PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

SECUNDARIAS AG-P-01
XX-10-2023 V-1

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la realización de las transferencias documentales

secundarias del Archivo Central del Ministerio de Minas y Energía al Archivo General de la
Nación.

2. ALCANCE

Inicia con la identificación de las series documentales que han cumplido los tiempos de
retención y que tienen como disposición final la selección y conservación total, de acuerdo
con las tablas de retención documental y/o Tablas de Valoración documental, continua
con revisión de los inventarios, la elaboración del plan de transferencia secundaria, la
preparación de los expedientes para su traslado y finaliza con el traslado y recepción de la
documentación por parte del Archivo General de la Nación.

3. DEFINICIONES

 Archivo Histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo
de gestión, la documentación que, por decisión del correspondiente Comité de
Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar
documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o
expropiación

 Ciclo vital de los documentos: Etapas sucesivas por las que atraviesan
los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición
final.
 Conservación total: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor
permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su
contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y
políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y
trascendencia. Asimismo, son Patrimonio documental de la sociedad que los
produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.
 Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una
entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones
 Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o
autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del
Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades
científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.
 Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en
cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de
retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total,
eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción Página 1 dedebe
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garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información.

 Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que
describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental
 Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor
histórico o cultural y que hacen parte del patrimonio cultural de una persona o
entidad, una comunidad, una región o de un país. También se refiere a los bienes
documentales de naturaleza archivística declarados como Bienes de Interés
Cultural (BIC).
 Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el
archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de
retención documental.
 Selección documental: Proceso mediante el cual se decide la disposición final
de los documentos de acuerdo con lo establecido en la tabla de retención
documental y se determina con base en una muestra estadística aquellos
documentos de carácter representativo para su conservación permanente.
Tabla de Valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a
los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como
una disposición final.
 Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión
al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de
valoración documental vigentes.
 Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores
primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

4. NORMATIVIDAD

NORMA DESCRIPCIÓN ARTICULO

Ley 594 de 2000 Por medio del cual se dicta la Ley General de Título V. Gestión de
Archivos y se dictan otras disposiciones. Documentos.
Ley 1105 de 2006 Por medio de la cual se modifica el Decreto- Artículo 6º Parágrafo 2 Artículo
ley 254 de 2000, sobre procedimiento de 25° Parágrafo 1
liquidación de entidades públicas de la Rama
Ejecutiva del Orden Nacional y se dictan otras
disposiciones.

NORMA DESCRIPCIÓN ARTICULO

Decreto 1080 de Por medio del cual se expide el Decreto Único Artículos 2.8.2.11.1. a
2015 Reglamentario del Sector Cultura 2.8.2.12.3. Artículos 2.8.7.1.1.a
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NORMA DESCRIPCIÓN ARTICULO

2.8.7.5.3.
Acuerdo 038 de Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Todos
2002 Ley General de Archivos 594 de 2000. Sobre
entrega y recibo de los documentos y archivos
Acuerdo 042 de Por el cual se establecen los criterios para la Todos
2002 organización de los archivos de gestión en las
entidades públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas, se regula el Inventario
Único Documental y se desarrollan los
artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de
Archivos 594 de 2000
Acuerdo 02 de Por medio del cual se establecen los criterios ARTICULO 11° ARTICULO
2014 básicos para creación, conformación, 24°
organización, control y consulta de los
expedientes de archivo y se dictan otras
disposiciones
Acuerdo 04 de Por el cual se reglamenta el procedimiento Artículo 21°
2019 para la elaboración, aprobación, evaluación y
convalidación, implementación, publicación e
inscripción en el Registro único de Series
Documentales – RUSD de las Tablas de
Retención Documental – TRD y Tablas de
Valoración Documental – TVD”
Acuerdo 006 de “Por medio del cual se desarrollan los Todos
2014 artículos 46, 47 y 48 del Título XI
“Conservación de Documentos” de la Ley 594
de 2000”.
Circular 03 de 2001 Transferencia de la documentación histórica N/A
de los archivos de los Organismos del Orden
Nacional al AGN”.
Circular 03 de 2011 Obligación de Transferir los Archivos N/A
Generales los Documentos de valor
Secundario”.

5. CONDICIONES GENERALES

El proceso de transferencia secundaria requiere que la Entidad haya realizado previamente los
siguientes procedimientos archivísticos:

➢ Contar con los Cuadros de Clasificación Documental actualizados y aprobados.

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➢ Haber realizado el proceso de valoración documental, y, como producto de lo anterior,

contar con una Tabla de Retención Documental (TRD) donde se especifique la
disposición de cada una de las series documentales y su tiempo de retención. Este
instrumento, debe estar actualizado y aprobado.
➢ Los expedientes deben estar cerrados y cumplir con los tiempos de retención
establecidos.

