Matriz de Requisitos SGC

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
MATRIZ DE REQUISITOS Y EVIDENCIAS

Norma de Referencia: ISO 9001
Ítem de la CRITERIO DE EVALUACIÓN PROCESOS QUE DEBEN DEPENDENCIA

INDICADOR ESTÁNDAR EVIDENCIAS QUE SE VERIFICAN
Norma (Referencia Norma ISO 9001) CUMPLIR RESPONSABLE
Caracterizaciones
100% de procesos
Establecer los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad y su Procesos documentados e Diagramas de Flujo Todos los Procesos del Todas las dependencias
4.1 a) documentados e
aplicación a través de la institución implementados Registros de acuerdo al Procedimiento Sistema ESPE de la ESPE
implementados
Formatos establecidos
Establecimiento de interacciones en los procedimientos
Procesos relacionados y la 100% de la interacción (símbolo de procedimiento documentado) Todos los Procesos del Todas las dependencias
4.1 b) Establecer la secuencia e interacción de los procesos
interacción evidenciada determinada Establecimiento del SIPOC Sistema ESPE de la ESPE
Registros que evidencian la interacción
Actividades de control declaradas en los procedimientos

Determinar los criterios y los métodos necesarios para asegurarse de que tanto Criterios establecidos y 100% de criterios establecidos y Políticas de control declaradas en los procesos (de existir) Todos los Procesos del Todas las dependencias
4.1 c)
la operación como el control de los procesos sean eficaces aplicados aplicados Herramientas de ayuda para el control del cumplimiento de Sistema ESPE de la ESPE
los procesos
Procesos cuentan con los 100% de recursos disponibles

La institución debe asegurarse de la disponibilidad de recursos e información Accesos disponibles a la página del SGC Todos los Procesos del Todas las dependencias
4.1 d) recursos necesarios para su para la ejecución de los
necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de los procesos Conocimiento del manejo de la página del SGC Sistema ESPE de la ESPE
ejecución procesos
Procedimiento de auditoría (evaluación) de calidad

Registros sobre el cumplimiento del proceso de auditoría
(evaluación) de calidad (hallazgos, acciones implementadas)
Procedimiento de seguimiento, Procedimiento de gestión de indicadores
La institución debe determinar los procedimientos necesarios para realizar el Procedimiento totalmente Todos los Procesos del Todas las dependencias
4.1 e) medición y análisis de procesos Registros sobre el cumplimiento del proceso de gestión de
seguimiento, la medición cuando sea aplicable y el análisis de los procesos documentado y aplicado Sistema ESPE de la ESPE
documentado y aplicado indicadores (reportes, acciones implementadas)
Cualquier evidencia de acciones para realizar seguimiento y
análisis del comportamiento del proceso (herramientas de
control de actividades)
Procedimiento de mejora continua

Registros sobre el cumplimiento del proceso de mejora
Acciones de mejoramiento continua
Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y Acciones totalmente Todos los Procesos del Todas las dependencias
4.1 f) continuo planificados e Herramienta de Gestión para la mejora continua
la mejora continua de los procesos. planificadas y ejecutadas Sistema ESPE de la ESPE
implementados Verificación de registros que permitan evidenciar el
cumplimiento de objetivos o planes establecidos en los
procesos
Proceso Gestión de
Adquisiciones
Proceso Administración
En los casos en que la institución opte por contratar externamente cualquier Procedimiento o actividades para evaluar el servicio
del Servicio de
proceso que afecte a la conformidad del sistema de calidad, la institución debe Procesos contratados Procesos contratados entregado por el proveedor contratado Unidad de Logística
4.1 Transporte
asegurarse de controlar tales procesos. El tipo y grado de control a aplicar externamente identificados y externamente totalmente Matriz de evaluación de proveedores Transportes
párrafo Proceso Administración
sobre dichos procesos contratados externamente debe estar definido dentro controlados identificados y controlados Registros del control o de la evaluación del servicio Comedor Politécnico
del Servicio de
del sistema de gestión de la calidad contratado
Alimentación
Procedimiento de
Capacitación
Versión: 1.0
Fecha de elaboración: 02/12/11
Fecha de última revisión: 02/12/11 Página 1 de 12

La documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir:
a) declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de Política de calidad
la calidad, Objetivos de calidad Macroproceso
b) un manual de calidad Documentos generados Manual de Calidad Seguimiento y Mejora
Unidad de Desarrollo
4.2.1 c) los procedimientos documentados y los registros requeridos por esta Norma Documentos generados cumplen con los requisitos Proceso Administración documental de Procesos Subproceso
Institucional
Internacional, y exigidos Proceso de Evaluación del SAC Planificación Estratégica
d) los documentos, incluidos los registros que la organización determina que Proceso de Mejora Continua de la Calidad
son necesarios para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control Manual de Procesos
de sus procesos.
Establecer y mantener un manual de la calidad que incluya: el alcance del

Manual de Calidad establecido y aprobado
sistema de gestión de la calidad, incluyendo los detalles y la justificación de
Manual de calidad Manual de calidad totalmente Proceso de Administración documental de Procesos Macroproceso Unidad de Desarrollo
4.2.2 cualquier exclusión; los procedimientos documentados establecidos para el
documentado y difundido documentado y difundido Proceso de Evaluación del SAC Seguimiento y Mejora Institucional
sistema de gestión de la calidad, o referencia a los mismos, y una descripción
Proceso de Mejora Continua
de la interacción entre los procesos del sistema de gestión de la calidad.
Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles

