto
Previo a la definición del presupuesto hemos de marcar la casilla “Relev. p.presup.“ en

aquellas cuentas que queramos presupuestar. Para ello debemos ir a los datos maestros de la
cuenta (visualizar 1.1 de éste manual)
Ruta: Finanzas  Presup.  Especificar presupuesto
A continuación, introducimos los criterios de selección:
PANTALLA
Seleccionamos el escenario y las cuentas o grupo de cuentas que queramos introducir un
saldo presupuestario. Pulsamos el botón “OK”. Inicialmente sólo visualizamos aquellas cuentas que
ya estén presupuestadas:
PANTALLA
Si pulsamos la casilla “Visualizar cuentas sin presupuesto” visualizaremos el resto de cuentas,

es decir aquellas que no tengan un presupuesto introducido.
PANTALLA
Campos:
 Cuenta superior: Especifica que el presupuesto de esta cuenta será un porcentaje de otra
cuenta. Pulse TAB para seleccionar la cuenta de nivel superior de una lista (ejemplo: nivel
superior de la 700001 y 700002 sería la 700000 en un 50% cada una) “%”: Especifica el
porcentaje del importe de la cuenta de nivel superior. Puesto que el importe de la cuenta de nivel
superior no se divide entre las cuentas subordinadas, el tipo puede superar el 100%.
 Método: método de distribución del presupuesto.
 Debe / Haber: introducimos el saldo presupuestado en uno u otro campo en función de la cuenta
de la que se trate.
 Real: lo que está contabilizado en el registro de diario del periodo contable activo.
 Real Futuro: muestra un balance futuro considerando además los “pedidos de compra” y las
“entradas de mercancías”.
GF – 07 - CONTABILIDAD DE COSTES
El sistema contiene un pequeño módulo de Controlling (Contabilidad de costes), que está

contenido dentro del módulo de Finanzas, de ahí que sea tratado en este manual. Este submódulo
está orientado al control de la imputación de costes:
 Imputación directa: Centros de Costo (Centro de Costo)

 Imputación indirecta Normas de reparto
En este punto trataremos también el Proyecto ya que consideramos que se trata de otro
criterio de imputación. Aunque la definición o creación de nuevos proyectos se lleva a cabo en el
módulo de Gestión o en aquellos campos dónde lo seleccione que tenga la opción “Definir nuevo”,
tanto en apuntes cómo en documentos comerciales.
GF – 7.1 Definición centros de Costos
Los centros de costos se denominan así porque me permiten imputar tanto un gasto cómo un
ingreso. Se trata de imputación directa porque cada vez que creo un Centro de Costo el sistema
automáticamente genera un 100 % de imputación sobre sí mismo.
Ruta: Finanzas  Contabilidad de costes  Centros de Costos
PANTALLA
Campos:
 Centro de beneficio: código alfanumérico del Centro de Beneficio.

 Nombre: descripción del Centro de Beneficio.
 Código de clasificación: este código permite seleccionar CeBes en informes y análisis futuros.
Botón:
 Abrir tabla: pulsando este botón abrimos la ventana Tabla para centro de beneficio y reglas de
reparto. Esta tabla coincida con una transacción de este submódulo dónde podremos observar
los porcentajes de distribución de coste de los distintos conceptos de imputación creados.
PANTALLAS
Desde esta pantalla puedo crear un Centro de Costos nuevo pulsando el botón “Centro costo
nuevo” y una regla de reparto pulsando el botón “Norma reparto nueva”.
GF – 7.2 - Crear normas de reparto
Ruta: Finanzas –> Contabilidad de costos  Normas de reparto
En esta transacción definiré las Normas de Reparto. Se trata de imputación indirecta porque
cada vez que creo una Regla he de introducir los porcentajes en base a los cuáles voy a distribuir
los costes entre los Centros de Costos que considere oportuno.
PANTALLA
Campos
 Código: introduzca identificación de la norma de reparto.

 Descripción: introduzca denominación breve de la misma.
 Total: valor total de los porcentajes a distribuir.
 Débito bancario: marque esta casilla si desea cargar/abonar el Centro de Costo directamente.
 Código de centro: introduzca código del Centro Costo.
 Nombre del centro: descripción del Centro Costo introducido en el campo anterior.
 Valor: parte de los costes o de los ingresos a cargar/abonar en el centro en cuestión.
GF – 7.3 - Imputación de costes y proyectos
A continuación, veremos cómo se imputan los costes en el sistema. Además, veremos la

imputación de movimientos sobre el concepto de proyecto.
GF – 7.3.1 - Imputación de costes y proyectos en una cuenta de mayor
Centros de costos o Normas de reparto
Por un lado, existe la posibilidad de imputar directamente a una cuenta contable de forma que
todo movimiento que se realice sobre dicha cuenta se imputará automáticamente al Centro de Costos
o Norma de reparto asociada. Para ello seguimos la ruta: Finanzas  Plan de Cuentas (ver pantalla)
PANTALLA
Seleccionamos la cuenta de gasto o de ingreso y marcamos el check “Norma de reparto”.

