CASO PRACTICO NUMERO 2

COMPRAS (ABASTECIMIENTOS)

PLANEAMIENTO:

Usted como Auditor operacional va a llevar a cabo la revisión de la función de compras de la empresa
“Industria X S.A.” cuyas características ya señaladas indican que se dedican a la manufactura de
productos farmacéuticos y que la materia prima se adquiere en un 60 % en el país y el resto es
importado de Inglaterra, Alemania y Estados Unidos.

La función de compras Implica en esta empresa:

Atención de las requisiciones provenientes de producción.

Programación de compras.

Selección de los mejores proveedores y negociación de los mejores precios.

Expedición de órdenes de compra.

Supervisión de la recepción del material pedido conforme a las disposiciones contratadas.

Actualización continua del directorio de proveedores.

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En el desarrollo de su revisión usted observo; fundamentalmente los siguientes aspectos de interés:

El 80 % de las requisiciones que llegan son urgentes.

Existe una continua queja del Gerente de producción por falta de abastecimientos que continuamente
interrumpe la producción. El Gerente de Compras señala que la culpa es de producción porque no le
informan oportunamente sus requerimientos a causa de no tener programada la producción.

En el examen del procedimiento de compras que se realizó haciendo pruebas selectivas de las compras
hechas en todo el año, se observaron las siguientes fallas generales:

COMPRAS LOCALES

Compras en que no se hicieron cotizaciones por urgencia. 80

Compras en que se seleccionó a un proveedor que no era el 20 más barato por razones de urgencia.
Compras en que no se cotizó a más de dos proveedores por 30 desconocerse su existencia.
Comprando adecuadamente. 70
Total examinado 200

En las importaciones no se observaron deficiencias.

 Desarrollo del problema
Se pide:

1. Definir los problemas.

“Existe una continua queja del Gerente de producción por falta de abastecimientos que
continuamente interrumpe la producción. El Gerente de Compras señala que la culpa
es de producción porque no le informan oportunamente sus requerimientos a causa de
no tener programada la producción.”

2. Señalar el defecto que tiene la operación.

“El defecto que tiene es que el departamento de producción no tiene un control de la
programación de la producción que necesita y el departamento de compra es muy
pequeño para hacerle frente a los requerimientos que solicita el departamento de
producción en urgencia.”

3. Indique que investigaciones adicionales haría.

“Realizar una analítica de las compras realizadas durante el año para determinar
cuáles son los días y los meses en que el departamento de producción solicita una
gran cantidad de materia con urgencia al departamento de compra con urgencia.”

“Ampliar nuestras pruebas de detalle, enfocándonos en la población de las compras

realizadas localmente ya que es donde se centra el problema y tener un mayor
porcentaje de evidencia del problema”

4. Señale las posibles recomendaciones.

a. Recomendamos que se realizar un informe mensual y diaria de los productos que el

departamento de producción va a solicitar al departamento de compras.

b. El Departamento de producción debe de presentar los requerimientos una semana

anticipada para que el departamento de compras pueda gestionar los
requerimientos solicitados correctamente.

c. Contratar mas personal para el área de compras para hacerle frente a la demanda
del departamento de producción y realizar el proceso de compra correctamente.