Proceso de Administración documental de Procesos
necesarios para:
Registros de la Solicitud de Cambio de documentos del SGC
tramitada
a) aprobar, revisar y actualizar los documentos
Registros de identificación de cambios (archivos de cambios
b) asegurarse de que se identifican los cambios
Procedimiento de control de realizados identificados con color rojo)
c) identificarse el estado de la versión vigente Procedimiento de control de
documentos totalmente Versión anterior y nueva de documentos Todos los Procesos del Todas las dependencias
4.2.3 d) versiones actuales se encuentran disponibles en cada unidad académico - documentos definido,
definido, documentado y Acceso de los documentos modificados en la página del SGC Sistema ESPE de la ESPE
administrativa documentado y aplicado
aplicado Formatos identificados (nombre, código, versión y fecha de
e) documentos legibles y fácilmente identificables
última revisión) de la misma manera como se encuentran
f) documentos de origen externo necesarios para la planificación y la operación
declarados
del sistema de gestión de la calidad, se identifiquen y se controle su
Verificación sitio del uso de documentos vigentes
distribución
(verificación de versiones de la página del SGC)
g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos
Registros identificados de la misma manera como se
encuentran declarados en los procesos (nombres)
Almacenamiento de los registros realizado de la misma
manera como se encuentra declarado en el proceso
Seguridades implementadas para evitar daños en los
La institución debe establecer un procedimiento documentado para definir los Procedimiento de control de Procedimiento de control de
registros (sitio de almacenamiento) Todos los Procesos del Todas las dependencias
4.2.4 controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la registros definido, registros totalmente definido,
Agilidad para recuperar o encontrar el registro Sistema ESPE de la ESPE
recuperación, la retención y la disposición de los registros. documentado y aplicado documentado y aplicado
Tiempo de los registros en archivo activo de acuerdo a lo
declarado en el proceso
Registros que evidencias la ejecución de acciones para
disponer de los registros luego de su tiempo en el archivo
activo (memorando a archivo general, otras)
Registros en buenas condiciones

Totalidad de los registros
Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y Registros identificados, legibles Registros identificados claramente de acuerdo a lo declarado Todos los Procesos del Todas las dependencias
4.2.4 identificados, legibles y
recuperables. y recuperables en el sistema Sistema ESPE de la ESPE
recuperables
Agilidad para la recuperación del registro
Versión: 1.0

Macroproceso de
Gestión Jurídica
Macroproceso de
Comunidad Politécnica 80% de la comunidad Registros que evidencias la comunicación a todo el personal Procuraduría
Gestión Documental
La institución debe comunicar a la Comunidad Politécnica de la importancia de informada sobre la importancia politécnica informada sobre la de actualizaciones a la normativa interna, externa pertinente Secretaría General
5.1 Cualquier proceso del
satisfacer tanto los requisitos del usuario como los legales y reglamentarios de la satisfacción de los importancia de la satisfacción (mails a comunidad politécnica, memorandos a los Todas las dependencias
Sistema ESPE que
requisitos del usuario de los requisitos del usuario involucrados o usuarios) de la ESPE
maneje información
legal o reglamentaria
que afecte al servicio
Macroproceso Gestión
Financiera
Macroproceso Gestión
de Recursos Físicos
del Servicio de Unidad de Finanzas
Alojamiento Unidad de Logística
Proceso Administración Unidad de Desarrollo
Registros que evidencien el establecimiento de requisitos del Servicio de Físico
La institución debe asegurarse de que los requisitos del cliente (interno o
Requisitos del usuario 100 % Requisitos del usuario para la prestación del servicio (memorando con documentos Alimentación Comedor Politécnico
5.2 externo) se determinan y se cumplen en las diferentes etapas de su relación
determinados y cumplidos determinados y cumplidos requeridos para el trámite, parámetros para entrega de un Proceso Administración Residencia
con el mismo, con el propósito de aumentar su satisfacción
producto, otros) del Servicio de Transportes
Transporte Editorial Politécnica
Proceso Administración Audiovisuales
del Servicio de Editorial
Politécnica
del Servicio de
Auditorios y
Audiovisuales
La institución debe establecer la Política de calidad y asegurarse de que:

a) es adecuada al propósito de la institución
Procedimiento
b) incluya un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar Política de calidad definida, Unidad de Desarrollo
80% de la Comunidad Política de Calidad establecida y aprobada Planificación Estratégica
continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad documentada, aprobada, Institucional
5.3 Politécnica conoce y entiende la Conocimiento de la existencia y contenido de la Política de de la Calidad
c) proporcione un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos difundida y entendida por la Todas las dependencias
Política de Calidad de la ESPE Calidad Todos los procesos del
de la calidad comunidad politécnica de la ESPE
Sistema ESPE
d) sea comunicada y entendida dentro de la institución; y
e) sea revisada para su continua adecuación.
Objetivos establecidos en el Plan Estratégico de la ESPE y su

alineamiento a los procesos Procedimiento
Totalidad de los objetivos de la Unidad de Desarrollo
Objetivos de la calidad Objetivos establecidos en los procesos Planificación Estratégica
La institución debe establecer los objetivos de la calidad, incluyendo aquellos calidad definidos, Institucional
5.4.1 definidos, documentados, Registros que evidencien el cumplimiento de los objetivos de la Calidad
necesarios para cumplir los requisitos para el producto o servicio documentados, aprobados y en Todas las dependencias
aprobados y en ejecución planteados en el PEI Todos los procesos del
ejecución de la ESPE
Registros que evidencien el cumplimiento de los objetivos Sistema ESPE
declarados en los procesos
Versión: 1.0

Plan del Sistema de Gestión de Totalidad del Plan de Sistema

La planificación del sistema de gestión de la calidad debe ser realizada con el Procedimiento de Planificación Estratégica de la Calidad,
5.4.2 la calidad documentado y en de Gestión de la calidad Planificación estratégica UDI
fin de cumplir los criterios establecidos, así como los objetivos de la calidad manual de calidad
ejecución documentado y en ejecución
Totalidad de los cambios al

Cambios al Sistema de Calidad Registros que evidencien los cambios realizados a la Procedimiento
La institución debe mantener la integridad del sistema de gestión de la calidad Sistema de Calidad Unidad de Desarrollo
5.4.2 b) identificados, aprobados y estructura del Sistema de Calidad de la ESPE y la aprobación Planificación Estratégica
cuando se planifican e implementan cambios en éste identificados, aprobados y Institucional
documentados de los mismos de la Calidad
documentados
Matriz de responsabilidad del Sistema de Calidad de la ESPE