Aparecerá un campo desplegable dónde introduciremos el Centro de Beneficio o la Norma de reparto
sobre la que queramos imputar los costes correspondientes. De esta manera, siempre que
efectuemos algún movimiento sobre esta cuenta el sistema imputará automáticamente el porcentaje
de coste que establezca el Centro de Beneficio o la regla de reparto vinculada.
Proyecto: En el caso de los proyectos podremos realizar imputaciones en cualquier cuenta
(gasto, ingreso y de balance). Para ello pulsamos el botón “Bancos/Cuentas” y seleccionamos el
proyecto en el campo “Proyecto”. El sistema contiene los siguientes informes relativos a Controlling:
 Centro de beneficio: Informe  Este informe muestra la imputación directa e indirecta
Ruta: Finanzas  Contabilidad de costes  Centro de beneficio: Informe.
 Informe de transacción por proyectos
GF – 08 - Importar archivo Infocent
Procedimiento:
1. En el menú principal de SAP Business One, seleccione Finanzas Importar Archivo

Infocent. En la pantalla Importar Archivo Infocent seleccione “Explorar”.
2. Seleccione el botón “- “, para minimizar la pantalla.
3. Seleccione el archivo de desea importar.
4. Vuela a ingresar en el programa y seleccione “Importar”.
GF – 09 - Anular transacciones
Esta función visualiza una lista de todos los asientos manuales planificados para la anulación
automática que se pueden ejecutar.
Contabilización de operaciones de anulación
1. En el menú principal de SAP Business One, seleccione Finanzas Anular transacciones.

Aparece la ventana “Anular transacciones”, en la que se visualizan todas las operaciones a las
que se asignó una fecha de anulación anterior a la fecha actual.
2. Desmarque las transacciones que no desea anular.
3. Seleccione “Ejecutar”.
GF – 10 - Diferencias de tipo de cambio
Si actualiza la moneda extranjera (ME) de los socios de negocio y/o cuentas, SAP Business
One llevará a cabo toda la contabilidad relacionada en ME. Ya que usted también realiza la
contabilidad del sistema en la moneda local (ML), SAP Business One expresa cada transacción de
ME en ML de acuerdo al tipo de cambio de la ME la fecha de la transacción. Las fluctuaciones diarias
en los tipos de cambio de la ME pueden causar inconsistencias entre los saldos de ML y ME. La
función Diferencias de tipo de cambio recalcula periódicamente los saldos de ML y ME de acuerdo
al tipo de cambio del día en el que se calculan las diferencias.
SAP Business One suministra recomendaciones para ejecutar automáticamente diarios

contables para diferencias de tipo de cambio en la ME de socios de negocios y cuentas, corregir
para una determinada fecha. La función Diferencias de tipo de cambio reconcilia el saldo de ME y el
saldo de ML teniendo en cuenta la fluctuación en el tipo de ME.
Generación de informe de diferencias de TC
1. En el menú principal de SAP Business One, seleccione Finanzas Diferencias de TC.

Aparece la ventana Diferencias tipo de cambio: Criterios de selección.
2. Especifique los parámetros en función de los cuales desea que SAP Business One genere las
recomendaciones para las operaciones de diferencias de tipo de cambio.
3. Seleccione Ejecutar.
Diferencias de tipo de cambio – Criterios de selección
Utilice esta ventana para especificar los criterios de selección para el informe Diferencias de TC.
Para abrir la ventana, seleccione Finanzas Diferencias de tipo de cambio. Después de definir el
informe, se puede visualizar en la ventana Diferencias de TC.
Criterios de selección:
 Socio de negocios: Calcula diferencias de tipo de cambio para socios de negocios (SN). Si no
está seleccionada, los campos relacionados con los criterios de selección del SN no se visualizan.
 Grupo de clientes, Grupo de proveedores: Especifique si se visualizan los socios de negocios de
un grupo específico, separados entre clientes y proveedores.
 Propiedades: En esta ventana se pueden especificar las propiedades que corresponda. Las
selecciones efectuadas aparecen en el campo situado junto al pulsador Propiedades.
 Cuentas de mayor: Calcula diferencias de cambio para cuentas de mayor. Si se desmarca, no se
visualizan todos los campos relacionados con los criterios de selección de cuentas de mayor. La
columna Cuenta visualiza los códigos y los nombres de las cuentas. En la columna X, especifique
qué cuenta o título se debe incluir haciendo clic en la fila apropiada.
 Visualizar nivel: Seleccione nivel de cuenta que se debe visualizar en la tabla. Nivel 1 muestra los
títulos de nivel superior de las cuentas. Al seleccionar un título en la cuenta, se seleccionan todas
las cuentas que aparecen debajo de este título.
 Excluir ganancias con fecha de vencimiento posterior a: Defina una fecha después de la cual
quiera excluir el cálculo de las ganancias netas logradas.
 Fecha de vencimiento.: Defina un intervalo de fecha de vencimiento para las partidas abiertas.
 Fecha de ejecución: Especifique la fecha bloqueo para calcular las diferencias de tipo de cambio.
Normalmente es el final del ejercicio o el final de trimestre.
 Incluir fecha reconc.: Refleja el estado de reconciliación de las operaciones para la fecha
seleccionada.
 Moneda: Especifique la moneda para la cual desea calcular las diferencias de tipo de cambio.
 Cuenta de beneficios T/C (clientes), Cuenta de beneficios T/C (proveedores), Cuenta de
beneficios T/C (mayor), Cuenta de pérdidas T/C (clientes), Cuenta de pérdidas T/C (proveedores),
Cuenta de pérdidas T/C (mayor): Especifique las cuentas de diferencias de tipo de cambio que
se deben aplicar para ejecutar la operación contable automática. Las cuentas se dividen en
cuentas de beneficios y cuentas de pérdidas y se utilizan según convenga. Puede definir cuentas
idénticas o diferentes para clientes, proveedores y cuentas.
 Representación: Especifique si desea calcular las diferencias de cambio para el lado de
beneficios, el lado de pérdidas o ambos lados.
 Informe anterior: Abre el último informe de recomendación grabado.
Diferencias de tipo de cambio – Detalles de Línea
En esta ventana se muestra la diferencia de tipo de cambio para la línea seleccionada.
- Código, Nombre: Detalles de cuenta de mayor o socio de negocio al que se refiere esta línea.
- Moneda: Moneda con la que se calcula la diferencia de tipo de cambio.
- ID del diario: Introduzca el número de entrada asignado por SAP Business One según la serie
de numeración seleccionada.
- Saldo (ME): El saldo de la cuenta de mayor o del socio de negocio seleccionado se visualiza en
la moneda de sistema y en la moneda extranjera. Estos campos se actualizan de forma
automática.
- Tipo de cambio: Muestra el tipo de cambio entre la moneda de sistema y la moneda local en la
fecha en que se llevó a cabo la operación.
- Diferencia: Muestra la diferencia (en la moneda de sistema) entre el importe de la
columna Saldo (sistema) y el importe de la columna Saldo (ME) (extranjera).
- Fecha de vencimiento, fecha de documento, fecha de contabilización: Muestra la fecha de
vencimiento, la fecha de documento y la fecha de contabilización de la transacción.
GF – 11 - Diferencias de conversión
Utilice la función Diferencias de conversión para realizar los ajustes entre el saldo de cuenta/
Socio de negocio en la moneda del sistema y el saldo en la moneda local.
Contabilización de operaciones de diferencias de conversión
1. En la cabecera de la ventana Diferencias de conversión, introduzca la información

