I.

POLITICAS DE GASTOS DE VIAJE

PLANEACIÓN DEL VIAJE

 El personal del área comercial deberá diligenciar el formato denominado Programador de

Visitas, el cual le permitirá realizar un presupuesto semanal para tal fin. El programa deberá
estar autorizado por el líder del proceso y la Dirección Comercial.

 El personal Técnico ejecutará los viajes según la programación registrada en el sistema CRM. La
programación estará avalada por el Director de Servicio de la sede correspondiente.

 El personal administrativo deberá elaborar un cronograma indicando las fechas y sedes a visitar,
justificando el motivo del desplazamiento, con autorización expresa del Jefe Inmediato.

SOLICITUD DEL ANTICIPO

 Se debe presentar al jefe directo el Formato de Solicitud de Tiquetes y Anticipo debidamente

diligenciado y firmado, para la respectiva autorización. La solicitud se debe realizar como
mínimo tres (3) días hábiles antes de la fecha del viaje.

 Para el personal Técnico la solicitud de anticipo se realizará mediante el CRM, donde se debe
especificar el lugar, las fechas y los gastos de viaje necesarios para la ejecución del servicio, los
cuales no deben superar el valor de la cotización aprobada por el cliente interno o externo.

 De requerirse tiquetes para la ejecución del viaje, se deberá entregar una copia del formato al
administrador de cada sede, quien canalizará la solicitud de tiquetes del personal comercial y
administrativo con la persona encargada en la sede Calle 80 en Bogotá. Para el personal de
servicio, será el contabilista de dicho departamento quien remita copia del formato
directamente a la persona encargada en la sede calle 80 en Bogotá, con copia al Administrador.
 Toda solicitud de tiquetes deberá estar soportada con el FORMATO DE SOLICITUD DE TIQUETES
Y ANTICIPO.

 No se aceptan préstamos de los empleados para ejecución de viajes. Para todos los viajes deberá
solicitarse dinero por anticipado.

 Para solicitudes que involucren extensión de viajes, es necesario diligenciar el formato de

solicitud indicando el motivo del imprevisto. Para casos como este, y teniendo en cuenta que el
empleado ya tiene un anticipo a su nombre, el funcionario deberá enviar los soportes de lo
gastado hasta la fecha de forma digital, o por correo postal confirmando el número de guía
correspondiente.

APROBACIÓN Y ENTREGA DEL ANTICIPO

 Se procede a gestionar la solicitud del anticipo únicamente a aquellos empleados que no posean
a su nombre anticipos pendientes por legalizar a la fecha de la solicitud.

 El anticipo deberá ser enviado de forma anticipada a la fecha del viaje al departamento de
Auditoría, con el soporte del formato de solicitud de Gastos de viaje debidamente diligenciado
y firmado.

 El horario de recepción de órdenes de pago es de lunes a viernes de 7:45 a.m. a 09:00 a.m.,
Toda solicitud enviada posterior al horario establecido será tramitada hasta el día siguiente.
Para el Departamento de Servicio por motivo de atención de solicitudes urgentes e imprevistas.

LEGALIZACIÓN DE ANTICIPO

 El anticipo deberá quedar legalizado a más tardar pasados tres (3) días de la terminación del
viaje. De no realizarse la legalización a tiempo, se dará por cumplido lo establecido en la cláusula
del formato de solicitud.
 Para legalizar el anticipo se deberá diligenciar y firmar el Formato de Legalización de Anticipo y
anexar los soportes respectivos. El formato deberá estar autorizado por el jefe inmediato de
quien está formalizando el documento, y cada soporte verificado con una marca catalogada
como visto bueno. Se debe indicar la fecha de salida y llegada del viaje, especificar la placa del
vehículo y el cilindraje del mismo.

 No se aceptan documentos ni con tachones ni con enmendaduras, incluido el formato de

Legalización. Éste último deberá estar diligenciado en su totalidad.

 En el motivo del viaje se solicita registrar claramente:

- La razón del viaje.
- La ciudad o municipio a donde se desplazó.
- Y para el personal técnico, adicional a lo anterior, el número de requerimiento y el tipo de
servicio que se atendió.

 La legalización será válida siempre y cuando se soporte de la siguiente manera:

El personal del área comercial deberá entregar un informe que contenga la información descrita
a continuación:
- Clientes realmente visitados: Nombre de Contacto, Celular, Ciudad.
- Negocios cerrados y cuantificados soportados con cotizaciones y/o pedidos de venta.
- Negocios proyectados con fecha probable de cierre y valorizados.
- Clientes prospectos visitados.
- Clientes programados y no visitados.
El personal técnico deberá soportar la visita con la Orden de Trabajo firmada por el cliente, y el
personal Administrativo deberá presentar un informe formalizando y justificando el viaje.

Tarifas de Gastos
 Alimentación: Se aprobará un monto diario de alimentación de $45.000 (Cuarenta Mil Pesos
M/cte.) distribuidos en $15.000 (Quince mil Pesos M/Cte.) por cada comida (Desayuno,
almuerzo y cena).
Se establece que el desayuno es válido para viajes que se inicien y ejecuten antes de las 8:00
a.m., y la cena no se aprobará para viajes que finalizan antes de las 6:00 p.m.
 El gasto de alimentación en viajes deberá soportarse mediante facturas que cumplan con los
requisitos de ley. Para el caso de zonas remotas se autorizan recibos que como mínimo
contengan los siguientes datos: Nombres y apellidos, número de cédula, dirección número
telefónico y/o celular y correo electrónico; de lo contrario deberá ser solicitado el RUT. Sin esta
información no se validará el gasto.

