Uso y Aplicación del Análisis de un Sistema de Información

Programa Ciencia de la Información y la Documentación,

Bibliotecología y Archivística
 Uso y Aplicación del Análisis de un Sistema de Información

Angie yilibed Branch Lasso

Magda Paola Hospital Gordillo

Juan Pablo Agudelo

Universidad del Quindío

Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes

Programa Ciencia de la Información y la Documentación Bibliotecología y Archivística

2021
 Tabla de contenido
FASE DE ESTUDIO PRELIMINAR.........................................................................................4
1. Definición del alcance del SI e identificación del problema. (Business Content Planner)
4
2. Planeación del contexto de negocio.................................................................................5
1. Identificación y priorización de los problemas y oportunidades. Baseline..............5
2. Negociación del Alcance de la Línea Base..............................................................6
3. Evaluar y priorizar los proyectos de la línea base....................................................6
5. Comunicar el Plan del Proyecto...............................................................................8
FASE DE ANÁLISIS.................................................................................................................9
2. Análisis del problema......................................................................................................9
Modelo de negocio..............................................................................................................9
Diagrama de flujo de datos del contexto.............................................................................9
Diagrama de flujos de proceso..........................................................................................10
Diagrama de flujo de datos nivel 1...................................................................................11
Diagrama de flujo de datos nivel 2...................................................................................12
Análisis de requerimientos de información..........................................................................13
Clasificación de los requerimientos según su importancia...............................................14
Diagrama de los Casos de uso..................................................................................................14
BIBLIOGRAFÍA......................................................................................................................15
 Introducción

En la actualidad las organizaciones enfocan gran parte de sus acciones en gestionar de

manera eficiente su información y sus procesos por medio de flujos de trabajo, y es por medio
de los sistemas de información que esto se hace posible, pues en medio de todas sus
características es posible almacenar y representar la información de tal manera que esta se
encuentre disponible en el momento en que sea requerida, garantizando así que sea confiable
y segura.
La implementación de un sistema de información es un tema que requiere de muchos
pasos y procesos, puesto que es importante parametrizar de manera correcta para poder suplir
las necesidades de los usuarios, por eso en este caso se realizara el ejercicio práctico en la
implementación de un SI para la Secretaría de tránsito y transporte, desarrollando las fases de
implementación.

FASE DE ESTUDIO PRELIMINAR

1. Definición del alcance del SI e identificación del problema. (Business Content

Planner)

El alcance de este proyecto se centra en la necesidad que tiene la secretaria de tránsito y

transporte de controlar el ingreso y salida de personas a sus instalaciones, ya sea personal o

visitantes. Este proyecto es creado enfocándonos en la problemática que presenta actualmente

la entidad al omitir registros del ingreso de personal a sus labores cotidianas o por las visitas

que se reciben por ser una entidad pública que presta servicios, pues a pesar de contar con un

sistema biométrico que se ubica a la entrada de las instalaciones, su base de datos se alimenta

previamente al ingreso desde el área de vigilancia, es necesario implementar ciertas

funcionalidades como dejar el registro de ingreso y salida de funcionarios y contratistas con el

fin de establecer el cumplimiento de horario de acuerdo con lo establecido en el Código

 Sustantivo de Trabajo y por otra parte dejar un registro de los trámites realizados en la oficina

y el funcionario que los atendió.

2. Planeación del contexto de negocio.

1. Identificación y priorización de los problemas y oportunidades.

Baseline

BENEFICIOS
PROBLEMA URGENCIA VISIBILIDAD PRIORIDAD SOLUCIÓN
ANUALES
Al ingreso o salida,
en ocasiones, la
huella no queda
registrada en el
Corregir de
sistema, a pesar de Corto Plazo Alta $500'000.000 1
inmediato
ser funcionarios o
contratistas que se
han registrado
previamente
Generar reportes
para el área de
Realizar
talento humano que
mejora a la
permita conocer las 2 semanas Alta $100'000.000 2
generación
fechas y horas de
de reportes
ingreso y salida por
funcionario
Implementar una
pantalla que permita
a los usuarios
conocer el número
Desarrollo
de personas que 3 meses Mediana $55'000.000 3
nuevo
están delante de
ellos y el tiempo de
espera para que su
trámite sea atendido
 2. Negociación del Alcance de la Línea Base

 Los datos captados para generar los informes que requiere el área de talento humano

deben ser los siguientes:

Nombre
Número de Identificación
Fecha y hora de ingreso
Fecha y hora de salida
Tipo de ingreso (funcionario, contratista
o visitante)
Destino al interior de la entidad (solo
aplica si es visitante)

El área de talento humano, debe tener la posibilidad de generar los informes filtrando desde

cualquier metadato de los mencionados anteriormente.

 El sistema debe parametrizarse por tipo de trámite, es decir cada tramite debe tener un

tiempo establecido que permita ser multiplicado por la cantidad de personas que se

registraron para tal tramite y de esta manera se le informe a los visitantes en pantalla

cuanto es el tiempo de espera para ser atendidos.