apropiada.
2. En la columna Apl. del área de la tabla, seleccione las líneas (operaciones) que desee
contabilizar.
3. Seleccione Crear.
NOTA: Si no está seguro de si añadir las operaciones, puede seleccionar Grabar para grabar el
informe modificado para tratarlo posteriormente.
GF – 12 - Gestión de bancos
Utilice este componente para realizar todas las transacciones monetarias relacionadas con
cuentas bancarias, entre ellas:
 Creación manual y automática de cobros y pagos efectuados para varios medios de pago
 Realización manual y automática de reconciliaciones internas y externas
 Depósitos con fecha posterior y en efectivo de cheques y documentos de tarjetas de crédito
 Impresión de lotes de cheques y de cheques individuales
GF – 12.1 - Pagos recibidos
Utilice esta ventana para crear un registro cada vez que la empresa reciba un pago, ya sea
de un cliente, proveedor o cuenta. Cuando se añade un pago recibido, se creará el registro
correspondiente en el diario. Puede crear un pago recibido para compensar la deuda de una factura
de deudores abierta o de un saldo de apertura. También puede crear un pago recibido para un
anticipo recibido antes de que los bienes o servicios se suministren. Para abrir la ventana,
seleccione Gestión de bancos Pagos recibidos Pagos recibidos.
- Nombre, Destinatario factura: Detalles del socio de negocio que pueden editarse.
- Persona de contacto: La persona de contacto por defecto definida para este socio de negocio.
Especifique otra persona de contacto si es necesario.
- Proyecto: Para vincular el cobro a un proyecto específico, seleccione el proyecto
correspondiente.
- Nº Muestra: La serie de numeración por defecto y el número actual del cobro en dicha serie.
Especifique otra serie si es necesario.
- Para documentar un recibo originalmente creado en una libreta, seleccione Manual y copie el
número del recibo original en el campo correspondiente al número.
- Fecha de contabilización/de documento: Fecha actual por defecto, modificable si es necesario.
- Fecha de vencimiento: Por defecto es la fecha actual, que será la fecha de vencimiento de la
línea del socio de negocio en el registro del diario creado por el documento.
- Referencia: Especifique el número de referencia del socio de negocio para este pago.
- Nº operación: Número de registro en el diario creado por este documento. Este número se
visualizará después de añadir el cobro.
- Comentarios: Introduzca cualquier comentario sobre este cobro.
- Comentarios de diario: Introduzca los detalles que deben visualizarse en el
campo Comentarios del asiento.
- Cuenta asociada: Especifique la cuenta asociada para el pago recibido. La cuenta asociada sólo
afecta el importe que no se basa en la factura del asiento del pago. La cuenta por defecto varía
según los documentos que seleccione.
- Creado por asistente de pagos: Indica si los pagos recibidos se crearon por medio del asistente
de pago. No se puede tratar. Sólo está disponible cuando se ha seleccionado la opción Cliente.
- Pago a cuenta: Crea un cobro que no se basa en ninguna operación o documento de los que
aparecen en la tabla. Cuando se selecciona esta opción, aparece el campo Cuenta
asociada donde puede especificar la cuenta asociada para el pago recibido.
- Sucursal: Seleccione una sucursal de la cual desea elegir el cliente/proveedor.
- Importe total vencido: Importe del pago en moneda local cuando el cobro se crea para un socio
de negocio de moneda local.
- Importe total (ML), Importe total (ME): Importe del pago en moneda extranjera y local, según el
tipo de cambio definido. Aparece cuando se crea el cobro para un socio de negocio multidivisas
o de moneda extranjera.
- Saldo pendiente: Refleja la diferencia entre el importe pagado y el importe vencido.
- Añadir en serie: Si el pago no es para documentos/ operaciones específicas, cierra los
documentos/operaciones según su orden de visualización en la tabla. Esta opción sólo aparece
si se ha creado el cobro para un deudor.
GF – 12.2 - Depósitos
Utilice esta función para depositar cheques, documentos de tarjeta de crédito y efectivo
recibidos. Para crear o visualizar depósitos, seleccione:  Gestión de bancos  Depósitos
 Depósito.
NOTA: No se pueden depositar importes mayores al saldo de la cuenta.
GF – 12.3 - Pagos efectuados
Utilice esta ventana para crear un registro cada vez que la empresa emita un pago, ya sea a
un cliente, proveedor o cuenta.
Procedimiento:
1. En el menú principal de SAP Business One, seleccione Gestión de bancos Pagos Pagos.
Aparecerá la ventana Pagos.
2. Seleccione si debe crearse un pago efectuado para un proveedor (por defecto), un cliente o una
cuenta.
3. Indique los datos solicitados. Si ha seleccionado Acreedor, puede crear los pagos efectuados
basándolos en documentos específicos o sin basarlos en ninguna factura.
4. Especifique los detalles del medio de pago para el pago efectuado y seleccione OK.
5. Para añadir el documento de pago, seleccione Añadir.
GF – 13 – Informes Financieros
En este punto analizaremos los informes financieros más utilizados habitualmente:
GF – 13.1 Informes fiscales
GF – 13.1.1 Declaración de IVA y Libro de facturas
Ruta: Finanzas  Informes financieros  Finanzas  Impuesto  Informe fiscal
Accedemos a la pantalla de selección de criterios para el lanzamiento del informe:
PANTALLA
Campos:
 Nombre del informe: en modo Crear, me permite grabar un variable de selección con una serie
de criterios para facilitarme la ejecución del informe. Por ejemplo, se puede crear una variable
por trimestre.
 Barra temporal: me permite seleccionar el tiempo a considerar para el lanzamiento del informe.
Posibilidades de selección:
- Pulsando sobre la celda “Ejercicio” puedo seleccionar el año entero y volviendo a pulsar
deshago la selección.
- Pulsando sobre las celdas mensuales podré seleccionar por meses. Si quiero seleccionar
más de un mes debo mantener presionado el botón “Shift” o “Mayúsculas”. El sistema no me
permite seleccionar meses alternos, siempre han de ser seguidos.
 De fecha/A: me permite seleccionar rangos de fecha más específicos (fecha contable).
 Fecha fiscal: pinchando esta casilla el sistema seleccionará los movimientos en función de la
fecha fiscal.
 Importe redondo: pinchando esta casilla presenta los importes en su valor entero, sin
decimales.
 Salida: en esta tabla se visualizan los indicadores fiscales y la descripción de los mismos,
creados como IVA repercutido. La columna “Visualizar” me permite seleccionar los indicadores
que quiera incluir en el informe (por defecto vienen todos marcados) y la columna “Importe” me
permite visualizar subtotales por cada indicador.
 Entrada: en esta tabla se visualizan los indicadores fiscales y la descripción de los mismos,
creados como IVA soportado. La columna “Visualizar” me permite seleccionar los indicadores
que quiera incluir en el informe (por defecto vienen todos marcados) y la columna “Importe” me
permite visualizar subtotales por cada indicador.
 Modo de salida:
o Libro registro de impuestos activando esta casilla visualizaré el informe comúnmente
denominado “Libro de facturas”, informe clasificado según los registros en el diario y los
documentos de compras y ventas. Si selecciono esta opción aparecen los campos:
 Nº de registro primero me permite el número por el que comenzará a enumerar las
líneas.
 Nº de primera impresión me permite introducir el primer nº de página.
o Declaración de impuestos activando esta casilla visualizaré la Declaración de IVA, informe
clasificado según los indicadores. Si selecciono esta opción aparece la casilla:
 Visualizar abono en sección separada muestra los documentos de abono aparte.
Botones:
Flechas: utilizamos estos pulsadores para determinar el orden de los indicadores en la posterior
visualización e impresión.
OK: ejecutamos el informe que haya seleccionado.
Grabar: grabamos las variables de selección.
Una vez seleccionados los criterios pulsamos el botón “OK” para visualizar las siguientes pantallas:
LIBRO DE FACTURAS:
PANTALLA
 Fecha: fecha contable.

