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UNIDAD 4

Programa Ciencia de la Información y la Documentación,


Bibliotecología y Archivística
APLICACIÓN DEL ANÁLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DESDE EL
DESARROLLO DE LA INFORMACIÓN EMPRESARIAL

LEIDY YULIANA GALEANO DAZA


IDALY HENAO MIJERA
FRAN MAURICIO ORTIZ ACEVEDO

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO


FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ANALISIS Y DISEÑOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
CALI 2020

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Introducción

La aplicación del Análisis del Sistema de Información al Desarrollo de la


Información Empresarial, permite desarrollar una visión detallada de la estrategia del
negocio, permitiendo identificar uno a uno los elementos que se deben tener en cuenta para
desarrollar un plan de acción en la organización, teniendo claridad en las necesidades del
usuario y sus factores externos.

Dado lo anterior, en el siguiente caso de estudio y teniendo en cuenta las


necesidades de la gobernación se realiza primero una fase de análisis preliminar y segundo
una fase de análisis de sistemas de información para cumplir con un ingreso a la
gobernación, ágil y seguro empleando programas, hardware, personas, base de datos,
documentación y métodos para dicho sistema cumpla con la función principal para la cual
fue creado.

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Fase Del Estudio Preliminar

Identificación y priorización de los problemas y oportunidades. Baseline


Gobernación del departamento

Urgenci
Problema/Oportunidad Prioridad Solución
a

Fallas en el lector de huellas, no Realizar revisión y


reconoce algunas huellas Alta 1 mantenimiento del lector
registradas. de huella.
El sistema no está registrando Revisión del
la información completa lo que funcionamiento del
Alta 1
implica una pérdida de sistema donde se registra
información en el registro. la información.
Se plantea la oportunidad de
implementar un tablero a la
entrada del edificio que indique
la cantidad de usuarios que hay Medio 2 Nuevo desarrollo
en cada secretaria para que los
visitantes puedan estimar el
tiempo para su atención.
Existe un modelo que es
eficiente, pero se necesita Actualización y
remodelar algunas funciones Medio 2 modificación del
para generar informes desarrollo existente.
confiables.
Se plantea implementar 2 Alta 1 Agilizar el ingreso de
validadores de huella que funcionarios o contratistas
permitan el ingreso de los que ya deberían estar
funcionarios y contratistas o el registrados.

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registro de los visitantes.

Los funcionarios o contratistas Esto permite generar


pueden realizar el acceso y informes confiables que
salida a través de la huella digital Alta 1 identifiquen de forma clara
o el código de barra de su los horarios de entrada y
documento de identidad. salida de los funcionarios.
Se prevén gastos adicionales por Plan de mantenimiento
concepto de mantenimiento y Mediana 2 segmentado, para no
adecuaciones. causar impacto negativo.
De acuerdo al análisis y a
Se proyecta un análisis del las causas de la demora en
tiempo de atención al usuario, la atención al usuario, se
para identificar cuáles son las Media 2 decide implementar
secretarias que más se demoran capacitaciones al personal
en atenderlos y el porque. para agilizar la atención en
estas secretarias.

Negociación Del Alcance De Línea Base

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1. Enunciado Alcance del Proyecto

Los problemas y oportunidades se analizan con base a la urgencia y prioridad de


los mismos, lo cual permite tomar las mejores decisiones en cuanto al desarrollo del
plan de trabajo para la implementación de las soluciones previstas.

Declaración preliminar del alcance:


A continuación, se definen las actividades que se van a realizar, teniendo en cuenta
los problemas y oportunidades identificadas:

N° ACTIVIDADES (Descripción del alcance) ENTREGABLES

1 Revisión y mantenimiento del lector de huella: Se Lector de huellas


contactará al proveedor de este servicio para que funcionando con
identifique cual la falla del lector de huellas y normalidad.
proceda a solucionarlo.
2 Revisión del funcionamiento del sistema: Se Modulo de registro
contactará al proveedor de este servicio para que almacenando la información
identifique el problema y lo resuelva en el menor completa.
tiempo posible, esto solicitando garantía del servicio
3 Adecuaciones físicas en la entrada a la Modulo para el auto registro
gobernación: Definir un espacio en la entrada de la e indicaciones amigables de
Gobernación en donde los usuarios se puedan cómo hacerlo.
registrar de manera fácil y organizada, teniendo en
cuenta que siempre debe estar visible las
indicaciones de cómo hacerlo.