Para el Departamento de Soporte al Producto (personal técnico) el monto diario de

alimentación aprobado es de $45.000 (Cuarenta y Cinco Mil Pesos M/cte.), distribuidos en
$15.000 (Quince Mil Pesos M/cte.) por cada comida. Los Coordinadores de Servicio autorizarán
un monto adicional por $5.000 (Cinco Mil Pesos M/cte.), por concepto de hidratación para las
zonas donde las condiciones sean de alto desgaste para el personal técnico, dicho valor deberá
quedar planeado dentro de la solicitud de gastos técnicos.

 Hospedaje: Las facturas de hospedaje deben quedar registradas estrictamente a nombre de

Rodríguez y Londoño Nit: 890.923.691-1. El monto aprobado es de máximo $50.000 para el
personal técnico, $70.000 para el comercial, y 90.000 para el personal administrativo. En caso
de requerir un monto mayor, se deberá solicitar autorización al Jefe Inmediato.
Si el valor de la factura de hospedaje supera 4 uvt (para 2018 133.000), se debe realizar
retenciones correspondientes, si el pago del mismo se realiza en efectivo. Cualquier duda que
se presente debe ser aclarada con el área de contabilidad
Los consumos adicionales facturados junto con el hospedaje, no serán cancelados por la
compañía.

 Todos los peajes deberán reposar como soportes de la legalización, y las fechas deberán
coincidir con la el programador de visitas de los comerciales, la agenda del personal técnico en
el CRM y el cronograma de visitas del personal administrativo.

 Los gastos de Representación o atención a clientes deberán estar autorizados por el Líder de
Proceso o Director Comercial de la respectiva sede.

 Todo consumo de gasolina por concepto de gasto de viaje, deberá estar soportado con recibo
impreso por la estación de servicio, las fechas deberán coincidir con la programación de la visita
 en el caso de los comerciales, la agenda del personal técnico en el CRM, y el cronograma de
visitas del personal administrativo. Se establece como requisito indicar el kilometraje inicial y
kilometraje final en cada soporte para que sea válido.
Los vehículos propiedad de la compañía deberán tener la planilla de control de combustible, y
será el conductor asignado el encargado de diligenciar el documento cada vez que tenga a su
cargo el auto.

 Todo gasto por concepto de desplazamiento “Taxis y Buses” deberá relacionarse diligenciando
el formato de documento equivalente que la compañía estandarizó para tal fin.

 Para los casos en que aplique gasto por Alquiler de Vehículo y se valide con cuenta de cobro del
proveedor, ésta deberá soportarse obligatoriamente con el Registro Único Tributario (RUT).

 La compañía no cancelará gastos por concepto de penalidades en cambio de tiquete, a

excepción de aquellas justificadas por situaciones imprevistas debidamente avaladas por el Jefe
Inmediato.

 Los gastos generados por concepto de servicio de lavandería serán aprobados únicamente para
el personal técnico, bajo la excepción de que se encuentre Veintiún (21) días en trabajo de
campo; y máximo dos por mes.
Los recibos adicionales y casos excepcionales, deberán ser justificados y aprobados por el Líder
de Servicio.

 En el caso que se presente factura por exceso de equipaje (viaje aéreo), esta deberá ser
aprobada por el Líder del proceso o jefe inmediato.

 Toda compra de herramienta para el caso del personal técnico, deberá estar soportada
mediante factura o recibo, el cual se ingresará al sistema ERP (Advance) y se asignará al
funcionario quien efectuó la compra.

 En caso de requerirse la compra inmediata de un repuesto para cumplir con el servicio técnico,
éste deberá ser ingresado al sistema ERP (Advance) teniendo en poder la factura o recibo, y
asignarse a la bodega de la orden de trabajo respectiva.
SALDOS A FAVOR

Del Empleado
 Todo saldo a favor del empleado deberá estar avalado según corresponda:
- El comercial deberá solicitar autorización al Director Comercial o Líder del Proceso, el
Personal Técnico al Director de Servicio y el Personal Administrativo al Jefe inmediato.

 Una vez contabilizado el saldo a favor, los soportes deberán entregarse al departamento de
Auditoría quien avalará la devolución del dinero.

 El proceso de revisión se realizará durante los tres (3) días hábiles a partir de la fecha de entrega
del saldo a favor contabilizado.

 No se aceptan saldos a favor por montos mayores a $100.000 (Cien Mil Pesos M/Cte.).

De la Compañía
 En caso de no llevarse a cabo el viaje por temas o situaciones imprevistas, el dinero deberá ser
devuelto de forma inmediata a la compañía ya sea en efectivo, mediante consignación o
transferencia bancaria.

 Todo saldo a favor de la compañía deberá ser devuelto una vez finalizado el viaje, ya sea en
efectivo, mediante consignación o transferencia bancaria.