 Nº de documento: código y número del documento comercial y del registro en el diario.
Ejemplo: TT1 (Factura de acreedores 1).
 CIF/NIF: código o número de identificación fiscal.
 Importe base: importe de la base imponible.
 Impuesto %: porcentaje de IVA tanto repercutido como soportado, en función de los
indicadores seleccionados en la pantalla anterior.
 Impuesto: importe de IVA en función del porcentaje aplicado.
 Importe total (ML): importe bruto en moneda local.
DECLARACION DE IVA:
PANTALLA
 Indicador de impuestos: código del indicador de IVA.

 Denominación de impuesto: descripción del código de IVA.
 UE: sólo relevante para los grupos de ventas.
 Impuesto %: porcentaje de IVA tanto repercutido como soportado, en función de los indicadores
seleccionados en la pantalla anterior.
 % RE: porcentaje de Recargo de Equivalencia en el caso en que sea aplicado (sólo ventas).
 Nº documento: código y número del documento comercial y del registro en el diario. Ejemplo
TT1 (Factura de acreedores 1).
 Fecha: fecha contable.
 Importe base: importe de la base imponible.
 Importe del impuesto: importe de IVA en función del porcentaje aplicado.
 Importe RE: importe del Recargo de Equivalencia.
 No deducible: importe de IVA no deducible.
Botones:
 Expandir: pulsando visualizo el detalle de las operaciones de IVA por indicador.

 Comprimir: pulsando visualizo las operaciones de IVA agrupadas por indicador.
GF – 13.1.2 Informe de retención de impuestos
Ruta: Finanzas Informes financieros  Finanzas  Impuesto  Informe de retención de impuestos
Campos:
 Nombre del informe: en modo Crear, me permite grabar un variable de selección con una serie
de criterios para facilitarme la ejecución del informe.
 De fecha/A: me permite seleccionar rangos de fecha más específicos (fecha contable).
fecha fiscal.
 Periodo declarado: seleccione el periodo del que se desea efectuar la
declaración (año, trimestre o mes).
 Tipo de declaración: tres tipos
- Original el informe incluirá todos los documentos del intervalo de fechas especificado.
Cuando apruebe el informe pulsando el botón Actualizado (ver pantalla de informe), estos
documentos se marcarán como presentados.
- Substituto el informe incluirá todos los documentos del intervalo de fechas especificado,
incluidos los documentos ya marcados.
- Complementario el informe sólo incluirá los documentos sin marcar del intervalo de fechas
especificado.
 Acreedores / Deudores / Clase doc.: marcando estas casillas y pulsando el botón podremos
seleccionar los interlocutores comerciales y los documentos que queramos incluir en el informe.
 Retención impuestos: esta tabla muestra los códigos y nombres de todos los indicadores
fiscales relevantes para este informe. La columna “Visualizar” me permite seleccionar los
indicadores que quiera incluir en el informe (por defecto vienen todos marcados) y la columna
“Importe” me permite visualizar subtotales por cada indicador.
 Modo de salida: Seleccione el layout del informe:
- Layout código RI: Compras visualizamos los documentos de compras agrupados por
indicadores de impuestos.
- Layout acreedor: Compras visualizamos los documentos de compras agrupados por
proveedores acreedores.
- Layout código RI: Ventas visualizamos los documentos de ventas agrupados por indicadores
de impuestos.
- Layout cliente: Ventas visualizamos los documentos de ventas agrupados por clientes o
deudores.
Si ejecuto el informe, pulsando el botón “OK”, en el modo “Layout código RI: Compras” visualizamos
la siguiente pantalla:
 Código y nombre de retención: código del indicador de retención y nombre fiscal del mismo.
 Retención %: porcentaje de retención aplicado.
 Nº documento: número y código del documento sujeto a retención.
 Fecha de documento: fecha contable del documento.
 Fecha de pago: visualizamos este campo en caso de que la retención se aplique en el pago y
no en la factura.
 Importe documento: importe total del documento.
 Importe sujeto a impuestos: base imponible.
 Importe de retención: importe en función del porcentaje de retención aplicado.
 Importe del pago: visualizamos este campo en caso de que la retención se aplique en el pago
y no en la factura.
Botones:
 Expandir: pulsando visualizo el detalle de las operaciones de retención por indicador.