6. DESARROLLO

Este procedimiento establece la gestión y trámite para la realización de las transferencias documentales
secundarias del Archivo Central del Ministerio de Minas y Energía al Archivo General de la nación, de
acuerdo con lo señalado en la normatividad establecida para la gestión de archivos institucionales.

FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE

1. Realizar la verificación de las series Coordinador (a) del Grupo

INICIO
IDENTIFICAR LAS SERIES O
SUBSERIES DOCUMENTALES
o subseries en los inventarios de Relacionamiento con el
documentales que han cumplido los Ciudadano y Gestión de
tiempos de retención y que son la Información
objeto de conservación total (CT) o
selección (S), según lo establecido
en las Tablas de Retención
Documental y/o Tablas de
Valoración Documental

Grupo de
2. En el caso de las series y/o Relacionamiento con el
subseries cuya disposición final Ciudadano y Gestión de la
Las series tienen
como SI sea Selección - S, se realizará el Información
disposición final 2 acompañamiento del historiador,
la selección
para la identificación de la
documentación de acuerdo con las
características establecidas en los
NO instrumentos archivísticos.

Una vez seleccionada la

documentación puede proceder a la
siguiente actividad

Si la documentación es conservación
tota, continua a la siguiente actividad.
3. Elaborar el inventario de las unidades Coordinador (a) del Grupo
A A de conservación objeto de de Relacionamiento con el
transferencia, atendiendo a la Ciudadano y Gestión de
estructura jerárquica de: Unidad la Información
Administrativa, Oficina productora,
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ELABORAR EL INVENTARIO serie, subserie; asunto, y por cada
DOCUMENTAL periodo institucional, para el caso de
las unidades de conservación objeto
de transferencias por TVD.
4. Organizar los expedientes objeto de Coordinador (a) del Grupo
transferencia de acuerdo el tipo de de Relacionamiento con el
disposición final definido en el Ciudadano y Gestión de
instrumento archivístico. la Información

Una vez identificados los expedientes, de

organizaran teniendo en cuenta los criterios
de organización archivística y la aplicación
de los siguientes procesos técnicos y
archivísticos:

ORGANIZAR LOS  Organización Documental.

EXPEDIENTES OBJETO DE (Clasificación, conformación de
TRANSFERENCIA series y subseries y tipos
documentales).
 Control de calidad al proceso de
clasificación
 Ordenación. (Conformación y
apertura de expedientes, depuración
foliación).
 Control de calidad al proceso de
ordenación
 Descripción. (Diligenciar el formato
de Inventario documental FUID
instrumento de recuperación de
información según el Acuerdo 038 de
2002 y Acuerdo 042 del 31 de
octubre de 2002
 Control de calidad al inventario
documental
5. Realizar actividades de Coordinador (a) del Grupo
digitalización conforme a lo de Relacionamiento con el
DIGITALIZACIÓN DE definido en las TRD y TVD. Para Ciudadano y Gestión de
EXPEDIENTES
esto, es necesario tener en cuenta los la Información
lineamientos dados por el Archivo
General de la Nación en el
documento requisitos mínimos de
digitalización.

B
6. Realiza el diligenciamiento del Grupo
B Formato de Inventario ISAD-G, de Relacionamiento con el
describiendo los datos relevantes Ciudadano y Gestión de
de la documentación o la Información
expedientes a trasferir, la cual
DILIGENCIAR INVENTARIO Página 5 de 13
ISAD-G
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debe seguir los lineamientos de

la Norma Internacional para la
Descripción Archivística
(ISADG).

7. Organizar los expedientes físicos Coordinador (a) del Grupo

a transferir en las unidades de de Relacionamiento con el
almacenamiento de acuerdo al Ciudadano y Gestión de
REALIZAR EL RE- la Información
ALMACENAMIENTO Y documento “Especificaciones
ROTULACIÓN DE LOS para Cajas y Carpetas” de
EXPEDIENTES FÍSICOS Archivo del Archivo General de
la Nación

8. Elaborar el plan de transferencia Grupo de

secundaria en donde se Relacionamiento con el
especifique: Ciudadano y Gestión de la
Información
 Nombre del fondo documental
 Unidad Administrativa
ELABORAR EL PLAN DE
TRANSFERENCIA SECUNDARIA  Oficina productora
AL ARCHIVO GENERAL DE LA  Instrumento archivístico que definió
NACIÓN. la disposición final de los
documentos de conservación total
(TRD/TVD)
 Periodo según la historia
institucional (aplica para
transferencias por TVD)
 Series, Subseries o asuntos, para
TVD
 Fechas extremas
 Volumen documental, soportes
documentales o peso (en caso de
transferir imágenes digitales)
 Sistemas de ordenación
 Técnica reprográfica, según se haya
indicado en la TRD o TVD
(Digitalización o microfilmación)
 Cronograma de transferencias
C documentales

9. Presentar la propuesta en los Grupo de

C formatos o herramientas Relacionamiento con el
señalados por el AGN Ciudadano y Gestión de la
Información
PRESENTAR PLAN DE
TRANSFERENCIA
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Grupo de
Relacionamiento con el
¿El Plan de
10. Una vez presentado el Plan de Ciudadano y Gestión de la
transferencia NO
cumple con lo 8 transferencias, el AGN dará el Información
solicitado
por el AGN
visto bueno del documento.