Totalidad de las Registros que evidencien la designación de las Procedimiento
La institución debe asegurar que las responsabilidades están definidas y son Responsabilidades definidas y Unidad de Desarrollo
5.5.1 responsabilidades definidas y responsabilidades Planificación Estratégica
comunicadas dentro de la institución. comunicadas Institucional
comunicadas Registros que evidencien la comunicación de las de la Calidad
designaciones de las responsabilidades realizadas
Macroproceso de Gestión de la Comunicación
Macroproceso de
Registros que evidencien el cumplimiento de los procesos de
Totalidad de los procesos de Gestión de la URCI
La institución debe establecer los procesos de comunicación apropiados dentro Procesos de comunicación comunicación
5.5.3 comunicación documentados y Comunicación Todas las dependencias
de la institución y con los usuarios documentados y aplicados Establecimiento de actividades declaradas en los
aplicados Todos los procesos del de la ESPE
procedimientos sobre la comunicación con el usuario o
Sistema ESPE
cliente
Agenda del Comité de Calidad Secretario del Comité de
La alta dirección debe revisar el sistema de gestión de la calidad de la Programa de revisión por la Programa de revisión por la
Actas del Comité de Calidad Proceso Revisión Calidad
5.6 institución, a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, dirección del SGC establecido y dirección del SGC totalmente
Informes de Gestión de cada Macroproceso Gerencial Gerente Administrativo
adecuación y eficacia continuas en ejecución establecido y en ejecución
Informe de Revisión por la Dirección Financiero
Totalidad del personal es
Personal consciente de la
La institución debe asegurar de que su personal es consciente de la pertinencia consciente de la pertinencia e Unidad de Talento
pertinencia e importancia de Actas de Inducción Procesos de Seguimiento
5.6 e importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los importancia de sus actividades Humano
sus actividades y contribución a Registros de asistencia y Mejora
objetivos de la calidad y contribución a los objetivos SGC
los objetivos de la calidad
de la calidad
procesos necesarios para la 100% procesos necesarios para
entrega o realización del la entrega o realización del
La institución debe planificar y desarrollar los procesos necesarios para la producto o servicio producto o servicio Todos los Procesos del Responsables de
7.1 Procesos documentados en el SGC
realización del producto. identificados, documentados, identificados, documentados, Sistema ESPE Proceso
aprobados, difundidos e aprobados, difundidos e
implementados implementados
100% Objetivos de calidad y
Objetivos de calidad y requisitos
requisitos para el producto o Caracterizaciones
para el producto o entrega del Todos los Procesos del Responsables de
7.1 a) Determinar los objetivos de la calidad y requisitos para el producto entrega del servicio Diagramas de Flujo
servicio identificados, Sistema ESPE Proceso
identificados, documentados y
documentados y difundidos
difundidos
Caracterizaciones
100% de procesos
la necesidad de establecer procesos y documentos, y de proporcionar recursos Procesos documentados e Diagramas de Flujo Todos los Procesos del Todas las dependencias
7.1 b) documentados e
específicos para el producto (SE CUMPLE SI LOS ÍTEMS 4.1a -4.2.1d - 5.1) implementados Registros de acuerdo al Procedimiento Sistema ESPE de la ESPE
implementados
Formatos establecidos
Versión: 1.0

Las actividades identificadas, 100% Las actividades
documentadas e identificadas, documentadas e
implementadas para la implementadas para la
verificación, validación, verificación, validación, Todos los Procesos del
Diagramas de flujo de los procesos
seguimiento, medición, seguimiento, medición, Sistema ESPE
Las actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento, medición, inspección y ensayo/prueba inspección y ensayo/prueba
7.1 c) inspección y ensayo/prueba específicas para el producto así como los criterios específicas para el producto o específicas para el producto o
para la aceptación del mismo entrega del servicio entrega del servicio
100% requisitos identificados,
documentados e Caracterizaciones
Criterios para la aceptación del Todos los Procesos del Responsables de
implementados para la Diagramas de Flujo
producto o entrega del servicio Sistema ESPE Proceso
conformidad de producto
/servicio
la institución debe determinar, cuando sea apropiado los registros que sean Índice de satisfacción del cliente 80% de satisfacción de los
Encuestas de satisfacción de cumplimiento de requisitos del
7.1 d) necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de realización y el en relación a cumplimiento de clientes de los servicios Satisfacción del cliente Director de Marketing
producto o servicio entregado
producto o servicio resultante cumplen los requisitos requisitos administrativos universitarios
Que estén identificados,

100% requisitos del producto o
Debe determinar los requisitos relacionados con el producto o servicio documentados y difundidos los
servicio especificados por el Todos los Procesos del Responsables de
7.2.1 a) especificados por el cliente, incluyendo los requisitos para las actividades de requisitos relacionados con el Caracterización del proceso (matriz sipoc)
cliente identificados, Sistema ESPE Proceso
entrega y las posteriores a la misma producto o servicio
documentados y difundidos
especificados por el cliente
Requisitos del producto o

Debe determinar los requisitos relacionados con el producto o servicio no 100% Requisitos necesarios
servicio necesarios Todos los Procesos del Responsables de
7.2.1 b) establecidos por el cliente pero necesarios para el uso especificado o para el identificados, documentados y Caracterización del proceso (matriz sipoc)
identificados, documentados y Sistema ESPE Proceso
uso previsto, cuando sea conocido difundidos por proceso
difundidos
Requisitos legales y 100% Requisitos legales y

reglamentarios aplicables a reglamentarios aplicables a
Todos los Procesos del Responsables de
7.2.1 c) Debe determinar los requisitos legales y reglamentarios aplicables al producto producto o servicio producto o servicio Caracterización del proceso (matriz sipoc)
Sistema ESPE Proceso
identificados, documentados y identificados, documentados y
difundidos difundidos
Requisitos del producto o
100% Requisitos necesarios
La institución debe asegurarse de que estén definidos los requisitos del servicio necesarios Todos los Procesos del Responsables de
7.2.2 a) identificados, documentados y Caracterización del proceso (matriz sipoc)
producto (SE CUMPLE CON 7.2.1b) identificados, documentados y Sistema ESPE Proceso
difundidos por proceso
difundidos
Diferencias resultas en lo 100% Diferencias resultas en lo Evaluaciones de cumplimiento de requisitos de producto o Responsables de
La institución debe asegurarse de que están resueltas las diferencias existentes referente a los requisitos del referente a los requisitos del servicio entregado Todos los Procesos del Proceso
7.2.2 b)
entre los requisitos documentados y los requisitos solicitados producto o servicio entre lo producto o servicio entre lo Eficacia de las acciones correctivas implementadas Sistema ESPE Responsable de
documentado y lo solicitado documentado y lo solicitado Solicitudes de cambio del SGC Seguimiento y Mejora
Capacidad de cumplimiento con 90% capacidad de