 Comprimir: pulsando visualizo las operaciones de retención agrupadas por indicador.
Si ejecuto el informe en el modo “Layout acreedor: Compras” visualizamos la siguiente pantalla:
 Nombre SN: nombre del socio de negocio (deudor y/o acreedor) en función de los criterios
escogidos en la pantalla de selección.
 NlF: número de identificación fiscal del tercero.
 Importe documento: importe total del documento.
 Importe sujeto a impuestos: base imponible.
 Importe de retención: importe en función del porcentaje de retención aplicado.
 Importe del pago: visualizamos este campo en caso de que la retención se aplique en el pago
y no en la factura.
 Importe no sujeto: importe no sujeto a retención.
 Total no sujeto a impuestos.
En este caso todos los datos se visualizan agrupados por interlocutor comercial.
Nota: En los otros dos modos de salida existentes, se visualizan los datos de la misma forma que
los detallados con anterioridad, con la salvedad de tratarse de datos de Ventas.
GF – 13.2 Informes oficiales
GF – 13.2.1 Balance
Ruta: Finanzas  Informes financieros  Financiero  Balance
El balance relativo a una determinada fecha es un informe que muestra los activos y pasivos de la
sociedad acumulados hasta la fecha (según la fórmula contable: Total activos = Total pasivos +
Capital). Accedemos a la pantalla de selección de criterios para el lanzamiento del informe:
fecha fiscal.
 De fecha/A: me permite seleccionar rangos de fecha más específicos en función de la fecha
escogida en el campo de su izquierda (fecha contable o fiscal).
 Modelo: indique que modelo utilizará para lanzar el informe (visualizar modelos financieros)
 Visualizar columna ME: seleccione esta casilla para visualizar el saldo de las cuentas definidas
en moneda extranjera.
 Visualizar en informe:
o Visualizar cuentas con saldo cero: seleccione esta casilla para visualizar las cuentas
con saldo cero (no se muestran habitualmente en un balance).
o Visualizar nombres extranjeros: seleccione esta opción para visualizar nombres
extranjeros definidos para las cuentas de mayor en el dato maestro.
o Visualizar código externo: seleccione esta opción para visualizar códigos externos
definidos para las cuentas de mayor en el dato maestro.
 Visualizar en columna primera: Seleccione esta casilla para visualizar los saldos en moneda
local, o en moneda del sistema.
 Visualizar en columna segunda: Seleccionar esta casilla para visualizar los saldos en moneda
local, moneda del sistema o porcentaje relativo.
 Informe anual / trimestral / mensual: seleccione la opción correspondiente para especificar si
desea calcular el saldo para todo el año, por meses o por trimestres.
 Añadir doc. Preliminares: seleccione esta casilla para añadir documentos preliminares.
 Ignorar correcciones: seleccione esta casilla para excluir los asientos de ajustes.
 Añadir saldos finales: seleccione esta opción para incluir los saldos finales de las cuentas en
el cálculo del saldo.
Pulsamos el botón “OK” para ejecutar el informe:
 Nombre de cuenta: muestra los nombres de las cuentas del Plan de cuentas, tanto las cuentas
título cómo las activas, en función del nivel seleccionado.
 Saldo: muestra el saldo de las cuentas en la moneda seleccionada en la pantalla anterior.
 Porcentaje relativo: muestra el porcentaje relativo de cada saldo en el conjunto de activo y
pasivo de la empresa.
 Visualizar subtotales: seleccione esta casilla para visualizar subtotales por cada cuenta título.
 Nivel: seleccione el nivel de desglose de las cuentas del Plan de cuentas (desde 1 hasta 5).
GF – 13.2.2 Cuenta de Pérdidas y Ganancias
Ruta: Finanzas  Informes financieros  Financiero  Cuenta de Pérdidas y Ganancias
La cuenta de PyG muestra los resultados de una sociedad teniendo en consideración los
gastos y los ingresos de la misma. Accedemos a la pantalla de selección de criterios para el
lanzamiento del informe:
 De fecha/A: me permite seleccionar rangos de fecha más específicos en función de la fecha

escogida en el campo de su izquierda (fecha contable, fecha valor o fecha fiscal).