Si el documento es aprobado continua al

paso siguiente
SI

11. Firmar del plan de transferencias Archivo General de la

documentales secundarias, Nación
VALIDACIÒN Y FIRMA considerando acuerdos especiales
para la recepción y entrega de los
archivos objeto de transferencia.

12. Solicitar la visita técnica del Grupo de

Archivo General de la Nación Relacionamiento con el
quien establecerá los requisitos de Ciudadano y Gestión de la
SOLICITAR VISITA TÉCNICA
la transferencia documental Información
DEL ARCHIVO GENERAL DE
LA NACIÓN secundaria, con fundamento en lo
observado en las Tablas de
Retención Documental —TRD—
o Tablas de Valoración
Documental —TVD—, el
inventario documental, los
documentos objeto de
transferencia y la normativa legal
y técnica vigente

13. Una vez realizada la visita técnica Archivo General de la

APROBACIÓN DE por parte del Archivo General de Nación
TRANSFERENCIA SECUNDARIA
la Nación y aprobada la
transferencia y aprobado el Plan
D de Transferencias se organiza el
trasladado de los expedientes y/o
archivos físicos de acuerdo con el
protocolo establecido por el
Archivo General de la Nación
para dicha documentación.
14. Organizar el trasladado de los Grupo de
expedientes y/o archivos físicos Relacionamiento con el
TRASLADO DE EXPEDIENTES Ciudadano y Gestión de la
de acuerdo con el protocolo
establecido por el Archivo Información
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General de la Nación para dicha Archivo General de la

documentación. Nación

15. Realizar la entrega al Archivo Grupo de

General de la Nación de los Relacionamiento con el
documentos y las imágenes objeto Ciudadano y Gestión de la
de transferencia de acuerdo con el Información
ENTREGAR AL ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN Formato Único de Inventario
LOS DOCUMENTOS DE
TRANSFERENCIA
16. Elaborar el acta de transferencia Grupo de
secundaria, se firma por las dos Relacionamiento con el
partes y adjunta el formato de Ciudadano y Gestión de la
inventario documental. Información

Archivo General de la
Nación
SUSCRIBIR EL ACTA DE
TRANSFERENCIA SECUNDARIA

FIN

7. REGISTROS

Documentos SGC Código

CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL GD-C-01
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL AG-F-02
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GD-F-01
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL GD-F-09
PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN Y GD-P-03
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PROCEDIMIENTO ATENCION AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - AGN POR GD-P-06

VISITA DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA O CONTROL
PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN GDP-09
DOCUMENTAL
MANUAL SISTEMA INTREGADO DE CONSERVACION – SIC GD-M-02
MANUAL DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES DE ENTIDADES GD-M-03
LIQUIDADAS
INSTRUCTIVO - PROTOCOLO DE INGRESO Y PERMANENCIA EN ARCHIVO GD-I-01
CENTRAL PARA PROYECTOS DE ORGANIZACIÓN

8. ANEXOS
N/A

9. Documentos técnicos

Archivo General de la Nación. (31 de octubre de 2006). ACUERDO 027 DE 2006.

https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-27-de-2006/

Archivo General de la Nación - AGN. (2021). Guía de lineamientos técnicos para trasnferencias
documentales secundarias. Bogotá: AGN. Obtenido de
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/
Publicacionees/GUIA%20DE%20LINEAMIENTOS%20TECNICOS%20PARA
%20TRANSFERENCIAS%20DOCUMENTALES%20SECUNDARIAS.pdf

División de Clasificación y Descripción AGN. Cartilla Ordenación Documental – Archivo General de la

Nación. 2003. Disponible en:
https://www.archivogeneral.gov.co/caja_de_herramientas/docs/5.%20organizacion/
DOCUMENTOS%20 TECNICOS/CARTILLA%20DE%20ORDENACION%20DOCUMENTAL.
pdf )

Archivo General de la Nación. Instructivo Especificaciones de Cajas y Carpetas de Archivo. Laboratorio

de Restauración, Grupo de Conservación y Restauración. Bogotá. Versiones 2000- 2009.

ELABORÓ APROBÓ REVISÓ Y APROBÓ SIG

Nombre: Nombre: Nombre:

Cargo: Cargo: Cargo:

Dependencia: Dependencia: Dependencia:

Grupo: Grupo: Grupo:

Fecha: Fecha: Fecha:

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