La institución debe asegurarse de que tiene la capacidad para cumplir con los Todos los Procesos del Responsable de
7.2.2 c) los requisitos definidos del cumplimiento con los requisitos Caracterización de Macro proceso
requisitos definidos del producto o servicio Sistema ESPE Procesos
producto o servicio definidos del producto servicio
Versión: 1.0

Listas de verificación de 100% Listas de verificación de
Cuando el cliente no proporcione una declaración documentada de los requisitos identificadas, requisitos identificadas,
7.2.2 Listas de verificación de cumplimiento de requisitos Todos los Procesos del Responsable de
requisitos, la institución debe confirmar los requisitos del cliente antes de la documentadas, implementadas documentadas, implementadas
párrafo implementadas en los procesos Sistema ESPE Procesos
aceptación y difundidas en los procesos y difundidas en los procesos
necesarios necesarios
Cuando se cambien los requisitos del producto o servicio, la institución debe Solicitudes de cambio de SGC 100% Solicitudes de cambio de
7.2.2 asegurarse de que la documentación en relación a los requisitos del SGC en relación a los requisitos Solicitudes de cambio del SGC Todos los Procesos del Responsable de
párrafo pertinente sea modificada y de que el personal correspondiente sea consciente servicio implementadas y del servicio implementadas y Página Web SGC Sistema ESPE Procesos
de los requisitos modificados. difundidas difundidas
La institución debe determinar e implementar disposiciones eficaces para la Comunicación eficaz con el 100% Comunicación eficaz con
Todos los Procesos del Responsable de
7.2.3.a) comunicación con los clientes, relativas a la información sobre el producto o cliente relativas al producto o el cliente relativas al producto o Caracterización de proceso (Políticas-subprocesos)
Sistema ESPE Procesos
servicio servicio servicio
Registros de los procedimientos (diagramas de flujo) como
La institución debe determinar e implementar disposiciones eficaces para la Comunicación eficaz con el 100% Comunicación eficaz con memorandos, correo electrónico
Todos los Procesos del Responsable de
7.2.3.b) comunicación con los clientes, relativas a las consultas, contratos o atención de cliente relativas a consultas, el cliente relativas a consultas, Proceso de Gestión Documental
Sistema ESPE Procesos
pedidos, incluyendo las modificaciones contratos o atención a pedidos contratos o atención a pedidos Proceso de Gestión Jurídica
Proceso de Admisión y Registro
Retroalimentación del cliente 100% Retroalimentación del
La institución debe determinar e implementar disposiciones eficaces para la Gestión de Reclamos
implementada y monitoreada cliente implementada y Todos los Procesos del
7.2.3.c) comunicación con los clientes, relativas a la retroalimentación del cliente, Quejas tratadas y resueltas de los productos y servicios Gestión de Talento
en los procesos identificados monitoreada en los procesos Sistema ESPE
incluyendo sus quejas Humano
como necesario identificados como necesario
Administración de
Etapas del diseño y desarrollo, Etapas del diseño y desarrollo, Servicios de Editorial
La institución debe determinar las etapas del diseño y desarrollo, revisión, Proceso de Administración de Servicios de Editorial
revisión, verificación, validación revisión, verificación y Servicios Universitarios
7.3.1 a-b-c verificación, validación, evaluación apropiadas y las responsabilidades y Proceso de Diseño, desarrollo e implantación de aplicativos
y evaluación definidas y validación totalmente definidas Desarrollo, Implantación UTIC
autoridades para el diseño y desarrollo (GT)
aplicadas y aplicadas y mantenimiento de
Aplicativos
Administración de
Servicios de Editorial
La institución debe gestionar las interfaces entre los diferentes grupos Proceso de Administración de Servicios de Editorial
Interfaces definidas en los 100% Interfaces definidas en los Servicios Universitarios
7.3.1 involucrados en el diseño y desarrollo para asegurarse de una comunicación Proceso de Diseño, desarrollo e implantación de aplicativos
procesos procesos Desarrollo, Implantación UTIC
eficaz y una clara asignación de responsabilidades. (GT)
y mantenimiento de
Aplicativos
Deben determinarse los elementos de entrada relacionados con los requisitos
del producto y mantenerse registros 100% Elementos de entrada
Elementos de entrada
relacionados con los requisitos Solicitudes de cambio del SGC Todos los Procesos del Todas las dependencias
7.3.2 relacionados con los requisitos
Los elementos de entrada deben revisarse para comprobar que sean del proceso documentados y Página Web SGC Sistema ESPE de la ESPE
del proceso
adecuados. Los requisitos deben estar completos, sin ambigüedades y no publicados
deben ser contradictorios.
Requisitos de los elementos de
100% Requisitos de elementos Resultados de diseño y desarrollo (incluye verificación de Desarrollo, Implantación
Los resultados del diseño y desarrollo deben cumplir los requisitos de los entrada para el diseño y
7.3.3 a) de entrada para el diseño y cumplimiento de requisitos de elementos de entrada para el y mantenimiento de UTIC
elementos de entrada para el diseño y desarrollo, desarrollo verificados / Total
desarrollo verificados diseño y desarrollo) Aplicativos
requisitos solicitados
Versión: 1.0