 Modelo: indique que modelo utilizará para lanzar el informe (visualizar modelos financieros)
 Visualizar cuentas con saldo cero: seleccione esta casilla para visualizar las cuentas con
saldo cero (no se muestran habitualmente en un balance).
 Visualizar nombres extranjeros: seleccione esta opción para visualizar nombres extranjeros
 Visualizar código externo: seleccione esta opción para visualizar códigos externos definidos
para las cuentas de mayor en el dato maestro.
 Visualizar en columna primera: Seleccione esta casilla para visualizar los saldos en moneda
local, o en moneda del sistema.
 Visualizar en columna segunda: Seleccionar esta casilla para visualizar los saldos en moneda
del sistema, moneda extranjera o balance de comparación, pudiendo seleccionar entre
multiejercicio acumulativo y anual acumulado.
 Informe anual / trimestral / mensual: seleccione la opción correspondiente para especificar si
desea calcular el saldo para todo el año, por meses o por trimestres.
 Añadir doc. Preliminares: seleccione esta casilla para añadir documentos preliminares.
 Ignorar ajustes: seleccione esta casilla para excluir los asientos de ajustes.
Pulsando el botón Ampliado, el informe muestra las transacciones de los proyectos y/o centros de
costos determinados.
Pulsamos el botón “OK” para ejecutar el informe:
 Nombre de cuenta: muestra los nombres de las cuentas del Plan de cuentas, tanto las cuentas
título cómo las activas, en función del nivel seleccionado.
 Saldo: muestra el saldo de las cuentas en la moneda seleccionada en la pantalla anterior.
 Ejercicio actual: muestra el saldo del año en curso desde el principio.
 Visualizar subtotales: seleccione esta casilla para visualizar subtotales por cada cuenta título.
 Nivel: seleccione el nivel de desglose de las cuentas del Plan de cuentas (desde 1 hasta 5).
GF – 13.2.3 Diario de documentos
Ruta: Finanzas  Informes financieros  Finanzas  Diario de documentos
Este informe muestra todas las operaciones registradas en el Libro Mayor de la empresa, es
decir “el día a día”. Accedemos a la pantalla de selección de criterios para el lanzamiento del informe:
 SN: seleccione esta casilla para incluir socios de negocios en el informe.

 Código De… A: me permite especificar un intervalo de interlocutores.
 Grupo de clientes / acreedores: me permite seleccionar los interlocutores por grupos.
 Atributos: pulsando este botón me permite seleccionar por propiedades de terceros.
 Cuentas: seleccione esta casilla para incluir cuentas de mayor en el informe y habilitar la tabla
de selección de cuentas.
 Buscar: pulse este botón para buscar una cuenta o un rango de cuentas específico.
 Nivel: seleccione el nivel de visualización de las cuentas en la tabla (de 1 a 5).
 Tabla:
o X: en esta columna indique que cuenta o título quiere visualizar.
o Cuenta: esta columna muestra la descripción de las cuentas o de los títulos.
 Fecha contable/de creación/fiscal. De…A: seleccione el tipo de fecha y el intervalo que desea
visualizar.
 Serie: pulse este botón para seleccionar la serie de numeración que desea visualizar.
 Ampliado: pulse este botón para seleccionar parámetros adicionales cómo tipo de documento,
etc.
 Operaciones detalladas: seleccione esta opción para obtener una vista detallada de todas las
contabilizaciones del diario, incluidos importes, fechas y otros datos.
 Modo total mes: seleccione esta opción para visualizar las contabilizaciones creadas en cada
mes resumidas en una línea.
 Visualizar total de contabilizaciones: muestra el total al final del informe. Sólo relevante para
el “modo total mes”.
 Visualizar saldo inicial por períodos: muestra una línea en el comienzo del informe con el
saldo inicial del período actual. Sólo relevante para el “modo total mes”.
 Clasificar: seleccione esta opción para definir criterios de clasificación del informe a través de
la tabla que se visualiza.
A continuación, seleccione el campo de clasificación y el orden (ascendente y descendente).