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4 Revisión del sistema anterior: En base a la Informe de modificaciones y
necesidad que surge de desarrollar un sistema nuevo, cotización del servicio.
se solicita al proveedor de servicios que realice un
análisis del sistema anterior y nos cotice la
modificación o adecuación necesaria del software,
esto para poder comparar el costo del software nuevo
contra el costo del software anterior.

Evaluar Y Priorizar Los Proyectos De La Línea De Base


En el proyecto de la gobernación se identificó los problemas y oportunidades que se
están presentando actualmente con el ingreso de funcionarios y usuarios, a partir de esto,
nacen diferentes actividades que pueden brindar una solución y se clasificaron dentro de
dos elementos: Urgencia y prioridad.

Realizando la evaluación, se determinó que las actividades contempladas en el


proyecto son factibles de realizarse debido a que la gobernación cuenta actualmente con
recursos financieros por un valor de $ 150.000.000 y un talento humano capacitado.

Cronograma Y Presupuesto Para La Línea Base

Actividad Duración Inicio Final Costo Observaciones

Revisión y El precio se fija en


1 día por
mantenimiento 05 base al mantenimiento
lector de 06 enero $ 4.000.000
del lector de enero y al cambio de un
huella
huella: lector de huella.
Revisión del
07 Identificación y
funcionamiento 2 meses 07 marzo $25.000.000
enero corrección de fallas.
del sistema
Adecuaciones 6 meses 08 05 abril 10.000.000 Adecuación del
físicas en la marzo espacio solicitado para

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la implementación del
entrada a la
modulo de auto
gobernación
registro.
Análisis de
Revisión del
2 meses 06 abril 06 junio 5.000.000 funcionamiento del
sistema anterior
software anterior

Comunicar El Plan De Proyecto


Para comunicar el proyecto a todas las personas al interior de la Gobernación, así como a
los usuarios directamente involucrados y el equipo del proyecto, se planea realizar una
socialización para dar a conocer el nuevo módulo con su respectivo instructivo y se
realizará una jornada de socialización a los usuarios durante una semana donde se apoyará
en el registro al sistema.

Diagrama de contexto

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Diagrama nivel I

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Diagrama nivel II

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Conclusiones

Los sistemas de información agilizan los procesos de toma de elecciones de la


organización donde se está instalando, sin embargo, necesita de una inversión de capital por
parte de éstas, además de un diseño cuidadoso como parte previa a la implantación y
capacitación de todos los usuarios. Los sistemas de información jamás dejan de
actualizarse, debido a que las organizaciones permanecen en constante cambio y por esa
razón nace novedosas necesidades.

Cuando una compañía instala un sistema de información gerencial no quiere decir


que los inconvenientes hayan culminado, se le otorga a los gerentes o delegados de la
compañía, información adecuada y rigurosa para la toma de decisiones; pero el triunfo o el
fracaso no es dependiente de si tiene o no un sistema, es dependiente de las elecciones que
tome el delegado de la organización con la información que dichos u otros medios le
posibiliten.

Con la actual evolución de datos usado en la Dirección de Interacción de Trabajo


nace la necesidad de implantar un sistema de información gerencial en esta, que facilite el
desempeño de los procesos para que sea más eficiente esa información y nos oriente hacia
el futuro con toma de elecciones acertadas y oportunas. El sistema estaría estructurado para
almacenar, ordenar, procesar y producir resultados constituyéndose en herramientas sólidas
y consistentes de elección.

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Referencias Bibliográficas

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Archivística

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