Bases Técnicas elaboradas /
Desarrollo, Implantación
Los resultados del diseño y desarrollo deben proporcionar información Pedidos de diseño y desarrollo 100% Bases Técnicas
7.3.3 b) Resultados de diseño y desarrollo (incluye Bases Técnicas) y mantenimiento de UTIC
apropiada para la compra, la producción y la prestación del servicio, para producción o prestación de elaboradas
Aplicativos
servicio
Criterios de aceptación del 100% Criterios de aceptación Desarrollo, Implantación

Los resultados del diseño y desarrollo deben contener o hacer referencia a los Resultados de diseño y desarrollo (incluye Criterios de
7.3.3 c) producto identificados y del producto identificados y y mantenimiento de UTIC
criterios de aceptación del producto aceptación del producto)
documentados documentados Aplicativos
100% Características del

Características del producto Desarrollo, Implantación
Los resultados del diseño y desarrollo deben especificar las características del producto para su uso correcto y Resultados de diseño y desarrollo (incluye Características del
7.3.3 d) para su uso correcto y seguro y mantenimiento de UTIC
producto que son esenciales para el uso seguro y correcto seguro establecidas y producto para su uso correcto y seguro)
establecidas y documentadas Aplicativos
documentadas
Deben realizarse revisiones sistemáticas del diseño y desarrollo de acuerdo con Desarrollo, Implantación
Capacidad para cumplir con los 100% capacidad para cumplir Registros de pruebas ejecutadas, novedades, acciones
7.3.4 a) lo planificado para evaluar la capacidad de los resultados de diseño y desarrollo y mantenimiento de UTIC
requisitos establecidos con los requisitos establecidos implementadas en diseño y desarrollo
para cumplir los requisitos Aplicativos
Problemas resueltos de diseño y

Deben realizarse revisiones sistemáticas del diseño y desarrollo de acuerdo con Desarrollo, Implantación
desarrollo / problemas 100% Problemas resueltos de Registros de pruebas ejecutadas, novedades, acciones
7.3.4 b) lo planificado para identificar cualquier problema y proponer las acciones y mantenimiento de UTIC
identificados de diseño y diseño y desarrollo implementadas en diseño y desarrollo
necesarias Aplicativos
desarrollo
Participación de los 100% Participación de los

Los participantes en dichas revisiones deben incluir representantes de las Registro de asistencia o participación de los representantes Desarrollo, Implantación
7.3.4 representantes de las funciones representantes de las funciones
funciones relacionadas con la(s) etapa(s) de diseño y desarrollo que se está(n) de las funciones relacionadas y mantenimiento de UTIC
párrafo relacionadas con las etapas de relacionadas con las etapas de
revisando Informes de funcionamiento de los productos en pruebas Aplicativos
diseño y desarrollo diseño y desarrollo
Se debe realizar la verificación, de acuerdo con lo planificado, para asegurarse Desarrollo, Implantación
Verificaciones ejecutadas / 100% Verificaciones solicitadas Registro de verificación de los resultados del diseño y
7.3.5 de que los resultados del diseño y desarrollo cumplen los requisitos de los y mantenimiento de UTIC
verificaciones planificadas ejecutadas desarrollo del producto
elementos de entrada del diseño y desarrollo. Aplicativos
Se debe realizar la validación del diseño y desarrollo de acuerdo con lo

planificado para asegurarse cronograma de validación Desarrollo, Implantación
100 % cumplimiento del Cronograma de validación del producto desarrollado
7.3.6 de que el producto resultante es capaz de satisfacer los requisitos para su ejecutado / cronograma de y mantenimiento de UTIC
cronograma de validación Validaciones del producto ejecutadas
aplicación especificada o uso previsto, validación planificado Aplicativos
cuando sea conocido.
100 %cambios de diseño y Desarrollo, Implantación

Los cambios del diseño y desarrollo deben identificarse y deben mantenerse cambios de diseño y desarrollo Identificación de cambios realizados en el diseño y desarrollo
7.3.7 desarrollo identificados y y mantenimiento de UTIC
registros identificados y registrados del producto (versiones/fecha última validación)
registrados Aplicativos
Versión: 1.0

100% cambios del diseño y
cambios del diseño y desarrollo Desarrollo, Implantación
Los cambios deben revisarse, verificarse y validarse, según sea apropiado, y desarrollo del producto , Documento de aprobación de cambios (incluye revisión,
7.3.7 del producto , verificados, y mantenimiento de UTIC
aprobarse antes de su implementación verificados, validados y verificación y validación del cambio)
validados y aprobados Aplicativos
aprobados
100% cambios del diseño y

cambios del diseño y desarrollo Documento de aprobación de cambios (incluye evaluación Desarrollo, Implantación
La revisión de los cambios del diseño y desarrollo debe incluir la evaluación del desarrollo del producto ,
7.3.7 del producto , verificados, del efecto de los cambios en las partes constitutivas y en el y mantenimiento de UTIC
efecto de los cambios en las partes constitutivas y en el producto ya entregado verificados, validados y
validados y aprobados producto entregado) Aplicativos
aprobados
La institución debe establecer los criterios para la selección, la evaluación y la Criterios de selección, Totalidad de los criterios de
re-evaluación de proveedores. Deben mantenerse los registros de los evaluación y reevaluación de selección, evaluación y Gestión de Adquisiciones Gestión de Recursos
7.4.1 Unidad de Logística
resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se derive de proveedores definidos y reevaluación de proveedores Herramienta de evaluación de proveedores Físicos
las mismas aplicados definidos y aplicados
Bases Técnicas o
especificaciones establecidas Totalidad de Pedidos de compra
La información de las compras debe describir el producto a comprar, Bases Técnicas-Especificaciones (que incluya los requisitos
del producto o servicio a o contratación de servicio con Gestión de Recursos
7.4.2a incluyendo los requisitos para la aprobación del producto, procedimientos, para la aprobación del producto, procedimientos, procesos y Unidad de Logística
contratar / No. pedidos de bases técnicas o Físicos
procesos y equipos equipos)
compra y contratación de especificaciones
servicio
Especificaciones de la 100% especificaciones de la