Pulsamos el botón “OK” para ejecutar el informe según los criterios seleccionados:
 Operación: muestra el número de operación del asiento (campo navegable al Libro Diario)
 Fecha de contabilización: fecha contable de la operación
 Nº documento: muestra el número y el tipo de documento asociado (campo navegable)
 Cuenta / Código SN: muestra el código de la cuenta de mayor o del socio de negocios (campo
navegable al dato maestro)
 Cuenta / Nombre SN: muestra la descripción de la cuenta de mayor o del socio de negocios.
 Cargo/abono (ML): muestra el importe
 Info detallada: muestra información adicional del documento.
GF – 13.3 Otros informes
GF – 13.3.1 Balance de Sumas y Saldos
Esta transacción proporciona el balance de sumas y saldos de su empresa, incluidas las

cuentas de mayor y los interlocutores comerciales con cargos y abonos y los saldos grabados en el
sistema de un intervalo de fechas.
Ruta: Finanzas  Informes financieros  Financiero  Balance Provisional
 IC: seleccione esta casilla para incluir interlocutores comerciales en el informe.
 Cuentas: seleccione esta casilla para incluir cuentas de mayor en el informe y habilitar la tabla
de selección
 de cuentas.
 Tabla:
 Fecha contable/de creación/fiscal. De…A: seleccione el tipo de fecha y el intervalo que desea
visualizar.
 Ampliado: pulse este botón para seleccionar parámetros adicionales cómo tipo de documento,
etc.
 Modelo: seleccione el tipo de modelo que desea visualizar (plan de cuentas, sumas y saldos,
sumas y saldo abreviado)
 Visualizar Informe anual, trimestral, mensual, periódico: seleccione una de estas opciones
para determinar el tipo de periodo para realizar el informe.
 Ocultar cuenta con saldo cero: seleccione esta opción si desea que no salgan las cuentas
con saldo igual a cero.
 Visualizar nombres extranjeros: seleccione esta opción para visualizar nombres extranjeros
 Visualizar código externo: seleccione esta opción para visualizar códigos externos definidos
para las cuentas de mayor en el dato maestro.
 Visualizar moneda (extranjera, sistema, local y sistema): seleccione una de estas opciones
para incluir los saldos en las diferentes monedas que contempla Sap. Si no se marca ninguna
de estas opciones, el informe saldrá en la moneda local.
 Nombre: cuenta contable y descripción
 Debe: importe Debe
 Crédito: importe Haber
 Saldo: importe Saldo
GF – 13.3.2 Libro Mayor
Este informe muestra todos los asientos contables creados en Business One.
Ruta: Finanzas  Informes financieros  Finanzas  Libro Mayor
 IC: seleccione esta casilla para incluir interlocutores comerciales en el informe.
 Cuentas: seleccione esta casilla para incluir cuentas de mayor en el informe y habilitar la
tabla de selección de cuentas.
 Tabla:
 Fecha contable/de creación/fiscal. De…A: seleccione el tipo de fecha y el intervalo que
desea visualizar.
 Ampliado: pulse este botón para seleccionar parámetros adicionales cómo tipo de
documento, etc.
 Operaciones detalladas: seleccione esta opción para obtener una vista detallada de todas
las contabilizaciones del diario, incluidos importes, fechas y otros datos.
 Modo total mes: seleccione esta opción para visualizar las contabilizaciones creadas en
cada mes resumidas en una línea.
 Visualizar total de contabilizaciones: muestra el total al final del informe. Sólo relevante
para el “modo total mes”.
 Enviar directamente a impresora: seleccione esta opción si desea imprimir el informe.
 Imprimir cada cuenta en páginas separadas: seleccione esta opción si imprime el informe
y desea que realice una página para cada cuenta contable.
 Clasificar: seleccione esta opción para definir criterios de clasificación del informe a través
de la tabla que se visualiza.
A continuación, seleccione el campo de clasificación y el orden (ascendente y descendente).
 Fecha de contable: fecha contable de la operación

 Fecha de vencimiento: fecha vencimiento de la operación
 Serie: serie de la operación
 Nº documento: muestra el número y el tipo de documento asociado (campo navegable)
 Cuenta / Código IC: muestra el código de la cuenta de mayor o del interlocutor (campo
navegable al dato
 maestro)
 Comentarios: muestra los comentarios del asiento contable
 Cuenta contrapartida: muestra la cuenta de contrapartida
 Nombre contrapartida: muestra el literal de la cuenta de contrapartida
 Cargo/abono (ML): muestra el importe
 Saldo acumulado (ML): muestra el importe del saldo acumulado.
GF – 13.3.3 Flujo de Caja
Este informe muestra información de la posición de las cuentas financieras (Caja y Banco), de
mi cartera de cliente y de los pagos y cobros pendientes.
Ruta: Finanzas  Informes financieros  Financiero  Flujo de Caja
GF – 13.3.4 Informes de Comparación
El sistema me permite generar determinados informes para comparar distintos ejercicios.