3. Evaluar y priorizar los proyectos de la línea base

Al interior de la Secretaría de tránsito y transporte Alcaldía Municipal, tras varias reuniones

entre el Señor Alcalde, el asesor, la Secretaria de Tránsito, el jefe de Recursos Humanos, los

jefes de las áreas de la Secretaria de tránsito, el jefe área jurídica, el analista de sistemas, el

Jefe de Vigilancia se evalúan las problemáticas que se solucionarían con la implementación

del SI, las cuales priorizaron de la siguiente manera:

 1. Los errores en la verificación y almacenamiento de huellas debe ser el primero en ser

corregido, puesto que este permitirá ejecutar los siguientes proyectos que se planean

implementar. De ser necesario los contratistas proveedores de los lectores biométricos

deben proveer nuevos equipos que lean de manera correcta la huella, para que no se

genere duplicidad.

2. Es necesario que los ingresos y salidas diarios queden registrados al momento de

ubicar la huella sobre los lectores biométricos, ya que estos permiten controlar el

ingreso y salida al interior de las instalaciones

3. El sistema debe estar en la capacidad de enviar información a las pantallas ubicadas en

las salas de espera, realizando un cruce de personas registradas en sala vs el tiempo

establecido por cada tramite

4. La generación de reportes de funcionarios y contratistas solo podrá ser realizada desde

el área de talento humano, puesto que es información que debe ser tratada de forma

confidencial.

4. Desarrollar el cronograma y presupuesto para la línea base

ACTIVIDAD PRESUPUESTO RESPONSABLES CRONOGRAMA

Corrección de errores de $0 (no se invierte Proveedor del sistema 1 de agosto al 30 de
almacenamiento del lector presupuesto, Analista de sistemas agosto de 2021
biométrico y revisión de equipos puesto que el
biométricos al ingreso y salidas. contratista debe
garantizar el
Revisar en tiempo real la ejecución funcionamiento
de la actividad de los equipos)
Generar reportes por funcionario, $50'000.000 Proveedor del sistema 1 de septiembre al 30
en el que se indique hora y fecha Analista de sistemas de septiembre de 2021
de entrada y salida
Realizar la compra de una pantalla $100.000.000 Jefe de compras 1 de octubre al 30 de
que permita conocer el nuero de Analista de sistemas octubre de 2021
personas en sala y el tiempo de
espera para su trámite.

Parametrizar la pantalla con el SI

para que su entorno sea amigable

Instalar la pantalla en sala de

espera

5. Comunicar el Plan del Proyecto

 FASE DE ANÁLISIS

2. Análisis del problema

Modelo de negocio

La Secretaria de transito al ser una entidad donde los usuarios acuden diariamente con alta

demanda, busca recolectar información que permita llevar un control detallado de la cantidad

de personas al interior de las instalaciones, ya sean visitantes, funcionarios o contratistas. En

el caso de los visitantes se busca llevar un control de tiempo de espera para conocer cuánto se

tarda un usuario en ser atendido y en solucionar su trámite.

Diagrama de flujo de datos del contexto

Diagrama de flujos de proceso
Diagrama de flujo de datos nivel 1
Diagrama de flujo de datos nivel 2
Análisis de requerimientos de información

Requisitos Funcionales

OBJETIVOS ENTRADAS PROCESOS SALIDAS REPOSITORIOS

Almacenamiento Lecturas Registrar los Registro de Bases de datos de
correcto del registro Biométricas datos de ingresos personas personas
Biométrico y salidas
Generar reportes por Lecturas Registrar los Reportes en Bases de datos de
funcionario de ingreso Biométricas datos de ingresos informe ingresos y salidas de
y salida de la entidad y salidas funcionarios

Informe de tiempo de Lecturas Registrar los Reportes en Bases de datos de

espera en atención y Biométricas datos de ingresos pantalla ingresos y salidas de
personas en sala y salidas visitantes
Tiempo de Tomar tiempos
atención por de atención por
tramite trámite para
cruzar vs número
de personas en
sala

Requisitos no funcionales

 Sistema interoperable

 Sistema amigable con la interacción

 Clasificación de los requerimientos según su importancia

REQUERIMIENTOS PRIORIDAD IMPORTANCIA

Registro de personas que 1 Obligatorio
ingresan con biométrico
Generar reportes de ingreso y 2 Obligatorio
salida con hora y fecha por
funcionario
Informar la cantidad de personas 3 Deseable
al interior de la entidad y tiempo
de espera para su trámite.

Diagrama de los Casos de uso

 BIBLIOGRAFÍA

Aplicación del análisis del sistema de información desde el desarrollo de la

información empresarial. Unidad 4. Consultado en
https://cidba.uniquindio.edu.co/pluginfile.php/175482/mod_resource/content/3/Unidad-4-
Aplicaci%C3%B3n%20del%20An%C3%A1lisis%20del%20Sistema%20de%20Informaci
%C3%B3n.pdf

Gestión de datos y arquitectura http://www.laccei.org/LACCEI2013-

Cancun/RefereedPapers/RP032.pdf
Programa Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y
Archivística

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