La información de las compras debe describir los requisitos para la calificación competencia del personal a competencia del personal a Bases Técnicas-Especificaciones (que incluya los requisitos Gestión de Recursos
7.4.2b Unidad de Logística
del personal contratar para la prestación del contratar para la prestación del para la calificación del personal) Físicos
servicio o compra del producto servicio o compra del producto
Requisitos identificados del 100 % Requisitos identificados

La información de las compras debe describir los requisitos del sistema de Bases Técnicas-Especificaciones (que incluya los requisitos Gestión de Recursos
7.4.2c sistema de gestión de calidad del sistema de gestión de Unidad de Logística
gestión de la calidad del sistema de gestión de calidad) Físicos
para compras calidad para compras
Requisitos de compras 100% Requisitos de compras

Bases Técnicas validadas por el especialista en el tema objeto
La institución debe asegurarse de la adecuación de los requisitos de compra validados por el/los validados por el/los Gestión de Recursos
7.4.2 de compra o contratación antes de iniciar el proceso de Unidad de Logística
especificados antes de comunicárselos al proveedor. especialista/s antes de iniciar la especialista/s antes de iniciar la Físicos
invitación a proveedores (INCOP)
compra compra
La institución debe establecer e implementar la inspección u otras actividades 100 % Cumplimiento de

Cumplimiento de requisitos de Registros que evidencian el cumplimiento de los requisitos, Gestión de Recursos
7.4.3 necesarias para asegurarse de que el producto comprado cumple los requisitos requisitos de compra Unidad de Logística
compra especificados incluye: Informe Técnico Físicos
de compra especificados. especificados
Versión: 1.0

100% Requerimientos
Cuando la institución o su cliente quieran llevar a cabo la verificación en las Requerimientos establecidos de Bases Técnicas o Especificaciones donde incluya, de acuerdo
establecidos de verificación y
instalaciones del proveedor, la institución debe establecer en la información de verificación y métodos de al producto o servicio, los requerimientos establecidos de Gestión de Recursos
7.4.3 métodos de liberación del Unidad de Logística
compra las disposiciones para la verificación pretendida y el método para la liberación del producto en las verificación y métodos de liberación del producto en las Físicos
producto en las instalaciones
liberación del producto instalaciones del proveedores instalaciones del proveedor
del proveedor
Control de la producción y de la prestación del servicio: La institución debe

Información disponible de las 100% Información disponible de Objetivos establecidos en la caracterización de cada proceso Editorial Politécnica
planificar y llevar a cabo la producción y la prestación del servicio bajo
7.5.1a características del producto o las características del producto y objetivos de sub procesos que señalan los servicios a SIS
condiciones controladas que incluye la disponibilidad de información que
servicio o servicio entregar publicados en la página web Transporte
describa las características del producto o servicio
Procedimientos e instrucciones
La institución debe planificar y llevar a cabo la producción y la prestación del aclaratorias implementadas / 100% Procedimientos e
Solicitudes de cambio del SGC Todos los Procesos del Todas las dependencias
7.5.1b servicio bajo condiciones controladas que incluye la disponibilidad de Procedimientos e instrucciones instrucciones aclaratorias
Página Web SGC Sistema ESPE de la ESPE
instrucciones de trabajo, cuando sea necesario aclaratorias identificadas como necesarias implementadas
necesarias
Equipo apropiado instalado Equipo apropiado instalado

La institución debe planificar y llevar a cabo la producción y la prestación del Reporte de Control de Inventarios Todos los Procesos del Todas las dependencias
7.5.1c para cumplir con la producción para cumplir con la producción
servicio bajo condiciones controladas que incluya el uso del equipo apropiado Equipos instalados y sus especificaciones Sistema ESPE de la ESPE
y prestación del servicio y prestación del servicio
Proceso de Soporte
Técnico
Proceso de
Registro en software del equipo ingresado para soporte
Administración de
La institución debe identificar, verificar, proteger y salvaguardar los bienes que técnico
Activos Fijos, Bienes
son propiedad del cliente suministrados para su utilización o incorporación Bienes identificados, verificados 80% de bienes identificados, Información de inventarios de bienes UTIC
7.5.4 sujetos de control y
dentro del y protegidos verificados y protegidos Manejo de base de Datos de alumnos, docentes, militares, Unidad de Logística
existencias
producto. servidores públicos y trabajadores utilizados para el servicio
Proceso de Diseño,
informático que entrega UTIC
Desarrollo e
implantación de
aplicativos
100% Buenas practicas de
Buenas practicas de manejo de
manejo de alimentos
alimentos implementadas en la Instrucciones de buenas practicas implementado eficazmente Administración de Servicios Universitarios
La institución debe preservar el producto durante el proceso interno y la implementadas en la
Administración de servicios de evidencia en el sitio del manejo de alimentos servicios de alimentación Comedor
entrega al destino previsto para mantener la conformidad con los requisitos. Administración de servicios de
alimentación
Según sea aplicable, la preservación debe incluir la identificación, alimentación
7.5.5
manipulación, embalaje, almacenamiento y protección. La preservación debe
aplicarse también a las partes Totalidad de los productos
constitutivas de un producto. Producto entregado de Gestión de Recursos
entregados de conformidad con Registro de entrega de bienes (bodega-custodio) Unidad de Logística
conformidad con los requisitos Físicos
los requisitos
Versión: 1.0

el equipo de medición debe calibrarse o verificarse, o ambos, a intervalos
No. Calibraciones ejecutadas
especificados o antes de su utilización, comparado con patrones de medición 100% calibraciones ejecutadas
del equipo / No. Calibraciones Administración de Servicios Universitarios
7.6 a) b) trazables a patrones de medición internacionales o nacionales; cuando no en el intervalo indicado por el Registros de Calibración de equipo
planificadas indicadas por el Servicios de Salud SIS
existan tales patrones debe registrarse la base utilizada para la calibración o la especialista o fabricante
experto (fabricante)
verificación
100% Equipo de medición