Estos informes son:
- Balance comparativo
- Balance de sumas y saldos comparativo
- Cuenta de PyG comparativa
Ruta: Finanzas  Informes financieros  Comparación
GF – 13.3.5 Informes presupuestarios
El sistema me permite generar determinados informes relacionados con la planificación

contable. Estos informes son:
Ruta: Finanzas  Informes financieros  Presupuesto
- Balance presupuestario
- Balance de sumas y saldos presupuestario
- Cuenta de PyG presupuestaria
Además, incluye el informe de Presupuesto que me permite realizar el seguimiento de los gastos
e ingresos planificados en comparación con los reales.

GF - Manual de Uso de SAP B1 para Finanzas v2.0

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Manual de uso de SAP B1 para FINANZAS

GENIA CARE, C.A.

Fecha de elaboración 08/10/2018

Ruta de acceso: Finanzas  Plan de Cuentas.

El sistema te proporciona un modelo de Plan de Cuentas (PGC), siendo posible importar un

GF - 01.1 - Crear cuenta de mayor

 Proyecto: concepto de imputación de apuntes en el diario y de transacciones comerciales y de

GF - 01.3 - Tratar Plan de Cuentas

Ruta: Finanzas  Tratar plan de cuentas.

GF - 01.4 - Borrar cuenta de mayor

Ruta: Finanzas  Tratar plan de cuentas.

GF – 02.1 - Creación manual de asientos

1. En el menú principal de SAP Business One, seleccione Finanzas Asiento. La

Es posible contabilizar un asiento manual de las siguientes formas:

 Mediante la introducción de un asiento manual, como se analizó en las diapositivas anteriores.

1. En el menú principal de SAP Business One, seleccione Finanzas Asiento.

Un documento preliminar es un documento de un nivel preliminar que no crea valores en el

Adición de Nuevos Documentos Preliminares

1. En el menú principal de SAP Business One, seleccione Finanzas Documentos preliminares.

2. Seleccione Agregar asiento a documento nuevo. Aparecerá la ventana Entrada de documento

Adición de entradas en un documento preliminar existente

1. En el menú principal de SAP Business One, seleccioneFinanzas Documentos preliminares.

Contabilización de documentos preliminares

1. En el menú principal de SAP Business One, seleccione Finanzas Documentos preliminares.

Eliminación de asientos de documentos preliminares

1. En el menú principal de SAP Business One, seleccione Finanzas Documentos preliminares.

Eliminación de Documentos Preliminares

1. En el menú principal de SAP Business One, seleccione Finanzas Documentos preliminares.

Todas las organizaciones comerciales cuentan con operaciones presentadas en formato de

Esta plantilla se basa en porcentajes de cargo y de abono y no permite asignarle una

A continuación, pondremos el importe correspondiente en él debe y el haber para que el

GF – 4.2 - Contabilizaciones periódicas

Esta plantilla se basa en importes y permite asignarle una frecuencia de ejecución

 Código: código del modelo. Es unívoco y puede tener un máximo de 8 caracteres.

Al presionar el botón “Ejecutar” el sistema generará el correspondiente registro en el diario.

GF – 05 – Modelos de Informes Financieros

Ruta: Finanzas  Modelos informe financiero

GF – 5.1 Crear modelo nuevo

 Informe: Se selecciona el tipo entre Balance, Pérdidas y Ganancias o Sumas y saldos.

Si nos posicionamos en cuentas del nivel 2, 3 y 4 aparece la casilla “Título ficticio”,

 Fórmulas totales: activando esta casilla el sistema me permite introducir fórmulas en la

Selecciono las cuentas que quiero sumar o restar.

 Resumen automático: activando esta casilla el sistema hace el cálculo automático en

GF – 5.2 Copiar modelo

GF – 5.3 Otras opciones: eliminar modelo, borrar cuentas, visualizar

El sistema permite definir distintos escenarios presupuestarios que se tratarán generalmente

Ruta: Finanzas  Presup.  Escenarios presupuesto

 Ejercicio: seleccione el periodo en el que va a definir los distintos escenarios.

GF – 6.2 Especificar método de distribución

Ruta: Finanzas  Presup.  Especificar métodos distribución de presupuesto

Inicialmente existen tres métodos predefinidos:

1. Igual a “…” se distribuye el saldo equitativamente en los doce meses.

Para definir un método nuevo:

 Método: numerador interno del sistema.

GF – 6.3 Especificar presupuesto

Previo a la definición del presupuesto hemos de marcar la casilla “Relev. p.presup.“ en

Ruta: Finanzas  Presup.  Especificar presupuesto

A continuación, introducimos los criterios de selección:

Si pulsamos la casilla “Visualizar cuentas sin presupuesto” visualizaremos el resto de cuentas,

El sistema contiene un pequeño módulo de Controlling (Contabilidad de costes), que está

 Imputación directa: Centros de Costo (Centro de Costo)

GF – 7.1 Definición centros de Costos

 Centro de beneficio: código alfanumérico del Centro de Beneficio.