El equipo de medición debe estar identificado para poder determinar su estado Equipo de medición identificado Administración de Servicios Universitarios
7.6 c) identificado con el estado de Registros de Calibración de equipo
de calibración con el estado de calibración Servicios de Salud SIS
calibración
Requisitos establecidos 100% Requisitos establecidos Proveedor del servicio de calibración está calificado para el
El equipo de medición debe protegerse contra ajustes que pudieran invalidar el calibración del equipo y calibración del equipo y efecto conforme los requisitos establecidos (Política y Administración de Servicios Universitarios
7.6 d)
resultado de la medición cumplidos por el proveedor del cumplidos por el proveedor del cumplimiento de especificaciones para contratación de Servicios de Salud SIS
servicio servicio servicio)
Instrucciones establecidas para 100% Instrucciones establecidas

evitar daños y deterioro para evitar daños y deterioro
El equipo de medición debe protegerse contra los daños y el deterioro durante Instrucciones para evitar daños y deterioro durante la Administración de Servicios Universitarios
7.6 e) durante la manipulación y durante la manipulación y
la manipulación, el mantenimiento y el almacenamiento manipulación y el mantenimiento del equipo de medición Servicios de Salud SIS
mantenimiento del equipo de mantenimiento del equipo de
medición medición
Procesos de medición, análisis y procesos implantados
mejora ejecutadas que Medición, análisis y mejora
Planificar los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios Herramienta Tablero de indicadores de cada proceso Todos los Procesos del Todas las dependencias
8.1a demuestren conformidad de ejecutadas que demuestren
para demostrar la conformidad con los requisitos del producto o servicio Herramienta de Mejora Sistema ESPE de la ESPE
requisitos del producto o conformidad de requisitos del
servicio producto o servicio
Procesos de medición, análisis y Procesos implantados e

Planificar los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios mejora que demuestren Medición, análisis y mejora que Herramienta Tablero de indicadores de cada proceso Todos los Procesos del Todas las dependencias
8.1b
para demostrar asegurarse la conformidad del sistema de gestión de la calidad, conformidad del sistema de demuestren conformidad del Herramienta de Mejora Sistema ESPE de la ESPE
gestión de calidad sistema de gestión de calidad
Procesos implantados de
Procesos de medición, análisis y
Planificar los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios medición, análisis y mejora que Herramienta Tablero de indicadores de cada proceso
mejora que demuestren la
8.1c para demostrar la mejora continua de la eficacia del sistema de gestión de la demuestren la mejora continua Alineamiento de indicadores y acciones para medir la eficacia Seguimiento y mejora UDI
mejora continua de la eficacia
calidad de la eficacia sistema de gestión de la mejora continua del SGC
sistema de gestión de calidad
de calidad
Determinación del alcance y uso Alcance y uso de métodos y

La institución debe planificar e implementar los procesos de seguimiento,
de métodos y técnicas técnicas estadísticas para la Respaldos de la información que contiene los tableros de Todos los Procesos del Todas las dependencias
8.1 p medición, análisis y mejora que comprende la determinación de los métodos
estadísticas para la medición, medición, análisis y mejora del indicadores Sistema ESPE de la ESPE
aplicables, incluyendo las técnicas estadísticas, y el alcance de su utilización
análisis y mejora del SGC SGC determinado
Métodos establecidos e
Métodos para obtener la
La institución debe realizar el seguimiento de la información relativa a la implementados para obtener la
información relativa a la
percepción del cliente con respecto al cumplimiento de sus requisitos por parte información relativa a la Informe de satisfacción del servicio prestado
8.2.1 percepción del cliente con Servicio al Cliente Marketing
de la institución. percepción del cliente con Procedimiento Evaluación de la Satisfacción
respecto al cumplimiento de sus
Deben determinarse los métodos para obtener y utilizar dicha información. respecto al cumplimiento de
requisitos
sus requisitos
Versión: 1.0

Llevar a cabo evaluaciones internas a intervalos planificados para determinar si 100% Cumplimiento de
Cumplimiento de Programa y Informe de evaluaciones (auditoría) ejecutadas, donde se
8.2.2a el sistema de gestión de la calidad es conforme con las disposiciones Programa y planes de Seguimiento y Mejora UDI
planes de evaluación (auditoría) señala el cumplimiento de la fecha programada
planificadas evaluación (auditoría)
Grado de conformidad con la Conformidad con la Norma ISO
Llevar a cabo evaluaciones internas para determinar si el sistema de gestión de Informe de evaluaciones (auditoría) ejecutadas, donde se
Norma ISO 9001 9001
calidad es conforme con los requisitos de la Norma Internacional ISO 9001 y señala las conformidades y no conformidades identificadas
8.2.2a Grado de conformidad con los Conformidad con los requisitos Seguimiento y Mejora UDI
con los requisitos del sistema de gestión de la calidad establecidos por la en relación a la Norma ISO 9001 y los requisitos del sgc
requisitos del SGC establecidos del SGC establecidos por la
organización establecido por la ESPE
por la ESPE ESPE
Llevar a cabo auditorías internas para determinar si el sistema de Grado de eficacia del SGC 80% Eficacia del SGC
8.2.2b Informe de Gestión (Revisión del SGC) Seguimiento y Mejora UDI
gestión de la calidad se ha implementado y se mantiene de manera eficaz. implementado implementado
Se debe planificar un programa de auditorías tomando en consideración el

Factores señalados por la 100% cumplimiento de factores
8.2.2 estado y la importancia de los procesos y las áreas a auditar, así como los Herramienta de Evaluaciones (criterios de planificación,
Norma para planificación de señalados por la Norma para Seguimiento y Mejora UDI
párrafo resultados de auditorías previas. Se deben definir los criterios de auditoría, el importancia)
evaluaciones planificación de evaluaciones
alcance de la misma, su frecuencia y la metodología
100% cumplimiento de factores

La selección de los auditores y la realización de las auditorías deben asegurar la Factores señalados por la
8.2.2 señalados por la Norma para la
objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría. Los auditores no deben Norma para la selección de Herramienta de Evaluaciones (Calif evaluadores) Seguimiento y Mejora UDI
párrafo selección de evaluadores
auditar su propio trabajo. evaluadores (auditorías)
(auditorías)
Procedimiento de Evaluación del SGC

Establecer un procedimiento documentado para definir las responsabilidades y 100% Procedimiento de Informe de evaluaciones del SGC (incluye conclusiones)
8.2.2 Procedimiento de evaluación
los requisitos para planificar y realizar las evaluaciones, establecer los registros evaluación documentado e Difusión de los resultados de las evaluaciones (auditoría) en Seguimiento y Mejora UDI
párrafo documentado e implementado
e informar de los resultados. implementado la página web, por correo electrónico y memorando a los
responsables de los procesos
Totalidad de acciones
La dirección responsable del área que esté siendo evaluada debe asegurarse de Acciones correctivas
8.2.2 correctivas planificadas, con
que se realizan las correcciones y se toman las acciones correctivas necesarias planificadas, con seguimiento y Programas de auditoria Seguimiento y Mejora UDI
párrafo seguimiento y control de
sin demora injustificada. control de eficacia
eficacia
La organización debe aplicar métodos apropiados para el seguimiento, y

Métodos establecidos para 100% Métodos establecidos
cuando sea aplicable, la medición de los procesos del sistema de gestión de la Tablero de Indicadores y respaldo del procesamiento de a
demostrar la capacidad de los para demostrar la capacidad de Todos los Procesos del Todas las dependencias
8.2.3 calidad. información para obtener los resultados de medición de los
procesos para alcanzar los los procesos para alcanzar los Sistema ESPE de la ESPE
Estos métodos deben demostrar la capacidad de los procesos para procesos
resultados planificados resultados planificados
alcanzar los resultados planificados.
métodos establecidos para 100% métodos establecidos Listas de verificación de cumplimiento de requisitos
La organización debe hacer el seguimiento y medir las características del medir el cumplimiento de los para medir el cumplimiento de necesarias implementadas en los procesos Todos los Procesos del Todas las dependencias
8.2.4
producto para verificar que se cumplen los requisitos del mismo requisitos del producto o los requisitos del producto o Encuestas a clientes sobre el grado de cumplimiento de los Sistema ESPE de la ESPE
servicio servicio requisitos
Productos o servicios que no 80% de productos o servicios Procesos de Servicios de Procesos de Servicios de
Asegurar que el producto o servicio que no cumple con los requisitos, se
8.3 cumplen están identificados y que no cumplen están Productos no conforme identificados y controlados Administración Administración
identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencionados
controlados identificados y controlados Universitaria Universitaria
Versión: 1.0

Procedimiento de identificación
Establecer un procedimiento documentado para definir los controles y las Procedimiento totalmente
8.3 y tratamiento de productos o Procedimiento de Tratamiento de producto no conforme Seguimiento y Mejora UDI
responsabilidades relacionadas para tratar el producto o servicio no conforme. documentado y aplicado
servicios no conformes
Determinar, recopilar y analizar los datos apropiados para demostrar la

80% de los procesos tienen Procesos de Servicios de Procesos de Servicios de
idoneidad y la eficacia del sistema de gestión de la calidad y para evaluar Análisis de datos técnico
8.4 técnicas de análisis de datos Gestión de Indicadores Administración Administración
dónde puede realizarse la mejora continua de la eficacia del sistema de gestión aplicado en los procesos
aplicadas y evaluadas Universitaria Universitaria
de la calidad.
80% de satisfacción de los Procesos de Servicios de

Determinar, recopilar y analizar los datos para demostrar la satisfacción de los
8.4 Índice de satisfacción del cliente clientes de los servicios Encuestas de satisfacción Satisfacción del cliente Administración
usuarios de los servicios administrativos universitarios
universitarios Universitaria
Totalidad de acciones
Acciones preventivas
Tomar acciones para eliminar las causas de los incumplimientos de los preventivas planificadas, con
8.5 planificadas, con seguimiento y Herramientas de Seguimiento y Mejora Seguimiento y Mejora UDI
requisitos con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir seguimiento y control de
control de eficacia
eficacia
Establecerse un procedimiento documentado para definir los requisitos para:

a) revisar los incumplimientos (incluyendo las quejas de los usuarios)
b) determinar las causas de los incumplimientos Procedimiento de identificación,
c) evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que los planificación, ejecución, Procedimiento totalmente Proceso Mejora
8.5.2 Herramientas de Seguimiento y Mejora UDI
incumplimientos no vuelvan a ocurrir seguimiento, y control de documentado y aplicado Continua
d) determinar e implementar las acciones necesarias eficacia de acciones correctivas
e) registrar los resultados de las acciones tomadas
f) revisar la eficacia de las acciones correctivas tomadas.
Establecer un procedimiento documentado para:

a) determinar los posibles incumplimientos y sus causas Procedimiento de identificación,
b) evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia planificación, ejecución, Procedimiento totalmente
8.5.2 Proceso Mejora Continua Seguimiento y Mejora UDI
c) determinar e implementar las acciones necesarias seguimiento, y control de documentado y aplicado
d) registrar los resultados de las acciones tomadas eficacia de acciones preventivas
e) revisar la eficacia de las acciones preventivas tomadas.
Versión: 1.0

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Procesos cuentan con los 100% de recursos disponibles

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Requisitos legales y 100% Requisitos legales y

Capacidad de cumplimiento con 90% capacidad de

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Ítem de la CRITERIO DE EVALUACIÓN PROCESOS QUE DEBEN DEPENDENCIA

Criterios de aceptación del 100% Criterios de aceptación Desarrollo, Implantación

100% Características del

Problemas resueltos de diseño y

Participación de los 100% Participación de los

Se debe realizar la validación del diseño y desarrollo de acuerdo con lo

100 %cambios de diseño y Desarrollo, Implantación

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